管理者の操作
2
2.1
管理の流れ ............................................................................................................................... 46
2.2
利用ユーザーを管理する ........................................................................................................50
2.3
基本的な動作を設定する ........................................................................................................54
2.4
カテゴリを管理する ................................................................................................................ 63
2.5
申請経路を管理する ................................................................................................................ 69
2.5.1 共有経路を作成する ................................................................................................ 72
2.5.2 経路を編集する ........................................................................................................84
2.5.3 経路一覧を管理する ................................................................................................ 94
2.6
申請フォームを管理する ........................................................................................................99
2.6.1 申請フォームを作成する......................................................................................102
2.6.2 申請フォームを編集する......................................................................................132
2.6.3 申請フォーム一覧を管理する..............................................................................152
2.7
カテゴリのアクセス権を管理する ......................................................................................158
2.8
カテゴリの運用管理権限を管理する ..................................................................................164
2.9
申請データを管理する .........................................................................................................168
2.9.1 目的の申請データを表示する..............................................................................171
2.9.2 申請データの詳細を確認する..............................................................................174
2.9.3 申請経路を変更する .............................................................................................179
2.9.4 申請データを削除する .........................................................................................181
2.9.5 申請データを公開する .........................................................................................183
2.10 代理人を設定する .................................................................................................................189
2.11 ファイルで管理する .............................................................................................................191
2.11.1 利用ユーザー／カテゴリ ／アクセス権／代理人データの CSV ファイル を読み
込む ................................................................................................................... 192
2.11.2 共有経路／申請フォームデータの XML ファイルを読み込む ........................206
2.11.3 利用ユーザー／カテゴリ ／アクセス権／代理人データを CSV ファイル に書き
出す ................................................................................................................... 209
2.11.4 共有経路／申請フォームデータを XML ファイルに書き出す ........................214
2.11.5 申請データを CSV ファイルに書き出す ...........................................................216
2
管
理
者
の
操
作
2.1
2.1
管
理
の
流
れ
管理の流れ
初期導入時や運用開始後など、さまざまな場面での「ワークフロー」における管理の流れにつ
いて説明します。
■初期導入時に必要な設定
初期導入時に システム管理者／アプリケ ーション管理者が行う設定 の流れは以下のとおり
です。
利用ユーザーを設定する
「ワークフロ ー」を利用する ユーザー を登録しま す。「ガルーン 3」のア プリケー
ションの利用ユーザーとは別に設定する必要があります。
「利用ユーザーを管理する」→ P.50
「ワークフロー」の一般設定を行う
申請番号を切り替える日時、申請の差し戻しや経路変更の可否といった「ワークフ
ロー」の機能について設定します。
「基本的な動作を設定する」→ P.54
カテゴリを作成する
申請フォームのカテゴリを作成します。
カテゴリの中にカテゴリを作成して、カテゴリを階層化できます。
「カテゴリを管理する」→ P.63
46
アクセス権を設定する
カテゴリに対するアクセス権を設定します。
アクセス権を設定することによって、組織やユーザー、所持しているロールに対し
て申請フォームの使用が制限できます。
2.1
管
理
の
流
れ
「カテゴリのアクセス権を管理する」→ P.158
運用管理権限を設定する
カテゴリの運用管理を行うユーザーを、カテゴリごとに設定します。運用管理者を
指定することによって、カテゴリの管理を分散できます。
「カテゴリの運用管理権限を管理する」→ P.164
補足
•
利用ユーザーデータ／カテゴリデータ／アクセス権データをファイルから「ワークフロー」
に読み込んで設定できます。
「ファイルで管理する」→ P.191
• システム管理者は「ワークフロー」をアプリケーションポートレットとして「ガルーン 3」
のポータル画面に設定できます。
「ポートレットについて」→ P.17
•「ガルーン 2.0.x」からバージョンアップしてご使用の場合、
「ワークフロー」の初期設定は
「使用停止」になっています。この場合、システム管理者は「ワークフロー」の設定を始め
る前に 、
基本シ ステムの管 理→
アプ リケーショ ン→
アプ リケーショ ン一覧で
「ワークフロー」を使用開始にしてください。
47
■ユーザーが申請を行うまでに必要な設定
初期導入時 の設定が終わった後、実際にユ ーザーが申請できる状態に するまでに各管理者
が行う設定の流れは以下のとおりです。
2.1
申請フォームを分類するカテゴリを検討する
管
理
の
流
れ
運用管理者も必要に応じ、運用管理権限のあるカテゴリ内でさらにカテゴリを作成
できます。
「カテゴリを管理する」→ P.63
共有経路を作成する
アプリケーション管理者は 現在使用している承認などの手 続きの流れを元にして、
「ワークフロー」で使用する共有経路を作成できます。
申請フォームごとに経路を作成する場合は、申請フォームを作成するときに専用経
路を作成できます。
「申請経路を管理する」→ P.69
申請フォームを作成し、ユーザーに公開する
ユーザーが申請を行うための申請フォームを作成し、ユーザーに公開します。
「申請フォームを管理する」→ P.99
補足
•
カテゴリデータ／共有経路データ／申請フォームデータをファイルから「ワークフロー」に
読み込んで設定できます。
「ファイルで管理する」→ P.191
48
■運用開始後の管理
運用を開始した後の管理については以下のとおりです。
申請データを管理する
2.1
申請フォームを使ってユーザーが申請を行ったデータを管理します。
必要に応じて申請データを検索し、削除したり、離席や休暇などで停滞した承認／
回覧の経路を変更したりして円滑に業務を進められます。
「申請データを管理する」→ P.168
補足
•
申請データなど各種データを「ワークフロー」からファイルに書き出せます。
「ファイルで管理する」→ P.191
49
管
理
の
流
れ
2.2
利用ユーザーを管理する
「ワークフロー」の利用ユーザーを追加します。
2.2
利
用
ユ
ー
ザ
ー
を
管
理
す
る
追加した利用ユーザーごとに利用権限を設定できます。
● 試用期間中は利用ユーザーを登録しなくても、「ワークフロー」を使用できます。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
利用ユーザーの設定をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
必要な項目を設定する
「利用ユーザーを一括
削除する」→ P.53
「利用ユーザーを追加
する」→ P.51
「利用権限を確認／変更する」→ P.52
「利用ユーザーを選択して削除する」→ P.53
補足
•
試用期間中は、
50
利用ユーザーの設定は表示されません。
■利用ユーザーを追加する
「ワークフロー」を利用できるように利用ユーザーを追加します。
● 利用ユーザー数が多い場合は CSV ファイルで作成し、
「ワークフロー」に読み込むこと
を推奨します。
「利用ユーザーデータの CSV ファイルを読み込む」→ P.193
1
「利用ユーザーの設定」画面で、
利
用
ユ
ー
ザ
ー
を
管
理
す
る
追加するをクリックする
クリック
2
利用ユーザーを選択し、
2.2
をクリックする
「ユーザー検索」→ P.37
追加する対象を選択する
「対象の選択方法」→ P.34
追加する利用権限にチェッ
クを入れる
選択した機能が使用可能に
なります。
設定後、クリック
補足
•「ケータイ」の利用権限のみを追加することはできません。
51
■利用権限を確認／変更する
1
「利用ユーザーの設定」画面で、
「利用権限一覧」を確認し、利用権限を変更す
るユーザーを選択して
2.2
変更をクリックする
利
用
ユ
ー
ザ
ー
を
管
理
す
る
選択し、クリック
2
利用権限を選択し、
をクリックする
使用する利用権限に
チェックを入れる
設定後、クリック
補足
•「ケータイ」の利用権限のみを追加することはできません。
• 利用権限の設定で、「ワークフロー」と「ケータイ」の両方のチェックを外した場合、その
ユーザーは利用ユーザーではなくなります。
52
■利用ユーザーを選択して削除する
1
「利用ユーザーの設定」画面で、削除するユーザーにチェックを入れ、
をクリックする
2.2
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを入れる
2
設定後、クリック
をクリックする
※ 利用ユーザーの削除を中止する場合、
をクリックします。
■利用ユーザーを一括削除する
1
「利用ユーザーの設定」画面で、
すべて削除をクリックする
クリック
2
をクリックする
※ 利用ユーザーの一括削除を中止する場合、
をクリックします。
53
利
用
ユ
ー
ザ
ー
を
管
理
す
る
2.3
基本的な動作を設定する
「一般設定」では、「ワークフロー」の基本的な動作について設定できます。
2.3
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
一般設定をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
必要な項目を設定する
「申請番号を切り替える日時
を設定する」→ P.54
「差し戻しの使用を許可
する」→ P.56
「経路の変更を許可する」
→ P.57
「承認予定の使用を許可
する」→ P.58
「代理人による申請／承認を許可する」→ P.59
「ユーザーによる代理人の設定を許可する」→ P.60
「メール通知の使用を許可する」→ P.61
「自動書き出し時の文字コードを設定する」→ P.62
■申請番号を切り替える日時を設定する
申請に割り振られる申請番号について 1 年ごとに初期化し、切り替える期日を設定できま
す。
● この設定は申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合
に適用されます。
● 申請番号の書式に「%YYYY」
「%YY%」を使用していた場合、設定した切替日時で年
度が変更されます。
「申請番号を設定する 」→ P.137
54
1
「一般設定」画面の、
「申請番号の年次切替」のドロップダウンリストで月、日、
時、分をそれぞれ選択する
ドロップダウンリストで
選択
2.3
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
をクリックします。
注意
● 年次切替を利用する場合、「ガルーン 3」のスケジューリングサービスが起動している必
要があります。スケジューリングサービスの起動方法については、
『 管理者マニュアル』を
参照してください。
● 申請番号の年次切替の日時は、ガルーン 3 を運用するサーバーのタイムゾーンで設定され
ます。
補足
•
申請番号は 年次切替ができるほか、い つでも手動で初期化でき ます。ただし、申請番号を
「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している必要があります。
「申請番号を初期化する」→ P.139
• 申請番号の年次切替の設定を無効にする場合は、ドロップダウンリストから「-- 月」
「-- 日」
「-- 時」「-- 分」を選択し、
をクリックします。
55
■差し戻しの使用を許可する
2.3
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
申請の承 認者が、申請を「差し戻し」でき るかどうかを選択しま す。差し戻しを「許可し
ない」に設定す ると、承認者は申請に対して 承認／却下のいずれかし か選択できなくなり
ます。
「申請を承認する」→ P.260
1
「一般設定」画面の、
「差し戻しの使用許可」のラジオボタンで「許可する」／
「許可しない」を選択する
ラジオボタンで選択
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
をクリックします。
補足
•「差し戻し」ができるのは申請を承認する場合のみです。回覧する場合は使用できません。
56
■経路の変更を許可する
申請者／運 用管理者／システム管理者 のそれぞれに、申請後の経路変 更を許可するかどう
かを設定します。
● 申請経路の変更については以下を参照してください。
システム管理者／運用管理者 → P.179
ユーザー→ P .247
1
2.3
「一般設定」画面で、必要な項目の「許可する」／「許可しない」を選択する
ラジオボタンで選択
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
をクリックします。
● 設定できる項目と変更内容
「申請者の経路変更の許可」....................申請者による経路の変更を許可するかどうかを設定
します。
「許可しない」を選択すると、申請者は送信
一覧 から 申請デ ータ の経路 を変更 でき なくな りま
す。
「運用管理者の経路変更の許可」............運用管理者による経路の変更を許可するかどうかを
設定します。
「許可しない」を選択すると、運用管理
画面で、申請者が送信した申請データの経路を変更
できなくなります。
「システム管理者の経路変更の許可」.....システム管理者による経路の変更を許可するかどう
かを設定します。
「許可しない」を選択すると、シス
テム管理画面で、申請者が送信した申請データの経
路を変更できなくなります。
57
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
■承認予定の使用を許可する
承認予定一覧の使用を許可するかどうかを設定します。承認予定の使用を「許可しない」に
設定すると、承認経路に設定された処理者は、
「承認予定一覧」画面を閲覧できなくなります。
2.3
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
「処理が必要な申請を事前に確認する」→ P.264
1
「一般設定」画面の、
「承認予定の使用の許可」のラジオボタンで「許可する」／
「許可しない」を選択する
ラジオボタンで選択
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
承認予定一 覧は、自分がまだ処理してい ない申請の進行状況を表 示します。回覧経路の処
理者としてのみ設定されている場合は、その申請の進行状況は表示されません。
58
■代理人による申請／承認を許可する
代理人による申請／承認を許可するかどうかを設定します。
● 代理人の設定については以下を参照してください。
システム管理者／運用管理者 → P.189
ユーザー→ P .231
1
2.3
「一般設定」画面で、必要な項目の「許可する」／「許可しない」を選択する
ラジオボタンで選択
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
をクリックします。
● 設定できる項目と変更内容
「代理申請の許可」....................................代理 人に よる申 請を 許可す るかど うか を設定 しま
す。
「許可しない」を選択すると、代理人は委任者と
して申請できなくなります。
「代理承認の許可」....................................代理 人に よる承 認を 許可す るかど うか を設定 しま
す。
「許可しない」を選択すると、代理人は委任者と
して申請を処理できなくなります。
59
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
■ユーザーによる代理人の設定を許可する
2.3
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
ユーザーに 代理申請者／代理承認者の 設定を許可するかどうかを 設定します。ユーザーに
よる代理 人の設定を「許可しない」に設 定すると、ユーザーは「個人 設定」画面で代理申
請者／代理承認者を設定できなくなります。
「自分の代理人を設定する」→ P.231
1
「一般設定」画面の、
「ユーザーによる代理人の設定の許可」のラジオボタンで
「許可する」／「許可しない」を選択する
ラジオボタンで選択
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
60
をクリックします。
■メール通知の使用を許可する
メール通知の使用をユーザーに許可するかどうかを設定します。
1
「一般設 定」画面の、
「メ ール通知の使 用許可」のラジ オボタンで「許可 する」
／「許可しない」を選択する
2.3
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
ラジオボタンで選択
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
をクリックします。
61
■自動書き出し時の文字コードを設定する
申請データを自動で CSV ファイルに書き出す場合に使用する文字コードを設定します。
2.3
1
「一般設 定」画面の「自動書き 出し時の文字 コード」から、使用す る文字コー
ドを選択する
次の文字コードを選択できます。
基
本
的
な
動
作
を
設
定
す
る
●
ユニコード（UTF-8）
●
日本語（シフト JIS）
●
ASCII
●
Latin1（ISO-8859-1）
●
簡体字中国語（GB2312）
●
タイ語（TIS-620）
ラジオボタンで選択
2
をクリックする
※ 設定を中止する場合、
62
をクリックします。
2.4
カテゴリを管理する
申請フォームのカテゴリを階層的に作成できます。
カテゴリに合わせて申請フォームを作成することで、申請フォームを整理できます。
2.4
● 管理画面では、申請データも使用された申請フォームのカテゴリごとに表示します。
● カテゴリごとにユーザーのアクセス権を設定できます。
「カテゴリのアクセス権を管理する」→ P.158
● カテゴリごとに運用管理権限を設定できます。
「カテゴリの運用管理権限を管理する」→ P.164
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
申請フォームの一覧をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
必要な項目を設定する
「カテゴリを追加する」
→ P.63
「カテゴリの詳細を確認
／変更する」→ P.65
「カテゴリを移動する」
→ P.66
「サブカテゴリの表示順
を変更する」→ P.67
「カテゴリを削除する」
→ P.68
■カテゴリを追加する
