クラウド移行後の本音は？ 踏み切れない最大の要因とは？ クラウド版ユーザ vs. パッケージ版ユーザ 5 社が徹底討論！グループウェア・ユーザ座談会 定番グループウェアのクラウドサービスが出揃ってきた。パッケージ版グループウェアのユーザは、クラウドサービスへの移行を検 討し始めているだろうが、移行プロセスやセキュリティに対する不安があったり、あるいは、既存システムとのコスト比較をどうと らえればよいのかに悩んでいるかもしれない。そこで、今回はグループウェアをクラウドサービスへ移行済みの企業 3社、そして、 何らかの理由があってパッケージ版を使い続けている企業2社にお集まりいただき、それぞれの実感や思いを本音で語っていただ いた。 【参加者】 A氏 物流・卸売業 利用グループウェア：クラウド版ガルーン ユーザ数：90 B氏 人材情報サービス 利用グループウェア：クラウド版ガルーン ユーザ数：500 C氏 飲食店チェーン業 利用グループウェア：クラウド版ガルーン ユーザ数：130 D氏 電子部品メーカー 利用グループウェア：パッケージ版「ガルーン 3」 ユーザ数：270 E氏 イメージソリューションメーカー 利用グループウェア：パッケージ版「ガルーン 3」 ユーザ数：700 以前はほかのグループウェアを導入していたの 実感しているメリット・デメリットは？ ですが、レスポンスがかなり遅くなっていた上、 ――まずは皆さんの現在のグループウェア環境と、クラウドに対 管理面も DB のメンテナンスが大変で、サーバ自 する考え方について教えて下さい。 体の故障も多く、運用コストがかなりかさんでい たので、クラウド版ガルーンに移行しました。現 サイボウズ ガルーンを利用していましたが、昨 在は本部社員だけが使っていますが、今後は店舗（現在250店舗以 年 11 月にクラウド版ガルーンへ移行しました。 上）ごとに代表で1ユーザずつ使えるようにし、情報共有や業務活 きっかけは、昨年の震災で東北事業所のサーバが 用に役立て、ペーパーレス化を進めることを計画しています。ま 水に浸かってしまうという被害にあったことで た、モバイル利用が可能になり、通常の携帯電話でも、iPhoneでも、 す。その際に本格的なバックアップ環境を構築す Androidでも安心して使えることには満足しています。 るか、グループウェアをクラウドサービス利用へ変更するかを検 パッケージ版「ガルーン 3」をオンプレミス環境 討し、コスト面や手軽さを考えて後者を選択しました。 で運用していましたが、昨年の震災を受けて、 もともとはパッケージ版「サイボウズ Office 6」 サーバをすべてデータセンタに移しました。ほか を利用していましたが、オンプレミス環境におけ のシステムも含めて、クラウドサービスの利用は るハードウェア障害や容量不足でたまに障害が 従来から検討はしていますが、必ずしも、グルー 起きていたこと、そして、インフラを担当する人 プウェアからクラウドという意識はなく、どこを優先してクラウ 員が不足している状況を受け、クラウド版ガルー ドへ持っていこうかというのを比較している状況です。クラウド ンへ移行しました。人材紹介を中心に多彩な方面へ事業を広げて 版ガルーンへの移行に関しても、以前からコスト比較などの調査 おり、子会社や海外拠点も多数抱えていますが、少なくとも現時点 は実施していますが、今のところ、答えが出ていない状態というこ では、グループ企業全体でのシステム統合を図るような使い方を とです。 しているわけではありません。 「サイボウズ Office 3」から始まり、長年サイボウ えば、ユーザ情報の入出力を利用してシングルサインオンを実現 ズ製品を利用していますが、現在はパッケージ版 するといったアプローチに関しては、機能連携やデータ連携とは 「ガルーン 3」を導入しています。クラウドに関し 少しレベルが異なるところがあります。 ては情報収集していますが、ガルーンに関しては クラウドに移行するつもりはありません。