Executive Book Summary http://www.strategy-element.co.jp 忙しい管理職者のための仕事割り振り術 The Busy Manager’s Guide to Delegation リチャード A・レッケ、ペリー・マッキントッシュ共著 Copyright©2009 AMACOM（米国経営管理学会） まずは３分間で理解する「本書の要点」 著者紹介 リチャード A・レッケは企業家で ありビジネスライターです。 ペリー・マッキントッシュは独習 管理職者見習いコースの創設者の 一人です。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ 管理職者や上司は常に時間に追われている よって、業務や仕事を振り分ける必要がある 仕事を振り分けることによって、チームの能力を高めることができる 効率よく仕事をするために、振り分けの計画を立て管理を行うこと 適した人材に適した仕事を割り当てること チームの「汚い仕事」はそのままにしておくこと。なぜなら、そのような仕事を 全て再び振り分けると部下の怒りを確実に買ってしまうため 従業員に対し新しい業務の進め方を示し、期待する結果を説明すること 従業員がどのように仕事を行うかチェックし、フィードバックを行うこと 必要に応じて、指導、時間管理を行う訓練などのサポートを提供すること 業務や仕事の振り分けは、組織的に開発することが出来る経営技術である この要約書で学べることとは？ Product Details １)管理職者にとって仕事の振り分けが大切な理由とは？ Hardcover: 112 pages ２)多くの管理職者が仕事の振り分けを行っていない理由とは？ Publisher: AMACOM (August 12, 2009) Language: English ISBN-10: 0814414745 ISBN-13:978-0814414 743 ３)振り分けを行うための５つの段階 ４)振り分けの際に発生するよくある問題の対処方法について 本書の推薦コメント 管理職者の中には、きちんと管理が出来ていない方がいます。管理をする代わ りに、自分自身で全て行おうとしてしまいます。これでは上手くいきません。 なぜなら、多くの管理職者や上司は、やることが山積みで、その上時間がほと んど無いからです。この問題は、仕事の割り振り方を学ぶことで解決すること Product Dimensions: が出来ます。仕事の割り振りは計画を立てたり予算を編成したりするのと同じ 8.9 x 5.9 x 0.4 inches く基本的な経営技術であり、身につけることが出来るものです。ビジネスの専 amazon へのリンク 門家であるリチャード A・レッケとペリー・マッキントッシュの 2 人は、仕事 http://www.amazon.com/Bu の割り振りに使えるシンプルで分かりやすい 5 つのステップを紹介していま sy-Managers-Guide-Deleg す。仕事の割り振りを行うためのアプローチを、分かりやすい言葉と数多くの ation/dp/0814414745/ref=sr 役に立つ例と一緒に説明しています。また、仕事の割り振りで直面する典型的 _1_1?ie=UTF8&s=books& な問題を細かく取り上げ、実践的な解決方法を提案しています。この端的で基本的な手 qid=1273640212&sr=8-1 引書は、適切に説明がされ読みやすく、すぐ実践に移すことができます。我々は、部下 を管理し効果的な仕事の割り振りを通じて彼等の能力を最大限に引き伸ばしたい全て の方にこの本をお勧めます。 洋書の書評要約配信サービス・エグゼクティブブックサマリーは、洋書の書評を評価し、その要約を作成するサービスです。本要約書は著作権法上の保護を受けています。本要約書のいかなる箇所において、ストラテ ジィエレメント株式会社による書面での事前許可を得ず、いかなる形態および、電気的手段、写真式複写機でのコピーなどいかなる手段においても複製および転送をすることは禁止されています。 忙しい管理職者のための仕事割り振り術 多大な責任ある立場にあって毎日多忙を極める管理職 者にとって、自己管理および時間管理は欠かすことので きない重大な課題です。非常に難しいものですが、是非 とも意欲的に取り組んでください。本書がその手助けと なるでしょう。 ・ 同じく管理職に就く同僚は、貴方より時間に追われ ているようには見えない ・ 数日休暇を取ろうと考えることは、悲しくなるよう な冗談である ・ 部下は、自分で判断する前に貴方に相談しに来る ------------------------------------------- ■仕事の割り振りを行っていますか？ 《仕事の割り振りを行うことで、貴方の時間が確保でき 《管理職者として時間はもっとも大切な必需品です。し るだけでなく、従業員のスキルや能力の向上にも繋がり かし、電話や電子メール、会議やビジネスランチなど、 ます。人は実際に仕事をすることで最大限に学ぶことが 予測が難しくすぐに対忚する必要のある出来事によっ 出来ます。そして、仕事を与えられることにより自分の て、立案、活動の管理、従業員の編成、従業員の主要業 能力を構築したり示したりする機会を得ることが出来 務に対する取り組みへの指導など、実際の管理義務を行 ます。さらに、上司にとっては昇進候補者を選定する方 う上で必要な時間を奪われてしまっています。 法にもなります。このような利点があるにも関わらず、 しかし、もちろんこのような業務も管理職者の仕事で 仕事の割り振りを行っていない管理職者がいます。その す。では、どうすれば、日々の多忙なスケジュールの中 ような人たちは以下のような（完璧ではない）理由を挙 で前向きに管理義務を果たすことが出来るのでしょう。 げています。 》 答えは簡単です。仕事を割り振るのです。考えたことが ありませんか？下記の簡単な質問に答えてください。貴 仕事の割り振りを行い、部下に適切な業務を責任持っ 方が仕事の割り振りを行っているのかがわかります。ど て行わせることは、あなただけでなく、部下にとっても、 れか 1 つでも「はい」と答えた方は、仕事をもっと割り 会社にとってメリットのあるものだと指摘しています。 振る必要があります。 》 仕事の割り振りができない管理職者は、以下のような 反論（言い訳）をするだろうと述べています。 ついつい、当面の対人的な問題に忙殺されて、総合的 な管理業務が後回しになりがちという管理職者は多い 《・「安心して他人に仕事を任せることが出来ない。き でしょう。しかし、実にシンプルな答えによって、それ ちんと業務が遂行できなければ、自分の評価が下がって らの問題は改善できると本書は述べています。まず、あ しまう」 貴方の部下は無能ではありません。必要な指 なたの「仕事の割り振り」はどの程度できているか、自 導と管理を行い、彼等に責任を持つ機会を与えてあげて 己チェックからスタートしましょう。本書の以下の項目 ください。そうすれば、大失敗をすることはありません。 をチェックしてください。 ・「自分のほうが誰よりも上手くこの仕事をこなせる」 ------------------------------------------- その通りです。貴方は優秀な従業員です。しかし、だか ・ 貴方は瞬きをする間も無いほど忙しいのに、直属の らといってファイリングや事実確認、顧客との連絡、調 部下はおしゃべりをしたり、仕事の手を抜いたり、 査など部下でも出来る仕事までも貴方がやらなければ インターネットを見たりする時間が沢山ある ならないのでしょうか？貴方の企業は、貴方に管理をし ・ 貴方の業務は、貴方が管理職に就く前とほとんど変 わらない てもらうためにお給料を払っているのです。他の人が出 来る仕事をやってもらうためではありません。 ・ 同じく管理職に就く同僚は、貴方より時間に追われ ているようには見えない 本文中のポイントと注釈について ・ 数日休暇を取ろうと考えることは、悲しくなるよう ポイント 1：仕事の割り振りを通じて、経営者や管理職者は部下に、業務に対する正式な権限、責任そして説明責任を与える な冗談である ポイント 2：仕事の割り振りは、従業員に結果を出させるという、経営上の重要な目的に基づいて行うものである ・ 部下は、自分で判断する前に貴方に相談しに来る ------------------------------------------- 忙しい管理職者のための仕事割り振り術 ・「ここで起こる出来事の責任は私にある。その責任を また、ルーチン性の業務を部下に任せることを述べてい 他の人に渡すことは出来ない」 ます。これは煩雑で面倒な業務ですから、責任ある部下 管理職者として、部下の仕事の質に対する責任は残りま を選出することが大切になります。 す。しかし、誰がどんな業務を行おうと主導権と権限も 残ります。 