文書取扱規則 平成３年 第１章 ２月１９日 総 制定 則 （目 的） 第１条 この規則は、事務の組織的、能率的運営を図るため、文書の作成、取扱い 整理および保管について定め、文書事務の正確迅速処理を期することを目的と する。 （定 義） 第２条 この規則において文書とは、業務上往復する文書、報告書、刊行物（図書 として整理するものを除く）、電報、その他各種の記録ならびに成案文書等を いう。 （分 類） 第３条 文書をその内容により、機密文書と一般文書とに分ける。 ２ 機密文書とは、その内容を他にもらすことを許さない特殊の取扱いを要する 文書で、これをさらに極密文書、秘文書、部会秘文書の三つに分ける。極秘文 書とは、つぎの各号の１に該当する事項を記載した文書をいう。 ・生協の重要政策ならびに理事会および部、課長会議の議事または人事、経理 関係の事項等で特定の関係者以外に公表を許さぬもの。 ・契約、協定または申し合わせ等により特定の関係者以外に公表することを禁 ぜられているもの。 秘文書とは、生協の政策または、人事、経理関係等で前号につぐ機密に属する 事項で職務上これを取り扱う関係部課以外に公表することを不適当とする文 書をいう。 部外秘文書とは、生協の政策または諸統計、調査資料等で経営上外部に公表す ることを不適当とする文書をいう。 ３ 一般文書とは前項各号以外の文書をいう。 （文書の取扱） 第４条 機密文書には、それぞれ極秘、秘、部外秘の表示を行い、関係者以外に公 表してはならない。 ２ 前項の文書控、写ならびに一般文書についてもみだりに公表してはならない。 第２章 文書の作成 （原 則） 第５条 文書は、一件につき一文書とすることを原則とする。 （発信文書の記載要件） 第６条 発信文書にはその質上表示を必要としないものを除いて、すべてつぎの事 項を表示しなければならない。 １．発信番号 ２．発信年月日 ３．発信者名 ４．あて先 ５．件 名 ６．担当者および担当責任者の押印 （使用文体の文字） 第７条 文体は国語体を使用し、仮名は平仮名を用いる。 第３章 文書の取扱い （受信および回付） 第８条 文書は、郵便物あるいは手渡文書の別を問わず、総務部において受付ける ものとする。 第９条 総務部においては、普通郵便物、書留郵便物、電報、速達、その他特殊郵 便物等、親展郵便物および私用とみなされる個人あて郵便物を除いて開封の上、 受信簿に記録し、写を作成し、常務理事に回覧する。 （発 信） 第１０条 文書の発信は、すべて総務部において発信簿に記録の上発送するものと する。 第１１条 発信文書は必ず控をとり、常務理事の押印を受け総務部で保管するもの とする。 第１２条 発信名義は組合外の一般文書は理事長名義とし、関係官庁等で常務名義 で届出るものは、各担当常務名義とする。また組合内は全体的な文書は理事長 名義とし、各部で発信する文書は各担当常務名義とする。 第１３条 理事長印押印の必要のある場合は印章取扱規則に基づき処理する。 第１４条 本部以外の事務所における支所長印の押印請求の手続きも、前条に準じ て行うものとする。 第４章 文書の整理保管 （整理保管） 第１５条 文書はすべて総務部において整理、分類のうえ必要に応じて保管しなけ ればならない。 第１６条 文書整理番号は、原則として毎年総代会終了日にこれを更新する。 （保存期間） 第１７条 文書は、法令その他別段の定めがあるもののほか、次の基準により保存 する。 永久保存 主務官庁の認免許可書 登記に関する書類 総会および総代会議事ならびに議案書 （毎事業年度の事業計画書および予算書を含む） 事業報告書、損益計算書、賃対対象表、附属明細書および剰余金処分または 欠損金処理に関する書類 設立趣意書、定款、規約および規定原本 役員名簿 組合員名簿ただし脱退した組合員については３年保存 出資台帳ただし脱退した組合員については３年保存 固定資産カード（台帳）ただし廃棄した固定資産については５年保存 従業員履歴書ただし退職した従業員については１０年保存 重要な権利義務および財産の得喪、変更に関する書類、その他効力の永続す る書類 １０年保存 現金預金出納表（簿）、勘定月計表 理事会議事録 前号のただし書の履歴書 ５年保存 手形および供給未収金、買掛金その他債権、債務ならびに供給、仕入および 経費に関する伝票及び諸表（帳簿） 取引に関して、相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見 積書 その他これに準ずる書類および生協の作成したこれらの書類で、その写のあ るものはその写 商品、原材料、製品、半製品、仕掛品、貯蔵品、その他たな卸をすべき資産 のたな卸表 賃金台帳 社会保険関係書類 満期または解約となった契約書 １号ただし書の固定資産カード（台帳） ３年保存 受発信文書 軽易な書類、帳簿および図表 １号ただし書の組合員名簿 １号ただし書の出資台帳 １年保存 一時の処理にとどまる書類、伝票、諸表、帳簿および図表 その他文書 ２．前項の保存期間は計算または文書の処理の終った翌期から起算する。 （廃棄処分） 第１８条 保存期間満了の文書は、毎事業年度終了後、各主管者の責任において廃 棄処分する。ただし、保存期間の満了した文書について、なお保存の必要があ ることを理事会において認めたときは、期間を定めて保存することができる。 第１９条 保存期間中でも在置の必要がないと認めたときは、理事会にはかって廃 棄処分することができる。 第５章 付 則 第２０条 この規則に定めのない事項は、常務理事会で決め、次の理事会の承認を 必要とする。 ２．この規則の改廃は理事会の議決を必要とする。 ３．この規則は平成３年２月１９日より実施する。
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