逗子市文書管理システム仕様書平成28年4月逗子市

逗子市文書管理システム仕様書
平成28年４月
逗子市
１．
新システム導入の背景
はじめに
｢逗子市文書管理システム仕様書｣(以下、｢文書管理仕様書｣という。)は、
「逗子市統合内部
システム導入に係る財務会計及び文書管理システム等提供業務仕様書」の文書管理システム
導入にあたっての実現すべき具体的な機能及び制限事項等の前提条件を定義するものであ
る。
１．１導入システム名
文書管理システム
１．２
導入の目的
電子決裁機能を導入することにより保存文書量の軽減を図るとともに、職員の文書事務
の効率化、公文書の適正な管理を図ることを目的として、次期システムの構築を行う。
１．３
文書管理システムの方針
次期システムの導入に向けた基本方針は以下のとおりである。
（１）パッケージソフトウェアの活用
パッケージソフトウェア(以下、｢パッケージ｣という。)を活用することで品質を確
保し、短期間かつ低コストでのシステム導入を図る。また、各サブシステムの操作性、
運用管理、データの一元管理を基本とすることで、利用者の円滑な運用を実現するも
のとする。
（２）カスタマイズ対応の抑制
パッケージが保持する標準機能を有効に活用することを原則とし、カスタマイズ対
応は極力抑制することで、今後のバージョンアップや制度改正等の維持運用に要する
コスト及び保守費用の抑制を図る。
（３）セキュリティの確保
セキュリティの確保された現行庁内 LAN ネットワークを活用する。ユーザ認証に
より不正アクセスを防止し、利用者に応じてシステム操作権限を厳密に設定すること
により、情報セキュリティの確保を図る。
（４）システム稼動後の段階的な整備
統合内部システム及び電子決裁システムによる各システムとの連携を可能としたシ
ステムを構築したうえで、次年度更新予定の人事給与システム及び将来導入を検討す
る庶務事務システムとの連携を可能とするシステムを導入する。
（５）職員が使いやすいシステム
メニュー構成や操作画面など直感的に操作が分かる構成とし、誰でも簡単に入力で
きる操作性の高いシステムを構築する。
- 1 -
（６）導入後のコスト低減案
受注者においては、次期システム導入後、どのような手法や運用を行うことで継続
的なコストの低減が可能になるか、コスト低減策についても具体的に提案すること。
２．
新システムの要件
２．１
提案システムの範囲とシステムの構造
本業務において導入対象となるシステムイメージは、以下の図を参照すること。
図 2-1
２．２
新システムの機能要件
「別紙
２．３
システム概観図
文書管理システム機能要件表」に記載した仕様を満足すること。
拡張性
（１）組織の再編に柔軟に対応できること。
（２）電子決裁システムや統合内部システムに連動することを考慮したシステムであ
ること。
（３）全サブシステムについて、ＨＴＴＰやＸＭＬによって他のシステムと直接通信
を行うことができる Web 型とし、将来的な電子自治体の構築を妨げないオープン
性の高いシステムとすること。
（４）パッケージ標準機能の活用
制度改正等に伴うシステム機能の追随の迅速化、運用コストの低減を図るため、
- 2 -
カスタマイズ対応は極力行なわない。導入するパッケージの標準機能を原則とし
て有効活用するため、標準機能に適応しない業務要件について、代替策による運
用も検討すること。
（５）関係法令等への準拠
各業務機能は、関係法令等に準拠した運営ができることを前提とする。なお、
システム稼動前に制度改正等が発生した場合は、施行日までに対応すること。
（６）保存文書引継作業
本市では保存文書について、本仕様書に参考資料として添付されている手順に
より保存文書引き継ぎ作業を行っている。現在行っている作業形態に合わせる運
用可能な方式、または、現在行っている作業形態より効率的な作業形態による方
式を提案すること。なお、平成 29 年４月以降の作業に合わせることが理想だが、
保守費用の中で段階的に機能を追加していく場合は、そのフェーズ毎の方式を提
案すること。
（７）情報公開の機能について
文書管理システムと連動して情報公開をする場合に、どのように実現できるか
予算内で提案出来る範囲と内容並びに手法を提案すること。なお、現在想定して
いる情報公開の機能としては、情報公開課窓口における「文書目録の閲覧」に関
し、以下の項目をデータ排出し、システムに連携していないＰＣ（情報公開課窓