》 《頻繁に繰り返す業務、例えば在庫状況の確認、必要に 忚じた製品の発注などを部下に振り分けるようにしま ここを読むと、 「忙しい！」 「時間が足りない！」と嘆 す。仕事の質を保つため、当然ですが、仕事を割り振る いている人は、自ら進んでそういう状況を作り出してい 従業員がその仕事を求められた通りに行えるかどうか るのかもしれないと反省を促されますね。部下はまだあ 確認する必要があります。 》 なたほどの能力はないかもしれませんが、ここは、思い 切って彼らに任せてみてはいかがでしょうか？ 心配 するより意外と上手く行くかもしれません。 そして、会社の経営管理的な業務は割り振ってはいけ ないと注意しています。人事に関することは管理職が決 定すべきですし、また、あなたが上司から任せられた仕 《管理職のプロになるには仕事の割り振りを行う必要 事は、部下でなく、あなたが行うことが基本です。 があります。これは必要不可欠な「管理能力」です。仕 事の割り振りを適切に行うには明確な 5 つのステップ 《従業員の採用など重要な業務を割り振ってはいけま があります。以下のステップに従い、管理義務を果たす せん。部下に忚募者の面接をさせるのはかまいません 時間を確保し、部下の能力を伸ばし、そして部署の能力 が、採用の是非は貴方もしくは貴方の上司が決めること をより広い分野で構築してください。 》 です。同僚の業績考査の業務も与えてはいけません。適 切ではありませんし、必ず問題が起こります。同様に、 このように本書は、以下の５つのステップをあげて、 「解雇および懲戒免職」も他人に任せてはいけません。 あなたの管理力を高める「仕事の割り振り方」をレクチ また、上司から仕事を与えられた場合、その仕事は、上 ャーしてします。 司から指示があるまで割り振らないでください。チーム の「汚い仕事」は引き続き行ってください。なぜなら、 ■ステップ 1―どの仕事を割り振るか決める その仕事を再び振り分けると部下の怒りを買うことに なるからです。 》 ステップ１は、どの仕事を割り振れば良いか、という ことを考えます。まず、あなたの特別なスキルを必要と ■ステップ 2―業務に適した人材を選ぶ しない業務を部下に割り振りましょうと述べています。 《指導することで部下が今現在対処できる、あるいは将 ステップ 2 では、誰に割り振るかを考えます 来的に遂行できるすべての業務、工程、プロジェクトを 本書は次のような人物を対象としてピックアップし 割り振ります。貴方の特別な専門技術や知識、経験を必 ています。ここは特に新鮮な指摘ではありませんが、ベ 要としない業務から始めましょう。その後、貴方と同じ ースとして重要ですから、しっかりチェックをするべき スキルを持った部下に専門的な業務を渡します。この です。 時、振り分ける仕事全てを引き受けられる従業員に渡す ようにして下さい。 》 本文中のポイントと注釈について ポイント 3：基本的に、可能な限り業務は割り振るべきである ポイント 4：頻繁に、そして適切に業務の割り振りを行えば、強力なチームを築くことができ、成功を収めることができる ポイント 5：チームメンバーに割り振る業務量は、出来るだけ均等にすること 忙しい管理職者のための仕事割り振り術 《・時間を確保できる 付けおよび会社の目標に対する役割を理解することが 割り当てられた仕事に全力を尽くせる従業員を探しま 出来ます。 》 しょう。 ・仕事に興味がある 仕事を任せようとする部下が、あなたの仕事の理解者 仕事に熱心な従業員は、仕事を楽しみにし、結果を出す であり、あなたの味方であることが大切です。全力であ ために全力を尽くします。また、新しい業務を熱心に説 なたをサポートしてくれる意志のある部下を選びまし 明することにより興味を引き出すことも出来ます ょう。任せる業務の一部のみでなく、全容を知らせるこ ・与えられた業務内容に明るい とは、相互の信頼と業務の進行において大切なことだと 業務を速やかに、間を空けずに始められるよう適切な経 思います。 歴を持つ従業員を選びましょう ・業務に対処できる 《仕事を割り振る時は、その仕事をやりたいと思わせる 結果を出すために必要な知識や技能がない部下にはそ ようなやり方で行わなければなりません。 の仕事を与えてはいけません。必要に忚じて訓練を行い そのプロジェクトを期限内に決められた基準通りに完 ましょう 遂した場合、どのように評価されるのか説明してくださ ・信頼できる い。