Mata kuliah : A0804 - Proyek Minor Informasi Akuntansi
Tahun
: Feb - 2010
Gambaran Objek Penelitian
Pertemuan 17 - 22
Bagian isi dalam Laporan Proyek
• Bab 1 Pendahuluan
• Bab 2 Landasan Teori
Bab 3 Gambaran Objek Penelitian
Bina Nusantara University
3
PENDAHULUAN
LANDASAN
TEORI
GAMBARAN
OBJEK
PENELITIAN
SKRIPSI
Bina Nusantara University
4
Isi Gambaran Objek Penelitian
•
•
•
•
•
•
Sejarah dan bidang usaha perusahaan
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas serta Wewenang
Sistem Berjalan Perusahaan
Analisis Permasalahan dan Solusinya
Analisis Hasil Temuan Survey
Identifikasi Kebutuhan Informasi
Bina Nusantara University
5
Penyajian dalam daftar isi Proyek
BAB 3 GAMBARAN OBJEK PENELITIAN
3.1
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.1.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.1.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.2
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.2.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.2.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.3
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.3.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.3.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
dst
Bina Nusantara University
6
Bab 3 Gambaran Objek Penelitian
Pada dasarnya bab ini terdiri dari 3 (tiga) butir yaitu:
•
•
•
Pengumpulan data dan informasi secara lengkap dari
perusahaan
Penggambaran sistem informasi perusahaan.
Analisis data atau permasalahan.
Bina Nusantara University
7
Sebagai contoh jika mahasiswa menganalisis dan
merancang sistem informasi persediaan barang suatu
perusahaan, maka ketiga butir uraian bisa tampak di
sini. Itu adalah pada perumusan obyek penelitian atau
populasi dan sampel berisi organisasi perusahaan dan
tugas/kewenangan personilnya (Ini bisa menjadi subbab
3.1), manual atau prosedur tertulis atau peraturan (Ini
bisa menjadi subbab 3.2).
Bina Nusantara University
8
Pada metode pengumpulan data dibahas prosedur yang
dijalankan saat ini secara kenyataan di lapangan pada
Bagian Pengolahan Data, Gudang, Pembelian, Produksi
dan Keuangan.
Ini berarti Anda melakukan pengumpulan data di lapangan
(Ini bisa menjadi subbab 3.3, dst)
Bina Nusantara University
9
• Pada bagian analisis data atau permasalahan dijabarkan
analisis sistem persediaannya. Untuk ini bisa digunakan
diagram aliran data. Perbandingan antara kriteria
menurut teori, prosedur tertulis dan prosedur di
lapangan. Temuan yang diperoleh dari hasil
perbandingan tersebut.
Bina Nusantara University
10
• Jika mahasiswa merancang suatu paket perangkat
lunak, maka pembahasan pada bab ini mengenai
analisis kebutuhan, gambaran umum sistem yang
mencakup diagram aliran data, diagram hubungan antar
entitas atau diagram blok dan formalisasi modelnya yang
bisa menggunakan diagram transisi, diagram automata,
gramar, spesifikasi formal atau algoritma.
Bina Nusantara University
11
Kerangka Analisis Objek
• Di dalam bab ini diuraikan secara garis besar kerangka
analisis objek yang diteliti. Bab ini terdiri dari beberapa
subbab dengan judul, uraian dan alat bantu (diagram,
chart, block schema) sesuai masalah yang dibahas.
Bina Nusantara University
12
Kerangka Analisis Objek (cont.)
• Format dan outline yang berlaku untuk menuliskan Bab
3 ini adalah menekankan pada inti permasalahan yang
ada pada obyek yang diteliti
Bina Nusantara University
13
Contoh Perumusan Objek Penelitian
3.1
3.2
3.3
3.4
BAB 3
PERUMUSAN OBYEK PENELITIAN
Struktur Organisasi Perusahaan.
Prosedur yang Berlaku.
Metode Pengumpulan Data (opsional).
Permasalahan yang ada.
Bina Nusantara University
14
Contoh Perumusan Objek Penelitian
(cont.)
BAB 3
PERANCANGAN SISTEM
3.1
Rancangan Perangkat Keras.
3.1.1 Diagram Blok Sistem.
3.1.2 Modul-modul Sistem dan Cara Kerjanya.
3.2
Rancangan Peranti Lunak.
3.2.1 Diagram Alir Program Utama.
3.2.2 Diagram-diagram Alir Rutin pendukung.
3.3
Rancang Bangun.
