奈良県後期高齢者医療広域連合特定個人情報取扱規程平成２８年３月１０日奈良県後期高齢者医療広域連合訓令第１号各課（目的）第１条この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という｡)第９条第３項の規定により、奈良県後期高齢者医療広域連合（以下「広域連合」という。）が取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保することを目的とする。（定義）第２条この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。 (１) 個人情報生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む｡)をいう。 (２) 個人番号番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されたものをいう。 (３) 特定個人情報個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む｡)をその内容に含む個人情報をいう。 (４) 特定個人情報等 (５) 個人番号関係事務個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な範囲内で利用する事務をいう。 (６) 特定個人情報ファイル特定個人情報等を含む情報の集合物であって特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの (７) 職員等広域連合で任用される職員（臨時職員を含む｡)及び報酬又は報償の支払いを受ける者（個人番号関係事務の範囲）第３条広域連合が取り扱う個人番号関係事務の範囲は、別表第１のとおりとする。（特定個人情報等の範囲）第４条前条の規定により広域連合が個人番号を取り扱う事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報は、次に掲げるとおりとする。 (１) 職員等の氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、給与額、賃金額、報酬額及び報償額 (２) 職員等の被扶養者の氏名、生年月日、性別、続柄、住所及び収入額 (３) 職員等の被扶養配偶者（届出をしないが事実上婚姻関係と同様の事情にある者を含む。以下同じ。）の基礎年金番号 (４) その他前条に規定する事務を行うために必要とされる特定個人情報（安全管理組織体制）第５条２職員等の特定個人情報等を管理する責任部署は、総務課とする。職員等の特定個人情報等の事務取扱責任者（以下「取扱責任者」という｡)は、総務課長とする。３職員等の特定個人情報等の事務取扱担当者（以下「取扱担当者」という｡)は、各課の係長とする。４職員等の特定個人情報等に係る事務を実施する者（以下「事務実施者」という｡) は、総務課の職員のうち、個人番号関係事務の処理を行う担当者とする。（取扱責任者の責務）第６条取扱責任者は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、広域連合における特定個人情報等の取扱いに関する安全対策、周知徹底等の措置を実施し総括する。２取扱責任者は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、取扱担当者及び事務実施者を指揮監督する。（取扱担当者の責務）第７条取扱担当者は、特定個人情報の取得又は収集の際、番号法、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という｡)、その他関連法令等に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。２各課において個人番号が記載された書類等を受領する取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後は、速やかにその書類等を事務実施者に受け渡すこととし、自己の手元に個人番号を残してはならない。３取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法、個人情報保護法、その他関連法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに取扱責任者に報告するものとする。４取扱責任者は、前項の規定による報告を受けた場合は、速やかに事実確認を行い、漏えい等が発生したと判断した場合は、本人に通知するとともに再発防止に向けた措置を講じなければならない。（事務実施者の責務）第８条事務実施者は、特定個人情報の取得、利用、保管、提供、開示、訂正、利用停止、削除、廃棄等の個人番号を取り扱う業務に従事する際は、番号法、個人情報保護法、その他関連法令等に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払いその業務を行わなければならない。２前条第３項及び第４項の規定は、事務実施者について準用する。（事務フロー）第９条個人番号関係事務に係る個人番号の収集及び届出書等の作成に当たっては、別表第２の事務フローに基づき行うものとする。（特定個人情報ファイルの取扱状況の記録）第10条事務実施者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するため、特定個人情報管理台帳に次に掲げる事項を記録するものとする。ただし、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。 (１) 特定個人情報ファイルの種類及び名称 (２) 所管課 (３) 利用目的 (４) 削除及び廃棄状況（特定個人情報の収集）第11条広域連合は、個人番号関係事務を行うために必要な範囲内で、職員等又は他の事務実施者から特定個人情報を収集することができる。２特定個人情報を取得するに当たっては、適法かつ適正な手段によって行うものとする。（個人番号の提供の要求）第12条取扱担当者及び事務実施者は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限り、職員等又は他の事務実施者に対し、個人番号の提供を求めることができる。２取扱担当者及び事務実施者は、職員等が個人番号の提供の要求又は本人確認に応じない場合には、番号法に基づく制度の意義について十分な説明を行い、次条に規定する個人番号及び本人確認に応じるよう求めるものとする。（番号確認及び本人確認）第13条取扱担当者及び事務実施者は、職員等に個人番号の提供を求めるにあたっては、別表第３に定める書類の提示により個人番号の確認及び本人確認を行うものとする。２前項の規定にかかわらず、職員等のうち常時任用されている者であって、取扱担当者及び事務実施者が本人であることが明らかであると認めることができる場合には、本人確認のための書類の提出を省略することができる。３代理人から個人番号の提供を受ける場合については、次の各号に掲げるいずれかの書類の提示により、代理権の確認、当該代理人の本人確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。 (１) 戸籍謄本（法定代理人の場合）又は委任状（任意代理人の場合） (２) 代理人の個人番号カード又は写真付身分証明書等（氏名及び生年月日又は住所記載） (３) 本人の個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票記載事項証明書（特定個人情報の利用目的）第14条職員等から取得する特定個人情報は、別表第１に掲げる個人番号関係事務を行う限りにおいて使用するものとする。