MANUAL DE POLГЌTICAS CONTABLES NIIF PYMES COOPERATIVA MULTIACTIVA PROPULSAR 2014 MANUAL DE POLГЌTICAS CONTABLES QuГ© es una polГtica contable? Es un texto en el cual se establece, por cada rubro los criterios de reconocimiento, mediciГіn inicial, mediciГіn posterior y revelaciones de los distintos rubros de los Estados Financieros: El Reconocimiento responde a la pregunta acerca del “¿CUГЃNDO?” se reconoce. Una partida se reconoce cuando cumpla la definiciГіn de activo, de pasivo, de patrimonio, de ingresos o gasto, segГєn corresponda. En ese sentido, una partida se incorpora en los estados financieros se reconoce cuando: 1. Sea probable que cualquier beneficio econГіmico asociado con la partida que llegue a la cooperativa o salga de Г©sta. 2. El elemento tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad (es decir, cuando sea completa, neutral y libre de error). La MediciГіn responde a la pregunta acerca del “¿CUГЃNTO?” reconocer. La mediciГіn inicial SIEMPRE es al COSTO (Salvo instrumentos financieros que cotizan en bolsa). La MediciГіn posterior puede ser al costo, costo revaluado, valor razonable, valor neto realizable, valor recuperable. Activos: SГіlo se reconocerГЎn activos los recursos controlados, producto de hechos pasados, que contribuyan a generar beneficios econГіmicos futuros. PolГtica Contable 1: HECHOS PASADOS: No se diferirГЎ ningГєn gasto cuando haya CONSUMIDO un bien o un servicio, es decir, cuando el beneficiario del pago haya reconocido ya un ingreso. En ese sentido los gastos no se reconocerГЎn “activos diferidos”. Este tratamiento aplica a conceptos tales como contribuciones a las superintendencias, impuesto predial, impuesto al patrimonio, gastos de capacitaciones, Solo se podrГЎ reconocer como diferido el Impuesto de Renta “Diferido” dГ©bito). NO SE RECONOCERГЃN CARGOS (gastos) DIFERIDOS. El Гєnico activo diferido serГЎ el impuesto de renta diferido originado en diferencias temporarias deducibles. 2 PolГtica Contable 2: No se reconocen intangibles formados por la misma cooperativa(plusvalГas internas), tales como Good Will, Know How, marcas, patentes, etc., aunque estГ©n registrados y valorados (NIC 38, pГЎrrafos 48 y 63), ni se reconocerГЎn como activos aquellas erogaciones de periodos anteriores (NIC 38, p 71), NIIF PYMES 18.4, –Fueron ingresos para terceros en periodos anteriores. PolГtica Contable 3: Se reconocerГЎn activos cuando los bienes tangibles o intangibles sean controlados y tengan identificabilidad comercial o de Uso, es decir, cuando un bien puede venderse, transferirse, arrendarse, usarse o darse en explotaciГіn (Marco Conceptual y NIC 38, p 12a y p 69A), NIIF PYMES 18.1a y 18.4c. PolГtica Contable 4: Se reconocerГЎ activos cuando en un contrato (verbal o escrito) se entregue un ANTICIPO y la cooperativa no haya recibido el bien o el servicio (NIC 38, p 12b) y NIIF PYMES 18.1(b). En ese caso, el beneficiario del pago tiene un PASIVO y la cooperativa tiene una cuenta por cobrar – gastos pagados por anticipado- (NIC 1, p 78b), NIIF PYMES 4.2 PolГtica Contable 5: Cuando se demuestre que un bien se convertirГЎ en EFECTIVO vГa uso o vГa VENTA se reconocerГЎ como activo. Los bienes no usados se clasificarГЎn como Propiedades de InversiГіn –Muebles e inmuebles (NIC 8, p 10 y 10.4 de la NIIF PYMES). PolГtica Contable 6: Se reconocerГЎn los ingresos Гєnicamente cuando se haya prestado el servicio y se hayan transferido todos los riesgos al asociado. La facturaciГіn anticipada (antes de prestar el servicio) no se considerarГЎ un ingreso en la contabilidad de la cooperativa. Todo concepto de ingresos (intereses por prГ©stamos, cuotas etc). se deberГЎ facturar de inmediato con el objeto de evitar que el ingreso se reconozca en un periodo diferente al de la entrega y transferencia de los riesgos asociados a la transacciГіn de que se trate. PASIVOS SГіlo se reconocerГЎn como pasivos las obligaciones, producto de hechos pasados, respecto a las cuales se pueda probar que existirГЎ una salida de beneficios econГіmicos futuros. PolГtica Contable 7: HECHOS PASADOS: SГіlo se reconoce un pasivo CUANDO la cooperativahaya RECIBIDO un bien o un servicio - HECHO CUMPLIDO- (NIC 37, p 18 y Marco Conceptual pГЎrrafo 4.46). NO se reconocerГЎn provisiones por hechos futuros ni por contratos firmados y sin ejecutar. PolГtica Contable 8: SГіlo se reconoce un pasivo CUANDO EXISTE UN TERCERO real al que se le adeuda en el momento actual (NIC 37, p 20). PolГtica Contable 9: SГіlo se reconocerГЎn pasivos cuando cumplan las demГЎs condiciones y cuando probable (se puede probar) en mГЎs del 50% que en efecto se realizarГЎ un desembolso (NO se pueden reconocer contingencias). No se reconocerГЎn contingencias por demandas, salvo que exista certificaciГіn del estado del proceso en la que se indique que la probabilidad de perder es superior al 50% o cuando exista un fallo en contra en primera instancia. 