ポイント① なるべく短い文書でまとめる 伝えることが多いときは、最初に要約をつけましょう。 一つの文は接続詞を多用せずに短く簡潔にまとめます。一文につき一つの内容 一つの文章は７～８行に収め、それ以上続くならいったん改行して段落を分けます。 込み入った内容や複数の要素を伝えなければならない文書は、箇条書きでまとめます。 ポイント② 起承転結を大切に 起 まずは伝えたいことの結論 結論から書き出します。前置きは頭語と前文のみ。 結論 承 初めに書いた結論がどうして導き出されたか、裏付ける説明 裏付ける説明をします。 裏付ける説明 転 普通の文章の「起」に転じた後、自分の提案へ導くため問題提起 問題提起を行います。 問題提起 結 結果を受けての所見、対策、相手への要望 所見、対策、相手への要望などを目立つようまとめます。 所見、対策、相手への要望 ポイント③ ５Ｗ２Ｈで明瞭かつ正確に伝える 相手に伝えなければいけない必須項目は、５Ｗ２Ｈで表します。その中には文書の対象や具 体的な数値が入るので、項目ごとに箇条書きで表すなど書き方を工夫しましょう。 最も重要な部分なので必ず最後に見直すことが大切です。 ビジネス文書の５Ｗ２Ｈ ５Ｗ２Ｈ ビジネス文書の ＷＨＥＮ（いつ） ：発信日、実施日、期限、期間、開催日時、決済日など ＷＨＥＲＥ（どこで） ：会場住所、集合場所など。地図、アクセスなどの資料も添付 ＷＨＯ（誰が） ：発信者名、対象者名など。文書の責任の所在や対象を明確に ＷＨＡＴ（何を） ：件名。簡潔で具体的に分かりやすく ＷＨＹ（なぜ） ：目的、根拠、企画、方針など。伝える側の意図が伝わるように ＨＯＷ（どのように） ：状況説明と方針。文書作成の経緯とこれからの行動を示します ＨＯＷ ＭＵＣＨ（いくら） ：予算、見積、経費、費用、注文量などお金にまつわる数値 ポイント④ 表現を分かりやすく 人によって違う受け止め方をするようなあいまいな表現は厳禁。形容詞や副詞はなるべく使 用せず、具体的な数値を交えると状況が分かりやすくなります。 ポイント⑤ 基本フォーマットを利用 定型文を使うと文書作成が楽になるだけでなく、見る側も管理がしやすくなります。
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