２．文書管理システム
いかに電子文書の時代だと言えども、紙文書がすべて電子化されるわけではない。
実際は紙と電子データが混在（共存？）する訳であり、電子文書のみならず、従来か
らの紙文書も含めた総合的な管理のしくみが必要である。例えば官公庁には「情報公
開法」、地方公共団体には「情報公開条例」、そして民間企業には「民事訴訟法」に
おいて紙文書・電子文書を含むすべての文書での説明責任を全うすることが求められ
ているからである。そのため、文書管理システムには電子文書そのものは勿論、紙文
書の書誌情報(メタデータ)あるいは所在情報を登録し、タイムリーな追加・更新・削
除が行われている必要がある。
2.1．電子化された文書
オフィスの電子化に伴い、文書管理も電子化されつつある。ただ、電子化とはいえコ
ンピュータのフォルダに保存して従来の紙ベースの文書管理を電子化したイメージの
ものがまだまだ多い。当初、文書はワープロやDTPといった作成段階の機能のみが電
子化され、文書交換や承認・レビュー、保管・配布などは相変わらず紙で行われてき
た。プリンターからは大量の文書が吐き出され、オフィスの中には紙の文書が行き交
う。ペーパーレスどころではない。概ね文書交換やワークフローといったプロセスが
電子化されたのは、パソコンによるコンピュータネットワークの出現と、いわゆるグ
ループウェアなるものが登場してからである。
LANを利用したクライアントサーバ型のグループウェアの代表として｢Lotus Notes｣や
｢Documentum｣などが有名だが、ここではジュネーブのISO中央事務局にも採用され
ている、Web型の文書管理システムである「LiveLink(日本語仕様はLiveLink V8J)」
を引用する。
LiveLinkは100％Ｗｅｂベースの文書管理、ワークフロー管理、プロジェクト管理、
および強力な検索機能を備えており、貴重な企業の情報を効率良く収集・管理・共
有・再利用する事が出来る。オープンでモジュール化された３層からなり、SQL,
LDAP, TCP/IP, HTTP, HTTPS, HTML, PDF, SMTP, Java, ActiveXなど、様々な業界標準
のフォーマットをベースにしているので、既存のシステムとの共存や将来の拡張など
にも対応する。
Livelinkは導入が容易でシステム保守性に優れ、Webアプリケーションによる他シス
テムとの統合が容易なことに加え、今後予想されるデータ要件やワークフローの変化
にも柔軟に対応できるパッケージソフトウェアのため、システム作りこみ費用が不要
で、コスト削減、運用開始までのスケジュール短縮、さらに開発初期につきものの運
用の不安も避けられる。
ワークフローやニュースも含めたあらゆる文書を保存する空間を、ユーザは任意に作
成することが可能で、ユーザはユーザ自身の空間だけではなく、自分が責任者となる
業務などのプロジェクトの空間を作ることができ、参加者を任意に設定し、かつその
アクセス権限を細かく設定できる。
逆に他のプロジェクトも、そのプロジェクトの責任者によってアクセス権限が与えら
れていれば、その内容を見たり、文書の登録もできる。こういった空間概念を総称し
て、Workspaceと言う。Workspaceには下記の３つの種類があり、文書管理のニーズ
に応じて公開または共有のレベルを選択する。
・ Enterprise Workspace
システムに１つ用意され、Livelink管理者がそのWorkspaceに文書の登録・削除がで
き、他のユーザ全員が参照することができる。
・ Project Workspace
ユーザが任意に作成することができ、そのユーザが参加を許可したユーザには参照、
文書追加、削除などに関して、そのProjectの管理者として、細かな権限を設定するこ
とができる。
・ Personal Workspace
Livelink管理者がユーザを新規作成すると、作成されたユーザが占有的に利用できる
Workspaceがその都度自動的に作成される。ユーザがPersonal Workspace上に作った
文書は、ユーザが個別に権限を設定することにより、他のユーザに参照させることが
可能になる。
(Image31)
○ドキュメント管理
・文書管理のありとあらゆる要素を包含
今、日本の市場に出回っている文書管理ソフトと呼ばれるもののほとんどは、実は文
書共有あるいはワークフローだけ、といった限定した機能しか実現できていない製品
がほとんどだが、その点Livelink V8は、ストレージ管理をベースに、包括的な文書管
理機能を実現し、細かいアクセス権限を設定できるだけではなく、ワークフロー、
ニュース、エージェント、全文検索など盛りだくさんの機能を、基本機能として実現
している。
・完全Web対応
すべての機能をWebで実現しているため、ネットワークにつながっていれば、いつで
もどこからでも使うことができる。従って、特別なクライアントソフトは必要とせ
ず、ブラウザさえあれば充分である。
・UnixでもNTでもOK
最近の文書管理システムは、パッケージそのものはWindows NT上でしか動かない製
品がほとんどだが、Livelink V8は既存のサーバ環境を生かしていくため、Solarisや
HP-UXのパッケージも用意されている。