3 PolГtica Contable 10: Los costos y gastos por pagar causados al final del periodo, tales como las prestaciones sociales, se reconocerГЎn como Obligaciones Acumuladas y no como provisiones. 4 POLГЌTICAS CONTABLES 1. I. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO OBJETIVO Coincidir el saldo contable del rubro de bancos con los valores que aparecen en los extractos emitidos por entidades bancarias y entidades similares que administren recursos de la cooperativa en cuentas corrientes, de ahorros, en fiducias de administraciГіn y pagos, depГіsitos, fondos de inversiГіn y demГЎs recursos que cumplan la definiciГіn de efectivo y equivalentes de efectivo. Es decir, recursos a la vista, de alta liquidez, bajo riesgo de variaciГіn en su valor y convertibles en efectivo en menos de 3 meses. II. ALCANCE Esta polГtica serГЎ de aplicaciГіn al efectivo y sus equivalentes del efectivo originado en la prestaciГіn de servicios, en la administraciГіn de recursos de terceros o en otras actividades que ejerza la cooperativa. (debemos complementar los conceptos que nos generan ingreso de dinero) III. DIRECTRICES 1. Reconocimiento: Se reconocerГЎ como efectivo en caja el valor contenido en monedas y billetes mantenidos en la cooperativa cuando: (cuando se recaude, cuando reciba cuotas de afiliaciГіn). Se reconocerГЎ como saldo en bancos el efectivo mantenido en instituciones financieras debidamente autorizadas. Se reconocerГЎ como equivalentes al efectivo las inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fГЎcilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor, por ejemplo los valores depositados en entidades fiduciarias o intermediarios de valores que administran recursos destinados al pago de proveedores, asГ como las carteras colectivas abiertas. (revisar y complementar) 5 2. MediciГіn La caja se medirГЎ por el valor certificado por los conteos reales de monedas y billetes contenidas en cajas de la cooperativa. Las diferencias se contabilizarГЎn como cuentas por cobrar (pendiente revisar si aplica). Los saldos en bancos y en cuentas de entidades fiduciarias que administren efectivo de la cooperativa se medirГЎn por los valores reportados por las entidades financieras en los respectivos extractos. Las diferencias entre los extractos y los registros contables se reconocerГЎn como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ingresos o gastos, segГєn corresponda. VIGENCIA: Esta polГtica aplica desde el 1 de enero de 2015. Se permite su aplicaciГіn anticipada. Nota: esta polГtica contable fue realizada de acuerdo con los criterios de la cooperativa. 2. POLГЌTICA DE CARTERA Reconocimiento: la cooperativa reconocerГЎ cuentas por cobrar cuando se hayan prestado los servicios, cuando se hagan prГ©stamos a terceros, pagos anticipados o gastos anticipados y, en general, cuando se presenten derechos de cobro. (completar los servicios q nos generan cartera) MediciГІn inicial: La mediciГІn de los ingresos de actividades ordinarias y de las cuentas por cobrar serГЎ por el valor a recibir. MediciГІn Posterior: Cuando se constituya efectivamente una transacciГіn financiera, es decir, cuando se financie al asociado se descontarГЎ el valor de la cuenta por cobrar utilizando las tasas de interГ©s establecidas por la cooperativa para cada lГnea de crГ©dito. (implementar segГєn el procedimiento y polГticas q tenemos para los crГ©ditos) Se reconocerГЎ un deterioro de cuentas por cobrar, individualmente consideradas o en grupo si, y sГіlo si, existe evidencia objetiva del deterioro, como consecuencia la existencia de riesgos debidamente documentados tales como el vencimiento del periodo normal de crГ©dito. 6 El deterioro