1. ISO9001 認証取得 『元請けから ISO を取れといわれて困っている』 『うちでも取れるかと心配』 なんてことはありませんか？既に国内で ISO9001 認証を取得した会社は 35,000 社を越えました。 「ISO9001 は取引をしても安心な会社であることを示すお墨付き」 であり、 そんな優秀な会社が 35,000 社登録されている、ということです。まだ取っていないあなたの会社は大丈夫ですか？ また、ISO9001 の認証取得には 『膨大な文書を作る必要がある』 『たくさんのお金がいる』 『専用人員が必要』 と思っておられないでしょうか？ISO9001 を取得するには少しの努力が必要ですが、それほど難しい ものではありません。でも、取った後の運用がかなりの負担になることがあります。認証取得の裏に 潜む実態を知った上で、負担にならないやり方の ISO を取得する準備をしたいと思いませんか？ 2. ISO9001 取得前に、3 つの秘策 ISO9001 を導入したことによるメリットを以下に挙げます。 ●ビジネスチャンスの拡大、売上増加につながる ●イメージアップ、知名度が向上する ●お客様の満足度が向上する ●間接部門の生産性が向上する ●社内の意志疎通がよくなる ●人材育成のテキストが出来上がる。 ●過去の記録がすぐ取り出せるようになる ●組織が活性化する 他にもたくさんのメリットがありますが、これらのメリットは ISO9001 を取得するだけでは得られま せん。マニュアルをしっかり作り、しっかり運用して初めて得られるのです。しっかり運用するため には工夫が絶対に必要です。 その工夫とは、 ●楽に運用できるシステムにする ●最初は無理をしない ●やさしいマニュアルにする ●薄くて軽いマニュアルにする ●記録用紙を徹底的に工夫して短時間に作れるようにする などであり、これらの工夫がないと、成果が出る前に「大変だ」と言って活動をやめてしまったり、 二重帳簿を作ったり、不必要な仕事が増えたり…。最悪の事例では、うまく運用できないために重要 人物が退社したケースや、専用人員を置いて人件費がふえ、収益に悪影響を与えた会社もあります。 ISO9001 は膨大な文書や記録、過剰な活動を求めてはいません。 ISO9001 は、仕事の進め方をマニュアル化することを求めています。マニュアルの作り方によって は、負担が大きくなったり、小さくなったりします。その負担を減らすための 3 つの秘策、それは ●マニュアルは最小限にする ●やさしいマニュアルにする ●記録用紙も、従来の用紙に＋アルファにする です。 ＜マニュアルを最小にする＞ ここでのマニュアルとは品質マニュアルと手順書を合わせたものです。マニュアルが分厚いと、 「作るのに時間がかかる」 「どこに書いたかわからない」 「読むのに時間がかかる」 「理解するのに時 間がかかる」「改訂するのに時間がかかる」「持ち運びが大変」というような問題を生じます。 こうならないようにマニュアルは最小限にとどめることを提案します。私の方式なら手順書を含 めて 50〜60 ページあれば十分です。このマニュアルなら、「準備が楽」 「理解し易い」 「運用が楽」 「教育訓練の負担が少なくて済む」などのメリットをもたらします。 私の経験によると分厚いマニュアルは、誰も読もうとしません。読まないマニュアルをたくさん つくっても、無駄だと思いませんか？実際に作って、それを理解させて、実施してもらわないと ISO は取得できません。私は、この 50〜60 ページですむマニュアルをコンパクト ISO と呼んでいます。 コンパクト ISO の詳細は、後ほど説明します。 ＜やさしいことをルールにする＞ 難しいことをルールにすると「疲れる」「嫌になる」「うんざりする」 「やる気をなくす」 「長続き しない」というような問題を生じます。 ISO は難しいことをやれとは言っていませんので、やさしく決めることを提案します。やさしい ことを、やさしくルールした結果、 「快適に運用できる」 「余計な仕事が増えない」 「教育訓練の負担 が少ない」などのメリットをもたらします。 