口に１台配置）において市民が検索閲覧可能なエクセルファイルを作成でき、ま
た検索にあたっては、特に文書作成日、管理部署名、ファイル名等の検索要件に
対応できるものであることであるが、更に事務量を軽減できる提案があればおこ
なうこと。
【データ項目】
・ファイル名
・管理部署名
・作成者名
・分類名（大分類・中分類・小分類）
・文書科目名
・作成日
・引継予定日
・廃棄予定日
・文書種類
・公開用文書名
・日付
（８）その他機能
パッケージ標準機能の範囲内で、機能要件表に提示したもの以外のその他補助
的な機能や業務効率、コスト削減等に効果があると判断する機能が提供可能な場
- 3 -
合は、その機能を提案すること。
２．４
ユーザインターフェース
（１）分かりやすいメニュー、少ない操作で目的の画面を表示できること。
（２）連続入力機能や複写機能により、スピーディかつ正確な入力を実現すること。
（３）入力に手間がかからない工夫がなされていること。
（４）プリンタに出力しなくてもパソコン上で確認できるプレビュー機能を有するこ
と。
（５）視認性や識別性などを考慮したデザインであること。
３．
稼働環境（全システム共通）
３．１
クラウド及びサーバ要件
逗子市統合内部システム構築に係る財務会計及び文書管理システム等提供業務委託仕
様書兼企画提案依頼書（以下、「仕様書兼提案依頼書」という。）の３（３）の導入方法
の通りとする。なお、クラウド及び物理サーバを本業務受注者が用意する場合は、特に
以下を留意すること。
（１）サーバ等は災害、水害、埃、振動、温度、湿度等の影響や、機器の電磁波による
情報漏洩を防止する措置を施すものとする。
（２）サーバは Web 方式に対応したものとする。
（３）サーバの種類、数量や OS、CPU、メモリなどのスペックについては、提案者
の提案を仕様とする。
（４）ディスク容量は 5 年以上のデータ容量を確保できること。
（逗子市がクラウド環
境を用意する場合も同じ条件とする。）
（５）冗長構成でバックアップ機能を有すること。
（６）サーバを毎日若しくは定期的に再起動する必要がある場合は、運用の効率化のた
めに、自動電源始業機能等を活用すること。
（７） 24 時間 365 日稼働すること。なお、
（６）等の理由がある場合は、その旨提案
すること。
（８）停電時に安全に自動シャットダウンできること。
（９）サーバ機器についてはラックに格納可能なラックマウントサーバーにすること。
３．２
クライアント環境
（１）ブラウザソフトにて稼動する Web 型システムであること。
（２）クライアントパソコンは、庁内 LAN に接続された既存のパソコンを使用する。
（３）財務会計システムを利用するクライアントパソコン数は、550 台とする。
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なお、クライアント数によって料金が異なる場合は明示すること。
（４）クライアントパソコンの最低スペックは以下のとおりなので、配慮すること。
① OS：Windows7 以上
② ブラウザ：IE11 以上
③ メモリ：2GB
④ HDD：200GB
⑤ CPU：Intel Corei3 2.5GHz 以上
なお、その他の OS 及びブラウザをサポートしている場合は、明記すること。
（５）既に導入しているプリンタのスペックは以下のとおり。
① 解像度：1,200dpi×1,200dpi/2,400dpi 相当×600dpi
② 用紙サイズ：
・トレイ：A3 縦送り、B4 縦送り、A4 縦/横送り、B5 縦/横送り、A5
縦/横送り、A6 縦送り、DLT 縦送り、LG 縦送り、LT 縦/横送り、HLT
縦送り、郵便はがき縦送り、往復はがき縦/横送り、不定形サイズ（幅 90
～297mm、長さ 148～432mm）
・手差しトレイ：A3 縦送り、B4 縦送り、A4 縦/横送り、B5 縦/横送り、
A5 縦/横送り、B6 縦送り、A6 縦送り、DLT 縦送り、LG 縦送り、LT 縦
/横送り、HLT 縦送り、郵便はがき縦送り、往復はがき縦/横送り、不定形
サイズ（幅 64～305mm、長さ 148～1,260mm ）
③ 用紙の種類：普通紙（リコピーPPC 用紙タイプ 6000/6200、マイペー
パー、TP ペーパー、オフィスペーパーNT タイプ W）、再生紙（マイリサ
イクルペーパー100、オフィスペーパーNT タイプ R）、第二原図用紙（リ
コピーPPC 用紙タイプ TA）、ラベル紙（リコピーPPC 用紙タイプ SA）、
