国立大学法人島根大学文書処理規則 （平成１６年島大規則第７７号） （平成１６年４月１日制定） 〔平成１６年１０月１日一部改正〕 〔平成１６年１２月２２日一部改正〕 〔平成１７年３月２９日一部改正〕 〔平成１７年９月３０日一部改正〕 〔平成１７年１０月２６日一部改正〕 〔平成１８年３月２８日一部改正〕 〔平成１９年３月２７日一部改正〕 〔平成２０年３月２６日一部改正〕 〔平成２０年７月２２日一部改正〕 〔平成２１年３月２４日一部改正〕 〔平成２１年６月２５日一部改正〕 〔平成２３年３月２５日一部改正〕 〔平成２４年３月２３日一部改正〕 〔平成２５年３月２１日一部改正〕 〔平成２５年１０月１５日一部改正〕 〔平成２６年１月２９日一部改正〕 〔平成２６年３月３１日一部改正〕 〔平成２７年３月２５日一部改正〕 〔平成２７年１０月１日一部改正〕 〔平成２８年３月１５日一部改正〕 〔平成２８年６月２４日一部改正〕 目次 第１章 総則（第１条－第６条） 第２章 文書の収受及び配布（第７条－第１０条） 第３章 文書の起案及び供閲（第１１条－第１８条） 第４章 文書の合議及び決裁等（第１９条－第２３条） 第５章 文書の発送（第２４条－第２９条） 第６章 秘文書の取扱い（第３０条－第３４条） 第７章 文書の完結（第３８条） 第８章 文書の整理及び保存（第３９条－第４４条） 第９章 雑則（第４５条－第４７条） 附則 第１章 総則 （目的） 第１条 この規則は，島根大学（以下「本学」という。）における公文書類（以下「文書」 という。）の正確かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め，もって事務能率の向上 に資することを目的とする。 （定義） 第２条 この規則において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところに よる。 一 文書 その内容が本学の所掌事務に係るもので，次に掲げるものをいう。 イ 起案文書 ロ 職名又は組織名をあて名として収受する文書 ハ 職名又は組織名をもって発送する文書 二 電子文書 前号に規定する文書のうち，電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その 他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）であって， 電子計算機により情報処理の用に供されるものをいう。 三 電子決裁 グループウェア（スケジュール管理，電子掲示板，電子決裁等の機能を 持つ学内ＬＡＮを利用した情報共有システム）の機能を利用して，電子的方式により 文書を回議し決裁を得ることをいう。 四 部局等 各学部（総合理工学部を除く。 ），総合理工学研究科，法務研究科，医学部 附属病院，各機構，附属図書館，評価室，男女共同参画推進室，広報室，地域未来戦 略センター，山陰法実務教育研究センター，監査室，総務部，企画･地域連携推進部， 財務部，教育・学生支援部及び学術国際部をいう。 五 部局長等 六 課等 前号の部局等の長をいう。 総務部，企画･地域連携推進部，財務部，教育・学生支援部，学術国際部及び 医学部の各課，各学部（医学部及び総合理工学部を除く。），総合理工学研究科及び法 務研究科の事務部並びに監査室をいう。 七 文書担当 イ 各機構，総務部，企画･地域連携推進部，財務部，教育・学生支援部，学術国際部， 監査室，評価室，男女共同参画推進室，広報室，地域未来戦略センター及び山陰法 実務教育研究センター 総務部総務課をいう。 ロ 各学部（医学部及び総合理工学部を除く。） ハ 医学部（医学部附属病院を含む。） ニ 総合理工学研究科及び法務研究科 各事務部をいう。 医学部総務課をいう。 各事務部をいう。 （文書の処理） 第３条 文書の処理は，正確かつ迅速に行い，常に処理経過を明らかにしておかなければ ならない。 ２ 職員は，出張，休暇等で不在になるときは，あらかじめ文書の処理状況を直属の上司 に申し出る等，事務が遅滞しないようにしなければならない。 （文書の取扱い） 第４条 文書は，常に丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失 しないように注意しなければならない。 ２ 文書は，一定の箇所に整理して保管し，常にその所在を明らかにしておかなければな らない。 （文書取扱責任者） 第５条 文書の円滑な処理を図るため，別表第１のとおり文書取扱責任者（以下「取扱責 任者」という。）を置く。 ２ 取扱責任者は，この規則の定めるところにより，文書の取扱いに関する事務の処理に 当たらなければならない。 （文書記号及び文書番号） 第６条 文書には，必要に応じて，文書記号及び文書番号を付さなければならない。 ２ 文書記号は，別表第２のとおりとする。 ３ 文書番号は，文書記号別に一連の番号を付すものとする。 ４ 前項の場合において，同一案件に属する文書は，同一の番号を使用するものとする。 ただし，同一の番号により難いときは，新しい番号を使用することができる。 ５ 文書番号は，毎年４月１日に始まり翌年３月３１日に終わる。 第２章 文書の収受及び配布 （文書の収受） 第７条 ２ 職名又は組織名をあて名とする文書は，文書担当において収受するものとする。 前項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる文書については，直接所管の課等におい て収受することができる。 ３ 一 職員から提出される願，届等の文書 二 学生から提出される教務，厚生補導関係の文書 三 入学志願者から提出される入学手続関係の文書 四 見積書，請求書及び領収書に類する文書 五 患者又は患者の家族等から提出される諸願等の文書 六 その他文書担当の長が，直接所管の課等で収受することが適当と認めたもの 職員が前項に規定する文書以外の文書を直接受け取ったときは，速やかに文書担当に 回付しなければならない。 ４ 電子メールによる電子文書は，前３項の規定にかかわらず，直接所管の課等において 収受するものとする。この場合において，当該電子文書が所管外であったときは，所管 の課等に転送するものとする。 （文書の配布） 第８条 収受した文書のうち，親展文書，書留郵便物及び電報（以下「特殊文書」という。） 並びに電子文書以外の文書は，文書担当において開封の上，課等別に分類し，必要に応 じて，当該文書に受付印を押し，文書記号，文書番号及び受付月日を記入（以下「受付 処理」という。）するとともに，文書処理簿（別紙様式第１号）に所要事項を記入した後， 所管の課等に配布するものとする。 ２ 電子メールによる電子文書は，所管の課等において，受信記録を保存することにより， 受付処理をしたものとみなす。 （医学部の文書の配布） 第９条 前条の規定にかかわらず，医学部にあっては収受した文書のうち，特殊文書及び 電子文書以外の文書は，文書担当において開封の上，課等別に分類し，当該文書に必要 に応じて受付印を押し，主管課の取扱責任者に配布するものとする。 ２ 取扱責任者は，必要に応じて，当該文書に文書記号及び文書番号を記入するとともに， 文書処理簿(別記様式第 1 号)に所要事項を記入するものとする。 （特殊文書の配布） 第１０条 書留郵便物及び電報は，文書担当において封緘のまま書留郵便物等受渡簿（別 紙様式第２号）に記入の上，受領印を徴して所管の課等に配布するものとする。 ２ 親展文書は，文書担当において封緘のまま名あて人又は取扱責任者に配布するものと する。この場合において，取扱責任者は，名あて人不在等のため事務処理に支障を来す おそれがあるときは，上司に回付し，指示を受けるものとする。 ３ 前２項により受領した特殊文書のうち，受付処理を必要とするものは，直ちに文書担 当に回付しなければならない。 第３章 文書の起案及び供閲 （文書の処理方法） 第１１条 文書は，起案又は供閲等の方法により，速やかに処理しなければならない。こ の場合において，必要と認められるものについては，上司の指示又は承認を受けなけれ ばならない。 （文書の起案） 第１２条 文書の起案に当たっては，原則として原議書（別紙様式第３号）を用いなけれ ばならない。ただし，特定の用途に使用するものとしてあらかじめ総務部総務課長の承 認を得たときは，特別の原議書を用いることができる。 ２ 前項の規定にかかわらず，定例的なもの又は簡易なものについては，文書の余白を利 用する等原議書を用いずに適当な方法により起案することができる。 ３ 電子決裁システムによる起案は，当該システムで作成したフォームによるものとする。 ４ 文書の起案は，原則として１案件ごとに起案文書を作成するものとする。 （起案文書の作成） 第１３条 起案文書の作成に当たっては，次の各号に掲げる事項を守らなければならない。 一 起案文書は，容易に消えないものを用いて，正しく，丁寧に書かなければならない。 