理想的な本社オフィスをつくることで FMの有効性を全社に伝えていきたい全国に2000カ所近い支社や営業所を持つ日本生命では、これまでオフィスの管理は、あくまで「不動産」の運用という視点で行われることが多く、デザインやレイアウトの改善を含めたきめ細かいオフィス戦略を進めるまでには至らなかったそうです。しかしオフィスの有効活用が急務となってきた現在、「戦略的なオフィス（ファシリティ）づくりの重要性」を全社的に浸透させていく必要性が生じてきました。そのため、池田さんたちファシリティマネジャーは、来年10月に完成する「東京駅」駅前の新本社ビルにおいて、ユニバーサルレイアウトを中心にした理想的なワークプレイスをつくることで、オフィス戦略の意義を示そうとしているのです。池田宜之氏日本生命保険相互会社不動産部担当課長新本社ビル外観イメージ ▼「FM特集／日本のファシリティマネジャー」下記バックナンバーはhttp://www.websanko.comからアクセスしてください。 03年07月号経営トップからの指示を待つのではなく、事前に戦略を立て行動できるファシリティマネジャーにソニー株式会社ソニーファシリティマネジメント株式会社コクヨオフィスシステム株式会社 03年05月号「公認ファシリティマネジャー」の資格は、オフィスという共通用語を持つ仲間の証明です。東京海上あんしん生命保険株式会社（加藤利江氏） 03年03月号ファシリティマネージャーになってよかったのは会社の枠をこえた広い人脈を得られたことです。エーザイ株式会社（志牟田章氏） 02年11月号オランダ、イギリスの先進的なオフィスづくりとサービス富士ゼロックスゼネラルビジネス株式会社（熊谷比斗史氏） 02年09月号経営戦略の中でFMを推進できる組織に変わることが日本企業の課題株式会社松岡総合研究所 02年07月号コミュニケーションの促進はオフィスのモチベーションを高める武器株式会社リンクアンドモチベーション 02年05月号郵政事業庁がすすめる先進的なマネジメント手法総務省郵政事業庁 02年03月号欧米の進んだFM事情から学ぶ"文化の香りのするFM'erになろう" 有限会社グローバルFM集団 02年01月号 FM業務支援サービスをオフィス移転プロジェクトに活用する。三幸エステート株式会社 01年11月号組織統合に伴い誕生した新スタイルオフィスのケーススタディ株式会社アイ・ティ・フロンティア 01年09月号日本におけるFMの先進企業に見るオフィス戦略のケーススタディ日本アイ・ビー・エム株式会社 01年07月号自分流のワークスタイルを実現する新しいオフィスの方向性を追求ソニー株式会社 01年05月号在席率40%以下のフリーアドレス型オフィス日本ヒューレット・パッカード株式会社 01年03月号オフィスのデザインが社員のモチベーションを変える日本ヒューレット・パッカード株式会社 01年01月号外資系企業の先進的なFM手法は「日本からの発想」で生まれるエクソンモービルビジネスサービス有限会社 00年11月号これからのオフィスについて広く意見交換する集まり FM女性ネットワーク（WFM） 00年09月号全社員完全フリーアドレスで「創造とコミュニケーション」のオフィスを実現ジェイアールバス関東株式会社 00年07月号先進的なFM戦略を行うことが企業の経営体質強化につながるソニー株式会社 00年05月号コスト意識を徹底させるために社内で課金制度を導入するオムロン株式会社 00年03月号オフィスの効率化を考えていくとFM手法が最適である富山化学工業株式会社 00年0１月号日本企業には日本企業にあったファシリティマネジメントがある富士通株式会社 99年11月号経営のスピードアップを促すのもファシリティマネジャーの仕事富士ゼロックス株式会社 99年09月号財務評価手法で移転メリットを分析する有限会社中津エフ．エム．コンサルティング 99年07月号オフィスは考え抜いた作品である日本オラクル株式会社 99年05月号ファシリティマネジャーは会社の経営全体を把握する東京海上火災保険株式会社ファシリティマネジャーがつくるとオフィスビルは使いやすくなるです。 ● 現在入居ビル ● 新本社ビルこの作業は都市計画に似ています。広大な更地に宅地を造成する場合、まず道路の部分を確保してから、それにそって１軒分づつ区画を分けていきますよね。決して、先に家を日本生命では、2004年10月の運用開始を目指して、東京建ててから土地を分けるわけではない。同じことをオフィ駅丸の内北口前の旧国鉄本社跡地に新しい本社ビルの建設スでも行ったのです。を進めています。私は、社内のオフィスづくりを担当してき実際にその「区画」をどう使うかは、ある程度、個々の部門たファシリティマネジャーの一人として、このプロジェクに任せています。たとえば、「デスクを少なくして打ち合わトに計画段階から携わっています。せ用のテーブルを増やしたい」という要望があれば、決めら従来なら、ビル建設とオフィスづくりはまったく別の作れたスペースの中であればOKです。ただこの場合でも、2区業でした。自社ビルを建てるときでも、建物をつくるのはあ画や4区画といった単位で「用地転換」をしてもらうようにくまで建築家と建設会社の仕事です。そして、工事がかなりルールにしたいと思います。ただし、「3.5区画を……」とい進んだ段階で、初めて、ファシリティマネジャーが内装やレった区分けの変更は認めないこととします。もしそれを許イアウトに取りかかります。可してしまうと、やがて徐々に区画が曖昧になり、レイアウさらに賃貸ビルであれば、ファシリティマネジャーの仕トが乱れていってしまいますから。厳密な区画分けにした事領域はもっと狭くなってしまうでしょう。標準内装までがってデスクやミーティングスペースの配置をしてもらっすでにできあがった状態からオフィスづくりに入るのが一ていれば、何年か経っても、境界がずれてくる可能性は大分般的ですから、ファシリティマネジャーが望ましいと思う低くなるのです。オフィスを計画するのは簡単ではありません。今回の新本社プロジェクトでは、全国で自社のオフィスづくりを行ってきたインハウスのファシリティマネジャーが、家具の種類やレイアウトの標準化でランニングコストは最小限になるビル建設に参加することで、よりオフィス計画のしやすいビルを構築しようということになったのです。すべてのフロアに共通の区画を割り当てるユニバーサルちなみに、新しいビルは日本生命が本社として使うだけレイアウトはスペースの有効利用になるだけではありませでなく、賃貸用のフロアも用意しています。したがって、「魅ん。よくいわれるように組織変更や人事異動に伴う家具の力的なオフィスを供給し、ビルの資産価値を高める」という移動を最小限に抑えることができます。今後のオフィスづビジネス上の目的からも、ファシリティマネジャーが計画くりでは、レイアウト変更にかかるコスト、いわゆるチャーに参画する意味はあるのではないでしょうか。ンコストの削減は重要な課題の一つです。ユニバーサルレ自由度の高いモジュール式のグリッド天井や複数フロアイアウトのもう一つの目的は、この点にあります。を借りる企業のために内階段を可能にした開口可能な床、これまで日本生命では、ワークステーションの標準化、モさらにフロアごとに独立した専用の光ファイバーなど、フジュール化ということがあまり重要視されてきませんでしァシリティマネジャーたちの期待に応える新しい試みを行た。卑近な例ですが、課長職の社員は1200mm幅の机にっており、かなりオフィス計画のしやすいオフィスビルに 400mmの脇机を一つつけて使っていることが多いのですが、なるものと自負しています。役職が更にあがると、1600mmの机1つに脇机なしというモジュール（区画）を明確にした都市計画型のオフィスレイアウトのが一般的で、わざわざ、デスクを取り替えていたのです。実質的な違いは、天板が1枚か2つに分かれているかだけなのですが、こんなことにもオペレーションコストがかかっていたわけです。建物の全体的な企画に続き、私たちは本社ビル内の新し新しいオフィスでは、日本企業伝統の「上長席を独立させい自社オフィスの設計を始めました。ここでも「今後、日本た島型対向レイアウト」は廃止する予定です。