「最善の方法は何だと思いますか？」といった質問 業務を時間通りに責任を持って遂行できると信頼でき をして、従業員に権限を与えプロジェクトに完全に参加 る人物を選びましょう。信頼は技術に勝ります。信頼で させましょう。プロジェクトの始まりから終わりまでの きる部下を指導し新しいスキルを身につけてもらうこ 説明責任や決定権を与えることにより、その従業員はそ とは出来ますが、信頼できない人に仕事を任せるわけに の任務の責任者になります。求める結果を明確にし、詳 は行きません。 細を説明してください。スケジュールを守りチェックポ ・与えられた業務を全うすることで社会人として成長す イントを設定してください。》 る意志がある 貴方の目的は、業務を効率よく遂行し結果を出せる従業 部下にその任務の全責任を任せることが重要なポイ 員に業務を与えることです。しかし、第 2 の目的は、与 ントです。任せられることによって部下は発奮し、意欲 えた仕事を通じて従業員の能力向上を手助けすること 的に成し遂げようと頑張るでしょうから、思い切ってや にあります。 》 ってみましょう。求める結果と詳細を明確にすることも 忘れないようにしたいです。 ■ステップ 3―業務を割り当てる ステップ３は、いよいよ業務を割り当て、部下に仕事 を任せる段階です。 《業務を引き受ける従業員が、貴方が目指す結果を理解 ■ステップ 4―進行状況をチェックし、フィードバック を行う ステップ 4 は進捗確認の段階になります。 し業務の進め方を分かっているか、また、プロジェクト 《割り振った業務が始まったら、進行状況をモニター に熱心に取り組み全責任を負うことが出来るか確認す し、サポートやフィードバックを提供しましょう。あら る必要があります。そして、必要な「権限と人材」およ かじめ決めておいたチェックポイントに従い、定期的に び業務の包括的な概要を与えてください。そうすること 情報交換を行って下さい。マイクロマネジメント1とし でその従業員は全体から見たそのプロジェクトの位置 て一時的でも業務を引き継いではいけません。 本文中のポイントと注釈について ポイント 6：従業員はよく研修をして欲しいと申し出るが、実際に業務をこなすこと以上にキャリアを積む方法はない ポイント 7：後任者のいない管理職者は、仕事に縛られて身動きが取れない状態になりやすい ポイント 8：部下が業務を完遂するまでに要する時間を甘く見積もってしまうケースがよくある 忙しい管理職者のための仕事割り振り術 従業員の中に出張中の者、在宅勤務をしている者、また ■ステップ 5―結果を評価する は何らかの理由で出社していない者がいる場合、よく気 を配る必要があります。そのような場合、情報交換や結 ステップ 5 は評価です。 果、期限がより重要なものになってきます。 》 以下のように「評価」の意義と重要性を述べています。 割り振った仕事を全面的に部下に任せることは重要 《業務が完了した時、時間のかかる作業ではあります ですが、しかし「丸投げ」になってはいけないことを述 が、評価を行ってください。評価は時間をかける価値の べています。必ず、管理職者が進捗状況を確認し、必要 ある作業です。評価を行えば、良い結果を出した時、褒 なサポートおよびフィードバックを行うことは必須で 美を与えることが出来ます。仮に報奨金や昇進といった す。 褒美を与えることが出来ない場合も、最低でも暖かい感 謝の言葉を述べ称賛してあげましょう。また、人は過ち 《割り振った仕事を精査する場合、有益なフィードバッ から学ぶ生き物です。十分な結果が得られなかった場合 クを行うようにしてください。批判的になってはいけま も、業務に対し注意深く評価してあげることで、今後、 せん。なぜなら、批判的になると従業員は貴方に良い報 間違いを減らすことが出来ます。》 せしか報告しなくなってしまうからです。従業員が改め られる行動について明確でタイムリーなフィードバッ 《評価は結果に対して行ってください。部下は、業務を、 クを提供してください。フィードバックは 2 方向で行い 期限内に認められた質的水準を守って完遂することが ます。まず、従業員が話をし、貴方はそれを聞きます。 できましたか？ 事実に基づいて評価を行いましょう。 その後、貴方が話をし、従業員がそれを聞きます。話を 問題があれば、個人ではなくその問題を批判しましょ 中断させてはいけません。管理職者は一般的に「話が長 う。》 