大阪港開港 150 年記念式典及びアジア諸港意見交換会等 に係る事業企画・運営等に関する業務委託仕様書 １ 業務名称 大阪港開港 150 年記念式典及びアジア諸港意見交換会等に係る事業企画・運営等に 関する業務委託 ２ 業務目的と概要 大阪港は、慶応４年（1868年）７月15日に開港して以降、市民の港として発展し、 平成29年（2017年）には、開港150年を迎える。 大阪港開港150年を機会に、大阪港を支えてきた関係者の方々と共に祝い、日本の近 代化を牽引してきた大阪の歴史と先人の業績に感謝するとともに、未来への希望を共 有し、港間の国際交流等を通じて大阪港の発展と港勢伸長の契機とするため、大阪港 の姉妹港・友好港である７港とアジアを中心とする８港を招聘し、大阪港開港150年記 念式典及び祝賀レセプションを開催する。また、大阪港開港150年を記念して、姉妹港・ 友好港、及び成長著しいアジア地域を中心とする各港との関係強化を通じて、大阪港 の港勢拡大を図るため、アジア諸港意見交換会及び記念シンポジウムを開催する。 イベントは国、大阪府、大阪市等の関係官公署、大阪港のユーザーなど各業界の方々 や市民が参加できる形式とし、港を通じた国際交流への理解を深めるとともに、港の 果たす役割を知っていただく場とする。また、今後の大阪港の発展を見据え、姉妹港・ 友好港とは、現在の協力関係を強化し、アジア諸港とは今後の大阪港の物流強化、国 際競争力の強化に資するとともに、長く国際交流の礎を築く契機とする。 本業務は、大阪港開港150年記念事業の基本コンセプトに基づき、アジア諸港意見交 換会、大阪港開港150年記念シンポジウム（以下、「開港150年記念シンポジウム」と いう。）、大阪港開港150年記念式典（以下、「開港150年記念式典」という。）及び 祝賀レセプション（以下、エクスカーションを含め、総称し「イベント」という。） の開催に伴う業務全般とし、大阪港の開港150年を記念する事業の中核に相応しい荘厳 さ、華麗さ、大阪らしさ、盛り上がりなどを創出するオリジナリティに富んだ演出・ 企画・運営の提案を求めるものである。なお、イベントの概要は「４ イベント開催 概要」及び「５ 業務内容」のとおりとする。 ＜基本コンセプト＞ ① 大阪港開港150年を市民とともに祝う。 ② 先人たちの功績を称え、感謝する。 ③ 大阪港への愛着を深める機会とする。 ④ 港間の国際交流等を通じて大阪港港勢伸長の契機とする。 ⑤ 港への集客力を高め、臨海地域の活性化に寄与する。 ⑥ 大阪港の将来を見据え、魅力・役割を再認識する機会とする。 1 ３ 契約期間 契約締結日から平成 29 年９月 29 日（金）まで ４ イベント開催概要 (1) 全体の行事日程 海外招聘港来日 アジア諸港意見交換会 開港150年記念式典 祝賀レセプション 開港150年記念シンポジウム エクスカーション (2) 全体構成 ７/13（木） 平成29年７月13日（木） 平成29年７月14日（金）午前 平成29年７月14日（金）午後（～午後５時頃） 平成29年７月14日（金）午後（午後６時頃～） 平成29年７月15日（土）午前 平成29年７月15日（土）午後 招聘期間 ７/14（金） ７/15（土） 午前 アジア諸港 意見交換会 開港150年記念 シンポジウム 昼 ランチ ランチ 開港150年 記念式典 エクス カーション 祝賀 レセプション ― 来日 午後 ７/16（日） 帰国 (3) イベント開催場所 ハイアットリージェンシー大阪（大阪市住之江区南港北１－13－11） (4) 海外招待港宿泊先 イベント開催場所と同じ (5) 発注者主催イベント Ａ アジア諸港意見交換会 ア 概要 ・ 「アジアの物流戦略を考える」をテーマに、アジア諸港８港と大阪 港の姉妹港・友好港７港のうちアジア３港及び大阪港を含む最大12 港により意見交換を行う。 ・ 意見交換会を通じて、これまで交流のなかった港との国際交流の契 機とする。 ・ 会議の進行言語は英語とし、日英同時通訳を配置する。