図 解 はじめて プレゼン 標準ハンドブック（概要版） 杉 田 恭 一 ・著 P r e s e n t a t i o n H a n d B o o k プロの手順で すぐできる！ Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. はじめに （プレゼンに関 するすべてのノウハウを体 系 的 にまとめました！） 現 在 、多 く の ビ ジ ネ ス シ ー ン で「 プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン（ 以 降 、プ レ ゼ ン ）」が 頻繁に行われています。上司は部下に対して、部下は上司に対して、プレゼン を行っています。また、会社はお客様や取引き先に対して、プレゼンを行って い ま す 。と に か く 、自 分 や 自 社 の 考 え を 他 人 に 伝 え る と き に 、 「 プ レ ゼ ン 」が 必 要になっているのです。 しかし、これほど頻繁にプレゼンが行われるようになったにも関わらず、多 くの人がプレゼンで悩んでいます。プレゼンの経験のある人は、もっとよいや り方がないだろうかと悩み、プレゼン未経験の人は、どういう手順で進めれば よいのか悩んでいます。 では、なぜ、多くの人がプレゼンで悩んでいるのでしょうか？ それは、プレゼンのスキルについて、きちんと学習したことがなく、多くは 上司や他人のプレゼンを見て、真似をしているだけだからです。そのため、い つまで経っても本当はどうすればよいのかわからず悩んでいるのです。 実際、プレゼンを成功させるには、さまざまなスキルが必要です。例えば、 ・プレゼン発表時の話し方 ・プレゼン資料のつくり方 ・パワーポイントの使い方 ・配色やレイアウトのルール ・図形作成の方法 など、すべてのスキルを使いこなす必要があります。それぞれのスキルは奥が 深く、スキルごとにたくさんの本が出版されているほどです。しかし、多くの 人は、これらの一部分をかいつまんで知るだけで体系的に理解していません。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. そこで本書では、みなさんの悩みを解消できるように、プレゼンに必要なス キルを体系的に整理し、この一冊で理解できるように解説しました。 また、最初から読み進めれば自然とプレゼン本番までの流れを理解し実行で き る よ う に 、準 備 か ら 本 番 ま で の 手 順 を ８ つ の ス テ ッ プ 形 式 で 構 成 し て い ま す 。 さらに各ステップの章末には「チェックシート」を設けて、実際にプレゼンを するときに、作業に漏れがないかどうかを確認できるようにしています。 ビジネスパーソンにとって、今や、プレゼンは必須のスキルです。もっと効 率的なやり方があるのではと悩んでいる方や不安を感じている方など、多くの 人に本書は役立つと思います。 プレゼンを知っている方もはじめての方も、ぜひ最初のＳＴＥＰ０から読み 進めてください。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 目 次 ＳＴＥＰ０ な ぜ 、 プ レ ゼ ン は 難 し い の か ？ .............................................. 1 ０－１ 日 本 人 の 多 く は プ レ ゼ ン が 苦 手 ..................................................... 2 ０－２ プ レ ゼ ン に ま つ わ る ２ つ の 誤 解 を 解 く ........................................... 4 ０－３ 誰 も 言 わ な い が 、 プ レ ゼ ン に は 「 ３ つ の ス キ ル 」 が 必 要 ................ 6 ０－４ ど ん な プ レ ゼ ン で も 「 ８ つ の ス テ ッ プ 」 で 解 決 で き る ................... 8 ＳＴＥＰ１ 概 要 設 計 す る ......................................................................... 12 （プレゼンの成功は７つの「前提項目」の整理から始める） １－１ プ レ ゼ ン の ７ つ の 前 提 項 目 を 確 認 す る ........................................... 15 ■ 参 考 ：「 プ レ ゼ ン 標 準 ハ ン ド ブ ッ ク 」 の 目 次 ............................................. 17 ■ 参 考 ： パ ワ ー ポ イ ン ト で の 資 料 完 成 イ メ ー ジ （ １ ０ 個 の 機 能 だ け で 作 成 ） 20 ■ 著 者 プ ロ フ ィ ー ル .................................................................................... 26 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 1 ＳＴＥＰ０ なぜ、プレゼンは難 しいのか？ Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 2 ０－１ 日 本 人 の多 くはプレゼンが苦 手 「プレゼンは難しい」とよく言われます。 