２取扱責任者は、特定個人情報の利用目的の変更を要する場合は、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。（個人番号の利用制限）第15条広域連合は、個人番号を利用するに当たっては、前条に規定する利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。ただし、人の生命、身体又は財産を保護するために必要がある場合であって、本人の同意がある場合又は本人の同意を得ることが困難である場合は、この限りではない。２前項ただし書に規定する場合を除き、本人の同意を得た場合であっても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。（特定個人情報ファイルの作成）第16条広域連合は、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲内で、特定個人情報ファイルを作成することができる。（特定個人情報の保管の制限）第17条特定個人情報は、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲を超えて保管することはできない。２広域連合は、第13条の規定に基づく個人番号確認で使用した書類の写し、個人番号関係事務に関する届出書の控え及び当該届出書を作成するに当たり取得した個人番号が記載された書類を特定個人情報として保管することができる。３広域連合は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、当該書類及び届出書を作成するシステム内において特定個人情報を保管することができる。（機器、電子媒体等の管理）第18条広域連合は、特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体、書類等の盗難、紛失等を防止するため、次に掲げる措置を講じる。 (１) 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体、書籍等は、施錠できるキャビネット、書庫等に保管する。 (２) 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。（特定個人情報の提供制限）第19条広域連合は、次に掲げるいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。 (１) 個人情報関係事務を処理するために必要があるとき (２) 番号法第36条に規定する特定個人情報保護委員会から提供の求めがあったとき (３) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき (４) その他公益上の必要があるとき（第三者提供の停止）第20条前条の規定に反して特定個人情報が違法に第三者に提供されているという理由により、本人から第三者への特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに正当な理由があることが判明したときには、遅滞なく当該特定個人情報の第三者への提供を停止するものとする。（特定個人情報の削除・廃棄）第21条広域連合は、個人情報関係事務を処理する必要がある範囲に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。ただし、所管法令によって保存期間が義務付けられているものについては、当該保存期間を経過した後、速やかに削除又は廃棄するものとする。（個人番号の削除、機器及び電子媒体の廃棄）第22条特定個人情報等の削除又は廃棄可能な記録媒体等の管理は、次に掲げるとおりとする。 (１) 事務実施者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。 (２) 事務実施者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による裁断、焼却等の復元不可能な手段を用いるものとする。 (３) 特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄するに当たっては、総務課においてデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等の復元不可能な手段を用いるものとする。２事務実施者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。３前項に規定する記録は、廃棄記録簿に廃棄年月日及び廃棄担当者等を記載するものとする。ただし、廃棄記録簿には個人番号を記載してはならない。（苦情への対応）第23条取扱責任者は、個人番号関係事務又は特定個人情報の取扱いに関する苦情を受けた場合は、適切に対応するものとする。（安全管理の見直し）第24条２取扱責任者は、必要に応じて特定個人情報等の取扱いについて点検等を行う。取扱責任者は、前項の規定による点検等の結果に基づき、安全管理措置の見直し及び改善に努めるものとする。（その他）第25条この規程に定めるもののほか必要な事項は、広域連合長が別に定める。附則この規程は、公表の日から施行し、平成28年1月1日から適用する。別表第１（第３条関係）職員等（扶養家族を含む）に係る給与所得の源泉徴収票作成事務個人番号関係事務扶養控除等（異動）申告書及び給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書の取扱い事務雇用保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務、並びに雇用継続給付に係る賃金月額証明書作成及び支給申請事務労働者災害補償保険法に基づく保険給付請求に係る事務健康保険法及び厚生年金保険法に基づく被保険者資格に係る届出事務健康保険法に基づく被扶養者異動に係る届出事務健康保険法に基づく保険給付の支給申請事務報酬・料金等の支払調書作成事務職員等の被扶養配偶者に係る個人番号関係事務別表第２（第９条関係）国民年金第３号被保険者に係る届出事務ア職員等のうち臨時職員取扱担当者通知カード又は個人番号カードの写しにより、個人番号を（所管課）取得 ↓（鍵付きキャビネット等で保管）事務実施者健康保険法及び厚生年金保険法に基づく被保険者資格に係（総務課）る届出事務等 ↓（鍵付きキャビネット等で保管）事務実施者源泉徴収票作成に係る事務（総務課） ↓ 通知カード又は個人番号カードの写しを廃棄イ職員等のうち報酬又は報償を受ける者取扱担当者通知カード又は個人番号カードの写しにより、個人番号を（所管課）取得 ↓（鍵付きキャビネット等で保管）事務実施者源泉徴収票作成に係る事務（総務課） ↓ 通知カード又は個人番号カードの写しを廃棄ウ職員等のうち上記以外の者事務実施者通知カード又は個人番号カードの写しにより、個人番号を（総務課）取得及びデータ作成 ↓（鍵付きキャビネット等で保管）事務実施者源泉徴収票作成に係る事務（総務課） ↓ 通知カード又は個人番号カードの写しを廃棄別表第３（第１３条関係）個人番号確認書類（本人分）・個人番号カード（表面及び裏面）左記書類のうち、いず・通知カードれか１つの写し・住民票写しまたは住民票記載事項証明書(個人番号記載分) 本人身元確認書類（本人分）・個人番号カード（表面及び裏面）・運転免許証・パスポート左記書類のうち、いず・その他顔写真付き身分証明書（氏名及び生年月日又は住所記れか１つの写し載）又は、・健康保険証・年金手帳・住民票写し左記書類のうち、いず・公共料金領収書・源泉徴収票・印鑑登録証明書れか２つの写し・その他身分証明書（氏名及び生年月日又は住所記載）