司会者は発 注者が指定する。 ・ 意見交換会は事前に申し込みのあった市民等の傍聴を可とする。 ・ 参加者（傍聴者を除く。）に対して飲み物を提供し、休憩時間には 別室において茶菓を提供する。 ・ 意見交換会終了後に参加者（傍聴者を除く。）に対してランチを提 供する。午後２時からハイアットリージェンシー大阪内において「開 2 イ ウ エ オ カ 港150年記念式典」を執り行うので、ランチ会場はこの日程を十分に 踏まえること。 開催日時（予定） 平成29年７月14（金） 午前９時～正午 開催場所（予定） ハイアットリージェンシー大阪（28階サロンパノラマ） 参加予定者 計60名程度 ・ 招聘港11港及び大阪港の代表者 約12名 ・ 招聘港随行者 約11名 ・ 関係者（大阪市、推進委員会等） 約20名 ・ 傍聴者（事前申し込みのあった市民） 約15名 【招聘港】（予定） ※下線は姉妹港・友好港を表す。 高雄（台北）港、レムチャバン港、ポートケラン港、タンジュンプリ オク港、ヤンゴン港、マニラ港、コロンボ港、JN（ｼﾞｬﾜﾊﾙﾗﾙ・ﾈﾙｰ）港、 釜山港、上海港、サイゴン港 会議形式 意見交換（プレゼンテーション及びグループディスカッションを想定） 企画提案 ① 会議の企画運営（意見交換の手法、会場レイアウト、タイムテーブ ル等） ② 市民など傍聴者の募集方法 ③ 通訳の手配及び配置計画 ④ ティーブレイク及び昼食の手配（ハラル・ベジタリアン等対応含む） Ｂ 開港150年記念式典 ア 概要 ・ 開港150年を機に、戦災や幾度の自然災害を乗り越えて発展してきた 大阪港の歴史を振り返り、大阪港がこれまでお世話になった皆様に 感謝し、大阪港を支えてきた関係者間の交流を深め、新たな交流を 創出し、情報を発信・交換する観点から記念式典を開催するととも に、港勢伸長の契機とする。 ・ 式の構成は、主催者挨拶、来賓挨拶、功労者表彰式（仮称）、「大 阪港宣言2017（仮称）」の採択、記念講演（講演者は発注者が指定 する。）、アトラクション等を想定している。 ・ 会議の進行言語は日本語とし、日英同時通訳を配置する。 ・ 式典は事前に申し込みのあった市民等の参加を可とする。 イ 開催日時（予定） 平成29年７月14日（金） 午後２時～５時 ウ 開催場所（予定） ハイアットリージェンシー大阪（３階ボールルーム Ａ・Ｂ） エ 参加予定者 計410名程度 ・ 主催者関係 約40名（大阪市長、副市長、本市関係所属、推進委員 会委員、アドバイザー等） 3 ・ 来賓者 約230名（国土交通大臣、国土交通省港湾局長、市内選出国 会議員、大阪府知事、副知事、大阪府関係所属、市内選出府会議員、 大阪市会議員、歴代大阪市長、歴代大阪市港湾局長、港湾関係団体、 船会社、港湾関係企業ほか） ・ 功労者 約10名 ・ 招聘港15港代表者及び随行者 約30名 【招聘港】（予定） ※下線は姉妹港・友好港を表す。 高雄（台北）港、レムチャバン港、ポートケラン港、タンジュンプリ オク港、ヤンゴン港、マニラ港、コロンボ港、JN（ｼﾞｬﾜﾊﾙﾗﾙ・ﾈﾙｰ）港、 サンフランシスコ港、ル・アーブル港、バルパライソ港、メルボルン 港、釜山港、上海港、サイゴン港 ・ 発注者が推薦する各種団体の代表又は個人 約50名 ・ 市民（公募） 約50名 オ 式典の構成 ・ 記念式典 午後２時から２時45分 主催者挨拶、来賓挨拶、功労者表彰式（仮称）、「大阪港宣言2017 （仮称）」の採択 ・ 記念講演 午後３時から４時 〔テーマ〕発注者により指定する。 〔講 師〕竹中平蔵クラス （著名人、経済・物流・港湾などに精通する人物） ・ アトラクション 午後４時15分から５時 カ 企画提案 ① 式典の企画運営（式典の運営手法（アトラクションの企画運営含む）、 会場レイアウト、タイムテーブル、安全対策等） ② 司会者（在阪キー局アナウンサークラスを想定）の選定及び手配 ③ 市民（公募）の募集方法 ④ 通訳の手配及び配置計画 ⑤ 特設コーナーの企画運営（大阪港らしさ、大阪らしさのプロモーシ ョン） Ｃ 祝賀レセプション ア 概要 ・ 開港記念式典の来賓者に対して夕食（ハラル・ベジタリアン等対応 含む。）