教員用電子メール 正しく利用するためのガイドライン 名古屋市教育委員会 目 ルール 次 －この使い方はしないでください！－ ルール① 職務目的外の個人的な利用をしない ・・・1 ページ ルール② 法令、条例、規則等に違反する利用をしない ・・・1 ページ ルール③ 著作権及び肖像権の侵害や商標を不正に使った利用をしない ・・・２ページ ルール④ 個人情報及び守秘義務に関する情報の送信は原則しない ・・・３ページ ルール －このきまりを守ってください！－ ルール⑤ ウイルス対策ソフトを使用し、最新の状態に保つ ・・・５ページ ルール⑥ 心あたりのないメールを開かない ・・・５ページ ルール⑦ 容量の大きなデータを添付しない ・・・５ページ ルール⑧ 一括送信の場合、ＢＣＣを使用する ・・・６ページ －この使い方はしないでください！－ ① 職務目的外の個人的な利用をしない ② 法令、条例、規則等に違反する利用をしない ③ 著作権及び肖像権の侵害や商標を不正に使った利用をしない ④ 個人情報及び守秘義務に関する情報の送信は原則しない ～解説～ ルール① -職務目的外の個人的な利用をしない電子メールを職務目的外の個人的な利用は、絶対にやめましょう。 「職務目的外の個人的な利用」の具体例 ⅰ 個人的な物品購入や取引等の連絡 ・ インターネット上の通販ショップやオークション等への連絡 ・ ポイント受け取りなど、個人で利用するサ ービスへの電子メールアドレスの登録 ⅱ 家族、親族等との私用連絡 ⅲ 私的会合等の連絡 ・ 飲食等、私的な集まりの連絡 ルール② -法令、条例、規則等に違反する利用をしない電子メールの利用は「名古屋市情報あんしん条例」等のきまりに定め られたルールに従って行わなければなりません。 「名古屋市情報あんしん条例」に定められたルールの具体例 ⅰ 電子メールのパスワード等の情報を安易に他に知ら せない ・ 電子メールのパスワードは、他人に知られない ようにする 1 ・電子メールアドレスをネット上に公開、登録しない ・自分が知った他の電子メールアドレスを無断で第三者に知らせない ⅱ 個人でソフトをインストールして電子メールを利用しない ・ 教員用パソコンに入っているメール用ソフト（ｳｨﾝﾄﾞｳｽﾞﾒｰﾙやｱｸ ﾃｨﾌﾞﾒｰﾙ）以外のメールソフトを個人でインストールして使わない ※ メールソフトに限らず、学校で認められた以外のソフトを教員用パソコン にインストールすることは認められていません ⅲ 個人のＵＳＢメモリにメールを保存したり、持ち出したりしない ・ 個人情報の有無にかかわらず、個人のＵＳＢメモリ に受信したメールを保存し、持ち出してはいけません ※ 平成２７年度末までは、セキュリティ機能付きＵＳＢメモ リを使用し、許可簿による校長の認可があれば使用可能ですが、２８年度 からは、個人のＵＳＢメモリは使用禁止となります ルール③ -著作権及び肖像権の侵害や商標を不正に使った利用をしない教科書等の著作物のコピーやロゴ等の商標を添付したメールを第三者に 送信することは、著作権の侵害の恐れがあるので行ってはいけません。 著作権侵害の恐れがある具体例 ⅰ 著作物を無断で複製し、他人に送信する ・ 教科書や資料集等をスキャナ等の機器でデジタル化して、電子 メールを使って他人に送信すること ・ 無断でインターネット上の画像やイラスト等を電 子メールにコピーし、他人に送信すること ・ ＣＤ等から作成した音楽データを電子メールに添 付して他人に送信すること 2 ルール④ -個人情報及び守秘義務に関する情報の送信は原則しない名簿や成績物等、個人が特定できる情報を電子メールを使って送信する ことは原則してはいけません。 職務遂行上必要な場合は、 必ず以下の手順を守って メールを送信してください。 学校が所有するセキュリティ機能付きＵＳＢによる個人情報の運用と同じ扱いとな ります。－平成 25 年７月 10 日付 25 教総第 51 号「外部記録媒体の利用について（通知）」－ 送信したい 元ファイル 項目と氏名だけの ファイル２ 項目と氏名を除いた 値だけのファイル１ ファイル１とファイル２を別々に作成し、 それぞれをパスワード付保存・暗号化して送信 ⅰ「ファイル１」を作成します ・送信したい元ファイルから項目と氏名を除いた値だけをコピーします ・ファイルを新規作成し、コピーした値を貼り付けます。 ① コピー ② 新規ファイルに貼り付け ・ 新規ファイルにパスワードを 付けて保存します。 ③ ﾊﾟｽﾜｰﾄﾞ 3 ⅱ「ファイル２」を作成します ・元のファイルの項目と氏名だけを残し、値を消去します。 ・「名前を付けて保存」を選択し、ファイル１と同様にパスワードを付けて 別の名前で保存します。 ① 値を消去ﾞ ② ﾊﾟｽﾜｰﾄﾞ付で別名保存 ⅲ「ファイル１」「ファイル２」を暗号化します ・ 暗号化ソフトを起動します。 ※ 安全性が高く、インターネット上から無料で入手できる「ＥＤ」や「アタッ シェケース」という暗号化ソフトを使用するとよいと思います。 ・ 開いた画面に、 「ファイル１」をドラッグ・ドロップします。 ・ 暗号化キーを入力し、暗号化します ﾄﾞﾗｯｸﾞ・ﾄﾞﾛｯﾌﾟ ＜暗号化キーの入力（ED の場合＞ ・「ファイル２」は「ファイル１」と異なる暗号化キーで暗号化します。 ⅳ 暗号化したファイルを別々のメールに添付し、送信します ・アクティブメール等を開き、ファイル１を添付したメールを作成し、 送信します。 ・新たにメールを作成し、ファイル２を添付して送信します。 ＋ 添付 ＋ 別々のメールで送信 ※ メールを返信する場合も同様の手順で行います。 4 添付 －このきまりを守ってください！－ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ウイルス対策ソフトを使用し、最新の状態に保つ 心あたりのないメールを開かない 容量の大きなデータを添付しない 一括送信の場合は、ＢＣＣを使用する ～解説～ ルール⑤ －ウイルス対策ソフトを使用し、最新の状態に保つ－ ウイルス対策は、システム全体で行っていますが、万一の備えとして、 ウイルス対策ソフトを常に最新の状態にしておきます。 コンピュータの右下に、 か のマークがあれば、ウイルス対 策ソフトは、正常に稼働しています。 ルール⑥ －心あたりのないメールを開かない－ 迷惑メールの対策についても、システム全体で行って いますが、完全に迷惑メールを遮断することは困難です。 身に覚えのない「迷惑メール」を安易に開くと、ウイルスに感 染したり、コンピュータの設定が勝手に書き換えられたりするな ど、不具合を起こすことがあります。 迷惑メールが届いたら、開かずに削除しましょう。 ルール⑦ －容量の大きなデータを添付しない－ 写真や動画などの容量の大きなデータをそのまま添付して送ると、通信 の渋滞を起こすことがあります。画像等の大きなデータは、事前に専用ソ フトで処理をして、３ＭＢ（メガバイト）以内にして添付してください。 メールに添付するファイルは３ＭＢ以内のサイズに！ 5 ＜画像の容量を小さくするには＞ 職員室にある学習用ＰＣ（小中特支学校の場合）には「ＶＩＸ」 か「ＸｎView」という画像を処理するソフトが入っています。この ソフトで画像の解像度を下げ、容量を小さくできます。 ルール⑧ －一括送信の場合は、ＢＣＣを使用する－ 職員室にある学習用ＰＣ（ｔ０２）には「ＶＩＸ」「ＸｎView」 メールの宛先やＣｃ欄に多くのアドレスを入れて送信すると、全てのア という画像を処理するソフト が入っています。このソフトで画像 ドレスが受信者全員に知られてしまいます。一括して送信する場合、お互 の解像度を下げることで容量を小さくできます。 いの了解が取れている時以外はＢｃｃを使用し、送信前に再度確認するよ うにしましょう。 「Ｂｃｃ」とは Bcc に入力したアドレスは･･･ → 受信者側のメールに表示されない 宛先・Cc に入力したアドレスは･･･ 受信者側のメールに全て表示されてしまう ＜アクティブメールでのＢｃｃの使い方＞ １ アクティブメールを開き、メニューから 「メール作成」を選択 ２ 左の画面が表示されるので、「Ｂｃｃ表示」 をクリックし、Ｂｃｃが使用できるようにし ます。 に ３ Ｂｃｃの欄に直接送信相手のア ド ドレスを入力するか、左図のよう にアドレス帳に登録されているア ドレスからＢｃｃ欄に選択入力し ます 6
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