申請フォームのカテゴリを追加します。カテゴリの中に更にサブカテゴリを追加できます。
あらかじめ設定されている
（ルート）が一番上の階層で、その中にカテゴリを階層的に
追加できます。
（ルート）
カテゴリ
サブカテゴリ
カテゴリ
サブカテゴリ
サブカテゴリ
・
・
・
（未分類）
63
カ
テ
ゴ
リ
を
管
理
す
る
1
「申請フォームの一覧」画面で、追加するカテゴリを選択し、
カテゴリを追
加するをクリックする
この画面は、最初に最上位の階層である
（ルート）が選択された状態で表示されます。
2.4
選択後、クリック
カ
テ
ゴ
リ
を
管
理
す
る
選択したカテゴリにメモが
入力されている場合に表示
されます。
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
2
必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ カテゴリコードは、すでに登録されているカテゴリのコードと異なる必要があります。
タイトル（カテゴリの名称）
を入力する
「申請フォームの一覧」画面
で表示されるカテゴリ名に
なります。
日本語、中文、English
から言語を選択する
カテゴリコードを入力する
設定後、クリック
カテゴリに関するメモを入力する
「申請フォームの一覧」画面で「メモ」欄に表示されるほか、ユー
ザーが申請するときに、カテゴリを選択した場合にも表示されます。
※ カテゴリの追加を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
•
•
•
•
運用管理者も管理権限が与えられたカテゴリの中にサブカテゴリを作成できます。
（未分類）は、どのカテゴリを選択している場合でも常に表示されます。また、 （未
分類）内にはサブカテゴリを作成できません。
カテゴリコ ードとは、カテゴリを区別す るための項目です。同じタイ トルのカテゴリを作
成しても、カテゴリコードで区別できます。
カテゴリのタイトルは、ユーザーのロケールの設定に合わせて表示されます。
タイトル欄 で設定する標準のタイト ルとは、カテゴリの名称の初 期値です。各ユーザーが
使用する表 示言語でタイトルが登録さ れていなかった場合は、標準の タイトルでカテゴリ
の名称が表示されます。
64
■カテゴリの詳細を確認／変更する
カテゴリの詳細を確認／変更します。
1
「申請フォームの一覧」画面で、確認／変更するカテゴリを選択し、
詳細を
クリックする
カ
テ
ゴ
リ
を
管
理
す
る
選択後、クリック
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
2
カテゴリの詳細を確認し、
変更するをクリックする
確認後、クリック
カテゴリの詳細を確認する
3
設定を変更し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ カテゴリの変更を中止する場合、
2.4
をクリックします。
65
■カテゴリを移動する
カテゴリを 移動します。カテゴリ内に申 請フォームやサブカテゴ リがある場合は、一緒に
移動されます。
●
2.4
カ
テ
ゴ
リ
を
管
理
す
る
1
（ルート）および
（未分類）は移動できません。
「申請フォームの一覧」画面で、移動するカテゴリを選択し、
詳細をクリッ
クする
選択後、クリック
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
2
移動するをクリックする
クリック
3
移動先のカテゴリを選択し、
をクリックする
「カテゴリ検索」→ P.39
移動先のカテゴリを選択
する
「組織／カテゴリ／フォル
ダを選択する」→ P.26
選択後、クリック
※ カテゴリの移動を中止する場合、
66
をクリックします。
■サブカテゴリの表示順を変更する
サブカテゴリの表示順を変更します。
1
「申請フ ォームの一覧」画面 で、表示順を変更す るサブカテゴリ の親カテゴリ
を選択し、
詳細をクリックする
カ
テ
ゴ
リ
を
管
理
す
る
複数のサブカテゴリがあるカテゴリを選択しないと、順番を変更できません。
選択後、クリック
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
詳細をクリックするときに、ここに表示されている
サブカテゴリが、表示順の変更対象になります。
2
サブカテゴリを順番変更するをクリックする
クリック
表示順の変更対象となる
サブカテゴリ
3
順番を変更し、
をクリックする
「順番の変更方法」→ P.40
※ 表示順の変更を中止する場合、
2.4
をクリックします。
67
■カテゴリを削除する
カテゴリを 削除します。カテゴリを削除 すると、そのカテゴリに含ま れるサブカテゴリも
削除されま す。また、削除されたカテゴリと そのサブカテゴリ内に含 まれる申請フォーム
は、すべて
未分類）に移動します。 これにより、申請フォーム や申請データは、アク
セス権や運 用管理権限の対象外にな ります。特に進行中の申請デ ータがある場合など、カ
テゴリの削除はよく確認してから行ってください。
2.4
カ
テ
ゴ
リ
を
管
理
す
る
●
（ルート）および
（未分類）は削除できません。
注意
● 15 階層以上の子カテゴリが設定されているカテゴリは、削除できません。カテゴリを削
除する場合は、階層を 14 個以下に減らしてから削除します。
1
「申請フォームの一覧」画 面で、削除するカテゴリを選択し、
詳細をクリッ
クする
選択後、クリック
削除するカテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
2
削除するをクリックする
クリック
3
をクリックする
※ カテゴリの削除を中止する場合、
68
をクリックします。
2.5
申請経路を管理する
申請を申請者以外のユーザーに承認／回覧してもらうための経路を作成します。作成した経路
は「経路一覧」画面で一覧表示されます。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
経路一覧をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
必要な項目を設定する
「共有経路を追加する」→ P.72
「共有経路一覧に区切り線を追加する」→ P.95
「共有経路一覧の表示順を変更する」→ P.96
「共有経路データの XML
ファイルを読み込む」→
P.206
「共有経路データを XML
ファイルに書き出す」→
P.214
「経路を選択して削除する」→ P.96
タブで共有経路一覧／専用経路一覧を切替
「経路を編集する」→ P.84
「経路の詳細を確認して削除する」→ P.97
「専用経路を共有する」→ P.98
69
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
■共有経路と専用経路
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
「ワークフロー」では、「共有経路」と「専用経路」を作成できます。「共有経路」は複数の
申請フォ ームで共用できます。「専用 経路」は、その申請フォーム専 用の経路です。「専用
経路」は設定後に「共有経路」に変更できます。「共有経路」から「専用経路」へは変更で
きません。
「専用経路を共有する」→ P.98
● 共有経路
あらかじめ作成しておき、複数の申請フォームで共有できる経路です。
・作成／編集：「経路一覧」画面から行います。→ P.72
申請フォームを作成するときに 作成済みの共有経路を選択できますが、「申
請フォームの詳細」画面からは編集できません。
・表示：
申請フォームに設定すると、承認／回覧それぞれの経路ステップを「申請経
路」としてまとめて表示します。
● 専用経路
申請フォームを作成するときに、その申請フォーム専用のものとして作成する経路です。
・作成／編集： 申請フォームの作成時に作成します。→ P.123
作成／編集は「申請フォーム の詳細」画面で行います。「経路一覧」画面か
らは、管理者用メモ／経路情報が変更できます。また、共有経路への変更が
できます。
・表示：
「経路一覧」画面から詳細を確認 すると、承認／回覧それぞれの経路ステッ
プを「申請経路」としてまとめて表示します。
■経路の組み合わせ
申請経路は、以下のような組み合わせで作成できます。
● 承認経路のみ
回覧を省略し、承認を受けるための経路のみで構成します。
承認経路 に選択された承認者 は、申請に対して「承認」する か「却下」するか、あるいは
「差し戻し」を行うかなどを選択できます。
申請に対して回覧まで行う必要がない場合は、この構成で経路を作成します。
● 回覧経路のみ
承認／却下などの決裁を不要として、申請に関して回覧する経路のみで構成します。
回覧のみの目的の場合、この構成で経路を作成します。回覧経路に選択された回覧者は、申
請に対して「確認」をすることで次の回覧先に申請が通知されます。
● 承認経路＋回覧経路
まず申請内 容の承認を受けるための経 路を経て、次に回覧するための 経路に移る最大構成
です。重要な決裁を含む申請を行う場合などに、この構成で経路を作成します。
70
■経路の作成について
この章では、共 有経路の作成について説 明していますが、専用経路も 同様の手順で作成で
きます。共有経 路を作成／編集できるの はシステム管理者のみで す。具体的な操作手順は
それぞれの参照先で確認してください。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
共有経路を追加する
まず、経路情報として、経路名や経路コードなどの基本的な設定をします。
「共有経路を追加する」→ P.72
承認経路を設定する
必要に応じ て、申請内容 に承認を受 けるための 経路を設 定します。複数 の経路ス
テップで構成でき、各ステップにそれぞれ初期値を設定しておくことで申請者の操
作を効率化できます。
「承認経路を設定する」→ P.73
回覧経路を設定する
必要に応じて、申請内容を回覧するための経路を設定します。複数の経路ステップ
で構成でき、各ステップにそれぞれ初期値を設定しておくことで申請者の操作を効
率化できます。
「回覧経路を設定する」→ P.80
経路の表示を確認する
設定した経路を確認します。
経路の確認 は、作成した 経路を申請 フォームに 設定した 後に行えま す。確認する
ユーザーを選択すると、そのユーザーを申請者とした経路が確認できます。
「経路の表示を確認する」→ P.129
71
2.5.1
共有経路を作成する
共有経路の作成では、はじめに経路情報を設定し、経路一覧に登録します。その後、一覧から
経路を選択し、経路の詳細を設定します。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
Stepq
1
共有経路を追加する
「経路一覧」画面で、共有経路一覧が表示されていることを確認し、
共有経
路を追加するをクリックする
確認後、クリック
専用経路一覧が表示されている場合、タブを
クリックして共有経路一覧に切替
2
必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 経路コードは、すでに登録されている経路のコードと異なる必要があります。
経路名を入力する
「経路一覧」画面で表示される名称です。
経路コードを入力する
書式編集が使用できます。
「書式編集を使う」→
P.42
経路に関する説明を
入力する
「申請の作成（経路の設定）
」画面で説明文へのリンクを
アイコン表示にする場合、チェックを入れる
設定後、クリック
※ 共有経路の追加を中止する場合、
72
をクリックします。
補足
•
経路コード とは、経路を区別するための 項目です。共有経路や専用経 路に同じ経路名の経
路を作成しても、経路コードで区別できます。
2.5
Stepw
承認経路を設定する
経路情報を設定しただけでは、まだ経路の内容がありません。ここでは、申請を承認してもら
うための経路を設定します。承認経路は、複数の経路ステップ（組織／ユーザー／ロール）で
設定できます。
1
「経路一覧」画面で、共有経路一覧から承認経路を設定する経路を選択する
共有経路をクリック
2
必要な項目を設定する
「管理者用メモを変更する」
→ P.86
設定した経路情報が表示
されます。
「経路ステップを追加する」
→ P.74
「経路ステップに初期値を
設定する」→ P.76
73
申
請
経
路
を
管
理
す
る
■経路ステップを追加する
承認経路は、1 つまたは複数の「経路ステップ」で構成されます。ひとつの経路ステップ
に複数の承認者を設定できます。
例えば、承認 者として「課長ロール」「部 長ロール」などを用意し 、「課長ロール」に承認
を得た後に「部 長ロール」の承認を得ると いった順番で経路ステッ プを追加したり、経理
責任者を最終承認者に設定したりして、承認経路の経路ステップを構成します。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
1
「経路の詳細」画面で、「承認経路」欄の
追加するをクリックする
クリック
74
2
必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
経路種別についての説明
を表示します。初めて操
作するときはお読みくだ
さい。
処理者に「未処理一覧」か
らの経路変更を許可する場
合、チェックを入れる
経路ステップ名を
入力する
設定後、クリック
※ 経路ステップの追加を中止する場合、
経路種別を選択する
承認（全員）............ 経路ステップに設定した複数
の承認者全員が承認すると、
次の経路ステップに進みます。
承認（誰か 1 人）...経路ステップに設定した複数
の承認者のうち、誰かひとり
が承認すると、次の経路ス
テップに進みます。
をクリックします。
補足
•
•
•
経路ステップにひとりの承認者しか設定しない場合、経路種別の設定が「承認（全員）」で
も「承認（誰か 1 人）」でも処理の流れは同じです。
経路種別に「承認（全員）」を設定した場合、同じ経路ステップに設定した複数の処理者の
うち、誰かひと りが差し戻すか却下する と、その時点で申請は差し戻 されるか却下されま
す。
経路変更を許可すると、処理者に設定されたユーザーがこの経路ステップで処理する際、同
じ経路ステ ップ内に設定されたほかの 処理者や、以後の経路ステップ の処理者を変更でき
ます。
75
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
■経路ステップに初期値を設定する
経路ステップに初期値を設定しておくと、申請を行うユーザーの作業を効率化できます。初
期値は「ガルーン 3」の組織／ユーザー／ロールを使って設定します。
2.5
1
「経路の詳細」画面で、
「承認経路」欄から初期値を設定する経路ステップを選
択する
申
請
経
路
を
管
理
す
る
経路ステップをクリック
2
「経路ステップの詳細」画面で、経路ステップを選択し、
初期値を設定する
をクリックする
3
「初期値の設定」画面で、
追加するをクリックする
初期値に（省略）を設定する場合、 （省略）の設定をクリック
クリック
「ロールから申請者の上長を
選択表示させる」→ P.78
76
4
組織／ユーザー／ロールを選択し、
をクリックする
「ユーザー検索」→ P.37
2.5
追加する対象を選択する
「対象の選択方法」→ P.34
設定後、クリック
補足
•
•
続いて 回覧経路の 設定を行う 場合、
経路 ステップの 詳細へ→
経路の詳細 への順に
クリックして「経路の詳細」画面に戻ります。
申請者を初期値として設定する場合、ロールから「（申請者本人）」を選択します。
77
申
請
経
路
を
管
理
す
る
● ロールから申請者の上長を選択表示させる
経路ステッ プの初期値にロールを追 加した場合、ユーザーが申請 する際に、設定したロー
ルを所持するユーザーから申請者の上長（「優先する組織」または、その上位の組織に属し
ているユーザー）のみを表示するかどうかを設定できます。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
「優先する組織」については『管理者マニュアル』を参照してください。
1
「初期値の設定」画面で、初期値一覧から上長選択を設定するロールを選択し、
変更をクリックする
選択後、クリック
2
「申請者の上長を選択する」にチェックを入れ、
をクリックする
上長選択を設定する場合、
チェックを入れる
設定後、クリック
※ 上長選択設定の変更を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
•
上長選択を設定した場合、
「経路の詳細」画面では、ロール名の後に（上長）と表示されます。
複数の組織に所属するユーザーの場合、上長選択を設定した経路ステップには、
「優先する
組織」の上長が表示されます。また、「優先する組織」に上長が存在しない場合は、その上
位の組織の上長が表示されます。
78
● 申請者による初期値の変更を許可する
経路ステッ プに設定した初期値を、申請デ ータを作成する場合に申請 者が変更できるかど
うかを設定できます。
1
「初期値の設定」画面で、
2.5
変更するをクリックする
申
請
経
路
を
管
理
す
る
クリック
2
「申 請者に よる 初期値 の変 更を 許可す る」にチ ェッ クを入 れ、
をク
リックする
初期値の変更を許可する
場合、チェックを入れる
設定後、クリック
※ 設定を中止する場合、
をクリックします。
注意
● 申請者の初期値変更の許可を「許可しない」に設定した場合、申請データを作成する際に
必ず処理者が設定されるように、適切な初期値を設定する必要があります。
79
Stepe
回覧経路を設定する
ここでは、申請を回覧するための経路を設定します。回覧経路は、複数の経路ステップ（組織
／ユーザー／ロール）で設定できます。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
1
「経路一覧」画面で、共有経路一覧から回覧経路を設定する経路を選択する
共有経路をクリック
2
必要な項目を設定する
「経路ステップを追加する」
→ P.81
「経路ステップに初期値を
設定する」→ P.82
80
■経路ステップを追加する
回覧経路は、1 つまたは複数の「経路ステップ」で構成されます。
ひとつの経路ステップに複数の回覧者を設定できます。
例えば、回覧し てもらう部署別に経路ス テップを作り、回覧してもら う順番に設定して回
覧経路の経路ステップを構成します。
1
「経路の詳細」画面で、「回覧経路」欄の
申
請
経
路
を
管
理
す
る
追加するをクリックする
クリック
2
必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
経路ステップについての
説明を表示します。初め
て操作するときはお読み
ください。
経路ステップ名を入力する
処理者に「未処理一覧」からの経路変更を
許可する場合、チェックを入れる
設定後、クリック
※ 経路ステップの追加を中止する場合、
2.5
をクリックします。
81
■経路ステップに初期値を設定する
経路ステップに初期値を設定しておくと、申請を行うユーザーの作業を簡略化できます。初
期値は「ガルーン 3」の組織／ユーザー／ロールを使って設定します。
2.5
1
「経路の詳細」画面で、
「回覧経路」欄から初期値を設定する経路ステップを選
択する
申
請
経
路
を
管
理
す
る
経路ステップをクリック
2
「経路ステップの詳細」画 面で、経路ステップを選択し、
初期値を設定する
をクリックする
3
「初期値の設定」画面で、
追加するをクリックする
「申請者による初期値の変更を許可する」→ P.79
初期値に（省略）を設定する場合、 （省略）の設定をクリック
クリック
「ロールから申請者の上長を
選択表示させる」→ P.78
82
4
組織／ユーザー／ロールを選択し、
をクリックする
「ユーザー検索」→ P.37
2.5
追加する対象を選択する
「対象の選択方法」→ P.34
設定後、クリック
補足
•
作成した経 路を確認するには、申請フォ ームに経路を設定し、仮の申 請者を設定して経路
の表示を確認します。
「経路の表示を確認する」→ P.129
83
申
請
経
路
を
管
理
す
る
2.5.2
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
経路を編集する
経路を編集します。基本的に共有経路は「経路一覧」から、専用経路は「申請フォームの詳細」
から編集しますが、編集方法は同じです。ここでは、主に共有経路の編集を例にして説明して
います。
● 共有経路の 編集は、その経路を使用して いるすべての申請フォー ムに影響します。編集前
に使用している申請フォームを確認してください。また、運用上のトラブルを防ぐため、使
用している申請フォームを無効にしてから編集してください。
「経路を使用している申請フォームを確認する」→ P.95
「申請フォームを有効にする」→ P.131
1
「経路一覧」画面で、編集する経路を選択する
経路をクリック
84
2
必要な項目を編集する
「管理者用メモを変更する」
→ P.86
2.5
「経路を使用している申請
フォームを確認する」→
P.95
「経路情報を変更する」
→ P.87
「経路ステップの順番を変更する」→ P.88
「経路ステップの詳細を確認／変更する」→ P.89
「経路ステップに初期値を設定する」
（承認経路）→ P.76
「経路ステップに初期値を設定する」
（回覧経路）→ P.82
「初期値を選択して削除する」→ P.90
「初期値を一括削除する」→ P.91
「経路ステップを選択して削除する」→ P.92
「経路ステップの詳細を確認して削除する」→ P.93
補足
•
経路を編集した場合、以下の申請データに編集後の経路が適用されます。
・下書きから作成する申請データ
・取り戻し後に作成する申請データ
・再利用して作成する申請データ
• 経路を編集しても、以下の申請データでは適用されず、編集前の申請経路が適用されます。
・進行中の申請データ
・差し戻された申請データ
85
申
請
経
路
を
管
理
す
る
■管理者用メモを変更する
管理者用メモは、「経路一覧」画面に表示されます。
共有経路／専用経路のいずれも同様に確認／変更ができます。
2.5
1
「経路の詳細」画面で、「管理者用メモ」欄の
申
請
経
路
を
管
理
す
る
変更するをクリックする
クリック
2
メモを入力し、
をクリックする
※ 管理者用メモの変更を中止する場合、
86
をクリックします。
■経路情報を変更する
経路の名称や経路コードなどの基本的な情報を変更します。
共有経路／専用経路のいずれも同様に確認／変更ができます。
1
「経路の詳細」画面で、「経路情報」欄の
2.5
変更するをクリックする
申
請
経
路
を
管
理
す
る
クリック
2
必要な項目を変更し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 経路情報の変更を中止する場合、
をクリックします。
87
■経路ステップの順番を変更する
承認経路／回覧経路に複数の経路ステップがある場合、順番を変更できます。
● 共有経路は「経路の詳細」 画面から経路ステップの順番を変更できます。
● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップの順番を変更できます。変
更方法は共有経路の場合と同じです。
「申請フォームを編集する 」→ P.132
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