及び飲み物（アルコール含む。）を用意し、立食形式でレ セプションを行う。※レセプションにかかる飲食費は委託料に含ま ない。 ・ レセプションは、大阪らしい食材の提供や演出（バッググラウンド ミュージックの提供など）を想定している。 ・ 国内来賓者の随行者に対して、別室（控室）で軽食及び飲み物を提 供する。 ・ 司会者を手配する。（記念式典と同一人物でも良い。） ・ 日英逐次通訳を配置する。 4 イ 開催日時（予定） 平成29年７月14日（金） 午後６時～８時 ウ 開催場所（予定） ハイアットリージェンシー大阪（３階ボールルーム Ｃ・Ｄ・Ｅ） エ 参加予定者 計360名程度 ・ 主催者関係 約40名（大阪市長、副市長、本市関係所属、推進委員 会委員、アドバイザー等） ・ 来賓者 約230名（国土交通大臣、国土交通省港湾局長、市内選出国 会議員、大阪府知事、副知事、大阪府関係所属、市内選出府会議員、 大阪市会議員、歴代大阪市長、歴代大阪市港湾局長、港湾関係団体、 船会社、港湾関係企業ほか） ・ 功労者 約10名 ・ 招聘港15港代表者及び随行者 約30名 ・ 発注者が推薦する各種団体の代表又は個人 約50名 オ 企画提案 ① レセプションの企画運営（式次第、会場レイアウト、タイムテーブ ル、安全対策、大阪らしい食材の提供、演出等） ② アトラクションの企画運営 ③ 司会者の選定及び手配（式典と同一人物でも良い。） ④ 通訳の手配及び配置計画 Ｄ 開港150年記念シンポジウム ア 概要 ・ 「大阪港の歴史を振り返る」もしくは「海運の歴史と大阪港」など をテーマに基調講演を行うとともに、パネリストによる「臨海部の 可能性を探る」、「港湾物流の観点から50年後の大阪港を考える」、 「港湾物流とまちづくり」などをテーマとしたパネルディスカッシ ョンを行う。 ・ シンポジウムを通じて、海外諸港の動向を知り、今後の港勢伸長の 契機とする。 ・ 会議の進行言語は英語とし、日英同時通訳を配置する。 ・ シンポジウムは事前に申し込みのあった市民等の傍聴を可とする。 ・ 講演者及びパネリスト等に対して飲み物を提供する。 ・ シンポジウム終了後に参加者（関係者及び傍聴者を除く。）に対し てランチを提供する。午後にエクスカーションを予定しているので、 ランチ会場はこの日程を十分に踏まえること。 イ 開催日時（予定） 平成29年７月15日（土） 午前９時～正午 ウ 開催場所（予定） ハイアットリージェンシー大阪（３階ボールルーム Ａ・Ｂ） エ 参加予定者 計200～400名の範囲 ・ 招聘港15港及び大阪港の代表者 約16名 ・ 招聘港随行者 約15名 5 ・ 関係者（大阪市、推進委員会等） 約20名 ・ 傍聴者（事前申し込みが必要） 約150～350名の範囲 【招聘港】（予定） 開港記念式典に同じ オ 会議形式 ・ 基調講演 〔テーマ〕発注者により指定する。ただし、受注者から趣旨を変 えない範囲で提案があった場合は、テーマを変更する ことがある。 〔講演者〕磯田道史、百田尚樹クラス （著名人、港湾や歴史などに精通する文化人） ・ 招聘港数港代表によるプレゼンテーション（映像のみ） ・ パネリスト４名によるパネルディスカッション 〔テーマ〕発注者により指定する。ただし、趣旨を変えない範囲 においてテーマのアレンジを認める。 〔パネリスト〕発注者により指定する。 〔ファシリテーター〕発注者により指定する。 カ 企画提案 ① 会議の企画運営（会議の運営手法、会場レイアウト、タイムテーブ ル、安全対策等） ② 司会者の選定及び手配 ③ 市民など傍聴者の募集方法 ④ 通訳の手配及び配置計画 ⑤ 昼食の手配（ハラル・ベジタリアン等対応含む） Ｅ エクスカーション ア 概要 ・ 姉妹港・友好港７港及び招待港８港のうち、市内観光を希望する方 に船舶による大阪港内の視察周遊、大型バスによる大阪市内の観光 など「大阪らしいおもてなし」により、大阪港への親しみや愛着を 深めていただく。 