(Sketsa dan dimensi dari sistem yang dirancang).
Bina Nusantara University
15
Contoh Perumusan Objek Penelitian
(cont.)
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
BAB 3
GAMBARAN OBJEK PENELITIAN
Riwayat Perusahaan.
(Tahun berdiri perusahaan, Notaris, Nomor Akta, Alamat, Bidang
usaha)
Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung
Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan.
Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan.
Rich Picture Sistem Berjalan.
3.4.1
Rich Picture Sistem Persediaan Bahan Baku
3.4.2
Rich Picture Sistem Persediaan Barang Jadi
Analisis Hasil Temuan Survey.
Identifikasi Kebutuhan Informasi.
Bina Nusantara University
16
Gambaran Profil Perusahaan
Pada bagian ini disajikan data-data yang terkait dengan
perusahaan seperti :
• Sejarah berdirinya perusahaan
• Tanggal pendirian, bentuk badan hukum beserta akte
pendiriannya.
• Bidang usaha
• Alamat kantor pusat dan pabrik bila ada.
• Dan data lainnya yang dianggap penting.
Bina Nusantara University
17
Contoh Penyajian Profil Perusahaan
BAB 3
GAMBARAN OBJEK PENELITIAN
3.1 Gambaran Profil Rumah Sakit Umum
3.1.1 Sejarah Rumah Sakit
Rumah Sakit berdiri pada tanggal 25 April 1982, berupa
Rumah Bersalin “Murni” didirikan oleh Bapak Letkol
(Purn) Ismoko (Alm), sebagai ketua badan pendiri
Yayasan Semangun. Surat Izin Operasional dari Dinas
Kesehatan Propinsi Jawa Barat No. … DST
Bina Nusantara University
18
3.2 Status dan Kedudukan Rumah Sakit
Rumah Sakit ini adalah rumah sakit umum
swasta, di bawah naungan Yayasan “Semangun”.
Berkedudukan di Jl. Kyai Haji Noer Ali No. 2 Bekasi
dan berdiri di atas lahan seluas 3.050 m2 dan luas
bangunan 1.780 m2. …… dst
Bina Nusantara University
19
3.1.3 Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Rumah Sakit
3.1.3.1 Visi Rumah Sakit
Visi rumah sakit adalah menjadi rumah sakit yang
mengutamakan kualitas melalui program peningkatan
secara menyeluruh dan dikelola secara profesional
untuk memberikan pelayanan kesehatan yang optimal
demi kepuasan pelanggan.
Bina Nusantara University
20
3.1.3.2 Misi Rumah Sakit
Misi rumah sakit adalah :
• Kami adalah rumah sakit swasta yang memberikan
pelayanan kesehatan yang semaksimal mungkin untuk
kepuasan pasien.
• Kami adalah rumah sakit swasta dengan tarif kompetitif
dan terjangkau untuk kalangan masyarakat menengah
ke bawah.
Bina Nusantara University
21
3.1.3.3
Tujuan Rumah Sakit
Tujuan didirikannya Rumah Sakit Umum ini adalah
membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat
kesehatan bagi masyarakat melalui peningkatan mutu
pelayanan kesehatan.
Bina Nusantara University
22
3.1.3.4 Motto Rumah Sakit
Motto rumah sakit adalah “Kesehatan Anda Adalah
Kebanggaan Kami”.
Bina Nusantara University
23
3.1.4 Jenis-jenis Pelayanan Rumah Sakit
1. Pelayanan Rawat Jalan, meliputi :
a.Unit Gawat Darurat.
b.Poliklinik Umum.
c.Poliklinik Kebidanan dan Kandungan.
Bina Nusantara University
24
3.1.5 Struktur Organisasi Rumah Sakit
Bina Nusantara University
25
Penggambaran Proses Bisnis
Pada bagian ini disajikan data terkait gambaran sistem
perusahaan dalam bentuk proses bisnis yang berjalan di
perusahaan.
Proses bisnis yang disajikan harus sesuai dan konsisten
dengan apa yang menjadi batasan dalam ruang lingkup.
Bina Nusantara University
26
Proses bisnis yang disajikan pada umumnya dapat dalam 2
bentuk yaitu :
• Uraian / narasi
• Gambar (rich picture / activity diagram / dll)
Bina Nusantara University
27
Selain uraian dan penggambaran proses bisnis yang
sesuai dengan ruang lingkup, hal lain yang perlu
disajikan juga adalah :
• Fungsi-fungsi yang terkait dengan proses bisnis
• Dokumen dan laporan yang digunakan.