二 起案文書は，原則として横書きとする。ただし，特に縦書きの必要がある場合は， この限りでない。 三 起案文書には，起案の理由，関係法令その他参考事項を付記し，かつ，関係書類を 添付しなければならない。ただし，定例的なもの又は軽易なものについては，省略す ることができる。 四 起案文書は，原則として左とじとする。ただし，縦書きの文書又は縦書きの関係資料 が添付されているものは，右とじとすることができる。 （電報の起案） 第１４条 ２ 電報の起案は，電報原議書（別紙様式第４号）を用いるものとする。 電文は，できるだけ簡明なものにし，電信用語符号のある場合は，これを用いなけれ ばならない。 （起案文書の区分） 第１５条 起案文書には，当該文書の内容を区分する簡単な語句を件名の最後にかっこ書 きする等の方法により，その区分を明示しなければならない。 ２ 前項の文書の区分は，次のとおりとする。 一 通知 所掌事務に関して必要な事項を通知する文書 二 依頼 依頼に関する文書 三 照会 照会に関する文書 四 回答 依頼，照会等に対し回答する文書 五 報告 報告に関する文書 六 契約 契約の締結に関する文書 七 制定 規則等の制定に関する文書 八 申請 許可，認可等を求める文書 九 上申 人事の上申等に関する文書 十 内申 人事の内申等に関する文書 十一 進達 申請等に基づき，部局等が経由機関として総括機関に一定の事項を通知し， 又は書類等を送達する文書 十二 協議 他の機関等に対する協議に関する文書 十三 付議 役員会，経営協議会，教育研究評議会，委員会等に対し，審議を求める文 書 十四 諮問 委員会等に対し，特定の事項について意見を求める文書 十五 答申 委員会等が諮問を受けた事項について意見を述べる文書 十六 建議 委員会等が調査審議した事項について自発的に意見を申し出る文書 十七 証明 事実の証明に関する文書 十八 督促 報告，回答等を期限を付して催告する文書 十九 送付 資料，物品等を送付する文書 二十 事務連絡 事務連絡に関する文書 二十一 供閲 閲覧に供する文書 二十二 伺い その他の伺いに関する文書 （起案文書の訂正） 第１６条 起案文書について字句等を訂正するときは，当該訂正箇所に押印しなければな らない。この場合において，当該訂正について意見等を付す必要があるときは，原議書 の備考・希望・意見等記入欄に記入するものとする。 （供閲） 第１７条 供閲文書は，原議書を用い，又は適宜の方法により，関係の部局，課等（以下 「部課等」という。）の閲覧に供するものとする。 ２ 供閲文書については，必要に応じて，これに対する処置，意見等を付すことができる。 （添書の省略） 第１８条 学内相互間の往復文書及び軽易な文書については，添書を省略することができ る。 第４章 文書の合議及び決裁等 （合議） 第１９条 起案文書の内容が他の部課等に関係のあるときは，当該部課等に合議をしなけ ればならない。 ２ 前項の場合において，事前に関係の部課等と協議し，意見の調整ができたとき，又は 決裁を受けた後その内容を関係の部課等に連絡又はその写を供閲することをもって足り るときは，合議を省略することができる。 ３ 起案者は，合議をしようとするときは，原議書の合議欄に関係の部課等の長の職名を 記入し回付するものとする。この場合において，他の部課等に合議をしようとするとき は，起案部課等の回議を終えてから当該部課等に回付するものとする。 ４ 前項の合議を受けた部課等は，速やかに当該部課等の回議を終えて，起案部課等に返 付しなければならない。ただし，合議欄に更に他の部課等の記載があるときは，当該部 課等に回付するものとする。 （合議文書の訂正等） 第２０条 起案文書の合議を受けた部課等において，文書の訂正を必要と認めるときは， 起案の部課等と協議しなければならない。 ２ 合議を受けた文書について，希望，意見等を付す必要があるときは，原議書の備考・ 希望・意見等記入欄に記入するものとする。 ３ 合議をした文書について，起案の趣旨に著しい変更があつたとき，又は起案文書が廃 案になったときは，起案者は，その旨を合議先に通知しなければならない。 （至急文書の回議） 第２１条 至急文書は，原議書上辺に赤色の付せんを付して回議するものとする。 ２ 至急文書の回議を受けた者は，他の文書に優先してこれを処理しなければならない。 ３ 至急文書は，必要により持ち回りして決裁を得ることができる。 （名義及び決裁） 第２２条 文書の名義及び決裁については，国立大学法人島根大学文書決裁規則（平成１ ６年島大規則第７８号）の定めるところによる。 （決裁済原議書の処理） 第２３条 決裁の終わった原議書は，起案の課等において決裁日を記入するものとする。 第５章 文書の発送 （発送文書の日付） 第２４条 発送文書の日付は，決裁の日とする。ただし，特別な理由があるときは，発送 文書の日付を決裁の日と異なった日とすることができる。 （浄書及び照合） 第２５条 発送文書の浄書及び照合は，起案の課等で行うものとする。 （公印の押印） 第２６条 公印の押印は，国立大学法人島根大学公印規則（平成１６年島大規則第８０号） の定めるところによる。ただし，次の各号に掲げる文書については，公印の押印を省略 することができる。 ２ 一 学内相互間の往復文書 二 本学の職員で構成される諸会議の開催通知 三 本学職員への事務連絡文書 四 照会，回答，報告等のうち定例的なもの又は簡易なもの 前項ただし書の場合においては，原議書に公印の押印を省略する旨の記載をし，かつ， 当該文書に「公印省略」と記載しなければならない。 （発送の準備） 第２７条 文書の発送準備は，起案の課等で行うものとする。 （文書の発送） 第２８条 文書（第２６条第１項の規定により公印の押印を省略できるものを除く。以下 本条において同じ。）の発送は，文書担当で行うものとする。ただし，郵送するものにつ いては，総務部総務課（医学部においては医学部総務課）において発送するものとする。 ２ 文書の発送は，文書処理簿に所要事項を記入した後行うものとする。 ３ 郵送する文書については，総務部総務課（医学部においては医学部総務課）に引き継 がなければならない。この場合において，切手を使用するものについては，郵便発送簿 （郵便切手用）（別紙様式第６号）に所要事項を記入しなければならない。 ４ 文書の発送を終えたときは，原議書に発送日を記入し，起案の課等に返付する。 （電子文書の発送） 第２９条 電子文書の発送は，電子メールにより行うことができる。この場合において， 発送及び準備は，当該電子文書の起案課等が行うものとする。 ２ 前項の規定により電子文書を発送したときは，別段の定めのある場合を除き，関係す る課等において当該電子メールの送信記録を保存することにより，発送後の処理をした ものとみなす。 （電報の発信） 第３０条 電報は，企画・地域連携推進部企画・地域連携推進課（医学部においては医学 部総務課）において発信するものとする。 ２ 電報の発信を終えたときは，電報原議書に発信日等を記入し，起案の部課等に返付す る。 第６章 秘文書の取扱い （秘文書の取扱い） 第３１条 次の各号に掲げる文書は，秘密の保全を必要とする文書（以下「秘文書」とい う。）として，その取扱いを厳重にし，その秘密が漏れないように注意しなければならな い。 一 個人の秘密に関する文書 二 職務の特殊性に由来する文書 三 一定期間秘密にする必要がある文書 ２ 秘文書の秘密が漏れたとき，又は漏れるおそれがあるときは，直ちに上司に報告しな ければならない。 （秘文書の区分・指定） 第３２条 一 極秘 秘文書は，その区分に応じて，次に掲げるところにより区分するものとする。 秘密保全が高度に必要であって，その漏洩が本学に著しい損害を与えるおそ れのある事項が記載されている文書 二 秘 極秘に次ぐ程度の秘密保全が必要であって，関係者以外に知らせてはならない 事項が記載されている文書 ２ 前項の規定による秘文書の区分の指定は，学長又は主管の部局長等の承認を得て，主 管の課長又は事務長（監査室にあっては，監査室長とする。以下「指定者」という。）が 行う。 ３ 指定者は，前項の指定を行うときは，秘文書として取り扱う期間（以下「秘密取扱期 間」という。）を定めなければならない。 ４ 指定者は，秘密取扱期間が満了する前に当該秘文書の内容を秘密にしておく必要がな くなったと認めるときは，学長又は主管の部局長等の承認を得て，その指定を解除し， その旨を当該秘文書の関係者に連絡するものとする。 （秘文書の表示） 第３３条 秘文書は，原議書及び発送文書に秘文書の区分，秘密取扱期間等を当該秘文書 に表示をしなければならない。 （秘文書の回議等） 第３４条 秘文書の回議は，起案者等が持ち回りしなければならない。 ２ 秘文書は，指定者の承認を得ないで写を作成してはならない。 ３ 秘文書の写を作成したときは，作成部数及び配布先を明らかにしておかなければなら ない。 （秘文書の発送） 第３５条 秘文書の発送方法については，第５章の規定にかかわらず，その都度，指定者 が定めるものとする。 （秘文書の保管） 第３６条 秘文書を保管するときは，金庫等施錠できる書庫に保管するものとする。 （秘文書の処分） 第３７条 不要の秘文書は，焼却する等復元することができない方法により処分しなけれ ばならない。 （他の機関等の秘文書の取扱い） 第３８条 他の機関から接受した秘文書は，この規則に定めるところに準じて区分を指定 して取り扱うものとする。 第７章 文書の完結 （文書の完結） 第３９条 ２ 文書は，１案件の処理が終わったときをもって完結するものとする。 文書が完結したときは，原議書に完結の日を記入するものとする。 第８章 文書の整理及び保存 （文書の整理） 第４０条 文書は，法令等に特別の定めがある場合を除き，同一種類及び同一保管期間の ものをまとめて編集しなければならない。 ２ 文書は，原則として４月１日から翌年３月３１日まで１年分をまとめて編集するもの とする。 ３ 前２項により編集した文書は，文書綴として製本し，分類して整理しなければならな い。 （文書綴の分類） 第４１条 文書綴は，国立大学法人島根大学法人文書管理規則（平成２３年島大規則第２ ３号。以下「管理規則」という。）別表第３に規定する法人文書の分類基準により分類す るものとする。 （文書綴の登録） 第４２条 前２条の規定により編集整理した文書綴は，管理規則第１３条第１項に規定す る国立大学法人島根大学法人文書ファイル管理簿に登録しなければならない。 （保存期間） 第４３条 文書の保存期間については，管理規則の定めるところによる。 （保存文書の閲覧等） 第４４条 前条の規定により保存されている文書（以下「保存文書」という。）を閲覧しよ うとするときは，管理規則第５条に規定する文書管理担当者の許可を得なければならな い。 ２ 保存文書を借覧しようとするときは，文書管理担当者の許可を得なければならない。 ３ 文書の借覧期間は，７日以内とする。ただし，特に必要のあるときは，文書管理担当 者の許可を得て，期間を延長することができる。 ４ 借覧した文書は，学外に持ち出すことはできない。ただし，やむを得ない事由により， あらかじめ文書管理担当者の許可を得たときは，この限りでない。 （文書の廃棄等） 第４５条 保存文書の廃棄等については，管理規則の定めるところによる。 第９章 雑則 （ファクシミリによる文書の取扱い） 第４６条 ファクシミリにより収受及び発送する文書は，この規則の電子文書の取扱いに 準じて取り扱うものとする。 （細則） 第４７条 この規則に定めるもののほか，文書処理に関し必要な事項は，部局等において 学長の承認を得て別に定めることができる。 （調整） 第４８条 この規則の運用に疑義のあるときは，事務局長又は事務組織を総括する理事が 決定する。 附 則 この規則は，平成１６年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成１６年１０月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成１６年１２月２２日から施行する。 附 則 この規則は，平成１７年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成１７年９月３０日から施行する。 附 則 この規則は，平成１７年１０月２６日から施行する。 附 則 この規則は，平成１８年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成１９年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２０年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２０年７月２２日から施行する。 附 則 この規則は，平成２１年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２１年７月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２３年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２４年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２５年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２５年１０月１５日から施行する。 