2012.07.03 「ハガキの宛名印刷」の手順概要・Ｅｘｃｅｌで作成した住所録のデータを、Ｗｏｒｄのハガキ宛名書きに差込印刷する。（Ｗｏｒｄで住所録を作成する方法もあるが、ここではＥｘｃｅｌの住所録で説明する）・宛名印刷を作成する時に、「通常ハガキ」と「年賀ハガキ」を指定できるので、同じ方法で２種類を作成しておくと便利である。・この事例では「Ｗｏｒｄ2010」を基準に手順を解説する。住所録の準備（Ｅｘｃｅｌ）・・・サークルの時はダウンロードしたものを予め準備します。１．パソコンサークルのホームページを開いて「参考資料集」→「Ｅｘｃｅｌの解説・テンプレート」 →「住所録のテンプレート欄の住所録の事例をクリック」→「開く」２．「ダウンロードしていますが表示」→「住所録のシートが表示される」→「ファイル」→「名前をつけて保存」→「ファイル名」→「住所録」で保存する。住所録にデータを入力１．準備した「住所録」をダブルクリックしてＥｘｃｅｌを開く。２．入力済みの模擬データーを削除する。３．下記の項目を順に入力する。・姓名・・・倍角の漢字で入力・分類・・・本人との関係を倍角で入力（例：友人など）・郵便番号・・・半角の数字で入力（例：254-0901）・住所１・・・郵便番号を倍角の数字で入力（例：２５４－０９０1）して、スペースキーを押す。変換候補の３番目として表示される「住所に変換」を選択して「Ｅｎｔｅｒ」を押す。住所の欄に「神奈川県平塚市纏」が変換入力される。住所の次に番地を半角で入力する（例：1-12-20）（番地を半角の数字で入力しておくと自動で漢数字に変換して印字されるため）・住所２・・・必要に応じて倍角で入力する（宛名の２列目に印刷するマンション名等）・電話番号・・・必要に応じて半角の数字で入力（例：0463-31-1111）・ＦＡＸ番号・・・必要に応じて半角の数字で入力（例：0463-31-1111）・並べ替え用のフリガナ・・・半角のカタカナで入力（ｱｲｳｴｵ順に並び替えるため）４．引き続き２行目以降のデータを入力する。・宛名印刷のテストを行う場合は数件でＯＫ（後日データを入力）・途中の空白行は予め削除しておくこと。５．データを「アイウエオ順」に並び替える。・一行目の項目欄を除いて、並び替えるデータの部分を全て選択する。（「姓名」～「並び替え用フリガナ」まで）・「データ」→「並び替え」→「並び替えを指定するウインドが出る」・「列の優先されるキー」の欄の矢印をクリックする。・「並び替えようフリガナ」の列の「Ｊ」を選択する。・「順序」の欄は「昇順」のままとする。・「ＯＫ」をクリックすると住所録データが「ｱｲｳｴｵ順」に並び替わる。・「ファイル」→「上書き保存」で保存する。ハガキの宛名印刷１．「Ｗｏｒｄ」を立ち上げる。２．メニューの「差し込み文書」を選択する。３．左から２番目の「ハガキ印刷」をクリックして「宛名面の作成」を選択する。４．「はがき宛名面作成」ウイザードが表示されるので「次へ」をクリックする。５．「ハガキの種類を選択してください」→「通常はがき」→「次へ」（「年賀はがき」や「暑中見舞いはがき」の場合は、ここで指定する）６．「はがきの様式を指定して下さい」→「縦書き」→「次へ」７．「宛名／差出人のフォント指定」で好みの字体を選択する。８．「縦書き時の番地の書式を指定して下さい」で両方共にチェックを入れる。住所データを入力した時に、番地などの数字データを「半角の数字」で入力しておいたので、印刷の時に漢数字に変換される。９．「差出人情報を入力して下さい」で「差出人を印刷する」にチェックマークを入れる。・「氏名」・・・・・倍角の漢字・「郵便番号」・・・・・半角の数字・「住所１」・・・・・市や町名は倍角の漢字、番地などの数字は半角の数字・「住所２」・・・・・マンション名などを必要に応じて入力・「次へ」をクリックする。