ユニバーサル生命のオフィスづくりのポリシーを示すスタンダードにしレイアウトに基づいてデスクを一律に並べるようにしていていこう」という高い目標を持って作業を進めてきたため、ます。それによりワークステーションが統一され、大きなオいくつか新しい試みに挑戦しています。その一つがユニバペレーションコストのダウンになるはずです。もちろん、組ーサルレイアウトです。織変更や人事異動があっても、デスクのレイアウトを大きユニバーサルレイアウトといっても、ただ整然とデスクく変える必要もありません。を並べただけではありません。まず私たちは、フロアの平面マネジメントの第一歩は「単位」を決めることにあるので図を見ながら、通路とデスクスペースを明確に決めました。はないでしょうか。それが、ユーザーとマネージャーとの共そして後者については、一定面積のブロックで完全にモジ通認識の基礎になるわけです。その共通認識が成立していュール化したのです。具体的には、あるサイズで１人あたりる前提があれば、今後仕事内容が変化した場合でも、柔軟にの面積を規定し、１ユニットとしました。そのユニットを組対応できるルールを定めておくことによって、中長期的なみ合わせることで、全体の区画がつくられるようにしたのオフィスコストのマネジメントも可能になると思います。個室占率7.5％個室占率35.8％オフィスづくりは運用を開始した時点で終わりではありかし本当に密室が必要とされるケースがどれだけあるのでません。継続してオペレーションできるかどうかにこそ、フしょうか？ミーティングがしたければ、デスクの横の区画ァシリティマネジャーは知恵を絞るべきなのだと思います。にテーブルを置けばいい。そのほうがスペース効率はあがオフィスの無駄につながる SMLを徹底的に排除しようう利点もあります。るし、インフォーマルコミュニケーションを誘発するとい一般的には、会議室の使用時間というのは勤務時間の約3 分の1程度といわれていますから、個室型会議室がいかに効新オフィスではもう一つ、スペースの有効利用を図るた率の悪いスペースであるかお解かりと思います。めに、効率の悪いものを徹底的に排除しました。その対象にしたがって、新しいオフィスでは、デスクの周囲に打ち合なったのが、よくいわれるオフィスのSML。ストックルームわせスペースを多くとるようにし、密閉式の会議室はできとミーティングルーム、ロッカールームのことです。るだけ減らすようにしました。固定された部屋がなくなっまず、資料などを保管する共用のストックルームは、本社たことで、レイアウト変更にも対応しやすくなり、チャーン内に設けずに、郊外にスペースを用意することにしました。コストの削減にこの点でも寄与することができています。試算してみると、都心のビルと比べてファシリティコスト同様にいえばロッカールームも似たような存在ですね。は約10分の１になります。朝と夕方の数分ずつしか使わないのに専用のスペースを確場合によっては「手元にあったほうが便利な資料」という保しておくのは、ファシリティの無駄でしかありません。のもあると思います。これはDVD等を使った電子化を検討このようにSMLはスペースの有効活用を図るうえで、廃してはどうかと考えています。ちなみに社外倉庫に預けた止や削減を検討すべき対象なのですが、ただこれらをなく場合でも、申請した次の日には手元に届けてもらえるので、していくには、それなりにきちんとした対策が必要です。たほとんどの場合、不都合はないと思われます。とえばストックルームを郊外に移すには書類をデリバリーミーティングルームについては、私たちは常々、効率の悪できるシステムがなければならないし、ロッカールームはいスペースだと考えていました。もちろんビジネスを進め女性社員の制服をやめなければ廃止できません。日本生命るうえで打ち合わせは頻繁に行わなければなりません。しでは、すでに制服は廃止されたので、ロッカールームは必要企業にとっても参考になるような気がしますね。せん。日本生命では、すでに制服は廃止されたので、ロッカールを実現できるか否かは、個人の机を書類置き場としてのルームは必要なくなりました。現在、オフィスの35％を占め役割から開放できるか否かにかかっています。