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ビジネス文書作成のヒント

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ポイント① なるべく短い文書でまとめる
伝えることが多いときは、最初に要約をつけましょう。
一つの文は接続詞を多用せずに短く簡潔にまとめます。一文につき一つの内容
一つの文章は7~8行に収め、それ以上続くならいったん改行して段落を分けます。
込み入った内容や複数の要素を伝えなければならない文書は、箇条書きでまとめます。
ポイント② 起承転結を大切に
起
まずは伝えたいことの結論
結論から書き出します。前置きは頭語と前文のみ。
結論
承
初めに書いた結論がどうして導き出されたか、裏付ける説明
裏付ける説明をします。
裏付ける説明
転
普通の文章の「起」に転じた後、自分の提案へ導くため問題提起
問題提起を行います。
問題提起
結
結果を受けての所見、対策、相手への要望
所見、対策、相手への要望などを目立つようまとめます。
所見、対策、相手への要望
ポイント③ 5W2Hで明瞭かつ正確に伝える
相手に伝えなければいけない必須項目は、5W2Hで表します。その中には文書の対象や具
体的な数値が入るので、項目ごとに箇条書きで表すなど書き方を工夫しましょう。
最も重要な部分なので必ず最後に見直すことが大切です。
ビジネス文書の5W2H
5W2H
ビジネス文書の
WHEN(いつ)
:発信日、実施日、期限、期間、開催日時、決済日など
WHERE(どこで)
:会場住所、集合場所など。地図、アクセスなどの資料も添付
WHO(誰が)
:発信者名、対象者名など。文書の責任の所在や対象を明確に
WHAT(何を)
:件名。簡潔で具体的に分かりやすく
WHY(なぜ)
:目的、根拠、企画、方針など。伝える側の意図が伝わるように
HOW(どのように)
:状況説明と方針。文書作成の経緯とこれからの行動を示します
HOW MUCH(いくら)
:予算、見積、経費、費用、注文量などお金にまつわる数値
ポイント④ 表現を分かりやすく
人によって違う受け止め方をするようなあいまいな表現は厳禁。形容詞や副詞はなるべく使
用せず、具体的な数値を交えると状況が分かりやすくなります。
ポイント⑤ 基本フォーマットを利用
定型文を使うと文書作成が楽になるだけでなく、見る側も管理がしやすくなります。
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