第五回実行委員会議事録

第五回実行委員会議事録
【日
時】平成 24 年 2 月 1 9 日（日） P M 1 4 ： 0 0 ～ 1 6 ： 2 0
【場
所】飯塚市役所会議室
【出席者】 27 名 (敬称略 )
矢野委員長、網谷副委員長、柗尾副委員長、滝口事務局長
・総務班
：安河内、吉野、樺島、山口、中迫
・チケット班
：居出、永田、井田、大賀、須佐、高島
・広告班
：佐々木、高橋、石松、伊藤、柴田
・企画・会場班：藤井、家田、山辺、松野、宗、香月、井出、南條
【進
行】網谷副委員長
【記
録】滝口
『委員長報告』
・2/3
一灯照隅賞選考委員会へオブザーバーとして事務局長と出席
・ 2 / 1 0 縦の会 ( 回期を越えた懇親会 ) へ 3 2 期実行委員有志と出席 ( 総会宣伝を行う )
・ 2 / 1 4 幹事長へ経過報告、チケットの図柄了解を頂く
『各班報告 (企画・会場～総務～チケット～広告 )』
・各班より〝各班報告書〟に基づき報告。
『次回会議日程』
・次回第六回は 3/1 0(土 )、第七回は 4/1 4(土 )を予定。
１）事務局から
【議題】クラス連絡員は、福岡支部が中心となって選定作業をおこない、原則福岡支部
会員の中から選任する
【理由】福岡支部の総会なので出来るだけ福岡支部会員の中から選出した方がいい。
【効果】総会に対する福岡支部の心意気を見せる事により、士気も上がる。
＜協議内容＞
・採決を取り、承認される。連絡員は 5 月以降に選任をおこなう。
２）企画・会場班から
【議題】ゲストのアトラクション出演不可の場合の副案検討
【理由】万一に備える
【効果】備えあれば憂いなし
＜協議内容＞
・予備のゲストへのオファーはキャンセルの場合に失礼にあたるので、当初予定のゲスト
で準備は進める。正式決定は 5 月頃になる。
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・アトラクション内容はゲストと協議して進める。
・現在 2 種類の方法 ( 映像・伴奏 )があがっている。今後どちらでいくか決める。
・もう一つのアトラクションゲストへ演目の協力を仰げないか意見が出たが、人数確保、
練習などの課題も多く、当初の方針通りで進める。
３）総務班（会計）から
【議題】封筒・領収証の提示
【理由】現物を提示するため
【効果】現物を確認できる。
＜協議内容＞
・現物を印刷したものを、委員へ見てもらい承認される。
・領収書はヨコ筋が入ったものを採用する。
４）総務班（会計）から
【議題】立替金の事前申請による支払
【理由】当日の立替金精算を事前申請による精算にする。
【効果】事前の支出内容の確認、承認及び予算との対比ができる。また、当日の会計
担当者による立替がなくなる。
＜協議内容＞
・資料「立替支払申請書兼請求書」の説明を会計よりおこなう。
・申請書の提出は遅くても会議 ( 土曜開催 ) の前、木曜の朝までに会計へ提出する。
・「立替支払申請書兼請求書」は各班のリーダー、サブから各班員へ配布する。
５）総務班から
【議題】案内状及び招待状の発送時期の検討
【理由】現在の案内状及び招待状の発送時期を再度確認する。
【効果】どの時期に発送するのが効果的かを検討できる。
＜協議内容＞
・タイミングも大事なので、例年通り 7 月初旬に送付する。
・福岡支部会員名簿 ( 全 2 800 名 )の正誤については、31 期先輩へ問い合わせて資
料が最新のものなのかを確認する。
・名簿は事務局と連携して管理・運営する。
６）チケット班から
【議題】チケットデザインの検討と確認
【理由】チケットデザインはみんなで決めたいから
【効果】実行委員の総意が得られる
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＜協議内容＞
・チケットサンプルを回し見てもらった上、承認。
・チケットは経費節約の為 1500 枚を作成 ( 例年 200 0 枚 )する。
・受付時に回収する半券は、当日の受付効率を上げるため名前の記入は取りやめ、ナ
ンバーのみとする。
・チケットは記念としてしおりとして使かってもらえるように工夫した。
７）チケット班から
【議題】ＦＢの運用について（サブページの増設など）
【理由】広告班、企画会場班、各実行委員のＦＢを盛り上げるためや広告の収入アップ
のアイデアを受けての検討
【効果】ＦＢが盛り上がる。広告主の新規開拓となる。他
＜協議内容＞
・サブページの増設より先ずは、メインページに情報は集約していく。
・ＦＢ掲載の手順は前回会議の時の申し合わせに沿っておこなう。
８）チケット班から
