区災害ボランティアセンター 設置・運営マニュアル さいたま市・さいたま市社会福祉協議会 目次 第１章 災害ボランティアセンターとは ページ数 １ 設置目的・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １ ２ 主な役割・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １ 第２章 区センターの設置 １ 設置判断・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ３ ２ 統括責任者・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ３ ３ スタッフ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ３ ４ 設置場所・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ３ ５ レイアウト・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ４ ６ ボランティアの募集・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ４ ７ 情報管理・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ６ ８ 設備・備品・資材・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ７ 第３章 区センターの運営 １ 組織・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ９ ２ 運営時間・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ９ ３ 各班の活動内容と手順・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ９ 受付班・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １０ ニーズ班・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １２ マッチング班・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １４ 送り出し班・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １６ 資材班・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １７ 総務班（総務・会計担当） ・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １９ 総務班（広報・情報担当） ・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ２２ ４ 運営資金・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ２３ ５ ボランティア保険・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ２３ ６ 区センターの閉鎖・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ２３ ７ 残務処理・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ２４ 区センターの１日の流れ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ２６ 様式集・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ２７ 災害ボランティアセンター設置場所候補地の選定基準・・・・・・・・・・・ ３９ 区災害ボランティアセンター設置場所一覧・・・・・・・・・・・・・・・・ ４０ 参考資料・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ４１ はじめに このマニュアルの作成にあたっては、さいたま市とさいたま市社会福祉協議会で災 害にあった際の様々な状況を想定しながら、災害ボランティアセンターの設置・運営 について検討を重ねてきました。 しかしながら、このマニュアルは基本的な考えを示したものであり、災害の種類や 規模、時期によっては、柔軟な対応が求められることが考えられます。 運用にあたって問題や疑義が生じた場合には、このマニュアルにとらわれることな く、ボランティア活動が円滑に行われるよう期待します。 第１章 １ 災害ボランティアセンターとは 設置目的 大規模な災害が発生した場合、さいたま市地域防災計画では、関係機関や区災害ボ ランティアセンター等との連絡調整、ボランティア募集の広告等、災害ボランティア センターの運営に係る統括及び総合調整を行う「市災害ボランティアセンター（以下 「市センター」という。 ） 」と、ボランティアの受入窓口を設置し、参加申し込みの受 付や派遣調整等、ボランティアのコーディネート業務を行う「区災害ボランティアセ ンター（以下、 「区センター」という。） 」を設置することが明記されている。 区センターは、区内で災害が発生した際の災害ボランティアの活動拠点として、ボ ランティア活動が効果的・効率的に展開されることを目的に設置する。 ２ 主な役割 （１）市センターの役割 ・市災害対策本部との連絡調整に関すること ・埼玉県、埼玉県社会福祉協議会、他市町村社会福祉協議会及び他民間ボランティ ア団体等との連絡調整に関すること ・ボランティアに関する情報発信・問い合わせ窓口に関すること ・区センターとの連絡・調整・支援に関すること ・その他、関係業務に関すること （２）区センターの役割 ・ボランティアニーズの把握に関すること ・ボランティア受入と派遣調整に関すること ・市センター及び区災害対策本部との連絡調整に関すること ・その他連絡調整に関すること 1 【区センター相関図】 さいたま市災害対策本部 区災害対策本部 連携 連 携 設 置 連 携 市災害ボランティアセンター （運営主体：市社協） 連 絡 ・ 調 整 連 携 ・ 支 援 区災害ボランティアセンター （運営主体：市社協） ・一般ボランティア ・福祉ボランティア ボ ラ ン テ ー ニ ィ ズ 把 握 ア 派 遣 被災者（地域）のボランティアニーズ 2 設 置 第２章 １ 区センターの設置 設置判断 区災害対策本部が区センターを設置する必要があると判断した場合は、区は区セン ターを設置し、さいたま市社会福祉協議会（以下「市社協」という。）に運営を要請 する。 【設置基準の目安】 ①市域に「震度５強以上の地震」による被害が発生した時 ②風水害により市域に「災害救助法が適用される災害」又は相当する災害が発生 した時 ２ 統括責任者 区センターの統括責任者として、センター長及び副センター長を置き、市社協の職 員をもって充てる。 ３ スタッフ 区センターのスタッフについては、次の手順に基づき、センター長の判断により必 要な人員の確保を行う。 【スタッフ確保の手順について】 ① 第１段階（市・市社協内でのスタッフの確保） 市及び市社協の職員の被災状況や市社協区事務所等の復旧作業に必要な人員を確 認のうえ、職員をセンタースタッフとして配置する。 また、市は３名以上のスタッフを派遣する。なお、市職員の派遣についての調整は、 区長が行う。 ②第２段階（区内でのスタッフの確保） 区内において、ボランティア・ＮＰＯ、青年会議所、市民等からスタッフを募集す る。 ③第３段階（市内及び市外からのスタッフの確保） 第１・２段階を経てもなおスタッフが不足する場合は、市センターを通じ、県内・ 近隣都県の社会福祉協議会、市内外のボランティア、ＮＰＯ等に対して人的支援を要 請する。 ４ 設置場所 区センターは、別紙の設置場所候補一覧表の中から設置する。なお、災害の規模や 3 建物の被害状況により、設置場所候補以外の施設に設置することがある。 ５ レイアウト 区センター内のレイアウトは、区センターの設置場所を決定した後、下記のレイア ウト（案）を参考に、センタースタッフが協議の上、決定する。 災害ボランティアセンターレイアウト案 打合せ スペース ニーズ班 総務班 掲示板 掲示板 （各種情報） （注意事項、地図等） マッチング 物資置場 名札記載所 掲示板 ボランティア待機場所 （案内等） 受付班 送り出し班 資材班 資材置場 入口 ６ 出口 ボランティアの募集 ボランティアの募集は、市センターと協議の上、センター長が被害状況に応じて判 断する。 （１）ボランティア募集の手順について ①第１段階（市内でのボランティア募集） ・ホームページによる募集 ・ボランティア・NPO、民生・児童委員、青年会議所等へ協力依頼 ②第２段階（埼玉県内からのボランティア募集） ・市センターと連携し、県内の被災地以外の市町村社協等に対し、ボランティア 募集の応援要請を行う。 ③第３段階（埼玉県外からのボランティア募集） ・県内で必要なボランティアが確保できない場合は、市センターと連携し、埼玉 4 県社会福祉協議会を通じて、県外の都道府県社会福祉協議会に対し、ボランテ ィア募集の応援要請を行う。またホームページを通じて県外からボランティア の広域募集を行うとともに、マスコミに対し、ボランティア募集の広報依頼を 検討する。 （２）ボランティア募集の留意事項について ①被災者からのニーズは、被災後の時期により内容的にも量的にも大きく変化する。 また、被災直後は、ニーズがあっても避難勧告・避難指示が解除されないなど、 被災地に派遣できないケースも想定される。募集を行う際には、日々のボランテ ィア活動に関する状況を的確に把握し、活動内容や必要な人数を正確に情報発信 しなければならない。 ②ボランティア希望者の動向は、マスコミによる報道やホームページでの発信内容 に大きく影響される。情報発信に当たっては、スタッフ個人の判断によらず、必 ず複数名でチェックを行い、重要な案件については必ずセンター長の判断を仰ぐ ようにする。 ③ボランティア募集に当たっては、活動の際に個人で準備してほしい物品や活動上 の留意事項について、できる限り詳細に情報発信をするように注意する。 ④ボランティア希望者数は、土日に集中し、平日に減少するなど、曜日や時期など によって人数に増減が生じることも考慮に入れて募集を行う。 ⑤次のようなボランティアの調整は、区センターでは行わない。 ・自ら活動の内容を指定して活動を希望するボランティア（専門ボランティア） ・特技を生かしての慰問活動 【参考】ボランティアの種別及び受付窓口 種別 資格・職能 受付・登録窓口 一般ボランティア 以下の資格、職能を有していない者 災害ボランティアセンター （個人・団体を含む） 福祉ボランティアとして平常時より活動してい 災害ボランティアセンター 福祉ボランティア る団体・個人 専門ボランティア 特殊な資格、職能を有している者 各部 関係団体等 ①医師 ②看護師 ③保健師 ④薬剤師 ⑤歯科医師 ⑥歯科衛生士 ⑦栄養士 ⑧精神保健福祉士 ⑨臨床心理士 ⑩応急危険度判定士 ⑪被災宅地危険度判定士 ⑫外国語翻訳・通訳 資格・職能を有している者 ①アマチュア無線技士 ②大型運転免許所有者 ③オペレーター ④手話通訳 ⑤建設作業員 ⑥その他 ※さいたま市地域防災計画より抜粋 5 【ボランティア募集をチラシで行う場合の記載事項（例）】 ①区センターの名称・連絡先（電話・FAX 番号のみ） ②活動内容（作業内容）の概要 ③区センターの開設時間 ④区センターの場所（住所、目印、公共交通機関での来所ルート） ⑤必要備品（個人で用意してもらう備品） Ⅰ 服装 防寒性・通気性の良い素材、帽子、ジャンパーほか Ⅱ 携行品 折りたたみ傘、懐中電灯、携帯電話、雨ガッパ、軍手、マスク、タオル、 ティッシュ、救急用品（うがい薬、絆創膏など）ほか Ⅲ 食料品 飲料水、簡易食品（あめ、チョコレートなど）ほか Ⅳ 生活品 Ⅴ その他 小銭、筆記用具、メモ、健康保険証、運転免許証ほか ⑥服装 活動に支障なく動きやすく汚れてもいい服装をお願いする。 ⑦その他 宿泊は個人負担となることなど ７ 情報管理 （１）個人情報の管理について 区センターは、被災者のニーズ調査やボランティア登録等を通じて、取扱いに注 意を要する膨大な量の情報を収集することになる。スタッフやボランティアは日々 人が入れ替わることになるため、個人情報等に係るトラブルが起こりやすい状況に ある。センタースタッフは、この点に十分注意の上、個人情報の適切な整理・保管 に努めるとともに、各班のリーダーは、適宜、班内の個人情報の取扱い状況をチェ ックし、安全管理に努めるようにする。 （２）情報の混乱防止について 区センターでは、各班で様々な情報が収集されるとともに、多くの問合せが寄せ られる。こうした中で情報の混乱を防ぐためには、重要な情報については、一か所 に一旦集まるようにし、情報を整理、取捨選択の上、必要な部署やスタッフ又は関 係機関にスムーズに情報を伝達しなければならない。 このため、日々、スタッフミーティングの時間を定時に確保し、各班で出てきた 6 課題や重点事項については、スタッフ全員で共有するよう努めるようにする。 また重要な情報については、スタッフ用の掲示板の活用や資料の配布によって 周知徹底を図る。 ８ 設備・備品・資材 （１）電話回線の確保について 電話回線については、区災害対策本部経由で NTT へ依頼する。電話回線は最低 ５回線を確保する。 ①被災者用（相談受付用） ②ボランティア用（問合せ一般） ③FAX(聴覚障害者用、書類送信用) ④インターネット用（情報提供） ⑤予備（スタッフ間、センター間の連絡） ※その他、スタッフ間の連絡調整や現場ボランティアと区センターとの連絡調整 のため携帯電話を必要数確保する。 （２）備品・資材の確保及び管理について ・備品、資材の確保に当たっては、必要に応じ、区災害対策本部、市センター、青 年会議所、災害関係ＮＰＯ等に協力を要請する。 ・備品、資材は、可能な限り「購入したもの」 「無料借用したもの」 「有料借用した もの」「寄付されたもの」に分類し、その分類がわかるようにシールを貼って保 管をする。 ・増加する備品や資材の保管場所を予め明確にしておく。 （３）備品・資材の例 ①備品 【区センター運営用】 ・コピー機 ・印刷機 ・電話機 ・携帯電話 ・ＦＡＸ ・無線機 ・パソコン ・プリンタ ・机 ・いす ・掲示板 ・拡声器 ・発電機 ・ホワイトボード ・整理棚 など 【情報収集用】 ・ラジオ ・テレビ ・デジタルカメラ など 【ボランティア移送・スタッフ巡回・物品搬送用】 ・車両（軽トラック、ワゴン車） ・自転車 7 ・原付 など 【屋外資材置き場設置用等】 ・テント ・ブルーシート など ②事務用品 ・コピー用紙 ・模造紙 ・カッター ・ノート ・シャープペン ・ボールペン ・マジック ・ガム・布テープ ・セロテープ ・フラットファイル ・はさみ ・消しゴム ・修正テープ ・ダブルクリップ ・ホチキス ・クリアファイル ・クリップ ・のり ・輪ゴム ・画鋲 ・懐中電灯 ・電話帳 ・付箋 など ③事務用品以外 ・地図（広域、住宅） ・乾電池 ・延長コード ・電車・バス時刻表 ・ティッシュペーパー ・ウエットティッシュ ・ビニール袋 ・ビブス ・ビニールひも ・シール ・ガソリン缶 ・携帯電話充電器 ・トランシーバー ・立看板（災害ボランティアセンター看板、各班、ボランティア案内用など） ・病院（診療科目、救急の可否、診療時間等）の一覧 など ④緊急医療品 ・風邪薬 ・腹痛薬 ・目薬 ・体温計 ・テーピング ・傷薬 ・消毒液 ・ガーゼ ・包帯 ・三角巾 ・絆創膏 ・湿布 など ・カッパ ⑤ボランティア活動用資材 【ボランティアの身を守るために必要なもの】 ・防塵マスク ・ヘルメット ・軍手 ・ゴム手袋 ・タオル ・脚立 ・ゴーグル など ・石鹸 【ボランティア活動に必要なもの】 Ⅰ被災家屋の清掃用等に必要なもの ・ほうき ・ちりとり ・タワシ ・ホース ・バケツ ・雑巾 ・モップ ・デッキブラシ ・ロープ ・ジョウロ ・拭き掃除用洗剤 ・結束バンド ・熊手 など Ⅱ被災家屋、共同溝の泥出し用等に必要なもの ・スコップ ・土嚢袋 など Ⅲ被災家屋の床はがし、家具の解体用等に必要なもの ・バール ・釘抜き ・ノコギリ Ⅳゴミ、泥等の搬出に必要なもの ・リヤカー ・一輪車 など 8 ・ドライバー ・金槌 など 第３章 １ 区センターの運営 組織 区センターの組織は、次の組織図（案）を叩き台として、センタースタッフが協議 の上、決定する。なお、時間の経過による被災者の状況変化を勘案し、適宜、組織を 見直すこととする。 【組織図（案）】 受 付 班 電話受付担当 ニーズ班 現地巡回担当 マッチング担当 センター長 副センター長 マッチング班 活動先確認担当 活動先案内担当 送り出し班 送迎担当 資 材 班 総務・会計担当 総 務 班 広報・情報担当 ■受付班・・・・・ボランティアの受付など ■ニーズ班・・・・被災者からのニーズ把握など ■マッチング班・・被災者ニーズとボランティアの活動希望のマッチングなど ■送り出し班・・・ボランティアへの地理案内、送迎など ■資材班・・・・・ボランティア活動に必要な資材の受け渡し、管理など ■総務班・・・・・全体のとりまとめ、会計、情報管理など ２ 運営時間 区センターの運営時間は、８時３０分から１７時００分とする。ただし、時期によ り協議をして弾力的な運営を行う。 ３ 各班の活動内容と手順 被災状況、市民の状況を考慮し、次の各班の活動内容・手順を叩き台として、各班 に配属されたスタッフが協議を行い、各班の活動内容及び手順を決定する。 9 （１）受付班 ①活動内容 受付班は、被災地に来てくれたボランティアと最初に接する受け入れ窓口となり、 受付登録事務及びボランティア保険加入事務を行う。 ②活動手順 Ⅰ）ボランティア活動希望者の受付 ⅰ） 「ボランティア受付票個人用（様式１−１）」に必要事項を記入してもらう。 ※団体参加の場合は、事前に「ボランティア受付票団体用（様式１−２）」に 必要事項を記入のうえ、受付に提出してもらう。 ※受付票には、個人情報を記入してもらうため適切な管理に留意する。 ⅱ）活動希望者に次の内容を伝える。 ・受付が終了したら、ボランティア待機場所で待機すること。 ・マッチング班にてボランティア募集の声掛けを行うので、希望するボランテ ィアがあれば手を挙げること。 ・ 「ボランティア受付票」は、ボランティア活動保険の加入手続きと兼ねてい ること。 ⅲ）説明資料（ボランティア活動に行く前にお読みください）（様式１−３）を 配布する。 ⅳ）専門技術、資格をもっている方については、マッチング班に情報を伝える。 ⅴ）ボランティアは、原則小学生以下は不可とする。２０歳未満は、保護者など の承諾を得ることとし、 「ボランティア受付票（様式１） 」のチェック欄に承 諾を得ていることのチェックを記入してもらう。 ⅵ）ボランティア受付票は適切に保管しておく。 Ⅱ）名札の作成 区センターを通じたボランティア活動と分かるよう名前をフルネームで記入 した名札（ガムテープ等を利用）を体の見やすい位置に貼ってもらう。 Ⅲ）ボランティア受付数の集計 例：１日３回（11 時、１３時、１６時）集計を行い、総務班に報告する。 Ⅳ）ボランティア保険の加入事務 受付を行ったボランティアの氏名、生年月日、住所、電話番号、受付日等の項 目を記載した一覧表を作成し、総務班（総務・会計担当）に報告をする。 なお、一覧表に記載する項目は市センターを通して、保険加入の窓口である埼 玉県に確認をする。 10 【受付手順フロー図】 ボランティア活動希望者 「ボランティア受付票」を記入してもらう ボランティア活動希望者にボランティア活動 の探し方等を伝える 説明資料（ボランティア活動に行く前にお読 みください）を配布する 専門技術、資格を持っている方がい れば、マッチング班に伝える 名札を作成してもらう 11 （２）ニーズ班 ①活動内容 ニーズ班は、被災者と区センターとの最初の接点になることから、被災者への接遇 に十分に留意するとともに、被災者が必要とするボランティア活動の内容を正確に聴 き取り、効果的なマッチングを行えるようにする。 併せて、相談の中から、被災者の状況や隠れたニーズを把握するよう努める。 ②活動手順 Ⅰ）被災者ニーズの聴き取り ⅰ）主に電話（FAX） 、来所、地域の巡回などにより、ニーズの聴き取りを行う。 ⅱ）ボランティア依頼票（様式２）に沿って、活動内容等を正確に聴き取り、記 入する。 【聴き取りの際の留意事項】 ・活動の安全が確保されているか、特別な配慮が必要でないか。 ・緊急を要するか否か。 （高齢者、障害者世帯、ひとり暮らしなどのケースは、 優先的に派遣する。 ） ・希望活動日や時間帯は前後する場合があることを説明。（お宅へ向かう前に 区センターから事前連絡をする。） ・ボランティアの年齢・性別を考慮する必要はあるか。 ・待機しているボランティアの概数を念頭に置いて、派遣人数を依頼者にアド バイスする。 ・依頼内容が「危険な作業や専門技術の必要な作業、企業の営利活動に関する もの、政治活動や宗教活動に関するもの、極端な重労働など」に該当する場 合は、丁寧にお断わりする。 ・判断に困る場合は、他のスタッフに相談する。また、難しいケースは「現場 を見てからできるかどうか判断させてもらう」ことを依頼者に伝える。 ・ニーズ以外にも被災者等から苦情や意見等を多く寄せられる。