「プレゼン」は、元々広告業界の言葉で、顧客に対して広告案を提案する行為 を指していました。しかし、今ではさまざまな業界で自分の考えを多くの人に 発表する行為をプレゼンと呼んでいます。社会人なら誰でも一度は、他人のプ レゼンを見たことがあるのではないでしょうか？ 他人のプレゼンを見ると簡単そうですが、自分でやるとなるとなかなか難し いものです。これまで何度かプレゼンを経験したことがある人は、うまくでき ないと悩んでいますし、これからはじめてプレゼンを行う人は、どういう手順 でやればよいかと悩んでいます。 多くの人がプレゼンで悩んでいる原因は、プレゼンの方法をきちんと学習し たことがないからです。では、なぜ多くの人は、プレゼンをまともに学習して いないのでしょうか？ その原因は学校教育にあると私は考えています。日本の学校教育は、教師が 生 徒 に 対 し て さ ま ざ ま な 知 識 を 伝 え 、生 徒 は そ れ を 学 ぶ と い う「 受 動 的 な 学 習 」 が中心で、自分の考えを他人に伝えたり、議論（ディベート）したり、紙にま とめて発表する（プレゼン）などの「能動的なスキル」を身につける機会が少 ないのです。そのため、社会人になってプレゼンが必要になると、戸惑ってし まうのです。 ●企 業 は、学 生 のプレゼン能 力 に不 満 を感 じている 学校で能動的なスキルを重視してこなかった理由については定かではありま せん。しかし、企業は確実にプレゼンを重視しています。 例 え ば 、 厚 生 労 働 省 が 平 成 16年 1月 29日 に 発 表 し た 『 若 年 者 の 就 職 能 力 に 関 する実態調査 結 果 』 に は 、 1,472社 の 企 業 か ら 見 た 学 生 の 能 力 へ の 不 満 度 が 掲載されています。ここではプレゼンテーション能力について、高校卒レベル で 不 満 度 １ 位（ 43.6％ ）、大 学 卒 レ ベ ル で 不 満 度 ４ 位（ 36.8％ ）に な っ て い ま す 。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 3 ●企 業 は、基 礎 学 力 より、コミュニケーション能 力 を重 視 している 同じ調査において、企業が若者を採用するときに重要視する能力として、１ 位 に「 コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン 能 力（ 85.7％ ）」、２ 位 に「 基 礎 学 力（ 70.8％ ）」を 挙 げています。つまり多くの企業は、基礎学力よりもコミュニケーション能力を 重視しているのです。これは社会人として仕事をしていくためには、個人では なく多くの人との関わりあいが不可欠であり、その中で自分の意見を伝え、議 論し、発表するなどの能動的なスキルを重視しているといえます。 ま た 、コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン 能 力 と 密 接 に 関 連 す る「 プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン 能 力 」 を ９ 位 （ 40.2％ ） に 挙 げ て い ま す 。 こ の 調 査 結 果 か ら も わ か る よ う に 、 社 会 人 で は 、「 プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン 能 力 」 が 必 要 と さ れ て い る に も 関 わ ら ず 、学 生 時 代 に は 十 分 育 成 さ れ て い な い の で す 。 そ の た め 、多 く の 日 本 人 が 社 会 人 に な り 、自 分 が プ レ ゼ ン を 行 う と き に な っ て 、 さまざまな戸惑いを感じているのです。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 4 ０－２ プレゼンにまつわる２つの誤 解 を解 く 学 生 時 代 に プ レ ゼ ン 能 力 の 教 育 を 受 け て い な い か ら と い っ て 、会 社 も 仕 事 も 、 プレゼン能力を身につけるまで気長に待ってはくれません。そこで、慌ててプ レゼンのやり方を勉強している人も多いと思います。 プレゼンのノウハウについては、様々なものが知れ渡っていますが、その中 の代表的な例として、 「 プ レ ゼ ン を 上 達 す る た め に は 、場 数 を 踏 む こ と が 最 も 大 切 」「 パ ワ ー ポ イ ン ト を 使 え ば よ い プ レ ゼ ン が で き る 」 と い う 考 え が 有 名 で す 。 こ れ ら は 決 し て 間 違 い で は あ り ま せ ん 。し か し 、非 常 に 誤 解 さ れ や す い 意 見 で 、 鵜呑みにするとプレゼンを成功させることができません。まず、この２つの誤 解を解消しましょう。 プレゼンの誤 解 ① プレゼンは、場 数 を踏 むことが重 要 最初の誤解が「プレゼンを上達するためには、場数を踏むことが最も大切」 と い う 考 え で す 。多 く の 場 合 、 「 場 数 」と は プ レ ゼ ン 本 番 の こ と を 指 し 、何 度 も プレゼン本番を行うことで、プレゼンスキルが上達するということです。私も この考えには賛成です。 しかし、生まれてはじめてのプレゼンがとても重要なプレゼンの場合、場数 を踏んでないので「失敗する」と言われているのと同じです。