つまりは、1 このようなスタイルであれば、昼食時以外にもさまざまなるこれらの個室面積は、新本社では8∼10％に削減されます。人1台のノートパソコンと電子化された文書の共用ができ目的で利用できますので、広いスペースがより有効に活用でスペースの有効活用により、フロア全体での1人あたりスペるかどうかがポイントなのです。いくらデスクやレイアウきます。さらに社内のコラボレーションにも有効であり、仕ースは現行のままで、各自のデスクまわりには若干の余裕をトを工夫しても、社内のどこでも同じように仕事ができる事のスタイルを変えるのにも大いに効果があるはずです。持たせることが可能になりました。その余裕を利用して、フロシステムがなければ、ノンテリトリアルなど実現できません。ア内での職員の行き来がしやすいよう工夫をすることで、オ反対に、こうしたシステムさえあれば、現在の旧態全としたフィス内の活性化を図ることにしたのです。またフロアの両デスクでもノンテリトリアルは可能なのです。私たちファ新本社で生まれるオフィスのDNAが全国の支社や営業所に広がってほしいサイドに外部排気式の喫煙室を設け、南面の窓側にお茶などシリティマネジャーにとって重要なのは、会社が働き方とを飲むことができるオープンパントリーをつくるなど、全体してのノンテリトリアルを採用した場合に、円滑に移行でご存じの通り、日本生命は全国にたくさんの支社や営業所として職員の出会い、いわゆるインフォーマルコミュニケーきるようにオフィス空間の仕掛けをつくっておくことではを持つ会社です。その数は約2000カ所にも及びます。このたションを誘発する仕掛けを随所に設けてあります。ないでしょうか。もっとも、働き方のデザインにまで、ファめ、従来は自社ビルや賃貸ビルを含めた不動産の管理が私たちの部門の役目であり、レイアウトを含めたオフィス空間全本社オフィスということもあり、セキュリティの強化にはか体のマネジメントまではなかなか手が回っていないのが現 ●新オフィスのレイアウト状です。そのため、多くのオフィスのマネジメントは現場まかせになり、現場は非常に多い課題を少ない人員でこなす必要があるため、結果的にオフィスへの対応は後手後手になりがちで、無駄なスペースを抱えていたり、資料があふれたりと、ワーキングプレイスとして決していい環境とはいえない状態をつくってきてしまうことが多かったと思います。そんな反省から、ここ数年、全社的なファシリティマネジメントの導入が急務となってきていました。私は不動産部門に配属されて8年目になりますが、最初のころは自社ビルの建て替えプロジェクトを担当したり、賃料コスト削減の観点から、自社物件・賃貸物件のポートフォリオの組換えを推進したりと、ハードウェア中心のマネジントが主でした。ところが、将来に向けたオフィス戦略を考えるためにはその利用状況まで細かくチェックしてオペレーシなり気を使いました。新本社ビルでは動線計画を綿密に行い、シリティマネジャーが積極的に提言を行うべきという考えョンを計画する必要にせまられてきたのです。ニッセイ社員・テナントの職員・来館者等のセグメントにあわ方もあり、そうした考え方が認知されている会社では、ファたとえば、あるオフィスが70坪のスペースを使用していせて動線をしっかり区別し、できるだけセキュリティチェッシリティ主導で働き方が検討されることもあっていいとはたとします。それが、もしかするとその営業所の状況によっクがしやすいような工夫も施しました。思います。ては60坪で大丈夫かもしれず、その際、わざわざ賃貸ビルをノンテリトリアルの導入を決めるのはレイアウトではなくシステムの問題社員食堂ではなく、打ち合わせができ食事もできるフリースペースという発想借りなくても自社保有のビルに吸収でき、賃料コストをまるまる削減できるというケースが散見されたのです。なにしろ物件の数は多いですから、こうやって少しずつスペースの無駄を省いていくだけで、全社では10億円単位のところで、ユニバーサルレイアウトを採用するというと、新本社の工夫の一つとして、社員食堂の代わりに約400席コストダウンができるかもしれないのです。