東京株式懇話会講演「株主総会の電子化への対応」平成28年9月21日弁護士辰巳郁第1 はじめに 1 「株主総会の電子化」とは  電子化が問題となる場面 ① 招集通知・添付書類の提供 ② 議決権行使 ③ 総会の運営 → 本日は、このうち①について取り上げる 2 第2 現行制度 3 招集通知の提供方法  前提：公開会社・取締役会設置会社  原則：書面（法299Ⅱ）  例外：電磁的方法（法299Ⅲ）  要件：個別の株主の承諾 4 電磁的方法による提供  3種類の提供方法（施規222Ｉ） ① 電子メールの送信 ② ウェブサイトへのアップロードと株主の閲覧 ③ 情報を記録したCD-ROM等の媒体の交付  いずれの場合も、書面に出力可能なものである必要あり（施規222Ⅱ） 5 招集通知の添付書類  添付書類の分類 ① 参考書類（法301Ｉ、302Ｉ） → 株主1000人～ or 上場会社は議決権行使書面もただし、委任状勧誘による場合は除く ② 計算書類・事業報告（法437Ⅰ） → 監査報告＋会計監査報告も ③ 連結計算書類（法444Ⅵ） → 監査報告＋会計監査報告は任意 6 添付書類の提供方法  原則：招集通知と同様  書面による場合は書面  電磁的方法による場合は電磁的方法ただし、参考書類＋議決権行使書面は書面請求権あり  例外：ウェブ開示  要件：定款の定め  範囲：添付書類（ただし、一部は利用不可） 7 ウェブ開示を利用できない事項開示書類参考書類事業報告計算書類記載事項議案（施73条1項1号）社外取締役を置くことが相当でない理由（施74条の2）事業報告の記載事項のうち、みなし提供が認められないもの（施94条1項3号）監査役等が異議を述べている事項（施94条1項5号）株式会社の現況に関する事項（施119条1号）のうち、以下のもの事業の経過及びその成果（施120条1項4号）重要な資金調達、設備投資、組織再編等についての状況（施120条1項5号）重要な親会社及び子会社の状況（施120条1項7号）対処すべき課題（施120条1項8号）株式会社の会社役員に関する事項（施119条2号）のうち、以下のもの会社役員の氏名（施121条1号）会社役員の地位及び担当（施121条2号）会社役員の報酬等に関する事項（施121条4号～6号）社外取締役を置くことが相当でない理由（施124条2項）監査役等が異議を述べている事項（施133条3項2号）貸借対照表（法435条2項）損益計算書（法435条2項） 8 招集通知・添付書類の提供方法（まとめ）  原則：書面  例外①：電磁的方法  要件：個別の株主の承諾  例外②：ウェブ開示  要件：定款の定め  範囲：添付書類（ただし、一部は利用不可） 9 現行制度に至る改正の経緯  平成13年改正  電磁的方法による提供の導入  平成17年改正  ウェブ開示制度の導入  平成26年改正  ウェブ開示制度の対象となる事項の拡充 10 実務の運用状況  原則どおり（書面）が多い  例外①（電磁的方法）は少数にとどまる  調査対象である1,777社中、149社（8.4%）（出所）全国株懇連合会・株主総会等に関する実態調査集計表（平成27年10月）  例外②（ウェブ開示）は利用拡大中  上記1,777社中、定款規定あり1,336社（75.2%）  利用は699社（1,336社の52.3%、1,777社の39.3%）（出所）全国株懇連合会・株主総会等に関する実態調査集計表（平成27年10月）  2016年6月総会会社（新興市場を除く）1,889社のうち、 997社（52.8％）が実施とのデータあり（資料版／商事法務388号20頁） 11 早期ウェブ開示（発送前開示）について  早期ウェブ開示とは ① ② ③ ④ 招集通知・添付書類の校了後、発送前に、 TDnetや自社ウェブサイトにおいてその内容を開示すること  事実上の情報提供であり、法的効力なし 12 関係省庁における検討時期検討主体早期ウェブ開示に関する指摘特徴 2011.4 経済産業省「当面の株主総会の運営に関するタスクフォース」「当面の株主総会の運営について」震災の影響により困難となった早期発送招集通知等の内容については、招集通知等の発送日前に、上場しての代替手段として、早期ウェブ開示によいる証券取引所及び自社のウェブサイト上に掲載することが考えられる対応を提言る。 2015.3/ 2015.5 金融庁／東京証券取引所「コーポレートガバナンス・コードの策定に関する有識者会議」「コーポレートガバナンス・コード」早期ウェブ開示による迅速な情報提供招集通知に記載する情報は、株主総会の招集に係る取締役会決議が機関投資家等の議案の検討期間のから招集通知を発送するまでの間に、TDnetや自社のウェブサイトによ確保に大いに資するとの積極的評価り電子的に公表すべきである。（補充原則1-2②） 2015.4 経済産業省「持続的成長に向けた企業と投資家の対話促進研究会」「持続的成長に向けた企業と投資家の対話促進研究会報告書」招集通知情報の早期（発送前）Web開示は、株主の検討期間確保の観点からも有益である。