第１回白山祭参加者説明会 ２０１６年５月１４日（土) 文責：國宗明里 ◇本日の内容◇ １、ご挨拶 ２、２０１６年度白山祭概要 ３、参加者説明会とは ４、出展方法・出展の流れについて ５、参加申請書について ６、個人情報の取り扱いについて ７、諸連絡その他 １、ご挨拶 早いもので、今年度も本格的に活動を開始する時期となりました。私達、白山祭実行委 員会も、よりよい白山祭の開催に向けて活動しています。白山祭への参加は、皆さんの日々 の活動の発表の場であり、大学生活での思い出作りの場でもあると思います。そんな皆さ んの良い思い出を作るサポートをさせていただくのが、私たちの活動です。一年間、どう ぞよろしくお願いいたします。 ２、２０１６年度白山祭概要 ２０１６年度東洋大学 第５２回白山祭 テーマ ：「奏」 キャッチフレーズ：僕らの今を奏でよう 開催場所 ：東洋大学白山キャンパス 準備日 ：１１月４日（金） 開催日 ：１１月５日（土）・６日（日） 整理日 ：１１月７日（月） 飲酒体制 喫煙体制 ：完全禁酒 ：完全分煙 1 ３、参加者説明会とは 参加者説明会は、白山祭に参加する際に必要な参加企画書や参加申請書及び当日に関わる 書類を配布し、白山祭の注意事項やお知らせをお伝えする、白山祭に参加する皆様にとって 大変重要な説明会になります。本日の説明を聞いて白山祭に参加したいと思われた方は、今 後の白山祭参加者説明会に必ずご参加ください。参加者説明会開催日程は以下の通りです。 参加者説明会開催日程 第１回 第２回 平成２８年 ５月１４日（土） 平成２８年 ６月１１日（土） 第３回 第４回 第５回 平成２８年 ９月２４日（土） 平成２８年１０月１５日（土） 平成２８年１１月 ４日（金） 第６回 平成２８年１１月１９日（土） 第１回 昼 夜 第２回 第３回 第４回 第５回 第６回 受付開始 １２：４０～ １１：３０～ １２：４０～ 開始時間 １３：００～ １２：００～ １３：００～ 受付開始 １８：４０～ １８：４０～ 開始時間 １９：００～ １９：００～ 昼の部、夜の部の内容は同一ですので、どちらかにご参加ください。 各回の参加者説明会に関しては、開催日２週間前から掲示する告知ポスター、１週間 前から流す構内放送、公式 Twitter により発表しますのでそちらをご確認ください。な お、開催日程や場所は学内行事の関係上変更になる場合がございますので、お手数です が毎回ご確認ください。 ポスター掲示場所 １号館エレベーターホール １号館５階、６階、７階学生掲示板 ３号館ナレッジスクエア横 ４号館イベント掲示板 ４号館生協横掲示板 ４号館白山祭実行委員会掲示板 ６号館セブンイレブン横掲示板 ６号館食堂各店舗 ６号館学生部窓口 2 ４、出展方法・出展の流れについて 今年度白山祭での出展形式は一般企画、特別企画、援助企画の３種類があります。どのよ うな出展方法でも、同一団体が２つ以上の出展をすることはできませんのでご注意ください。 一般企画 屋外 ・一般企画 屋内 構内教室を使用しての飲食物販売・展 示などが可能。学校から必要な物品を 借用することが可能。 ５・６号館は、飲食物の調理・販売及び ２ｍ×２ｍの区画で飲食物の模擬店の み可能。模擬店の場所は抽選により決定。 また、調理に使用する火器は白山祭実行 委員会が一括で借用。 飲食行為は禁止。 ※ 屋外・屋内共に出展希望団体数が、模擬店枠数・教室数を超えた場合は、出展団体を決定 するための抽選を行います。 出展料回収について 今年度、白山祭に一般企画として出展していただくにあたり、10 月 15 日（土）に行う 第４回白山祭参加者説明会にて、白山祭への出展料を回収いたします。内訳につきまして は下図をご覧ください。 より良い白山祭にするために、ご理解ご協力の程よろしくお願いいたします。 出展形式 値段 屋外 屋外模擬店設置費、養生テープ、アルミ板、 アルコール（消毒用）、養生シート、 １５００円 ブルーシート、調理用簡易手袋、ゴミ袋、 参説資料印刷代 屋内（食品の調理を行う） メンディングテープ、アルコール（消毒用）、 １０００円 養生シート、調理用簡易手袋、ゴミ袋、 参説資料印刷代 屋内（食品の調理を行わない） ５００円 内訳 メンディングテープ、参説資料印刷代 3 特別企画 白山祭実行委員会が企画・運営する本部企画の円滑な運営の妨げにならない範囲で、 出展団体に様々な支援を行う企画です。 