1
「経路の詳細」画面で、順序を変更する経路を選択し、
順番変更するをクリッ
クする
承認経路の順番を変更する
場合、クリック
回覧経路の順番を変更する
場合、クリック
2
順番を変更し、
をクリックする
「順番の変更方法」→ P.40
※ 順番の変更を中止する場合、
88
をクリックします。
■経路ステップの詳細を確認／変更する
経路ステップの詳細を確認／変更します。
● 共有経路は「経路の詳細」 画面から経路ステップの詳細を確認／変更できます。
● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップの詳細を確認／変更できま
す。変更方法は共有経路の場合と同じです。
「申請フォームを編集する 」→ P.132
1
「経路の詳細」画面で、詳細を確認／変更する経路ステップを選択する
詳細を確認／変更する経路
ステップをクリック
2
3
「経路ステップの詳細」画面で、
必要な項目を設定し、
変更するをクリックする
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 詳細の変更を中止する場合、
をクリックします。
89
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
■経路ステップの初期値を削除する
経路ステップの初期値を削除します。
● 共有経路は「経路の詳細」 画面から経路ステップの初期値を追加／削除できます。
● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップの初期値を追加／削除でき
ます。変更方法は共有経路の場合と同じです。
「申請フォームを編集する 」→ P.132
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
● 初期値を選択して削除する
経路ステップに設定されている初期値を選択して削除します。
1
「経路の詳細」画面で、初期値を削除する経路ステップを選択する
初期値を削除する経路
ステップをクリック
2
3
「経路ステップの詳細」画面で、
削除する対象にチェックを入れ、
初期値を設定するをクリックする
をクリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
90
4
をクリックする
※ 初期値の削除を中止する場合、
をクリックします。
2.5
● 初期値を一括削除する
申
請
経
路
を
管
理
す
る
選択した経路ステップに設定されている初期値を一括削除します。
1
「経路の詳細」画面で、初期値を削除する経路ステップを選択する
初期値を削除する経路
ステップをクリック
2
3
「経路ステップの詳細」画面で、
初期値を設定するをクリックする
すべて削除をクリックする
クリック
4
をクリックする
※ 初期値の一括削除を中止する場合、
をクリックします。
91
■経路ステップを削除する
経路ステップを削除します。削除は「承認経路」と「回覧経路」でそれぞれ別に行います。
● 共有経路は「経路の詳細」 画面から経路ステップを削除できます。
● 専用経路は「申請フォームの詳細」画面から、経路ステップを削除できます。削除方法
は共有経路の場合と同じです。
「申請フォームを編集する 」→ P.132
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
● 経路ステップを選択して削除する
1
「経路の詳細」画面で、削除する経路ステップにチェックを入れ、
を
クリックする
承認経路の経路ステップ
を削除する
をクリックすると、
表示されているすべて
の対象にチェックが入
ります。
削除する対象にチェッ
クを入れる
設定後、クリック
回覧経路の経路ステップ
を削除する
をクリックすると、
表示されているすべて
の対象にチェックが入
ります。
削除する対象にチェッ
クを入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ 経路ステップの削除を中止する場合、
92
をクリックします。
● 経路ステップの詳細を確認して削除する
経路ステップの詳細を確認し、削除します。
1
「経路の詳細」画面で、削除する経路ステップを選択する
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
削除する経路ステップを
クリック
2
詳細を確認し、
削除するをクリックする
確認後、クリック
3
をクリックする
※ 経路ステップの削除を中止する場合、
をクリックします。
93
2.5.3
経路一覧を管理する
経路一覧を管理します。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
● 共有経路一 覧では、区切り線を追加して 経路一覧の表示を見やす く編集したり、経路の表
示順を変更したりできます。
1
「経路一覧」画面で、必要な項目を設定する
「共有経路一覧に区切り線を追加する」→ P.95
「共有経路一覧の表示順を変更する」→ P.96
「共有経路データの XML ファイルを読み込む」→ P.206
「共有経路データを XML
ファイルに書き出す」→
P.214
「経路を使用している申請フォームを確認する」→ P.95
「経路を選択して削除する」→ P.96
「経路の詳細を確認して削除する」→ P.97
「専用経路を共有する」→ P.98
94
■経路を使用している申請フォームを確認する
経路一覧か ら選択した経路を利用して いる申請フォームを一覧表 示できます。共有経路／
専用経路のいずれも同様に確認できます。
1
2.5
「経路一覧」画面で、使用状況を確認する経路名を選択する
経路を利用している申請
フォームの数が表示され
ます。
経路をクリック
2
「経路の詳細」画面で、
使用してい る申請フォームを参照するをクリックす
る
3
「申請フォームの一覧」を確認する
申請フォーム名、カテゴ
リ、有効／無効が一覧表示
されます。
申請フォーム名をクリックすると、申請フォームの詳細を
確認／編集できます。
「申請フォームを編集する」→ P.132
■共有経路一覧に区切り線を追加する
共有経路一 覧に区切り線を追加しま す。追加した区切り線は、共有経 路一覧の一番下に追
加されます。必要に応じて表示順を変更し、表示を見やすく編集できます。
1
2
「経路一覧」画面で、
区切り線を追加するをクリックする
をクリックする
※ 区切り線の追加を中止する場合、
をクリックします。
95
申
請
経
路
を
管
理
す
る
■共有経路一覧の表示順を変更する
共有経路一覧の表示順を変更します。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
1
「経路一覧」画面で、
2
経路 / 区切り線を順番変更するをクリックする
表示順を変更し、
をクリックする
「順番の変更方法」→ P.40
※ 表示順の変更を中止する場合、
をクリックします。
■共有経路を削除する
共有経路を削除します。
● 共 有経路は、使用してい る申請フォームが 編集／削除されても、「経 路一覧」画面から
は 削除されません。ただ し、「経路一覧」画面から 共有経路を削除す ると、その共有経
路を使用している申請フォームの経路設定も削除されます。経路が設定されていない申
請フォームは使用できません。 ご注意ください。
● 経路を選択して削除する
共有経路を「経路一覧」画面から選択して削除します。
1
「経路一覧」画面で、削除する 共有経路にチェックを入れ、
をクリッ
クする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ 共有経路の削除を中止する場合、
96
をクリックします。
● 経路の詳細を確認して削除する
共有経路の詳細を確認し、削除します。
1
「経路一覧」画面で、削除する共有経路を選択する
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
共有経路をクリック
2
詳細を確認し、
削除するをクリックする
「経路を使用している申請
フォームを確認する」→
P.95
確認後、クリック
3
をクリックする
※ 共有経路の削除を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
専用経路は、以下の条件で自動的に削除されます。
・使用している申請フォームを削除した場合
・申請フォーム上で専用経路を設定した後に、共有経路を設定して上書きした場合
97
■専用経路を共有する
専用経路を 共有し、共有経路に変更し ます。共有経路に変更した専 用経路は、専用経路一
覧から共有経路一覧に移動します。
● 共有経路から専用経路には変更できません。
2.5
申
請
経
路
を
管
理
す
る
1
「経路一覧」画面で、共有する専用経路を選択する
「経路の詳細」画面に切り替わります。
タブで専用経路一覧に
表示を切替
専用経路をクリック
2
共有経路に設定するをクリックする
クリック
3
をクリックする
※ 専用経路の共有を中止する場合、
98
をクリックします。
2.6
申請フォームを管理する
ユーザーが申請を行うためのテンプレートを「申請フォーム」と呼びます。管理者はユーザー
が申請できるように、あらかじめ申請フォームを作成しておく必要があります。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
申請フォームの一覧をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
必要な項目を設定する
「申請フォームを追加する」→ P.102
「申請フォーム一覧に区切り線を追加する」→ P.153
「カテゴリ内の申請フォームを一括削除する」→ P.157
「申請フォームデータの XML ファイルを読み込む」→ P.207
「申請フォームデータを XML ファイルに書き出す」→ P.215
「申請フォーム一覧の表示
順を変更する」→ P.153
「申請項目を設定する」→ P.104
「経路を設定する」→ P.122
「申請フォームを編集する」→ P.132
「申請フォームの表示を確認する」→ P.120
「申請フォームを別のカテゴリに移動する」→ P.155
「申請フォームをコピーする」→ P.154
「申請フォームを選択して削除する」→ P.156
「申請フォームの詳細を確認して削除する」→ P.157
99
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■申請フォームの作成について
申請フォー ムの作成の大まかな流れは 以下のとおりです。具体的な操 作手順はそれぞれの
参照先で確認してください。
2.6
申請フォームを追加する
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
まず、申請フォームの情報として、申請フォーム名や申請フォームコードなどの基
本的な設定をします。
「申請フォームを追加する」→ P.102
申請項目を設定する
申請者が必要な内容を入力するための項目を設定します。
「申請項目を設定する」→ P.104
申請フォームの表示を確認する
作成した申請フォームの表示を確認します。
「申請フォームの表示を確認する」→ P.120
申請経路を設定する
申請を承認／回覧するための経路を設定します。
・あらかじめ設定済みの共有経路から選択します。
「共有経路を設定する」→ P.122
・新規に専用経路を設定します。
「専用経路を設定する」→ P.123
100
経路分岐を設定する
申請項目の入力内容によって、承認経路の経路ステップを省略できるように設定し
ます。
「経路分岐を設定する」→ P.125
経路の表示を確認する
設定した経路の表示を確認します。確認するユーザーを選択すると、そのユーザー
を申請者とした経路を確認できます。
「経路の表示を確認する」→ P.129
申請フォームを有効にする
作成した申請フォームは、有効設定をして初めてユーザーに公開され、使用できる
ようになります。
「申請フォームを有効にする」→ P.131
101
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
2.6.1
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
申請フォームを作成する
申請フォームの作成では、はじめに申請フォームを分類するためのカテゴリを選択します。次
に、申請フォームの情報を設定し、カテゴリごとの申請フォームの一覧に登録します。その後、
一覧から申請フォームを選択し、申請フォームの詳細を設定します。
●
（ルート）には申請フォームを作成できません。申請フォームは、必ずカテゴリ内で作
成してください。
「カテゴリを追加する」→ P.63
●
（未分類）には、カテゴリに属さない申請フォームや属していたカテゴリが削除された
申請フォー ムが分類されます。アクセス 権／運用管理権限の設定 の対象外ですので、先に
カテゴリを設定し、そこに申請フォームを作成することを推奨します。
Stepq
1
申請フォームを追加する
「申請 フォー ムの一 覧」画面で、申請 フォー ムを追 加する カテゴ リを選択 し、
申請フォームを追加するをクリックする
選択後、クリック
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
102
2
必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 申請フォームコードは、すでに登録されている申請フォームのコードと異なる必要が
あります。
申請フォーム名を入力する
「申請フォームの一覧」画
面で表示される名称です。
申請フォームコードを入力
する
申請フォームに関する説明
を入力する
説明は、ユーザーの操作画
面で申請フォームを選択す
るときに表示されます。
この申請フォームで作成さ
れた申請データを自動書き
出しする場合、チェックを
入れる
CSV ファイルに申請者のログイン名を
書き出す場合、チェックを入れる
設定後、クリック
CSV ファイルの先頭行に項目名を書き出す
場合、チェックを入れる
申請データを書き出すディレクトリ名を入力する
※ 使用できる文字は半角英数字と -（ハイフン）およ
び _（アンダーバー）です。
「申請データの自動書き出しについて」→ P.216
※ 申請フォームの追加を中止する場合、
をクリックします。
注意
● 完了した申請データを CSV ファイルに自動で書き出す場合に、
「自動的に書き出す」を選
択します。書き出す項目をチェックし、申請データを書き出すディレクトリ名を指定しま
す。ディレクトリ名が未入力の場合、エラーになります。
補足
•
すでに作成した申請フォームを、同じカテゴリ内にコピーできます。
「申請フォームをコピーする」→ P.154
• 申請フォー ムコードとは、申請フォーム を区別するための項目で す。同じ申請フォーム名
の申請フォームを作成しても、申請フォームコードで区別できます。
103
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
Stepw
申請項目を設定する
●「標題」項目は最初から設定されています。項目名などの内容の編集はできますが、項目タ
イプ／順番の変更、および削除はできません。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
● 項目一覧に は表示されませんが、申請 フォームでは「標題」項目の下に 必ず申請者名が表
示されます。
● 自動 的に設定 される「標題」「申 請者」以外の すべての 項目タイ プは、「右隣に配 置する」
で、複数の項目を１行に配置できます。ただし、その場合には以下の制限があります。
・「項目名」と「説明」の表示は先頭（左端）の項目のみとなります。
・「右隣への配置」で配置した項目に誤った値を入力した場合、エラーメッセージはエラー
対象の項目ではなく、先頭（左端）の項目名を表示します。
1
「申請フォームの一覧」画面で、申請項目を追加する申請フォームを選択する
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダ
を選択する」→ P.26
申請フォームをクリック
2
項目を追加するをクリックする
クリック
104
3
項目タイプを選択して必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
「＃」が付いている項目は数値を入力してください。
2.6
項目タイプを選択する
必要な項目を設定後、
クリック
※ 申請項目の追加を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
申請項目に はユーザーが参照できる説 明を付けることができます。例 えば入力文字数や種
類（全角／半角） を制限した場合に、そのこと をユーザーに伝えるなど の活用方法があり
ます。
• すでに作成した申請項目をコピーできます。
「項目をコピーする」→ P.144
105
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■項目タイプについて
申請項目として、以下の項目を選択できます。
設定項目は選択した項目タイプにより異なります。
2.6
項目タイプ
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
文字列（1 行）
概 要
1 行分の文章を入力する項目です。
「標題」項目もこれにあたります。→ P.107
アクセス権の
設定
○
文字列（複数行）
複数行の文章を入力する項目です。
複数行にわたる長い文章を入力する場合に設定します。
→ P.108
○
メニュー
ドロップダウンリストを利用する項目です→ P.109
×
ラジオボタン
ラジオボタンを利用する項目です。→ P.111
×
チェックボックス
チェックボックスを利用する項目です。→ P.112
×
数値
価格など、数値を入力する項目です。数値は「自動計
算」の対象になります。→ P.113
×
この項目より上に表示される項目の値を利用して、四則
演算や合計の計算を行う項目です。
自動計算の対象は「数値」／「自動計算」項目の値と、
「路線ナビ」の運賃です。→ P.114
×
自動計算
日付
日付を入力する項目です。→ P.116
○
ファイル添付
申請フォームにファイルを添付する項目です。
→ P.117
○
路線ナビ連携
路線ナビ連携サービスの、路線検索で得た情報を取り込
む機能を利用し、経路や運賃を入力する項目です。
→ P.119
×
補足
•
項目にアク セス権を設定すると、その項目 に入力された値の閲覧や編 集を許可するかどう
かを設定で きます。項目のアクセス権は、承 認経路の経路ステップに 対してのみ設定でき
ます。
「項目にアクセス権を設定する」→ P.142
• 項目と項目の間に空行を追加し、表示を見やすく編集できます。
「項目一覧に空行を追加する」→ P.140
• 項目の設定に数値を入力する場合と、申請時に「数値」項目を入力する場合に、先頭に「0」
を付けて入力すると、その「0」は無視さ れます。例えば「01」
「001」はいずれも「1」
とみなされます。
• 自動計算の対象となる項目が削 除された場合は、「0」として計算します。「路線ナビ連携」
項目が自動計算の対象になって いる場合に、経路しか入力されていない場合も同様に「0」
として計算します。
106
■「文字列（1 行）
」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
2.6
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」と「入力幅」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「入力幅」................... 入力欄の幅を設定します。初期値は 20 です。
「最大入力文字数」.... 入力できる最大文字数を設定します。初期値は 100 です。
「入力文字制限」....... 入力文字を半角／全角に制限できます。ラジオボタンで選択します。
「初期値」................... 入力欄に最初に入力されている文字列を設定します。
直接入力
ユーザー情報
入力した内容が初期値として表示されます。
申請者のユーザー情報をドロップダウンリストから選択します。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
注意
● 初期値に以下の値を設定した場合、エラーになります。
・「最大入力文字」に設定した数値より大きい値
・「入力文字制限」に設定した値と異なる値
107
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
補足
•
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
申請者や経 路ステップごとに、文字列の 閲覧や変更を許可するか どうか、アクセス権を設
定できます。項目のアクセス権は、「文字列（1 行）」項目と承認経路を追加した後に設定
します。
「項目にアクセス権を設定する」→ P.142
■「文字列（複数行）」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」と「サイズ」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「サイズ」................... 桁（幅）×行（高さ）で設定します。
初期値は 40 桁× 3 行です。
「初期値」................... 入力欄に最初に入力されている文字列を設定します。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
108
補足
•「説明」に「http: //」や「https://」で始まる 文字列を入力 すると、記述した ページにリ
ンクできます。
申請者や経 路ステップごとに、文字列の 閲覧や変更を許可するか どうか、アクセス権を設
定できます。項目のアクセス権は、「文字列（複数行）」項目と承認経路を追加した後に設
定します。
「項目にアクセス権を設定する」→ P.142
•
■「メニュー」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」が設定されていないと追加できません。
また、申請フォーム上の項目として、メニュー項目が入力されている必要があります。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「メニュー項目」....... ドロップダウンリストで表示する選択項目を設定します。
直接入力
選択項目を 1 行１項目で設定し、メニューで最初に選択されてい
る項目を設定します。初期値に何も設定しないか、
「メニュー項目」
に設定されていない内容を設定した場合、メニューには「（選んで
ください）」と表示されます。
所属する組織（入力時にユーザー情報を読み込む）
選択項目に所属する組織を設定します。メニューで最初に選択され
ている項目は、優先する組織になります。ユーザーが組織に未所属
の場合、メニューには「（選んでください）」と表示されます。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
109
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
注意
●「項目の条件 」の「必須項目にする」を 選択した場合、次の 操作をするとエ ラーが発生し