１０．「宛名に差し込む住所録を指定して下さい」２番目の「既存の住所録ファイル」を選択する。「住所録ファイル名」の「参照」をクリックして、Ｅｘｃｅｌで作成した「住所録」を選択する。１１．「宛名の敬称を指定して下さい」で「様」を指定して「次へ」をクリックする。１２．「設定は終了しました」が表示されるので「完了」をクリックする。１３．「テーブルの選択」で「ｓｈｅｅｔ１$」が反転表示されていることを確認する。下の欄の「先頭行をタイトルに使用する」にマークが着いていることを確認する。「ＯＫ」をクリックする。１４．ハガキの宛名印刷の画面が表示される。住所録に入力した１行目のデータが表示されるが、もしも１件目のデータが表示されない場合は、上部の「結果のプレビュー」ボタンをクリックして黄色にすると、実際の印刷面が表示される。１５．上部メニューの「結果のプレビュー」ボタンの右側の「矢印に囲まれた数字」の右側の矢印をクリックすると「表示されている数字」が「２」に変わり、住所録の２番目のデータが表示される。両方向の矢印を使って宛先が変わることをテストする。１６．表示されている「住所」と「マンション名」の欄を強調文字に指定するためにドラックして選択した後、「ホーム」→「Ｂ（太字）」をクリックする。１７．差出人の「住所」と「差出人名」の欄の文字が小さいので好みに応じて変更する。・「住所」の欄をドラッグして選択→「ホーム」→「フォントサイズを１４」→「Ｂ（太字）」・「差出人名」の欄をドラッグして選択→「ホーム」→「フォントサイズを１８」→「Ｂ（太字）」１８．メニューの「差し込み文書」に戻り、宛名や差出人の全体のバランスを確認する。１９．出来上がった宛名印刷を保存する。・「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイル名」→「通常ハガキの宛名印刷」で保存・はがきの種類指定で「年賀はがき」を指定した場合は、「通常はがき」と区別する為に、ファイル名を「年賀ハガキの宛名印刷」にすること。ハガキに印刷する手順１．保存した「通常ハガキの宛名印刷」のファイル名をダブルクリックしてＷｏｒｄを立ち上げる。２．「この文書を開くと、次のＳＱＬコマンドが実行されます」→「はい」３．ハガキの宛名印刷の画面が表示されて、住所録の１行目のデータが表示される。４．メニューの「はがき宛名面印刷」を選択する。５．「宛名住所の入力」をクリックすると「住所録の一覧表」が表示される。「姓名」の欄の前に付いている「レ点」マークを外すと印刷の対象から外れるので、全部のデータについて確認する。６．「ＯＫ」をクリックして戻る。７．「レ点」マークを外したデータが印刷対象から外れていることを、メニュー部の黄色い表示の「フィールド／値の表示」部分の矢印と数字で確認する。８．「差出人」の欄を変更したい場合は、メニューの「差出人住所の入力編集」をクリックしてデータを変更する（家族で宛名印刷を共用する場合は、ここで名前部分を変更する）差出人の欄のデータを変更した場合、「フォントサイズ」と「太字」が規定値に戻るので再度設定が必要となるので注意！ウイザードを使用して宛名印刷を作るのが面倒な方は、パソコンサークルのホームページを開いて「参考資料集」から「通常ハガキの宛名印刷」をダウンロードして利用するとよい。ダウンロードした「通常ハガキの宛名印刷」を開き、「差出人住所の入力編集」で差出人を変更することで容易に対応できる。８．便番号等が枠よりずれている場合は、メニューの「レイアウトの微調整」で変更する。テスト用のハガキを使って印字状態を確認する。９．失敗無く印刷したい場合は、印刷対象データを「フィールド／値の表示」部分の矢印と数字で表示確認して、１枚毎に「表示中のはがきを印刷」をクリックして印刷するとよい。 ―以上―