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経理の目的 経理部門の作業の効率化 余った時間の活用方法 現状の

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 経理の目的
・経理部門のサービスは、経営陣の意思決定に役立つ、価値ある経営管理資料を
高い生産性で提供することである。
(決して、税務署・金融機関・会計事務所のための業務をする部門ではない)
・経理部門の最終の成果指標は、会社の財務体質が強化されていることである。
経理部門の作業の効率化
・現状の経理業務を図形化。
(全業務の流れを把握!)
・すべての業務を箇条書きで書き出す。
(必要な作業、不必要な作業、ダブっている作業、置き換える作業を洗い出す)
・洗い出された作業一つ一つを標準作業化する。
(標準作業化:人と物と設備の最も効率良い組合せを考えて、良い物を、より早く、
安全に、ムダの無い作業が出来るように、「タクトタイム」「作業順序」「標準手持ち」
の3要素を決め、それに基づいて行う作業が【標準作業】です。そして常にムダ取り
を行い、それを標準類に反映するサイクルを確実にまわすことが大切で、こうする
ことで生産性を飛躍的に改善することが出来ます。)
余った時間の活用方法
・稼ぐ部門に配置転換。
・予算、実績の比較とその報告。
・無駄な経費、作業等の見直し。
・他部署の標準作業作り。
→利益に貢献できる経理部門に!
現状の問題点の確認
・月次決算の報告が遅い(ない)
・科目の間違いが多い
・原価、固定費等の異常値の報告がない
・無駄な経費、無駄な作業の報告がない
・経営計画と実際の数値の差の報告がない
・残高を合わす作業が多いのでは?
・残高が合う仕組みをつくっていない
生産性向上のための考え方
・廃止、又は省略することは出来ないか
・頻度を減少させることは出来ないか
・転記を省略できないか
・他の作業と同時に出来ないか。他の作業で置換えできないか
・順序の変更はできないか
・納期や締め日をずらすことはできないか
・分散化、集中化できないか
・自動化できないか
・外注化できないか
・質を低下させることはできないか
・量を減らすことはできないか
経 理 コ ス ト 削 減 チ ェ ッ ク リ ス ト
■
1 入出金伝票を手書きで記入しつつ、現金出納帳も記入している。
出金申請(起票)→承認→出金→出納帳に記帳→会計ソフトに入力 となってませんか?
無駄な削れる作業は極力削る。
■
2 預金通帳を参照し、預金出納帳を記入している。
通帳から会計システムに直接入力することで十分ではないですか?
(通帳に直接取引内容を記載して預金出納帳の代用にする)
■
3 締め支払いが、仕入先ごとに違う。
支払日は仕入先に合わせるのではなく自社に合わせていただくことは可能ではないでしょうか。
■
4 支払の承認を一件一件申請している。
支払日を合わせ、支払一覧表を作成し、一覧表にて承認をうけることにより作業の効率化、
前月の一覧表との比較により漏れもなくすことができます。
■
5 現預金以外の取引については、振替伝票に記入している。
現預金取引以外も振替伝票を記入せず会計ソフトに直入力する。
■
6 毎月の定型仕訳を会計ソフトに普通仕訳より入力している。
会計ソフトに予め定型仕訳を登録しておく。
■
7 売掛帳、買掛帳等の補助簿を作成している。
会計ソフトで補助簿の必要な勘定科目を取引先別に管理することで補助簿の代用とする。
■
8 小口現金がある。
本当に小口現金が必要か?
■
9 立替金の精算を現金で行っている。
振込でもいいのでは?(現金の取扱いは時間と手間とプレッシャーがかかる)
(もちろん振込のために銀行に行っていたのでは時間がかかるためインターネットバンキングを活用)
■
10 社長自身が小口の経費の支払いを行っている場合が多い。
クレジットカードを活用し、なるべく現金取引を少なくする。
カード明細に摘要を記入し、カード明細を仕訳帳にする。
■
11 立替金の精算を毎週行っている。
一件の精算にコストがいくらかかっているのか?(経理の残業代を減らして利益 up!)
(時間が最大のコストであることを認識していますか?)
