Case Study | Google Apps for Business G o o g l e A p p s f o r B u s i n e s s に 求 めて い た の は 、 トラブル ゼ ロ のメール 環 境 。 精 度 の 高 い 設 計 の お 陰 で、 半 永 久 的 な アー カ イブ が 可 能 に なって いま す。 株式会社 AOI Pro. リスクマネジメント室 兼 DSS デジタルソリューションセクション 株式会社 AOI Pro. 第一プロダクションデビジョン プロデューサー 坂本茂雄さん 薬師寺多聞さん 導 入 前の状 況と課 題 直近 30 日間の受信メールだけが回復可能という状況でした。 事業概要 株式会社 AOI Pro. テレビ CM と Web の企画・制作を中心とした総 合コンテンツ制作会社。外国人スタッフをダイレク トに起用できるネットワークを持ち、国境を越えた グローバルな制作にも、数多くの実績。1963 年の 創業以来、国内外の広告賞における数々の受賞歴 がある。メディアの多様化により、モバイルコンテン ツ、ソーシャルゲームやアプリなども事業の柱に。 2012 年 7 月、株式会社 葵プロモーションから現 在の名前に生まれ変わる。 Google Apps for Business の導入以前から、 大塚商会の 「アルファメール プレミア」 を使っていたので、 Web メールを外出先からでもブラウザで確認できる環境にありました。 当時、 不便を感じていたのは、 メールボックス の容量に限界があり、 メールの保管期間を制限しなければならなかったことです。 社員が実際に操作するクライ アント PC にトラブルが発生すると、 何とか直近 30 日分の受信メールだけが回復可能という状況でした。 アーカイブはクライアント PC とメールソフト 「 Outlook 2003 」 にて行なっていましたが、 バックアップ （個人 用フォルダへの書き出し） は作業負担が大きいため、 実際にトラブルが生じたとしても、 スムーズに対応すること は実質不可能でした。 そういった理由から、大容量メールボックスの実現により、メールの半永久的なアーカイブが可能になる「 Gmail 」 を利用するため、 Google Apps for Business の導入を検討するに至りました。 導入に際しては、 Gmail を個人的に使っている社員が少なくなかったこともあり、 「それならば、 インターフェイスを変えることへの違和感 もないハズ……」 といった判断も加味しました。 一にも二にも、 メール環境の改善。 それに加えて、 カレンダー機能やドキュメントに代表させるツール群を実際 に使用してみて、 「仕事に重宝しそう」 「使い方次第ではいろいろなコトができそう」 という期待感もありました。 導 入の経 緯 導 入 パートナー（ G o o g l e A p p s 正 規 販 売 代 理 店 ） ソフトバンク テレコム株式会社 クラウド、スマートフォン、セキュリティなど、お客様 の幅広い課題にも総合力で対応。 http://tm.softbank.jp/business/white_cloud/ google_apps/ Google Apps について Google Apps for Business は、クラウドの価値 を実感できる、画期的なホスティング型オフィス・ス イート。1 人 25GB の大容量メールボックス、会議 への招集も簡単なカレンダー、1 つのドキュメント をオンラインで共有しながらのレビュー、誰でも簡 単に立ち上げられるサイト、急ぎの用件や確認に便 利なチャット、円滑なリモートワークを実現するビ デオ通話、動画の 投稿や共有、そして強力無比の 検索などなど。Google Apps for Business には、 社内情報を共有・管理し、最大限に活用するさまざ まな機能がセットされています。しかも、費用は 1 ユーザーあたり年間 6000 円。IT 部門の管理 者 は、サーバー需要の増加、メンテナンス作業、セキュ リティ対策などに悩む必要もありません。 詳細は http://www.google.co.jp/a まで *すべての企業名及び製品名は、該当する企業の商標または登録商標です。 多彩なツール群の使用を見越して、Google Apps for Business に決めました。 導入の決め手は、 Gmail がユーザーの生産性を高めるように設計されていることに尽きます。 いつでもどの 端末からでも新着メールにアクセスできることは言わずもがな。大容量メールボックスを実現する「 Gmail 」 を無料で利用できることも、 導入の後押しになりました。 実際に Google Apps for Business を導入したのは、2011 年 9 月。弊社には制作部や企画開発部、ソー シャルアプリ部、コミュニケーション戦略部、総務部ほか、業務内容が異なる部署が多くありますが、現在はす べての部署の人間が 「 Gmail 」 を利用しています。 慣れれば、直感的に操作できるという判断から、導入するにあたって、詳しいマニュアルを新たに作成する ようなことはしませんでした。もちろん無問題。導入から 1 年余経ちましたが、 「すべてのメール、ラベル、ド キュメントを受信トレイから検索できるので、探しているものがすぐに見つかる」といった社員の声をよく聞く ようになりました。 現在は、クライアント PC にメールが残らず、セキュリティレベルの向上にも役立つという理由から、既存の メールソフト（ Outlook 2003 ）の使用は推奨していません。こういった話からも分かる通り、弊社の Google Apps for Business への信頼度は高いと言えます。 それからもうひとつ。メールだけでなく、カレンダーやドキュメント、サイトなど、多彩なツール群を使用でき るので、 コストパフォーマンスの面でも優れていると判断しました。 導 入後の効 用 膨大な商品情報の管理に加えて、様々なチーム運営にもひと役買っています。 現状、全社的に使用しているのは、メールとカレンダー。一部の部署ではドキュメントも活用しています。社 内でのドキュメント共有については、大きな可能性を感じています。 制作部では、ドキュメントを使って、チームで作業作業をすることもあるようです。その流れは、複数のユー ザーが同じドキュメントを同時に編集し、文書のたたき台を作るといった感じです。ユーザーが同じ場所にい なくても作業することができるので、例えばひとりは編集室、ひとりは社内デスク、ひとりは海外から参戦と いったことも可能です。聞けば、何かひとつのテーマを決めてアイデア出しをする際に、とても役立っていると のこと。画面上でブレストしていくイメージが近いと思います。 ドキュメントはウェブ上に保存されるので、リンクを送信するだけでその文書を共有することも簡単にでき ます。チームワークを尊ぶ職種柄、使い方次第では他にもさまざまな利用方法があると確信しています。全社 的には、社内展開のために使用方法を研究していたところ、Google ドライブへサービスが移行されたため、 改めて準備している段階です。 準備中というキーワードで話すのであれば、Google Apps Vault、Google サイト、Google ビデオ との活 用についても目下、検討中です。迷惑メールフィルタやウィルスメール駆除、サーバー保護などを有するポス ティーニは今後のメールのセキュリティには欠かせませんし、サイトについても部署やチームごとの情報共有 のターンテーブルになり得ると期待しています。自社の映像作品をビデオを使い、全社員がスムーズに共有で きれば、これほど便利なことはないでしょう。 Google Apps for Business をひと言で表現するなら、シングルサインオンで使用できる多彩で先進的な アプリケーションラインナップ。 もっと、 活躍の幅を広げなくてはと考えています。 ©Copyright 2012. Google is a trademark of Google Inc. All other company and product names may be trademarks of the respective companies with which they are associated.
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