ほかの 弊社の場合もワークフローに他社製品を導入し システムと相互に関連性を持たせていたり、つなげていたりする ており、ガルーンと連携させているという事情が ので、グループウェアだけをクラウド化したとしても、連携製品が あります。ですから、ガルーンをクラウド版へ移 ついてこられるかどうかが問題。まずは、内製している小規模な社 行させたとしても、そこに連携しているワークフ 内システムなどに関して、クラウド基盤を活用し、いろいろ試して ロー、あるいは、そのほかの情報システムなどが みようというレベルです。 追従できるのか、対応できるのかという不安があります。グループ ウェアは様々なシステムの入り口としても機能していますから。 ――既にグループウェアをクラウドサービスとして利用されてい る方は、実際にどのようなメリットやデメリットを感じているの おっしゃるとおり、移行前には、カスタマイズ性 でしょうか？ が下がってしまう、ほかのシステムとの連携がそ のままでは動かなくなってしまう可能性もある 社内にサーバがないこと自体がすごく楽です。以 など、不満はありました。ただ、そのあたりは弊 前は、週明け早々にハードウェアのトラブルなど 社ではあきらめるというか、むしろ、割り切って でグループウェアが止まっていると、 「早く対応 しまい、現在では、何をおいても社内に 物 がない環境を実現でき しないと！」という感じでうんざりしていまし ることが大きなメリットだと感じています。 た。定期的なバックアップ作業に追われる必要も ないですし、デメリットはあんまり感じたことがないです。 ほかに、クラウドサービスに期待と不安の双方を 抱くのは、バージョンアップの手間がないことで 私は 本業 に集中できるという点が最大のメ す。パッケージ版だと、まずはテスト環境を用意 リットと考えています。弊社の場合、企業風土と し、情報システム部門などが率先して実際に触っ して、こうした本業集中という意識が特に強く、 た上で、いかに新機能や操作変更などを社内に伝 情報システム部門も同様に、自分たちの立場で売 達していくかを考えたり、マニュアルを作る。そういった手間が省 り上げアップや顧客単価向上に取り組まなけれ けることを考えると、すごく楽でしょうね。ただ、これも裏腹で、 ばならない。経営者も、グループウェアなどはもはや電気・ガス・ バージョンアップについていけない社員のことも考えて、実施の 水道と同じ感覚で、使うことがメインなのだから、運用管理にあま タイミングを計ることもできなくなるのでは？ り手間をさかれるのは望ましくないという考えです。そのために 使える手段があれば積極的に取り入れ、むしろ、その手段の足りな たしかに、クラウドサービスのグループウェアで い部分だけを自分たちが担うということで割り切っています。 は、画面を開いた時に「バージョンアップしまし た」というメッセージが表示され、いきなり機能 ――移行していない企業の方がクラウドサービスに対して気に が追加されていたりします。ただ、管理者向けに なっている点などはありますか？ はバージョンアップの内容を事前に連絡しても らえますので、それで問題が生じたことはありません。今のとこ クラウド版への移行を躊躇している理由の 1 つ は、既存環境のカスタマイズやシステム連携が使 えなくなってしまうのではないかという点で す。PHP ポートレットを利用して外部システム と連携させていたりするわけですが、それが使え なくなってしまうのは困るわけです。システム間の機能連携みた いな部分は連携 API などで解決されるかもしれないのですが、例 ろ、そんなに急に大幅な変更が行われたことがないということか 先ほどの「半分程度」というのは、データセンタ もしれませんが…。 やラックといった設備の利用料金、サーバのラン 社内提案・稟議はこうして通した！ ニングコスト、ソフトウェアのライセンス費用、 そして、自分が担っている保守費用も考慮して試 ――パッケージ版を利用している方々も、やはりクラウドサービ 算したケースです。