これは、法的に求められる正式な招集通知及び添付資料そのものではなくその情報を事実上開示するものとして、その円滑な実施を促進すべきである。早期ウェブ開示が株主の議案の検討期間確保に有益である旨を明示するとともに、事実上の情報提供との位置付けを明確化し、実務上の懸念にも配慮 2016.4 経済産業省「株主総会プロセスの電子化促進等に関する研究会」「株主総会プロセスの電子化促進等に関する研究会報告書」総会議案の検討期間や株主・投資家との対話期間の拡大効果を確認するとともに、未実施企業が全体の5割弱を占め、実施企業でも発送日の1営業日前に開示している企業が4割弱を占める等、取組余地が大きいことを確認。情報の量や質、当該情報の信頼性を担保する監査の質とのバランスの重要性も共有された。現状の確認のみならず、①実施企業の拡大、②適切な開示のタイミングの検討、③TDnetへの提出の推奨、④個人株主も利用可能な一括プラットフォームの創設の検討、⑤英文招集通知の開示といった今後の方向性の整理 13 早期ウェブ開示の仕組み印刷・製本約1週間封入作業約1週間中2週間株主総会の日招集通知の発送招集通知の内容の確定（＝校了）  早期ウェブ開示  検討期間確保招集通知の発送による株主の検討期間早期ウェブ開示による株主の検討期間 14 早期ウェブ開示の運用状況 50% 2015年 2014年 40% 30% 20% 10% 0% 3.1 0.5 8.0 1.9 10.9 2.4 13.3 2.6 17.7 3.1 22.4 3.9 27.8 4.5 33.8ポイント 42.4 8.6 ～8日前～7日前～6日前～5日前～4日前～3日前～2日前～前日出所：商事法務研究会編「2015年版株主総会白書」旬刊商事法務2085号61頁、同「2014年版株主総会白書」旬刊商事法務2051号67頁  なお、2016年6月総会会社2,340社のうち、1,605社（68.6％）が早期ウェブ開示を実施したとのデータあり（株式会社ICJ調べ。ビジネス法務2016年9月号53頁） 15 早期ウェブ開示をめぐる実務上の留意点  株主以外の者への発送前の開示  訂正を要する場合の方法  ウェブ開示実施会社における留意点  ISSの議決権行使基準（買収防衛策議案）  その他 16 早期ウェブ開示の今後  実施すべきか否かではなく、どう実施するかという段階 ① ② ③ ④ ⑤ 未実施企業は早急に実施企業も開示のタイミングを要検討 TDnetへの提出一括プラットフォーム創設への対応英文招集通知への対応 17 第3 今後の動向 18 招集通知の提供方法に関する検討状況  「持続的成長に向けた企業と投資家の対話促進研究会」報告書（2015年4月）  「日本再興戦略」改訂2015（2015年6月）  「株主総会プロセスの電子化促進等に関する研究会」報告書（2016年4月）  「日本再興戦略2016」（2016年6月） 19 対話研報告書（2015年4月） 06 株主の議案検討プロセスの効率化、情報提供の質向上の観点から、招集通知関連資料（計算書類・事業報告等）の電子化の更なる促進を図るべきである。 09 本研究会においては、米国における「Notice＆Access」制度なども参照しつつ、招集通知関連書類の提供は原則として電子的に行い、希望する株主に対して書面で送付を行うような形が望ましいのではないか、との意見もあった。上記の実務的な工夫等の進展状況、グローバルな機関投資家の視点、ITの普及・インフラ整備状況、個人投資家の状況等も踏まえ、このような更なる電子化の活用の是非や実現可能性等について検討をすることが考えられる。 20 「日本再興戦略」改訂2015（2015年6月）株主に対する情報提供を迅速化するため招集通知添付書類（事業報告や計算書類等）提供の原則電子化について、その実現に向けた課題や必要な措置について検討し、結論を得る。【来年中に結論】 IT利活用促進に係る政府全体の対応方針も踏まえ、米国における制度（「Notice & Access」制度）も参照しつつ、招集通知添付書類の提供を原則として電子的に行う上での課題や必要な措置について来年中に検討し、結論を得る。 21 電子化研報告書（2016年4月） 05 これらを前提として、本研究会は、米国のNotice & Access制度をはじめとした諸外国の電子提供制度の内容や利用状況等を参照しながら、日本の法制度や実務の現状等も踏まえつつ議論を重ね、招集通知関連書類に関する「新たな電子提供制度」の整備を求める提言を取りまとめた。 