・複雑に関連するドキュメントのバージョン管理、いつ・誰が変更を加えたかを正確
に把握する監査履歴機能を搭載
エンタープライズ・ワークスペースのトップページの例。
(Image41)
○情報検索
・世界最高速の検索性能を持つ 検索エンジンを搭載
世界最速の検索性能を誇るOpenText ver5を作り出したOpenText社の製品。
検索速度はもちろんのこと、誤ヒットのない全文検索エンジンとして、またその検索
機能の豊富さからも、官公庁を中心に絶大な評価を得ている。本製品は、検索イン
デックスエンジンがデーモンプロセスとして常駐し、常に最新データの検索ができる
仕様となっている。
・HTML、PDF、Microsoft Office製品、一太郎などで作成されたファイルを自動的に
インデックス、瞬時に全文検索が可能
・イントラネット、エクストラネットなど様々なサイトを検索
・カスタム属性、アイテムの説明文、電子フォーラムに記載されたディスカッション
の内容など、Livelink内のあらゆる情報が検索可能
・インデックスをスライスし、特定範囲のみを効率的に検索
・検索フレーズ、検索結果などを自動的に保存して再利用
○ワークフロー管理
・グラフィカルでインタラクティブなJavaアプレットを利用したマップで、作業ス
テップを簡単かつスピーディに作成
・並列・直列・回帰・集合・条件付きパスなど、様々なワークフローステップを展開
・ワークフローのバージョン管理
・ドキュメント・コメント・承認などワークフローの各ステップに追加された情報を
表示追跡
・ワークフローのステータスを一覧表示、進捗状況を一目で把握できる。
(Image42)
○共同作業支援・管理ツール
・プロジェクト単位のホームページを作成、プロジェクト参加者のアクセス権や役割
を明確に定義し、必要な情報やファイルを一括管理
・電子会議室の役割を果たすディスカッションで、メンバーが自由に発言、トピック
をスレッド表示
・ユーザ全員に、あるいは特定のプロジェクト参加者にタイムリーなニュースを発
信、ニュースティッカもマウスクリック一つで作成
・チェンジエージェント機能によりLivelink内で変更を加えられた様々なオブジェク
トを、LiveLink内はもとより電子メールによってユーザに通知
・LiveReportはLivelinkのデータベースシステムに直接アクセスが可能。チェックア
ウトしたすべてのアイテムのリストを作成、各ユーザの使用スペースの割合を表示す
るなど、様々なLivelinkの統計情報を作成
ＩＳＯ中央事務局でのLiveLinkは、ISOTC serverとして採用され、ISOのStandard
Development chainの一部として位置付けられている。これは、メンバによる文書の
閲覧はもとより、国際幹事によるメンバ管理(Password/Username)、文書のサーバへ
のアップロード等をWeb経由で行うことを可能にしている。また、DISを登録(所定の
フォルダに国際幹事が文書をアップロード)すると、自動的にe-mailで中央事務局に通
知する機能を持つ。(中央事務局はその後文書を確認し投票プロセスに入る)
(Image34)
A. サーバ内の各フォルダ構成
フォルダ番号・名称
01. General information
02. Secretariat and meeting information
03. Minutes and resolutions
04. Projects
05. Drop-in box for committee members
06. Documents - Committee to ISO/CS
07. Documents - ISO/CS to Committee
07.1 DIS and FDIS ballots
News of ISO/TC xyz
E-mail to the secretariat
List of documents
•
5.のみメンバも文書をアップロードできるエリアである。
図ISOTC server 概念図
電子投票システムについて
ITSIG(Information Technology Strategies Implementation Group) GROUP２では，DIS
(Draft International Standard)及びFDIS(Final DIS)の電子投票について審議されてお
り，WD(Working Draft)・CD(Committee Draft)などのTC内の投票と切り離されて考え
られている。これは，DIS及びFDISはすべてのメンバボディに関係し，それ以下のレ
ベルの投票ではそのTCのメンバだけによる投票であるというISO/CSの考えに起因す
る。CD以下の投票については，ITSIGではなく，このISOTC server project 内で検討さ
れると思われる。
電子投票機能自身はISOTC serverに搭載されるようである。
2.2．電子図書館・電子博物館
2.2.1．電子図書館構想とその背景
公共図書館の危機 ― 国立国会図書館をはじめとする一部先進的な公共図書館は、
蔵書を光ファイルで電子化するなどして来館者の書誌検索業務を行っているが、他の
大半の公共図書館では未だ電子化の目処がたっていない。そうした従来型の図書館で
は、アクセスの悪い立地条件や下がり続ける一般図書の価値、そして開館時間帯と生