内容をよく聞 き取り、メモを作成し、事務局用掲示板への掲示、ミーティングでの報告等 によりスタッフ間で情報を共有する。なお、必要に応じて、区災害対策本部 への連絡・報告を行う。 Ⅱ）マッチング班への引継ぎ ボランティア依頼票をマッチング班に手渡す。なお、依頼の細部については、 口頭で補足説明をする。 12 Ⅲ）依頼件数の集計 ボランティア依頼件数を集計し、総務班に報告する。 ③留意事項 ・報道機関からの問い合わせに対しては、正確な情報発信のため、総務班が一括し て行う。 ・被災者の状況・ニーズを正確に把握するため、状況によって「※ローラー聴き取 り」を行う。 ※10 人程度のグループで、地区割りをして現場に出向いて困っている人を探 す方法 13 （３）マッチング班 ①活動内容 マッチング班は、被災者からの様々なニーズとボランティアの活動希望を結びつけ る役割を担う。需給のミスマッチを最小限に防ぎ、ボランティアの安全を確保した上 で、ボランティアの自発性や柔軟性を活動に生かすよう留意する。 また活動を終えて区センターに戻ってきたボランティアに活動終了の確認を行い、 活動報告の記入をしてもらう。なお、必要に応じてボランティア活動証明書を発行す る。 ②活動手順 Ⅰ）事前準備 ⅰ）ボランティア依頼票（様式２）をニーズ班から受け取る。 （留意点等をよく確認すること） ⅱ）活動場所の地図をコピーし、ボランティア依頼票に添付する。 （広域地図と住宅地図をセットでコピーする） ⅲ）必要に応じ、送り出し班とボランティア用の移送車両について調整する。 Ⅱ）マッチング ⅰ）緊急度の高いニーズから順に、受付を終了したボランティアに対して、ボラ ンティア募集の声掛けを行う。 ⅱ）必要な人数が集まったらボランティアに対してオリエンテーションを行う。 Ⅲ）オリエンテーション ⅰ）グループリーダー及び副リーダーを決めてもらう。 ⅱ）グループリーダーにボランティア依頼票（様式２）、地図、依頼者へのご案 内（様式３）を渡し、ボランティア依頼票（様式２）の裏面に各ボランティ アの氏名等を記入してもらう。記載済みのボランティア依頼票（様式２）を コピー（表裏面）し、原本を保管する。保管する際は、受付番号順に整理す る。 ⅲ）オリエンテーションの内容 ・ボランティア活動の心構え ・１日の活動の流れ ・活動に当たっての注意事項（特に健康管理に注意するよう呼びかける） ・活動終了後の報告 ⅳ）グループリーダーに出発前に依頼者宅へ確認の電話をするよう指示する。 14 【オリエンテーションで特に強調すべき内容】 ・ここは被災地であり、想定外のことや二次災害が起こり得ること。自分の身は 自分で守らなければならないこと。少しでも危険と思われたら活動を中断する こと。 ・食費、交通費、宿泊費などについては、原則として自己負担になること。 ・活動にあたっては、受け身ではなく、自ら考え行動してほしいこと。 ・活動は、被災者一人一人の暮らしに合わせたものにする必要があること。自分 の希望に合わせてではなく、相手に合わせて活動を進めていただきたいこと。 ・判断に困った場合やケガした場合は、グループリーダーを通じて区センターに 連絡すること。少しのケガでも大事を取ること。大きなケガの場合は、救急車 を呼ぶことも考えること。 ・体調を崩さぬよう休憩をきちんと取ること。手洗いやうがいをまめにすること。 ・１６時までに必ず区センターに帰所すること。時間までに活動が終わらない場 合は、翌日継続する旨を依頼者に伝え、区センターにも帰所後に報告すること。 Ⅳ）活動を終えて区センターに戻ってきたボランティアの受け入れ ⅰ）ボランティアに感謝の言葉を掛け、グループリーダーに全員が帰所したか口 頭で確認する。 ⅱ）ボランティア依頼票（様式２）裏面の活動報告を記入してもらう。 ⅲ）ボランティアから特記事項を聴き取り、新たなニーズがあればニーズ班に引 き継ぐ。 ⅳ）１６時までに帰所しないグループについては、グループリーダーの携帯電話 に連絡する。 ⅴ）ボランティアから依頼があれば、ボランティア活動証明書（様式６）を発行 する。 ③ボランティア派遣方法 ボランティアの派遣方法については、上記によるほか、災害の内容や被災者の状況 に応じて柔軟に対応するものとし、適宜、次の派遣方法についても検討する。 ・ローラー派遣 被災者からの派遣依頼によらず、５人∼１０人程度のグループで被災地域を巡 回し、その場その場で被災者のニーズに対応する方法。 ・現場コーディネート方式 被害が大きい地域を集中的に支援するため、被災現地に支所（出張所）を設置 して、ある程度の人数（５０∼１００人程度）を送り込み、その場でマッチン グを行う方法。 15 （４）送り出し班 ①活動内容 送り出し班は、被災地の地理に不案内なボランティアに対し、活動場所への地理案 内を行うとともに、活動場所が遠く徒歩での到達が困難な場合にボランティアの移送 を行う。また必要に応じて、移送手段の確保を行う。 ②活動手順 Ⅰ）活動先の案内 地図をもとにグループリーダーに活動場所への道案内を行う。活動先までの距 離等を考慮し、到達方法を選択し、グループリーダーに指示する。また、交通 路の遮断などの道路交通状況を伝達する。 【到達方法】 ・徒歩 ・自転車 ・乗用車による移送 ・巡回バスによる移送 Ⅱ）移送方法の説明 乗用車又は巡回バスによる移送が必要な場合は移送方法を説明する。 ・乗用車の場合は、移送ボランティアを紹介。活動終了後の迎えの段取りを説 明する。 ・巡回バスの場合は、発車場所・時間と帰りの集合場所・時間を説明。 Ⅲ）送迎ボランティア、巡回バスの進行管理をする。 ③留意事項 Ⅰ）送り出し班のスタッフには、被災地の地理をよく知っている人を配置する。 Ⅱ）ボランティアの移送に当たっては、事前にマッチング班とよく連絡を取り、移 送が必要なボランティア数や活動場所について把握し、大まかなスケジューリ ングを行う。 Ⅲ）移送車両の確保に当たっては次の手段を検討する。 ・車両持ち込みの移送ボランティアを募集する。 ・近隣の社協、行政、福祉施設などから車両（乗用車、バス、自転車）を借りる。 ・ホテル・旅館、バス会社、レンタカー会社など企業から車両（乗用車、バス） を借りる。 16 （５）資材班 ①活動内容 資材班は、ボランティア活動に必要な資材等の調達とボランティアへの資材等の貸 し出し、在庫管理を行う。 【備品・資材の例】 Ⅰ）ボランティアの身を守るために必要なもの ・防塵マスク ・ヘルメット ・軍手 ・ゴム手袋 ・タオル ・脚立 ・ゴーグル など ・石鹸 ・カッパ Ⅱ）ボランティア活動に必要なもの ⅰ）被災家屋の清掃用等に必要なもの ・ほうき ・ちりとり ・雑巾 ・モップ ・タワシ ・熊手 ・ジョウロ ・デッキブラシ ・バケツ ・ホース ・拭き掃除用洗剤 など ⅱ）被災家屋、共同溝の泥出し用等に必要なもの ・スコップ ・土嚢袋 など ⅲ）被災家屋の床はがし、家具の解体用等に必要なもの ・バール ・釘抜き ・ノコギリ ・ドライバー ・金槌 など ⅳ）ごみ、泥等の搬出に必要なもの ・リヤカー ・一輪車 など ②活動手順 Ⅰ）ボランティアへの資材の受け渡し ⅰ）グループリーダーからボランティア依頼票（様式２）に基づき必要資材を確 認。 ⅱ）資材の使用方法、注意事項を説明のうえ貸し出す。 ※資材は、帰所後に必ず資材班に戻すよう説明。 