06 本提言では、「新たな電子提供制度」の骨格として、 ① 株主総会前に提供すべきと制度上要請された全ての情報がインターネット上で開示されていること ② Webアドレス等の必要最低限の情報は書面で株主に通知されること ③ 企業が当該制度を利用する上で、株主からの個別承諾は要さないこと ④ 情報を書面で受け取ることを希望する株主は、その旨企業に要請する必要があることといった要素を示した上で、法改正が行われることも前提とした様々な考え方の議論を基に、具体的な制度設計の在り方と留意点について取りまとめている。 22 「日本再興戦略2016」（2016年6月） ② 株主総会プロセスの電子化・株主総会の招集通知添付書類（事業報告や計算書類等）の電子提供について、原則電子提供とする方向で、来年早期の会社法制の整備の着手も目指しつつ、講ずべき法制上の具体的な措置内容を検討する。【来年早期の会社法制の整備着手も目指す】株主総会の招集通知添付書類の電子提供については、その開示情報の充実等を図るべく、株主の個別承諾なしに、書面に代えて電子提供できる情報の範囲を拡大し、原則電子提供とする方向で、新たな制度の整備に向けた検討を進める。具体的には、本年4 月に公表された「株主総会プロセスの電子化促進等に関する研究会」による提言を踏まえ、①株主総会前に提供すべきと法令上要請された全ての情報がインターネット上で開示されていること、②Webアドレス等の必要最低限の情報は書面で株主に通知されること、 ③企業が当該制度を採用する上で、株主からの個別承諾は要さないこと、④全ての情報を書面で受け取ることを希望する株主は、その旨企業に要請する必要があること、といった諸外国における電子提供制度の共通点を参考にしつつ、我が国の株主総会を取り巻く制度環境や実態、企業実務の観点も踏まえ、来年早期の会社法制の整備の着手も目指しつつ、講ずべき法制上の具体的な措置内容等を検討する。 23 米国Notice & Access制度について  米国における総会関係書類の電子的な提供制度  法的根拠は、米国・証券取引委員会（SEC）が定める委任状勧誘規則（17 C.F.R. §240.14a-1以下）  2007年、SECの規則改正により導入されたもの 24 米国における株主への情報提供  株主総会に際して行われる情報提供 ① 委任状説明書（proxy statement）（規則 14a-3(a)） → 参考書類に相当 ② 定時株主総会においては年次報告（annual report）（規則14a-3(b)） → 計算書類・事業報告・連結計算書類に相当 25 米国における情報提供の方法  原則：勧誘と同時又は事前の書面の交付  例外①：株主の個別の承諾を得て電子的な提供によることができる旨の解釈（1995年）  例外②：Notice & Access制度の導入（2007年） 26 米国Notice & Access制度の概要  通知：株主総会の40日以上前に、委任状資料がインターネットで入手可能である旨の通知（Notice of Internet Availability of Proxy Materials）（規則 14a-16(a)(1)）  資料の開示：通知の発送と同時かそれより前に、通知に記載されたウェブサイトで資料を開示し、総会終了時まで維持（規則14a-16(b)(1)）  ただし、企業結合取引（Business Combination Transactions）に関する委任状資料には利用不可 27 通知の具体的な記載事項（規則14a-16(d)）表題（「［開催日を挿入］に開催される株主総会の委任状資料の入手に関する重要なお知らせ」と太字で目立つように記載） 2. この通知は議決権行使書ではなく、重要情報が記載され、インターネット又は郵送によって入手可能である、より詳細な委任状資料の概要のみを示したものであり、株主に対し、議決権行使に先立ち、委任状資料にアクセスし、内容を確認することを推奨する文言 3. 委任状資料が入手可能なインターネットウェブサイトのアドレス 4. 株主が委任状資料の書面又は電子メールによる送付を無償で請求する方法、時宜に適った交付のために請求すべき期限、請求しない限りは委任状資料の書面又は電子メールによる送付を受けることはない旨の文言 5. 総会の日時及び場所、書面同意によってコーポレートアクションが行われる場合には、コーポレートアクションの最も早い効力発生日 6. 付議される各議案に関する明瞭かつ公平な記載、各議案に対する勧誘者の賛否の推奨（もしあれば）。ただし、その理由は記載しない 7. 指定されたウェブサイトで入手可能な資料のリスト 8. 株主が、登録者の今後全ての総会及び提供されている委任状資料に関連する特定の総会についての委任状説明書、株主宛の年次報告書及び委任状用紙を請求できるフリーダイヤルの電話番号、電子メールアドレス、インターネットウェブサイトのアドレス 9. 株主が委任状用紙にアクセスするために必要な管理番号又は識別番号 10. 委任状用紙にアクセスする方法。ただし、委任状説明書及び§240.14a-3(b)により要求される場合〔注：定時総会の場合〕は株主宛の年次報告書にアクセスすることなく株主が代理権を授与できるものであってはならない 11. 