郵便はがき
*3
、往復はがき
*3
、封筒（ハート社製レーザー専用封筒長 3
ホワイト/洋長 3 ホワイト/角 2 ホワイト）
④ その他：ネットワーク接続可能
（６）クライアントの設定が必要な場合は、どういう作業が必要かを明記の上、本業務
の中で行なうこと。
３．３
ソフトウェア要件
（１）データベースは、業界標準、マルチプロセッサ対応、信頼性の高さ、安定性、出
荷実績、製品の継続サポートなどを考慮したものを選定すること。また、データ
ベースの製品名を明記すること。
（２）データベース以外のシステムを構成するソフトウェアについても、将来にわたっ
て信頼性および能力が保証されていること。また、構成しているソフトウェアの
製品名等を明記すること。
（３）パッケージの開発言語については、短期間に効率よく開発・修正が行なえる開発
- 5 -
ツールを使用すること。また、パッケージの開発言語及び開発ツールを明記する
こと。
３．４
ネットワーク環境
（１）クラウド環境から庁内迄専用線と副回線を用意し（逗子市がクラウドを用意する
場合は、他システムと併用の 1Gbps の帯域保障型回線と 100Mbps 以上のベ
ストエフォート副回線である。）、既存の庁内 LAN を使用するものとする。また
他のシステムとの連携も考慮し、ネットワークプロトコルは TCP/IP とする。
３．5
性能要件
（１）最大同時アクセス数は繁忙期を考慮して、文書管理システムに接続するクライア
ント全台数 550 台の 30％程度、150 台を想定している。
（２）標準的な画面の場合、リクエストが発行されてから画面がすべて表示しおわるま
でのレスポンス時間は２秒以下程度を原則とする。なお、一時的(初回アクセス
時等)にデータ転送量が増える処理や検索時などの画面遷移は例外とする。
３．6
セキュリティ要件
（１）本市が定める「逗子市情報セキュリティ基本方針（以下 URL）を遵守することを
前提とすること。
http://www.city.zushi.kanagawa.jp/global-image/units/69709/1-201
40408155017.pdf
（２）ユーザ個人別にアクセス制限が設定できること。
（３）いつ誰がどの情報にアクセスしたかの利用状況が把握できるログを残す機能を
有すること。
（４）受注者がデータセンターを運用する場合は、セキュリティ要件を示すと共に、仕
様書兼企画提案依頼書３（２）
（ア）及び３（３）の(ア)(イ)の⑥で提案した内容
並びに打ち合わせにて合意された内容を要件とする。
- 6 -
４．
導入体制とケジュール
４．１
導入の基本方針
導入、調整およびテストは、受注者の負担と責任において実施すること。
４．２
導入体制
プロジェクト全体を充分に管理可能な者がシステムのプロジェクトの責任者となり（プ
ロジェクトマネージャー）、プロジェクトを成功させるに足る能力と経験のあるメンバー
で体制を作ること。
４．３
業務期間
仕様書兼企画提案依頼書２（３）に準じる。
４．４
システム稼動時期
次に示す時期にはシステムが稼動できる状態とすること。
４．５
（１）文書管理システム
平成２9 年１月１日
（２）電子決裁システム
平成２９年１月１日
導入環境要件(開発場所･開発マシン)
導入・開発場所・開発マシン等は導入業者において手配を行なうこと。ただし設計打合
せやレビューの場所、デモ・テストの場所、および進捗会議等の場所は本市にて会議室等
を用意する。
４．６
定期報告及びレビュー
（１）定例の進捗報告会を設定すること。
（２）基本設計書、詳細設計書、テスト計画書、確認テスト計画書については、共同レ
ビューを行なうこと。
（３）仕様確認や導入スケジュール等で緊急な打ち合わせの必要性が発生し、本市から
打ち合わせの要請を行なった場合には、速やかに対応を行なうこと。
４．７
テスト
（１）機能検証およびデータ検証支援を行なうこと。
（２）検証については事前にテスト計画書を作成し、レビューを行なうこと。
４．８
データ移行
（１）現行システムから移行が必要と思われるデータについては、本市と受注者との協
議により、実際に提供する機能を考慮した上で決定する。
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（２）既存データの移行方法については、できる限りの手作業での入力を避ける方式で
行なうこと。