■
12 源泉所得税や住民税を毎月現金で行っている。
電子納税と自動引落(源泉所得税は電子納税、住民税は自動引落)
銀行への往復時間、窓口で待たされる時間、納付書を書く時間、納付書を保存する時間・・・
■
13 取引銀行が多数ある。
引落口座と入金口座で十分ではないか?(資金繰りの心配がない場合は1本で十分)
■
14 通帳の記帳に銀行に行っている。
インタートネットバンキングで十分ではないか?(往復・待ち時間の人件費は無駄)
■
15 領収証の整理に証番をつけ、整然明瞭にわかるよう時間をかけている。
税務署のために時間をかけても・・・
(証憑書綴りにきれいにびっしり時間をかけて貼付する必要はあるのか?時間をかけずにきれいに貼付)
■
16 請求書の整理も上記と同じ。
請求書綴りに日付順にファイルしていけば十分(仕入先別・支払日別・科目別にする必要はない)
17 郵送物に切手を貼付している。
■
ヤマトのメール便に切り替えできないか?
切手を貼付したり、郵便局に持っていく手間が省けます。
18 郵送物の宛名を手書きしている。
■
郵送先ごとに予め宛名書きしたシールを用意しておく。(ヤマトのシステム等を活用)
提供 : 中央会計 株式会社
■
19 特定の社員しかできないことがある。
日々の経理作業は、誰でも簡単に行うことができるようにする。
■
20 交通費(電車賃)の精算を一回の移動毎に明細を記入している。
ピタパやスルット関西等を活用し、移動毎の明細が残せるようにして一括精算。
■
21 高速代の精算を領収書毎に精算し、仕訳(伝票or出納帳)も領収書毎に起票or入力
役員は、法人カードのETCを活用。従業員は、個人カードのETCを活用し月締めで会社に
(ETC利用照会システムを使い明細出力)請求する。
■
22 社長報告資料、営業会議提出資料など経理から様々な資料が提出されている。
一つ一つにどのような意味があるのか?代用や兼用できないか?
■
23 銀行のインターネットバンキングから預金取引を参照し会計システムに入力している。
預金取引をCSV出力し、会計システムに読み込む。
(日時と貸方・借方・金額までは入力作業が不要で残高の間違いがなくなる)
■
24 経過勘定や未決済勘定の振替を毎月行っている。
未払費用、未収収益、前払費用、前受収益、未払金、未収金、前払金、前受金は月次損益に影響を与え
ない場合は、決算時に洗い替えする。(毎月洗い替えをする必要はない)
■
25 販売管理ソフト・会計ソフト・給与ソフトが連動していない。
販売管理ソフト・給与ソフトと会計ソフトを連動させる。
■
26 購買先の統一
アスクルやカウネット等で廉価な方を探して発注している場合、探している時間の方がコストがかかっていないか?
(統一することによって、探す時間・支払い業務等作業効率は良くなる)
■
27 郵便物(ヤマトのメール便等を活用できない場合)に切手等を貼付している場合。
郵便物・荷物が50通を超える場合は、担保が必要になるが月締めで、郵送料を郵便局に支払うことが
できる。(切手の貼付や、現金支払いの業務を省くことで大幅な業務改善になる。
■
28 社会保険・雇用保険の電子申請
電子証明書を入手する必要はあるが、雇い入れ・退職のたびにハローワークや社会保険事務所に
行く必要がなくなる。(24時間365日何時でも手続き可能)
経理コスト削減のための考え方
月次決算、経営計画、予実管理は会社の存続と発展のためには必要不可欠です。
しかし、そのために時間をかけてしまうとコストが増加し、利益を圧迫するのも事実です。
製造の現場などでは、改善に改善を重ね作業時間を短縮しながら品質向上に取り組み、やっと
利益がでる構造になっているはずです。
経理の業務にも、コストを削減しながら、品質(会社にとって本当に必要なものが早期に正確に)
向上をしていく必要があります。
・自動化できないか
・廃止、又は省略することは出来ないか
・外注化できないか
・頻度を減少させることは出来ないか
・転記を省略できないか
・質を低下させることはできないか
・分散化、集中化できないか
・量を減らすことはできないか
・順序の変更はできないか
・納期や締め日をずらすことはできないか
・他の作業と同時に出来ないか。他の作業で置換えできないか
製造・営業の現場では作業効率を良くするために取り組みをしているが、経理についてのみ聖域化されてる
企業様をよく見ます。
社長自身が経理に向かって、なぜその業務が必要なのか?この作業は誰のためにしているのか?なぜ?
どうして?を繰り返すことによって経理のコストを確実に削ることができます。
経理を、銀行・税務署・会計事務所のために雇っているわけではないはずです。
会社の(存続と発展のため)ために雇っているはずです。
ぜひ、会社のために経理をお使い下さい。
提供 : 中央会計 株式会社
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