大 阪 府 警察 給 与事 務 手続要 綱 の 制定 に つい て 昭 和 43年4 月 1日 例 規 ( 務) 第 17号 近 年 、 警察 職 員の 増 員ある い は 年々 職 員の 給 与改善 の た め、 人 事委 員 会の給 与 勧 告が な され 、 給与 改 正 が 続い て いる た めに給 与 事 務量 は ぼう 大 となり 、 そ の内 容 にお い て複雑 と な つて き てい る 。した が つ て 、こ れ らの 事 務処理 の ス ピー ド 化と 合 理的か つ 簡 素化 を 図る た めに、 昨 年 11月 か ら給 与 計算事 務 を 電 子計 算 組織 に よるこ と と して 、 給与 事 務の集 中 管 理の 試 験実 施 を行つ て き たと こ ろで あ るが、 本 年 4 月1 日 から 本 実施す る こ とと し 、別記 の とお り 、大 阪府 警 察給 与 事務 手 続 要綱 を 制定 し たので 、 こ の 要 綱に 基 づき 確 実かつ 効 率 的に 運 用さ れ 、給与 事 務 取扱 い 上誤 り のない よ う にさ れ たい 。 な お 、 次の 通 達は 、 廃止す る 。 1 「 給与 事 務の 集 中管理 の 試 験実 施 につ い て」( 昭 和 42年 7 月1 日 一般( 務 ) 第 479号 ) 2 「 大阪 府 警察 職 員の特 殊 勤 務手 当 に関 す る規程 の 改 正に 伴 う給 与 関係入 力 原 票作 成 要領 の 一部変 更 に つ いて 」 (昭 和 42年11月 8 日一 般 (務 ) 第 348号 ) 別 記 大 阪 府 警察 給 与事 務 手続要 綱 第 1 総則 1 趣旨 こ の 要 綱は 、 総合 情 報管理 シ ス テム に よる 給 与事務 の 取 扱い に つい て 必要な 事 項 を定 め るも の とする。 2 用 語の 意 義 こ の 要 綱に お ける 用 語の意 義 は 、次 の とお り とする 。 (1 ) 機械 計 算 総 合 情 報管 理 シス テ ムによ つ て 行う 計 算及 び 資料処 理 を いう 。 (2 ) 入力 資 料 電 子 計 算機 に 入力 す るため に 作 成す る 資料 を いう。 (3 ) 出力 資 料 機 械 計 算の 結 果を 記 録した 資 料 をい う 。 (4 ) 給料 等 大 阪 府 警察 職 員( 地 方警務 官 及 び非 常 勤職 員 を除く 。 以 下「 職 員」 と いう。 ) に 支給 す る給 与 の う ち、 給 料月 額 、給料 の 調 整額 、 管理 職 手当、 初 任 給調 整 手当 、 扶養手 当 、 地域 手 当、 住 居 手 当 、通 勤 手当 及 び単身 赴 任 手当 を いう 。 (5 ) 時間 外 勤務 手 当等 職 員 に 支給 す る給 与 のうち 時 間 外勤 務 手当 、 夜間勤 務 手 当、 休 日勤 務 手当、 宿 日 直手 当 、特 殊 勤 務 手当 及 び管 理 職員特 別 勤 務手 当 並び に 児童手 当 を いう 。 (6 ) 報酬 等 非 常 勤 職員 に 支給 す る報酬 、 賃 金及 び 加算 額 をいう 。 (7 ) 記憶 資 料 総 合 情 報管 理 シス テ ムの記 憶 装 置に 記 憶さ れ た資料 を い う。 (8 ) 特例 計 算 機 械 計 算に よ らな い で行う 計 算 をい う 。 3 給 与事 務 の所 管 給 与 事 務は 、 給与 課 長が管 理 す る。 た だし 、 機械計 算 事 務は 、 情報 管 理課長 が 処 理す る 。 4 給 与関 係 コー ド 機 械 計 算に 使 用す る 給与関 係 コ ード は 、給 与 課長が 別 に 定め る 。 第 2 入力 資 料等 の 種類、 作 成 要領 等 1 入 力資 料 等の 種 類 (1 ) 入力 資 料の 種 類は、 次 の とお り とす る 。 ア 給 与基 本 ファ イ ル イ 扶 養親 族 ファ イ ル ウ 所 属異 動 退職 フ ァイル エ 昇 給フ ァ イル オ 時 間外 勤 務等 フ ァイル カ 年 末調 整 ファ イ ル キ 特 例計 算 ファ イ ル (A )・ (B ) ク 差 額計 算 ファ イ ル (A )・ (B ) ケ 財 形貯 蓄 ファ イ ル コ 報 酬等 入 力フ ァ イル サ 共 済組 合 貸付 金 弁済フ ァ イ ル シ 通 勤認 定 ファ イ ル ス 住 民税 フ ァイ ル セ 特 殊勤 務 等フ ァ イル (2 ) 通知 書 の種 類 は、次 の と おり と する 。 