Düzeltici Ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü

BARIŞ TATİL SİTESİ
DÜZELTİCİ ve ÖNLEYİCİ FAALİYETLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No
PR-02
İlk Yayın Tarihi
01.11.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa
Revizyon Takip Tablosu
REVİZYON NO
TARİH
00
01.11.2014
1/3
AÇIKLAMA
İlk Yayın
1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı, saptanmış veya potansiyel uygunsuzlukların tespiti ve bunların
ortadan kaldırılarak kalite yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi için yöntem ve
sorumlulukları belirlemektir.
2. KAPSAM
Bu Prosedür, sitemize hizmet veren/faydalanan tüm kişi ve kuruluşlar ile her türlü
uygunsuzluğu kapsar.
3. TANIMLAR
Uygunluk: Bir şartın (gerekliliğin) yerine getirilmesi.
Uygunsuzluk: Bir şartın (gerekliliğin) yerine getirilememesi.
Saptanmış (Mevcut) Uygunsuzluk: Uygunsuzluğun ortaya çıktığının tespit edilmiş olması.
Potansiyel Uygunsuzluk: Henüz uygunsuzluğun ortaya çıkmadığı, fakat çıkma olasılığının
bulunduğu durum.
Önleyici Faaliyet: Potansiyel bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer
potansiyel durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet.
Düzeltici Faaliyet: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer
durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet. (Önleyici faaliyet uygunsuzluğun
oluşumunu önlemek için yapılırken, düzeltici faaliyet uygunsuzluğu gidermek ve tekrarını
önlemek için yapılır.)
DÖF: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
4. SORUMLULUKLAR
Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Yönetim Kurulu Başkanlığı sorumludur.
Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir.
Hazırlayan
Ömer AYDIN
Sistem Onayı
Tevfik DEMİRSU
(Form No: FR-07; Revizyon Tarihi:00.00.0000; Revizyon No:00)
Yürürlük Onayı
Tevfik DEMİRSU
BARIŞ TATİL SİTESİ
DÜZELTİCİ ve ÖNLEYİCİ FAALİYETLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No
PR-02
İlk Yayın Tarihi
01.11.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa
2/3
5. UYGULAMA
5.1. Uygunsuzluk Kaynakları
Kalite Yönetim Sistemi, site sakinleri ve diğer paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini
karşılamayı ve memnuniyet düzeyini arttırmayı amaçlar. Bu amaca ulaşabilmek için çeşitli
gerekliliklerin yerine getirilmesini sağlamaya çalışır. Bu gereklilikler temel olarak; yasal
mevzuatta, ilgili standartlarda ve Kalite Yönetim Sistem dokümantasyonunda
tanımlanmıştır. Dolayısıyla, bu gerekliliklere uygun olmayan tüm durumlar, kalite yönetim
sistemi için bir uygunsuzluk olarak tanımlanır.
5.2. DÖF Yönetimi
5.2.1. DÖF Talep Edilmesi İşlemleri
Mevcut/potansiyel uygunsuzluklar, sitemize hizmet veren/faydalanan tüm kişi ve
kuruluşlarca tespit edilebilir. Uygunsuzluğu tespit eden, web’te ve güvenlikte hazır
bulundurulan DÖF Formu’nu doldurur. DÖF Formu, doğrudan Yönetim veya Site Konseyi
üyelerine iletilebileceği gibi Özel Güvenlik birimine de bırakılabilir.
DÖF talep eden, sadece belirtilen bölümü doldurur. Formu doldururken, Faaliyet Türü ve
Tekrarlayan Uygunsuzluk olup olmadığı konusunda tereddüdü varsa bu kısımları boş
bırakabilir. DÖF’teki, uygunsuzluğun tanımı anlaşılır ve somut bir biçimde yazılır ve imza
atılarak/paraflanarak Yönetim Kurulu’na gönderilir.
5.2.2. DÖF Kaydının Yapılması İşlemleri
Yönetim, gelen Formu inceleyerek, Formdaki tamamlanabilir eksiklikleri veya düzeltilebilir
hataları giderir.
