NTTコムウェア製品＆サービス紹介 COMWARE�S EYE 帳票作成 「 SmartChoP®」 帳票を電子的にワークフローで流通させるサービス 受付チャンネル 承認 送付 データ受領 管理・振り分け 基幹システム投入 保管 業務センター フロントシステム連携 システム A 受付 電子帳票と柔軟なワークフローにより 情報流通と業務効率の改善をサポート システム C 既存帳票を 画面化 画面 「SmartChoP®（スマートチョーピー）」は、電子的に帳票をワークフローで流通させるサービスです。 基幹 システム 投入 システム B 投入 承認 振り分け 画面 基幹システム連携 画面 ワークフロー 業務の「見える化」をスピーディーに実現し、改善点を速やかに反映させることで、お客さまの業務効率化に 記録管理 ワークフローに従い流通・振り分け、進 状況を「見える化」 貢献します。さらに個々の業務や組織のニーズに対応できるワークフローでスムーズな情報流通を支援します。 電子保管 管理簿 ：SmartChoP® 全体の業務実態をリアルタイムで把握 対象のお客さま ・紙で行っている業務を 電子化したい企業 ・メールベースの業務を ワークフロー化したい企業 ・業務処理にかかる時間と負荷を 「見える化」したい企業 ・BPRを実践したい企業 製品特徴 ・既存帳票をそのまま画面化できる ・低コストで迅速に導入が可能 ・業務の「見える化」でBPRを推進 ・帳票やワークフローの変更が容易 ・帳票の流通量に応じた料金体系 ・紙の利便性を継承する 手書きツール類 紙の帳票やメールベースの業務運 簡単に導入できるポイントは、既 は、｢管理簿｣ を利用することによ 用できます。 いが量は少ないといった業務にも対 用が行われている現場では、 「FAX や 存の帳票をそのままシステム画面に り、進捗管理の負担を軽減すること さらに、日々の業務の中で、担当 応することができます。 メールの誤送信のリスク」 「帳票の送 取り込める機能です。 ができます。｢管理簿｣ は、種類の 者が複雑な条件を判断しながらルー 一般的に、多種少量業務のシステ 付や振り分け作業、管理が煩雑」 「進 これまでの帳票の見た目を変えず 異なる帳票を一括管理することがで トを変更するといった柔軟性が求め ム化は、費用対効果を期待しにくい 捗状況の把握が困難」 「改ざんの恐れ に電子化できるので、利用される方 きるため、管理者は全体の進捗を一 られるフローに対しては、プロセス ものとされています。 しかしながら、 がありコンプライアンス上問題」な へのトレーニングなしで、すぐに利 元的にリアルタイムで把握すること の追加やスキップ、引き戻し、差し スモールスタートで効果を確認しな ど、さまざまな課題が生じています。 用を開始できます。また、フォーマ が可能です。さらに、経営者レベル 戻し、分岐ルートの選択などを行う がら順次拡大する、といった柔軟な 「SmartChoP ®」は、帳票の電子化 ット部分とデータ部分を別々に管理 においては、業務量を確認できるた ことができるようになります。 導入が可能なのも、使用した分だけ と柔軟なワークフロー機能により、 しているため、個別にチューニング め、業務のどこにボトルネックが こうした課題を解決し、業務の効率 が可能となります。これにより、部 あるのかを ｢見える化｣ することが 化と改善を支援します。 門や業務に合わせたさまざまな帳票 でき、BPR（Business Process Re- 業務効率化だけでなく、コンプラ の作成や変更に対応できます。 engineering）を推進することがで イアンス強化も企業の重要なテーマ お客さまの声を取り入れ成長中 さらに、マーカーや付箋、検印、 きます。 です。 「SmartChoP」は、お客さまの声を 「SmartChoP」では、帳票やワー 受けて、画面の利便性向上や新機能 クフローの状態をイメージファイル の搭載など、絶えず機能の向上を行 「見える化」で明らかになった改善 に変換し、暗号化した上で保管庫に ってきました。