ア 不 勤日 数 通知 書 (別記 様 式 第 11号 ) イ 給 与所 得 者の 扶 養控除 等( 異 動 )申 告 書(所得 税 法( 昭和 40年法 律 第 33号 )に 定め る 様式 ) ウ 期 末勤 勉 手当 期 間率通 知 書 (別 記 様式 第 12号) 2 入 力資 料 等の 作 成時期 、 送 付期 限 等 入 力 資 料及 び 通知 書 の作成 時 期 、処 理 周期 、 送付期 限 等 は、 別 表第 1 及び別 表 第 2の と おり と する。 3 所 属に お ける 処 理 (1 ) 入力 資 料 所 属 長 は、 別 表第 1 の1及 び 2 に定 め る区 分 により 入 力 資料 を 作成 し 、それ ぞ れ の所 定 の期 限 ま で に、 給 与関 係 入力資 料 送 付書 ( 別記 様 式第 16号 。 以下 「 送付 書 」とい う 。 )を 添 えて 給 与 課 長 に送 付 する 。 ただし 、 扶 養親 族 ファ イ ルの送 付 は 扶養 親 族情 報 管理業 務 実 施要 領 (平 成 23年 10月 25日 例規 ( 給)第 62号 )第 5 によ る 総合情 報 管 理シ ス テム へ の登録 に よ り、 時 間外 勤 務 等 フ ァイ ル 及び 年 末調整 フ ァ イル の 送付 は 大阪府 警 察 所属 相 互間 デ ータ通 信 業 務実 施 要領 ( 平 成 14年 3 月1 日 例規( 情 ) 第 11号 )第 1 に規定 す る デー タ 通信 業 務にお け る デー タ 送信 に よ り 、通 勤認 定 ファ イ ルの 送 付 は通 勤 認定 業 務運用 要 領( 平成 17年3 月 31日 例 規( 給)第 55号 ) 第 5 に よる 総 合情 報 管理シ ス テ ムへ の 登録 に より、 特 殊 勤務 等 ファ イ ルの送 付 は 特殊 勤 務手 当 等 管 理 業務 実 施要 領( 平成 20年 12月 26日例 規( 給)第 122号 )第 5 によ る総 合 情 報管 理 シス テ ム へ の 登 録に よ り行 う 。 (2 ) 通知 書 所 属 長 は、 次 によ り 通知書 の 作 成等 を 行う 。 ア 不 勤日 数 通知 書 及び期 末 勤 勉手 当 期間 率 通知書 別 表 第 2に 定 める 区 分によ り 作 成し 、 それ ぞ れの所 定 の 期限 ま でに 給 与課長 に 送 付す る 。 イ 給 与所 得 者の 扶 養控除 等 ( 異動 ) 申告 書 職 員 が 採用 さ れた と きは、 当 該 職員 に 作成 さ せた上 、 所 属で 保 管し 、 記載内 容 に 異動 が あ っ た と きは 、 当該 職 員にそ の 内 容を 補 正さ せ る。 4 給 与課 に おけ る 処理 (1 ) 給与 課 長は 、 前記3 の (1 )に よ り所 属 長から 送 付 され た 入力 資 料を審 査 し 、そ れ ぞれ の 送 付 期 限 の翌 日 まで に 送付書 を 添 えて 情 報管 理 課長に 送 付 する 。 (2 ) 給与 課 長は 、 別表第 1 の 3に 定 める 区 分によ り 入 力資 料 を作 成 し、そ れ ぞ れ所 定 の期 限 ま で に 送 付書 を 添え て 情報管 理 課 長に 送 付す る 。 5 入 力資 料 等の 作 成要領 入 力 資 料及 び 通知 書 の作成 要 領 は、 給 与課 長 が別に 定 め る。 第 3 出力 資 料の 種 類及び 機 械 計算 1 出 力資 料 の種 類 は、次 の と おり と する 。 (1 ) 給与 等 支給 明 細書( 別 記 様式 第 17号 ) (2 ) 給与 等 集計 表 (別記 様 式 第 18号 ) (3 )か ら (5 )まで 削除 (6 ) 児童 手 当明 細 書(別 記 様 式第 22号) (7 ) 削除 (8 ) 住民 税 納付 明 細書( 別 記 様式 第 24号 ) (9 ) 住民 税 特別 徴 収税額 個 人 明細 書 (別 記 様式第 25号 ) (10) 共済 組 合掛 金 個人別 明 細 書( 別 記様 式 第 26号 ) (11) 削除 (12) 職員 別 給与 等 照合表 ( 別 記様 式 第 28号 ) (13) 昇給 調 書( 別 記様式 第 29号) (14) 昇給 ( 昇格 ) 発令通 知 書 (別 記 様式 第 30号) (15) 年末 調 整表 ( 別記様 式 第 31号 ) (16) 所得 税 関係 の 所属合 計 表 (別 記 様式 第 32号) (17) 共済 組 合掛 金 差額明 細 書 (別 記 様式 第 33号) (18) 財形 貯 蓄控 除 明細書 ( 別 記様 式 第 34号 ) (19) 給料 切 替及 び 昇給( 昇 格 )発 令 通知 書 (給与 改 正 の都 度 定め る 様式) (20) 給与 所 得の 源 泉徴収 票 ( 所得 税 法施 行 規則( 昭 和 40年 大 蔵省 令 第 11号 ) に 定め る 様式 ) (21) 給与 支 払報 告 書(個 人 別 明細 書 )( 地 方税法 施 行 規則 ( 昭和 29年総理 府 令 第 23号 )に 定 め る様式) (22) 報酬 等 支給 明 細書( 別 記 様式 第 35号 ) (23) 報酬 等 集計 表 (別記 様 式 第 36号 ) (24) 警察 共 済組 合 貸付弁 済 金 明細 書 (別 記 様式第 37号 ) (25) 所属 別 現金 支 給額集 計 表 (別 記 様式 第 38号) (26) 現金 支 給者 名 簿(別 記 様 式第 39号) 2 機 械計 算 (1 ) 機械 計 算の 基 準日 ア 給 料等 は 、毎 月 1日の 現 況 (職 員 の所 属 、給料 、 扶 養親 族 数そ の 他の給 与 計 算の 基 礎と な る 事 項 の現 況 をい う 。以下 同 じ 。) に より 、 その月 分 の 計算 を 行う 。 イ 時 間外 勤 務手 当 等は、支 給 さ れる 月 の前 月 1日 の 現 況に よ り前 月 分の計 算 を 行う 。た だし 、 月 の 途 中で 時 間外 勤 務手当 等 の 計算 の 基礎 と なる事 項 に 変更 が あつ た ときは 、 変 更後 の 現況 を 含 め て計 算 を行 う 。 ウ 期 末手 当 及び 勤 勉手当 は 、 それ ぞ れ支 給 される 月 の 1日 の 現況 に より計 算 を 行う 。 エ 年 末調 整 は、 12月1日 の 現 況に よ り 12月 分の給 料 等 の計 算 の際 に 行う。 た だ し、 年 末調 整 を 行 つ た後 12月 31日 までの 間 に 年末 調 整の 基 礎とな る 事 項に 変 更が 生 じたと き は 、変 更 後の 現 況 に より 1 月分 の 給料等 の 計 算の 際 に行 う 。 オ 報 酬等 に つい て は、次 の 区 分に よ る。 (ア ) 報酬 ( 加算 額 を含む 。 ) につ い ては 、 毎月1 日 の 現況 ( 非常 勤 職員の 所 属 及び 報 酬の 額 そ の 他の 計 算の 基 礎とな る 金 額の 現 況を い う。以 下 同 じ。 ) によ り 、その 月 分 の計 算 を 行う。 (イ ) 賃金 ( 加算 額 を含む 。 ) につ い ては 、 支給さ れ る 月の 前 月1 日 の現況 に よ り前 月 分の 計 算 を 行う 。 (2 ) 所得 税 の計 算 所 得 税 の計 算 は、所得 税法 第 189条の 規 定に 基 づき 財 務 大臣 が 告示 す る税額 計 算 の方 法 によ る。 (3 ) 記憶 資 料の 修 正、点 検 及 び照 合 ア 修正 情 報 管 理課 長 は、 第 2の4 に よ り給 与 課長 か ら送付 さ れ た入 力 資料 に 基づき 、 記 憶資 料 を そ れ ぞ れの 機 械計 算 の基準 日 の 現況 に 修正 し た上、 機 械 計算 を 行う 。 イ 点 検及 び 照合 情 報 管 理課 長 は、 前 記アに よ り 記憶 資 料を 修 正した と き は、 当 該入 力 資料が 正 確 に処 理 さ れ た こ との 確 認を 得 るため 、必 要 の都 度 職員 別 給与 等 照 合表 を 作成 し 、給与 課 長 に送 付 する 。 (4 ) 出力 資 料の 送 付 情 報 管 理課 長 は、 前 記1の (1 )から (10)ま で 及び (15)か ら (26)まで に 掲げる 出 力 資料 を 作成 し 給 与 課長 に 送付 す る。 (5 ) 送付 期 限等 出 力 資 料の 送 付部 数 、送付 期 限 等は 、 別表 第 3のと お り とす る 。 第 4 特例 計 算 1 職 員の 給 与等 に 係る特 例 計 算 (1 ) 特例 計 算の 対 象 特 例 計 算の 対 象は 、 次のと お り とす る 。 ア 月 の2 日 以降 に 採用( 離 職 した 国 家公 務 員又は 地 方 公務 員 が即 日 職員と な つ た場 合 は、 1 日 付 け の採 用 を含 む 。)又 は 無 給休 職 から 復 職の発 令 が あつ た とき 。 イ 退 職( 月 の末 日 に退職 し 、 かつ 、 給料 に 変更の な い 場合 を 除く 。 )若 し く は 月の 2 日以 降 に 無 給 休職 の 発令 が あつた と き、又 は月 の 2日 以降 に 死 亡( 給料 に 変更 のあ る 場 合に 限 る。) し た と き。 ウ 月 の2 日 以降 に 有給休 職 又 は有 給 休職 か ら復職 の 発 令が あ つた と き。 エ 月 の2 日 以降 に 昇任又 は 転 職の 発 令に よ り、給 料 に 変更 を 生じ た とき。 オ 月 の2 日 以降 に 育児休 業 又 は育 児 休業 か ら復帰 の 発 令が あ った と き。 カ 月 の2 日 以降 に 配偶者 同 行 休業 又 は配 偶 者同行 休 業 から 復 帰の 発 令があ っ た とき 。 キ 停 職又 は 減給 の 発令が あ つ たと き 。 ク 介 護休 暇 又は 介 護欠勤 が あ つた と き。 ケ 病 気休 暇 によ り 、給料 及 び これ に 対す る 地域手 当 を 半減 す ると き 。 コ 扶 養手 当 、通 勤 手当、 住 居 手当 及 び単 身 赴任手 当 の 支給 の 始期 と なる月 と 機 械計 算 を開 始 す る 月 とが 異 なる と き。 サ 給 与及 び 児童 手 当(以 下 「 給与 等 」と い う。) の 計 算に 誤 りが あ つたと き 。 シ そ の他 特 別の 事 情が生 じ た とき 。 (2 ) 特例 計 算書 の 作成及 び 送 付 所 属 長 は、 職 員が 前 記 (1 )の い ずれ か に該 当 する と き は、 所 定の 特 例計算 書 に 基づ い て特 例 計 算 を 行い 、 当該 特 例計算 書 を その 月 の末 日 までに 給 与 課長 に 送付 す る。 (3 ) 出力 資 料の 作 成 給 与 課 長は 、 前記 (2 )によ り 送 付を 受 けた 特 例計算 書 に 基づ い て、 精 算に必 要 な 次の 用 途別 の 明 細 書を 給 与等 支 給明細 書 及 び給 与 等集 計 表を準 用 の 上機 械 計算 に よつて 作 成 し、 関 係所 属 長 に 送 付す る 。 ア 機 械精 算 明細 書 機 械 計 算に よ つて 支 給又は 相 殺 する た めの 給 与等の 明 細 イ 臨 時支 給 明細 書 給 与 の 支給 定 日以 外 の日に 支 給 する た めの 給 与等の 明 細 ウ 定 額戻 入 明細 書 そ の 年 度 内に 生 じ た給 与等 の 過 払 いを 翌 月 の機 械計 算 に よ つて 相 殺 でき ない も の に つい て 、 別 途 定 額戻 入 を行 う ための 明 細 エ 雑 入明 細 書 前 年 度 以前 の 給与 等 の過払 い で ある た めに 、 機械計 算 に よつ て 精算 で きない た め 、別 途 雑 入 を 行 うた め の明 細 (4 ) 精算 の 時期 特 例 計 算に よ つて 生 じた支 給 額 及び 過 不足 額 は、次 の 区 分に よ り精 算 を行う 。 ア 前 記 (3 )のア に 係るも の に あつ て は、 機 械計算 に よ つて 翌 月の 支 給額に 加 算 して 支 給又 は 相 殺 す る。 イ 前 記 (3 )のイ か らエま で に 係る も のに あ つては 、 計 理上 処 理で き る限り 速 や かな 時 期に 別 途 支 給 し、 又 は定 額 戻入若 し く は雑 入 の手 続 を行う 。 