それでは困りま す。プレゼン経験のない全くの初心者の場合、どうすればよいのでしょうか？ 実はプレゼンで成功するかどうかは、発表する前の準備段階がとても重要で す。十分な準備を発表前にしていれば、経験がなくてもプレゼンを成功させる ことはできます。反対に場数を踏んだところで、いつも準備不足ではスキルの 上達は難しいのです。 つまり、 「 場 数 を 踏 む こ と が 重 要 」と い う の は「 多 く の 人 前 で プ レ ゼ ン 発 表 を 行うことでプレゼンスキルは上達する。しかし、そのためには十分な準備が必 須だ」という意味で理解すべきなのです。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 5 プレゼンの誤 解 ② パワーポイントを使 えばよいプレゼンができる 次に、プレゼンを成功させるために「パワーポイントを使えばよいプレゼン ができる」という考えの誤解を解消しましょう。パワーポイントというのは、 マイクロソフト社が開発したプレゼン用のアプリケーションソフトのことです。 今や、プレゼンでは、パワーポイントを使用することが当たり前になっていま す。また、優れたプレゼンター（プレゼンを実施する人のこと）はパワーポイ ントをそつなく使いこなしているため、パワーポイントを使えば誰でも優れた プレゼンができると錯覚してしまうのです。 しかし、パワーポイントを使ったプレゼンに対して「見た目はキレイだが、 中身の乏しいものが多い」といった批判も数多く存在します。このような批判 がでるのは、パワーポイントを使う人がパワーポイントを使う前の手順を軽視 しているからです。 実は、プレゼンの内容が充実するかどうかは、パワーポイントを使う前の段 階で決定しているのです。つまり、十分な検討を行わずにパワーポイントを使 ったところで優れたプレゼンはできないのです。このあたりの誤解はなかなか 解消されていません。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 6 ０－３ 誰 も言 わないが、プレゼンには「３つのスキル」が必 要 「 プ レ ゼ ン は 、 場 数 を 踏 む こ と が 重 要 」・「 パ ワ ー ポ イ ン ト を 使 え ば よ い プ レ ゼンができる」という考えは、ある断面を切り取ったものにすぎず、本当にプ レゼンのスキルを上達させるためには、もっと体系的に全体像を理解しなけれ ばなりません。 では、改めてプレゼンスキルを上達させるための全体像を説明しましょう。 実は、プレゼンを成功させるためには、３つのスキルが必要なのです。 １．自分の思いや考えを文書で表現するスキル ２．パワーポイントで資料を作成するスキル ３．人前で発表するスキル 「１．自分の思いや考えを文書で表現するスキル」は、プレゼンに限らず自分 の 頭 の 中 に あ る 思 い や 考 え を 、文 書 に ア ウ ト プ ッ ト（ 文 書 化 ）す る ス キ ル で す 。 企画書や報告書、Ｅメールや手紙など、アウトプットする文書は何であろうと 同じです。まず、このスキルをクリアしない限り、どんなにパワーポイントを 駆使してもよい資料ができません。また、よいプレゼンもできません。 「２．パワーポイントで資料を作成するスキル」は、文書化した資料をパワー ポイントで作成するスキルです。パワーポイントの機能を多く知っている必要 はなく、１０個の機能を理解すれば十分です。ここでは、機能の理解以上に、 図の作成能力やレイアウトのルール、配色のルールなどを知っておく必要があ ります。 「３．人前で発表するスキル」は、上記の２つと異なり、人前で自分の思いや 考えを発表するスキルです。学生時代に能動的な能力を身に付けてこなかった 私達、日本人にとって、もっとも苦手なスキルといえます。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 7 プレゼンを成功させるためには、この３つのスキルすべてが必要です。１つ １ つ の ス キ ル は 奥 が 深 く 、す べ て の ス キ ル を 習 得 し て い る 人 は 少 な い も の で す 。 文書づくりは得意でもパソコン（パワーポイント）が苦手な人、パソコンは得 意でも人前での発表が苦手な人、人前での発表は得意でも文書づくりが苦手な 人など、それぞれ得意・不得意があるものです。しかし、どのスキルも社会人 として、欠くことのできないものです。むしろ、社会人ならこの３つのスキル をすべて身に付けておくべきです。 ●プレゼンを成 功 させる「８つのステップ」 プレゼンを成功させるための３つのスキルは、以下の８つのステップにわけ て対応します。 １．自分の思いや考えを文 書に表現するスキル ステップ１ 概要設計する ステップ２ 情報収集する ステップ３ 構想する ステップ４ 手書きで下書きする ２．パワーポイントで表現 するスキル ステップ５ パワーポイントで資料をつくる ステップ６ 配色と図で装飾する ３．人前で発表するスキル ステップ７ リハーサルする ステップ８ プレゼン本番 この８つのステップは、私の長年の経験から蓄積したノウハウです。 先 に ご 紹 介 し た 『 場 数 』 と い う の は 、「 ス テ ッ プ ８ 」 に あ た り ま す 。 し か し 、 プレゼン本番の場数をこなす前に、ステップ７までの準備段階がとても重要な のです。 ま た 、『 パ ワ ー ポ イ ン ト を 使 う 』 の は 、「 ス テ ッ プ ５ 」 と 「 ス テ ッ プ ６ 」 に あ た り ま す 。