ところで やさしいこと とはなんでしょうか？ やさしいこと とは、実際にやっていること です。今まで以上のことをやるように決めないと ISO は取得できないと思い込んでおられる方も多 いでしょうが、ISO9001 では「品質マネジメントシステムを確立し、文書化し、実施し……」と言 っています。品質マネジメントシステムとは、 「仕事の進め方」と解釈してください。つまり、仕事 の進め方を確立することを求めているのです。あなたの会社じゃ、仕事の進め方は確立されていま せんか？今から創業するのではないのであれば「仕事の進め方」はありますね。それをマニュアル 化すればよく、現状で問題がある部分を改善するだけで使い易いマニュアルが簡単に出来あがりま す。 「実際にやっていることをマニュアルにするだけなら改善にならない」という心配は無用です。 実際にやっているやり方がバラバラだったり、レベルが違ったりするのを一本化することも改善で す（標準化といいます） 。ISO9001 規格要求事項の 136 項目のうち、実際にやってなかったことに対 して、ルールをつくり、やるようにすることも改善になります。 私が言いたいのは、やっていることはやっている通り、やっていないことは、それなりにやるよ うにしたほうが良いということです。 ＜記録様式を工夫する＞ ISO では、仕事をした証拠として記録を作ることが求められます。毎日の仕事の中で記録を作 っていくはずが、仕事が終わってから審査のために記録をつくる会社がなんと多いことか。記録 様式に工夫が足りないと手間隙かかるばかりで、仕事がスムースに流れません。だから徹底した 工夫が必要になります。記録様式はキッチリ書き込む方式でも、チェックを入れる方式でも構い ません。他社からもらったものや、参考書からの丸写し、自分で作ったけど見直しをしていない ものなどは使いにくいことが多いと思います。実際に使ってみないと使い易いかどうかは分かり ません。作る→使う→使いにくい所を改善する→使う→……を繰り返して改善を進める必要があ ります。 3. コンパクト ISO とは？ 私は、1 業種 50 ページで済むマニュアル（手順書を含む） をコンパクト ISO と呼んでいます。左の写真から、分厚さ の違いがわかるでしょうか？（左：コンパクト ISO、右： 従来型 ISO） ISO9001 に関する問題は、マニュアルの分厚さが全てで はありませんが、分厚いマニュアルが原因となって先述の 様な問題を引き起こします。ここでの マニュアル とは、 手順書（ 「〜規定」「〜標準書」などと呼ばれていることも ある）を全部含めています。 私は、支援先への初訪問の際には「分厚いマニュアルを 作りたいですか？薄いマニュアルにしたいですか？」と尋ねます。ほとんどの方がコンパクト ISO を 選択されますが、迷われた場合はこう言います。 「現在は ISO 導入前ですからマニュアルはありません ね？仕事はキチンとできていませんか？お客様からリピートの注文はありませんか？仕事ができて、 リピート注文があるのなら、マニュアルがなくても仕事は進む、ということですね？」と。 また、ある会社からスリム化したいとの要望があり、5cm もある膨大なマニュアルを 2000 年版への 移行にあたり、手順書を含めて 2.5mm のマニュアル１冊に改訂しました。あまりにも減ったため心配 になられたようですが、結果は一発で合格でした。 4. ISO 自力認証取得の問題点と解決法 ISO9001 は、自力で認証取得が可能です。自力というのは、コンサルタントなしで自分達だけで勉 強して認証取得することです。 自力認証取得は、多くのメリットがある反面、 「取ったのはいいが、実施困難なマニュアルを作って しまった」 「ISO はここまでやらなくてもいいことがあとでわかった」 「予定期日までに取得できなか った」 「マニュアルをたくさん作り過ぎた」「苦労してやっとの思いで取ったが、周りの賛同が得られ ない」などのリスクもあります。