【議題】チケット販売依頼文書（ツンドラ会にて配布する文書）と販売方法の確認
【理由】ツンドラ会にて各回期の代表者へ配布する文書内容の周知
【効果】チケット販売のプロセスがわかる
＜協議内容＞
・チケット販売促進会議 (ツンドラ会議 )での各会期へのチケット販売の要領を説明。
・昨年は前の年を大幅に越える販売枚数 (2 0 0 枚以上 ) だったので今年もより多くの同窓
生へ販売協力をお願いする。
９）広告班から
【議題】広告お願いセットについて
【理由】３/１０に封筒詰め作業のご協力をいただくので、あらかじめどんな内容なのかを
見てもらう。
【効果】各帳票の意味を知ってもらうことで、目標に向かって連帯感が生まれる。
そのまま使える帳票であることをお伝えする。
＜協議内容＞
・別紙資料「広告お願いセット」について説明をおこなう。
・ 3 / 1 0 の広告班作業の手伝いを依頼する。
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１０）広告班から
【議題】広告のお礼の品と同期記念品について。
【理由】先輩の例では 5,6 月頃する話だが、玉置君の尽力により、よい提案があり先月
班会議時に広告班選定品がまとまった。
【方法】３２期一同からの品なので、委員の皆さまにも他の提案がないか呼びかける。
３月に決定できるようにする。同期の記念品についても意見を聞く。
【効果】一つ仕事がすすみ、広告活動にまい進できる。
＜協議内容＞
・お礼の選定・決定は前倒しで 3 ～4 月にかけて進めることとする。
・広告班提案のお礼見本 ( 現物 )について意見を聞く。
・委員から広くお礼の提案 ( 提案方法を明記 )をしてもらう。
１１）実行委員長から
【議題】3 月に行う中間報告の内容の検討
【理由】全員に係わることです
【効果】情報が共有できる
＜協議内容＞
・中間報告書について説明をおこなう。
・アトラクションについては企画・会場班から資料を出してもらう。
・次回会議までに完成させて、承認をもらった上、幹事長へ報告する。
１２）事務局から
【議題】「(仮称 )32 期同期総決起集会」の日程、準備についての申し合わせ
【理由】本会議で日程の調整と準備についての基本事項 ( 案内・人数・会場・式次第な
ど)を協議する。
次回 3/10 では同期への案内が間に合わない。
【効果】先々慌てて準備しなくて済む。
＜協議内容＞
・日程については 5 / 1 2 ( 土 ) とする。
・動員人数は 50～6 0 名を目標とする。
・会場の選定責任者、当日の進行役を委員へお願いする( 承諾 )
・同期への案内は 3 月末に広告班が同期へ送る「広告依頼」へ同封してもらう。
・案内状は事務局で作成するが、次回会議 (3 / 1 0 ) 承認では、広告班の封書詰め作業
に間に合わないので、ｗｅｂ会議室にて掲載し了解を頂くようにする。
・同期出欠の返信方法は、メール、支部ブログ返信フォーム、電話とする。
・参加の呼びかけ、出欠確認は、実行委員会全員で組織的に行う。
・「決起集会」についての資料をｗｅｂ会議室に掲載し、委員へ周知するようにする。
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１３）旅行委員から
【議題】修学旅行の下見報告
【理由】修学旅行のこれからの計画について知らせる
【効果】楽しみが増える
＜協議内容＞
・現地視察の報告を旅行委員からおこなってもらう。
・宿泊場所は高評価だったので仮予約を本予約とした。
・旅館のパンフレットを 360 部頂いたので後日同期への修学旅行案内に同封する。
・今後、移動手段、旅程、旅費など必要事項を旅行委員が中心となって取りまとめ会
議で報告していく。
・同期への正式な参加申込みは 5 月の総決起集会後におこなっていく。
『その他連絡事項』
【１】総会案内チラシの最終確認
・前回会議での意見を踏まえ校正したものを提出し委員の意見を聞く。
・バックの青は薄くする。
・「礎とわに」は黒地とし、テーマコンセプトをあわせて掲載する。
・会議で頂いた意見をまとめ、ダイワ印刷へ発注する。
【2】福岡支部ブログへの議事録掲載について
・目的は実行委員以外の同期への活動を伝える為。
・但し同期以外も当然閲覧が可能なので何がしかのガイドラインは必要。
・会議での決定事項に限って掲載する。
・また、各班で見てもらい、ブログ掲載を控える箇所を指摘してもらう。
『第六回実行委員会日程』
・３月１0 日 (日 ) 1 5：0 0～場所：光ビル
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