イ 開催日時 平成29年７月15日（土） 午後３時～５時 ウ 参加予定者 ・ 姉妹港・友好港７港及び招待港８港のうち希望する方 約30名 ・ 主催者側随行者 約５名 ・ 各港ボランティア通訳アテンド 約15～20名 エ 企画提案 大阪らしさを感じられるエクスカーションの企画運営について提案す ること。 ５ 業務内容 本委託業務の内容は発注者主催イベント開催にかかる企画提案を含む各種準備、進 6 行、報告等である。具体的に想定される業務及び留意事項は次のとおり。 (1) イベント概要の確認と要員配置 ア 発注者代表部署（推進委員会事務局）との協議・調整 ・ 発注者側の全体調整及び取りまとめを行う推進委員会事務局（大阪市港 湾局内）と受注者は、担当部署とイベントの趣旨、規模、招待者、準備 スケジュール、受注者側実施体制、留意事項等について協議・調整を行 うとともに、必要に応じて業務進捗状況を報告すること。 イ 要員配置 ・ 受注者は、本件業務にかかる統括責任者を１名配置し、発注者との連絡 窓口とすること。また、統括責任者は受注者側の全体調整及び業務実施 にかかる責任を負う。 ・ イベント開催期間中は統括責任者が会場に常駐し、円滑な業務実施のた めの要員配置の責任を負う。なお、各イベントにおける受付、誘導、進 行、同時又は逐次通訳（日本語⇔英語）も必要となる。総括責任者は要 員への指揮命令を行う。 ・ 緊急の場合など夜間、休日においても対応が可能な体制を整えること。 ウ イベント開催関連業務実施計画書の作成 ・ 受注者は、業務開始にあたり実施基本計画及び作業行程表を作成し、発 注者に提出すること。提出時期は発注者より別途指示する。 (2) イベント開催までの各種準備・連絡・調整・手配業務 ア 会場整備 ・ 会場は発注者が手配済みであるが、発注者及び会場担当者と適宜、事前 打ち合わせを行うこと。 イ 機器予約・手配 ・ 発注者及び会場担当者と事前に打ち合わせを行ったうえで、ＰＣ、プロ ジェクター、マイク等イベントに要する使用機材を決定し、予約・手配 を行うこと。 ウ 通訳の手配 ・ 通訳言語は、日本語⇔英語とする。 ・ 祝賀レセプション及びエクスカーションは逐次通訳、それ以外は同時通 訳とし、通訳者は本業務を適切に実施できる人数を配置すること。 ・ 記念式典及び記念シンポジウム（7月14日午後及び7月15日午前。ともに 同時通訳）での通訳者は、参加者100名以上の国際会議（シンポジウム、 セミナーを含む）の同時通訳経験５回以上、通訳経験10年以上に相当す る経験を有する者であること。 ・ 意見交換会及びレセプション、エクスカーションでの通訳者は、参加者 30名以上の国際会議（シンポジウム、セミナーを含む）の同時通訳２回 以上、通訳経験５年以上に相当する経験を有する者であること。 ・ 通訳ブース、同時通訳システム機器、専用受信機等を手配すること。同 時通訳システム機器を手配・配置する際、必要に応じ同機器を操作する 技術者を手配すること（委託料に含む）。 エ イベント（意見交換会、記念式典、シンポジウム）におけるテーマ設定と講 演者等の選定 7 ・ 受注者は、発注者が指定するテーマ案に沿ったプログラム詳細案を提案 し、発注者と協議・調整を行うこと。 ・ 意見交換会の司会者（１名）、記念式典記念講演者（１名）、シンポジ ウム基調講演者（１名）、ファシリテータ（１名）、パネリスト（４名） については、発注者が指定する。 ・ これら前述のイベント講演者等に対して、講演等に関する依頼、講演料 の交渉、講演資料の請求及び確保、開催当日の案内等、講演等に関する サポートを行うこと。なお、サポート内容については、発注者と協議の うえ決定する。 ・ 条件が折り合わず、講演者の変更が必要な場合は、事前に発注者の了解 を得ること。 