DÖF talebi uygunsa, DÖF Takip Listesi’ne kaydedilir ve Listedeki sıra numarasına göre
DÖF Formu’na “DÖF NO” verilir. DÖF Takip Listesi’ne kayıt tarihi, DÖF’ün açılış tarihidir.
DÖF talebi uygun değilse listeye kaydedilmez, gerekçesiyle birlikte sahibine bildirilir. DÖF
Takip Listesi, her dönem başında 01 numarasıyla başlayıp o dönemsonu sona erecek
şekilde yıllık olarak tutulur.
5.2.3. DÖF’e Yapılacak İşlemler
Yönetim, kendisine bildirilen uygunsuzluğu inceler ve eğer gerekiyorsa ilk etapta acil geçici
faaliyetleri başlatır. (Bu faaliyetler uygunsuzluğun devam etmemesi için sürecin
durdurulmasını da gerektirebilir). Geçici faaliyetler Formun ilgili kısmına yazılır. Başlatılan
geçici faaliyetin o anda uygunsuzluğu durduracak nitelikte olmadığına karar verilirse; ilgili
geçici faaliyet kabul edilmeyerek, yeni bir geçici faaliyet planlanması yapılır.
Hazırlayan
Ömer AYDIN
Sistem Onayı
Tevfik DEMİRSU
(Form No: FR-07; Revizyon Tarihi:00.00.0000; Revizyon No:00)
Yürürlük Onayı
Tevfik DEMİRSU
BARIŞ TATİL SİTESİ
DÜZELTİCİ ve ÖNLEYİCİ FAALİYETLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No
PR-02
İlk Yayın Tarihi
01.11.2014
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Sayfa
3/3
Yönetim, bildirilen uygunsuzluklar ile ilgili olarak en geç 5 işgünü içinde kök neden analizi
çalışmasını yapar/yaptırır ve de çıkan kök neden ile ilgili kalıcı faaliyet(ler)i belirler. Termine,
faaliyetin tamamlanması için öngörülen tarih, gün/ay/yıl olarak yazılır.
Kök nedenler analiz edilirken 5 Neden Metodolojisi kullanılır. Amaç; hataya sebebiyet veren
en az 5 nedeni bulup son nedenden başlayıp ilk nedene kadar tüm nedenler hakkında
iyileştirmeler planlayabilmek ve hatasızlaştırmayı sağlayabilmektir.
5.2.4. DÖF’ün Kapatılması
Yönetim, DÖF Listesi’ndeki terminler doğrultusunda faaliyet(ler)i takip eder.
Takip 2 şekilde olabilir.
1-Sadece dokümantasyon değişikliği ya da yayını ile kapatılabilecek durumda olan DÖF’ler
için, doküman incelenip düzenlenerek DÖF kapatılır.
2-Yerinde tespit yapılması gereken durumlarda ise, Yönetim veya yönetim adına bir
temsilci, yapılan kalıcı faaliyet(ler)i yerinde görür.
Takibi yapan, faaliyete ilişkin tespit ve önerisini Forma yazar, gerekli durumda objektif
delilleri de Forma ekler. Yapılan faaliyetlerin yeterli ve hatayı ortadan kaldırmaya yönelik
olduğu tespit edilirse DÖF, Yönetim tarafından kapatılır. DÖF’ün kapatılması, Form
üzerindeki “DÖF Kapatma Onay” kısmının imzalanması ile tamamlanır.
Kapatma gerçekleştikten sonra DÖF talep eden kişiye DÖF’ün kapandığına dair mail/yazı
ile bilgilendirme yapılır. Kapanan DÖF Formu, varsa objektif delilleri de eklenerek
dosyalanır.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Dış Kaynaklı Dokümanlar
6.2. İç Kaynaklı Dokümanlar
• İA-02 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İş Akışı
• FR-02 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet (DÖF) Formu
• LS-02 DÖF Takip Listesi
Hazırlayan
Ömer AYDIN
Sistem Onayı
Tevfik DEMİRSU
(Form No: FR-07; Revizyon Tarihi:00.00.0000; Revizyon No:00)
Yürürlük Onayı
Tevfik DEMİRSU

Download Report