経営者革新プロジェクト第９回ペーパーレス化を考えよう／NPO 法人起業家支援ネット ■ 紙と電子文書の違い紙のほうが便利なこともある？デジタル文書とアナログ文書の特徴を考えてみよう！電子文書の特徴紙文書の特徴伝達スピードが速い・情報の拡散性場所をとらない。情報の整理・共有がしやすい。自由度の高さ PC が無くても見る事ができる。紙代の削減ができる。手早く自由に、思い付きを書きとめられる。他によい点は？他によい点は？電子文書の悪い点は？紙文書の悪い点は？ ■ 電子化・ペーパーレス化は「手段」文書の保存場所が業務のスピードアップ、情報共有の推進、意志決定の迅速化、狭くなってきて困っていたが、事務処理の簡素化など、文書の電子化・ペーパーレス化で電子化して圧縮できた！何がしたいのかをハッキリさせてから取り組むことが重要。電子化・ペーパーレス化が目的となってしまうと・・・とりあえず全部の文書を電子結局は文書を印刷することになり、化したけど、結局よく使う文書更なる紙の無駄遣いや、情報の混乱を引き起こしてしまう！は何度も印刷してしまう・ ■ 紙文書の電子化スキャナ・複合機で取り込んで、PDF に変換！現在市販されているスキャナ・複合機のほとんどには、PDF 作成機能がついている。 PDF を作成する手間があるものの、保管・整理・活用が簡単になる。ＰＤＦとは、アドビシステムズ社によって開発された、電子文書の形式。「Acrobat Reader（Adobe Reader）※」があれば、パソコン環境に依存しない様々な情報のやり取りや共有ができるため、個人だけでなく、多くの企業・行政でも使われている。文字・字体・大きさ・画像などが、異なる環境でも同じレイアウトで見ることができる、という強みがある。 ※「Acrobat Reader（Adobe Reader）」は無償。 PC にあらかじめ入っていることが多い。もちろんダウンロードして最新版を入手することも出来る。ＰＤＦのメリット・デメリットセキュリティ性能が高い。（電子書名が付けられたり、パスワードによる文書のロックと暗号化ができる）パソコンの環境によってレイアウトが崩れないなど、利便性の高い仕組みが実現されている。処理が重い。閲覧においては、他の文書に比べて不便。経営者革新プロジェクト第９回ペーパーレス化を考えよう／NPO 法人起業家支援ネット ■ PDF 変換・編集ソフトで、さらに便利に →Word、Excel ファイルなどから PDF ファイルに変換（または PDF ファイルから Word、Excel ファイルなどに変換） PDF 変換だけでなく、PDF ファイルの作成、編集などの機能を備えた各種ソフトが市販されている。 ▼Adobe 『 Acrobat 』 http://www.adobe.com/jp/products/acrobat/ PDF ファイルの「作成・編集・加工・管理」を一元化した、PDF 活用ソフトウェア。 ▼ソースネクスト『いきなり PDF 』（シリーズ） http://www.sourcenext.com/titles/pdf/ 多機能版から、機能を絞った廉価版まで、種類が幅広くある。 ▼クセロ『瞬間 PDF 』 http://xelo.jp/xelopdf/s_pdf/index.html PDF 変換、結合・分割、テキスト抽出編集機能つき。（変換時に広告が出る、無料版もある） ■ 文書管理ソフトの利用（電子文書を整理して保存）文書管理ソフトの特徴Ｅｘｃｅｌ、Ｗｏｒｄ、ＰＤＦファイルだけでなく画像や動画も管理でき、大量のファイルを効率よく管理。形式が違っていても、関連ファイルを一まとめにして整理できるので、高度なファイル管理が可能に。サムネイル（縮小画像）表示ができるので、どんな文書だったかをイメージでパッと見ることができる。 ▼富士ゼロックス『 DocuWorks 』 http://www.fujixerox.co.jp/soft/docuworks/ ▼メディアドライブ株式会社『やさしくデジタルファイリング』 http://pac.mediadrive.jp/yf/ ▼エプソン販売株式会社『読ん de!!ココ』 http://ai2you.com/ocr/product/koko13/koko13.asp ■ 共有サーバーやグループウェアの利用で紙要らずの「情報共有」グループウェアグループウェアとは、ネットワークなどを介して複数人で共同して使うソフトウェア。それぞれのパソコンで個別に使うソフトウェアではないので、情報を「共有」できる利点がある。 ⇒無料のグループウェア ▼GSMoN ▼OfficeCOM ▼GroupSession2 ▼A-Time など ⇒本格的なグループウェア ▼IBM Lotus Notes（ロータスノーツ） http://www-06.ibm.com/jp/software/lotus/products/nd7/index.html グループウェアとしてシェアの多くを握っているのがロータスノーツ。データ共有、メール、掲示板などの機能をユーザが組み合わせて利用できる。文書だけでなく画像、音声など様々な形態のデータを扱え、分類・検索・並べ替えなどの操作を行なうことが可能。ただし、運用には技術も費用もかかるので、気軽には導入できないのがデメリット。