E メールのビジネスマナー

実は誰からも教わっていない！？
今さら聞けない
E メールのビジネスマナー
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E メールでのタブー行為
【１】内容のわからない題名をつける
最近では迷惑メールが横行し、個人のメールボックスでも多いところには一日に何十通もメールが来ることもあります。そのような中で、送信
したメールを開封してもらうには、件名を分かりやすく記入することが大切です。
例えば苦情に対して返事をする際に、単に「お詫び」と書いただけでは、迷惑メールと勘違いされるかもしれません。何に対するお詫びなのか、
具体的で明確なタイトル名にする必要があります。
ただし、件名はたいてい一行で表示されるので、詳しく書きすぎて文字数が多くならないようにすることが必要です。
【２】宛先名で相手を呼び捨てにする
本文においては、まず相手の名前に間違いがなく、きちんと「様」をつけているか確認してください。
呼び捨てにするようなことは絶対はってはいけないので、ここは何度も確認するように習慣をつけましょう。
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【３】挨拶抜きでいきなり用件を書く
まず文頭には「いつもお世話になっております。」と挨拶を書くようにしましょう。
いきなり用件だけを書くのは、どんなに親しい人でもビジネス上は失礼です。
そして次に「担当の○○です」とフルネームで名乗るようにしましょう。
お客様から見ればあなたが会社の代表なのですから、責任の所在を明らかにする意味でも、きちんと名前を書くようにしてください。
【４】改行しないで文章を長々と書き連ねる
文章が詰まっていると非常に読みにくいです。
改行をするとメールが長くなってしまうような場合、短くしようとツラツラと書く人がいますが、これは余計読みにくくなってしまいます。
メールでの文章は、改行をしながら書くよう心がけましょう。
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【５】変換ミスで相手の名前などを間違える
これは宛先名を呼び捨てにするのと同様、絶対にやってはいけない行為です。
漢字等の細かいミスでも相手にはとても失礼です。
メールを送る前に、名前の間違えがないか「様」がついているか、何度も確認しましょう。
【６】緊急時の連絡をメールだけですます
大切な用件はメールを送ったあとで確認の電話をしましょう。
メールは時として、サーバーを経由している内に行方不明になるケースがあります。
また、相手が出張で不在だったり、パソコンがトラブルになりメールを読めなくなっていることもあります。
ごくまれに、名刺にメールアドレスを入れておきながら、社内ではパソコンすら開かないという人もいますので注意が必要です。
電話で必ず送信後のフォローを。
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良いメール文章の例
悪いメール文章の例
・要件のみ
・署名がない
・改行がなく読みにくい
・冷たく感じられる
・はじめに名乗っていない
・お礼などの挨拶がない
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メールの良いマナーポイント
【１】送信したら送信済みかをチェックすること
「送信」したつもりで、送信していないこともあります。
必ず、送信ボタンを押したら、送信済みのフォルダにメールが入っていることを確認しましょう。
【２】読んだ事だけでも返信する
自分の都合で好きな時に読めるのがＥメールのよい点ですが、それは仕事が忙しい時は読まなくて良いということではありません。
もらったメールは必ず返信するというのが、ビジネスメールのマナーです。
とはいえ、ややこしい用件だったり、とても忙しい時は返信が面倒になりがちです。
そんな時は、取り敢えずメールを読んだ事だけでも返信しておきましょう。
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いつ頃、ちゃんとした返事が書けるかを書き添えて、「後日、改めてメールします」と結んでおけば良いのです。
いつまでも返事がこないと、相手が「送信できたか」「無事に届いたのか」と不安になりますから。
もし、大事な内容で長い返事になりそうなのに時間がないというときでも、とりあえず、返事が遅れるというメールを送りましょう。
【３】「メールの最後に追伸の一言があるか」
メールの最後に一言入れておくと親切ですし、相手と良好な関係を気付きます。
「寒くなってきましたのでお身体ご自愛下さい。」と一言入っているだけでも印象はかなり違うでしょう。
また、クレーム対応などでは追伸の一言を忘れないようにしましょう。
クレームのメールを送るという行為自体にもストレスを感じているものです。
そしてクレームをわざわざ送っていただいたことを労う意味で、「この度のご指摘、誠にありがとうございました」などお礼の一文を最後に追
記できるとベストな対応と言えます。
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またメールに関しては、24 時間以内の対応がどの企業でも当たり前となってきており、特にクレーム処理に関しては、お客様も誠意ある迅速な