活時間帯のズレなどから来館者が激減の傾向をたどり、またスペースの確保、図書の
保存費用の確保、劣化した図書の補修費用の確保や閲覧環境の改善費用など、益々増
大する管理コストを抱えている。
電子図書館への期待 ― 利用者の拡大には、立地条件に左右されないアクセス環境
を提供し、ネットワーク化により24時間閲覧可能であること、そして貴重図書の閲覧
制限がある程度緩和されることが期待され、管理コストの増大を防ぐため、劣化しな
い電子図書であること、図書館ネットワークによる蔵書の分担が可能であること、閲
覧環境の分散化による施設管理コストの低減などがあげられる。さらに従来のネット
ワーク負荷の高いページ画像電子図書中心から、テキスト中心へ移行し、SGMLによ
る一次情報の電子化と全文検索を採用することにより、より手軽に蔵書へのアクセス
が可能となる。
SGMLによる電子図書館の動向
●
∼平成7年 学術情報センターがNACSIS-IRで学術情報を共同利用
国文学研究資料館で古典文学を中心に研究用途にSGML化
奈良先端科学技術大学院大学でのマルチメディア電子図書館
図書館情報大学でのSGMLによる本格的電子図書館構想の具体化
●
●
平成8年 IPA(情報処理振興事業協会)と国会図書館の共同研究でパイロッ
ト電子図書館を開設
平成9年 国立大学付属図書館でSGMLを採用開始
京都大学、筑波大学の電子図書館システム開発
●
平成10年以降
東京工大、北海道大学、京都産業大学、大阪国際女子大ほかで電
子図書館システムを採用開始
熊本大学、鹿児島大学、金沢大学、長岡科学技術大学、国際キリ
スト教大学などの付属図書館でSGMLと全文検索の実験開始
平成11年
インフォコム(株)製電子図書館システム「Infolib」に追加の形でZ39.50対応コン
ポーネント「Infolib-GlobalFinder」製品化。
●
平成12年
インフォコム(株)がInfolib-Globalfinderを使用したユニークなポータルサイト
「GlobalFinder.NET」を無料でリリース。Z39.50ターゲットを搭載した世界の図書
館・行政機関の書誌情報を瞬時に検索可能に。
●
マルチメディア統合検索システム「Infocom InfoLib」のシステム概要
｢infocom InfoLib｣の基本パッケージ機能は、様々なデータベースに対応可能な
｢InfoLibサーバシステム｣とWWWブラウザ対応の｢利用者クライアントシステム｣、そ
して｢データ入力・編集システム｣から構成されている。
Infocom InfoLibのシステム概要図
InfoLibサーバシステム
WWW検索サーバとデータベースサーバから成り、小規模なデータベースから画像
データを含む大規模データベースなど、様々な形態のデータベースに対応可能なシス
テムである。このうち、ＷＷＷ検索サーバは、WWWサーバとOpenText社製の全文検
索エンジン｢OpenText｣、検索用インデックスファイルを中心に構成され、各種図書、
文献、資料などの検索・閲覧機能を実現する。また、書誌情報、目次情報などの二次
情報の他、SGML全文情報(一次情報)などのテキストデータベースがこのサーバに格納
される。
データベースサーバには、一次情報(画像全文情報、音声・動画情報などの大容量デー
タベース)を格納する。また、一次情報、二次情報の各ファイル情報及び利用者情報を
RDBMSにて管理し、各コンテンツファイル管理、利用者管理を実現する。
利用者クライアントシステム
WWWブラウザ対応システムで、様々な検索機能の他、使いやすい検索結果、閲覧画
面を提供する。簡単に検索が行えるユーザーインターフェース、オンラインヘルプな
どの利用支援、日本語ならびに英語によるシステムメッセージの機能を標準装備し、
オプション機能として、日本語→英語、英語→日本語の文書自動機械翻訳、日本語→
英語、英語→日本語の訳語検索、シソーラス検索が準備されている。
データ入力・編集システム
電子化された図書・資料をInfoLibサーバシステム上のデータベースに登録するWWW
ブラウザ対応アプリケーションで、SGMLデータや電子化された図書資料の画像デー
タ、音声、動画データなどの一次情報のデータと、各図書・文献の書誌情報(二次情
報)をデータベースに登録する。また、システム管理者による認証データ登録もここで
行われ、不正アクセスから保護する機能も備えている。
電子図書館の現状と課題
ここ一両年でSGMLと電子図書館への取り組みは、国立大学の付属図書館中心ににわ
かに具体化の動きをみせてきた。そうした中でも、電子図書館の実現にあたっては、
いくつかの解決すべき課題が残されている。Infocom InfoLibにとってもそれらが障壁
と成りうる事には変わりなく、今後も引き続き検討と改善の努力を必要とする。
(1) SGML技術の普及
テキスト文書の共有と検索にこれほどメリットのあるSGMLも、実際の作業フィール
ドではまだまだその技術者が不足している。図書館に保有する膨大な蔵書は、それぞ
れに異なった文書構造を持っており、それぞれに最適なDTDを作る、あるいはその大
部分を包含するスーパーDTDとする、といった技術的な裏付けを以って判断できる人
材は、そう多くはない。いずれXMLのスタイルシートやブラウザが完備され、DTDを