ます。
・「メニュー項目」で「直接入力」を設定し、何も入力しない
●「メニュー項目」で「所属する組織（入力時にユーザー情報を読み込む）」を選択し、「必
須項目」にチェックを入れた場合、組織に未所属のユーザーは申請データを申請できませ
ん。
110
■「ラジオボタン」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
2.6
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」が設定されていないと追加できません。
また、申請フォーム上の項目として、ラジオ項目が入力されている必要があります。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「ラジオ項目」........... ラジオボタンで表示する選択項目を、1 行 1 項目で設定します。ラジ
オ項目は申請フォーム上では横並びに表示されます。
「初期値」................... ラジオボタンで最初に選択され ている項目を設定します。何も設定し
ないか、
「ラジオ項目」に設定されていない内容を設定した場合、いず
れのラジオボタンも選択されません。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
注意
●「項目の条件 」の「必須項目にする」を 選択した場合、次の 操作をするとエ ラーが発生し
ます。
・「ラジオ項目」に、何も入力しない
111
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■「チェックボックス」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
2.6
● 設定できる項目と設定内容
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「項目名」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「初期値」................... チェックボックスが最初からチェ ックが入っているかどうかを設定し
ます。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
書き出す
項目にする
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
112
■「数値」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
2.6
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「入力値制限」........... 入力値の制限に関する設定をします。
・「制限なし」を選択すると、入力数値を制限しません。
・「制限あり」を選択すると、入力数値の最大値と最小値を設定できます。
「初期値」................... 入力欄に最初に入力されている数値を設定します。
「小数点以下の有効な桁数」
................................... 小数点以下の何桁までを有効と して表示するかを設定します。初期値
は 0 桁で、最大 10 桁まで設定できます。
「マイナス値の表示方法」
................................... 負の数値を入力した場合の表示形式を設定します。
-1234
負の数値の先頭に「-」を付けて表示します。
▲ 1234
負の数値の先頭に「▲」を付けて表示します。
△ 1234
負の数値の先頭に「△」を付けて表示します。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「表示」....................... 数値の表示に関する設定です。
右寄せで表示する
桁区切りを
表示する
数値を右寄せで表示します。
数値の 3 桁ごとに桁区切り（,）を表示します。
「必須項目」............... 申請の際にこの項目への入力を必須にします。
113
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
注意
●「入力値制限」にチェックを入れると、以下の場合にエラーになります。
・最大値より最小値が大きい場合
・初期値が最大値より大きい場合
・初期値が最小値より小さい場合
■「自動計算」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「小数点以下の有効な桁数」
................................... 小数点以下の何桁までを有効と して表示するかを設定します。初期値
は 0 桁で、最大 10 桁まで設定できます。「自動計算」では有効な桁
数以下は切り捨てられます。
「マイナス値の表示方法」
................................... 計算結果が負の数値の場合の表示形式を設定します。
-1234
負の数値の先頭に「-」を付けて表示します。
▲ 1234
負の数値の先頭に「▲」を付けて表示します。
△ 1234
負の数値の先頭に「△」を付けて表示します。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
114
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
書き出す
項目にする
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
2.6
「計算内容」............... 自動計算の内容を設定します。
四則演算
2 つの項目から、四則演算をします。
・ この項目以前に入力した「数値」
「自動計算」「路線ナビ連携」の各項
目、またはここで設定する定数から、2 つをドロップダウンリストで
選択します。
・ 定数を設定する場合、
（定数の場合：）欄に数値を入力します。
・ 演算方法もドロップダウンリストで選択します。
合 計
左側のボックスに追加した項目の合計値を計算します。
・ 右側のボックスから、この項目以前に入力した「数値」
「自動計算」
「路線ナビ連携」の各項目から項目を選択し、
をクリックして
左側のボックスへ追加します。
・ 左側のボックスから項目を削除する場合は、削除する項目を選択し、
をクリックします。
「表示」....................... 数値の表示に関する設定です。
右寄せで表示する
桁区切りを
表示する
申請フォームに
計算結果を表示
しない
数値を右寄せで表示します。
数値の 3 桁ごとに桁区切り（,）を表示します。
計算結果を申請フォーム上に表示しません。
・ 項目を一時的な計算結果として更に自動計算の対象にする場合などに
使用します。
・ チェックを入れると、ほかの表示に関する設定は無効になります。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
補足
•
自動計算の対象に、経路のみが設定された「路線ナビ連携」項目が含まれる場合、値を「0」
として計算します。
115
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■「日付」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
2.6
● 設定できる項目と設定内容
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「項目名」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「初期値」................... 最初に表示されている日付を設定します。
入力時の現在日付
にする
ユーザーが申請を行う日付を初期値とします。
特定の日付
初期値に特定の日付を設定します。
ドロップダウンリストで日付を設定できるほか、カレンダーを使って日付
を設定できます→ P.29
指定しない
（空欄）
日付を設定しません。
・「---- 年 -- 月 -- 日」を初期値とします。
・「必須項目」を設定した場合は 2 年前の 1 月 1 日を初期値とします。
「---- 年 -- 月 -- 日」は表示されません。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
補足
•
申請者や経 路ステップごとに、日付の閲 覧や変更を許可するかど うか、アクセス権を設定
できます。項目のアクセス権は、「日付」項目と承認経路を追加した後に設定します。
「項目にアクセス権を設定する」→ P.142
116
■「ファイル添付」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
2.6
● 設定できる項目と設定内容
「項目名」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「最大ファイル数」.... 添付できるファイルの数をドロ ップダウンリストで設定します。初期
値は 1 件で、最大は 5 件まで設定できます。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
補足
•
ファイルの 添付が許可されているユ ーザーに対して、ファイルの 添付を必須にします。た
だし、ひとつで もファイルが添付されて いれば、経路ステップでファ イルを添付しなくて
もエラーにはなりません。
「表示」....................... 添付したファイルの表示方法を 設定します。この設定は、ファイル形
式が gif/jpeg/pjpeg/png の画像ファイルのみ有効です。
イメージを本文と
一緒に表示する
イメージを
縮小する
添付した画像ファイルを、申請データ上に表示します。
添付した画像ファイルを縮小して、申請データ上に表示します。
・「幅：」「高さ：」欄に数値を入力し、表示する大きさを設定します。
初期値は 50 × 50 ピクセルで、最大 999 × 999 ピクセルまで設定
できます。
・「イメージを縮小する」にチェックを入れると、「イメージを本文と一
緒に表示する」にも自動的にチェックが入ります。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
117
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
補足
•
申請者や経 路ステップごとに、ファイル の添付や閲覧を許可する かどうか、アクセス権を
設定できます。項目のアクセス権は、
「ファイル添付」項目と承認経路を追加した後に設定
します。
「項目にアクセス権を設定する」→ P.142
• 添付できるファイル形式、およびファイルサイズの上限は「ガルーン 3」の設定に準じま
す。詳しくは『管理者マニュアル』を参照してください。
118
■「路線ナビ連携」項目タイプを設定する
申請フォームでの
表示例
2.6
● 設定できる項目と設定内容
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「項目名」が設定されていないと追加できません。
「項目名」................... 申請フォームで表示される項目名です。
「取り込む項目」....... 路線検索から取り込む項目を設定します。
経路／運賃
路線検索から経路と運賃を取り込みます。
経路
路線検索から経路のみを取り込みます。
運賃
路線検索から運賃のみを取り込みます。
「説明」....................... ユーザーが参照できる説明を必要に応じて入力します。
書式編集
アイコンで
表示する
文字色の変更や文字の大きさなどの書式編集ができます。→ P.42
申請フォームから説明文へのリンクがアイコン（ ［説明］
）で表示され
ます。アイコンで表示しない場合は、説明文が項目の下に表示されます。
「項目の条件」........... 申請フォームの項目に、次の条件を設定します。
必須項目にする
書き出す
項目にする
申請を作成する際に、この項目の入力を必須にします。
完了した申請データを自動的に CSV ファイルで書き出す場合、この項目
を含めて書き出します。
「入力欄の前 / 後の文字」
................................... 項目の先頭（左）か末尾（右）に文字列 を表示させます。入力欄に文
字列を入力し、配置位置をドロップダウンリストで選択します。
「右隣への配置」....... 直前の項目の右側に配置します。この場合、直前の項目との間に、
「セ
パレータ」欄や「入力欄の前 / 後の文字」で設定した文字や記号が表
示できます。
補足
•「路線ナビ 連携」項目の「運賃」は自動計算の 対象になります。経路の み設定した場合は、
「0」として計算されます。
「「自動計算」項目タイプを設定する」→ P.114
• この機能は、「ガルーン 3」の「ネット連携サービス」機能で、連携のサイトに個別 ID を送
信する設定 になっていないと使用で きません。詳しくは『管理者マ ニュアル』を参照して
ください。
119
Stepe
1
申請フォームの表示を確認する
「申請フォームの詳細」画面で、
申請フォームのプレビューをクリックする
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クリック
2
組織を選択し、プレビューするユーザーを選択する
別ウィンドウで「申請フォームのプレビュー｣画面が表示されます。
組織を選択する
「組織／カテゴリ／フォルダ
を選択する」→ P.26
プレビューするユーザーを
クリック
120
3
「申請フォームのプレビュー」画面を確認する
確認後、
閉じるをクリックして画面を閉じます。
申請フォーム名が表示され
ます。
「標題」欄は自動的に設定
されます。
手順 2 で選択した申請者
の名前が表示されます。
入力した項目の説明は、項
目の入力欄の下に表示され
ます。
また、「アイコンで表示す
る」を選択すると、同じ位
」と説明文
置に「 ［説明］
へのリンクが表示されます。
「空行」を挿入して項目と項目の間を空け、
表示を見やすく編集できます。
「項目一覧に空行を追加する」→ P.140
ファイルを複数添付できるように設定していると、
表示されます。クリックすると、2 件目以降の添付
ファイルを追加できます。
補足
•
申 請フ ォー ムの アイコ ンを 変更 して いる 場合、「申 請フ ォー ムの 詳細」画 面の
申請
フォームのプレビューは、変更したアイコンと同じアイコンで表示されます。
「申請フォームにアイコンを設定する」→ P.136
•「文字列（1 行）」項目タイプ、「文字列（複数行）」項目タイプ、「日付」項目タイプで申請
者に項目の 編集を許可しない設定に していると、初期値のみが表 示され、入力欄は表示さ
れません。
「項目にアクセス権を設定する」→ P.142
•「ファイル添付」項目タイプで、申請者にファイル添付を許可しない設定にしていると、
「（**
申請時のファイル添付が許可されていません **）」と表示されます。
「項目にアクセス権を設定する」→ P.142
•「自動計算」項目で、「申請フォームに計算結果を表示しない」にチェックを入れていると、
「自動計算」項目は表示されません。
•「文字列（1 行）」項目で、初期値に「ユーザー情報」を選択していると、手順 2 で選択した
ユーザーのユーザー情報が初期値として表示されます。
121
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
Stepr
経路を設定する
あらかじめ作成した共有経路を設定する方法と、新たに専用経路を作成する方法の 2 通りがあ
ります。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■共有経路を設定する
ここでは、あらかじめ作成済みの共有経路から選択して経路を設定する方法を説明します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、
共有経路を設定するをクリックする
クリック
2
共有経路を選択し、
をクリックする
STEPt へ進んでください。
ドロップダウンリストで
共有経路を選択する
選択した共有経路の詳細
経路ステップは、承認経路
と回覧経路をまとめて表示
します。
選択後、クリック
※ 共有経路の選択を中止する場合、
122
をクリックします。
補足
•
•
別の共有経路を選択するか、専用経路を作成すると申請経路の設定が上書きされます。
共有経路は、「経路一覧」画面から編集します。
「経路を編集する」→ P.84
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■専用経路を設定する
ここでは、申請フォームの作成時に専用経路を作成する方法を説明します。
● 専用経路を設定する
専用経路の経路情報を設定します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、
専用経路を設定するをクリックする
クリック
2
必要な項目を設定する
共有経路を追加する場合と同じように、経路情報を設定します。
「共有経路を追加する」→ P.72
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 専用経路の設定を中止する場合、
2.6
をクリックします。
123
● 専用経路の各種設定をする
承認経路／ 回覧経路のそれぞれで、必要 に応じて経路ステップと 初期値を設定します。設
定方法は共有経路の場合と同じです。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
1
「申請フ ォームの詳 細」画面の「承認経 路」／「回覧経路」欄で、必 要な項目
を設定する
承認経路を設定する
「経路ステップを追加す
る」→ P.74
「経路ステップに初期値
を設定する」→ P.76
回覧経路を設定する
「経路ステップを追加す
る」→ P.81
「経路ステップに初期値
を設定する」→ P.82
124
Stept
経路分岐を設定する
申請フォームの各項目で申請者が入力した特定の条件により、設定された経路の一部の経路ス
テップを省略し、経路を分岐できます。経路の分岐が必要なければ、設定する必要はありませ
ん。STEPy へ進んでください。
● 専用経路／ 共有経路のいずれも、経路 分岐を設定できます。た だし、申請フォームに「数
値」「ラジオボタン」「チェックボックス」
「自動計算」のいずれかの項目が設定されている
必要があります。また、経路全体で複数の経路ステップが必要です。
●「ラジオボタン」の場合、1 つ以上の「ラジオ項目」が必要です。
■経路分岐情報を設定する
申請フォー ム上のどの項目が分岐の条 件となるかを設定します。複数 の項目を分岐の条件
とすることはできません。
1
「申請フォームの詳細」画 面の「経路の分岐情報」欄で、
設定するをクリッ
クする
クリック
125
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
2
必要な項目を設定し、
をクリックする
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
設定後、クリック
分岐項目を選択します。
※ 経路分岐の設定を中止する場合、
項目タイプを選択します。
「項目タイプ」を選択する
と、申請フォームに使用さ
れている該当項目の項目名
が「分岐項目」に表示され
ます。
をクリックします。
補足
•
経路分岐情 報を共有することはでき ません。共有経路を使用した 場合も、必要に応じて申
請フォームごとに経路分岐の設定が必要になります。
• 経路分岐情 報は、後から編集できませ ん。設定を間違った場合 は、一度削除してから、新
たに経路分岐情報を設定してください。
「経路分岐を削除する」→ P.151
126
■経路分岐条件を設定する
「経路分岐情報」で選択した項目による分岐の条件と、その分岐の内容を設定します。
● 設定した経路分岐条件は一覧の上から順に適用されます。
1
「申請フォームの詳細」画面の「経路分岐条件一覧」欄で、
追加するをクリッ
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クする
クリック
2
2.6
必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
「＃」が付いている項目は数値を入力してください。
をクリックすると、表示されているすべての
対象にチェックが入ります。
経路分岐名を入力します。
分岐条件を設定します。
条件は選択した項目タイプ
によって異なります。
「分岐条件について」→
P.128
設定後、クリック
※ 分岐条件の追加を中止する場合、
承認経路→回覧経路の順に
設定したすべての経路ス
テップが表示されます。
省略する対象からチェック
を外し、経路分岐を設定し
ます。
をクリックします。
127
● 分岐条件について
分岐条件は、項目タイプによって異なります。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
項目タイプが「数値」／「自動計算」.......申請者が入力した値、または申請フォーム上で計
算された値と、ここで入力した値との比較で分岐
条件を設定します。
「数値」／「自動計算」項目に
設定した項目名
比較する数値を入力
項目タイプが「ラジオボタン」
................... 申請者がラジオボタンで選択した選択肢と、ここで
設定した選択肢との比較で分岐条件を設定します。
「ラジオボタン」項目に
設定した項目名
「ラジオボタン」項目に
設定した選択肢を選択
項目タイプが「チェックボックス」...........申 請者 がチェ ック ボック スに チェッ クを入 れた
かどうかで分岐条件を設定します。
「チェックボックス」
項目に設定した項目名
128
Stepy
経路の表示を確認する
仮の申請者を設定して、経路の表示を確認します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、
2.6
経路のプレビューをクリックする
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クリック
2
組織を選択し、プレビューするユーザーを選択する
別ウィンドウで「申請経路のプレビュー｣画面が表示されます。
組織を選択する
「組織／カテゴリ／フォルダ
を選択する」→ P.26
プレビューするユーザーを
クリック
129
3
「申請経路のプレビュー」画面を確認する
確認後、
閉じるをクリックして画面を閉じます。
経路名が表示されます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
承認経路→回覧経路の順に
設定したすべての経路ス
テップが表示されます。
各経路ステップで設定した初期値が表示されます。
省略）の設定を選択した場合は（省略）が表示さ
れます。
補足
•
経路の初期値に上長選択を設定した場合、経路ステップの処理者として、手順 2 で選択した
ユーザーの上長が表示されます。
130
Stepu
申請フォームを有効にする
申請フォームは、作成後に公開してはじめてユーザーが利用できる状態になります。
1
「申請フォームの詳細」画面で、
2.6
有効にするをクリックする
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クリック
2
をクリックする