de cartera no podrГЎ ser calculado por el ГЎrea contable, sino por el comitГ© de crГ©dito para garantizar la debida segregaciГІn de funciones requerida por estГ ndares internacionales de auditorГa. Las pГ©rdidas esperadas como resultado de eventos futuros, sea cual fuere su probabilidad, no se reconocerГЎn. La evidencia objetiva de que un activo o un grupo de activos estГЎn deteriorados incluye la informaciГіn observable sobre los siguientes eventos que causan la pГ©rdida, lo cual deberГЎ ser observado por la gerencia general: 1. Incumplimientos de clГЎusula contractual de plazo: Se entenderГ que exite riesgo por incumplimiento cuando se cumplan los siguientes plazos: (AquГ debemos incluir nuestros plazos de crГ©ditos y pgo aportes) doy unos ejemplos. Asociado Plazo (dГas) Holgura Periodo Normal del CrГ©dito (en dГas) Tipo 1 30 30 90 Tipo 2 90 60 150 Tipo 3 180 50 230 Lo que establezca el contrato 30 Lo que establezca el contrato + 30 Antes de cumplirse el Periodo Normal de CrГ©dito, la cooperativa podrГЎ clasificar como cartera en riesgo las cuentas por cobrar que presenten las siguientes evidencias: 1. Cuando el asociado tenga dificultades financieras significativas, esto es, cuando el asociado haya sido reportado en centrales de riesgos, tales Cifin y Data CrГ©dito. 2. Cuando el asociado solicite concesiones de ampliaciГіn de plazos para cancelar sus obligaciones o refinanciaciГіn. 3. Cuando el asociado entre en quiebra o en otra forma de reorganizaciГіn financiera 4. Cuando sucedan otros eventos tales como la desapariciГіn del mercado en el que opera el asociado, cuando una calificaciГіn de riesgo paГs u otras circunstancias evidencian que efectivamente los deudores comerciales y otras cuentas por cobrar presentan riesgos de cobro. 5. Cuando un grupo de asociados presente una disminuciГіn medible en los pagos de sus crГ©ditos. 6. Por despido de un grupo de asociados de las empresas afiliadas. (Favor revisemos las demГЎs situaciones) 7 VIGENCIA: Esta polГtica aplica desde el 1 de enero de 2015. Se permite su aplicaciГіn anticipada. Nota: esta polГtica contable fue realizada de acuerdo con los criterios de la cooperativa.g 3. INVERSIONES Objetivo: Reconocer como inversiones Гєnicamente los tГtulos valores y valorarlos razonablemente. Reconocimiento: Se reconocerГЎn como instrumentos financieros negociables o “Inversiones al Valor Razonable con cambios en Resultados” los tГtulos participativos o de deuda que cotizan en bolsa. Se reconocerГЎn como instrumentos financieros Disponibles para la Venta o “Al Valor Razonable con cambios en Patrimonio (Otro Resultado Integral)”, las acciones y demГЎs tГtulos participativos que no sean de baja o ninguna bursatilidad (que no cotizan en bolsas de valores). Debemos indicar como se reconocen las inversiones si las hay. En los dos pГЎrrafos anteriores se indica los ejemplos MediciГіn inicial: Los instrumentos “negociables” se medirГЎn por su valor razonable. Los costos de transacciГіn, tales como las comisiones, son gastos, no se suman al costo, sino que se reconocen como gastos del periodo en el que se adquieren. Los instrumentos “Disponibles para la Venta” o “Al Valor Razonable con cambios en Patrimonio (Otro Resultado Integral)” se medirГЎn por su costo, incluyendo los costos de transacciГіn. MediciГіn Posterior: Las inversiones “Negociables” o “Inversiones al Valor Razonable con cambios en Resultados” se medirГЎn por su Valor Razonable en el Nivel 1, es decir, su valor en bolsa de valores o en otro "mercado activo" segГєn lo seГ±ale un comisionista o un proveedor de precios debidamente autorizados. (Depende de los indicados en la mediciГіn inicial) Los instrumentos financieros que no coticen en bolsa se medirГЎn por su valor razonable en un Nivel 2, es decir, segГєn la cotizaciГіn de un instrumento similar o por otros mГ©todos de reconocido valor tГ©cnico. En todo caso, no se afectan los resultados del ejercicios, sino que las variaciones se reconocen como mayor o menor valor del patrimonio (del Otro Resultado Integral). La contrapartida de ajustes es un mayor o menor valor del instrumento financiero, sin afectar cuentas valuativas de valorizaciones ni provisiones. 8 VIGENCIA: Esta polГtica aplica desde el 1 de enero de 2015. Se permite su aplicaciГіn anticipada. Nota: esta polГtica contable fue realizada de acuerdo con los criterios de la cooperativa. 4. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO OBJETIVO Prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, conocer la informaciГіn acerca de la inversiГіn que la cooperativa tiene en este rubro asГ como los cambios que se hayan producido en dicha inversiГіn. Los principales aspectos que aborda esta polГtica son: 1. Cuales elementos se contabilizan como PPE, inventario y gasto 2. Determinar el tratamiento de los costos posteriores a su adquisiciГіn para determinar su importe en libros 3. Los cargos por depreciaciГіn Reconocimiento (p.7) La cooperativa reconocerГЎ el costo de un elemento de propiedades, planta y equipo como un activo si, y solo si: 1. Es probable que la cooperativa obtenga los beneficios econГіmicos DURANTE MГЃS DE UN AГ‘O. 2. El costo del elemento puede medirse con fiabilidad, es decir que la cooperativa no contabilizarГЎ elementos como gastos para luego reconocerlos como activos de control. 3. Si no son de larga duraciГіn y la cooperativa requiere controlarlos se contabilizaran como inventario. 4. Cuando una partida no se contabilice como inventario ni como grupo, se registrarГЎ individual. 9 Inventarios para consumo interno (p. 8): La adquisiciГіn de elementos que duren menos de un aГ±o aproximadamente se reconocerГЎn como inventarios de consumo y por lo tanto no se depreciarГЎn. Grupos de Activos (p. 9) La cooperativa podrГЎ reconocer como Propiedades, Planta y Equipo los elementos que duren mГЎs de un periodo aunque su costo de adquisiciГіn sea insignificativo. En ese caso, cada lote adquirido se depreciarГЎ en la vida Гєtil estimada para todo el grupo. (Ej: sillas) MediciГіn inicial (p 15 y 16): La cooperativa medirГЎ un elemento de propiedades, planta y equipo por su costo en el momento del reconocimiento inicial. El costo se compone de: 1. El precio de adquisiciГіn, que incluye los honorarios legales y de intermediaciГіn, los aranceles de importaciГіn y los impuestos no recuperables, despuГ©s de deducir los descuentos comerciales y las rebajas. 2. Todos los costos directamente atribuibles a la ubicaciГіn del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. Estos costos pueden incluir los costos de preparaciГіn del emplazamiento, los costos de entrega y manipulaciГіn inicial, los de instalaciГіn y montaje y los de comprobaciГіn de que el activo funciona adecuadamente. Compra financiada Cuando la compra de una Propiedad, Planta y Equipo se financie mГЎs allГЎ de los tГ©rminos normales del crГ©dito, entendidos como tal mГЎs de un aГ±o, reconocerГЎ un activo y un pasivo por el mismo valor, esto es, por el valor presente de los cГЎnones y opciones de compra (si existieren). Cada canon se contabilizarГЎ separando el abono a capital y el interГ©s. Costos iniciales (p. 11). Los costos iniciales serГЎn todos los necesarios para poner el activo en condiciones, incluyendo los que sean necesarios para cumplir con la normativa medioambiental (p. 11) No forman parte del costo de un elemento de propiedades, planta y equipo, los siguientes (p. 19): 1. Costos de apertura de una nueva sede u oficina (costos de inauguraciГіn) 2. Los costos de introducciГіn de un nuevo servicio (costos de actividades publicitarias y promocionales); 3. Los costos de administraciГіn y otros gastos generales. Costos posteriores (p 12 al 14) 10 De acuerdo con el criterio de reconocimiento, la cooperativa no reconocerГЎ, en el importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo, los costos derivados del mantenimiento regular del elemento. Tales costos se reconocerГЎn en el resultado cuando se incurra en ellos. Los costos del mantenimiento regular son principalmente los costos de mano de obra y los consumibles, que pueden incluir el costo de pequeГ±os componentes. Estos desembolsos se pueden describir como mantenimientos preventivos, correctivos, reparaciones, conservaciones, etc. pero en todo caso se reconocerГЎn como gastos del periodo. Componentes (p. 13) Cuando la cooperativa reemplace partes de un activo, estos no se reconocerГЎn como adiciones y mejoras de las Propiedades, Planta y Equipo. Estos costos se reconocerГЎn como componentes separados del activo y se depreciarГЎn segГєn el tiempo estimado que transcurra