ブラックボックスにしてしまう試みがあるかもしれないが、SGMLそのものの技術は
まだまだ一般化しているとは言いがたい。
(2)過去の紙情報の電子化コスト
比較的新しい書物は、出版社の電子原稿や著作者のワープロデータを拝借して加工す
る事もできるが、古い書物ほど冊子体の保存が少なく、しかも唯一の原本である事が
多い。電子化のための文字入力の世界は1文字単価、あるいは頁当りの単価が一般的
で、図書館に所蔵されている何百万頁、あるいは何億文字という図書の電子化には、
その量に相応したコストがずっしりとのしかかってくる。その費用対効果を最大限に
高めるためには、図書館間の密な連絡が必要で、同一書物で一度電子化されたものは
最大限有効活用することである。
(3)知的財産権
書物を電子化するにあたって、著作権のあるものについてはそれを事前に解決してお
く必要がある。世の中の誰もが、自由に電子図書を閲覧し、読み、再利用する事が出
来るとすれば、本の売れ行きは落ちるに違いない。そうなったときの著作者や出版社
の権利の保護、収益の確保は現行制度のままでは難しいものがある。出来れば閲覧す
る電子図書にも各々適切な閲覧料金・利用料金を設定し、厳密なユーザ認証と決済の
仕組みを作っておくなどの制度が必要なのかもしれない。
2.2.2. 情報検索用メタデータ SOIF、Dublin Core
インターネットでの情報発信が急速に普及するに伴い、その情報は莫大な量になって
いる。これらの情報から必要なデータを如何に早く探し出すかが問題である。ここで
は、検索ロボットや全文検索システムが活躍しているが、常に本文データを収集する
と莫大な量の情報量となり、これを対象に全文検索すると時間がかかるし、ヒットす
る検索結果が多くなり、またノイズも入って欲しい情報を見つけにくくなる。このた
め、検索ロボットで情報を集めたとき、そのデータを説明する二次情報（メタデー
タ）を共通化することが検討された。その一つに１９９４年コロラド大学Harvestプ
ロジェクトがある。
(1)SOIF
Web上の大量の文書を集めるとき、各情報についての共通のインデキシング情報がつ
いていると、収集したデータが再組織化しやすくなるし、後の検索も容易になる。こ
の考え方に立った規約にCommon Indexing Protocol(CIP)がある。そのフレームワー
クに則って考えられたものの一つがSummary Object Interchange Format(SOIF)で
ある。SOIFは１９９４年にHarvestプロジェクトによって最初に定義されたメタデー
タ定義である。
SOIFは３つの基本コンポーネントを持っている：テンプレートタイプ、URL、0個以
上の属性と属性値のペア。
●
テンプレートタイプ：特定のSOIFオブジェクトを含んでいる属性と属性値の
セットを識別するためのもので、登録されているものとそうでないものがあ
●
●
る。
URL：オブジェクトの識別子として使われる。
属性と属性値のペア：URLで参照されるリソースについてのメタデータであ
る。
SOIFの文法は以下のようなものである。
SOIF
OBJECT
::= OBJECT SOIF |
OBJECT
::= @ TEMPLATE-TYPE { URL ATTRIBUTE-LIST }
TEMPLATE-TYPE ::= IDENTIFIER
ATTRIBUTE-LIST
::= ATTRIBUTE ATTRIBUTE-LIST |
ATTRIBUTE |
NULL
ATTRIBUTE
::= IDENTIFIER {VALUE-SIZE} DELIMITER
VALUE
URL
::= RFC1738-URL-Syntax | "-"
IDENTIFIER
::= ALPHA-NUMERIC-STRING
VALUE
::= ARBITRARY-DATA
VALUE-SIZE
::= NUMERIC-STRING
DELIMITER
::= ":<TAB>"
実例としては、以下のようになる。
@DOCUMENT { http://home.netscape.com/eng/ssl3/ssl-toc.html
Title{19}: SSL Protocol V. 3.0
Content-Type{9}: text/html
Content-Length{5}: 5870
Author-1{14}: Alan O. Freier
Author-2{14}: Philip Karlton
Author-3{14}: Paul C. Kocher
Abstract{318}: This document specifies Version 3.0 of the <B>Secure
Sockets Layer (SSL V3.0)</B> protocol, a security protocol that
provides communications privacy over the Internet. The protocol
allows client/server applications to communicate in a way that is
designed to prevent eavesdropping, tampering, or message forgery.