※ 申請フォームを有効にしない場合、
をクリックします。
注意
● 経路が設定されていない場合、申請フォームを有効にできません。
補足
•
申請フォームを有効にすると、「申請フォームの詳細」画面の
有効にするが
無効
にするに変わります。
無効にするをクリックすると、有効になった申請フォームを無効
に変更できます。
•「申請デー タの一覧」画面では、「無効」状態の 申請フォームは申請フ ォーム名の後に［無
効］と表示されます。
「申請データを管理する」→ P.168
131
2.6.2
申請フォームを編集する
申請フォームを編集します。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
● 運用上のトラブルを防ぐため、編集前に申請フォームを無効にしてください。
「申請フォームを有効にする」→ P.131
● ユーザーが 申請フォームを使って申 請した「申請データ」は、申請フォ ームごとに管理さ
れます。申請フォームの編集の前後で内容が異なる場合にも、申請データは同じ申請フォー
ムを使用して申請したものとして分類されます。
補足
•
申請フォームを編集した場合、以下の申請データに編集後の申請フォームが適用されます。
・下書きから作成する申請データ
・取り戻し後に作成する申請データ
・再利用して作成する申請データ
• 申請フォー ムを編集しても、以下の申請 データでは適用されず、編集 前の申請フォームが
適用されます。
・進行中の申請データ
・差し戻された申請データ
1
「申請フ ォームの一覧」画面 で、カテゴリを選 択し、編集する申請 フォームを
選択する
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダ
を選択する」→ P.26
一覧から申請フォームを
クリック
132
2
必要な項目を編集する
「管理者用メモを変更する」→ P.134
「申請フォーム情報を変更
する」→ P.135
「申請番号を設定する」
→ P.137
「申請フォームにアイコン
を設定する」→ P.136
「項目一覧に空行を追加
する」→ P.140
「申請番号を初期化する」
→ P.139
「項目一覧の順番を変更
する」→ P.141
「申請項目を一括削除
する」→ P.147
「項目の詳細を確認／変更
する」→ P.142
「申請項目の詳細を確認し
て削除する」→ P.146
「申請項目を選択して削除
する」→ P.145
「項目をコピーする」→
P.144
「専用経路を共有する」
→ P.148
「経路情報を変更する」
→ P.87
「経路ステップの順番を変
更する」→ P.88
「経路ステップの詳細を確
認／変更する」→ P.89
「経路ステップに初期値を
設定する」→ P.76、P.82
「初期値を選択して削除す
る」→ P.90
「初期値を一括削除する」
→ P.91
「経路ステップを選択して
削除する」→ P.92
「経路ステップの詳細を確
認して削除する」→
P.93
「経路分岐条件の順番を変更する」→ P.149
「経路分岐条件の詳細を確認／変更する」→ P.149
「経路分岐条件を選択して削除する」→ P.150
「経路分岐条件の詳細を確認して削除する」→ P.150
「経路分岐を削除する」
→ P.151
133
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■管理者用メモを変更する
申請フォームの管理者用メモを入力／変更します。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
1
「申請フォームの詳細」画 面で、
「管理者用メモ」欄の
変更するをクリック
する
クリック
2
メモを入力し、
をクリックする
※ 管理者用メモの変更を中止する場合、
134
をクリックします。
■申請フォーム情報を変更する
申請フォームの名称や申請フォームコードなどの基本的な情報を変更します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、
「申請フォーム情報」欄の
変更するをクリッ
クする
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クリック
2
必要な項目を変更し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 申請フォーム情報の変更を中止する場合、
2.6
をクリックします。
135
■申請フォームにアイコンを設定する
ユーザー画面や「申請フォームの一覧」画面で表示されるアイコンを設定します。
アイコンは標準アイコンのほか、11 種類用意されています。
また、任意の画像ファイルの URL を指定してアイコンに使用できます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
● こ の操作は必ず行う 必要はありません。何 も設定しない場合、「標準 」のアイコンが設
定されます。
1
「申請フォームの詳細」画面で、
「申請フォーム情報」欄の
アイコンを設定
するをクリックする
クリック
2
必要な項目を変更し、
をクリックする
アイコンを選択する
Web サーバーにある画像
を設定する場合、画像の
URL を入力する
選択後、クリック
※ アイコンの設定を中止する場合、
136
をクリックします。
■申請番号を設定する
申請フォーム を使用して作成された申請 データに付ける申請番号の 形式と書式を設定しま
す。何も設定しない場合、
「全申請フォームで共通の申請番号を使用する」設定になります。
申請データには、申請された順に１から始まる連続した番号が付けられます。
1
「申請フォームの詳細」画 面で、
「申請フォーム情報」欄 の
申請番号を設定
するをクリックする
クリック
2
必要な項目を変更し、
をクリックする
使用したフォームに関係
なく、申請順に番号を付
けます。
設定後、クリック
使用した申請フォームごとに、
申請順に番号を付けます。
申請に番号を付けません。
申請番号の書式を設定する
「申請番号の書式について」→ P.138
※ 申請番号の設定を中止する場合、
をクリックします。
137
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
● 申請番号の書式について
申請番号を「申 請フォームごとの申請 番号を使用する」に設定して いる場合、以下のキー
ワ ード を 使用 し て 申請 番 号の 書 式を 設 定で き ます。キ ー ワー ド は半 角 で 入力 し ます。
「%SN%」が設定されていないと、連番が表示されませんのでご注意ください。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
%SN%..................... 連番を設定します。
設定の例
A-%SN%
申請番号の例
A-1、A-2、A-3…
%YYYY% ............... 西暦を 4 桁で設定します。
設定の例
%YYYY%%SN%
申請番号の例（2006 年の場合）
2006-1、2006-2、2006-3…
%YY% ..................... 西暦の下 2 桁を設定します。
設定の例
%YY%-%SN%
申請番号の例（2006 年の場合）
06-1、06-2、06-3…
%MM% ................... 月を設定します。
設定の例
%YY%-%MM%%SN%
申請番号の例（2006 年 5 月の場合）
06-5-1、06-5-2、06-5-3…
%DD% .................... 日を設定します。
設定の例
%YY%%MM%%
DD%-%SN%
申請番号の例（2006 年 5 月 15 日の場合）
06515-1、06515-2、06515-3…
補足
•「申請番号の年次切替」が設定されていると、「%YYYY%」や「%YY%」には、年度が設
定されます。
「申請番号を切り替える日時を設定する」→ P.54
• 申請番号の連番の最大値は 2147483647 です。最大値を超えた場合は、最終申請番号に
「0」が設定され、申請番号が 1 からの連番になります。
138
● 申請番号を初期化する
申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合、
「申請フォー
ムの詳細」画面 で申請番号を初期化で きます。また、初期化の際に申請 番号の初期値を指
定できます。
2.6
1
「申請フォームの詳細」画面で、
をクリックする
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
最終申請番号の連番のみが
表示されます。
クリック
2
新しい申請番号の初期値を設定し、
をクリックする
新しい申請番号の初期値を
入力する
入力後、クリック
※ 申請番号の初期化を中止する場合、
3
をクリックします。
をクリックする
※ 申請番号の初期化を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
申請番号の 設定で、「全申請フォームで共 通の申請番号を使用する」を 設定している場合、
申請番号を初期化できません。
139
■項目一覧に空行を追加する
項目一覧に 空行を追加し、申請フォー ムの表示を見やすく編集 できます。この操作は、必
ず行う必要 はありません。追加した空 行は、項目一覧の一番下に表 示され、項目と同様に
順番を変更できます。空行を追加すると、申請フォームの上下の項目の間に１行分のスペー
スが設定されます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
「項目一覧の順番を変更する」→ P.141
1
「申請フォームの詳細」画 面で、
「申請フォームの項 目一覧」の
するをクリックする
クリック
2
をクリックする
※ 空行の追加を中止する場合、
140
をクリックします。
空行を追加
■項目一覧の順番を変更する
項目一覧の順番を変更します。
● 一覧の表示順だけでなく、 申請フォームでも項目の順番が変更されます。
●「標題」項目は順番を変更できません。
1
2.6
「申請フォームの詳細」画 面で、
「申請フォームの項 目一覧」欄の
順番変更
するをクリックする
クリック
2
順番を変更し、
をクリックする
「順番の変更方法」→ P.40
※ 順番の変更を中止する場合、
をクリックします。
141
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■項目の詳細を確認／変更する
1
「申請フォームの詳細」画面で、詳細を確認／変更する項目を選択する
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
詳細を確認／変更する項目
をクリック
2
3
「項目の詳細」画面で、
変更するをクリックする
必要な項目を設定し、
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 項目の詳細の変更を中止する場合、
をクリックします。
● 項目にアクセス権を設定する
申請者や、申請 経路の経路ステップごと に、項目に入力した値の変更 を許可するかどうか
を設定できます。設定できる項目タイプは、「文字列（1 行）」「文字列（複数行）」「日付」
「ファイル」です。
「項目タイプについて」→ P.106
1
「申請フォームの詳細」画面 の「申請フォームの項目一覧」欄で、
クセス権を設定するをクリックする
クリック
142
項目にア
2
変更をクリックする
クリック
3
必要な項目を設定し、
2.6
をクリックする
入力した値や添付したファ
イルの閲覧を許可する場合、
チェックを入れる
入力した値の変更やファイ
ル添付を許可する場合、
チェックを入れる
設定後、クリック
※ アクセス権の設定を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
項目のアク セス権は承認経路に対して のみ設定できます。承認経路が 設定されていない場
合、
項目にアクセス権を設定するは使用できません。
•「ファイル添付」項目タイプが「必須項目」に設定されている場合、アクセス権が設定され
た経路ステ ップのユーザーは、ファイ ルを添付する必要があり ます。ただし、すでにひと
つでもファ イルが添付されていれば、添付 ファイルを追加しなくても エラーにはなりませ
ん。
• 異な るアク セス権を 設定し た複数の 経路ス テップ に同一の ユーザ ーが設定 されて いた場
合、表示する一覧画面によって、そのユーザーに適用されるアクセス権が異なります。
・送信一覧
：申請者のアクセス権
・結果一覧
：申請者のアクセス権
・受信一覧
：現在の経路までで、 最も近い経路ステップのアクセス権
・未処理一覧 ：現在の経路ステップのアクセス権
・代理承認一覧 ：現在の経路ステップのアクセス権
・承認予定一覧 ：所属する承認経路ステップのうち、最終承認に最も近い経路ステップのア
クセス権
・公開一覧
：アクセス権は適用されません。
143
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■項目をコピーする
申請フォームの項目をコピーして項目一覧に追加します。
● コピーした項目は一覧の一番下に追加されます。
● 項目タイプや詳細の設定はコピー元の項目と同じで、「（コピー元の項目名）のコピー」
という項目名が自動的に付けられます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
1
「申請フォームの詳細」画面で、コピーする項目にチェックを入れ、
をクリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
コピーする対象にチェック
を入れる
設定後、クリック
144
■申請項目を削除する
申請項目を削除します。
●「標 題」は削除できません。 また、項目一覧には表 示されませんが、申請 フォームに表
示される申請者名も削除できません。
●「経 路の分岐情報」に設定さ れている項目を削 除すると、経路分岐の設 定も削除されま
す。
● 申請項目を選択して削除する
申請項目を項目一覧から選択して削除します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、削除する項目にチェックを入れ、
を
クリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ 項目の削除を中止する場合、
をクリックします。
145
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
● 申請項目の詳細を確認して削除する
申請項目の詳細を確認し、削除します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、削除する項目を選択する
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
削除する項目をクリック
2
詳細を確認し、
削除するをクリックする
クリック
3
をクリックする
※ 項目の削除を中止する場合、
146
をクリックします。
● 申請項目を一括削除する
申請項目をすべて削除します。
1
「申請フォームの詳細」画面 で、
申 請フォーム内の項目をすべて削除するを
2.6
クリックする
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クリック
2
をクリックする
※ 項目の一括削除を中止する場合、
をクリックします。
147
■専用経路を共有する
「申請フォームの詳細」画面で作成した専用経路を共有し、共有経路に変更します。
● 共有経路から専用経路には変更できません。
2.6
1
「申請フォームの詳細」画面で、
共有経路を設定しているときは、
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
この経路を共有するをクリックする
この経路を共有するは表示されません。
専用経路の設定を確認する
確認後、クリック
2
をクリックする
※ 専用経路の共有を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
•
共有経路に変更した専用経路は、専用経路一覧から共有経路一覧に移動します。
共有した経路は「経路一覧」画面から編集できます。
「経路を編集する」→ P.84
• 専用経路の共有は、「経路一覧」からも行えます。
「専用経路を共有する」→ P.98
148
■経路分岐条件の順番を変更する
複数の経路分岐条件がある場合、順番を変更できます。
● 経路分岐条件は一覧の上から順に適用されます。
1
「申請フォームの詳細」画 面で、
「経路分岐条件一覧」欄 の
順番変更するを
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クリックする
クリック
2
順番を変更し、
をクリックする
「順番の変更方法」→ P.40
※ 順番の変更を中止する場合、
をクリックします。
■経路分岐条件の詳細を確認／変更する
経路分岐条件の詳細を確認／変更します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、詳細を確認／変更する経路分岐条件を選択する
詳細を確認／変更する経路
ステップをクリック
2
3
「申請経路ステップの分岐条件の詳細」画面で、
必要な項目を設定し、
変更するをクリックする
をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 経路分岐条件の変更を中止する場合、
2.6
をクリックします。
149
■経路分岐条件を削除する
経路分岐条件を削除します。
● 経路分岐条件を選択して削除する
経路分岐条件を一覧から選択して削除します。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
1
「申 請フ ォ ーム の 詳細」画 面 で、削除 す る経 路 分岐 条 件に チェ ッ クを 入 れ、
をクリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ 経路分岐条件の削除を中止する場合、
をクリックします。
● 経路分岐条件の詳細を確認して削除する
経路分岐条件の詳細を確認し、削除します。
1
「申請フォームの詳細」画面で、削除する経路分岐条件を選択する
削除する経路分岐条件を
クリック
2
詳細を確認し、
削除するをクリックする
クリック
3
をクリックする
※ 経路分岐条件の削除を中止する場合、
150
をクリックします。
■経路分岐を削除する
経路分岐情報を削除することで、設定した経路分岐を申請フォームから削除します。
1
「申請フォームの詳細」画 面で、
「経路分岐情報」欄の
削除するをクリック
する
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
クリック
2
をクリックする
※ 経路分岐の削除を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
2.6
経路分岐情報を削除すると、経路分岐条件もすべて削除されます。
151
2.6.3
申請フォーム一覧を管理する
申請フォーム一覧では、区切り線を追加して一覧の表示を整理したり、申請フォームの表示順
を変更したりできます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
1
「申請フ ォームの一覧」画面 で、管理するカテ ゴリを選択し、必要 な項目を設
定する
「申請フォーム一覧に区切り
線を追加する」→ P.153
「カテゴリ内の申請フォームを
一括削除する」→ P.157
「申請フォームデータの
XML ファイルを読み込
む」→ P.207
「申請フォームデータを
XML ファイルに書き出
す」→ P.215
「申請フォーム一覧の
表示順を変更する」
→ P.153
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／
フォルダを選択する」
→ P.26
152
「申請フォームをコピーする」→ P.154
「申請フォームを別のカテゴリに移動する」→ P.155
「申請フォームを選択して削除する」→ P.156
「申請フォームの詳細を確認して削除する」→ P.157
■申請フォーム一覧に区切り線を追加する
申請フォー ム一覧に区切り線を追加 します。追加した区切り線は、申 請フォーム一覧の一
番下に追加されます。必要に応じて表示順を変更し、表示を見やすく編集できます。
「申請フォーム一覧の表示順を変更する」→ P.153
1
「申請フォームの一覧」画面で、
2
2.6
区切り線を追加するをクリックする
をクリックする
※ 区切り線の追加を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
ユーザーが 申請を行うとき、ユーザー画面 に表示される申請フォーム の一覧にも同様に区
切り線が表示されます。
■申請フォーム一覧の表示順を変更する
申請フォーム一覧の表示順を変更します。
1
「申請フォームの一覧」画面で、
詳細をクリックする
クリック
表示順の変更の対象になる
申請フォーム
2
「カテゴリの詳細」画面で、
申請フォーム/区切り線を順番変更するをクリッ
クする
3
表示順を変更し、
をクリックする
「順番の変更方法」→ P.40
※ 表示順の変更を中止する場合、
をクリックします。
153
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■申請フォームをコピーする
作成した申 請フォームをコピーしま す。コピーされた申請フォー ムは、同じカテゴリの申
請フォームの一覧の一番下に追加されます。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
コピー元とコピーした申請フォームの内容は以下のとおりです。
● 申請フォーム名と申請フォームコード
「（コピー元の内容）のコピー」と自動的に入力されます。そのままでも使用できますが、必
要に応じて編集してください。
● その他の申請フォーム情報／管理者用メモ／申請項目
コピー元と 同じ内容です。申請フォーム ごとの申請番号を使用し ている場合、同じ書式が
入力されていますので、区別するためには編集する必要があります。
● 経路／経路分岐
コピー元で 専用経路を使用していた場 合、コピーした申請フォームで は経路および経路分
岐の設定が削除されます。
コピー元で 共有経路を使用していた場 合、コピーした申請フォームで は経路および経路分
岐の設定がそのままコピーされ、経路分岐名もコピー元と同じになります。
● 有効／無効
コピー元が「有効」で、共有経路を使用していた場合、コピーした申請フォームも「有効」
になります。
コピー元が「 有効」で、専用経路を使用して いた場合、コピーした申請 フォームは経路が
削除されるため、「無効」になります。
1
「申請 フォー ムの一 覧」画面で、コピ ーする 申請フ ォーム にチェ ックを入 れ、
をクリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
コピーする対象にチェック
を入れる
設定後、クリック
154
■ 申請フォームを別のカテゴリに移動する
申請フォー ムをほかのカテゴリに移 動します。申請フォームを移 動すると、申請データも
移動先のカテゴリに分類されます。
1
2.6
「申請フォームの一覧」画面で、移動する申請フォームを選択する
移動する申請フォームを
クリック
2