2 非 常勤 職 員の 報 酬等に 係 る 特例 計 算 (1 ) 特例 計 算の 対 象 特 例 計 算の 対 象は 、 次のと お り とす る 。 ア 報 酬等 の 計算 に 誤りが あ つ たと き 、又 は 月の2 日 以 降に 報 酬等 の 額に変 更 を 生 じ た とき 。 イ ウ (2 ) 退 職( 死 亡) 又 は月の 2 日 以降 に 採用 の 発令が あ つ たと き 。 そ の他 特 別の 事 情が生 じ た とき 。 特例 計 算書 の 作成及 び 送 付 所 属 長 は、 非 常勤 職 員が前 記 (1 )の い ずれ か に該当 す る とき は 、所 定 の特例 計 算 書に 基 づい て 特 例 計算 を 行い 、 当該特 例 計 算書 を その 月 の末日 ま で に給 与 課長 に 送付す る 。 (3 ) 精算 の 時期 特 例 計 算に よ つて 生 じた報 酬 等 の額 は 、次 の 区分に よ り 精算 を 行う 。 ア 前 記 (1 )のア に 係るも の に あつ て は、 機 械計算 に よ つて 翌 月の 支 給額に 加 算 して 支 給又 は 相 殺 す る。 イ 前 記 (1 )のイ 及 びウに 係 る もの に あつ て は、計 理 上 処理 で きる 限 り速や か な 時期 に 別途 支 給 し 、 又は 定 額戻 入 若しく は 雑 入の 手 続を 行 う。 第 5 昇給 等 の処 理 1 情 報管 理 課の 処 理 情 報 管 理課 長 は、 毎 年 12月 15日 まで に 記憶 資 料から 昇 給 等予 定 者を 抽 出し、 昇 給 調書 を 作成 し て 給 与 課長 に 送付 す る。 2 給 与課 長 の審 査 給 与 課 長は 、 前記 1 により 送 付 され た 昇給 調 書を審 査 し 、追 加 昇給 者 又は昇 給 不 適格 者 につ い て は 、 昇給 フ ァイ ル 又は給 与 基 本フ ァ イル を 作成し 、 翌 年1 月 6日 ま でに情 報 管 理課 長 に送 付 す る。 3 出 力資 料 の作 成 情 報 管 理課 長 は、 給 与課長 か ら 送付 さ れた 昇 給ファ イ ル 及び 給 与基 本 ファイ ル に 基づ き 、記 憶 資 料 を 修正 の 上、 昇 給(昇 格 ) 発令 通 知書 及 びその 他 所 要の 出 力資 料 を作成 し 、 1月 11日ま で に 給 与 課 長に 送 付す る 。 第 6 給与 等 支給 手 続 1 出 力資 料 の配 布 給 与 課 長は 、 第3 の 2の (4 )に より 、 情報 管 理課長 か ら 送付 さ れた 出 力資料 を 審 査の 上 、別 表 第 3 の B欄 に 定め る 期限ま で に 所属 長 に送 付 する。 2 給 与等 の 支払 所 属 長 は、 前 記1 に より出 力 資 料の 送 付を 受 けたと き は 、所 定 の支 出 手続を 経 て 給与 等 の支 払 を行う。 3 所 属を 異 動し た ときの 給 与 等の 支 給所 属 職 員 が 所属 を 異動 し たとき の 給 与等 の 支給 所 属は、 次 の とお り とす る 。 (1 ) 異動 し た日 の 属する 月 分 の給 料 等 そ の月の 1 日 に職 員 が属 す る所属 (2 ) 異動 し た日 の 属する 月 ( 1日 付 けの 異 動のと き は 、そ の 前月 ) 分の時 間 外 勤務 手 当等 支 給 さ れ る月 の 1日 に 職員が 属 す る所 属 第 7 その 他 1 住 民税 の 特別 徴 収 (1 ) 給与 支 払報 告 書(個 人 別 明細 書 ) 所 属 長 は、 給 与課 長 から所 属 職 員の 給 与支 払 報告書 ( 個 人別 明 細書 ) (以下 「 報 告書 」 とい う 。 ) の送 付 を受 け たとき は 、 当該 報 告書 に 必要事 項 を 記入 の 上、 そ の都度 通 知 する 期 日ま で に 給 与 課長 に 送付 す る。 (2 ) 住民 税 の特 別 徴収税 額 通 知書 所 属 長 は、 給 与課 長 から住 民 税 の特 別 徴収 税 額通知 書 ( 特別 徴 収義 務 者用) ( 地 方税 法 (昭 和 25年 法律 第 226号 )に基 づ き 市町 村 長が 定 める様 式 。