第1回参加者説明会レジュメ

第1回白山祭参加者説明会
2016年5月14日(土) 文責:國宗明里
◇本日の内容◇
1、ご挨拶
2、2016年度白山祭概要 3、参加者説明会とは
4、出展方法・出展の流れについて
5、参加申請書について
6、個人情報の取り扱いについて
7、諸連絡その他
1、ご挨拶
早いもので、今年度も本格的に活動を開始する時期となりました。私達、白山祭実行委
員会も、よりよい白山祭の開催に向けて活動しています。白山祭への参加は、皆さんの日々
の活動の発表の場であり、大学生活での思い出作りの場でもあると思います。そんな皆さ
んの良い思い出を作るサポートをさせていただくのが、私たちの活動です。一年間、どう
ぞよろしくお願いいたします。
2、2016年度白山祭概要
2016年度東洋大学 第52回白山祭
テーマ
:「奏」
キャッチフレーズ:僕らの今を奏でよう
開催場所
:東洋大学白山キャンパス
準備日
:11月4日(金)
開催日
:11月5日(土)・6日(日)
整理日
:11月7日(月)
飲酒体制
喫煙体制
:完全禁酒
:完全分煙
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3、参加者説明会とは
参加者説明会は、白山祭に参加する際に必要な参加企画書や参加申請書及び当日に関わる
書類を配布し、白山祭の注意事項やお知らせをお伝えする、白山祭に参加する皆様にとって
大変重要な説明会になります。本日の説明を聞いて白山祭に参加したいと思われた方は、今
後の白山祭参加者説明会に必ずご参加ください。参加者説明会開催日程は以下の通りです。
参加者説明会開催日程
第1回
第2回
平成28年 5月14日(土)
平成28年 6月11日(土)
第3回
第4回
第5回
平成28年 9月24日(土)
平成28年10月15日(土)
平成28年11月 4日(金)
第6回
平成28年11月19日(土)
第1回
昼
夜
第2回
第3回
第4回
第5回
第6回
受付開始
12:40~
11:30~
12:40~
開始時間
13:00~
12:00~
13:00~
受付開始
18:40~
18:40~
開始時間
19:00~
19:00~
昼の部、夜の部の内容は同一ですので、どちらかにご参加ください。
各回の参加者説明会に関しては、開催日2週間前から掲示する告知ポスター、1週間
前から流す構内放送、公式 Twitter により発表しますのでそちらをご確認ください。な
お、開催日程や場所は学内行事の関係上変更になる場合がございますので、お手数です
が毎回ご確認ください。
ポスター掲示場所
1号館エレベーターホール
1号館5階、6階、7階学生掲示板 3号館ナレッジスクエア横 4号館イベント掲示板
4号館生協横掲示板 4号館白山祭実行委員会掲示板 6号館セブンイレブン横掲示板
6号館食堂各店舗 6号館学生部窓口
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4、出展方法・出展の流れについて
今年度白山祭での出展形式は一般企画、特別企画、援助企画の3種類があります。どのよ
うな出展方法でも、同一団体が2つ以上の出展をすることはできませんのでご注意ください。
一般企画
屋外
・一般企画
屋内
構内教室を使用しての飲食物販売・展
示などが可能。学校から必要な物品を
借用することが可能。
5・6号館は、飲食物の調理・販売及び
2m×2mの区画で飲食物の模擬店の
み可能。模擬店の場所は抽選により決定。
また、調理に使用する火器は白山祭実行
委員会が一括で借用。
飲食行為は禁止。
※ 屋外・屋内共に出展希望団体数が、模擬店枠数・教室数を超えた場合は、出展団体を決定
するための抽選を行います。
出展料回収について
今年度、白山祭に一般企画として出展していただくにあたり、10 月 15 日(土)に行う
第4回白山祭参加者説明会にて、白山祭への出展料を回収いたします。内訳につきまして
は下図をご覧ください。
より良い白山祭にするために、ご理解ご協力の程よろしくお願いいたします。
出展形式
値段
屋外
屋外模擬店設置費、養生テープ、アルミ板、
アルコール(消毒用)、養生シート、
1500円 ブルーシート、調理用簡易手袋、ゴミ袋、
参説資料印刷代
屋内(食品の調理を行う)
メンディングテープ、アルコール(消毒用)、
1000円 養生シート、調理用簡易手袋、ゴミ袋、
参説資料印刷代
屋内(食品の調理を行わない)
500円
内訳
メンディングテープ、参説資料印刷代
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特別企画
