27.3.6 検収業務の事後確認実施についてＱ＆Ａ【研究室等】Ｑ．１事後確認を行う研究室等とはどのような単位を想定しているか？Ａ．１予算責任者（部局長）から予算の配分を受けた研究室及び外部資金等のプロジェクト単位等で、納品検収責任者・納品検収補助者を登録した際の研究室等を想定している。なお、専攻単位等で登録している場合は、実際に納品される研究室等（場所）を考慮して実施していただきたい。Ｑ．２全研究室等を対象としたのは何故か？Ａ．２一年に一回は事務部門の確認を受けることになり、研究費不正使用防止の注意喚起の役割を果たすことにもなるため。【実施時期】Ｑ．３当該年度分を翌年度にまとめて一時期に実施するなど効率的に実施方法は考えられないか？Ａ．３実施にあたっては、毎月一定数を実施するなど、計画的・定期的に実施することが望ましい。業務の都合上、一時期にまとめて実施する場合などでも、事前に実施計画を策定し実施していただきたい。Ｑ．４事後確認を行う対象を、前年度あるいは同年度とせず、過去１年としたのはなぜか？Ａ．４検収業務完了後できるだけ速やかに確認することが望ましいが、実施時期により下記のような問題が生じるため、過去１年の執行を対象とした。前年度を対象 → 年度末に実施する場合すでに１年近くが経過している。同年度分を対象 → 年度当初に実施する場合、執行が進んでおらず対象となる執行が少ない。Ｑ．５本取扱いの実施開始時期はいつか？Ａ．５準備が整い次第４月から順次実施していただきたい。【実施件数】Ｑ．６５件以上の執行について実施とあるが、１件とは伝票単位、納品書単位あるいは物品単位なのか？Ａ．６納品（書）単位等を想定しているが、一度に多種多量の物品が納品されるなど 27.3.6 の場合には、代表的のものを選んで確認する等の運用も可とします。Ｑ．７換金性の高い物品や特殊な役務の執行がある場合、５件以上の物品とは別に確認する必要があるか？Ａ．７換金性の高い物品や特殊な役務の執行を含め５件以上とする。それらの執行がある場合にはそれぞれ最低１件は確認の対象に含めていただきたい。Ｑ．８「確認時に消費されている物品は除く」とあるが、それを含めて５件以上なのか、含めないで５件以上なのか？Ａ．８含めないで実施していただきたい。Ｑ．９各種補助金等の額の確定において、実地確定調査の際に現物確認を行ったものはどう取り扱うか。Ａ．９実施件数に含めていただいても結構です。【対象となる物品等】Ｑ．10 確認の対象となる物品等は本部で指定するのか？部局で抽出する場合報告が安易なものを選択することも想定されるが如何か？Ａ．10 今回の事後確認は、研究費不正使用防止の取り組みとして行うものである。過去の不正案件の発生原因などを参考として、各部局において抽出していただきたい。Ｑ．11 換金性の高い物品とはパソコン以外にどのようなものが考えられるか？Ａ．11 パソコン以外にも、デジタルカメラ、タブレット等が想定される。特に同一物品の多量購入などは使用場所等を確認していただきたい。Ｑ．12 毎年度有形固定資産の実査により換金性の高い物品についても確認しているが、事後確認も実施する必要があるか？Ａ．12 固定資産及び小額備品以外の取得価格２０万円未満の物品は実査の対象外であるので、それら換金性の高い物品についても確認していただきたい。Ｑ．13 UTokyo 購買サイト等、ネットでの購入による場合の検収についても対象とするのか。コーポレートカードでの購入はどうか。Ａ．13 質問にある購入の場合であっても、事務部門による現物による検収がなされていない場合は、事後確認の対象としていただきたい。 27.3.6 Ｑ.14 過去の不正が発生した執行等を考慮するとあるが、具体的な事例は示せるか。Ａ.14 文部科学省ＨＰの「返還命令及び応募制限措置等を行った事例」などを参考としていただきたい。文部科学省ＨＰ http://www.mext.go.jp/a_menu/kansa/houkoku/1353244.htm 研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）に基づく体制整備等の実施状況について【物品の確認方法】Ｑ．15 物品等の確認はどのように確認するのか？