オ 海外招聘港の受入準備、各種手配、滞在時対応に関する業務 ・ 海外招聘港は次のとおり予定しており、各港２名（組織・団体等のトッ プ級と随行者を想定）を条件としている。利用する空港は、関西国際空 港－各港の最寄り空港の発着を原則とする。なお、利用するルートは、 事前に発注者の了解を得ること。 【招聘港】（予定） ※下線は姉妹港・友好港を表す。 高雄（台北）港、レムチャバン港、ポートケラン港、タンジュンプリ オク港、ヤンゴン港、マニラ港、コロンボ港、JN（ｼﾞｬﾜﾊﾙﾗﾙ・ﾈﾙｰ）港、 サンフランシスコ港、ル・アーブル港、バルパライソ港、メルボルン 港、釜山港、上海港、サイゴン港 ① 招待状等の作成・発送 ・ 発注者から招聘者リストを受領し、発注者の指示に基づき英文の 招待状案を作成すること。 ・ 渡航時、日本滞在時に必要な情報を記載した渡航・滞在要領など の情報を記載した英文書類を作成すること。 ・ 招聘者の氏名、生年月日、パスポート番号、フライト、食事制限、 ホテルのアーリーチェックイン/レイトチェックアウトの要否等 の基本情報が記入可能な英文の参加申込書案を作成すること。 ・ 発注者の確認を経た後、作成した招待状や参加申込書等を発送す ること。 ② 招聘者の航空券手配、査証取得 ・ 招聘者人数分の往復飛行機便を手配し、招聘者へ航空券（E-Ticket） を発送すること。招聘者の座席クラスについて、各港の代表者は ビジネスクラス、随行者はエコノミークラスとする。また、単純 往復以外の経路で渡航する招聘者については、招聘者自身で航空 券の手配を行い、招聘者に応じた座席クラスの単純往復正規割引 運賃を上限に実費を支給すること。 ・ 受注者は帰国前日及び当日に、帰国便のフライト情報の確認、時 間変更、フライトキャンセル、ストライキ発生などの有無につい て確認し、発注者へ報告すること。 ・ 査証発行に際し、身元保証人や入国理由書が必要となる国がある ため、事前に確認のうえ、該当する場合は、発注者に相談するこ 8 ③ ④ ⑤ ⑥ と。 ・ 入国査証申請について、発注者から推薦書など資料作成の指示が あった場合はそれに従うこと。 招聘者の出欠管理と宿泊手配 ・ 招聘者の回答をもとに、出欠管理を行うこと。 ・ 招聘者の宿泊先として発注者がハイアットリージェンシー大阪を 手配しているので、招聘者数及び宿泊期間に応じて部屋数を確定 すること。部屋クラスは、クイーンルーム（若しくは、ツインル ーム）を想定しているが、招聘者が確定した時点で発注者から別 途指示する。 ・ 受注者は、最終的な招聘人数が確定次第、予約内容の調整を行う こと。 ・ 招聘者のイベント参加行程は、イベント開催の前泊の日（７月13 日）からイベント終了当日（７月15日）を基本とする。 延泊等の取扱い ・ 招聘者の自己都合による延泊も可能とするが、その場合の延泊分 は招聘者の自己負担となる旨説明し、同意を得ること。なお、そ の際、当初想定より航空運賃等値上げが発生した場合の負担、及 び復路中に本招聘とは無関係の国へ招聘者が立ち寄ることで発生 する費用についても招聘者の自己負担とする旨説明し、同意を得 ること。 ・ 招聘者の滞在日数について調整が生じた場合は、発注者と協議の うえ、行程を決定すること。 招聘者の空港と宿泊ホテル間の移動手段手配等（来日時、離日時） ・ 招聘者の来日、離日に合わせ、必要に応じて、関西国際空港－宿 泊先間の空港バスの乗車券を手配すること。 ・ 来日時、招聘者が宿泊するホテル内に専用デスクを設置し、順路 直行往復旅費相当額の旅費精算を行うほか、招聘者への対応にあ たること。 記念品企画調達 ・ 大阪港開港150年を記念する贈答品として相応しい品物を提案す ること。 ・ 記念品は各港宛てと個人宛ての２種類とする。数量及び単価は以 下を想定している。 Ⅰ 姉妹港及び友好港７港・招待港８港の計15個 単価：20,000円 Ⅱ 姉妹港及び友好港14名・招待港16名の計30個 単価： 3,000円 ・ 受注者の提案をもとに発注者と協議・調整のうえ、記念品を手配 すること。 ⑦ エクスカーションの企画・調整・運営 ・ 受注者の提案をもとに発注者と協議・調整のうえ、希望者を対象 としたエクスカーションを企画すること。 ・ エクスカーション当日は、円滑なエクスカーション実施のため、 通訳者を含む要員を配置すること。なお、発注者が別途手配する 9 カ キ ク ケ コ サ シ ス セ 通訳ボランティアを参加人数に応じて配置する予定である。 国内招待者に関する各種調整・手配業務 ・ 国内招待者（功労者を含む。）は約370名を予定している。前項の海外 招聘港受入の手順に準じ、以下の業務を実施すること。 Ⅰ 招待状等の作成・発送 Ⅱ 招待者の出欠管理 コングレスキットの企画・作成 ・ 発注者と調整しつつ、イベント参加者へ配布するコングレスキット（大 阪港開港150年記念ＤＶＤ、メモ帳・ボールペン等のノベルティグッズ、 名札、プログラムブック、資料等をまとめたもの）をイベント別に企画 すること。ノベルティグッズ等は重複しても構わない。発注者からドロ ーンによる大阪港の空撮映像を受注者に提供するので、適宜編集しＤＶ Ｄを作成する。なお、コングレスキットの作成に際しては、発注者の承 認を得ること。 イベント当日の発注者・受注者業務分担表の作成 ・ ＶＩＰ対応、出迎え、会場受付、誘導係、ブリーフィング、控室対応、 時間管理、機器操作等の当日の業務分担表を発注者と調整のうえ作成す ること。 イベント当日の運営マニュアルの作成（進行表、分担表、会場レイアウト、 自主警備計画書等） 各種資料の作成・翻訳・印刷・配布 ・ イベント開催に必要な各種資料（プログラム等）を事前に作成し、発注 者の承認を得たうえで、英訳・ネイティブチェックを行い、発注者が別 途指示する期日までに提出すること。原則、各イベントすべての資料に ついて英語版も作成する。 ・ 参加者配布資料については、必要部数を印刷し、ファイリングしたうえ で、会議当日受付で参加者に配布すること。 アジア諸港意見交換会の企画・準備・運営 ・ 参加港最大12港（代表者１名）の意見交換会（参加者予定者数は約60名） の企画を行うこと。発注者の承認を得たうえで必要な手配、調整を行う。 記念式典の企画・準備・運営 ・ 参加者予定者数約410名の記念式典の企画を行うこと。発注者の承認を 得たうえで、必要な手配、調整を行う。 ・ ＩＤホルダー（運営スタッフ用）、ＶＩＰ用胸花等適宜、必要な消耗品 等を用意すること。 ・ 会場からのスムーズな動線を確保できる場所に閣僚等ＶＩＰ、講演者等 ＶＩＰ、来賓者、来賓随行者用の控室を確保するための提案を行うこと。 祝賀レセプションの企画・準備・運営 ・ 参加者予定者数約360名の祝賀レセプションの企画を行う。発注者の承 認を得たうえで、必要な手配、調整を行うこと。 記念シンポジウムの企画・準備・運営 ・ 参加者予定者数約200～400名の記念シンポジウムの企画を行う。発注者 の承認を得たうえで、必要な手配、調整を行うこと。 10 ソ 飲食提供・手配業務 ・ 以下の①から③における料理、飲み物、茶菓等の内容をバランスよく提 案する。料理、飲み物、茶菓等の最終決定は、発注者と協議のうえで行 うものとし、決定した内容に基づき手配すること。 ・ 料理については、参加者のアレルギー等健康上の理由、または、宗教上 の理由等で食事制限等に配慮する必要があることから、飲食物には使用 する食材等を明記した説明書き（英語併記）を配置するなどの配慮を行 うこと。 ① 祝賀レセプション ・ 料理はビュッフェ形式とし、参加者の慣習、宗教、健康上の理由、 嗜好等に配慮すること。 ・ 会場はハイアットリージェンシー大阪を発注者で手配済である。 ・ 参加者１名あたりの飲食にかかる単価は、税・サービス料込で 8,000円と想定している。 ・ 別室（控室）で提供する随行者への飲食（軽食）にかかる１名あ たりの単価は税・サービス料込で3,000円と想定している。 ② 昼食 ・ 参加者の慣習、宗教、健康上の理由、嗜好等に配慮すること。 ・ 昼食会場は、前後のイベント日程を考慮すること。 ・ 参加者１名あたりの飲食にかかる単価は、税・サービス料込で 3,000円と想定している。 ・ 昼食参加人数は、７月14日、７月15日とも70名程度を想定してい る。 ③ ティーブレイク・ミネラルウォーター ・ ７月14日午前中に実施するアジア諸港意見交換会について、各港 代表者及び司会者用（最大13名）に未開封のミネラルウォーター を準備し、机上に用意すること。 ・ ティーブレイクにおいて、コーヒー、紅茶、茶菓子をハイアット リージェンシー大阪に手配し、提供すること。参加者１名あたり の単価は湯茶・茶菓子セットで税・サービス料込で2,500円、人数 は70名程度を想定している。 ・ ７月15日午前中に実施する記念シンポジウムについて、基調講演 者、パネリスト、ファシリテータ用（６名で想定）に未開封のミ ネラルウォーターをプログラムに応じて適宜、机上に用意するこ と。 ・ プログラムの休憩時間内において当該会場であるハイアットリー ジェンシー大阪内で各港招聘者等が各自で適宜ティーブレイクで きるよう、チケットを配布するなど、工夫して提供すること。１ 名あたりの単価は湯茶で税・サービス料込で1,000円、人数は70名 程度を想定している。 タ 広報業務 ・ 本イベントを効果的に情報発信するための広報戦略を提案すること。 ・ 発注者が提供するデータや情報などを基に、パンフレット等の広報素材 11 を作成すること。広報素材については、発注者の了承を得たうえで必要 部数を印刷し、適宜設置すること。 (3) イベント当日の業務 ア 会場設営・撤去 ・ 受付、演出等に要する必要機材、同時通訳にかかる機材及びブースを設 置、撤去すること。立て看板、卓上ネームプレート及び、各種会場案内 看板、掲示物等を作成し、設置、撤去すること。 ・ 立て看板、案内看板等は、発注者と協議のうえ手配すること。 ・ 来賓随行者に軽食及び飲み物を提供すること。 ・ 会場設営に関しては会場担当者と十分に調整すること。 イ イベント運営事務局の設営と必要機材の設置 ・ イベント当日の円滑な業務実施のため、会場控室内に机などを配置する とともに、不測の事態にも対応できるよう必要機材を設置すること。 ウ 会場整理・誘導 エ 資料等配布物の管理・補充、荷物の運搬 オ 受付 カ 司会進行・登壇者誘導 キ ＶＩＰアテンド（出迎え、接遇（お茶出し）、見送り等） ク 視聴覚機器等操作（ＰＣ、ＤＶＤ、マイク等含む） ケ 写真撮影（イベントの様子等） ・ デジタルカメラで適宜、撮影すること。また、撮影に必要なカメラマン 等必要な人員を配置すること。 コ イベントに関する記録、議事録作成 サ 会場撤収作業 ・ イベント終了後、円滑かつ効率的に撤収できるよう人員を配置すること。 ・ イベント運営で発生したごみは、受注者で処分すること。 (4) イベント終了後の業務 ア 礼状の作成・発送 ・ 発注者からの指示により、礼状を作成し発送すること。 イ イベントに関する報告書、成果品等の提出 ・ 報告書（イベント内容、画像等）Ａ４版３部及び電子データ １式 ・ イベントに関する撮影記録・議事録（要約と詳細版）の提出 電子媒体 （ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ－Ｒ） ３部 ・ 平成29年９月15日までに推進委員会事務局（大阪市港湾局内）へ提出す ること。 ６ 問い合わせ先 大阪港開港150年記念事業推進委員会事務局（大阪市港湾局総務課〔港湾再編〕内） 大阪市住之江区南港北２丁目１番10号 ATCビルITM棟10階 担当：杉本、榊原（電話：06-6615-7709 FAX：06-6615-7719） e-mail：[email protected] 12
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