例えば、工事を伴う 点は、速やかにシステムに反映でき 移動する機能があります。このよう サービスを提供しているお客さまの ることが重要です。 に作業証跡を安全に記録することで 要望を受け、作業の稼働・予約状況 低コストかつ短期間で導入 「SmartChoP」の最大の特徴は、開 日付入り押印など、手書き感覚の機 発なしで簡単に導入できることです。 能を備えることで、紙の使い勝手の 一般的なワークフロー製品の場合、 良さを実現しています。 まずはフィット＆ギャップを検討し、 システム側のルールに業務を合わせ 課金される料金体系のメリットとい えます。 る調整が必要なことが多々あります。 ｢SmartChoP｣ は、用途に応じた 業務プロセスの変更を容易にする トレーサビリティーを可能にし、企 をリアルタイムに把握できる「工数 この場合、導入して効果を出す前か 「見える化」を実現し、業務拡張を ため、 「SmartChoP」では、ワークフ 業コンプライアンスの推進に貢献し 管理サービス」を開発し、リリース らコストと時間がかかることになり 継続的に行える仕組みづくりに貢献 ローを帳票から独立して設計してい ています。 を予定しています。 ます。 します。 ます。そのため、業務改善により業 これに対して「SmartChoP」では、 実際に業務に従事する担当者レベ 務の流れを変更したい場合でも、ワ まず現状の業務を簡単にシステム化 ルでは、帳票の進捗状況を把握でき ークフローの変更だけで対応するこ クラウド型では、帳票の流通数に 携を実現するなど、お客さまの要望 してしまうことで、速やかに業務を るため、処理すべき作業を一目で確 とができます。組織変更や業務改善 応じて課金する料金体系を採用して をヒントに、今後もさらなるサービ 認できます。現場の管理者レベルで を頻繁に行う企業でも、安心して利 います。そのため、帳票の種類は多 ス向上への努力を続けていきます。 「見える化」することが可能です。 11 「見える化」で業務改善を支援 業務プロセスの変更が容易 コンプライアンス推進への貢献 費用対効果を期待できる料金体系 また、より幅広いシーンでの利用 を想定してモバイル端末との情報連 12 COMWARE�S EYE 帳票を電子的にワークフローで流通させるサービス 「 SmartChoP®」 ワークフローの導入で業務全体を 「見える化」 し 業務効率化と、BPRの推進をバックアップします ワークフローを手軽に組み込める「 SmartChoP」はお客さまが抱えている課題を どのように解決できるのでしょうか。 「 SmartChoP」の営業担当者が現場での実体験をもとに語ります。 かにする必要があります。お客さま自身でも業務の全容を ーへの配慮についても 把握していない場合も多く、 コンサルティングをする上で、 一緒に検討しました。 ヒアリングには時間がかかります。それでも、｢見える化｣ その結果、最終的にク を促進することができるため、お客さまには喜ばれます。 ラウドへの不安を解消 ── 導入検討時に、 留意するポイント 勝矢 ほとんどの場合、検討対象の周辺にはシステム化さ れている業務があります。その場合、検討対象の業務を単 純に置き換えるだけではなく、業務全体で情報をうまく連 通信ビジネス事業本部 営業部 SSE 部門 担当課長 加藤 久詞 通信ビジネス事業本部 営業部 SSE 部門 スペシャリスト 勝矢 英津子 通信ビジネス事業本部 営業部 SSE 部門 林 香織 ことができました。 ── 導入された お客さまの評価 携できるよう意識しています。お客さまによっては、かっ 加藤 導入により、業 ちりしたシステム間連携を望む方もおられますし、その一 務効率が上がったとの 方で、なるべく安価で軽いつながりを早く実現したい方も ご感想をいただいてい おられます。ご要望を伺った上で、お客さまに合った連携 ます。FAX で伝票を送信していたお客さまの場合、誤送 方式をご提案するようにしています。 信を防ぐため2人1組でチェックしながら送信作業を行い、 林 導入前に誤解を招かないようにしっかりコミュニケ 終業後にも再度チェックリストと突き合わせて確認作業を ーションを図り、説明することが大切だと感じています。 