以 下「通 知 書」とい う 。)の 送付 を 受け た と き は、 当 該通 知 書を職 員 に 交付 す る。 (3 ) 給与 所 得者 異 動届出 書 所 属 長 は、 職 員が 退 職(死 亡 及 び出 向 を含 む 。)し た 場 合又 は 無給 休 職、育 児 休 業若 し くは 配 偶 者 同行 休 業の 発 令があ つ た 場合 は 、通 知 書に基 づ き 、給 与 所得 者 異動届 出 書 (地 方 税法 施 行 規 則 に定 め る様 式 )をそ の 都 度作 成 し、 給 与課長 に 送 付す る 。 2 給 与等 の 証明 事 務 所 属 長 は、 職 員が 給 与に関 し 証 明書 を 必要 と すると き に は、 関 係書 類 に基づ い て 発行 す る。 3 給 与等 支 給明 細 書の電 磁 的 方法 に よる 交 付 (1 ) 給与 課 長は 、 給与等 支 給 明細 書 を電 磁 的方法 に よ り職 員 に交 付 しよう と す ると き は、 給 与 等 支 給 明細 書 の電 磁 的方法 に よ る交 付 に係 る 承諾書 ( 別 記様 式 第 40号 )によ り 職 員の 承 諾を 得 る も の とす る 。 (2 ) 給与 課 長は 、 前記 (1 )に より 職 員の 承 諾を得 た と きは 、 当該 承 諾に係 る 職 員に 給 与等 支 給 明 細 書 を電 磁 的方 法 により 交 付 する も のと す る。 (3 ) 所属 長 は、 前 記 (1 )の 承 諾に 係 る職 員 が書 面 に より 給 与等 支 給明細 書 の 交付 を 希望 す ると き は 、 書面 に より 給 与等支 給 明 細書 を 交付 す るもの と す る。 4 特 別な 場 合の 給 与事務 の 処 理 こ の 要 綱に 定 める も ののほ か 、 給与 事 務に つ いて機 械 計 算を 必 要と す るとき は 、 給与 課 長が 情 報 管 理 課長 と 協議 し て定め る 。 5 こ の要 綱 の実 施 に関し 、 必 要な 細 部的 事 項は、 給 与 課長 と 情報 管 理課長 が 協 議し て 定め る 。 第 8 情報 の 分類 情 報 セ キュ リ ティ に 関する 規 程 (平 成 16年 訓 令第2 号 ) 第 11条 の2 第 1項の 規 定 によ り 、総 合 情 報 管 理 シス テ ムに よ る給与 事 務 にお い て取 り 扱う情 報 の 分類 に つい て は、機 密 性 中、 完 全 性 高 及び 可 用 性 高と す る。 第 9 実施 期 日 こ の 要 綱は 、 昭和 43年4月 1 日 から 実 施す る 。 別 表 第 1 入 力資 料 の送付 期 限 等 1 所 属作 成 用 名称 扶 養 親 族フ ァ イル 作成時期 処理周期 送付期限 1 職員及び非常勤職員が採用 されたとき。 そ の 月 の1 日 か ら 末 日 まで 翌月の3日まで。ただし、 非常勤職員のうち賃金職員 については、その月の末日 の午後3時まで 2 給 与所 得 者の 扶 養控除 等 ( 異 動 )申 告 書の 記 載内容 に 異 動 が あっ た とき 。 時 間 外 勤務 等 ファイル 時 間 外 勤務 手 当、 休 日勤務 手 当 及 び 管 理職 員 特別 勤 務手当 の 計 算 を す ると き 。 翌 月 の 5日 の 午後 3 時ま で 特 殊 勤 務等 フ ァイル 夜 間 勤 務手 当 、宿 日 直手当 及 び 特 殊 勤 務手 当 の計 算 をする と き。 同上 年 末 調 整フ ァ イル 所 得 税 の年 末 調整 を すると き 。 12月 4 日ま で 。た だ し 、年 末 調 整 を行 っ た後 年 末ま で の 間 に 、計 算 の基 礎 に変 更 が あ った と きは 、翌 年1 月 5 日 まで 通 勤 認 定フ ァ イル 1 注: 通 勤経 路 の変 更 、交通 機 関 の 運 賃 改正 、 給与 の 改正等 に 伴 い 通 勤手 当 の月 額 等に変 更 が 生 じ たと き 。 2 職 員が 採 用さ れ たとき 。 3 氏 名又 は 現住 所 に変更 が あ つ た と き。 