ⅲ）資材貸出票（様式４）に内容を記載する。 Ⅱ）活動終了後の資材等の管理 ⅰ）ボランティアからの資材等の受け取り ⅱ）資材等の在庫管理、不足する資材等の調達 ③留意事項 ・在庫管理をスムーズに行うため、資材・物品を種類ごとにわかりやすく整理する。 ・市災害対策本部と密に連絡を取り、不要な資材が届いたり、過剰な在庫を抱えな 17 いよう注意する。 ・資材等の確保に当たっては、次の手段を検討する。 Ⅰ）小売店（ホームセンターなど）から購入する。 Ⅱ）区災害対策本部、地元の青年会議所、企業などに協力要請する。 Ⅲ）市センターを通じて、埼玉県社会福祉協議会、被災地外社協、災害関係 NPO に協力を要請する。 18 （６）総務班（総務・会計担当） ①活動内容 総務班は、区センター全体の取りまとめを行う要として、会計、市センターとの連 絡調整、外部からの問い合わせの対応、実績集計その他各班の業務に属さない業務を 行う。 Ⅰ）区センターの全体の取りまとめ ⅰ）スタッフ間で情報や認識を共有するためのミーティング（夜・朝）の開催 ※全スタッフに参加してもらう。 【夜のミーティング】 ・各班から本日の状況説明、反省、問題点、明日の予定などを説明する。 ※簡易な問題への対応方法については、その場で協議する。 【朝のミーティング】 ・前日のミーティングで出された重要事項の確認と本日の予定を説明する。 ⅱ）リーダーミーティングの開催 ・重要な案件で、各班のリーダーと協議する必要がある場合に随時召集する。 ⅲ）スタッフ・組織の管理 ・スタッフの受け入れ、概要説明、各班への配置を行う。 ・スタッフの入れ替わりに応じて名簿（様式５）を作成し、各班に配布する。 ・各班の繁忙に応じてスタッフ数の割り振りを変更する。 ・ニーズの状況変化に応じて組織を新設・廃止・変更する。 ・センター内のレイアウトを状況に合わせて随時変更する。 ⅳ）各班で判断がつかないことへの対応を検討する。 Ⅱ）活動集計・報告 ・ボランティア受付数 ・ボランティア依頼数 区災害対策本部、市センターへ報告する。 ・ボランティア派遣件数 Ⅲ）ボランティア保険の報告 受付班から報告されたボランティア受付一覧表を市センターに送付する。 なお、ボランティア受付一覧表に記載する項目については、市センターを通して 保険加入の窓口である埼玉県に確認をする。 19 Ⅳ）会計・物品管理 ⅰ）現金の管理、預金の引き出し ⅱ）会計簿の管理 ⅲ）備品・物品の購入、貸与手続き、管理保守 ⅳ）寄付等の受け入れ（区センターで使用する備品等に限る） 【必要な備品・物品の例】 ⅰ）備品 区センター運営用 ・コピー機 ・印刷機 ・電話機 ・携帯電話 ・ＦＡＸ ・無線機 ・パソコン ・プリンタ ・机 ・いす ・掲示板 ・拡声器 ・発電機 ・ホワイトボード ・整理棚 など 情報収集用 ・ラジオ ・テレビ ・デジタルカメラ など ボランティア移送・スタッフ巡回・物品搬送用等 ・車両（軽トラック、ワゴン車） ・自転車 ・原付 など 屋外資材置き場設置用等 ・テント ・ブルーシート など ⅱ）事務用品 ・コピー用紙 ・模造紙 ・カッター ・ノート ・シャープペン ・ボールペン ・マジック ・ガム・布テープ ・セロテープ ・フラットファイル ・はさみ ・消しゴム ・修正テープ ・クリップ ・ダブルクリップ ・ホチキス ・クリアファイル ・輪ゴム ・画鋲 ・付箋 ・地図（広域、住宅） ・乾電池 ・懐中電灯 ・電話帳 ・延長コード ・電車・バスの時刻表 ・ティシュペーパー ・ウエットティシュ ・ビニールひも ・ロープ など ・のり ・ビニール袋 ⅲ）緊急医療品 ・風邪薬 ・腹痛薬 ・目薬 ・体温計 ・テーピング ・傷薬 ・消毒薬 ・ガーゼ ・包帯 ・三角巾 ・絆創膏 ・湿布 など 20 Ⅴ）その他 ⅰ）ボランティア等のケガ、病気への対応 ⅱ）施設管理（駐車場の管理）、ごみの収集 ⅲ）人手が足りない班への臨時の応援 ⅳ）区災害対策本部、市センター等の関係機関への情報提供 ⅴ）ボランティア希望者、外部からの問い合わせ等への対応 ⅵ）ボランティアスタッフから苦情受付の報告があった際は、苦情受付・処理簿 （様式７）に記入のうえ提出してもらう。 ②留意事項 ・総務班全員が各班の業務の概要を理解しておくこと。 ・各班のスタッフの不満や苦情、意見を吸い上げ、必要に応じ、センター長や副セ ンター長と相談すること 21 （７）総務班（広報・情報担当） ①活動内容 広報・情報班は、区センターの設置やボランティアの募集など、区センター全体の 広報を行うとともに、各種情報収集及びホームページ等を活用しての情報発信業務を 行う。 災害時における迅速な情報収集・整理、スタッフ間の情報共有、外部への正確な情 報発信の重要性を認識するとともに、個人情報等の適切な管理のために細心の注意を 払うよう留意する。 Ⅰ）広報 ⅰ）区センター設置の広報 被災者に対し区センターの設置及びボランティアの依頼方法の周知を行う。 ・広報車による巡回、防災無線による広報 ・ホームページによる広報、アマチュア無線の活用による広報 ・立て看板に設置、チラシの配布 ・被災地域の家屋、避難所を直接巡回してのローラー作戦による周知 ⅱ）ボランティア募集の広報 ホームページ、関係機関・団体へ電話連絡等の方法によりボランティアの募集 を行う。その際、ボランティア募集時のチェックリスト（様式８）で確認する。 ⅲ）案内板の設置 最寄駅などから区センターまでの道順を示す案内板（立て看板、ポスター等） を設置する。 Ⅱ）情報収集 ⅰ）区災害対策本部の対応状況、避難所の状況 ⅱ）ライフライン・公共交通機関の状況 ⅲ）区内行政各部署の復旧状況、社会福祉施設・病院等の公的機関の運営状況 ⅳ）宿泊施設、小売店の運営状況 ⅴ）道路交通状況 Ⅲ）情報発信 ⅰ）スタッフ間の情報共有 ミーティング、掲示板への貼り出し、資料の配布等 ⅱ）報道機関からの取材対応 ⅲ）被災地外へのホームページによる情報発信 被災者、ボランティア活動、区センター運営等の状況 22 ４ 運営資金 活動に必要な資金については、区災害対策本部、市センターと協議する。 ５ ボランティア保険 区センターにおいて受付を行ったボランティアの氏名、生年月日、住所、電話番号、 受付日等の項目を総務班（総務・会計担当）から市センターに報告をする。（埼玉県で は災害時の支援活動を行うボランティアの事故等を補償するため、防災ボランティア災 害保険に加入している。よって、埼玉県には市センターから報告をする。 ） ※保険加入にあたり報告する項目は、市センターを通して埼玉県に確認をする。 ※埼玉県のボランティア保険制度の見直しが行われて廃止になって場合には、ボラン ティア保険に加入していないボランティア参加者は、ボランティアの受付の際に 「全国社会福祉協議会のボランティア活動保険」に加入してもらうこととする。 ６ 区センターの閉鎖 （１）閉鎖に向けた検討 区センターの閉鎖に当たっては次項のポイントに留意し、市センターに連絡の上、 区災害対策本部、地域関係者等と閉鎖に向けた検討を行う。 【閉鎖を検討する時期】 ・活動依頼がほとんどなくなったとき、又はボランティアによる活動では対応でき ない（適当ではない）依頼が多数となったとき（人手よりも重機・機材による活 動、長期的支援、高度な専門性・技術力が求められる依頼など） ・既存の団体等の日常的な活動に引き継げるようなニーズが多数となったとき。 ・被災住民又は区災害対策本部から閉鎖の要望を受けたとき。 【閉鎖の検討協議の前に行う作業】 閉鎖の検討協議にあたり、以下の作業を前もって行っておく。 ①ニーズの最終確認 受付けた依頼でまだ対応していないものがないか、埋もれたニーズがないか等の 確認を行う。埋もれたニーズの確認は、避難所や民生委員等の組織を通じて行う。 また、必要に応じてボランティア等の協力により、現地に出向いて、被災住民に 直接確認をする。 ②関係機関との協議 閉鎖しても問題がないかを関係機関と協議の上、確認する。 23 ③引継ぐ団体との調整 継続支援が必要なニーズは、他団体の通常活動に引き継ぐための調整を行う。 （２）閉鎖に向けた手順 センター長、副センター長、区災害対策本部等の代表者による協議を通じて区セ ンターの閉鎖が適当であると判断した場合、市センターと協議のうえ、閉鎖を決定 する。 【閉鎖の手順】 ①閉鎖の告知 ・閉鎖の告知は、5 日∼１週間前に行う。 ・閉鎖後の対応窓口（市社協等）を明らかにしたうえで、報道機関へ説明・資料 提供を行うとともに、区センター、区役所、市センター、市、市社協の広報媒 体（ホームページ、関連広報物など）を通じて広報する。またチラシ等により 地域住民、ボランティア、関係機関への周知に努める。 ②資器材の整理 ・購入あるいは借用、援助されたもののうち、引き続き使用できるものはあらか じめ定められた場所に保管、返却する。使用できないものは処分し、借用先に 現物あるいは金銭での保証を行う。 ③施設の現状回復 ・区センターとして使用した施設を清掃、整理、整頓し、使用前の状態に戻す。 ④その他 ・必要に応じて、スタッフ、区役所、関係機関等により閉所式を開催する。 ７ 残務整理 ①活動報告の作成 活動報告は、区センター運営上の課題や今後に向けた改善策を明らかにしたもの とする。 （例：受付けたニーズ、ボランティア・スタッフの活動者数、コーディネートの 状況、区センター運営の総括 他） 24 ②決算報告の作成 受入れ資金、執行状況、余剰金の使途を記載する。また会計監査を実施する。 ③その他 各機関等へのお礼状の作成及び送付、活動報告等のホームページでの公開を行う。 25 【区センターの１日の流れ】 （区センター運営時間８時３０分から１７時００分） ■ボランティア依頼票(様式2)を 作成する ■記入したボランティア依頼票 をマッチング班に渡す 【ニーズ班】 ニーズの聴き取り ■ボランティア依頼票をもとに、 緊急度の高いニーズからボラン ティア募集の声掛けを行う 【マッチング班】 ボランティア募集の 声掛け ボランティア 活動希望者 【受付班】 ボランティア受付 ボランティア 活動の選択 【マッチング班】 グループづくり オリエンテーション ■ボランティア依頼票(様式2) に基づき資材貸出票(様式4)を 作成する 【資材班】 配布する資材の準備 【資材班】【送り出し班】 資機材の受取・送迎 ■ボランティア受付票(様式1)を記入してもらう 個人用(様式1-1)、団体用(様式1-2) ■ボランティアの探し方等の説明を行う ・ボランティア募集の声掛けに手を挙げること ・受付票は保険加入手続きを兼ねていること ■説明資料(様式1-3)を渡す ■名札を作成してもらう ■マッチング班がボランティア募集の声掛けを行うの で、希望するボランティアに手を挙げてもらう ■ボランティアが集まったら、活動ごとにグループ をつくり、リーダーを決めてもらう ■ボランティア依頼票（様式２）の裏面に各ボラン ティアの氏名等を記入してもらう ■オリエンテーションで活動内容や注意事項の説明 をする ■ボランティア活動に必要な資機材を確認する ■必要な資機材を渡す ■徒歩及び送迎により活動場所へ向かってもら ボランティア 活動 【マッチング班】 活動終了の報告 【資材班】 資材の返却 26 ■全員で帰所したことを報告してもらう ■リーダーにボランティア依頼票（様式２）裏面の活 動報告を記入してもらい、マッチング班に提出しても らう ■資材を返却してもらう 様 式 集 （様式１−１） ボランティア受付票（個人用） ○○区 災害ボランティアセンター 受付日 平成 受付番号 年 月 受付時間 日 受付者氏名 時 分 太線内を記入してください。 受付の状況 初めて ・ 回目（前回の活動した日 ） （ふりがな） 男 ・ 女 氏 名 〒 住 − 所 （携帯） 電 （自宅） 話 （緊急連絡先） [ ボランティア 加入済 活動保険 活動期間 災害ボランティア 経験 備 歳 本日のみ ・ 月 日（ ・ ）から 未加入 月 初めて ・ 経験あり（ 日まで（ 日間可能） ） （２０歳未満の方） 考 保護者などの承諾 （資格等） 活動種類 様方] を得ている 一般・スタッフ・その他（ ） その他特記事項 ※連日活動以外は全て受付して下さい。 ※受付票は防災ボランティア災害保険の加入手続きを兼ねているため、 記載内容は埼玉県へ報告します。 27 （様式１−２） ボランティア受付票（団体用） ○○区 災害ボランティアセンター 受付日 平成 受付番号 年 月 受付時間 日 受付者氏名 時 分 太線内を記入してください。 参加者数 （ふりがな） 男 人 団 体 名 女 人 計 人 〒 住 ふ − 所 り が な 代表者氏名 （携帯） 電 （事務所） 話 （緊急連絡先） ボランティア 活動保険 災害ボランティア 経験 備 [ 加入済者数（ 初めて（ 人） ・ 未加入者数（ 人） ・ 経験あり（ 様方] 人） 人） 考 活動種類 一般・スタッフ・その他（ ） その他特記事項 ※連日活動以外は全て受付して下さい。 ※各ボランティアの氏名等を別紙「ボランティア受付票（団体用別紙） 」に記入してください。 ※受付票は防災ボランティア災害保険の加入手続きを兼ねているため、 記載内容は埼玉県へ報告します。 28 ○○区災害ボランティアセンター （団体用別紙） ボランティア受付表 Ｎ Ｏ 氏名 性別 生年月日 住 1 男・女 19 年 月 日 2 男・女 19 年 月 日 3 男・女 19 年 月 日 4 男・女 19 年 月 日 5 男・女 19 年 月 日 6 男・女 19 年 月 日 7 男・女 19 年 月 日 8 男・女 19 年 月 日 9 男・女 19 年 月 日 10 男・女 19 年 月 日 11 男・女 19 年 月 日 12 男・女 19 年 月 日 13 男・女 19 年 月 日 14 男・女 19 年 月 日 15 男・女 19 年 月 日 所 携帯番号 緊急 活動 ボランティア 連絡先 経験 保険 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 有 加入済 無 未加入 ※受付票は防災ボランティア災害保険の加入手続きを兼ねているため、記載内容は埼玉県へ報告します。 29 （様式１−３） ボランティア活動に行く前にお読みください！ １ ボランティア活動の心構え 依頼者の気持ちを尊重してください。相手によって望んでいることは違います。自分に合わせ て行動するのではなく、相手に合わせて無理強いしないように活動して下さい。 ２ 活動する時の注意点 ・依頼者のお宅／避難所に着いたら 「○○区災害ボランティアセンターから来ました」と伝え、依頼者に「依頼者へのご案内」 を渡してください。