Ａ．15 必ず現物により確認するとともに、製造番号が確認できるものは伝票等に製造番号を記載していただきたい。また、他の場所に持ち出ししている等の場合は、後日確認するなどしていただきたい。Ｑ．16 遠隔地の確認はどのようにするのか？遠隔地で教員一人体制の場合等はどのように確認するのか？事務部門が出張し確認を行うのか？Ａ．16 遠隔地等で事務部門による現物確認が困難であるものについては、対象物品の画像による確認も可とします。（他業務での出張の際などに確認を行うなども必要）【特殊な役務の確認方法】Ｑ．17 データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発･作成などの事後確認はどのように実施するのか？Ａ．17 納品された電子媒体やモニター上で確認する。なお、ファイルの更新日時など確認できるものは納品日との整合性も確認する。Ｑ．18 機器の保守、点検などの事後確認はどのように実施するのか？Ａ．18 保守、点検の対象となっている該当機器を確認するとともに、検収確認を行っている者がその際に立会っているか等を確認する。【教員発注を行っていない場合（事務発注、事務検収）】Ｑ．19 教員発注を行っていない場合にも、事後確認をしなければならないか？Ａ．19 換金性の高い物品の確認及び特殊な役務については、事後確認を実施していただきたい。実施件数等については相談願いたい。【事後確認の記録】Ｑ．20 事後確認の記録はどのように行うのか？Ａ．20 第三者が事後確認を行った内容を確認できるように、伝票番号、件名（物品名）及び確認した内容に対するコメントなどを記載した一覧表等とともに、確認した物品、 27.3.6 成果物、モニターの画面などは写真に撮影し画像データとして保存しておいていただきたい。（過去５年分）【報告】Ｑ．21 報告の必要はあるのか？Ａ．21 実施した内容については事後確認報告書に記載し、１年間に実施した内容を報告していただきたい。なお、計画的・定期的に実施する必要があるため、事前に実施時期・件数等についても報告していただきたい。 ※ガイドライン調査時等、必要に応じて報告を求める場合もあります。 ※具体的な報告方法については別に連絡【抜き打ちチェックとの関係】Ｑ．22 ２１年度通知 ※1)の再発防止策のなかの「抜き打ちチェック」について、今回の事後検収との関係はどうなのか。Ａ．22 同通知の「抜き打ちチェック」に含まれます。 ※1）研究費不正使用に関する再発防止等について (H21.7.28 ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽ室長通知) 【ガイドラインとの整合性】Ｑ．23 ガイドラインでは、「発注・検収業務は事務部門が実施し、上下関係を有する同一研究室内での検収を避ける」となっているがこの部分の取扱いはどうするのか？Ａ．23 本学では、100 万円以上の発注・検収業務はガイドラインどおり事務部門が実施しており、100 万円未満については例外的に教員発注を認めている。この例外的な取扱いを行っている部分については発注者以外の検収を事務部門が行う事は困難であり、事務部門による検収を省略しているため、ガイドラインのとおり事後確認を実施する。 ※26.12.10 文科省競争的資金調整室確認済。【問題があった場合】Ｑ．24 事後確認した際に、不適切な事例が発覚した場合はどう対処すればよいか。Ａ．24 先ずは経理責任者である事務長等に報告し、事実確認、証拠保全等に努め、適切に対応いただきたい。【その他】Ｑ．25 事後検収を実施するとなると、事務側の負担増は当然として発生するが、研究室側の対応としても負担増となるが、このことについて本部としてどう考えているのか、またこれらの軽減については何か手当がされるのか。 27.3.6 Ａ．25 研究室の理解・協力を円滑に得られるよう末端までの周知徹底に努めます。Ｑ．26 学生に納品検収をさせた場合、責任の所在はどこにあるのか。Ａ．26 学生はあくまで納品検収補助者で代理人であり、責任は本人(教職員)が負うことになる。しかし、不正発生のリスクは排除できないので倫理教育の受講を義務化する。