Bina Nusantara University
28
Contoh Pengambaran proses bisnis
3.2 Uraian Proses Bisnis
3.2.1
Proses Pengelolaan dan Transaksi Barang Umum
3.2.1.1 Proses Penyiapan Penjualan/Pengeluaran Barang
Umum ke Pasien dan Peminjaman Barang Umum
1.Apotek.
Kasir Apotek menerima permintaan pembelian baik
berdasarkan resep maupun non resep dari pasien. Jika
dengan resep, Kasir Apotek menyerahkan resep kepada
AA Apotek. Jika tanpa resep, Kasir Apotek
memberitahukan barang yang diminta pasien kepada AA
Apotek.
Bina Nusantara University
29
3.2.1.2 Proses Permintaan Barang Umum
1.Unit (Ruangan Rawat
Inap/UGD/VK/OK/Poliklinik/Laboratorium).
Bagian Depo Farmasi menerima Daftar Permintaan
Pembelian (Signed) dari Perawat Unit yang membutuhkan
barang, lalu mengecek ketersediaan barang yang diminta
melalui Kartu Stok Depo.
Bina Nusantara University
30
3.2.1.3 Proses Permintaan Pembelian Barang Umum
(Gudang)
Bagian Gudang mengecek ketersediaan barang setiap
hari melalui Kartu Stock Logistik. Jika suatu barang
dalam keadaan fast moving dan hampir habis, Bagian
Gudang akan melakukan permintaan pembelian barang
kepada Bagian Logistik/Pembelian dengan mengisi Buku
Permintaan Defecta. Buku Permintaan Defecta tersebut
kemudian diberikan ke Bagian Logistik/Pembelian.
………………… dst
Bina Nusantara University
31
3.3 Rich Picture/Activity Diagram
3.3.1
Rich Picture Proses Pengelolaan dan
Transaksi Barang Umum
3.3.1.1 Rich Picture Proses
Penyiapan Penjualan/Pengeluaran
Barang Umum ke Pasien dan
Peminjaman Barang Umum
1.Apotek.
Bina Nusantara University
32
P
ay
to
1a
Resep
$
1b
Memberitahukan barang
yang diminta pasien
2a,b
Menanyakan ketersediaan
barang yang dibutuhkan
melalui telepon
P
ay
4a to
Resep (Harga)
$
4b
Memberitahukan
harga barang
yang diminta pasien
Bagian Depo Farmasi
AA Apotek
4c
Konfirmasi
barang habis
3a,b
Barang
P
ay
to
Kasir Apotek
$
5a
Copy resep
dan barang
5b
Barang
Keterangan :
AA : Asisten Apoteker
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Penyiapan Penjualan Barang Umum ke Pasien
dan Peminjaman Barang Umum (Apotek)
Bina Nusantara University
33
2.
Depo Farmasi.
1
Menanyakan ketersediaan
barang yang dibutuhkan
melalui telepon
Bagian Depo Farmasi
AA Apotek
2
Barang
Keterangan :
AA : Asisten Apoteker
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Penyiapan Pengeluaran Barang Umum ke Pasien
dan Peminjaman Barang Umum (Depo Farmasi)
Bina Nusantara University
34
3.3.1.2 Rich Picture Proses Permintaan Barang Umum
1.
Unit (Ruangan Rawat Inap/UGD/VK/OK/Poliklinik/Laboratorium).
Perawat Unit
P
ay
to
P
ay
to
$
$
1
DPP (Signed)
2 rangkap
P
ay
to
P
ay
$
to
2a
Barang dan
DPP (Signed + Note)
2 rangkap
$
2b
Konfirmasi
barang habis
P
ay
to
$
3a
DPP (Signed + Note + Signed)
rangkap 1
Bagian Depo Farmasi
Bina Nusantara University
Keterangan :
DPP : Daftar Permintaan Pembelian
Unit --> Ruangan Rawat Inap/UGD/VK/OK/Poliklinik/Laboratorium
Gambar 3.4 Rich Picture Proses Permintaan Barang Umum (Unit)
35
3.
Depo Farmasi.