附 則 この規則は，平成２６年２月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２６年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２７年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２７年１０月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２８年４月１日から施行する。ただし，この規則による改正後の国立 大学法人島根大学文書処理規則（平成１６年島大規則第７７号）第３０条の規定は，平成 ２７年４月１日から適用する。 附 則 この規則は，平成２８年７月１日から施行する。 別表第 1(第 5 条関係) 文書取扱責任者 部局・課等 総務部 取扱責任者 備考 総務課 総務課課長補佐又は係長のうち 総務課の文書関係 総務課長が指名する者 人事労務課 人事労務課係長のうち人事労務 人事労務課の文書関係 課長が指名する者 企画･地域 企画･地域連携推進課 連携推進 部 財務部 財務課 企画・地域連携推進課課長補佐 企画・地域連携推進課の文書関 又は係長のうち企画・地域連携 係 推進課長が指名する者 財務課係長のうち財務課長が指 財務課の文書関係 名する者 経理・調達課 経理・調達課係長のうち経理・ 経理・調達課の文書関係 調達課長が指名する者 施設企画課 施設企画課係長のうち施設企画 施設企画課の文書関係 課長が指名する者 施設整備課 施設整備課係長のうち施設整備 施設整備課の文書関係 課長が指名する者 教育・学生 教育・入試企画課 支援部 教育・入試企画課係長のうち教 教育・入試企画課の文書関係 育・入試企画課長が指名する者 学務課 学務課課長補佐又は係長のうち 学務課の文書関係 学務課長が指名する者 学生支援課 学生支援課課長補佐又は係長の 学生支援課の文書関係 うち学生支援課長が指名する者 学 術 国 際 研究協力課 部（図書 情報課を 国際交流課 除く。） 研究協力課係長のうち研究協力 研究協力課の文書関係 課長が指名する者 情報企画課 情報企画課係長のうち情報企画 情報企画課の文書関係 課長が指名する者 法文学部係長のうち法文学部事 法文学部の文書関係 務長が指名する者 法文学部 教育学部 医学部 国際交流課係長のうち国際交流 国際交流課の文書関係 課長が指名する者 教育学部(附属学 校を除く。) 教育学部係長のうち教育学部事 教育学部(附属学校を除く。)の 務長が指名する者 文書関係 附属学校 教育学部係長のうち教育学部事 附属幼稚園，附属小学校，附属 務長が指名する者 中学校及び附属学習生活支援研 究センターの文書関係 総務課 医学部総務課係長のうち医学部 総務課の文書関係 総務課長が指名する者 会計課 医学部会計課係長のうち医学部 会計課の文書関係 会計課長が指名する者 学務課 医学部学務課係長のうち医学部 学務課の文書関係 学務課長が指名する者 医療サービス課 総合理工学研究科係長のうち総 総合理工学研究科の文書関係 合理工学研究科事務長が指名す る者 総合理工学研究科 生物資源科学部 医学部医療サービス課課長補佐 医療サービス課の文書関係 又は係長のうち医療サービス課 長が指名する者 生物資源科学部 生物資源科学部係長のうち生物 生物資源科学部(附属生物資源 (附属生物資源教 資源科学部事務長が指名する者 教育研究センターを除く。)の 育研究センターを 文書関係 除く。) 附属生物資源教育 生物資源科学部係長のうち生物 附属生物資源教育研究センター 研究センター 資源科学部事務長が指名する者 の文書関係 法務研究科 法務研究科係長のうち法務研究 法務研究科の文書関係 科事務長が指名する者 教育・学生支援機 教学企画ＩＲ室 構 教育・学生支援部教育・入試企 教学企画ＩＲ室の文書関係 画課係長のうち教育・学生支援 部教育・入試企画課長が指名す る者 教育開発センター 教育・学生支援部学務課係長の 教育開発センターの文書関係 うち教育・学生支援部学務課長 が指名する者 外国語教育セン ター 教育・学生支援部教育・入試企 外国語教育センターの文書関係 画課係長のうち教育・学生支援 部教育・入試企画課長が指名す る者 生涯教育推進セン 