総会へ出席し自ら議決権を行使するための案内を得る方法についての情報 1. 28 通知の実例（Alphabet社、2016年6月総会）出所：https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/1652044/000130817916000385/0001308179-16-000385-index.htm 29 委任状用紙の取扱い  通知に委任状用紙を添付することは禁止 ← 株主が資料を見ないまま代理権を授与することがないように  ただし、①通知発送後10日経過後、又は、②委任状説明書及び年次報告を同封して発送する場合、委任状用紙も送付可能（規則14a-16(f)(1)、(h)）（注）2013年に類似制度を導入したカナダでは、通知に議決権行使書（Voting Instruction Form）及び返信用封筒の同封を認めた（背景に投票率低下への懸念あり） 30 株主の書面請求権  株主から請求があった場合、請求受領後3営業日以内に、資料を第1種郵便その他の合理的に迅速な方法により発送（規則14a-16(j)(1)）  株主は、同様に電子メールによる資料の送付も請求可能（規則14a-16(j)(2)）  総会終了後1年間は請求可（ただし、第1種郵便・3 営業日以内の発送は不要（規則14a-16(j)(3)）  会社は、株主の希望に応じ、請求に関する記録を保持し、将来の勧誘でも書面又は電子メールにより資料を提供（規則14a-16(j)(4)） 31 「通知のみ方式」と「フルセットデリバリー方式」  以上が、「通知のみ方式」（notice only option）による場合の規律の概要  これに対し、「フルセットデリバリー方式」（full set delivery option）により、全部又は一部の株主に対し、全ての資料を書面により（又は株主の個別の承諾を得て電子的に）提供することも可能（規則14a16(n)） → 「株主総会の40日以上前」という通知時期は適用されず、株主の書面請求権なし（規則14a16(n)(3)） 32 実務の利用状況  2008年は、米国Broadridge社がサービス提供する上場会社のうち653社（9%）が通知のみ方式を採用  2015年には2,342社（39%）まで増加、特に株主数が5万人以上の会社では、70～80%前後が採用  2015年のN&A制度の採用による費用の節減は、全体で3億5200万ドルに上ると推計 33 Notice & Access制度の課題  個人株主の投票率低下（2007年→2008年）株主数ベース：21.2%→5.7%（減少率70%超）株式数ベース：31.3%→16.4%（減少率48%）  個人株主の多くは、通知を受領しても、資料にアクセスし、議決権行使の委任をしようとはしない傾向  一定数以上の株式を有する株主には「フルセットデリバリー方式」を併用 34 電子化研「提言」の概要  書面提供・電子提供とする情報の範囲 ① 株主総会の基本的情報（現行の「狭義の招集通知」に相当する情報） ② ウェブサイトのアドレス ③ 議決権行使書面（ただし、当分の間）は書面提供、これら以外は全て電子提供 35 電子化研「提言」の概要  「新たな電子提供制度」の利用手続【A案】株主意思確認手続（総会決議）【A案-1】特別決議（定款変更）【A案-2】普通決議【B案】企業内部の意思決定 36 電子化研「提言」の概要  株主からの書面請求への対応【A案】法令上は対応を求めないが、企業が内部で取扱いを定めた上で対応【B案】法令上、対応を求めるが、企業実務への影響等に配慮 37 「会社法研究会」における主な論点 ① 新たな電子提供制度の導入の是非 ② 対象となる企業 ③ 一定の決議事項の除外の是非 ④ 利用のために必要となる手続 ⑤ アクセス通知の記載内容出所：第5回会社法研究会（2016年6月1日開催）研究会資料5 38 「会社法研究会」における主な論点（続） ⑥ 議決権行使書面の同封の可否 ⑦ アクセス通知の発送期限 ⑧ 書面請求権の要否・内容、対応不備の効果 ⑨ ウェブサイトへの情報掲載 ⑩ その他（フルセットデリバリー方式の可否、訂正の取扱い等）出所：第5回会社法研究会（2016年6月1日開催）研究会資料5 39 今後のスケジュール感  会社法研究会では、今後、二読目を予定（より具体的な制度案について検討が行われる）  「日本再興戦略」改訂2016の文言（「来年早期の会社法制の整備の着手も目指しつつ」）の意味 → 2017年2月開催予定の法制審議会総会において諮問？ → 2017年4月以降、部会における検討？ → その後？ 40 ご清聴ありがとうございました西村あさひ法律事務所弁護士辰巳郁（たつみ・かおる）直通電話：03-6250-6319 電子メール：[email protected] 41