İşlem Prosedürü

DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
1 / 11
1.AMAÇ
Bu prosedürün amacı, Kocaeli Sistem Özel Gıda Kontrol Laboratuvarı’na gelen deney
numunesine uygulanan tüm işlemlerin belli bir sistem dâhilinde yapılabilmesini sağlamaktır. Bu
prosedür, KLS’ ye gelen deney numunesinin kabul edilmesi, ilgili laboratuvara taşınması, saklanması
ve imha edilmesi ile ilgili uyulması gereken kuralların belirlenmesi amaçlanmaktadır.
2. KAPSAM
Laboratuvarımız bünyesinde, gelen deney numunesine uygulanan kabul, kodlama, taşıma,
depolama, imha vb. gibi tüm işlemleri kapsar.
3. TANIMLAR
Genel Numune Kayıt Defteri: Laboratuvara gelen deney numunelerinin kayıt edildiği defterdir.
Bakanlık: T.C. Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı
Müşteri: Analiz yaptırmak amacıyla laboratuvarımıza numune getiren kurum, kuruluş, ya da
kişidir.
Resmi İstek Numunesi: Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı ve diğer resmi kuruluşlar
tarafından ücreti karşılığında analiz edilmek üzere laboratuvara getirilen numunelerdir.
Özel İstek Numunesi: Gerçek tüzel kişi ve özel kuruluşlardan ücreti karşılığında analiz edilmek
üzere laboratuvara getirilen veya gönderilen numunelerdir.
Uygun Olmayan Numune: Numune kabul işlemleri maddesinde yer alan şartlara uymayan
numunelerdir.
Şahit Numune : Çıkabilecek herhangi bir aksilik veya itiraz durumunda kullanılmak üzere
muhafaza edilen numunedir.
Hızlı Alarm: Ürünün ihraç edildiği ülkeden geri dönmesi.
Numune İzleme Sistemi: Laboratuvarımız bünyesinde kullanılan, numunenin takip edilmesini,
istatistiksel veri analizlerinin yapılmasını, müşteri takibini ve raporlamanın yapılmasını sağlayan, her
bölüm için kullanımı sınırlandırılmış yazılım programıdır.
4. SORUMLULAR
 Laboratuvar Müdürü
 Kalite Yöneticisi
 NKR Birimi Sorumlusu
 Analiz birimleri personeli
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
2 / 11
5.UYGULAMA
5.1.GENEL
Numune Kabul ve Raporlandırma Birimi’ nde bulunan buzdolapları ve dondurucular için
sıcaklıklar günde en az bir defa kontrol edilerek KLS/5.6.FR/06 No’ lu Cihaz Sıcaklık Kontrol Formu’ na
kayıt edilmelidir. Buzdolapları ve derin dondurucular için tolerans değerleri KLS/5.6.FR/12 No’ lu
Tolerans Limitleri Formu’ nda açıklanmıştır.
Buzdolaplarının iç yüzeyleri en az ayda 1 defa temizlenip, dezenfekte edilerek KLS/5.3.FR/02
No’ lu Temizlik Takip Formu’ na kayıt edilir.
Dondurucuların iç yüzeyleri en az ayda 1 defa temizlenip, dezenfekte edilerek KLS/5.3.FR/02
No’ lu Temizlik Takip Formu’ na kayıt edilir.
Numune saklama dolapları en az ayda 1 defa boşaltılarak temizlenip, dezenfekte edilerek
KLS/5.3.FR/02 No’ lu Temizlik Takip Formu’ na kayıt edilir.
5.2. NUMUNE KABUL İŞLEMLERİ
Numune, NKR Sorumlusu tarafından teslim alınır.
Talep edilen analizlerin yapılabilmesi için evraktaki numune sayısı ile gelen numune sayısının
uygunlukları ve analizlerin laboratuvarımız kapsamında yer alıp almadığı kontrol edilir.
Talep edilen analizlerin açıkça ifade edilip edilmediği ve yapılabilirliği kontrol edilmelidir.