}
ここで、DOCUMENTはテンプレートタイプ、Title{19}: SSL Protocol V. 3.0は、
Titleが属性名、{19}は属性値(SSL Protocol V. 3.0)の長さである。これらの情報は、
URL（http://home.netscape.com/eng/ssl3/ssl-toc.html）の<TITLE>タグから抽出さ
れたものである。
このようにURLが示す情報そのものでなく部分的にでもサマライズしたデータをメタ
データ（データに関するデータ）という。この規則に従って情報を集めてデータベー
ス化すると、検索時には検索条件として、TitleにXXXが含まれているものとか、
AbstractにYYYが含まれているものとかを指定して検索ができるようになる。これに
より、より精度の高い検索が可能となる。
(2)Dublin Core
一方、この考え方を推し進めて、上記の属性と属性値のペアを最小限に絞り込んで
標準化しようという試みが、Dublin Coreの標準化である。現在、ワークショップで
標準化作業中(NISO Z39.85)であるが、下表に示す15個のメタデータが考えられてい
る。日本語訳は図書館情報大学 杉本教授の訳に基づく。
これらは、今後どんどん増加するWeb上の電子情報を検索するために、最低限作成時
に付加しておこうという考えである（あるいは、付加されていない場合は、自動的に
本文から作成する）。これらの情報を収集することによって、メタデータのデータ
ベースを構築することが可能になり、共通の検索条件で情報を探すことができる。こ
の検索にZ39.50などの共通プロトコルの利用も考えられている。
Dublin Coreメタデータ
要素名
要素名(英語)
説 明
(1)タイトル
Title
オブジェクトの名前
(2)著者または作者
Author or Creator
情報資源の内容に関して責任を持つ人または組織（複
数可）
(３)主題およびキー
ワード
Subject and Keywords 情報資源に述べられたトピック
(４)記述
Description
アブストラクトやイメージデータの説明など内容に関
する記述
(5)出版者
Publisher
情報資源を現在の形態にしたもの（出版社，大学な
ど）
(6)他の関与者
Other Contributors
著者ではないが文書の内容の作成に関わった人または
組織（編集者や翻訳者等）
(7)日付
Date
現在の形で利用できるようになった日付
(8)情報資源タイプ
Resource Type
ホームページ，小説，詩，辞書といった情報資源の型
(9)形式
Format
PostscriptファイルやWindows実行形式といった，情
報資源のデータ形式
(10)情報資源識別子
Resource Identifier
情報資源を一意に識別するための番号あるいは名前
(11)ソース
Source
情報資源の出所となった情報資源を一意に示す番号も
しくは文字列
(12)言語
Language
情報資源の内容を記述している言語
(13)関係
Relation
他の情報資源との関連づけ
(14)カバレッジ
Coverage
地理的場所や時間的な内容に関する情報資源の特性
(15)権利管理
Rights Management
著作権記述などの権利に関する記述や利用条件に関す
る記述へのリンク(URLもしくは何らかのURI)
(3)Warwick Framework
Dublin CoreはWeb上に存在する多くの情報資源を効率的に発見するために設計され
た。が、実際のWebコンテンツはさらに多様なジャンルにまたがる多様なメタデータ
を必要とする。そのため、別個に開発され、各々で管理されている各々のメタデータ
記述(パッケージと呼ぶ)が共存できる環境が必要とされている。たとえば、利用条件
(Terms and Conditions)というパッケージは情報資源の権利保持者の識別、価格表
示、再利用や出版に関する制約条件の指定等のために利用されると考えられる。こう
した異なる基準に基づいて作られるメタデータをひとまとまりのものとして扱うこ
と、すなわちメタデータにおけるモジュール性の必要性がWarwickで開催されたワー
クショップで確認され、Warwick Frameworkとして形式化されたことによって、
Dublin Core は大きく進化した。
Warwick Frameworkとして形成された概念はWWWのために進められていたメタデー
タ開発にも大きな影響を及ぼした。W3C(World Wide Web コンソーシアム)の下で進
められているメタデータの基本概念がResource Description Framework (RDF)として
確立された。Dublin Coreは記述方式を定める事はしてこなかったので、基本的に
Dublin CoreはRDFで記述する事になっており、RDFの記述構文はXMLに基づいて定義
されている。このメタデータの構成方式によると、たとえば図書館の目録や第三者機
関による内容の評価、電子商取引等、多様な種類の構造化された情報を表現すること