対応を求めているものです。
できるだけ早いレスポンスと相手を労う気持ちを示すことが望ましいでしょう。
【４】HＴＭＬメールは厳禁
機種依存文字・ＨＴＭＬ形式のメールを送ってはいけません。また、半角カタカナも使用してはいけません。
相手が違うパソコンの機種ですと、「文字化け」の原因になります。
使用してはいけない機種依存文字は、一部ですが次の様な物があります。
・ ○付き数字
・ローマ数字
・年号ＴＥＬ
・有限会社
・メートル、キログラムなどの単位
・ Windows 固有漢字
・ Macintosh 固有記号
・ ○付き漢字
・トランプ
・（）付き株式会社
・（）月の英字
自分の受信出来るメールは、誰でも受信出来ると思い込んでビジネスメールを出してしまうと、「非常識な人」と恥を書いてしまいます。
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【５】添付ファイルを送るときの注意点
本文だけでは用件が補えない場合や、資料や画像を送りたい場合、ファイルの添付機能が便利です。
容量の大きいファイルは受信に時間がかかったり、受信できない場合もあるので圧縮して送るのがマナーです。
また、相手が添付ファイルを開ける環境であるか、事前に確認しておきましょう。
添付するファイルそのものについても、気を付けなければなりません。
ワープロ文書を添付ファイルで送信しても、相手がそのソフトを持っていなければ見ることは出来ません。
もし、テキストで済む内容のものであれば、テキスト形式でメール本文に書くなり、テキスト文書を添付ファイルとするなりするべきでしょう。
最近ではＰＤＦ作成ソフトでワードや一太郎の文書をＰＤＦファイルに変換してから送るケースも増えています。ＰＤＦなら、Mac や Windows
といったＯＳに関係なく、ほとんどのパソコンで見ることができます。
Word や Excel などはウイルス感染の危険性が高いため、そういう形式で送られることを嫌う人もいます。Word,Excel で文書を送るなら、事前
に了解を得ておくといいでしょう。
大きなメールや添付ファイル付きのメールを送信する際には事前に、送信しようとしているメールを相手が受信可能な環境にあるかどうか、送
信しても構わないかを確認する必要があります。
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【６】ＣＣとＢＣＣを使い分けましょう
複数の相手にメールを一括で送信するとき、これをしっかり知らないと大きな問題になります。
宛先
：メールを送る相手のメールアドレスです。
CC ：メールを送る際には（当然）受取人を指名しますが、それとは別に、CC という形で別の受取人を同時に指名することができます。
受信者に他に誰が受信しているのか参考までに伝える時に使用します。
複数の人に同じメールを送る時はＣＣが便利ですが、お客様の個人メールアドレスを流してることになってしまうので、不快を覚える人もいる
ので注意が必要です。
BCC ：本来の受取人(宛先や CC で受け取った人）は、そのメールが BCC として他にどこへ送られたかを知ることができない（その有無
すらわからない）、という点が違います。
複数の人に同時に同一のメールを送信する場合、宛先や CC にアドレスを書いてしまうと、関係ない人にまで他人のメールアドレスを公開して
しまいます。公開すべきでないアドレスを含んでいるときは、BCC にて送信します。個人情報保護のためにはＢＣＣで送るようにします。ＣＣ
との使い分けには十分注意が必要です！
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【７】ウイルスチェックソフトは必須
毎日ものすごい数のスパムメールやウイルスメールが飛び交っています。
もしも、ウイルスに感染したら、パソコンのデータが破壊されるだけでなく、あなたのパソコンに入っている取引先の重要なデータがネット上
に漏出してしまうこともあります。また、あなたのアドレス帳に登録してある人に一斉にあなたの名前でウイルスが送信されることもあります。
ウイルスチェックソフトはきちんと入れて、定期的にワクチンを更新しておきましょう。
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おわりに
今やメールはパソコンや携帯などの媒体を通して、重要な通信手段の一つとして利用されています。
手紙のようにやり取りの時間的ロスもなく、キーボードさえあれば手軽に打てるので、ビジネス現場でも欠かせないツールとなっています。
しかし、メールマナーに関してきちんとしたマニュアルの整備された企業はまだごくわずかだと言います。
メールは一度送信してしまうと取り返しがつきません。今一度ビジネスメールのマナーや陥りやすい失敗について確認してみましょう。
株式会社 New Spiral
会社ホームページ
http://www.new-spiral.com/
メルマガ『日刊NS通信』
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ブログ『株式会社New Spiral 公式ブログ』
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