白山祭実行委員会が企画・運営する本部企画の円滑な運営の妨げにならない範囲で、
出展団体に様々な支援を行う企画です。
【特徴】
① 最大援助額10万円の金銭面での援助
② ポスター・パンフレット・白山祭ホームページなどでの宣伝の優遇
③ 机・いすなどの物品の優先的な貸出
④ 特殊な場所の使用が可能(今年度の主要開催場所は6号館1階~3階の各フロア)
※ 白山祭実行委員会からの人員的援助は行わない。
援助企画
白山祭実行委員会が企画・運営する本部企画、特別企画の円滑な運営の妨げにならない
範囲で、出展団体に様々な支援を行う企画です。
【特徴】
① ポスター・パンフレット・白山祭ホームページなどでの宣伝の優遇
② 机・いすなどの物品の優先的な貸出
③ 特殊な場所の使用が可能(使用可能場所は円了ホール・スカイホール・ステージ)
※ 白山祭実行委員会からの金銭的・人員的援助は行わない。
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今後の流れ
5月14日(土)
第1回白山祭参加者説明会
◎本日の説明会です。この回から参加が必須になります。
参加申請書を配布いたします。
6月6日(月)~10日(金)参加申請書提出期間
6月11日 (土)
第2回白山祭参加者説明会
◎参加申請書提出場所は、
【会議室1】です。
◎参加企画書を配布いたします。
※ 参加企画書提出後の出展の取消はできません。
7月11日(月)~15日(金)
参加企画書提出期間
屋外模擬店・屋内教室抽選会
※ 日程等の詳細は決まり次第お知らせいたします。
9月24日(土)
第3回白山祭参加者説明会
・出展状況の報告
・保菌検査キット配付
・火器プロパンレンタル代金、補償金回収
など
保菌検査キット提出
※
10月15日(土)
第4回白山祭参加者説明会
11月4日(金):準備日
第5回白山祭参加者説明会
日程等の詳細は決まり次第お知らせいたします。
・当日資料配布
・白山祭禁止事項の確認
・保菌検査代金回収、出展料回収
・白山祭禁止事項の最終確認
白山祭当日
11月19日(土)
第6回白山祭参加者説明会
など
・今年度白山祭報告
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11月5日(土)
11月6日(日)
5、参加申請書について
参加申請書とは、白山祭に出展する際に記入していただく書類です。この書類に、白山
祭でどのような出展を行うかを記入していただきます。この書類を提出していただかない
と白山祭には出展できませんのでご注意ください。記入の仕方は参加申請書・参加申請書
添付資料をご参照ください。
参加申請書提出期間
6月6日(月)~10日(金)
昼休み:12:10~12:50
5限後:18:00~18:15
提出場所:4号館3階 会議室1
6、個人情報の取り扱いについて
これから皆さんに提出していただく書類には、代表者の方の連絡先などといった個人情報
を記入していただく必要がございます。当団体は個人情報保護法に基づき、大学ならびに保
健所等関係機関へ手続き上報告する場合を除き、それらの情報の外部への開示ならびに私的
利用は一切行いません。書類に関しましては、白山祭終了後、責任をもって破棄させていた
だきます。また、同様の理由から白山祭期間中に来場者の方から個人情報を聞き出すことは
原則禁止となっております。もし、やむを得ない理由により来場者の方の個人情報等を聞か
なければならない場合には、あらかじめ白山祭実行委員会へご相談ください。
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7、諸連絡その他
・第 52 回白山祭ポスター・パンフレット案募集について
・ミスミスターコンテスト出場者募集について
◎次回設定
第2回白山祭参加者説明会
【日程】6月11日(土)
【時間】昼の部 受付開始12:40~/説明会開始13:00~
夜の部 受付開始18:40~/説明会開始19:00~
【内容】参加企画書の配布
お問い合わせ
4号館3階4311号室 白山祭実行委員会BOX
電話番号:03-3945-7335
メールアドレス:[email protected]
ご質問、お問い合わせはメールでも承っております。
何か疑問や要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
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