自力で認証取得した方に「マニュアル作成にあたって、何を参考に しましたか？」と尋ねると『参考書を丸写しした。一部だけ修正して作った。』 『他社のマニュアルを 真似た。 』という答えが返ってきます。その結果として、実施困難なマニュアルになるケースが多いの です。なかには途中で挫折する会社もあります。そんな会社に経緯を伺うと「自力で挑戦したが、や っぱり難しくて途中からコンサルに来てもらった」 「最初からコンサルを入れた方がよかった」 「前任 者は ISO 認証取得がうまくいかず、社長に怒られて自信をなくして会社をやめた」など。 どうしてこうなったのか。私は次のように推察しています。 ・ISO9001 の規格を十分理解できていないために、何をしたらよいかわからない ・参考書に書いてあるようにやらないと ISO9001 が取得できないと思い込む ・気軽に相談出来る相手がいない この問題を回避するには良質のサンプルマニュアルと相談相手が不可欠です。しかし自力認証取得の ための参考書を探しても、現在販売されている参考書は難しいものばかりです。サンプルマニュアル も、前述のような分厚いマニュアルがかなり高価で販売されている程度です。自力認証取得用の参考 書がない…それに気付いて、自力認証取得用の参考書を作り、その他自力認証に必要なものをセット にして販売することにしました。 《自力認証取得セット》 その内容は ◆品質マニュアル作成の手引き（紙媒体簡易製本） 1冊 ◆コンパクト ISO サンプル品質マニュアル（フロッピーディスク版） 1枚 ◆コンパクト ISO サンプル記録様式セット（フロッピーディスク版） 1枚 ◆月１回のメールアドバイス（7 月開始予定） 12 回 ◆質問権（電話で回答） 3 時間分 （のべ 3 時間以内なら何件何回でも質問相談可能。買い足すことも可能） つまり、このセットを購入すると次のことが可能になります。 ●何度も審査員から誉められた評判の良いサンプルマニュアルと記録様式サンプルが手にはいる ●わからない時は、気軽に電話相談できる ●低予算で ISO9001 を取得することができる ●月 1 回メールアドバイスを受けられる（7 月開始予定） 一般的なコンサルティング料金は 200〜300 万円程度であると思いますが、この自力認証取得セッ トを活用すれば、努力次第では 50 万円以下での取得も可能です（審査機関に支払う審査費用は別途 必要） 。 また、全てを自力で行わなくても、有料になりますが、必要に応じた部分的なコンサルティング もお受けします。挫折しそうになった場合は､挫折する前にご相談ください。途中でフルコンサルテ ィングへの切り換えをご希望の場合は、購入金額で下取りの上、それまでに勉強された成果を評価 してコンサルティング費用を値引きします（但し他社へ発注される場合を除きます） 。もちろん、遠 方の会社のために、全国各地にコンサルタントを確保しております。 この自力認証取得セットは、現在次のところで使われています（販売開始後 6 カ月間での実績）。 熊本県 ソフトウエア会社 宮城県 電子機器受託生産会社 長野県 ダイカスト製造会社 山形県 機械部品製造会社 東京都 ソフトウエア会社 名古屋 鉄筋加工会社 岡山県 運送・土木工事会社 埼玉県 自動車部品製造会社 いきなり購入するのはどうも、という場合には「品質マニュアル作成の手引き」の評価版を無償 提供しており、品質マニュアルの 1/3 ほどの分量をご覧いただけます。 あなたも、ISO9001 認証取得に向けて挑戦してみませんか？ （2004.5.27 (社)西日本プラスチック製品工業協会での講演内容） お問い合わせ先（アイソ・ラボ有限会社 代表取締役 平川 雄典 氏 〒838‑0138 福岡県小郡市寺福童 426、電話番号: 0942‑73‑1470、FAX 番号: 0942‑73‑1410、 e‑mail：[email protected] URL：http://www.isolabo.com/)
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