ができる。これが実現されると、いろいろな個別の専門分野の組織によって独立的に
作られたいろいろなメタデータの共存が可能になる。
2.2.3. ディジタルアーカイブ
近年のディジタル写真技術、動画・静止画や音声の圧縮技術、そして記録メディアや
通信メディアの発達と普及に伴い、文字・イラスト・写真・動画や音声などの情報を
取り扱うしくみが整備されてきた。そしてこれらの特性を生かした情報提供サービス
が事業化され、美術館や博物館が中心となってそのシステム作りが進められている。
伝統文化財・埋蔵文化財、伝統工芸や、絵画・風景、演能・演劇などの保存の難しい
もの、映画・写真など文化・芸術性が高くしかし劣化が懸念されるもの、古典文学・
和歌・噺、その他の書籍媒体などをディジタル化してコンピュータ媒体に蓄積し、保
存・公開・修復を行って、広義のディジタルドキュメントとして文化財を次世代に継
承していくものである。
ディジタルアーカイブにおいて、その計画段階から編集・開発工程を経て利用段階
に至るまでをいくつかのフェーズに分けて考える事が出来る。まず，ディジタルアー
カイブを推進するにあたり、その対象となる文化財を整理する必要がある。文化財保
護法で言うところの文化財には「有形文化財」「無形文化財」「民族文化財」「埋蔵
文化財」「記念物」「伝統的建造物群」の6分類があるが、ここでは技術的な整理の
必要性から、形そのものが存在する「物理的存在物」と、所作・動作など時間と空間
で構成される「時空間的存在物」、さらにそれらの中間に位置する「中間存在物」と
いう分類をした。そして物理的存在物以外は写真や動画像などに記録された「Media
的存在物」を「現物」と見做し、アーカイブの対象とする。
（Image50）
(※出典：平成10年度デジタルアーカイブ推進協議会調査研究部会検討報告書)
現物を時間的・空間的に固定するためフィルムなどに記録する。記録により得られた
フィルム、テープ、CD-ROMなどの記録物には、アナログ技術で記録されたものと
ディジタル技術で記録されたものがあるが、アナログ記録物はデータベース化の段階
でディジタル信号化する必要がある。その際、再現時の品質保持、ディジタル信号の
保存性を重視し、一般的にはデータの圧縮は行わないものとするが、画像・映像デー
タは利用時における利用ニーズに合わせた画質レベルとして、高精細の実データと、
検索用やインターネット配布用表示データなど2種類以上を保有する事が望ましい。
（Image51）
ディジタル記録物を想定される利用目的やオリジナルの現物のカテゴリーに応じて
整理し、蓄積されたディジタル記録物としてDataBaseを形成し、任意のコンテンツ
(DBディジタル記録物)を探すための検索情報、ハードウェアとしてのコンピュータ、
サーバ、ハードディスク・CD-ROMなどのメディアにより構成される。
文字データは前段階で作成された管理情報(分類、名称、所有者、著作者、年月日類、
その他権利関係など)に、歴史的、学術的な評価・価値などの解説情報を付加したもの
からなる。
（Image52）
検索情報は、情報の提供にあたって利用者にどのような意図で情報を提供するかとい
う検索思想と、具体的に検索に供する構造であるところの検索体系、そして利用者が
キーワードなどを用いて実際に検索・閲覧する為のアプリケーションソフトである検
索Programからなる。
作品開発システムは、データベースに格納されたディジタル記録物を活用し、研究・
教育・鑑賞・娯楽など各々の目的や意図に基づき編集し、利用目的に応じた作品を開
発する。利用者が一方的に視聴する為の番組提供型作品、利用者が任意の目的で情報
を検索し、利用する検索用途型作品、娯楽やゲーム性を重視したエンターテインメン
ト型作品などがあり、それに応じてタイトルや提供ソフトを開発する。
作品の提供形態として、開発された作品を一式の形で提供するパッケージ系、イン
ターネットに乗せて提供または検索環境を提供するWEB系、作品を電波やケーブルテ
レビ・有線放送などにのせて放映・放送する放送系、印刷物系メディアで提供する方
式などがある。提供システムを経由して様々なメディア特性を持った作品を加工し、
オリジナル性の高い商品を市場に提供する。
（Image53）
一般利用者は研究者、評論家、教育者、愛好家など多岐に亘る。そのため、利用目的
や必要範囲、情報深度は利用者ニーズに準拠する。また利用料金や利用制限などの各
種利用条件も個別設定が必要といえる。
事業利用者は作品またはデータベース・コンテンツを入手し、再加工または加工して
利用者ニーズに合った商品を開発・提供し、収益を確保する。
（Image54）
デジタルアーカイブにおける権利と契約
デジタルアーカイブの素材となる文化財や歴史的資産は、多くの場合著作権は存在し
ないが、その素材を写真や映像にしてデジタルアーカイブを構築・運営する場合、そ
の写真や映像の著作権者及び所有者からの許諾は必要である。また、写真に写ってい
る素材の所有者との間には、法的には承諾を求める必要は無いそうだが、実務的には
素材の所有者との信頼関係を築きながら構築・運営するために、素材の所有者に確認
を求めるなどの配慮は必要となる。