移動するをクリックする
クリック
3
移動先のカテゴリを選択し、
をクリックする
「カテゴリ検索」→ P.39
カテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダ
を選択する」→ P.26
選択後、クリック
※ 申請フォームの移動を中止する場合、
をクリックします。
155
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
■申請フォームを削除する
申請フォームを削除します。
● 削除した申請フォームで使用していた専用経路は、「経路一覧」から削除されます。
● 削除した申請フォームで使用していた共有経路は、「経路一覧」にそのまま残ります。
2.6
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
● 削 除した申請フォー ムを使用している申 請データは、「状況」に関係 なく、削除する前
のカテゴリに残ります。この場合、
「申請データの一覧」画面では削除された申請フォー
ム名の後に［削除］ と表示されます。
申請フォームを削除した後、その申請フォームを使用している申請データをすべて削除
すると、すでに削除されている申請フォームの表示も削除されます。
● 申請フォームを選択して削除する
申請フォームを申請フォームの一覧から選択して削除します。
1
「申 請フ ォ ーム の 一覧」画 面 で、削除 す る申 請 フォ ー ムに チェ ッ クを 入 れ、
をクリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ 申請フォームの削除を中止する場合、
156
をクリックします。
● 申請フォームの詳細を確認して削除する
申請フォームの詳細を確認し、削除します。
1
「申請フォームの一覧」画面で、削除する申請フォームを選択する
2.6
削除する申請フォームを
クリック
2
詳細を確認し、申請フォーム情報欄の
削除するをクリックする
クリック
3
をクリックする
※ 申請フォームの削除を中止する場合、
をクリックします。
● カテゴリ内の申請フォームを一括削除する
カテゴリ内の申請フォームをすべて削除します。
1
「申請フォームの一覧」画面で、
カテゴリ内の全申請フォームを削除するを
クリックする
2
をクリックする
※ 申請フォームの一括削除を中止する場合、
をクリックします。
157
申
請
フ
ォ
ー
ム
を
管
理
す
る
2.7
カテゴリのアクセス権を管理する
作成したカテゴリごとにアクセス権を設定できます。
2.7
カ
テ
ゴ
リ
の
ア
ク
セ
ス
権
を
管
理
す
る
カテゴリのアクセス権とは、そのカテゴリに含まれる申請フォームに対しての閲覧／使用権限
を決めるものです。アクセス権は、以下の要素で構成されます。
アクセス権の要素
対 象
セキュリティモデル
1
内 容
「ガルーン 3」で設定した組織／ユーザー／ロールが対象となります。
組織／ユーザー／ロールの設定については、
『管理者マニュアル』を
参照してください。
選択した対象に、アクセス権を許可するか制限するかを設定します。
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
アクセス権の設定をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
アクセス権を設定するカテゴリを選択し、
設定するをクリックする
選択後、クリック
選択したカテゴリのアクセ
ス権の設定状況を確認でき
ます。
アクセス権を設定するカテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
3
「アクセス権の一覧」画面で、
追加するをクリックする
「カテゴリのセキュリ
ティモデルを設定する」
→ P.160
「アクセス権を一括削除
する」→ P.163
「アクセス権を選択して削除する」→ P.162
クリック
158
4
「アクセス権の追加」画面 で、組織／ユーザー／ロールを選択し、
を
クリックする
2.7
「カテゴリにアクセス権を
追加する」→ P.161
設定後、クリック
注意
● サブカテゴリの閲覧を許可する場合、そのカテゴリのすべての親カテゴリの閲覧を許可す
る必要があります。
●
（未分類）は、アクセス権設定の対象外です。
159
カ
テ
ゴ
リ
の
ア
ク
セ
ス
権
を
管
理
す
る
■カテゴリのセキュリティモデルを設定する
カテゴリに新たにアクセス権を設定する場合、はじめにセキュリティモデルを設定します。
セキュリティモデルには以下の 2 種類があります。
2.7
カ
テ
ゴ
リ
の
ア
ク
セ
ス
権
を
管
理
す
る
1
セキュリティモデル
説 明
GRANT（許可の対象
を選択する）
：
アクセス権一覧に登録された対象だけが、カテゴリ内の申請フォーム
の閲覧／使用を許可されます。
REVOKE（制限の対
象を選択する）
：
アクセス権一覧に登録された対象は、カテゴリ内の申請フォームの閲
覧／使用を制限されます。
「アクセス権の一覧」画面で、
変更をクリックする
クリック
2
セキュリティモデルを選択し、
をクリックする
セキュリティモデルを選択
選択後、クリック
※ セキュリティモデルの変更を中止する場合、
3
をクリックします。
をクリックする
※ セキュリティモデルの設定を中止する場合、
をクリックします。
注意
● カテゴ リのセキ ュリティ モデルを 変更する と、アクセス 権の対象 が初期化さ れます。セ
キュリティモデルの変更は内容をよく確認してから行ってください。
160
■カテゴリにアクセス権を追加する
カテゴリごとにアクセス権を追加します。
1
「アクセス権の一覧」の画面で、
追加するをクリックする
2.7
クリック
2
「アクセス権の追加」画面で、組織／ユーザー／ロールを選択し、
を
クリックする
「ユーザー検索」→ P.37
追加する対象を選択する
「対象の選択方法」→
P.34
選択後、クリック
161
カ
テ
ゴ
リ
の
ア
ク
セ
ス
権
を
管
理
す
る
■カテゴリのアクセス権を確認する
カテゴリに設定されているアクセス権を確認します。
2.7
1
「アクセス権の一覧」画面で、設定されているアクセス権を確認する
カ
テ
ゴ
リ
の
ア
ク
セ
ス
権
を
管
理
す
る
設定されているアクセス権
の対象／権限を確認する
■アクセス権を選択して削除する
カテゴリに設定されているアクセス権を選択して削除します。
1
「アクセス権の一覧」画面で、削除する対象にチェック を入れ、
をク
リックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ アクセス権の削除を中止する場合、
162
をクリックします。
■アクセス権を一括削除する
カテゴリに設定されているアクセス権を一括削除します。
1
「アクセス権の一覧」画面で、
すべて削除をクリックする
2.7
カ
テ
ゴ
リ
の
ア
ク
セ
ス
権
を
管
理
す
る
クリック
2
をクリックする
※ アクセス権の一括削除を中止する場合、
をクリックします。
163
2.8
2.8
カ
テ
ゴ
リ
の
運
用
管
理
権
限
を
管
理
す
る
カテゴリの運用管理権限を管理する
カテゴリごとに組織／ユーザー／ロール単位で運用管理権限を設定します。運用管理権限が与
えられたユーザーは、ユーザーの操作画面からカテゴリの追加／削除／アクセス権の設定、申
請データや申請フォームの管理が行えます。
● 運用管理について
運 用管 理者 の「ワ ーク フロ ー」の ユー ザー 画 面に は、
申 請デ ータ の 管理、
申請
フォームの管理、
アクセス権の設定、
申請データの公開設定が表示されます。
「申請データを公開する」
→ P.183
「カテゴリのアクセス権を管理する」→ P.158
「申請フォームを管理する」→ P.99
「申請データを管理する」→ P.168
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
運用管理権限の設定をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
運用管理権限を設定するカテゴリを選択し、
設定するをクリックする
選択後、クリック
運用管理権限を設定するカテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
164
3
「運用管理権限の一覧」画面で、必要な項目を設定をする
「運用管理権限を一括削除する」→ P.167
2.8
「運用管理権限を追加する」
→ P.166
「運用管理権限を選択して削除する」→ P.167
165
カ
テ
ゴ
リ
の
運
用
管
理
権
限
を
管
理
す
る
■運用管理権限を追加する
選択したカテゴリに運用管理権限を追加します。
●
2.8
カ
テ
ゴ
リ
の
運
用
管
理
権
限
を
管
理
す
る
（ルート）カ テゴリに運用管理者 を設定すると、すべてのカ テゴリ／サブカテゴ リ
の申請フォームに対し、運用管理権限を持たせることができます。
●
1
（未分類）は、運用管理の対象外です。
「運用管理権限の一覧」画面で、
追加するをクリックする
クリック
2
運用管理権限を持つユーザーを選択し、
をクリックする
「ユーザー検索」→ P.37
追加する対象を選択する
「対象の選択方法」→ P.34
選択後、クリック
■運用管理権限を確認する
カテゴリに設定されている運用管理権限を確認します。
1
「運用管理権限の一覧」画面で、設定されている運用管理権限を確認する
設定されている運用管理
権限を確認する
166
■運用管理権限を選択して削除する
カテゴリに設定されている運用管理権限を選択して削除します。
1
「運用管理権限の一覧」画面で、削除する対象にチェックを入れて、
を
クリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ 運用管理権限の削除を中止する場合、
をクリックします。
■運用管理権限を一括削除する
カテゴリに設定されている運用管理権限を一括削除します。
1
「運用管理権限の一覧」画面で、
すべて削除をクリックする
クリック
2
をクリックする
※ 運用管理権限の一括削除を中止する場合、
をクリックします。
167
2.8
カ
テ
ゴ
リ
の
運
用
管
理
権
限
を
管
理
す
る
2.9
2.9
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
申請データを管理する
ユーザーが申請したデータを「申請データ」と呼びます。管理者は権限の範囲内で申請データ
の確認／削除、および経路の変更ができます。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
申請データの管理をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
カテゴリ／組織を選択して申請フォーム別の申請データ一覧を表示し、必要な
項目を設定する
申請データ一覧は、必要に応じ て条件を絞り込んで表示した り、申請データを検索して
表示したりできます。
「申請データを手動で書き出す」→ P.217
「一覧を絞り込んで表示する」→ P.171
「申請フォームごとに申請データを一括削除する」→ P.182
「申請データを検索する」
→ P.172
「一覧表示を並び替える
（ソート）
」→ P.41
「申請データを選択して削除する」→ P.181
「申請データの詳細を確認
する」→ P.174
「申請データを印刷する」
→ P.177
「申請経路を変更する」→
P.179
「申請データの詳細を確認
して削除する」→ P.182
カテゴリを選択し、カテゴリ内の申請フォームを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
補足
•
カ テゴ リを 削除 した 場 合、その カテ ゴリ にあ る申 請 フォ ーム を使 用し た申 請 デー タは
（未分類）に移動します。
•「申請データの管理」画面では、申請データの元になった申請フォームの状態によって申請
フォーム名が以下のように表示されます。
・ 申請フォームが「無効」で、現在ユ ーザーに公開されていない 状態の場合、申請フォー
ム名の後に［無効］と表示されます。
・ 申請フォームがすでに削除さ れていて、その申請フォームを使 用した申請データが存在
する場合、申請フォーム名の後に［削除］と表示されます。
168
■申請データの状況について
ユーザーが 申請を行うと、申請データ 一覧に申請データとして 登録されます。以後、申請
データは申請者、承認者、回覧者のそれぞれの処理によって「状況」が変化します。
2.9
却下／差し戻し
申請者
申請データ
承認者 1
承認経路
承認
取り戻し
承認者 2
取り消し
・
・
・
最終承認者
「ワークフロー」は、申請が「承認」され
たことを各ユーザーに通知します。
承認
回覧経路
回覧者 1
確認
回覧者 2
・
・
・
最終回覧者
「ワークフロー」は、申請が「完了」
したことを各ユーザーに通知します。
確認
：申請経路
：処理者の操作
：申請者の操作
：通知
169
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
● 下書き
申請者が申請データを下書きとして保存している状況です。
申請者が申請すると、申請データの状況は「進行中」に変わります。
2.9
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
● 進行中
申請者が申請したあと、最終承認者が承認するまでの状況です。
承認者が申請を「差し戻し」した場合は、「進行中」のままです。
また、回覧経路のみの申請の場合も、最終回覧者が「確認」するまでは「進行中」になります。
● 承認
最終承認 者が承認すると、申請デー タの状況は「完了」に変わり ます。ただし、承認経路
の後に回覧経路が設定されている場合、状況は回覧が終了するまで「承認」になります。
● 却下
承認者が 却下した場合、申請デー タの状況は「進行中」から「却 下」に変わります。却下
された場合、そ こで経路ステップは終了 し、後に続く承認者や回覧者 には申請データが通
知されません。
● 取消
以下のような場合に、申請データの状況は「進行中」から「取消」に変わります。
・ 申請者が申請が最初の処理者によって処理される前に「取り戻し」を行った場合
・ 承認経路を含む経路で、申請者が最終承認者が処理する前に「取り消し」を行った場合
・ 回覧経路のみの経路で、申請者が最終回覧者が処理する前に「取り消し」を行った場合
● 完了
経路ステップのすべてを経て、申請が「完了」した状態です。
170
2.9.1
目的の申請データを表示する
申請データ一覧は申請フォームごとに表示されます。また、申請データの「状況」で絞り込ん
だり、申請データを検索して目的の申請データを表示できます。
2.9
■一覧を絞り込んで表示する
申請フォー ムごとに表示された申請デ ータの一覧を、更に申請データ の状況によって絞り
込んで表示します。
1
「申請データの管理」画面で、絞り込み の条件を選択し、
をクリック
する
選択後、クリック
ドロップダウンリストで
状況を選択
選択した状況で絞り込んだ
結果が表示されます。
171
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
■申請データを検索する
標題や申請日／申請期間、状況などをキーワードにして申請データを検索します。
●「申 請データの管理」画面か らの検索では、同じ申 請フォームで申請し た申請データの
中から検索します。 ユーザー画面の「ワークフロー（最新一覧）」画面などから検索す
る場合とは検索範囲が異なりますので、 運用管理者はご注意ください。
2.9
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
1
「申請デ ータの管理」画面で、検 索する申請デー タを使用してい る申請フォー
ムで一覧を表示する
検索範囲は、選択した申請フォームで申請したデータです。
2
キーワードを入力し、
をクリックする
申請番号、標題、状況、申請者など、一 覧に表示されている項目を キーワードとして入
力します。
検索するキーワードを
入力する
検索条件を詳細に設定する
場合、クリック
→手順 4 へ
入力後、クリック
172
3
検索結果を確認する
2.9
検索結果の表示も並び替
えることができます。
「一覧表示を並び替える
（ソート）
」→ P.41
検索結果から申請データを選択して削除できます。
「申請データを選択して削除する」→ P.181
検索した申請データが表示されます。
「申請データの管理」画面と同様に、検索結果からも申請データ
の詳細を表示できます。
「申請データの詳細を確認する」→ P.174
「申請データを印刷する」→ P.177
「申請経路を変更する」→ P.179
「申請データの詳細を確認して削除する」→ P.182
4
再検索する場合は、必要な項目を設定し、
をクリックする
手順１で選択した申請フォームが表示されます。
キーワードを入力する
検索するキーワードだけを変更して再検索する場合、
キーワードを変更して
をクリックする
→手順 3 へ戻る
キーワードの大文字小文字
を区別する場合、チェック
を入れる
検索する状況を選択する
通常はすべてチェックが
入っています。必要に応じ
てチェックを外してくださ
い。
設定後、クリック
→手順 3 へ戻る
申請日／申請期間を設定する
「日付指定カレンダーを使う」→ P.29
キーワードに指定する項目を選択する
通常はすべてチェックが入っています。必要に応じて
チェックを外してください。
173
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
2.9.2
申請データの詳細を確認する
「申請データの管理」画面や、「申請データの検索」画面で表示されている申請データの一覧か
ら、申請データの詳細を確認します。
2.9
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
1
詳細を確認する申請データの標題をクリックする
2
申請データの詳細を確認する
「申請データを印刷する」→ P.177
「申請データの詳細を確認して削除する」→ P.182
申請内容が表示されます。
「経路変更の履歴を確認
する」→ P.176
「申請経路を変更する」
→ P.179
承認者および回覧者が、申請を処理する際に
入力したコメントが表示されます。
状況によってアイコンが表示されます。
：次に処理される経路ステップです。
：申請が却下された場合に表示されます。
：申請が差し戻された場合に表示されます。
174
補足
•「申請データの詳細」画面の「進行状況」欄は、2 通りの表示ができます。
進行状況をすべて表示
通常はこの状態で表示されます。
2.9
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
クリックすると、処理者／
結果／コメントを隠し、経
路ステップと種別のみを表
示します。
経路ステップ、経路種別のみを表示
処理者やコメントの表示を省略して表示します。
クリックすると、進行状況
をすべて表示します。
175
■経路変更の履歴を確認する
経路変更を行ったユーザーや変更の内容などを一覧で確認できます。
「申請経路を変更する」→ P.179
2.9
1
「申請データの詳細」画面で、
経路変更履歴をクリックする
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
クリック
2
経路変更の履歴を確認する
経路変更を行ったユーザー
が入力したコメントが表示
されます。
176
■ 申請データを印刷する
1
「申請データの詳細」画面で、
印刷用画面をクリックする
2.9
クリック
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
2
文字サイズを選択し、
選択後、
クリック
をクリックする
ドロップダウンリストで文字サイズを選択する
背景が灰色の領域は印刷
されません。
ロケールの設定を選択する
※ 印刷を中止する場合、
3
をクリックします。
申請データを印刷する
Web ブラウザーの印刷機能を利用して印刷します。
177
補足
•
2.9
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
•
•
ユーザーの ロケール設定を選択すると、ユ ーザーが使用しているロケ ールの設定を印刷用
画面に適用します。
印刷用の設 定を選択すると、システム管理 者が設定した印刷用のロケ ールの設定を印刷用
画面に適用します。
ユーザーのタイムゾーンは、印刷用画面の下部に表示されます。
178
2.9.3
申請経路を変更する
管理者権限で、進行中の経路を変更します。
「一般設定」で経路の変更を許可されていない場合には経路を変更できません。
2.9
「経路の変更を許可する」→ P.57
1
「申請データの詳細」画面で、経路ステップを選択する
すでに終了し 結果が表示 されている経 路ステップは 選択できませ ん。
いる以降の経路ステップを選択します。
が 表示されて
クリック
2
「経路ステップの詳細」画面で、
変更するをクリックする
179
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
3
設定を変更し、
をクリックする
2.9
「ユーザー検索」
→ P.37
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
「ユーザーを選択する」
→ P.28
「処理者や代理人を
選択する」→ P.30
設定後、クリック
※ 経路の変更を中止する場合、
経路の変更にあたって、
コメントを入力できま
す。入力したコメント
は「経路変更履歴」画
面に表示されます。
をクリックします。
補足
•
•
経路変更で（省略）を追加した場合、その経路ステップの処理は省略されます。ただし、承
認経路の最終経路ステップは省略できません。
経路変更を 行うのが最終の経路ステ ップで、それまでの経路ス テップすべてで（省略）が
選択されている場合は、最終の経路ステップに（省略）を追加できません。
180
2.9.4
申請データを削除する
管理者が申請データを削除すると、ユーザー画面からもその申請データは削除され、申請者や
承認者などのユーザーが参照できなくなります。
2.9
● 申請データを削除した場合、「受信一覧」などに送信された通知も削除されます。
「「ワークフロー」の画面について」→ P.227
■申請データを選択して削除する
「申請データ の管理」画面や、「申請データの 検索」画面で表示されてい る申請データの一
覧から、申請データを選択して削除します。
1
削除する申請データにチェックを入れ、
をクリックする
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
選択後、クリック
2
をクリックする
※ 申請データの削除を中止する場合、
をクリックします。
181
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
■申請データの詳細を確認して削除する
「申請データ の管理」画面や、「申請データの 検索」画面で表示されてい る申請データの一
覧から、申請データの詳細を確認し、削除します。
2.9
1
削除する申請データの標題をクリックする
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
2
詳細を確認し、
削除するをクリックする
確認後、クリック
申請内容や進行状況を