そ の 月 の2 日 か ら 翌 月 の1 日 ま で 翌 月 の 3日 ま で 送付 期 限が 休 日に当 た る とき は 、そ の 翌日。 た だ し、 特 に必 要 がある と き は、 そ の都 度 指定 する。 2 厚 生課 作 成用 名称 作成時期 処理周期 送付期限 職 員が 財 形貯 蓄 に加入 ( 変 更 、 中 断及 び 復活 を 含む。 ) し 、 又 は解 約 した と き。 2 職 員が 財 形年 金 に加入 ( 変 更 を 含 む。 ) し、 又 は解約 し たとき。 そ の 月 の2 日 か ら 翌 月 の1 日 ま で 翌 月 の 3日 ま で(1 日 に加 入 し 、 又は 解 約し た とき は 、 そ の月 の 6日 ま で) 財 形 貯 蓄フ ァ イル 1 共 済 組 合貸 付 金 弁 済 ファ イ ル 職 員 が 警察 共 済組 合 の貸付 金 の 貸 付 け を受 け 、又 は 弁済( 一 部 弁 済 を 含む 。 )し た とき。 注: 3 翌 月 の 3日 ま で(1 日 の貸 付 け 、弁 済又 は 変更 の とき は 、 そ の月 の 6日 ま で) 送付 期 限が 休 日に当 た る とき は 、そ の 翌日。 た だ し、 特 に必 要 がある と き は、 そ の都 度 指定 する。 給 与課 作 成用 名称 作成時期 処理周期 職 員が 採 用さ れ たとき 。 送付期限 給 与 基 本フ ァ イル 1 そ の 月 の2 日 か ら 翌 月 の1 日 ま 2 給 料等( 扶養 手 当を除 く 。) で 及 び 勤 務態 様 のい ず れかに 変 更 が あ つた と き。 翌 月 の 3日 ま で(1 日 付け の 採 用 又は 変 更の と きは、 そ の 月 の6 日 まで ) 扶 養 親 族フ ァ イル 1 同上 扶 養手 当 に変 更 があつ た と き。 2 給 与所 得 者の 扶 養控除 等 ( 異 動 )申 告 書の 記 載内容 に 異 動 が あつ た とき 。 児 童 手 当の 計 算を す るとき 。 2 月 ~ 5月 6 月 ~ 9月 10月 ~ 1月 所 属 異 動退 職 ファイル 所 属 異 動又 は 退職 の 発令が あ つ たとき。 昇 給 フ ァイ ル 昇 給 等 の発 令 があ つ たとき 。 発 令 月 の翌 月 の3 日 まで ( 1 日 付け の 発令 の とき は 、 そ の月 の 6日 ま で) 特 例 計 算フ ァ イ ル ( A) ・ (B) 特 例 計 算書 の 送付 を 受けた と き。 精 算 す る月 の 3日 ま で 差 額 計 算フ ァ イ ル ( A) ・ (B) 報 酬 等 入力 フ ァイル そ の 月 の2 日 か ら 翌 月 の1 日 ま で 6 月 、10月及 び 2月 の 各月 の 3 日 まで 発 令 月 の翌 月 の3 日 まで ( 1 日 付け の 発令 の とき は 、 そ の月 の 3日 ま で) 精 算 し た月 の 25日 ま で 1 2 非 常勤 職 員が 採 用され 、 又 は 退 職 した と き。 報 酬等 に 変更 が あつ た と き。 3 給 与所 得 者の 扶 養控除 等 ( 異 動 )申 告 書の 記 載内容 に 異 動 が あつ た とき 。 翌 月 の 2日 ま で(1 日 付け の 採 用 のと き は 、そ の 月の 2 日 ま で) 住 民 税 ファ イ ル 4 特 例計 算 書の 送 付を受 け た とき。 1 特 別徴 収 税額 の 通知が あ つ たとき。 2 特 別徴 収 税額 の 変更通 知 が あ つ た とき 。 5 月 末 日ま で 。た だ し 、中 途 採 用 者に つ いて は 特別 徴 収 を 開始 す る月 の 6日 ま で 、税 額変 更 者に つ いて は 変 更 する 月 の6 日 まで 注: 送付 期 限が 休 日に当 た る とき は 、そ の 翌日。 た だ し、 特 に必 要 がある と き は、 そ の都 度 指定 する。 別表第2 通 知 書 の作 成 時期 、 送付期 限 等 名称 作成時期 処理周期 不 勤 日 数通 知 書 1 職 員が 出 張 、休暇 、欠 勤 等 の 理 由 によ り 月の 全 日数( 退 職 ( 死 亡及 び 出向 を 含む。 ) を し た 者に つ いて は 、退職 日 ま で ) 通勤 し なか っ たとき 。 2 病 気休 暇 、介 護 休暇又 は 介 護 欠 勤 等( 給 料等 の 減額対 象 ) が ある と き。 期 末 勤 勉手 当 期 間 率 通知 書 期 末 手 当及 び 勤勉 手 当の計 算 を す る とき 。た だ し 、全額 支 給 さ れ る 者を 除 く。 そ の 月 の1 日 から 末 日まで 送付期限 翌 月 の 1日 ま で 6 月 15日 12月 2 日 注: 送付 期 限が 休 日に当 た る とき は 、そ の 翌日。 た だ し、 特 に必 要 がある と き は、 そ の都 度 指定 する。 別表第3 出 力 資 料の 送 付部 数 、送付 期 限 等 1 例 月処 理 A 区分 給与等 関係 名称 送 付 部 数 給 与課 長 へ の送付 送付期限 支 給 日 の4 日前 B 送 付 部 数 1 所 属長 へ の 送付 用途 送付期限 給 与 等 集計 表 3 支 給 日 の3 日前 給 与 等 支給 明 細書 1 2 精 算 報 告用 、職 員交 付 用 現 金 支 給者 名 簿 2 1 精 算 報 告用 住 民 税 納付 明 細書 3 所 属 別 現金 支 給額 集 計表 1 共 済 組 合掛 金 個人 別 明細書 1 1 財 形 貯 蓄控 除 明細 書 1 1 共 済 組 合貸 付 弁済 金 明細書 2 2 支 給 日 の3 日前 精 算 報 告用 厚生課用 厚 生 課 用 、所 属 保管 用 報酬等 関係 報 酬 等 集計 表 3 支 給 日 の3 日前 1 支 給 日 の2 日前 精 算 報 告用 報 酬 等 支給 明 細書 3 2 精 算 報 告用 、非 常勤 職 員交付用 現 金 支 給者 名 簿 2 1 精 算 報 告用 注:送 付 期限 欄 の日 数 には 、休 日 を含 め ない 。ただ し 、特 に必 要 があ る とき は 、そ の都 度 指定 する。 2 例 月処 理 以外 A 区分 名称 送 付 部 数 給 与課 長 へ の送付 送付期限 B 送 付 部 数 所 属長 へ の 送付 用途 送付期限 時間外 勤務手 当等関 係 給 与 等 集計 表 3 4 月 の 支給 日 の 4 日前 1 4 月 の 支給 日 の 3 日前 精 算 報 告用 給料等 関係 給 与 等 集計 表 3 4 月 の 支給 日 の 4 日前 1 4 月 の 支給 日 の 3 日前 精 算 報 告用 期末勤 勉手当 関係 給 与 等 集計 表 3 支 給 日 の4 日前 1 支 給 日 の3 日前 精 算 報 告用 給 与 等 支給 明 細書 1 2 精 算 報 告用 、職 員交 付 用 現 金 支 給者 名 簿 2 1 精 算 報 告用 所 属 別 現金 支 給額 集 計表 1 財 形 貯 蓄控 除 明細 書 1 1 厚生課用 給 与 等 集計 表 3 給 与 等 支給 明 細書 1 現 金 支 給者 名 簿 2 所 属 別 現金 支 給額 集 計表 1 給 料 切 替及 び 昇給 ( 昇 格 )発 令 通知 書 給与改 正に伴 う差額 精算関 係 所得税 関係 住民税 そ の 都 度指 定する。 1 2 そ の 都 度指 定する。 精 算 報 告用 精 算 報 告用 、職 員交 付 用 1 精 算 報 告用 2 1 所 属 保 管用 共 済 組 合掛 金 差額 明 細書 1 1 厚生課用 年 末 調 整表 2 給 与 所 得の 源 泉徴 収 票 2 2 受 給 者 交付 用 、税務 署 提出用 給 与 支 払報 告 書( 個 人 別 明 細書 ) 2 2 市 区 町 村提 出 用 所 得 税 関係 の 所属 合 計表 2 1 所 属 保 管用 住 民 税 特別 徴 収税 額 1 そ の 都 度指 定する。 そ の 都 度指 1 1 そ の 都 度指 定する。 そ の 都 度指 所 属 保 管用 所 属 保 管用 関係 個 人 明 細書 児童手 当関係 児 童 手 当明 細 書 定する。 1 定する。 支 給 日 の4 日前 注:送 付 期限 欄 の日 数 には 、休 日 を含 め ない 。ただ し 、特 に必 要 のあ る とき は 、そ の都 度 指定 する。
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