行っていました。そのため、多大な負荷と時間がかかって お客さまが Excel で作成していた帳票を、ほぼそのまま いました。 「SmartChoP」の導入により誤送信の心配がなく システム化したため Excel の機能が全部使えると誤解され なったため、チェック作業が減り、処理時間を短縮できたと、 たことがあります。確かに見た目は Excel と同じですが、 ご評価いただきました。また、紙でのやりとりでは見えな 「SmartChoP」 と Excel の機能には差異があります。そこで、 かった業務量を、具体的な数値で把握できるようになった ® お客さまの要望を実現できる代替案を提案することで、お 客さまのリクエストに応えることができました。 まずは、スモールスタート効果を 確認しながら徐々に拡大 部門を越えた業務全体の 流れを把握できます という声もいただきました。 勝矢 帳票の見た目を変えずに電子化できるので、トレーニ ングなしで導入できると、お喜びいただけました。 林 導入時のコンサルティングを通じて、お客さま自身も 部門を越えた業務全体の流れを把握することができ、業務 の「見える化」および BPR の推進に役立ったとご満足いた ── 導入事例の紹介 だいております。 加藤 複数の部署にまたがる業務において、まずはスモー ルスタートで、設備系の一つの部署で導入していただきま ── 今後の展望 した。次に、営業系の組織にも使っていただき、組織をま 加藤 スマートフォン・タブレットに対応する新機能を実 たぐ帳票の流通を開始させました。さらにその後、お客さ 装したので、これを活用した業務改善の提案を行っていき まの組織変更に伴い、複数の県域をまとめたブロック組織 たいと思います。 内の利用も始まり、スムーズに対応しています。 勝矢 現在、開発不要で簡単に帳票やワークフローを定義 勝矢 このように業務 できる機能を備えていますが、今後はGUIを採用するなど、 拡張の可能性があった もっとお客さま側で簡単に作成・変更ができる機能を追加 ことや弊社サポートを したいと考えています。 ったらトライアルとして実務 考慮して、このお客さ 林 ｢SmartChoP｣ は、業種を問わず、多様な業務に適用 で使っていただくことも行っ まにはクラウド型での できますし、スモールスタートが可能で、お手軽に始めら ています。 導入を提案していまし れるので、これからもより多くのお客さまの業務改善をお 加藤 まず、お客さまの業務の全体像をヒアリン 林 紙を利用する業務の場合、 た。しかし、クラウド 手伝いしていきたいと思います。 グし、既存帳票のサンプルをいただいてデモ画面 業務全体を理解していなくて に対して抵抗感がある を作成します。電子化した帳票を画面で確認でき も、フローの前後さえ把握し 方も中にはおられまし るので、お客さまも導入後の利用イメージを想像 ていれば作業は進みます。し た。そこで、クラウド しやすくなります。デモを見ながら詳しい業務内 かし、｢SmartChoP｣に適用す 容をヒアリングし、お客さまの要望をデモに反映 る場合、業務の全体像を明ら 既存帳票をそのまま電子化でき、 ワークフローの導入がスムーズ ── コンサルティングの進め方 13 し、導入していただく する作業を繰り返します。帳 スモールスタートからの 導入拡大もスムーズです 票やワークフローが出来上が お客さまのニーズに応じた 導入方法を提供します 型のメリットをご説明 しつつ、セキュリティ ※Excelは、米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です。 【お問い合わせ先情報】 「 SmartChoP 」の詳細な情報はWebでご提供しています。 SmartChoP 検索 http://www.nttcom.co.jp/smartchop/ 14
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