ネットワーク回線が結構高く スに大いに興味はあるようですが、とはいっても、情報収集や検討 つく場合もありますが、それでもクラウドのほうが若干高くなる の段階から実際の移行へは、そう簡単に進めないという状況なの と思います。ただ、正直に言うと、個人的には自分たち（情報シス でしょうか？ テム部）の作業負担が減ることで、その分、ほかの業務に注力でき るというのは大きな魅力です。稟議を通す際には、その価値を経営 クラウド版にどうしても踏み切れない理由は、1 層がどのように受け取ってくれるか、いかに説得できるかがポイ ユーザあたりの単価がパッケージ版より高く ントになるんでしょうね。 なってしまうことです。現状のパッケージ版の月 あたりのコストを算出してみましたが、どう見積 コストが高いと見るか、安いと見るかに関して もっても、クラウド版の月額料金の約半分以下で は、ユーザ規模にも左右されるのではないでしょ 済んでいます。クラウド版のコストを聞かれて、 「現在のおよそ倍 うか。例えば、100 ユーザであれば月額約 9 万円 です」ということでは、やはり稟議は通りにくいでしょう。 ですから、運用管理コストなどを考えれば感覚的 には安い。しかし、規模が大きくなると、料金も 弊社も同じです。以前に試算したところ、約半分 まとまった額になってしまうので、少し躊躇してしまう。 で済むという結果になりました。ただ、実は昨年 の計画停電の影響を受けて、本社に置いていた 弊社では 700 ユーザ分のパッケージ版ライセン サーバが停止したため、全面的に業務が止まると スを持っていますから、これをクラウドサービス いう事態が生じたんです。そのため、現在ではグ へ移行すると、定価ベースで年額 600 万円強と ループウェアをはじめ、基幹システムやメールサーバ、Web サー いうことになります。しかも、コスト比較を行う バなど、主要なサーバをすべて外部のデータセンタで稼働させて 場合は伝統的に 5 年間のスパンで算出しますか います。これは早急に対処せねばということなので、その際の稟議 ら、5 年間 3000 万円以上になってしまう。すると、やはり「その はすぐに通りました。こうなると、クラウドへの移行でもよかった 3000万円にどういう意味があるのか」を強く訴えることができな のでは、という話もありますが、実はガルーンのライセンスを複数 いと稟議は通らない。もちろん、700ユーザといっても全部がアク 年契約で支払い済みなので…。 ティブではないですし、クラウドサービスの場合は柔軟に変更で きますから、いろいろ工夫できる余地はあるのでしょうけど。 実際、社内でグループウェアを運用するだけであ れば、1 年、2 年といった短期間ならともかく、長 現在 500 ユーザ以上で利用していますが、業種 く使うのであればオンプレミスのほうが安いと 的に事業の成長を図るためには人員を増やす必 言えるでしょうね。私も感覚的には、コスト面が 要があり、今後も増加していくと思います。だか 第一のデメリットだと感じていました。ただ、 ら、サイボウズには事業の成長がコストドライバ 【E】さんがおっしゃったように、BCP（事業継続計画）/DR（ディザ になってしまう料金体系は何とかしてほしいと スタ・リカバリ）的なメリットも加えると、そう単純な計算ではな 伝えています。ただ、少し違う視点もあって、ユーザ数が増えれば くなってきますね。 増えるほど、システムが止まった時のインパクトが比例して大き くなる。そのリスクを排除できるのであれば、現状でも十分にコス ――ただ、クラウド版とパッケージ版のコストを比較するといっ トメリットは高いとも感じます。 ても、なかなか難しいですよね。どういう費用まで含めるか、どれ くらいの期間で比較するかなどで、ずいぶん違ってくるのではな ――そのほかの部分で「こういう付加価値があったから、稟議が いでしょうか？ 通った」というものはありましたか？ やはりクラウド版であれば、社内ネットワークの 先ほど述べたとおり、コストに関しては弊社では 穴を開けることも必要なく、外部からグループ ネックととらえていますが、セキュリティは逆で ウェアへアクセス可能な環境を容易に構築でき すね。