○多賀城市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程 （平成１５年２月２０日 訓令第２号） （目的） 第１条 この規程は、多賀城市個人情報保護条例（平成９年多賀城市条例第１０号）及び多賀 城市行政情報ネットワークシステムの管理及び運用に関する規程（平成１０年多賀城市訓令 第１号）に定めるもののほか、戸籍情報システムの管理及び戸籍データの保護に関し必要な 事項を定めることにより戸籍データを保全し、及び保護することを目的とする。 （定義） 第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。 (1) 戸 籍 事 務 戸籍法（昭和２２年法律第２２４号）その他法令に基づく戸籍、除かれた戸 籍、改製原戸籍、戸籍の附票、人口動態調査その他戸籍に関する事務をいう。 (2) 戸 籍 情 報 シ ス テ ム 戸籍事務専用コンピュータにより、戸籍事務を処理する電子計算機 処理システムをいう。 (3) 戸 籍 デ ー タ 戸籍情報システムに入力され、磁気ディスク等に記録された情報及び戸籍 情報システムから出力された戸籍事務処理に係る帳票（以下「出力帳票」という。）をい う。 (4) 磁 気 デ ィ ス ク 等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他戸籍データが記録 された媒体をいう。 (5) ド キ ュ メ ン ト 戸籍情報システムの設計書、プログラム説明書、操作説明書、コード一 覧表その他戸籍情報システムに関する記録及び文書をいう。 (6) 端 末 機 戸籍情報システム専用として設置された端末系電子計算機をいう。 （処理の基本方針） 第３条 戸籍情報システムによる戸籍事務の処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとと もに、個人情報の保護及び戸籍データの適正管理に努めなければならない。 （保護管理者） 第４条 戸籍情報システムの運用並びに戸籍データの保全及び保護について、適正な管理を行 うため戸籍データ保護管理者（以下「保護管理者」という。）を置く。 ２ 保護管理者は、市民経済部市民課長をもって充てる。 ３ 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及び戸籍情報システム関連機器の状態について常 に把握し、戸籍データを適正に管理しなければならない。 ４ 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、天災、盗難その他の事故（以下「事故 等」という。）に備えて必要な保安措置を講じなければならない。 ５ 保護管理者は、事故等が発生したときは、直ちに事故等の経緯及び被害状況を調査し、市 民経済部長を経由して市長に報告するとともに、速やかに復旧等の措置を講じなければなら ない。 （戸籍データの保護） 第５条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなけれ ばならない。 ２ 保護管理者は、端末機の設置について、端末機の操作画面及び処理内容が関係者以外に知 られることがないよう配慮しなければならない。 ３ 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又はこれを他の業務に利用し てはならない。 ４ 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに復元できない方法によって処分しなければ ならない。 ５ 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。 （磁気ディスク等の管理） 第６条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げるところにより適正に管理しなければなら ない。 (1) 磁 気 デ ィ ス ク 等 は 、 施 錠 が で き 、 持 ち 運 び が で き な い 保 管 用 具 に 保 管 す る 等 こ れ ら の 安 全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。 (2) 磁 気 デ ィ ス ク 等 の 受 払 い 及 び 管 理 に つ い て は 、 名 称 、 作 成 期 日 等 必 要 な 事 項 を 台 帳 に 記 録すること。 (3) 磁 気 デ ィ ス ク 等 を 破 棄 す る と き は 、 記 録 さ れ た 情 報 を 消 去 し た 上 で 、 焼 却 、 裁 断 等 の 復 元できない方法により処分すること。 （出力帳票の管理） 第７条 保護管理者は、出力帳票を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。 (1) 保 管 し て お く 必 要 の あ る 出 力 帳 票 （ 次 号 に お い て 「 保 管 す る 出 力 帳 票 」 と い う 。 ） は 、 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。 (2) 保 管 す る 出 力 帳 票 の 管 理 に つ い て 、 名 称 、 作 成 期 日 等 必 要 な 事 項 を 台 帳 に 記 録 す る こ と 。 (3) 出 力 帳 票 を 破 棄 す る と き は 、 焼 却 、 裁 断 等 の 復 元 で き な い 方 法 に よ り 処 分 す る こ と 。 （ドキュメントの管理） 第８条 保 護 管 理 者 は ､ド キ ュ メ ン ト を 最 新 の 状 態 に 維 持 し 、 適 正 な 場 所 に 保 管 し な け れ ば な らない。 ２ 保護管理者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、 外部に情報が流出しないようにしなければならない。 （端末機取扱責任者） 第９条 端末機の適正な管理を行うため、端末機取扱責任者（以下「取扱責任者」という。） を置く。 ２ 取扱責任者は、市民経済部市民課記録係長をもって充てる。 ３ 取扱責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければな らない。 （パスワードの管理） 第１０条 保護管理者は、端末機の取扱職員（以下「取扱職員」という。）を指定するものと し、当該取扱職員の業務処理範囲を定めなければならない。この場合において、取扱職員を 識別し、その業務処理範囲を限定するため、取扱職員ごとにパスワードを設定し、付与しな ければならない。 ２ 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。 ３ 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。 ４ 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、これを厳重に管理しなけ ればならない。 （端末機の操作） 第１１条 ２ 端末機の操作は、取扱職員でなければ行ってはならない。 端末機の操作は、戸籍事務に必要な場合以外に行ってはならない。 （機器及びソフト等の管理） 第１２条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システ ムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。 （研修の実施） 第１３条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する 意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対し、年１回 以上の教育、訓練等の研修を実施しなければならない。 ２ 新任の取扱職員については、着任後速やかに前項の研修を実施しなければならない。 （委任） 第１４条 この訓令に定めるもののほか、戸籍情報の保護及び管理に関し必要な事項は、別に 定める。 附 則 この訓令は、戸籍法第１１７条の２第１項の規定による法務大臣の指定を受けた日から施行 する。 別表（第１２条関係） 名 称 管理責任 管 理 方 法 等 者 戸籍情報システムの 保護管理 施錠できる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管 サーバー 者 理する。 起動は、保護管理者が指定した職員が行う。 端末機 起動は、取扱職員がパスワードを用いて行う。 戸籍情報システムの使用状況に関する帳票を定期的に 出 力 し 、 使用状況を確認する。 バックアップ用磁気 施錠できる保管用具に保管し、保護管理者がその鍵を ディスク等 管理する。 戸籍情報システムの 複写及び変更を防止する保護プログラムで管理する。 プログラム
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