確認する
3
をクリックする
※ 申請データの削除を中止する場合、
をクリックします。
■申請フォームごとに申請データを一括削除する
申請フォー ムごとの申請データ一覧 をすべて削除します。表示を 絞り込んでいても、この
方法では申請フォームごとの申請データがすべて削除されます。
検索結果や絞り込んで表示した結果を削除する場合→ P.181
1
「申請データの管理」画面で、
申請フォームの全データを削除するをクリッ
クする
2
をクリックする
※ 申請データの一括削除を中止する場合、
182
をクリックします。
2.9.5
申請データを公開する
申請データの公開とは、公開設定したカテゴリの申請フォームを使用している申請データに対
して、申請者や申請経路の処理者以外のユーザーにも、申請内容の閲覧を許可する機能です。
2.9
● カテゴリごとに申請データを公開するかどうかを設定できます。
● 公開されるのは処理が完了した申請です。進行中の申請は公開されません。
アクセス権の要素
「ガルーン 3」で設定した組織／ユーザー／ロールが対象となります。
組織／ユーザー／ロールの設定については、
『管理者マニュアル』を
参照してください。
対 象
セキュリティモデル
1
内 容
選択した対象に、アクセス権を許可するか制限するかを設定します。
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
申請データの公開設定をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
公開設定を設定するカテゴリを選択し、
設定するをクリックする
選択後、クリック
選択したカテゴリの公開
設定の設定状況を確認で
きます。
公開設定を設定するカテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
3
「公開設定の一覧」画面で、必要な項目を設定する
「カテゴリのセキュリ
ティモデルを設定する」
→ P.160
「公開設定を一括削除する」
→ P.188
「公開設定を選択して削除する」→ P.188
183
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
注意
2.9
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
● 公開設定は、設定したカテゴリのみ有効です。サブカテゴリに公開設定を設定する場合、
対象のカテゴリが属するすべての親カテゴリに、同様の公開設定を設定する必要があり
ます。
● 公開した申請データの項目は、アクセス権にかかわらずすべて閲覧できます。項目にアク
セス権を設定している場合は、その項目を公開してもよいかどうか確認してください。
●
184
（未分類）は、公開設定の対象外です。
■カテゴリのセキュリティモデルを設定する
カテゴリに新たに公開設定を設定する場合、はじめにセキュリティモデルを設定します。セ
キュリティモデルには以下の 2 種類があります。
1
2.9
セキュリティモデル
説 明
GRANT（許可の対象
を選択する）
：
公開設定一覧に登録された対象だけが、カテゴリ内の申請フォームを
使用している申請データの閲覧を許可されます。
REVOKE（制限の対
象を選択する）
：
公開設定一覧に登録された対象は、カテゴリ内の申請フォームを使用
している申請データの閲覧を制限されます。
「公開設定の一覧」画面で、
変更をクリックする
クリック
2
セキュリティモデルを選択し、
をクリックする
セキュリティモデルを選択
選択後、クリック
※ セキュリティモデルの変更を中止する場合、
3
をクリックします。
をクリックする
※ セキュリティモデルの設定を中止する場合、
をクリックします。
注意
● カテゴリのセキュリティモデルを変更すると、公開設定の対象が初期化されます。セキュ
リティモデルの変更は内容をよく確認してから行ってください。
185
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
■カテゴリに公開設定を追加する
カテゴリごとに公開設定を追加します。
2.9
1
「公開設定の一覧」画面で、
追加するをクリックする
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
クリック
2
「公 開先の 追加」画 面で、組織 ／ユ ーザー ／ロ ールを 設定 し、
をク
リックする
「ユーザー検索」→ P.37
追加する対象を選択する
「対象の選択方法」→
P.34
選択後、クリック
186
■カテゴリの公開設定を確認する
カテゴリに設定されている公開設定を確認します。
1
「公開設定の一覧」画面で、設定されている公開設定を確認する
2.9
設定されている公開設定の
対象／権限を確認する
187
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
■公開設定を選択して削除する
カテゴリに設定されている公開設定を選択して削除します。
2.9
1
「公開設定の一覧」画面で、削除する対象にチェックを入れ、
をクリッ
クする
申
請
デ
ー
タ
を
管
理
す
る
をクリックすると、表
示されているすべての対象
にチェックが入ります。
削除する対象にチェックを
入れる
設定後、クリック
2
をクリックする
※ 公開設定の削除を中止する場合、
をクリックします。
■公開設定を一括削除する
カテゴリに設定されている公開設定を一括削除します。
1
「公開設定の一覧」画面で、
すべて削除をクリックする
クリック
2
をクリックする
※ 公開設定の一括削除を中止する場合、
188
をクリックします。
2.10 代理人を設定する
ユーザーの代理人を設定できます。1 人のユーザーに対して、代理承認者と代理申請者を 1 人
ずつ設定できます。
● 代理承認者と代理申請者は同一のユーザーを設定できます。
● 代理申請者 によって送信された申請デ ータは、委任者も閲覧／取り戻 し／取り消し／再利
用して申請できます。
● 代理申請や代理承認を行うには、「一般設定」で代理申請や代理承認を許可する必要があり
ます。
「代理人による申請／承認を許可する」→ P.59
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
代理人の設定をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
代理人を設定するユーザーを選択する
「ユーザー検索」→ P.37
組織の「（トップ）
」をク
リックすると、代理人を設
定している件数が表示され
ます。
ユーザーが所属する組織を選択する
「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26
3
変更をクリックする
クリック
189
2.10
代
理
人
を
設
定
す
る
4
代理申請者と代理承認者を選択し、
をクリックする
「ユーザー検索」→ P.37
2.10
代理申請者や代理承認者を
選択する
「処理者や代理人を選択す
る」→ P.30
代
理
人
を
設
定
す
る
設定後、クリック
※ 代理人の変更を中止する場合、
をクリックします。
補足
•
代理人を追加／削除しても、代理申請者または代理承認者に設定されたユーザーに対して、
通知などは送信されません。
190
2.11 ファイルで管理する
あらかじめ作成した各種設定ファイルを「ワークフロー」上で読み込んで設定したり、運用さ
れた申請データを書き出したりできます。
● 利用ユーザー、カテゴリ、アクセス権、代理人の設定データは、CSV ファイルの読み込み
／書き出しができます。
● 共有経路／申請フォームの設定データは XML ファイルの読み込み／書き出しができます。
● 申請データは CSV ファイルの書き出しができます。
CSV ファイルを作成するときの注意点
● レコードの区切りである改行コードには、CRLF（Windows ／ MS-DOS の改行
コード）または LF（Linux の改行コード）を使用してください。
● フィールドのデータ中に「,」
（カンマ）や LF（ラインフィード、Microsoft Excel
のセル中の改行コード）が含まれる場合は、フィールドを「"」
（二重引用符）で
囲む必要があります。
● フィールド中に「"」を含む場合は、
「""」のようにふたつ並べて記述し、さらに
フィールド全体を「"」で囲む必要があります。
【例】「 ・・・,abc"gd,・・・」の表記
・・・,"abc""gd",・・・
191
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
2.11.1 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人デー
タの CSV ファイルを読み込む
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
「ワーク フロー」の利 用ユー ザーデー タ／カ テゴリデ ータ／ アクセス 権デー タ／代理 申請者
データ／代理承認者データの CSV ファイルを読み込みます。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
CSV ファイルからの読み込みをクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
読み込む項目をクリックする
「利用ユーザーデータの
CSV ファイルを読み込
む」→ P.193
「カテゴリデータの CSV ファイルを読み込む」→ P.195
「カテゴリ名データの CSV ファイルを読み込む」→ P.197
「アクセス権データの CSV ファイルを読み込む」→ P.199
「代理申請者データの CSV ファイルを読み込む」→ P.202
「代理承認者データの CSV ファイルを読み込む」→ P.204
補足
•
試用期間中は、
192
利用ユーザーの読み込みは表示されません。
■利用ユーザーデータの CSV ファイルを読み込む
利用ユーザーデータの CSV ファイルを読み込みます。
「利用ユーザーデータの CSV ファイルについて 」→ P.194
1
● すでに利用ユーザーが設定されている環境で、 利用ユーザーデータの CSV ファイルを
読み込むと、既存のデータを削除してから CSV ファイルのデータを読み込みます。
2.11
● CSV ファイルの読み込み中にエラーが発生した場合、読み込みが中止され、途中まで
読み込まれた内容は反映されません。
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
「CSV ファイルからの読み込み」画面で、
利用ユーザーの読み込みをクリッ
クする
2
読み込む方法を設定し、
をクリックする
CSV ファイルを選択する
文字コードを選択する
設定後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
CSV ファイルの先頭行が項目名の場合は、
「はい」を選択する
をクリックします。
注意
● 登録されていないログイン名など、不正なログイン名は読み込まれません。
● 同一のログイン名は、最後のログイン名で上書きされます。
193
3
利用ユーザーデータを確認し、
をクリックする
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
利用ユーザーデータを
確認する
確認後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
は、
をクリックします。
をクリックします。前の画面に戻る場合
利用ユーザーデータの CSV ファイルについて
利用ユーザーのデータを CSV ファイルで管理できます。
● CSV ファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」
（P.191）を参照してください。
● 利用ユーザーデータの CSV ファイルのフォーマット
ログイン名 ,「ケータイ」の利用権限
項 目
ログイン名
「ケータイ」
の利用権限
フィールド長
100 文字
−
備 考
「ガルーン 3」におけるログイン名と同じであ
る必要があります。
「ケータイ」の利用権限がある場合「1」を記
述します。「ワークフロー」の利用権限のみが
ある場合、空欄にします。
※ 使用できる文字コードは、シフト JIS ／ UTF-8 のいずれかです。
194
■カテゴリデータの CSV ファイルを読み込む
カテゴリデータの CSV ファイルを読み込みます。
CSV ファイルに記述されている内容で、カテゴリのデータを追加または変更します。
「カテゴリデータの CSV ファイルについて」 → P.196
● CSV ファイルの読み込み中にエラーが発生した場合、読み込みが中止され、途中まで
読み込まれた内容は反映されません。
1
「CSV ファイルからの読み込み」画面で、
カテゴリの読み込みをクリックす
る
2
読み込む方法を設定し、
をクリックする
CSV ファイルを選択する
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行が
項目名の場合は、「はい」
を選択する
設定後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
3
カテゴリデータを確認し、
をクリックします。
をクリックする
カテゴリデータを確認する
確認後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
は、
をクリックします。
をクリックします。前の画面に戻る場合
195
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
カテゴリデータの CSV ファイルについて
カテゴリのデータを CSV ファイルで管理できます。
● CSV ファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」
（P.191）を参照してください。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
● カテゴリデータの CSV ファイルのフォーマット
親カテゴリコード , カテゴリコード , カテゴリ名 , メモ
項 目
フィールド長
備 考
親カテゴリ
コード
100 文字
カテゴリ
コード
100 文字
−
カテゴリ名
100 文字
−
メモ
65535 文字
（ルート）に配置するカテゴリは、
「ROOT_CATEGORY」と記述します。
1 バイト文字で最大 65535 文字を記述でき
ます。使用する文字のバイト数によって、記
述できる文字数が異なります。
※ 使用できる文字コードは、次のとおりです。
・ユニコード（UTF-8）
・日本語（シフト JIS）
・ASCII
・Latin1（ISO-8859-1）
・簡体字中国語（GB2312）
・タイ語（TIS-620）
196
■カテゴリ名データの CSV ファイルを読み込む
カテゴリ名データの CSV ファイルを読み込みます。
「カテゴリ名データの CSV ファイルについて 」→ P.198
● CSV ファイルの読み込み中にエラーが発生した場合、読み込みが中止され、途中まで
読み込まれた内容は反映されません。
1
「CSV ファイルからの読み込み」画面で、
カテゴリ名の読み込みをクリッ
クする
2
読み込む方法を設定し、
をクリックする
CSV ファイルを選択する
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行が
項目名の場合は、「はい」
を選択する
設定後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
3
カテゴリ名データを確認し、
をクリックします。
をクリックする
カテゴリ名データを
確認する
確認後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
合は、
をクリックします。
をクリックします。前の画面に戻る場
197
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
カテゴリ名データの CSV ファイルについて
カテゴリ名を CSV ファイルで管理できます。
● CSV ファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」
（P.191）を参照してください。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
● カテゴリデータの CSV ファイルのフォーマット
カテゴリコード , 言語コード , カテゴリ名
項目名
フィールド長
カテゴリーコード
100 文字
言語コード
−
カテゴリ名
100 文字
※ 使用できる文字コードは、次のとおりです。
・ユニコード（UTF-8）
・日本語（シフト JIS）
・ASCII
・Latin1（ISO-8859-1）
・簡体字中国語（GB2312）
・タイ語（TIS-620）
198
■アクセス権データの CSV ファイルを読み込む
アクセス権データの CSV ファイルを読み込みます。
CSV ファイルに記述されている組織／ユーザー／ロールのアクセス権データを、追加また
は変更します。
「アクセス権データの CSV ファイルについて 」→ P.200
● アクセス権データの CSV ファイルに記述されているカテゴリが登録されている必要が
あります。カテゴリが登録されていない場合は、エラーになりますのでご注意ください。
● CSV ファイルの読み込み中にエラーが発生した場合、読み込みが中止され、途中まで
読み込まれた内容は反映されません。
● セキュリティモデルが変更された場合、 アクセス権の対象は初期化されます。
1
「CSV ファイルからの読み込み」画面で、
アクセス権の読み込みをクリック
する
2
読み込む方法を設定し、
をクリックする
CSV ファイルを選択する
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行が
項目名の場合は、「はい」
を選択する
設定後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
3
アクセス権データを確認し、
をクリックします。
をクリックする
既存のアクセス権データとの差分を読み込みます。
アクセス権データを
確認する
確認後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
は、
をクリックします。
をクリックします。前の画面に戻る場合
199
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
アクセス権データの CSV ファイルについて
アクセス権のデータを CSV ファイルで管理できます。
● CSV ファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」
（P.191）を参照してください。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
● アクセス権データの CSV ファイルのフォーマット
カテゴリコード , 設定項目 , 設定値 , 設定対象
※ アクセス権データの CSV ファイルは以下のように、設定されているセキュリ
ティモデルと設定されているアクセス権を複数の行で記述します。
1 行目
：カテゴリコード , 設定項目 , 設定値（セキュリティモードの記述）
2 行目以降：カテゴリコード , 設定項目 , 設定値 , 設定対象（アクセス権
の記述）
1 行目
項 目
カテゴリ
コード
フィールド長
100 文字
備 考
（ルート）に配置するカテゴリは、
「ROOT_CATEGORY」と記述します。
設定項目
−
security_model と記述します。
設定値
−
revoke（制限の対象を選択する）または
gr ant（許可の対象を選択する）で指定します。
フィールド長
備 考
2 行目以降
項 目
カテゴリ
コード
100 文字
−
設定項目
−
アクセス権の対象を user（ユーザー）／
group（組織）／ dynamic_role（動的ロール）
／ static_role（静的ロール）で記述します。
設定値
−
REVOKE の場合は何も記述しません。
GRANT の場合は「B」を記述します。
設定対象
100 文字
組織／ユーザー／ロールのコードを記述しま
す。
※ 使用できる文字コードは、次のとおりです。
・ユニコード（UTF-8）
・日本語（シフト JIS）
・ASCII
・Latin1（ISO-8859-1）
・簡体字中国語（GB2312）
・タイ語（TIS-620）
200
※ dynamic_role（動的ロール）はシステムに組み込まれているロールで、ログ
インした場合などに付与されます。
static_role（静的ロール）はロールの設定画面で設定するロールで、初期設
定では「（Administrators）
」が用意されています。
※ アクセス権については、『管理者マニュアル』の「アクセス権について」を参
照してください。
201
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
■代理申請者データの CSV ファイルを読み込む
代理申請者データの CSV ファイルを読み込みます。
「代理申請者データの CSV ファイルについて 」→ P.203
● 代理申請者データの CSV ファイルに記述されているログイン名、代理申請者ログイン
名は、あらかじめ「 ガルーン 3」のユーザー情報に登録されている必要があります。
対象のユーザーが登録されていない場合は、 エラーになりますのでご注意ください。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
● CSV ファイルの読み込み中にエラーが発生した場合、読み込みが中止され、途中まで
読み込まれた内容は反映されません。
1
「CSV ファイルからの読み込み」画面で、
代理申請者の読み込みをクリック
する
2
読み込む方法を設定し、
をクリックする
CSV ファイルを選択する
文字コードを選択する
設定後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
CSV ファイルの先頭行が項目名の場合は、
「はい」を選択する
をクリックします。
補足
•
複数のログイン名に対して、同一の代理申請者ログイン名を登録できます。
202
3
代理申請者データを確認し、
をクリックする
代理申請者データを
確認する
2.11
確認後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
は、
をクリックします。
をクリックします。前の画面に戻る場合
代理申請者データの CSV ファイルについて
代理申請者のデータを CSV ファイルで管理できます。
● CSV ファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」
（P.191）を参照してください。
● 代理申請者データの CSV ファイルのフォーマット
ログイン名 , 代理申請者ログイン名
項 目
フィールド長
備 考
ログイン名
100 文字
「ガルーン 3」におけるログイン名と同じであ
る必要があります。
代理申請者
ログイン名
100 文字
「ガルーン 3」におけるログイン名と同じであ
る必要があります。
※ 使用できる文字コードは、次のとおりです。
・ユニコード（UTF-8）