そして、作業内容の確認をしてください。 ・こんな時は、必ず災害ボランティアセンターへ連絡してください。 ＴＥＬ０４８−○○○ ○○○○ 「ケガをした時」 「体調が悪くなった時」 「活動が危険または手に負えないと判断される時」 「依頼された以外の活動を頼まれた時」 「判断に困った時」 ・活動中は、災害ボランティアセンターから来たボランティアとはっきり分かるよう、ガムテ ープに名前を書いて、体のわかりやすい位置に貼ってください。 ・安全に活動するためにも休憩を取りましょう（１時間に１∼２回１０分程度） ・安全に十分に注意してください。建物内で裸足が危険な所は、土足でよいか確認してくださ い。 ・危険な作業、企業の営利行為、政治的・宗教活動への手伝いは断ってください。 ・謝礼は受け取らないでください。 （お菓子やジュースぐらいであれば、気持ちよくいただき ましょう。 ） ・昼食を挟んでの活動が見込まれる場合は、昼食を各自で調達してください。 ・必ず２人以上で行動してください。持ち場を離れる場合はリーダーへ連絡しください。 ・必要なものかゴミかどうかは、依頼者にきちんと確認してください。ゴミは分別をきちんと 行ってください。 ・被災地でのカメラ撮影等は控えてください。被災者のプライバシーを守りましょう。 ・マスコミ等からの取材に対しては、不確実な情報は話さないでください。マスコミ報道の影 響力は大変大きく、間違った情報が流れると混乱の原因となります。 ３ 活動が終わったら ※１６時までに戻ってきてください！事故を防ぐためにも時間厳守してください。 ・依頼者に、作業終了の確認をお願いしてください。 ・活動終了時に災害ボランティアセンターに連絡してください。 明日以降の活動継続を希望されるかどうかを、依頼者に確認し、追加希望があれば、ボラン ティア依頼票（日時、内容、期間、連絡先、氏名）に必ず追記してください。 ・災害ボランティアセンターに戻り、資材の返却、活動報告を行ってください。 ・活動報告の際、ボランティア依頼票裏面（様式２−２）の活動報告欄を記入してください。 30 （様式２） ・ 受付番号 月 番 日 ○○区災害ボランティアセンター ボランティア依頼票 受付時間 受付者氏名 時 活動内容 □室内清掃 □家具等の移動（内容 □ごみ出し □割れたもの等の片づけ 分 ） □話し相手 □泥の除去（床下・家の周り・庭・共同溝） □その他（ ） 留意点[ 希望活動日 活動場所 希望派遣人数 月 ] 日（ ） 時 分 ∼ 分 [ 新規・継続 ] 住所 目印になる建物等 合計 到達時間（徒歩・車） 人（性別の希望があれば 男 □バケツ □ほうき □ちりとり□雑巾 必要資材 時 □モップ □デッキブラシ 人 女 分 人） □スコップ□一輪車 □土嚢袋 □タワシ □バール □その他（ ） 備 考 （携帯番号） ふりがな 依頼者氏名 （自宅電話番号） ※活動場所と依頼者住所が異なる場合のみ記入 依頼者住所 特殊事情 ひとり暮らし・高齢者・障害者・病気・乳幼児・その他 （その他： ） 備考 裏面あり 31 （ボランティア依頼票裏面） ○○区災害ボランティアセンター 【派遣者】 派遣者人数： 名 （男 名 ・ 女 リーダー氏名 メンバー氏名 名） 携帯番号 （副） ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ 【活動報告】 報告日 月 日（ ） 時 分 報告者氏名 □ニーズあり 継続ニーズの （内容 ） 有無 □ニーズなし（終了） ・連絡事項 ・気が付いたこと ・感想 ※ボランティア活動を終えて、ボランティアセンターに戻ったら、上記の活動報告を記入のうえ、マッ チング班に提出してください。 32 （様式３） ○○区災害ボランティアセンター 依頼者へのご案内 私たちは、○○区災害 ボランティアセンターからきました ボランティアへの報酬は必要ありません。 ボランティア活動で気づいたことや 継続してボランティアが必要な場合は、下記までご連絡ください。 ＜ご理解いただきたいこと＞ ○作業中に二次災害の危険性が予見された場合の作業の中断 ○作業終了時間のお願い センターへの帰所時間 １６時００分まで ○休憩時間の必要性（１時間に１回１０分） ○トイレの借用のお願い ○お断わりする作業 ・営利行為、政治的、宗教的活動へのお手伝い ・リーダーが危険と判断する作業（例：高所作業など） ○○区災害ボランティアセンター 住 所： 電 話： ＦＡＸ： 33 （○○○○○内） （様式４） 資材貸出票 （ 資材班受付者 月 日受付分） 時 間 ○○区災害ボランティアセンター 資材班受付者 貸 出 時 間 返 却 グループ リーダー名 活動場所 特記事項 貸出資材一覧 資材名 数量 資材名 数量 34 資材名 数量 さいたま市 区災害ボランティアセンター スタッフ名簿 （様式５） ○月○日現在 班名 リーダー 名前 所属団体 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 ○月○日 センター長 副センター長 受付班 受付班 受付班 ニーズ班 ニーズ班 ニーズ班 マッチング班 マッチング班 マッチング班 送り出し班 送り出し班 資材班 資材班 総務班 総務班 総務班 35 （様式６） ボランティア活動証明書 平成 年 月 日 住所 氏名 さいたま市○○区災害ボランティアセンター センター長 上記の者は、さいたま市○○区ボランティアセンターで受け入れたボランティアとして 下記のとおり活動したことを証明します。 記 １．災害名 ２．活動地域・場所 ３．活動日 ４．活動内容 以上 36 （様式７） ○○区災害ボランティアセンター ○○区災害ボランティアセンター苦情受付・処理簿 受付者 苦情申出人 苦情受付日 平成 総務班長 年 月 副センター長 日（ ） センター長 時 住 所 電 話 フリガナ 性 別 氏 名 年 齢 分 男 ・ 女 歳 苦 情 の 内 容 苦 情 に つ い て の 対 処 内 容 処理日 平成 年 月 日 開始 平成 年 月 日 完了 苦情解決結果 37 未 ・ 済 （様式８） ボランティア募集時のチェックリスト 項目（確認内容） １ 区センターの名称を記載したか ２ 区センターの連絡先（電話・FAX）を記載したか ３ 活動内容（作業内容）を記載したか ４ 募集人数を記載したか ５ 区センターの開設時間を記載したか 区センターの場所を記載したか ６ （住所、目印、公共交通機関での来所ルート） ７ 個人で用意してもらう備品を記載したか ８ 服装について記載したか ９ 宿泊は個人負担になることを記載したか １０ 活動上の留意事項を記載したか 38 【災害ボランティアセンター設置場所候補地の選定基準】 １ 施設について （１）１，０００人規模のボランティアの受付、コーディネートに対応できるだけの十 分な屋内スペースを有し、ボランティアの受け入れから派遣までの導線をできる だけ短く、わかりやすく配置できること。 （２）ボランティアの移送車両や物資の搬入搬出、仮設トイレの設置等に活用するため、 駐車場等の屋外スペースが確保できること。 （３）設備について ・トイレが複数あること。 ・複数の電話回線が引けること。 ・複数のコピー機、パソコンなどの機器があり、十分な容量が確保できる電源設備 があること。 ・冷暖房設備、自家発電設備、防災無線設備、シャワー、スタッフの宿泊スペース 等を備えていれば、なお望ましいこと。 （４）市の避難場所に指定されている施設を除くこと。 ２ 周辺状況について （１）施設周辺のライフラインに被害が少ないこと。 （２）ボランティア派遣に支障がないよう被災地から離れすぎていないこと。 （被災地が分散している場合には、出張所の設置も検討すること。 ） （３）交通アクセスに優れ、周囲の道路が通行可能であること。 （４）スタッフ、ボランティアの宿泊場所、駐車スペースなどに活用できる公共施設等 が近くにあること。 （５）コンビニエンス・ストア、スーパー、ホームセンターなど食料、生活用品、資材 を調達できる商業施設が近くにあること。 39 【区災害ボランティアセンター設置場所候補一覧】 区災害ボランティアセンターは、次の施設の中から設置する。 区 名 候補順位 施設名 西 北 区 区 大宮区 見沼区 中央区 桜 区 浦和区 南 緑 区 区 岩槻区 所在地 １ 西区役所 指扇３７４３ ２ 西部文化センター 三橋６−６４２−４ ３ 馬宮コミュニティセンター 西遊馬５３３−１ １ プラザノース 宮原町１−８５２−１ ２ 宮原コミュニティセンター 吉野町２−１９５−１ ３ 日進公園コミュニティセンター 日進町１−３１２−２ １ 大宮区役所 大門町３−１ ２ 生涯学習総合センター 桜木町１−１０−１８ ３ 高鼻コミュニティセンター 高鼻町２−２９２−１ １ 見沼区役所 堀崎町１２−３６ ２ 職員研修センター 堀崎町４８−１ ３ 片柳コミュニティセンター 染谷３−１４７−１ １ 中央区役所 下落合５−７−１０ ２ 中央区保健センター 本町東４−４−３ ３ 与野本町コミュニティセンター 本町東３−５−４３ １ 桜区役所 道場４−３−１ ２ プラザウエスト 道場４−３−１ ３ 記念総合体育館 道場４−３−１ １ 浦和区役所 常盤６−４−４ ２ 浦和区保健センター 常盤６−４−１８ ３ 北浦和図書館 北浦和１−４−２ １ 南区役所 別所７−２０−１ ２ 沼影公園 沼影２−７−３５ ３ さいたま市文化センター 根岸１−７−１ １ 緑区役所 中尾９７５−１ ２ 美園小学校 大門４３５９ ３ プラザイースト 中尾１４４０−８ １ 岩槻区役所 本町３−２−５ ２ （旧）岩槻区保健センター 府内１−８−１ ３ 岩槻文化公園 村国２２９ 40 参 考 資 料 １）賃貸借契約書の雛形 民間施設を借用する場合の参考としてください。 賃 貸 借 契 約 書 賃貸人 ○○○○○（以下「甲」という。 ）と賃借人 さいたま市（以下「乙」という。） との間において、○○ビル○○室に関する賃貸借契約を次のとおり締結する。 （賃貸借物件） 第１条 甲は、乙に対し次の物件（以下「貸室」という。）を賃貸し、乙はこれを賃借する。 （１）所 在 さいたま市○区○○○丁目○番○号 （２）構 造 鉄骨鉄筋コンクーリート造 地下○階 地上○階 （３）場所及び面積 ○階 ○○室 ○○．○㎡ （使用目的） 第２条 乙は、貸室を○区災害ボランティアセンターとしてのみ使用し、それ以外の目的 に使用してはならない。 （賃貸借期間） 第３条 賃貸借の期間は、平成○○年○月○日から平成○○年○月○日までの間とする。 ２ 前項の賃貸借期間は、賃貸借期間満了の日の甲からは○ケ月、乙からは○ケ月前まで に甲及び乙のいずれからも文書による別段の意思表示がない場合は、この契約は、当該 期間満了の日の翌日から更に○年間更新するものとする。その後も同様とする。 （賃料及び共益費） 第４条 賃料は、月額○○○，○○○円(消費税込)とする。ただし、前条に定める賃貸借期 間の始期又は終期が月の中途にかかるときは、当該月分の賃料は、日割り計算による。 ２ 共益費は、月額○○，○○○円(消費税込)とする。 （賃料の支払い） 第５条 乙は、第４条第１項に定める賃料を毎月末日までに、当月分を甲に支払うものと する。 （共益費等賃料以外の諸費用） 第６条 乙は、第４条第１項に定める賃料のほか、次に定める諸経費を負担し、毎月の賃 料と同時に甲に支払うものとする。 （１）第４条第２項に定める共益費 （２）貸室内の電気料金その他の乙専用に供する諸経費 （３）その他乙の負担に属するべき料金又は支払金 （事前承諾事項） 第７条 乙は、あらかじめ甲に申し出て、甲の書面による承諾を得た場合に限り、甲の承 諾する方法で次の行為をすることができる。 （１）貸室を模様替えすること、又は諸造作若しくは諸設備の新設、移設、増設、除去若 41 しくは変更をすること。 （２）重量物及び電気容量に変更を及ぼす機器の新設、移設、増設、除去又は変更をする こと。 （３）電気、水道等の配管配線の新設、移設、増設、除去又は変更をすること。 （４）建物の内部及び周囲の看板、掲示物、標識等の新設、移設、増設、除去又は変更を すること。 （５）貸室に第三者を同居させること、又は乙以外の在室者名義を表示すること。 ２ 前項の工事は、乙の責任と費用負担により実施する。 （解除） 第８条 乙がこの契約を解除しようとする場合には、○ヶ月前までに甲に対し書面をもっ てその旨の予告をしなければならない。 （貸室の原状の回復と明渡し） 第９条 乙は、契約の期間満了、解除等により賃貸借契約が終了するときは、賃貸借契約 の終了する日までに、次に掲げる工事を完了し、貸室を原状に回復し、甲に明け渡さな ければならない。 （１）乙所有物件の収去 （２）乙が貸室に設置した造作、間仕切りその他の設備の撤去 （貸室への立入り） 第１０条 甲又はその使用人は、建物の保全、管理、防犯防火、救護その他建物の管理上 必要ある場合には、随時貸室内に立ち入り、必要な措置を講ずることができる。 （契約の消滅） 第１１条 天災地変その他の不可抗力により建物の全部又は一部が消滅し、又は破損し、 賃貸借物件の大部分が使用不可能となった場合、本契約は当然終了するものとする。 （協議事項） 第１２条 この契約に定めない事項については、その都度誠意をもつて甲乙協議の上取り 決める。 この契約の証として、本書２通を作成し、甲乙記名押印のうえ、各自１通を保有する。 平成 年 月 日 さいたま市○区○○○丁目○番○号 甲 ○○○○○○○○ ○○○○○ ○○ ○○ さいたま市浦和区常盤６丁目４番４号 乙 さいたま市 さいたま市長 ○○ ○○ 42 参 考 資 料 ２）専門ボランティア等の担当部署一覧 種別 専門ボランティア 担当部 医師 保健福祉部 看護師 保健福祉部 保健師 保健福祉部 薬剤師 保健福祉部 歯科医師 保健福祉部 歯科衛生士 保健福祉部 栄養士 保健福祉部 精神保健福祉士 保健福祉部 臨床心理士 保健福祉部 応急危険度判定士 施設復旧部 被災宅地危険度判定士 復旧計画部 外国語翻訳・通訳 経済部 アマチュア無線技士 総括部 大型運転免許所有者 施設復旧部 オペレーター 施設復旧部 手話通訳 保健福祉部 建設作業員 施設復旧部 防災ボランティアコーディネーター 市民部 指定避難所 各区災害対策本部・避難場所担 当職員 支援物資受入 財政・被害調査部 43
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