し か し 、そ の 前 の ス テ ッ プ ４ ま で の 準 備 段 階 が と て も 重 要 な の で す 。 こ の 後 、ス テ ッ プ 全 体 に つ い て 、ど の よ う な 手 順 で 進 め れ ば よ い の か 、ま た 、 どのような点に注意すればよいのか、詳しく解説します。この手順通りに作業 を進めれば、プレゼンの経験がない人でも誰でも必ずプレゼンができるように なります。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 8 ０－４ どんなプレゼンでも「８つのステップ」で解 決 できる こ こ で 、８ つ の ス テ ッ プ は 、ど の よ う な プ レ ゼ ン で も 同 じ よ う に 必 要 な の か ？ という疑問が湧いた方もいると思います。 なぜなら、プレゼンといっても、現在のビジネスシーンではさまざまな種類 のものがあるからです。その主なものを列挙します。 ＜プレゼンの例＞ ・会社説明 ・事業方針説明 ・企画提案（ビジネスプラン・商品・サービス・業務改善） ・プロジェクト説明、作業計画説明 ・商品説明、サービス説明 ・報告（作業・決算・研究) これらのプレゼンは、当然ながら、それぞれの性質や内容が異なります。ま た、同じ種類のプレゼンでも、目的と聞き手が異なると内容も変更しなければ な り ま せ ん 。例 え ば 、 「 会 社 説 明 」の プ レ ゼ ン を 就 職 希 望 の 学 生 に 説 明 す る の と 、 新規の取引先に説明するのでは、内容は異なります。 しかし、どのようなプレゼンでも、準備から発表までの手順は同じです。つ まり、就職希望の学生向けのプレゼンと、新規の取引先向けのプレゼンでは、 準備から発表までの手順は同じなのです。 そのため、基本的な手順さえしっかり学べば、どのような種類のプレゼンを 前にしても恐れることはありません。 ●プレゼンをシミュレーションする この後、８つのステップの手順を理解していただくために、プレゼン初心者 の鈴木健太（以降、ケンタと呼ぶ）という営業マンを主人公とし、彼がどのよ うな手順を踏んでいくのか、そしてどこに注意すればよかったのか、シミュレ ーションしています。皆さんもケンタの気持ちになって読み進んでください。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 9 ■ＥＰＩＳＯＤＥ０ ●プレゼン初 心 者 の主 人 公 ケ ン タ は 、携 帯 電 話 の 部 品 を 開 発 し て い る 電 気 メ ー カ ー の 営 業 マ ン で す 。今 年 で 入 社 ３ 年 目 の ２ ４ 歳 、昨 年 ま で の ２ 年 間 で 仕 事 に も よ う や く 慣 れ て き た と ころです。 ケ ン タ が 所 属 す る 営 業 部 は 、顧 客 か ら 仕 事 を 受 注 し 、納 品 ま で 見 届 け る こ と が主な役割です。そのため、打ち合わせ資料や見積書を持参し、顧客と打ち合 わ せ す る こ と が よ く あ り ま す 。ケ ン タ の 会 社 は 社 員 教 育 に 力 を 入 れ て お り 、入 社３年目までの社員に対して先輩社員が教育を担当することになっています。 ケ ン タ に も 同 じ 営 業 部 に 所 属 す る ３ ５ 歳 、入 社 １ ３ 年 目 の 高 橋 が 上 司 と し て 面 倒 を み て い ま す 。高 橋 は 、同 じ 大 学 出 身 の ケ ン タ を 気 に 掛 け て く れ て お り 仲 の よい上下関係といえます。 ケンタと高 橋は、い つもペアで仕 事をして いますが、スキルに 合 わせて役割 がわかれています。 高橋は、顧客と打 ち 合わせするた めの資料 作成を担当し ており 、パワーポイ ントの使い方 は熟知し ています。また、顧客 の要望に応じ て月に１ 回程度のプ レ ゼ ン を 行 う こ と が あ り ま す 。プ レ ゼ ン 能 力 も 優 れ て お り 、こ れ ま で 数 多 く の 仕事を受注し、顧客からも一目置かれている存在です。 一 方 、ケ ン タ は 、見 積 書 を 提 出 す る た め の 情 報 収 集 や 原 価 調 査 な ど を 担 当 し て い ま す 。イ ン タ ー ネ ッ ト の 使 い 方 や 表 計 算 ソ フ ト の エ ク セ ル の 使 い 方 は よ く わ か っ て い ま す 。し か し 、パ ワ ー ポ イ ン ト の 使 い 方 は あ ま り わ か っ て い ま せ ん 。 また、顧客の前でのプレゼンは、まだ一度も経験したことがありません。高橋 が プ レ ゼ ン を カ ッ コ よ く 決 め 仕 事 を 受 注 し て い く 姿 を 見 て 、い つ か 高 橋 の よ う になりたいと考えています。しかし、できればプレゼンはやりたくない、とい う 気 持 ち も 同 時 に 持 っ て い ま す 。 な ぜ な ら 、 ケ ン タ に と っ て プ レ ゼ ン は 、『 嫌 なもの』なのです。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 10 ●プレゼンは「嫌 なもの」 ケンタのなかでプレゼンが『嫌なもの』になった原因は、就職活動のときに ま で 遡 り ま す 。あ る 商 社 の 最 終 面 接 で プ レ ゼ ン が 実 施 さ れ た の で す 。ケ ン タ は 、 こ の と き 生 ま れ て は じ め て 本 格 的 な プ レ ゼ ン を 経 験 し ま し た 。