【特徴】 ① 最大援助額１０万円の金銭面での援助 ② ポスター・パンフレット・白山祭ホームページなどでの宣伝の優遇 ③ 机・いすなどの物品の優先的な貸出 ④ 特殊な場所の使用が可能（今年度の主要開催場所は６号館１階～３階の各フロア） ※ 白山祭実行委員会からの人員的援助は行わない。 援助企画 白山祭実行委員会が企画・運営する本部企画、特別企画の円滑な運営の妨げにならない 範囲で、出展団体に様々な支援を行う企画です。 【特徴】 ① ポスター・パンフレット・白山祭ホームページなどでの宣伝の優遇 ② 机・いすなどの物品の優先的な貸出 ③ 特殊な場所の使用が可能（使用可能場所は円了ホール・スカイホール・ステージ） ※ 白山祭実行委員会からの金銭的・人員的援助は行わない。 4 今後の流れ ５月１４日（土） 第１回白山祭参加者説明会 ◎本日の説明会です。この回から参加が必須になります。 参加申請書を配布いたします。 ６月６日（月）～１０日（金）参加申請書提出期間 ６月１１日 （土） 第２回白山祭参加者説明会 ◎参加申請書提出場所は、 【会議室１】です。 ◎参加企画書を配布いたします。 ※ 参加企画書提出後の出展の取消はできません。 ７月１１日（月）～１５日（金） 参加企画書提出期間 屋外模擬店・屋内教室抽選会 ※ 日程等の詳細は決まり次第お知らせいたします。 ９月２４日（土） 第３回白山祭参加者説明会 ・出展状況の報告 ・保菌検査キット配付 ・火器プロパンレンタル代金、補償金回収 など 保菌検査キット提出 ※ １０月１５日（土） 第４回白山祭参加者説明会 １１月４日（金）：準備日 第５回白山祭参加者説明会 日程等の詳細は決まり次第お知らせいたします。 ・当日資料配布 ・白山祭禁止事項の確認 ・保菌検査代金回収、出展料回収 ・白山祭禁止事項の最終確認 白山祭当日 １１月１９日（土） 第６回白山祭参加者説明会 など ・今年度白山祭報告 5 １１月５日（土） １１月６日（日） ５、参加申請書について 参加申請書とは、白山祭に出展する際に記入していただく書類です。この書類に、白山 祭でどのような出展を行うかを記入していただきます。この書類を提出していただかない と白山祭には出展できませんのでご注意ください。記入の仕方は参加申請書・参加申請書 添付資料をご参照ください。 参加申請書提出期間 ６月６日（月）～１０日（金） 昼休み：１２：１０～１２：５０ ５限後：１８：００～１８：１５ 提出場所：４号館３階 会議室１ ６、個人情報の取り扱いについて これから皆さんに提出していただく書類には、代表者の方の連絡先などといった個人情報 を記入していただく必要がございます。当団体は個人情報保護法に基づき、大学ならびに保 健所等関係機関へ手続き上報告する場合を除き、それらの情報の外部への開示ならびに私的 利用は一切行いません。書類に関しましては、白山祭終了後、責任をもって破棄させていた だきます。また、同様の理由から白山祭期間中に来場者の方から個人情報を聞き出すことは 原則禁止となっております。もし、やむを得ない理由により来場者の方の個人情報等を聞か なければならない場合には、あらかじめ白山祭実行委員会へご相談ください。 6 ７、諸連絡その他 ・第 52 回白山祭ポスター・パンフレット案募集について ・ミスミスターコンテスト出場者募集について ◎次回設定 第２回白山祭参加者説明会 【日程】６月１１日(土) 【時間】昼の部 受付開始１２：４０～/説明会開始１３：００～ 夜の部 受付開始１８：４０～/説明会開始１９：００～ 【内容】参加企画書の配布 お問い合わせ ４号館３階４３１１号室 白山祭実行委員会ＢＯＸ 電話番号：０３－３９４５－７３３５ メールアドレス：[email protected] ご質問、お問い合わせはメールでも承っております。 何か疑問や要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。 各種 SNS でも白山祭に関するお知らせを随時発信しておりますので どうぞご利用ください。 ホームページ：http://hakusanfes.com Twitter : ＠toyo_hakusansai Facebook : 東洋大学白山祭実行委員会 7
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