つまり、クラウドサービスのほうがかえっ るという点が大きいと思います。弊社では「本部 て安全だと思っています。自分たちが危うい管理 にいなくても仕事ができる環境を作る」という考 をしているという意味ではなく、むしろ、あまり え方があります。基本的には本部にいるよりも現場に出て、そこで 自分たちの力を過信しないほうがよいだろうと。もちろん、クラウ 主に仕事をこなすというのが理想ですから。携帯電話でワークフ ドサービスも千差万別で、すべてが安全とは言えませんが、少なく ローの承認が行えるという点も評価が高く、逆に言えば、この部分 ともサイボウズなどは、いわばITのプロ中のプロなわけですし、設 なしには稟議は通らなかったと思います。 備や人員への投資コストも私たちとは次元が違うはずですから。 全く安全だとは断言できませんが、そういうところに任せたほう 弊社では海外出張の多い上司がそこに食いつい がセキュリティで問題が生じる確率は確実に低いでしょう。 てくれて、そのおかげで、稟議が通りやすかった ということはあります。導入後は、その上司が現 弊社もそれに近いスタンスで、 「餅は餅屋」とい 地のホテルなどからフォローをどんどん入れて う考え方ですね。セキュリティだけではなく、 きたりして、存分に活用していますね。海外にい ハードウェアの運用管理に関しても、障害を起こ ても、気兼ねなくグループウェアへアクセスできるという点で一 したことがないかというとそんなことはなく、む 種の感動を覚えているようです。 しろ、過去に何度も発生させていますから。そう いう状態で、スリーナイン（99.9％）、フォーナイン（99.99％）と Web 企業においては人材獲得競争が激しくなっ いった稼働率をうたうクラウドサービスに対して、自分たちが張 ており、システム運用管理のようにコモディティ り合う意味があるのか。太刀打ちできるのかということです。経営 化しつつあるスキルに人的リソースを割くくら 層も同じ認識なので、セキュリティや稼働率が導入の障害になる いであれば、商用の開発に回したいという全社的 ことは全くありませんでした。 な意向がありました。そういうシフトを進めて、 最終的には社内の IT インフラには全く手をかけたくない、担当者 をゼロくらいにしたいという方向性です。だから、今回のクラウド 版への移行については、グループウェアにかかわるハードウェア/ インフラのメンテナンス要員をゼロにするということを導入の狙 いに据えることで稟議が通ったということはあります。 ――コスト以外では、セキュリティ面の不安などについてはいか がでしょうか？ 先ほどの外部アクセスに関しても、常時SSLで通 信が暗号化されていますし、IP アドレスによる 接続制限や BASIC 認証にも標準対応しています から特に不安はないですね。弊社では、モバイル 利用に関してはオプションの「セキュアアクセ ス」を利用し、クライアント証明書が入っていない端末は使えない ため、全く気にしていませんね。 製品のリプレースに関してはどう考える？ 移行は難しい？それとも簡単？ ――クラウドサービスへの移行時に製品リプレースは検討しまし ――移行の際に気になるのは、ユーザからの反応だと思います。ク たか？ レームや相談は増えなかったのでしょうか？ 移行期間を極力短くしたかったので、ユーザビリ 実はクラウドサービスへ移行することを明確に ティが変わらないということを重視して、同製品 は伝えませんでした。アクセス方法や環境が少 間の移行を選択しました。それによって、ユーザ し変わりますという言い方ですね。クラウドで ビリティ以外のリスクも減らせたと思います。た あるかどうかはユーザにとっては特に関係な だ、検討する余地がないというほどには考えてお く、経営層や情報システム部が認識していれば らず、移行にかかる時間や作業負担をいとわないのであれば、やは いいことですから。それでも、特に違和感などは寄せられておら り、きちんと他製品と比較したほうがよいでしょう。まあ、私の場 ず、問題も生じていません。 