教育・学生支援部教育・入試企 生涯教育推進センターの文書関 ター 画課係長のうち教育・学生支援 係 部教育・入試企画課長が指名す る者 アドミッションセ 教育・学生支援部教育・入試企 アドミッションセンターの文書 ンター 画課係長のうち教育・学生支援 関係 部教育・入試企画課長が指名す る者 キャリアセンター 教育・学生支援部学生支援課課 キャリアセンターの文書関係 長補佐又は係長のうち教育・学 生支援部学生支援課長が指名す る者 保健管理センター 教育・学生支援部学生支援課課 保健管理センターの文書関係 長補佐又は係長のうち教育・学 生支援部学生支援課長が指名す る者 学生支援センター 教育・学生支援部学生支援課課 学生支援センターの文書関係 長補佐又は係長のうち教育・学 生支援部学生支援課長が指名す る者 障がい学生支援室 教育・学生支援部学生支援課課 障がい学生支援室の文書関係 長補佐又は係長のうち教育・学 生支援部学生支援課長が指名す る者 研究・学術情報機 戦略的研究推進セ 学術国際部研究協力課係長のう 戦略的研究推進センターの文書 構 ンター ち学術国際部研究協力課長が指 関係 名する者 汽 水 域 研 究 セ ン 学術国際部研究協力課係長のう 汽水域研究センターの文書関係 ター ち学術国際部研究協力課長が指 名する者 産学連携センター 学術国際部研究協力課係長のう 産学連携センターの文書関係 ち学術国際部研究協力課長が指 名する者 総合科学研究支援 学術国際部研究協力課係長のう 総合科学研究支援センターの文 センター ち学術国際部研究協力課長が指 書関係 名する者 総合情報処理セン 学術国際部情報企画課係長のう 総合情報処理センターの文書関 ター ち学術国際部情報企画課長が指 係 名する者 ミュージアム 国際交流機構 学術国際部情報企画課係長のう ミュージアムの文書関係 ち学術国際部情報企画課長が指 名する者 国際交流センター 学術国際部国際交流課係長のう 国際交流センターの文書関係 ち学術国際部国際交流課長が指 名する者 島根大学・寧夏大 学術国際部国際交流課係長のう 島根大学・寧夏大学国際共同研 学国際共同研究所 ち学術国際部国際交流課長が指 究所の文書関係 名する者 附属図書館 学術国際部図書情 学術国際部図書情報課係長のう 附属図書館及び学術国際部図書 報課 ち学術国際部図書情報課長が指 情報課の文書関係 名する者 評価室 企画・地域連携推進部企画・地 評価室の文書関係 域連携推進課課長補佐又は係長 のうち企画・地域連携推進部企 画・地域連携推進課長が指名す る者 男女共同参画推進室 総務部人事労務課係長のうち人 男女共同参画推進室の文書関係 事労務課長が指名する者 総務部総務課係長のうち総務課 広報室の文書関係 長が指名する者 企画・地域連携推進部企画･地 地域未来戦略センターの文書関 域連携推進課課長補佐又は係長 係 のうち企画・地域連携推進部企 画・地域連携推進課長が指名す る者 法務研究科事務長補佐又は係長 山陰法実務教育研究センターの のうち法務研究科事務長が指名 文書関係 する者 広報室 地域未来戦略センター 山陰法実務教育研究センター 監査室 監査室職員のうち監査室長が指 監査室の文書関係 名する者 別表第２(第６条関係) 文書記号 部局・課等 総務部 総務課 人事労務課 記号 島大総務 島大人 企画･地域連携推 企画・地域連携推進課 進部 島大企 財務部 財務課 島大財 経理・調達課 島大経 施設企画課 島大施企 施設整備課 島大施整 教育・学生支援部 教育・入試企画課 学術国際部 島大教入 学務課 島大学務 学生支援課 島大学生 研究協力課 島大研 国際交流課 島大国際 情報企画課 島大情 図書情報課 島大図 法文学部 島大法文 教育学部 島大教 医学部 島大教附幼 附属幼稚園の事務関係 島大教附小 附属小学校の事務関係 島大教附中 附属中学校の事務関係 島大医総 総務課の事務関係 島大医会 会計課の事務関係 島大医学 学務課の事務関係 島大医サ 医療サービス課の事務関係 総合理工学研究科 島大総 生物資源科学部 島大生資 島大生資附 法務研究科 島大法務 教育・学生支援機 教学企画ＩＲ室 構 教育開発センター 島大教学 外国語教育センター 備考 島大教セ 島大外 生涯教育推進センター 島大生 アドミッションセン ター 島大ア キャリアセンター 島大キ 附属生物資源教育研究センターの 事務関係 保健管理センター 島大保 学生支援センター 島大学セ 障がい学生支援室 