そのため、素材や写真の著作権または所有権を尊重し、権利者とデジタルアーカイブ
構築・運営者との間で、素材の利用やその対価などについて契約書で明確にしておく
事が重要である。
（Image55）
モデルケース：国文学研究資料館
演能・演劇のディジタルアーカイブの例
2.3．情報公開法
1999年始めに可決成立した情報公開法は、1979年の大平首相（当時）の発案に始
まった、国民の「知る権利」をようやく具現化する制度として注目を集めている。行
政府が持つ各種情報の中で、プライバシー情報、捜査・防衛関連、外交関連等を除く
全ての情報を一般に公開する。特殊法人や外郭団体をどこまで行政府として対象にす
るかが、議論されているが、政府としては更に「ワンストップサービス」も含めた
「スーパー電子政府」として一連のシステムの整備を進めている。
（１）ワンストップサービス
申請や届出などの手続きに係わる国民・企業等の負担を軽減し、官民を通じた事務
処理の簡素化・効率化を図る観点から、情報通信技術を活用し、国民･企業等が1ヵ所
または１回で各種の行政サービスを受けられる仕組みである。この実現にあたって
は、関係機関が適切に連携し、総合的･一体的に取組む事が必要であるとして，1999
年3月に「ワンストプサービスの整備方針」が省庁間で取りまとめられている． ワ
ンストップサービスの整備方針では、行政手続きの案内・教示、様式のオンライン提
供などを先行して実施すると共に，申請者の認証などの制度的･技術的課題の解決を
図り、手続きのオンライン処理や関連手続きの一括処理を推進するというように段階
的に実施するとしている。
また，ワンストップサービスは、インターネットを活用し、パソコンなどの画面か
ら各種の行政手続きや行政情報などのサービスを提供する「総合行政サービスシステ
ム」による事を基本とするが．インターネットの活用が困難な段階でも、既存システ
ムの連携確保により複数機関に関連した手続きの一括処理が可能な分野については
「特定分野のワンストップサービス」として、その整備を推進するとしている。
（２）行政の情報化の推進
行政情報の電子的提供については、各省庁においてインターネットやCD-ROMなど電
子的媒体や手段による提供が積極的に進められているが、中でも各省庁のホームペー
ジについては既に全省庁において開設されており、さらに省庁の部局、地方支局･支
所、国立大学、試験研究機関のホームページを加えると約800の機関のホームページ
から、各種広報、行政手続きの案内、報道発表資料、審議会答申、計画等行政施策、
関係法令、白書、統計資料など各種の情報がインターネットで提供されている。
なお、国立国会図書館では国会会議録をこれまで光ファイルによる館内での検索提供
サービスから、フルテキスト・データベースへ移行することで、より多くの人に、い
つでもどこでも、より容易に国会会議録を開放している。また参議院や衆議院のホー
ムページでは、最新の議事録を掲載し一般に公開しており、さらに総務庁も閣議議事
録ほかの情報公開のシステム化を手がけている。
また、各種許認可申請の電子化、政府調達の電子化、公文書の暗号化と電子配信、電
子公印・認証、原本性保証、電子決裁などの技術は官民の連携で著しい進歩を遂げ、
スーパー電子政府が2003年には出現する事となった。
(supergov.jpg)
一方で、行政改革と地方分権は地方自治体に対する地域行政情報化推進の流れを作っ
ている。地域サービスの高度化・多様化の波をうけ、国の行政情報化計画との連携の
もと、地域行政情報化推進の指針が出され(総合行政ネットワーク調査研究会-1997年
度より3ヵ年)、国と地域、地域と地域のシームレスな情報交換・公開のためのシステ
ム作りがなされている。
国の情報公開法に基づく地方自治体の情報公開条例によると、これまで非開示または
非存在の情報に対する開示請求は｢不受理(開示請求がなかったとする扱い)｣として処
理できたものを、今後は｢開示・非開示の決定｣を書面で通知することとされ、それに
対し請求者は不服申立て、更には住民訴訟への可能性を持つこととなった。そのた
め、適切な文書管理の重要性が再認識され、速やかなシステムの整備が求められてい
るところである。
運用面における問題として、警察の情報開示の裁量権の範囲など、地域行政と関係機
関との調整は今後も続くであろうし、住民や企業の声をいかに反映するかといった議
論もなされる事だろうが、それらも前提となる「情報」がシステム的に整備されてい
て初めて意味をなす物である。
従来型の情報公開フローは上図の各ブロックをたどる事により、すごろく状の手続き
を経て公開請求者のもとへ結論が渡される。この手続きは往々にして数週間から数ヶ
月といった日時を費やす事が多く、更にその結果「非開示」となる事もあるわけで、
自治体・請求者ともに多くの無駄な労力を余儀なくされている。その理由は、文書管
理が紙ベースだと言う事、都度、請求者が窓口へ足を運ばなければならない事、関係
書類の随所に「捺印」が求められる事、手数料の支払い方法など、単なる文書管理の
電子化のみでは解決できない事柄も多くある。
そこで、これらの問題を可能な限り情報システムで吸収する為に、必要と考えられる