も ち ろ ん 大 学 の ゼ ミ で も プ レ ゼ ン を 実 施 し た こ と は あ り ま し た 。し か し 、サ ー ク ル 仲 間 が 作 成 した資料をコピーさせてもらって適当に発表しただけでとても貧弱なもので した。そのため、本格的なプレゼンというのは、この就職試験のときがはじめ てだったのです。 プ レ ゼ ン の テ ー マ は 、『 こ れ ま で の 活 動 、 取 り 組 み の 中 で 自 己 評 価 で き る も の』でした。ケンタは、最終面接の１ヵ月前から資料づくりを行い、市販の書 籍 を 見 な が ら 準 備 を し ま し た 。そ し て 、サ ー ク ル 活 動 と バ イ ト を 通 し て 人 と の つながりの大切さを学んだことを発表しました。 面 接 で は 怖 そ う な 顔 を し た 面 接 官 が 並 ん で い ま し た 。元 々 お と な し く 、人 見 知りする性格のケンタは、人前で話すのが苦手です。それに輪をかけて、この プ レ ゼ ン で 自 分 の 人 生 が 決 定 す る の か と 思 う と 、と て も 緊 張 し た こ と を 覚 え て います。それでも気力を振り絞り、発表しました。しかし、言いたいことの半 分も言えず、早くこの場から逃れたいという気持ちしか覚えていません。 そして、プレゼン終了後、面接官から次のようなコメントがありました。 「どこにでもある内容で個性がない」 「客観的に評価できる数値がない」 「漠然として具体性に乏しい」 散 々 な 評 価 で し た 。当 然 な が ら 試 験 は 不 合 格 で す 。１ ヵ 月 も か け て 準 備 を し た に も か か わ ら ず 、辛 口 の 評 価 を 受 け 、そ し て 試 験 に は 不 合 格 に な っ て し ま っ た の で す 。 こ の と き 以 来 、「 プ レ ゼ ン は 嫌 な も の 」 が ケ ン タ の 心 の 中 で 定 着 し ま し た 。そ の た め 、高 橋 の よ う に プ レ ゼ ン が 上 手 な 一 人 前 の 営 業 マ ン に な り た い と い う 気 持 ち と 、で き る こ と な ら プ レ ゼ ン は 一 生 や り た く な い と い う 相 反 す る気持ちを抱えているのです。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 11 ●ついにプレゼンの機 会 が来 た！ そ ん な あ る 日 、入 社 ３ 年 目 の 社 員 を 対 象 と し た 昇 格 試 験 を 実 施 す る と 総 務 部 か ら 連 絡 が あ り ま し た 。昇 格 試 験 と い っ て も 学 科 試 験 が あ る わ け で は な く 、所 属 部 長 の 推 薦 と 面 談 、 そ し て 、『 新 製 品 に 関 す る 企 画 ・ 提 案 』 と い う プ レ ゼ ン を実施することになっています。 昇格試験にプレゼンが取り入れられるようになったのは、１０年前からで す。というのも、プレゼンを行うことで社員の「論理力・表現力・コミュニケ ーション力」の３つの能力が同時に把握できるからです。そのため、５年目、 １０年目の社員を対象とした昇格試験でもプレゼンは実施されています。ま た、新製品に関する企画・提案を出してもらうことで、新しい製品企画のヒン トを発掘できないかという意図も含まれています。 ケンタは、給料も上がるので昇格試験を受けるつもりです。また、すべての 同 期 の 社 員 が 昇 格 試 験 を 受 け る た め 、自 分 も 負 け た く な い と い う 気 持 ち を 持 っ ています。ただ、就職試験のときの嫌な思い出があり、できればプレゼンはや り た く な い と い う 気 持 ち も 同 時 に 持 っ て い ま す 。ま た 、今 回 は 自 分 で ゼ ロ か ら プ レ ゼ ン 資 料 を 作 成 し な け れ ば な ら ず 、ま た 、う ま く 発 表 で き る か ど う か わ か らないため、不安な気持ちで一杯です。 ●不 安 で一 杯 の主 人 公 主人公のケンタは学生時代、そして、社会人になってからもプレゼンの経験 がほとんどありません。そんなある日、昇格試験が行われることになり、プレ ゼンをしなければならなくなりました。これまでプレゼンの経験がないケンタ は、プレゼン本番までにどのような手順で作業を進めればよいのかわかりませ ん。不安な気持ちを抱えながらも準備を進めなければならないのです。 で は 、あ な た も ケ ン タ に な っ て 、ど の よ う に し て プ レ ゼ ン 本 番 を 迎 え る の か 、 本書を読み進めてください。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 12 ＳＴＥＰ１ 概 要 設 計 する （プレゼンの成 功 は７つの「前 提 項 目 」の整 理 から始 める） Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 13 ■ＥＰＩＳＯＤＥ１ ケンタは、総務部から配付された『昇格試験におけるプレゼンのご案内』 という案内文に目を通します。 ●主 催 者 の意 図 を軽 くあしらってしまう 案内文には、昇格試験で実施されるプレゼンについて連絡事項が書かれて います。