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各種文書管理プログラムの 作成支援(事例)

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NRM
NIPPON RECORDS MANAGEMENT GROUP
日本レコードマネジメントグループ
各種文書管理プログラムの
作成支援(事例)
適用
文書管理
全ての記録に適用
(グローバル)
情報セキュリティ
部会等
(総務部,法務部,
情報システム部)
グローバル
レコードマネジメント
ポリシー
情報セキュリティ
ポリシー
R&D文書に適用
(グループ共通)
主管部署
R&D文書管理ガイドライン
研究企画、品質保証等
Gr情報管理担当部門
R&D文書管理関係の各種グローバルルール
社外開示規程
部署ごとに
制定・適用
公表ガイドライン
執筆規程
R&D文書管理プログラム
文書管理体制
SOP
(文書管理推進PJ
文書管理基準表
等が支援)
文書管理手順書
SOP/執筆規程/
テンプレート一覧表
執筆規程
プログラム策定部署
品質基準
作成/改訂
レビュー
正式化
保管
利用
各種手順 ・
規程
廃棄
テンプレート
文書移動
一覧表
配架
一覧表
フォルダ
一覧表
所在管理
台帳
閲覧・貸出/
返却・複写
管理台帳
廃棄文書
一覧表
廃棄
作業記録
各種帳票 ・
台帳
維持・定着のための活動要領 / R&D文書管理プログラムの改訂手順書
各種文書管理プログラムの作成支援(事例)
NRM
NIPPON RECORDS MANAGEMENT GROUP
日本レコードマネジメントグループ
各種文書管理プログラムの
作成支援(事例:文書管理基準)
■その部署で取り扱う文書(作成・入手)種類を抽出の上、ライフサイクルに沿った文書の
取り扱いを明確にすることにより、文書管理の状況を整理する。(文書管理状況整理のワー
クシートとしてだけでなく、人事異動や組織改編時の文書の引き継ぎ等にも使用できる)
文書のライフサイクルの流れに沿った管理項目
全般的な情報→作成・入手→組織承認・改訂→保管→廃棄
情報の整理体系
大分類 中
→分類 文
→書種類
1.全般的な情報
コー
ド
文書
大分類
A 製品管理
コー
ド
文書
中分類
No. 文書種類名称
01 品質保証契
Quality agreement
1
約
Technical agreement
02 製品管理
03 変更管理
(国内)
1.1
主管部署
1.2
1.3
1.4
1.5
原本性区 作成or入 文書の媒 当局・公的機関へ
分
手
体
の提出区分
品質保証部
原本
作成
文書管理項目 【 横軸 】
紙
Specfications
2
協定規格
品質保証部
原本
作成
紙
管理項目は大別すると以下の7種類から成る
に提出する文書
要請に応じて当局
3 海外承認規格通知書
(1)全体的な情報
製品管理部
控
入手
紙
(2)作成・入手または改訂に関する項目
4 変更管理(国内)の議事録
品質保証部
原本
作成
紙
(3)組織承認に関わる項目
-
当局規制の関連文
書
原本
入手
紙
要請に応じて当局
に提出する文書
6 変更管理委員会(国内)資料
品質保証部
原本
(5)利用に関わる項目
作成
紙
要請に応じて当局
に提出する文書
7 グローバル変更管理の議事録
品質保証部
原本
(7)廃棄に関わる項目
作成
紙
当局規制の関連文
書
5 変更管理(国内)の変更提案書
品質保証部
(4)保管に関わる項目
04 変更管理
(グローバ
ル)
要請に応じて当局
に提出する文書
8
グローバル変更管理の変更提案
品質保証部
書
原本
入手
紙
要請に応じて当局
に提出する文書
品質保証部
原本
作成
紙
要請に応じて当局
に提出する文書
業務分類と文書種類
【 縦軸 】
変更管理委員会(グローバル)資
9
料
(1)業務分類(大分類、中分類など)
・部署で担当する業務をカテゴライズし、一覧できるように整理
・電子文書の整理体系(フォルダ構成・階層)との整合性を考慮
し、電子/紙の区別なく部署の業務および発生文書の整理体系
となるように位置付ける。
(2)文書種類名称
・業務分類毎に、各業務で発生する文書種類を関連づけて列記
・管理項目(横軸)を考慮し、同様な取扱いをする文書種類は
まとめて記載する。
各種文書管理プログラムの作成支援
(事例:文書管理基準)
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