く、従業員には耳をほとんど貸さない」ため判断を誤っ 十分な褒美と賞賛を忘れないようにすること、不足部分 てしまいます。 や問題点があれば正しく指摘すること、また、個人に、 また、部下が指導を明確に求めている場合、指導してあ ではなく、仕事に対しての評価（特に批判の場合）であ げましょう。しかし、不満を抱く従業員に、途中で業務 るべきことなどの注意点を指摘しています。 を放り出し貴方に突き返させるようなことをさせては 《評価をする上でよく見られる過ち》としてピックアッ いけません。業務割り振りの目的を台無しにしてしまい プされています。 ます。 》 ---------------------------------- 以下が ・後光効果 2――業務を割り当てられた従業員が普段は フィードバックが、叱ることや苦情になってしまって 結果を出すからと言って、その業務が上手く行くとは限 はいけません。誤りや不足点を確認し、その内容や原因 りません。普段、標準以下の仕事しか出来ていない従業 を精査し、改善して、次への成果につなげていくもので 員にも注意して目を向けてみましょう。時々、そういっ なければならないことは言うまでもないでしょう。管理 た人たちが結果を出し貴方を驚かせることがあります。 職者は立場上、部下のミスにはつい批判的になってしま ・独立した出来事による偏見――上記と逆で、過去に十 いがちですから、注意したいですね。部下の話をよく聞 分な結果が出せなかったからといって、新しく割り当て いてやり、気長に指導してやることが大事です。 られた仕事でも結果が出せないと頭から決め付けては いけません。 本文中のポイントと注釈について ---------------------------------- ポイント 9：業務の成功が必須の場合、確実な能力が常に可能性を引き出してくれる ポイント 10：熱意がありキャリア志向の部下を持っていて、昇進の可能性があるならば、その部下を上司に紹介してあげること 注釈 2：後光効果（ハロー効果）：ある対象を評価する時に、目立ちやすい特徴に引きずられて他の特徴についての評価が歪められる 現象のこと ポイント 12：NO と言えない人間には要注意 忙しい管理職者のための仕事割り振り術 られた仕事でも結果が出せないと頭から決め付けては なんでもかんで逐一報告してくる部下はちょっと困 いけません。 りものです。ある程度は自力で進められるように指導し ・個性による偏見――民族性や性別など、自分と同じ特 たいものです。スキルを超える業務を任せてしまったの 性を持っているからという理由で特定の部下の言い分 かもしれませんが、報告することで責任逃れをしている を聞く傾向を持ってはいけません。 こともあるかもしれません。ここもよく見ていきましょ ---------------------------------- う。 先入観や固定観念によって評価することの誤りを述 べています。注意すべき事です。 《・無理をして許容範囲以上の仕事を抱える―普段から 自主的に追加業務を請け負ってくれる従業員は貴重な 財産ですが、許容範囲以上の業務を与えないようにして ■典型的な問題と解決方法 ください。 》 スキル以上の業務でないかという点ともに、キャパシ ステップ１～５に則って行うことで、「割り振り」は 完璧になされるでしょう。しかし、油断してはいけませ ティを越える業務でないかということもチェックして ください。 ん。本書は《業務の割り振りに関する問題は定期的に発 生します》として、次のように《問題と対処法》につい 《・効果的な共同作業が出来ない―割り振った業務の中 て解説しています。 には共同作業が必要なものもあります。その業務を請け 負った従業員が、協力を得られるよう確認してくださ 《・抵抗―割り振ろうとしている業務が、忙しすぎて遂 い。もし、他のメンバーとうまくやれない場合、仲裁あ 行できないと従業員から申し出が合った場合、事実であ るいは指導をして下さい。 》 れば（事実確認をすること）理由を学びましょう。時間 《・責任を負えない―もし従業員が新人でしり込みして 管理の訓練を行うことが出来るかもしれません。ただ いる場合、小さな業務から割り当てるようにしましょ し、騙されてはいけません。従業員がただ怠けているだ う。その後、尐し複雑ではあるけれど業務内容が明確な けの場合は、予定通り業務を割り振りましょう。 》 仕事を割り当てるようにしましょう。》 