しかし、必要最低限の連絡事項が書かれているだけで、特に注意し な け れ ば な ら な い こ と は な い よ う で す 。た だ 、１ 点 気 に な る の は 、 『テーマ： 新製品に関する企画・提案』です。新製品に関する企画・提案といっても、 日常業務で新製品のことなど考えたこともなかったため、すぐには思いつき ません。 一方、案内文に書かれてある発表時期が７月というのは３ヵ月後のことな ので、少し余裕があると感じます。なぜなら、ケンタの上司である高橋は、 いつも２週間程度でプレゼン資料を完成させているからです。しかし、就職 試 験 の と き は 、１ ヵ 月 か け て 準 備 を 進 め ま し た に も か か わ ら ず 不 合 格 で し た 。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 14 そのため、今度の昇格試験では、余裕を見て２倍の２ヵ月前から始めればよ いだろうと判断します。 「 ま だ ３ ヵ 月 も 先 の こ と だ 」と 時 間 に 余 裕 が あ る と 感 じたケンタは、案内文を引き出しにしまい、日常業務に戻ってしまいます。 ＊ ●偶 然 から企 画 を決 定 した その後、昇格試験のことを後回しにしていたケンタは、昇格試験まで残り ２ヵ月になったところで、そろそろ作業を始めなければいけないと重い腰を 上げます。昇格試験の企画を何にするか、ずっと心の片隅にありましたが、 まだ決定していません。 そ ん な あ る 日 、仕 事 を 終 え て 高 橋 と 飲 み に 行 っ た ケ ン タ は 、高 橋 か ら 、 「子 供の携帯電話の興味深い話を聞きました。 高橋の話では、 「 小 学 ３ 年 生 の 長 男 を 塾 に 通 わ せ て い る が 、防 犯 の た め に 子 供用携帯電話を持たせた。しかし、遊び盛りの長男は、すぐに携帯電話を水 に浸してしまい、使い物にならなくしてしまった」ということでした。ケン タは、とっさに「これだ！」とひらめきます。昇格試験の企画を「水や衝撃 に強い子供向けケータイ」にしようと決めます。なぜなら、ケンタの会社で は携帯電話を開発していますし、水や衝撃に強い携帯電話ならば遠く夢のよ うな製品でもないと思ったからです。高橋にその旨を伝えたところ「そうい う携帯電話なら俺も子供に持たせたいな」と賛成してくれました。 ●作 業 開 始 前 の確 認 項 目 を忘 れる しかし、このとき高橋から「作業を開始する前に７つの前提項目を整理し たのか？」と聞かれました。何のことだかわらないケンタは、正直に「まだ で す 」と 答 え ま し た 。す る と 高 橋 が ボ ソ ッ と「 そ れ は 、ま ず い な ．．．」と 言 っ たのです。 高橋は、７つの前提項目について簡単に教えてくれました。しかし、終電 過ぎまで飲んでしまったケンタは、翌日になると高橋のアドバイスをすっか り忘れてしまいます。そして、このことが、この後大きな問題になってしま うのです。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 15 １－１ プレゼンの７つの前 提 項 目 を確 認 する プレゼンの８つのステップを実施するときには、途中で成功するか失敗する か、いくつか分岐点があります。その最初の分岐点がココです。この分岐点の 存在を認識しているかどうかが経験の差といえます。 プレゼンの案内を記した案内文が総務部から配られ、ケンタは一通り目を通 しましたが、たいしたことは書いてないと軽く扱ってしまいます。ケンタのこ の行動が問題です。高橋はこの後、引き起こす問題を予期して「作業を開始す る 前 に ７ つ の 前 提 項 目 を 整 理 し た 方 が よ い 」と ア ド バ イ ス し た の で す 。し か し 、 プ レ ゼ ン の 経 験 の な い ケ ン タ は 、こ の ア ド バ イ ス が 重 要 な こ と だ と 認 識 で き ず 、 忘れてしまいます。 本来であれば、すぐに７つの前提項目について確認し、曖昧であれば明確に すべきです。これはどのようなプレゼンでも同じです。最初に７つの前提項目 を明確にして、簡単な設計図を描くのです。設計図を描かなければ、この後の 作業を計画的に進めることができません。 では、その最初の分岐点である７つの前提項目について詳しく解説しましょ う。 以 降 は、実 際 に 「プレゼン標 準 ハンドブック」 をお読 みいただければと思 います。 「プレゼン標 準 ハンドブック」では、ここまでご紹 介 させていただいたよう に、皆 様 の実 業 務 で役 立 つ ように 詳 しく、そ して初 心 者 の方 でも理 解 できる ように 分 かりやすく解 説 しています。 プレゼンのシナリオづくり、パワーポイントの操 作 方 法 、発 表 時 の注 意 点 など、プレゼン に必 要 な３つのスキルを一 冊 にまとめている本 は、「プレゼン標 準 ハンドブック」だけで す。以 下 のＵＲＬをクリックするとアマゾンからすぐに購 入 することができます！！ ⇒いますぐ購 入 する：http://tinyurl.com/28w3vz/ ・タイトル ：プレゼン標 準 ハンドブック ・出 版 社 ：技 術 評 論 社 ・著 者 ：杉 田 恭 一 ・定 価 ：本 体 １６８０円 ＋税 ・ＩＳＢＮ ：978-4774132228 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 16 ■参 考 ：「プレゼン標 準 ハンドブック」の目 次 ＳＴＥＰ０ なぜ、プレゼンは難 しいのか？ ０－１ 日 本 人 の多 くはプレゼンが苦 手 ０－２ プレゼンにまつわる２つの誤 解 を解 く ０－３ 誰 も言 わないが、プレゼンには「３つのスキル」が必 要 ０－４ どんなプレゼンでも「８つのステップ」で解 決 できる ＳＴＥＰ１ 概 要 設 計 する（プレゼンの成 功 は７つの「前 提 項 目 」の整 理 から始 める） １－１ プレゼンの７つの前 提 項 目 を確 認 する １－２ プレゼンの前 提 ①テーマの確 認 ：結 局 、何 のプレゼンなのか明 確 にする １－３ プレゼンの前 提 ②目 的 の確 認 ：目 的 は５つのパターンにわかれる １－４ プレゼンの前 提 ③聞 き手 の確 認 ：プレゼンは、聞 き手 とのコミュニケーション である １－５ プレゼンの前 提 ④発 表 時 間 の確 認 ：３分 で１ページを目 安 に資 料 枚 数 を 想 定 する １－６ プレゼンの前 提 ⑤発 表 場 所 の確 認 ：会 場 の状 況 で準 備 を変 える １－７ プレゼンの前 提 ⑥スケジュールの確 認 ：スケジュールは、３つのパターンでわける １－８ プレゼンの前 提 ⑦発 表 方 法 の確 認 ：プレゼン資 料 は、「見 せる資 料 」と 「読 ませる資 料 」でわける ＳＴＥＰ２ 情 報 収 集 する（はじめに仮 説 を立 て、４つのリソースから情 報 を集 める） ２－１ はじめに、「説 明 型 」か「説 得 型 」の仮 説 を立 てる ２－２ 情 報 は、４つのリソースから収 集 する ２－３ 最 も身 近 な社 内 資 料 を使 って”楽 ”をする ２－４ インターネットは、検 索 サイトと専 門 サイトから情 報 収 集 する ２－５ インターネットを使 った情 報 収 集 の「実 例 」はこうだ！ ２－６ プロがまとめた情 報 を活 用 し、信 頼 性 を高 める ２－７ 現 場 の「意 見 」を集 めて、説 得 力 を増 す ２－８ 収 集 した情 報 は、印 刷 して、読 み込 みに集 中 する Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 17 ＳＴＥＰ３ 構 想 する（聞 き手 が納 得 するストーリーをつくる） ３－１ 構 想 は、プレゼンが成 功 できるかどうかの分 水 嶺 ３－２ ストーリーは手 順 を踏 んで作 成 する ３－３ 聞 き手 の「興 味 」を満 たす情 報 を盛 り込 む ３－４ 「ナゼ」・「ホント」・「ソレダケ」をつぶして論 理 性 をチェックする ３－５ 「序 論 」と「まとめ」を加 えた３部 構 成 が基 本 ３－６ 構 想 段 階 で、優 先 度 と時 間 配 分 のバランスをとる ３－７ 聞 き手 を無 意 識 に説 得 する魅 力 的 なタイトルをつける方 法 ３－８ 構 想 の成 果 物 、完 成 形 をイメージした目 次 をつくる ＳＴＥＰ４ 手 書 きで下 書 きする（情 報 の関 係 に注 目 し、５種 類 の図 で作 成 する） ４－１ パワーポイントは魔 法 のツールではない、まず「手 書 き」する ４－２ 作 図 は図 をつくるのではない、情 報 の関 係 を見 抜 く ４－３ 図 は必 ず、５つのパターンに集 約 される ４－４ 図 の作 成 には、２つの例 外 的 な対 応 がある ４－５ 目 に見 えない「概 念 」を図 にする方 法 とは？ ４－６ 資 料 をキレイに見 せるために、「レイアウト」のルールに従 う ＳＴＥＰ５ パワーポイントで資 料 をつくる（資 料 はモノクロのまま、「１０個 の機 能 」でつくる） ５－１ パワーポイントで必 要 な機 能 は、「１０個 」である ５－２ 機 能 １：「スライドマスタ」でテンプレートを作 成 し、”楽 ”をする ５－３ 機 能 ２：「アウトライン」を使 って、簡 単 に目 次 を作 成 する ５－４ 機 能 ３：「図 形 描 画 」を使 って、図 の位 置 と大 きさを決 める ５－５ 機 能 ４：「順 序 」を使 って、図 の重 なりを修 正 する ５－６ 機 能 ５：「配 置 ／整 列 」を使 って、図 の位 置 を整 え、キレイに見 せる ５－７ 機 能 ６：「図 形 の変 更 」を使 って、図 の形 に意 味 をもたせる ５－８ 機 能 ７：「線 」を使 って、図 の関 係 を表 現 する ５－９ 小 さな間 違 いで、大 きな失 敗 をしない Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 18 ＳＴＥＰ６ 配 色 と図 で装 飾 する（どこに何 色 を使 うのか、配 色 はルールに従 う） ６－１ 配 色 はセンスではない、まず「ルール」を知 る ６－２ ルールに従 うだけで、資 料 はキレイに完 成 できる ６－３ 機 能 ８：「塗 りつぶしの色 ／線 の色 」を使 って、キレイに配 色 する ６－４ 「最 も簡 単 な配 色 方 法 」は、こうだ！ ６－５ 機 能 ９：「図 の挿 入 」を使 って、一 目 で理 解 させる ６－６ 機 能 １０：「アニメーション」を使 って、演 出 効 果 を高 める ６－７ 細 心 の注 意 を払 い、細 部 にこだわる ＳＴＥＰ７ リハーサルする（リハーサルは３ステップで行 い、緊 張 を回 避 する） ７－１ リハーサルなしに本 番 を迎 えるのは、無 謀 な挑 戦 だ ７－２ リハーサル前 に、６つの準 備 項 目 を整 える ７－３ 「画 面 リハーサル」は、少 なくとも３回 行 う ７－４ 「一 人 リハーサル」は、納 得 するまで何 度 でも行 う ７－５ 「最 終 リハーサル」は、周 りの協 力 を得 て、少 なくとも１回 行 う ７－６ 根 底 から覆 されても怒 らない、優 先 度 をつけて冷 静 に対 応 する ＳＴＥＰ８ プレゼン本 番 （資 料 を説 明 しない、思 いを伝 えて、冷 静 に対 処 する） ８－１ 未 熟 なプレゼンはクレームの元 、緊 張 の回 避 方 法 とは？ ８－２ プレゼン本 番 では、「気 持 ち」「姿 勢 」「声 」に注 意 する ８－３ 決 して逃 げない、本 番 ならではの注 意 点 とは？ ８－４ 事 故 は起 きるもの、事 故 が起 きても冷 静 に対 処 する ８－５ 質 疑 応 答 は最 後 まで、ていねいに対 応 する ８－６ 紙 芝 居 のように、スライドショーで見 せる ８－７ 配 付 資 料 の配 付 タイミングは、発 表 方 法 で変 える さいごに（３つの分 岐 点 をクリアし、プレゼンを成 功 させる） Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 19 ■参 考 ：パワーポイントでの資 料 完 成 イメージ（１０個 の機 能 だけで作 成 ） Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 20 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 21 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 22 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 23 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 24 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 25 ■著 者 プロフィール 杉田恭一（すぎたきょういち） プレゼンテーションコンサルタント。 １９６６年、宮崎県小林市生まれ。横浜市在住。 １９９３年よりシステムエンジニア・プロジェクトマネージャとして松下電器 産業株式会社の営業マンとともに数多くの提案書・企画書を作成する。 ２０００年、ベンチャー起業家育成スクールで学び、優秀賞を獲得。 ２００２年、日本ソフトウェア産業協会主催の論文発表会で最優秀賞を受賞。 ２００３年から、プレゼンのノウハウを提供するため、ホームページ、メール マガジンを通じて情報発信し、２００５年に独立。 独立後、財団法人日本サッカー協会や大手一流企業など、数多くのプレゼンセ ミナー講師を担当している。 ＜ホームページ＞ ・泣 け る !!プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン へ の ８ つ の ス テ ッ プ (http://www.nakeru-p.com/) ・ パ ワ ー ポ イ ン ト の 上 手 な 使 い 方 (http://www.jissen-p.com/) ・ デ ザ イ ン テ ン プ レ ー ト シ ョ ッ プ (http://www.pp-temp.com/) ＜メールマガジン＞ ・実践的！！プレゼンテーションの『コツ』講座 (http://www.mag2.com/m/0000127202.html) Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 26 ＜ 泣 け る !! プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン へ の ８ つ の ス テ ッ プ http://www.nakeru-p.com＞ ２００３年から公開しているサイトで、現在までに５０万人ものビジネスパー ソンが訪問した実績があります。サイトでは、プレゼンに必要な３つのスキル を８つのステップで惜しみなく情報公開しています。 また、テンプレートやサンプル図形などを“無料”でダウンロードすることが でき、多くの訪問者から好評を得ています。 そのため、これまで、プレゼンやパワーポイントに関連した多くの雑誌やメル マガに掲載された実績があります。 現 在 、 検 索 キ ー ワ ー ド 「 プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン 」 で 検 索 す る と 、 Googleで １ 位 、 Yahoo！ で ８ 位 に 表 示 さ れ て い ま す 。 ＜書籍サポートサイト http://www.presen-book.com/＞ 本書での解説内容をより詳しくご理解いただくために、インターネット上に本 書と連動した「サポートサイト」を用意しました。 サポートサイトでは、本書で解説した内容の中から、各ステップでの完成イメ ージと、配色の説明箇所のカラー画像を公開しています。具体的な配色を確認 するためにもぜひ、一度、ご覧ください。 ・ステップ３ 目次作成完成イメージ ・ステップ４ 手書きでの完成イメージ ・ステップ５ パワーポイント（モノクロ）完成イメージ ・ステップ６ パワーポイント（配色済み）完成イメージ ・ ステップ６ 配色の説明箇所 また、テンプレートなどを“無料”で公開しますので、ぜひ、一度、ご訪問く ださい。 Copyright(C) Presentation Literacy All rights reserved. 2007. 27
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