島大障支 研究・学術情報機 戦略的研究推進セン 構 ター 島大戦略 汽水域研究センター 島大汽 産学連携センター 島大産 総合科学研究支援セン 島大総科 ター 総合情報処理センター 島大総情 国際交流機構 ミュージアム 島大ミ 国際交流センター 島大国 島根大学・寧夏大学国 島大寧夏 際共同研究所 附属図書館 島大図 評価室 島大評 男女共同参画推進室 島大男女 広報室 島大広報 地域未来戦略センター 島大地域 山陰法実務教育研究センター 島大山陰 監査室 島大監査 別紙様式第1号(第8条，第9条関係) 文 文書番号 第 書 処 理 簿 号 発信者 収受発送 月 日 月 年 件 名 規格Ａ―4 摘 日 受信者 月 日 第 号 要 収 受 発送 月日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 処 理 文書記号・番号 第 文 書 日 区 経 過 号 第 号 第 号 第 号 第 号 第 号 付 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 分 発 信 者 受 信 者 摘 要 文書番号 第 号 発信者 摘 収受発送 月 日 月 年 件 名 日 受信者 月 日 第 号 要 収 受 発送 月日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 処 理 文書記号・番号 第 文 書 日 区 経 過 号 第 号 第 号 第 号 第 号 付 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 分 発 信 者 受 信 者 摘 号 第 要 別紙様式第2号(第10条関係) 書 留 郵 便 物 等 受 渡 簿 規格Ａ―4 収 受 種 月 日 別 記 号 発信者 受信者 部 課 等 受 領 印 摘 番 号 要 留，簡，外，現， 電，特記，EMS 留，簡，外，現， 電，特記，EMS 留，簡，外，現， 電，特記，EMS 留，簡，外，現， 電，特記，EMS 留，簡，外，現， 電，特記，EMS 留，簡，外，現， 電，特記，EMS (備考) 種別欄中「留」は書留，「簡」は簡易書留，「外」は外国書留，「現」は現金書 留， 「電」は電報， 「特記」は特定記録を示す。 別紙様式第3号(第12条関係) 至急文書 付 せ ん 箇 所 (表) 島 起案： 年 根 大 学 月 日 原 議 書 起 案 部 局 (課) ： 及び起案者 部 課 起案者 (電話 ) (決裁欄) 合 議 件 名 受信者 発信者 してよろしいか，伺います。 上記のことについて別紙のように します。 備考・希望・意見等記入欄 発送種別： 船便 使送 小包 普通 書籍小包 記入者印 速達 書留 航空便 決裁： 年 月 送 簡易書留 年 月 日 ) 年 月 日 その他( 文書記号及び番号： 島大 第 発 照 合 公 印 押 印 取 扱 日 先方の文書： 第 完結： 年 月 日 (備考) 1 起案者欄及び決裁欄は，適宜変更することができる。 2 者 号 規格は，A―4とする。 年 月 号 日 別紙様式第4号(第14条関係) 至急文書 付 せ ん 箇 所 (表) 島 根 大 学 電 報 原 議 書 起案： 年 月 起 案 部 局 日 (課) 及び ： 起案者 部 課 起案者 (電話 ) (決裁欄) 合 議 件 名 受信者 発信者 上記のことについて別紙のように打電してよろしいか伺います。 決裁： 年 月 日 完結： 備 考・希 望・意 見 等 記 入 年 欄 (備考) 1 起案者欄及び決裁欄は，適宜変更することができる。 2 規格はA―4とする。 月 記 入 日 者 印 別紙様式第5号(第28条関係) 削除 別紙様式第6号(第28条関係) 郵 便 発 送 簿(郵便切手用) 年 月 受信者 発信者 摘 要 種 日 別 重 量 数 ｇ以内 量 規格Ａ―4 部 局 単価 金額 円 円 切 円 円 手(枚) 円 円 円 円 定，定外，葉，小包，書籍，速，留，簡，空 SAL，船，印刷，小型，配証，その他( ) 合 計 (備考) 種別欄中「定」は定形， 「定外」は定形外，「葉」は葉書，「書籍」は書籍小包， 「速」は速達，「留」は書留，「簡」は簡易書留，「空」は航空便，「船」は船便， 「印刷」は印刷物， 「小型」は小型包装物，「配証」は配達証明を示す。
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