そんな考えからよく「フリーアドレスのノンテリトリアル型オフィスにするのフリースペースを設けたことがあげられます。ここは原則ファシリティマネジメントの意義について本格的に考えはのですか？」といった質問を受けるのですが、このテーマにとして自由な打ち合わせや作業を行う場所なので、各テーブじめると、自社ファシリティの問題点が次々とわかってくるついては少し誤解されているように思うので、少しだけ解説ルにネットワークや電源の配線をしてあります。ものです。利用実態にオフィスプランやビルプランがマッチしておきます。しかし同時に、食事や喫茶にも利用できるように、外部にしていなかったり、オフィス空間と使われる家具、システム日本生命では、現時点で全社的にノンテリトリアルオフィ委託して、調理場を持った売店を開設してもらうことにしまインフラがチグハグだったり･･･改めて「ニッセイのオフィススを採用することは考えていません。ユニバーサルレイアウした。もちろん社員食堂ではありませんから光熱費などの補をトータルに構築すること」の重要さにについて考えさせらトした新本社でも全員分のデスクを用意します。助は行いません。社員食堂ほど安くはありませんが、外食にれました。この点、今回の新本社の建設は大きなチャンスでもちろん、今後は方針が変わるかもしれませんが、ただそ比べたら安く済みますから、社員には納得してもらえるのでした。まずここで合理的なオフィス空間を提示しスペースののときでも、レイアウトを大きく変更する必要はありません。はないでしょうか。有効活用を実現させれば、ファシリティをマネジメントする今のままのデスク配置で、勤務形態だけを変えればいいのです。たしかに500円程度で食事ができる社員食堂は魅力的でことの有用性が会社全体に認知されると思ったのです。そのよく、家具メーカーさんが「このデスクはノンテリトリアすが、コストやスペースの効率を考えたら、都心のビルでは結果、やがて本社から支社や営業所に異動していく社員が、ルオフィスに向いています」といったPRをしてくることがあなかなか難しい話です。したがって、「食事も可能なフリー・これに倣い、オフィス空間を合理的に構築する試みをしてくりますが、これって本当は変な話ですよね。ノンテリトリアミーティングスペース」というまったく新しい施設は、他のれることが期待できます。つまり、「マネジメントされたファシリティ」のDNAを伝えていくためにも、トリガーとなる画期的なオフィス戦略を示す必要があったのです。経営資源の一つであるファシリティの有効活用と質の向上が大きな課題になるファシリティは今や重要な経営資源の一つとして認識されるようになってきましたが、まだまだ有効な戦略を採用している日本企業は少ないように思います。たとえば、同じような経営資源である「人」や「情報」には多くの投資をし、さまざまな改革を進めているのに、オフィスに関しては、いまだに「スペースだけ確保すればいいだろう」という発想の会社が多いのではないでしょうか。しかし、私たちは、オフィスは、利益を生み出す「生産装置」だと考えています。メーカーが工場の生産性を高めようとするように、非製造業はオフィスの生産性こそが業績を左右する重要なファクターであると意識しなければならない。そしてそのレベルアップを図るのがファシリティマネジャーの仕事だと思うのです。問題なのは、「オフィスの生産性を向上する」ために行った施策の結果が、なかなか数量化しにくく、効果がわかりにくい点でしょうね。オフィスが良くなったら急に売上が伸びたなどということは、あまり頻繁にあるとは思えません。経営サイドからすれば、コストの圧縮ならいざ知らず、生産性の向上という定性的なものに真剣に取り組む動機はなかなか得られないのだと思います。幸い、最近はファシリティマネジメントに取り組む企業も増えてきており、オフィス環境をマネジメントすることの意義が少しずつ認知されはじめてきています。試行錯誤を続けながらも新しい試みを続けていれば、やがてそこに答が見えてくる。今回の、新本社の例は、日本生命のオフィスの環境を大きく改善していくための第一歩になると信じています。