合は、ただでさえクラウドという別物に移すのに、そこで製品も変 更するとなると、二重の苦しみになってしまうだろうと…。 大きなクレームなどはなく、既に導入して半年 が経ちますが、最近まで違う環境に移行してい ありません。クラウドに移行するかどうかという たことに気づかなかったという社員もいるくら 選択だけですね。忘れてはいけないのは、やはり いです。ネットワークの補強なども特にしませ 使う側の人たちのことなんですよ。実は弊社では んでしたが、パフォーマンス的にはパッケージ 2度ほどグループウェアの導入に失敗していて、 版利用のオンプレミス環境とほとんど変わりませんし。弊社の場 その後、全く使われていなかった。現在のガルー 合、拠点からのインターネットアクセスは本社経由となっている ンは私が選定して導入したんですが、その際に利用者のほうから のですが、それでもほとんど差は感じません。サービスが止まって 言われたのは「もう、変えないよね」 「これで本当に使い続けるんだ しまうような事態にも、今のところは遭遇していませんね。 よね」ということです。その時点で「操作はもう変わりません」と 約束しているので、基本的には常にガルーンありきで考える状態 ――実際の移行作業に関しては、先ほど話が出たように、同じ製品 になっています。 のパッケージ版からクラウドサービスへの移行であれば、特に苦 労するところはないと言っていいのでしょうか？ 私はクラウドサービスへ移行すると決断すると したら、おそらく他社製品も含めて比較検討しま あまり綿密にはやらなかったというか、結構気 す。経営層はもちろん、ユーザ層にも、各製品の 楽に考えていましたね。ちょっと語弊があるか メリットとデメリットを説明し、十分に検討行い もしれませんが、パッケージ版のオンプレミス ます。結果によっては、製品変更もいとわないで 環境もすぐになくすわけではないし、ほかにも しょう。以前にグループウェアをリプレースした際にも、そうした う 1 つクラウドサービスの環境が立っていると プロセスで比較検討を行い、ユーザビリティやコスト、グループ いう状態になるので、失敗したらオンプレミスを使い続ければい ウェアとしての将来性など、総合的な評価でサイボウズ製品への い、成功するまでトライすればいいかと。そういう意味では、管理 乗り換えを決断したわけですから。 者にとって重荷ではなかったですし、ユーザにとっても、クリティ カルな状態には決してならないかたちでの移行でしたので、結果 皆さんの話を聞いて思ったのは、クラウド移行の として非常に満足しています。 メリットの1つに、 「いつでもやめられる」という こともありますね。もちろん、データ移行などは 考慮する必要があるものの、サービスそのものを 乗り換えるのは、パッケージ版利用時よりも容易 になるわけですから。 座談会を終えて 今回のユーザ座談会では、参加者の方々が積極的に疑問や意見を やりとりしていただいたため、パッケージ版ユーザはクラウド版 を実際に導入した感想を得られ、また、一方のクラウド版ユーザは ほかの方々と語り合うことで改めて移行の効果を再認識できたよ うだ。いずれも納得した表情で帰路につかれていたのが印象的 だった。 クラウド利用の目的といえば「＝コスト削減」というイメージも抱 いてのだが、実際にはそう短絡的なものではなく、実際に利用して いる方々も単純に安いとは感じていないことが伝わってきた。つ まり、コストに関しては、見方によっては「クラウド版のほうが高 くつく」とも言えるというのが実状のようだ。ただ、そんな中でも クラウド版ユーザは移行に対して満足していた。理由はそれぞれ に異なり、各々が自社にとって有効なメリットや付加価値をうま く見出していると言えるだろう。 取材協力・情報提供 サイボウズ株式会社 URL：https://www.cybozu.com/jp/features/ 企画・執筆・編集 キーマンズネット http://www.keyman.or.jp/
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