P
ay
to
P
ay
to
$
$
1
DPP 2 rangkap
DF
6a
Menyimpan
barang
P
ay
to
Depo Farmasi
P
ay
to
P
ay
to
Bagian Depo Farmasi
$
$
3
DPP (Signed)
2 rangkap
P
ay
to
P
ay
$
to
4a
Barang dan
DPP (Signed + Note)
2 rangkap
$
4b
Konfirmasi
barang habis
P
ay
to
$
$
Ka. Sie Depo Farmasi
2
DPP (Signed)
2 rangkap
P
ay
to
$
5a
DPP (Signed + Note + Signed)
rangkap 1
Bagian Gudang
Keterangan :
DPP : Daftar Permintaan Pembelian
Bina Nusantara University
Gambar 3.6 Rich Picture Proses Permintaan Barang Umum (Depo Farmasi)
36
3.4 Fungsi-Fungsi Terkait dalam Proses Bisnis
Fungsi-fungsi terkait yang berkaitan dengan proses
bisnis pengelolaan inventory dan transaksi obat adalah
sebagai berikut :
1. Unit :
a.
Fungsi Gudang Unit (oleh Perawat Unit).
Tugas fungsi ini adalah melakukan
permintaan barang yang dibutuhkan di unit ke
depo farmasi.
Bina Nusantara University
37
3.5 Dokumen dan Laporan yang Digunakan
3.5.1
Dokumen yang Digunakan
1. Apotek :
a.Daftar Permintaan Pembelian.
Dokumen yang digunakan apotek untuk meminta barang ke depo
farmasi. Dokumen ini terdiri dari 2 rangkap dan data-data yang
terdapat di dalamnya adalah Nama Ruang yang meminta, No.
Urut, Nama Barang, Sisa Barang, Jumlah Barang yang diminta,
Keterangan, dan Pengesahan dari yang meminta.
Bina Nusantara University
38
3.5.2 Laporan yang Diperlukan
1.Apotek :
a.Buku Permintaan Apotek ke Depo Farmasi.
Buku yang digunakan untuk mencatat barangbarang yang diminta oleh apotek ke depo farmasi.
Adapun data-data yang dicatat adalah Tanggal
Permintaan, Nama Barang, Satuan, dan Jumlah.
Bina Nusantara University
39
ANALISIS HASIL TEMUAN SURVEY
Penyajian Analisis Hasil Temuan Survey mengikuti format
finding :
•
•
•
•
•
Temuan
Kriteria
Sebab
Akibat
Rekomendasi
Bina Nusantara University
40
Format Finding
• Temuan
Merupakan fakta dari hasil analisis yang dilakukan
dimana fakta ini merupakan masalah bagi
perusahaan baik untuk jangka pendek ataupun
jangka panjang.
• Kriteria
Merupakan standar baku dari temuan yang dijabarkan
diatas, dimana kriteria ini biasanya mengacu ke referensi
buku yang digunakan.
Bina Nusantara University
41
• Sebab
Merupakan penjabaran kondisi di perusahaan yang
menyebabkan timbulnya temuan yang ada.
• Akibat
Merupakan akibat yang timbul dalam perusahaan bila
temuan yang ada tidak segera ditindaklanjuti.
• Rekomendasi
Rekomendasi diberikan sesuai dengan kriteria yang
diberikan serta disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
Bina Nusantara University
42
3.7 ANALISIS HASIL TEMUAN SURVEY
1. Terjadinya kehabisan stok (out of stock) dan kelebihan stok
(over stock).
Kriteria : Persediaan selalu tersedia dalam jumlah yang tepat.
Sebab : Tidak dilakukannya perhitungan EOQ dan ROP pada setiap
persediaan.
Akibat :Terkadang kebutuhan pasien terhadap persediaan tidak
dapat terpenuhi.
Rekomendasi: Perlu dilakukan perhitungan EOQ dan ROP oleh
Bagian Perencanaan, sehingga dapat mencapai ketepatan
tingkat pemenuhan jumlah obat dengan waktu yang tepat.
Bina Nusantara University
43
2. Tidak dibuatnya dokumen permintaan pembelian pada saat
melakukan permintaan pembelian persediaan.
Kriteria :Dibuatnya Daftar Permintaan Pembelian 2 rangkap oleh
Bagian Gudang.
Sebab :Permintaan pembelian hanya ditulis dalam Buku Permintaan
Defecta (untuk obat narkotika dan psikotropika, permintaan
pembelian hanya dilakukan melalui telepon). Dokumen DPP ada,
tetapi gunanya untuk melakukan permintaan barang antar bagian
persediaan.
Akibat :Tidak adanya dokumen tersendiri sebagai bukti dilakukannya
permintaan pembelian.
