第1章経営戦略と文書管理

第１章経営戦略と文書管理
１-1 事業の継続・成長と文書管理の重要性
１-2 経営戦略の文書化と情報共有
１-3 企業情報管理営業秘密
マイナンバー法ができるとどうなる
か？など毎回旬な情報を講義の
中に取り込んでいます。
（１）個人情報管理
（２）最新動向
＊最新の事例や動向に基づき解説
１-4 コーポレートガバナンス、内部統制、
コンプライアンス、説明責任
１-5 訴訟コスト
（１）訴訟社会における訴訟コスト
＊実例に基づき解説
１-6 危機管理
牧野弁護士による実例に基づいた講義
1
第２章文書情報マネジメントとは
2-1 文書情報とは
2-2 文書のライフサイクル
なぜ書類の保存期間が大切なのかなど
¥、事例を交えて解説しています。
2-3 必要な文書、記録の作成
2-4 文書の保存期間
2-5 廃棄
2
第３章文書情報マネジメントの基礎
3-1 文書情報マネジメントの目的
(1)文書情報マネジメントの目的
(2)自分の業務の効率化
(3)顧客満足度の向上
(4)危機管理
3-2文書情報マネジメント体制の整備
(1)文書情報に関係する部門
(2)体制の整備
(3)大切なものを管理する部門
3-4 文書情報の活用
(1)文書情報を必要とする場面
(2)文書情報の保存に望まれる要件
3-5 遵守するべき項目
(1)コンプライアンス
(2)法定保存文書
3-6 バイタルレコード
(1)バイタルレコードとは
(2)バイタルレコードの取り扱い
3-3 文書情報の取り扱い上の課題
(1)必要な文書の作成
(2)管理から抜けやすい記録
(3)索引づけが重要
(4)データの長期保存
(5)営業秘密について
(6)廃棄
(7)電子メールの取り扱い
(8)米国のディスカバリー制度
3-7 著作権について
3
4章文書情報管理のための関連技術
4-1.文書の信頼性向上
（１）文書の信頼性とその向上策
（２）文書の信頼性と法的証拠性
（３）判子と電子署名の対比
4-2. 紙文書の管理ルール
（１）紙文書の整理
（２）紙文書の電子化
4-3.セキュリティ
（１）閲覧を許可する範囲の設定
（２）利用者が守るべきこと
（３）システム管理者の業務
（４）施錠管理
（５）物理セキュリティ
（６）印刷物の放置対策
4-4.電子データの管理ルール
（１）基本の考え方
（２）保管場所
4-6．ケース管理手法
4-7．文書活用利用技術
（１）全文検索
（２）属性登録、属性検索
（３）仮想フォルダ
（４）配布統制
4-8．アウトソーシング
4-9.ECM
4-10.媒体変換、マイグレーション
（１）電子媒体の進歩
（２）電子媒体寿命
（３）媒体変換・マイグレーション計画
4-11．電子メール管理
4-12．クラウドの利用
4-5.ファイルサーバーの整理
（１）ITツール利用事例
（２）ごみ箱状態からの脱却整理法
4
5章文書情報管理の進め方
5-1. 活動計画
5-1（0）準備ポイント
5-1（1）活動の目的・背景・社内外からの
要請事項の確認とゴール設定
5-1（2）プロジェクト体制と役割設定
5-1（3）実施事項とスケジュールの明確化
5-1（4）キックオフの開催
5-2. 調査
5-2（1）調査目的の明確化
5-2（2）管理現状の調査
5-2（3）意識調査
5-2（4）課題整理・詳細計画
5-3. 文書管理規則の制定・改訂
5-3（1）規則類策定の準備
5-3（2）規則類の体系
5-3（3）文書管理規則類の制定
5-4. 文書整理・不要文書の削減活動
5-4（1）実践への準備
5-4（2）活動説明会
5-4（3）削減・ファイリング・電子化活動
5-4（4）電子文書管理改善
5-4（5）活動状況進捗と成果確認
5-5. 維持管理計画策定
5-5（1）活動成果のまとめ・総括責任者への報告
5-5（2）維持活動計画立案
体制
スケジュール
点検（時期・方法）
教育
モチベーションアップ施策
5-6. 文書情報マネジメントによるメリット
5-6（1）時間の削減
5-6（2）保管スペースの削減
6. 文書情報の活用事例
6（1）営業の契約書管理の事例
6（2）該非判定業務の業務改善
（貿易帳票（パラメータシート））
6（3）冶具設計図面管理の事例
5
5章ワークショップ（分類について考える）
単なる講義だけでは2日間で2回のワークショップの受講者の生の声です。
ワークショップを通じて、他社
事例に触れる機会を得られた
ことは、大変良かったです。
ワークショップで実践的に全
員が納得できる切り口と序列
の作り方が体験できて良かっ
た。
ワークショップを通じてそれぞ
れの悩みを伺うことことができ
た事は、良い経験となりました。
2日間の短い時間の中で、
ワークショップを通じて初対面
の方々とコミュニケーションが
楽しく取れた事は良かったで
す。
6
第5章文書情報管理の進め方
あなたの部署にファイリングのルールがありますか？
 電子文書管理台帳の作成・運用
 文書管理規程・ガイドライン文書
保存年限表の整備
キャビネット
平積みの書類は
ありませんか？
文書と物品が
混在していませんか？
解決策を
教えます
 文書管理・運用ルール
仕組み
空箱などが
入っていませんか？
DHC_P
タイトルの記載は
ありますか？
ファイリング用具が
まちまちになっていませんか？
あなたのオフィスがこのような状況であれば危険信号です。
人・体制
システム
あなたの部門のサーバー、PCはごみ箱状態になっていませんか？
徹底と定着化
 文書管理システムの導入/
エンハンス
 維持管理体制の構築
 文書の電子化推進
 社員教育
 電子文書主体の働き方の
浸透
中身のわからないフォルダー名
とめどなく届く
電子メール
出
退勤
会議
回覧
手紙
たくさんのID登録
とパスワード
資料
DHC_P
スケ
ジュール
統一性の無い
インフラ上のソフトウエア
掲示
板
案内
インターネットによる
検索情報の山
申請
内線/
外線簿
通知
伝票
増加するサーバー
施設
予約
DHC_P
限りなく深いフォルダー階層
報告
決裁マニュ
アル
組織的な取り組みを、継続して
実践していくことが重要
あなたのオフィスがこのような状況であれば危険信号です。
7

Download Report