ソリューション(解決方法)を、以下に列挙した。
まずはインターネットを含む「基盤ネットワーク」の整備である。庁舎内ＬＡＮはも
とより、ＣＡＴＶやインターネットを通じて、住民や商店・産業界と行政機関のコ
ミュニケーション基盤を整備する必要がある。
次に「情報化基盤整備」として、文書管理システム・電子認証システム・電子決裁シ
ステムといったインフラ整備が必要となってくる。
その上で、住民に向けての「行政サービスソリューション」、企業や商店との「官民
データ交換ソリューション」、そして自治体自身の事務効率化のための「行政事務シ
ステム化ソリューション」と言う形での様々な応用プログラムが稼動していく事とな
る。
2.4．ナレッジマネジメント
知識の創出と活用の過程において、そのプロセスから生み出される価値を最大限に発
揮させるための、資源の整備、環境の整備、目標管理やその方法論の整備などを通じ
て、組織の知識経営のダイナミクスを生み出すのがナレッジマネジメントである。
2.4.1 二つの側面を持つ知識（形式知と暗黙知）
形式知とは人類だけが持つ事の出来る知識で、社会的・客観的に認識可能な、例えば
言語化・文書化された知識や、デザイン・描写・コード化などの表現方法があり、移
動・伝達が可能である。それに対し、主観的で個人的な経験・好みなどにまつわる知
識を暗黙知という。野生動物が持つ知識の殆どがこれにあたり、概ね特定の現場や時
間に依存している。
例えば「餃子は旨い」と言う人が、何故旨いと言えるか、材料や調理法、その味の成
分から食感、その時の体調や効能に対する潜在的な期待と過去に食べた印象などを、
言葉や文字・グラフにして他人に解らしめることは、この主張が暗黙知である限り極
めて困難な作業だと言える。また、医師や料理人、画商や骨董品業者などの専門家
は、その専門知識の一部を教科書(形式知)から得ているが、残る多くの知識は経験を
通して訓練を重ねた結果によるもの(暗黙知)である。
そこで餃子の話題で恐縮だが、「とにかく旨いから食べてみなさい」という人の言葉
に従って食べた人物が「なるほど、本当に旨い」と思ったりする事は、暗黙知の共同
化(Socialization)という事になる。また、上述の材料や成分などの様々なファクターを
データベース化(レシピに)し、人々の好みの分布や臭い息が周囲の人に迷惑をかける
かもしれないといった危険要素をも加えて整理すれば、別な人物が食べても良い物か
どうかの、ある程度の判断基準にはなり得る。こうした知識を情報として使える状態
にする事を、暗黙知の表出化(Externalization)といって、つまり暗黙知を形式知化する
事である。
更にこの形式知を見つけたイタリア料理の達人が、ボローニャ風のミートソースを組
み合わせて、餃子でイタリア人好みの新しいラビオリ(イタリアのワンタン風小粒餃
子)を作り出したとする。この行為を知識の統合化(Combination)といい、新しい知識
の創出であると言える。ただ、この新しい知識は一人のイタリアンシェフの暗黙知と
して内面化(Internalization)し、行動・実践のレベルで後輩のシェフに伝達・学習され
ていくとともに、次の共同化、表出化のスパイラルの原点となる。野中博士(北陸先端
科学技術大学院大学教授)のSECI(セキ)モデルはこの暗黙知と形式知の相互作用におけ
る各場面の頭文字を取ったものである。
2.4.2. ナレッジマネジメント・システム
多くの組織ではパソコンとネットワークを通じて各種情報交換をしながら業務を遂行
するグループウェアを利用しているが、その文書管理機能・コラボレーション機能や
ワークフローなどの機能を強化して、知識の継続的な共有や創造を行い、知識管理あ
るいは知的経営をすることをナレッジマネジメントといい、それが出来るような仕組
みをナレッジマネジメント・システムと呼ぶ。前段で紹介したLiveLink V8Jはその一
例で、基本的な文書管理機能やディスカッション機能に加えて、蓄積された情報や知
識の体系化・構造化を容易に実現する機能などを備え、ナレッジコラボレーションに
有効なツールである。
組織の中に蓄積された膨大なトランザクションデータを、マーケティングや経営戦略
に活用するデータウェアハウスや、ビジネスに必要な新しい規則や法則を自動的に見
つけ出すナレッジマイニング(主に数値型や項目型のデータベース中心のデータ･マイ
ニング、電子メールの文章など形式化されていないテキストを対象としたテキスト･
マイニング)などもこれにあたり、更には組織内に止まらず広くインターネット全体を
巨大なデータベースとみなして情報検索をするインデックスサービスやポータルサイ
トなども活用される。
ビジネス環境の変化がますます激しくなってきた現在、何をするにもスピードが最重
要視されており、そのスピードアップに寄与するナレッジマネジメント・システムに
経営者の期待は集まっている。
2.5．その他の文書
電子文書と紙文書
ファイル管理簿データベースの必要性 ＜＜＜ 執筆中 01.02.16 今門 政記 ＞＞＞
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