［ Waltz導入事例紹介］＃３ 株式会社ハイアス／契約社員管理システム 「契約社員の労働契約書締結、契約更新業務の煩雑な業務を Ｗｏｒｄ、ＥｘｃｅｌからWebシステムへ刷新！ 」 管理部 ＩＴ推進グループ 担当部長 斉藤 和夫氏に話を伺った。 ◆ 導入の背景 約1000名の契約社員及び再雇用者の労働契約書を管理するにあたり、総 務部門がWordで作成したファイルを各部門へ配布、各部門で契約期間、契 約条件などの情報を埋め込んで印刷し契約書を取り交わすという手順で運 用していた。総務および労働契約管理担当者の約30名で管理していた。 労働契約は3ヶ月毎の更新となるため、同じ契約内容であっても毎回契約 期間を手入力で修正し更新を行なっていた。労働契約の変更がある場合も 最新のファイルを修正するなど、手作業で行なっていた。 採用時の労働契約書の作成、契約更新、契約変更の業務は契約社員の所 属部門が主体となって行っているため、作成したファイルの管理は部門毎 に任され、統一はされていなかった。 再雇用者の更新は半年毎だが、同様に不統一だった。 ◆ 問題点/改善点 契約書をWordで作成印刷して各部門で管理していたため、契約情報を管 理するために必要なデータが一元管理できていなかった。 総務部門は人事情報を管理するため別途Excelで管理台帳を作成しており 、労働契約書の情報と二重管理を行っていた。 また、契約変更については総務部門が書面を見て確認を行っていたため、 必要となる手続きが遅れたり、漏れるリスクがあった。 ・手続き進捗管理：事業所によっては数十人の契約社員の更新手続きが 進行するため、手続き漏れがなく契約の進捗確認を確実に管理したい。 ・労働契約変更管理：契約変更箇所を総務部門の給与担当、社会保険担 当等が確認でき、関係する手続きの漏れ、遅れを防止したい。 ・再雇用者の契約更新も同様に一元管理したい。 ◆ 導入までの経緯 Waltzを知ったきっかけは、ダイレクトメール（FAX）に書かれていた“プログ ラムを自動化する”ということに興味を持ったことから。 もともとシステム開発に携わっていた経験から、システムの作成は人によっ て出来上がり（品質）が変わってくるため、フレームワークを利用したりでき る限り部品化するなどを行なってきたが限界を感じていた。“自動プログラミ ング”なら統一されたレベルのプログラム開発ができるのでは？と興味を持 っていた。 また、ＩＴ部門は少人数のため企画や要件定義は社内で行い、システムの 製造は社外へ依頼している。帳票のタイトルや見出しの修正など僅かなシ ステム変更の場合もコストが発生するため、簡単な手直しを自分たち（ＩＴ部 門）でできるものが欲しかった。この要望にWaltzがマッチした。 【お客様プロフィール】 株式会社ハイアス http://www.hias.jp/ 本社 神奈川県厚木市恩名四丁目7番1号 創立 1964年8月1日 資本金 7,400万円 （日立オートモティブシステムズ株式 会社100％出資） 従業員数 約1,200名 事業内容 ・工場の生産等に必要な副資材、間 接材の購入販売 ・事務所や寮・社宅等の清掃、施設 管理 ・国内外の製品包装や輸送・保管・ 納入代行 ・機械設備の製作・保全、工場建屋 の営繕 ・商品販売、各種保険取扱い ・研修、翻訳、外国語教育 ・ドキュメント、ホームページ企画・ 作成 ・常駐警備、巡回警備、機械警備、 交通誘導 ・ゴルフ練習場、ゴルフスクール運営 他 http://www.hias.jp/iiyamagolf/ ◆ 導入までの開発会議（スパイラル会議）について 2012年12月に要件定義をスタートし、月2回の会議で2013年 4月の労働契約書からは一部の部門で使えるようになってい た。次の3ヶ月で順次全部門（事業所7営業所３）で利用する こととなった。 会議には部門代表・総務・ＩＴ部門が出席し、《動く物》を見な がら進め要件・要望を確実にまとめていった。実質開発期間 は4ヶ月のみだった。 《形になるまでが早い》と思った。実際に話をして次の会議に はそれを見られるものができていた。通常の開発だと、仕様 書を作って仕様書を見て作成し出来上がってから変更があ れば設計書を作り直すといった手戻りがあるのだが、項目や 要件が決まっていればすぐに画面で見ることができるスピー ド感があった。 また、ユーザ側からは動きを見てからいろいろな要望が出て くることから、Ｗａｌｔｚで作成したプロトタイプが実際に《動く物》 となって出てくるため、要望確認も早くできたと思う。 ◆ 導入時の教育 2013年7月から全部門で利用開始のため、6月に1日社内研 修会を開催し入力及び契約書発行方法について理解しても らい、個々の質問はＩＴ部門で受け付けることとした。 質問の内容の中には、新システムの利用方法だけでなく業 務に関する質問も含まれていたため、総務部門への問い合 わせ分等をＩＴ部門で切り分け作業を行うことでスムーズな利 用となった。 ◆ 導入後の評価 ・一番のメリットは、仕事の進め方が会社として統一された。 ・契約書のミスが減少、契約更新が楽になり更新の進捗管理 もわかりやすくなった。 ・データの並べ替えや検索条件の追加・変更等も標準機能で 可能なため、各ユーザが使いやすくカスタマイズできる。 ・契約書の帳票デザインの修正/更新をベンダーに依頼せず 自社でできるため、コスト削減となった。 ◆ 今後の展望 Waltzの研修を受けていることから、利用者が便利に使える ような検索条件の登録などのメニューを自社で追加していき たい。 契約に関する申請・承認等の手続きをワークフロー化し、労 働契約の変更等と連動させたい。 会社名、製品名は各社の商標または登録商標です。 株式会社パートナー ワルツ事業本部 営業本部 〒104-0061 東京都中央区銀座5-13-3 いちかわビル TEL：03-3248-3333 FAX：03-3248-3340 http://www.go-partner.jp [email protected]
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