Rekomendasi :Dibuatnya Daftar Permintaan Pembelian 2 rangkap
oleh Bagian Gudang. Rangkap 1 diarsip oleh Bagian
Logistik/Pembelian, sedangkan rangkap 2 diarsip oleh Bagian
Gudang. Daftar Permintaan Pembelian tersebut harus diotorisasi
terlebih dahulu oleh Ka. Bag. Gudang sebelum diserahkan ke
Bagian Pembelian.
Bina Nusantara University
44
3. Penerimaan barang dari supplier dapat dilakukan oleh beberapa
bagian, terutama dilakukan oleh Bagian Logistik/Pembelian.
Kriteria :Penerimaan dilakukan oleh Bagian Penerimaan.
Sebab :Tidak pasti dan belum tepatnya bagian yang bertugas
menerima barang dari supplier.
Akibat :Ketidakjelasan pembagian tugas dalam hal penerimaan
barang dari supplier.
Rekomendasi :Bagian Penerimaan ditetapkan sebagai bagian yang
menangani penerimaan barang dari supplier. Dengan begitu, SP
(Surat Pesanan) harusnya dibuat 4 rangkap oleh Bagian
Logistik/Pembelian. SP rangkap 1 diberikan pada PBF, rangkap 2
diarsip oleh Bagian Gudang yang diterima dari Bagian Penerimaan
setelah SP dinyatakan sesuai dengan barang yang diterima,
rangkap 3 diarsip oleh Bagian Keuangan, dan rangkap 4 diarsip
oleh Bagian Logistik/Pembelian.
Bina Nusantara University
45
4. Tidak dibuatnya Surat Penerimaan Barang oleh Bagian Gudang,
Depo Farmasi, dan Apotek..
Kriteria :Dibuatnya Surat Penerimaan Barang 2 rangkap oleh Bagian
Depo Farmasi dan Apotek, sedangkan untuk penerimaan barang
dari supplier Surat Penerimaan Barang dibuat sebanyak 3 rangkap.
Sebab :Penerimaan barang tidak dicatat dalam dokumen tersendiri,
melainkan hanya dilakukan dengan memberikan tanda check list
pada dokumen permintaan barangnya.
Akibat :Tidak adanya bukti penerimaan yang terpisah.
Rekomendasi :Dibuat Surat Penerimaan Barang 2 rangkap oleh
Bagian Depo Farmasi dan Apotek. Rangkap 1 untuk bagian yang
mendistribusikan barang dan rangkap 2 diarsip oleh bagian yang
menerima barang. Kecuali untuk penerimaan barang dari supplier,
Surat Penerimaan Barang dibuat 3 rangkap oleh Bagian Gudang.
Rangkap 1 untuk Bagian Keuangan, rangkap 2 untuk Bagian
Pembelian dan rangkap 3 diarsip oleh Gudang.
Bina Nusantara University
46
6. Tidak dibuatnya Surat Pendistribusian Barang oleh
Bagian Gudang dan Depo Farmasi.
Kriteria :Dibuatnya Surat Pendistribusian Barang 2 rangkap
oleh Bagian Gudang dan Depo Farmasi.
Sebab :Jumlah barang yang didistribusikan hanya dicatat
pada dokumen permintaan barang.
Akibat :Tidak adanya bukti pendistribusian barang yang
terpisah.
Rekomendasi :Dibuat Surat Pendistribusian Barang 2
rangkap oleh Bagian Gudang dan Depo Farmasi.
Rangkap 1 untuk bagian yang menerima barang dan
rangkap 2 diarsip oleh bagian yang mendistribusikan
barang.
Bina Nusantara University
47
3.8 Analisis Kebutuhan Informasi
Dari analisis yang dilakukan pada Proses Pengelolaan dan
Transaksi Barang Umum, maka dibutuhkan informasi :
•
•
•
•
•
Informasi Analisis ABC dan Analisis Indeks Kritis ABC
(oleh perencanaan).
Informasi perhitungan EOQ dan ROP (oleh
perencanaan).
Informasi permintaan pembelian (oleh gudang).
Informasi penerimaan barang (oleh gudang, depo
farmasi, dan apotek).
Informasi pendistribusian barang (oleh gudang dan
depo farmasi).
Bina Nusantara University
48
3.8 Analisis Kebutuhan Informasi (cont.)
Dari analisis yang dilakukan pada Proses Pengontrolan
Barang Umum, maka dibutuhkan informasi :
•
•
Informasi penghapusan (oleh gudang, depo farmasi,
dan apotek).
Informasi Kartu Stok (oleh gudang, depo farmasi, dan
apotek).
Bina Nusantara University
49

download

download

download

download

download

download