（３）現行システムから新システムへのデータ移行は、全てのデータを移行すること。
（仕様書兼依頼書【企画提案依頼事項】
（４）
（ア）に従い、文書管理システムの
データ移行について提案すること。）
４．９
業務移行および職員研修
（１）新システムの本番稼動前に以下に上げる項目について担当部局を対象に説明会
等を実施すること。
① 業務の流れの変更に伴う業務規約の変更
② 文書管理システム導入に伴う帳票類の変更
（２）導入時の初期教育として、本市指定の場所で、次の職員研修を提供すること。
① 一般職員向けの職員研修を行なうこと。
・
対象者：200 人
・
研修端末台数：30-40 台/回（職員持ち込み）
② 文書管理システム所管管理者向けの職員研修を行なうこと。
・
対象者： 5 人（総務課）
③ システム管理者向けの職員研修を行なうこと。
（統合内部システム全体のシ
ステム管理者向け研修に、他のシステムのシステム管理者向け研修を含む
こと。）
・
対象者： 5 人（情報政策課）
（３）各担当者向けマニュアル
① 各担当者向けのオンラインマニュアル
② ①がない場合は、紙のマニュアルの原本を CD-R または DVD-R を正副 2
枚で提出すること。また、バージョンアップ等に伴う改変部分についてはア
ップデートをすること。
５．
運用保守（全システム共通）
５．１
運用要件
（１）事前に本市の了解を得た保守作業等による停止を除き、年間を通じて毎日運用で
きること。
（２）システム稼動時間は、6 時から 24 時までとする。なお、保守作業等により稼働
時間外でも停止する場合は、事前に本市に通知の上了解を得ること。また、受注
者がクラウド環境を提供する場合、バックアップ時間等は稼働時間外とする。
- 8 -
５．２
保守
（１）システムの操作や事象に関する問合せについて、原則として平日午前８時から午
後６時、常時受け付けた上、速やかに対応・回答すること。（問い合わせの窓口
の時間帯が上記と異なる場合は明示すること。また、障害発生時や緊急時等は
24 時間受付可能なこと。）
（２）保守は容易かつ迅速に対応できるものとし、故障時間を短縮すること。
（３）稼動までの間に必要となる保守費用は導入経費に含めること。
（４）本システムに関連するソフトウェアのバージョンアップが開発期間内に行なわ
れた場合、本パッケージへの影響、バージョンアップの是非を検討し対応が必要
な場合は本市の了解の上速やかに行なうこと。
（５）本システムの標準のリビジョンアップ、及び障害等に対応するためのリビジョン
アップが行なわれた場合は､本市の了解の上速やかに対応すること。本稼動後で
あればリビジョンアップの要否を検討し、必要があれば本市の了解の上速やかに
対応すること。
５．３
障害対応
（１）イベントログなどを収集、監視し、異常が発生した場合、その内容に応じ障害対
応が行なえること。
（２）障害時の対応を一元化して行なう窓口を設けること。
（３）障害時には速やかに復旧でき、連携する他システムとの障害の切り分けを行い、
原因の究明および対策にあたること。
（４）障害が生じた場合、その原因について報告書を作成し提出するものとする。
（５）クラウド事業者を逗子市が指定し、一次切り分けをクラウド事業者がおこなう場
合と本システムの受注者が一次切り分けをおこない障害対応する場合の方法、手
順、操作等違いがある場合は明示すること。
６．
納
品
６．１
システム
本システム自体については、以下の日程で納めること。
（１）文書管理システム
平成 28 年 12 月 31 日
（２）電子決裁システム
平成 28 年 12 月 31 日
※サブシステム等があれば、別途協議の上納品日を決定する。
６．２
ドキュメント
- 9 -
（１）システム全体と個別システムについて以下のドキュメントを納めること。
① システム操作ガイド（４．９（３）の通り）
② システム検討レビュー議事録
（２）カスタマイズ部分について以下のドキュメントを納めること。
① 基本設計書
② 詳細設計書
③ コード設計書
④ テーブル仕様書
（３）システム稼動後の保守体制
（４）運用上の課題と改善策（随時）
６．３
納入場所
別途指定する。
６．４
納入形態
（１）システム自体については別途指定する。
（２）ドキュメントについては CD-R または DVD-R を正副 2 枚で提出すること。
以上
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