・日本語（シフト JIS）
・ASCII
・Latin1（ISO-8859-1）
・簡体字中国語（GB2312）
・タイ語（TIS-620）
203
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
■代理承認者データの CSV ファイルを読み込む
代理承認者データの CSV ファイルを読み込みます。
「代理承認者データの CSV ファイルについて 」→ P.205
● 代理承認者データの CSV ファイルに記述されているログイン名、代理承認者ログイン
名は、あらかじめ「 ガルーン 3」のユーザー情報に登録されている必要があります。
対象のユーザーが登録されていない場合は、 エラーになりますのでご注意ください。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
● CSV ファイルの読み込み中にエラーが発生した場合、読み込みが中止され、途中まで
読み込まれた内容は反映されません。
1
「CSV ファイルからの読み込み」画面で、
代理承認者の読み込みをクリック
する
2
読み込む方法を設定し、
をクリックする
CSV ファイルを選択する
文字コードを選択する
設定後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
CSV ファイルの先頭行が項目名の場合は、
「はい」を選択する
をクリックします。
補足
•
複数のログイン名に対して、同一の代理承認者ログイン名を登録できます。
204
3
代理承認者データを確認し、
をクリックする
代理承認者データを
確認する
2.11
確認後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
は、
をクリックします。
をクリックします。前の画面に戻る場合
代理承認者データの CSV ファイルについて
代理承認者のデータを CSV ファイルで管理できます。
● CSV ファイルの作成にあたっては、「CSV ファイルを作成するときの注意点」
（P.191）を参照してください。
● 代理承認者データの CSV ファイルのフォーマット
ログイン名 , 代理承認者ログイン名
項 目
フィールド長
備 考
ログイン名
100 文字
「ガルーン 3」におけるログイン名と同じであ
る必要があります。
代理承認者
ログイン名
100 文字
「ガルーン 3」におけるログイン名と同じであ
る必要があります。
※ 使用できる文字コードは、次のとおりです。
・ユニコード（UTF-8）
・日本語（シフト JIS）
・ASCII
・Latin1（ISO-8859-1）
・簡体字中国語（GB2312）
・タイ語（TIS-620）
205
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
2.11.2 共有経路／申請フォームデータの XML ファイルを
読み込む
共有経路データ／申請フォームデータの XML ファイルを読み込みます。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
注意
● XML ファイルの編集は推奨されていません。
■共有経路データの XML ファイルを読み込む
共有経路データの XML ファイルを読み込みます。
● 共有経路一覧に読み込むデータと経路コードが重複する経路がある場合、読み込むデー
タの内容で上書きされます。
● 専用経路一覧に読み込むデータと経路コードが重複する経路がある場合、エラーになり
ます。読み込みは中止され、経路コードが重複しないものが含まれていても、データは
読み込まれません。
● 既存の共有経路を上書きする場合、上書きした共有経路を使用している申請フォームに
ついて、以下の項目で制限があります。 読み込み後、再度設定してください。
・ 経路分岐で設定した分岐条件
すべての経路ステップにチェックが入った状態（経路を省略せず、もとの申請経路の
ままの状態）で読み込まれます。
・ 項目のアクセス権
経路ステップごとのアクセス権は、すべての経路に対して「閲覧」のみにチェックが
入った（閲覧のみ許可された）状態で読み込まれます。申請者のアクセス権設定は正
常に読み込まれます。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
経路一覧をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
3
「経路一覧」画面で、
XML ファイルから読み込むをクリックする
XML ファイルを選択し、
をクリックする
XML ファイルを選択する
選択後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
206
をクリックします。
補足
•
読み込みが できるのは、共有経路一覧が 表示されているときのみ です。専用経路が表示さ
れている場合は、タブで共有経路一覧の表示に切り替えてください。
2.11
■申請フォームデータの XML ファイルを読み込む
選択したカテゴリに申請フォームデータの XML ファイルを読み込みます。
● 選択したカテゴリに、読み込むデータと申請フォームコードが重複する申請フォームが
ある場合、読み込むデータの内容で上書きされます。
● 選 択したカテゴリ以外 のいずれかのカテゴ リ（
（未分類）を含 みます）に読み込む
デ ータと申請フォーム コードが重複する申請 フォームがある場合、エ ラーになります。
読み込みは中止され、申請フォームコードが重複しないものが含まれていても、データ
は読み込まれません。
● 読 み込 むデ ータ 内で 使用 して いる 共有 経路 が存 在し ない 場合、エ ラー にな り、申請
フォームデータは読み込まれません。申請フォームデータを読み込む前に共有経路を確
認してください。
● 共有経路を使用した申請フォームを XML ファイルから読み込んだ場合、以下の項目で
制限が あります。読み込み後、再度設定してください。なお、専用経路を使用している
場合は、これらの項目が正常に読み込まれます。
・ 経路分岐で設定した分岐条件
すべての経路ステップにチェックが入った状態（経路を省略せず、もとの申請経路の
ままの状態）で読み込まれます。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
申請フォームの一覧をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
207
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
2
申請フォームデータを読み込むカテゴリを選択し、
XML ファイルから読み
込むをクリックする
2.11
クリック
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
申請フォームデータを読み
込むカテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォル
ダを選択する」→ P.26
3
XML ファイルを選択し、
をクリックする
XML ファイルを選択する
選択後、クリック
※ 読み込みを中止する場合、
208
をクリックします。
2.11.3 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データ
を CSV ファイルに書き出す
利用ユーザ ーデータ／カ テゴリデータ ／アクセス権デ ータ／代理申 請者データ／ 代理承認者
データを CSV ファイルに書き出します。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
CSV ファイルへの書き出しをクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
書き出す項目をクリックする
「利用ユーザーデータを
CSV ファイルに書き出す」
→ P.210
「カテゴリデータを CSV ファイルに書き出す」→ P.210
「カテゴリデータ名を CSV ファイルに書き出す」→ P.211
「アクセス権データを CSV ファイルに書き出す」→ P.212
「代理申請者データを CSV ファイルに書き出す」→ P.212
「代理承認者データを CSV ファイルに書き出す」→ P.213
補足
•
試用期間中は、
利用ユーザーの書き出しは表示されません。
209
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
■利用ユーザーデータを CSV ファイルに書き出す
利用ユーザーデータを CSV ファイルに書き出します。
「利用ユーザーデータの CSV ファイルについて 」→ P.194
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
1
「CSV ファイルへの書き出し」画面で、
利用ユーザーの書き出しをクリック
する
2
書き出す方法を設定し、
をクリックする
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行に
項目名を書き出す場合は、
「はい」を選択する
設定後、クリック
※ 書き出しを中止する場合、
3
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
■カテゴリデータを CSV ファイルに書き出す
カテゴリデータを CSV ファイルに書き出します。
「カテゴリデータの CSV ファイルについて」 → P.196
1
2
「CSV ファイルへの書き出し」画面で、
書き出す方法を設定し、
カテゴリの書き出しをクリックする
をクリックする
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行に
項目名を書き出す場合は、
「はい」を選択する
設定後、クリック
※ 書き出しを中止する場合、
3
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
210
■カテゴリデータ名を CSV ファイルに書き出す
カテゴリ名を CSV ファイルに書き出します。
「カテゴリ名データの CSV ファイルについて 」→ P.198
1
「CSV ファイルへの書き出し」画面で、
カテゴリ名の書き出しをクリック
する
2
書き出す方法を設定し、
をクリックする
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行に
項目名を書き出す場合は、
「はい」を選択する
書き出す言語を選択する
設定後、クリック
※ 書き出しを中止する場合、
3
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
211
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
■アクセス権データを CSV ファイルに書き出す
アクセス権データを CSV ファイルに書き出します。
「アクセス権データの CSV ファイルについて 」→ P.200
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
1
「CSV ファイルへの書き出し」画面で、
アクセス権の書き出しをクリックす
る
2
書き出す方法を設定し、
をクリックする
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行に
項目名を書き出す場合は、
「はい」を選択する
設定後、クリック
※ 書き出しを中止する場合、
3
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
■代理申請者データを CSV ファイルに書き出す
代理申請者データを CSV ファイルに書き出します。
「代理申請者データの CSV ファイルについて 」→ P.203
1
「CSV ファイルへの書き出し」画面で、
代理申請者の書き出しをクリックす
る
2
書き出す方法を設定し、
をクリックする
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行に
項目名を書き出す場合は、
「はい」を選択する
設定後、クリック
※ 書き出しを中止する場合、
3
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
212
■代理承認者データを CSV ファイルに書き出す
代理承認者データを CSV ファイルに書き出します。
「代理承認者データの CSV ファイルについて 」→ P.205
1
「CSV ファイルへの書き出し」画面で、
代理承認者の書き出しをクリックす
る
2
書き出す方法を設定し、
をクリックする
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行に
項目名を書き出す場合は、
「はい」を選択する
設定後、クリック
※ 書き出しを中止する場合、
3
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
213
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
2.11.4 共有経路／申請フォームデータを XML ファイルに
書き出す
共有経路データ／申請フォームデータを XML ファイルに書き出します。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
注意
● 書き出した XML ファイルは編集しないでください。XML データの書き出しは、バック
アップに使用することを推奨します。
■共有経路データを XML ファイルに書き出す
共有経路データを XML ファイルに書き出します。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
経路一覧をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
「経路一覧」画面で、［
共有経路］のタブをクリックし、
へ書き出すをクリックする
3
をクリックする
※ 書き出しを中止する場合、
4
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
214
XML ファイル
■申請フォームデータを XML ファイルに書き出す
申請フォームデータをカテゴリごとに XML ファイルに書き出します。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
申請フォームの一覧をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
申請フォームデータを書き出すカテゴリを選択し、
XML ファイルへ書き出
すをクリックする
クリック
申請フォームデータを書き
出すカテゴリを選択する
「組織／カテゴリ／フォル
ダを選択する」→ P.26
3
をクリックする
※ 書き出しを中止する場合、
4
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
215
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
2.11.5 申請データを CSV ファイルに書き出す
申請データを CSV ファイルに書き出します。
「申請データの CSV ファイルについて」→ P.219
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
書き出し方法には、以下の 2 種類があります。
● 自動書き出し ..............申請ごとに、 最終承認後、自動的に書き出します。
● 手動書き出し ..............申 請フォームご とに、あるいは申請 日などで条件を 絞り込み、複数
の申請データをひとつのファイルにまとめて書き出します。
「申請データを手動で書き出す 」→ P.217
■申請データの自動書き出しについて
申請フォームの作成時に「申請データの自動書き出し」を設定できます。
「申請フォームを追加する」→ P.102
「申請データの自動書き出し」を設定すると、以下のように最終承認後の申請データが 1 件
ずつ保存されます。
● 保存先 ....................Windows で、既定のインストール識別子でインストールした場合
（インストールディレクトリ）¥mysql-5.0¥files¥cbgrn¥workflow¥
" 設定したディレクトリ名 "
Linux で、既定のインストール識別子でインストールした場合
（インストールディレクトリ）/mysql-5.0/files/cbgrn/workflow/
" 設定したディレクトリ名 "
● 保存ファイル名 .....
（内部 ID）.csv
216
■申請データを手動で書き出す
申請データ一覧から申請データを手動で CSV ファイルに書き出します。
申請データ は使用している申請フォ ームごとに書き出します。ま た、書き出すデータを申
請日時などの条件で絞り込めます。
1
「システム 管理」画面で、
順にクリックし、
各アプリケーシ ョンの管理→
ワークフローの
申請データの管理をクリックする
「システム管理画面へのアクセス方法」→ P.14
2
申請データを書き出す申請フォームを選択し、
CSV ファイルへ書き出すを
クリックする
選択後、クリック
カテゴリを選択し、申請
データを書き出す申請
フォームを選択する
「組織／カテゴリ／フォル
ダを選択する」→ P.26
217
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
3
絞り込み条件と書き出す方法を設定し、
をクリックする
同じ申請フォームで作成された申請データから、更に条件を絞り込み、書き出す申請デー
タを選択します。
申請番号で絞り込む場合に入力します。
2.11
標題で絞り込む場合に入力します。
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
申請者で絞り込む場合
に入力します。
状況で絞り込む場合に、
必要に応じてチェック
を外します。1 つ以上
の状況にチェックが
入っている必要があり
ます。
設定後、クリック
申請者のログイン名を
書き出すかどうかを
選択する
※ 書き出しを中止する場合、
4
申請日／申請期間を絞り込みます。
「日付指定カレンダーを使う」→ P.29
文字コードを選択する
CSV ファイルの先頭行に項目名を書き出す場合は、
「はい」を選択する
をクリックします。
ファイルを保存する
Web ブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
補足
•
CSVファイルを出力する前に申請番号などの条件で申請データを絞り込んだ結果を確認す
る場合は、「申請データの検索」画面で同じ絞り込み条件で検索します。
「申請データを検索する」→ P.172
218
申請データの CSV ファイルについて
申請データを CSV ファイルで管理できます。
● 申請データの書き出しの目的は、申請業務の記録です。そのため、ファイルの書
き出しのみに対応しています。作成したファイルを読み込むことはできません。
2.11
● 自動書き出しの場合と、手動書き出しの場合で、CSV ファイルのフォーマット
が異なります。
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
● 申請データの CSV ファイルのフォーマット（手動書き出しの場合）
申請データは 1 行で 1 つの申請を記述します。
はじめに申請 フォームや申請番号な どの概要を、以降に各経 路ステップでの詳
細を記述しています。
申請フォーム情報
番号 , 申請者名 , 申請日時 , 申請フォーム名 , 標題 , 状況 , 項目名 1, 項目値 1,
項目名 2, 項目値 2, ･･･
経路情報
経路ステップ名 , ユーザー名 1, 結果 1, コメント 1, 処理日時 1, ユーザー名 2,
結果 2, コメント 2, 処理日時 2, ･･･
申請フォーム情報
項 目
フィールド長
備 考
番号
−
申請番号が記述されます。
申請者名
−
申請者名が記述されます。
申請者の
ログイン名を
書き出す
−
申請者のログイン名が記述されます。
申請日時
−
申請者が申請を行った日時が記述されます。
申請フォーム名
−
使用された申請フォーム名が記述されます。
標題
−
申請者が入力した標題が記述されます。
状況
−
申請データの状況が記述されます。
項目名
−
申請項目名が記述されます。
項目値
−
申請項目に申請者によって入力された内容が
記述されます。
219
経路情報
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
項 目
フィールド長
備 考
経路ステップ名
−
経路ステップの名称が記述されます。
ユーザー名
−
処理を行ったユーザー名が記述されます。
結果
−
ユーザーの処理結果が記述されます。
コメント
−
ユーザーが入力したコメントが記述されます。
処理日時
−
経路ステップの処理が行われた日時が記述されます。
※ 使用できる文字コードは、次のとおりです。
・ユニコード（UTF-8）
・日本語（シフト JIS）
・ASCII
・Latin1（ISO-8859-1）
・簡体字中国語（GB2312）
・タイ語（TIS-620）
● 申請データの CSV ファイルのフォーマット（自動書き出しの場合）
申請データは 1 行で 1 つの申請を記述します。手動書き出しのフォーマットに
項目情報／経路情報が追加されています。
はじめに申請 フォームや申請番号な どの概要を、以降に各経 路ステップでの詳
細を記述しています。
申請フォーム情報
番号 , 申請者名 , 申請日時 , 申請フォーム名 , 項目情報 , 経路情報 , 標題 , 状況 ,
項目名 1, 項目値 1, 項目名 2, 項目値 2, ･･･
経路情報
経路ステップ名 , ユーザー名 1, 結果 1, コメント 1, 処理日時 1, ユーザー名 2,
結果 2, コメント 2, 処理日時 2, ･･･
申請フォーム情報
項 目
220
フィールド長
備 考
番号
−
申請番号が記述されます。
申請者名
−
申請者名が記述されます。
申請日時
−
申請者が申請を行った日時が記述されます。
申請フォーム名
−
使用された申請フォーム名が記述されます。
項目情報
−
書き出された CSV 上で、申請データの項目情
報が記述された位置（記述を開始した列およ
び終了した列）が記述されます。
項 目
フィールド長
備 考
経路情報
−
書き出された CSV 上で、申請データの各経路
情報が記述された位置（各経路情報の記述を
開始した列）が記述されます。
標題
−
申請者が入力した標題が記述されます
状況
−
申請データの状況が記述されます。
項目名
−
申請項目名が記述されます。
項目値
−
申請項目に申請者によって入力された内容が記
述されます。
2.11
フ
ァ
イ
ル
で
管
理
す
る
経路情報
項 目
フィールド長
経路ステップ名
−
経路ステップの名称が記述されます。
備 考
ユーザー名
−
処理を行ったユーザー名が記述されます。
結果
−
ユーザーの処理結果が記述されます。
コメント
−
ユーザーが入力したコメントが記述されます。
処理日時
−
経路ステップの処理が行われた日時が記述されます。
※ 出力されるデータの文字コードは、一般設定で設定した文字コードです。
221
222

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