《・仕事に対処できない―適材適所を心がけることで、 部下からの文句は信憑性を正しく判断しましょう。も この問題を回避しましょう。この問題が発生したら、介 し業務が負担になっているならば、適切な指導を行いま 入し、出来るだけ早く改善しましょう。 》 しょう。ただの怠け心の場合もありますので、しっかり 《・業務が完了したら、やる気が起きない―完了した業 見極めたいです。 務よりも難易度の低い、より標準的な業務に戻すこと は、従業員のやる気を削いでしまいます。より困難な業 《・問題が発生するごとに上司に報告しなければならな 務を与えるようにしましょう。 》 い―これは全ての管理職者を悩ませる問題です。もしか したら、難し過ぎる仕事を割り振っているのかもしれま 協調心、責任感、やる気、これらは部下の持っている せん。その場合、指導してあげましょう。しかし、ただ 性質や個性に係るものなので、難しい問題だと思いま 単に従業員が責任を取れないだけならば、励まし自力で す。やはり「適材適所」「能力に適した業務」がポイン 対処させましょう。 》 トとなりますから、普段から部下をよく見ていくことで いてやり、気長に指導してやることが大事です。 問題を回避したいものです。 本文中のポイントと注釈について られた仕事でも結果が出せないと頭から決め付けては ポイント 11：業務の割り振りは、常に悪い結果に終わるというリスクを伴う いけません。 ・個性による偏見――民族性や性別など、自分と同じ特 性を持っているからという理由で特定の部下の言い分 を聞く傾向を持ってはいけません。 忙しい管理職者のための仕事割り振り術 ■5 日で出来る、割り振り計画 自分自身に問いかけてみましょう。ミスを犯した場合 は、そこから学べばよいのです。以上のようなプロセス 責任感の強い管理職者、能力の高い管理職者は、その 有能さゆえに現在のポストについているのですから、自 を経ることで、徐々に他の業務同様、業務の割り振りも 適切に行うことが出来るようになります。》 己の業務を部下に割り振ることは、なかなか簡単にでき ないかもしれません。本書では、《多くの管理職者は、 「忙しすぎる」 「ネコの手も借りたい！」と思いながら、 業務の割り振りを自然に行うことが出来ません。もし貴 毎日一生懸命がんばっていらっしゃる管理職の皆さん、 方もそうなら、5 日間の訓練を行ってから割り振りを行 ネコの手は役にたちませんが、部下の手があなたを助け いましょう》として、 《5 日間のチェックリスト》を作 てくれるはずです。部下に業務を割り振り、任せるとい るための項目を以下のようにまとめています。 うことは、最初は心配や不安、さらに割り振りを実行す ることの煩雑さなどが先立って、なかなかうまくできな -------------------------------------- いかもしれません。 ・ 割り振りが出来る業務を選定する ・ 業務を任せられる従業員を選ぶ ・ 業務内容に関し説明する必要がある重要ポイント をリストアップする ・ 従業員の業務を確認できるチェックポイントの日 しかし、あなたが思うよりも部下の能力は高く、案外 すんなりとできるかもしれません。まずはやってみるこ とです。さっそく「５日間」に着手してみてはいかがで しょうか。 時を双方の同意のもと決める。フィードバック、指 導、その他必要なものを提供し、従業員が業務を完 遂できるようにする ・ 業務完了期日を決める ------------------------------------------》 これらの項目は、５つのステップで述べられてきたこ とですからよくわかります。容易にチャレンジできるの ではないでしょうか。 《業務を割り振るスキルを向上させるために、この 5 日間、毎日 1 つ以上の業務を割り振るようにしましょ う。選定した業務を割り振る上で必要な情報をチェック リストに書き込みましょう。そして、割り当てられた業 務に対し従業員が出した結果を評価しましょう。 結果を、理解力、期限を守れたかどうか、優秀さの 3 点について 1 から 5 段階（5 が最高）で評価しましょう。 業務の割り振りを希望した通りに行うことが出来たか、 ・ 本文中のポイントと注釈について ポイント 12：NO と言えない人間には要注意 ポイント 13：人間が関わる時、常に合理性、率直性、そしてシンプルさが不足してしまう
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