hasta el prГіximo reemplazo. Al mismo tiempo se darГЎ de baja el valor en libros del componente reemplazado, con independencia de si esta parte se hubiera depreciado de forma separada o no. Si no fuera practicable para la cooperativa determinar el importe en libros del elemento sustituido, podrГЎ utilizar el costo de la sustituciГіn como indicativo de cuГЎl era el costo del elemento sustituido en el momento en el que fue adquirido o construido (p. 70, ver videoconferencia). Se depreciarГЎ de manera separada todo componente que se considere importante en relaciГіn con el costo total del activo (p. 43) Overhaul (P. 14) Los Overhaul son mantenimientos periГіdicos programados que se realizan con una periodicidad superior a un aГ±o. Estos se reconocerГЎn como un componente separado y se depreciarГЎ por el tiempo estimado que transcurrirГЎ hasta la prГіxima erogaciГіn por el mismo concepto. (revisemos si aplica) MediciГіn Posterior (p.29 y siguientes): 1. La mediciГіn posterior serГЎ al costo. La cooperativa no reconocerГЎ valorizaciones de Propiedades, Planta y Equipo ni provisiones para la protecciГіn de activos, salvo que demuestre que existe un deterioro de valor. 2. Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y equipo se registrarГЎ por su costo menos la depreciaciГіn acumulada y el importe acumulado de las pГ©rdidas por deterioro del valor (p. 30). 3. La cooperativa realizara revaluaciones cada que los cambios en el mercado si lo ameriten 4. Cuando se revaluГ©, la depreciaciГіn acumulada se eliminarГЎ contra el costo Propiedades, Planta y Equipo y se le sumara el valor q sea necesario segГєn el avalГєo, hasta alcanzar el importe revaluado DepreciaciГіn: 11 La depreciaciГіn de un activo comenzarГЎ cuando estГ© disponible para su uso, esto es, inmediatamente es adquirido aunque no estГ© siendo usado. Se depreciarГЎ de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo. El cargo por depreciaciГіn de cada periodo se reconocerГЎ en el resultado del periodo, MГ©todo de depreciaciГіn El mГ©todo de depreciaciГіn que se utilizarГЎ es lГnea RECTA El mГ©todo de depreciaciГіn aplicado a las Propiedades, Planta y Equipo se revisarГЎ regularmente para evaluar si ha tenido un cambio significativo en los resultados econГіmicos y establecer uno nuevo de ser necesario. Vidas Гєtiles: Solo en el caso de impracticabilidad para asignar una vida Гєtil a un activo de forma individual o del grupo al cual pertenece, se depreciarГЎn en las siguientes vidas Гєtiles genГ©ricas: Activo Vida Гєtil estimada en aГ±os a) Edificaciones 50 aГ±os b) Maquinaria 20 aГ±os c) Muebles y enseres 10 aГ±os d) Equipo de oficina 7 aГ±os e) Equipo de cГіmputo 3 aГ±os f)Equipo de comunicaciones 5 aГ±os g) VehГculos 12 aГ±os 12 i) Sillas de oficina 7 aГ±os j) Overhaul Los Overhaul son mantenimientos periГіdicos programados que se realizan con una periodicidad superior a un aГ±o. Estos se reconocerГЎn como un componente separado y se depreciarГЎ por el tiempo estimado que transcurrirГЎ hasta la prГіxima erogaciГіn por el mismo concepto, conforme se explica en la secciГіn “V. Costos Posteriores/3. Inspecciones y mantenimientos periГіdicos programados y Overhaul”. k) Mejoras en Propiedades Ajenas 2.5 veces el tГ©rmino del contrato inicialmente pactado o el tiempo estimado a transcurrir entre el momento de la mejora y la finalizaciГіn del tГ©rmino del contrato. Si varios elementos de propiedades, planta y equipo tienen la misma vida Гєtil se agruparan como partes de un mismo componente. Nota: Los elementos que pertenezcan a un grupo o subgrupo, se depreciarГЎn segГєn la vida Гєtil asignada al grupo, salvo que se determine una vida Гєtil especГfica para el respectivo bien. Los terrenos se separaran de los edificios. CompensaciГіn por deterioro del valor Cuando se pierdan o deterioren activos no se contabilizaran como perdidas, asГ estГ©n asegurados. No se contabilizaran como cuentas por cobrar a la Aseguradora, sino hasta q sea exigible, caso en el cual reconocerГЎ una cuenta por cobrar contra un ingreso. VIGENCIA: Esta polГtica aplica desde el 1 de enero de 2015. Se permite su aplicaciГіn anticipada. Nota: esta polГtica contable fue realizada de acuerdo con los criterios de la cooperativa 13 14
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