Analizlerin yapılabilirliği konusunda tereddüt oluşursa ilgili laboratuvar sorumlusunun görüşü alınır.
Eğer tereddüt giderilmemişse konu Laboratuvar Müdürü’ne aktarılır; kararı Laboratuvar Müdürü
belirler.
5.2.1.NUMUNE KONTROLÜ
5.2.1.1. Ambalaj Kontrolü
Analiz talebi ile gelen numunelerde ilk önce numunelerin konulduğu ambalaj materyalinin
kontrolü yapılır.
 Kutular (plastik, karton, konserve vb.): Tümüyle kapalı olmalı ve delik kesinlikle
bulunmamalı ve konserve kutularda deformasyon olmamalıdır.
 Torbalar (şeffaf, plastik, bez): Ağızları muntazam şekilde kapatılmalı, kesinlikle yırtık ve
delik olmamalıdır.
 Cam kavanoz: Ağzı tam kapalı olmalı, kırık ve çatlak olmamalıdır.
 Mikrobiyolojik analizi istenilen numuneler: Orijinal ambalajında veya steril kaplara
alınmış olmalıdır.
 Rutubet ya da Kuru Madde Analizi istenilen numuneler: Numune orijinal ambalajı
içinde getirilmelidir.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
3 / 11
5.2.1.2. Sıcaklık Kontrolü
 Sıcaklık ölçümü, numune kapalı ambalajda ise orijinal ambalajını bozmayacak şekilde veya
numuneye zarar vermeyecek şekilde yüzey sıcaklığı ölçümü şeklinde yapılır.
 Soğukta muhafaza edilmesi gereken numunelerin 0-8 °C’de, dondurulmuş ürünlerin
numunesi ise -18°C’de veya daha düşük sıcaklıklarda laboratuvara ulaştırılması gereklidir.
 Soğuk zinciri kırılmadan analize alınması gereken numuneler soğuk zincir nakil kaplarında
getirilmelidir.
 Oda sıcaklığında (+20°C) ya da sıcaklığa hassasiyeti olmayan numunelerin de sıcaklık
kontrolleri yapılarak kaydı alınmalıdır.
5.2.1.3.Numune Miktarı
Analiz için gelen numune miktarının istenilen analizler için yeterli gelip gelmeyeceği
aşağıdaki tablodan kontrol edilir.
Yapılacak Analiz
Mikrobiyoloji
Fizik
Kimya (Gıda numuneleri)
Kimya (Ambalaj migrasyon)
Kimya (Ambalaj yapı tayini)
Analiz için Gerekli Asgari Miktar
50 gr/ml (her bir analiz ve tek n
çalışmalar için)
250 gr/ml (her bir analiz ve 5n
çalışmalar için)
250 gr/ml (her bir analiz için)
250 gr/ml (her bir analiz için)
-En az 200 ml hacim alan ambalaj
için 10 adet x simulant
-Film şeklinde olan ambalajlar için
en az 1 m² alan olacak şekilde x
simulant
En az; film için 10 dm2, granül 10
adet, kap şeklinde gelen
ambalajlar 10 adet olacak şekilde
Mikrobiyolojik analizlerde Türk Gıda Kodeksi ’ne göre numuneler 5n çalışılarak
değerlendirme yapılabilir. Müşteri değerlendirme istiyorsa numune miktarını 5n çalışmaya göre
getirmelidir.
Analiz için gerekli asgari miktardan az gelen numunelerde, müşteriye asgari miktarı
getirmediği belirtilir. Bu durumda müşteri analiz yapılmasını kabul ederse, analizin tekrarlanması
mümkün olamayacağından analiz sonucuna itiraz edemez. Müşteri, NKR/5.8.FR/11 No’lu Numune
Beyan Formu’nu doldurarak, analiz sonucuna itiraz etmeyeceğine ve analizin tekrarını
istemeyeceğine dair beyanda bulunur.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
4 / 11
Mikrobiyolojik numunelerin kabulü için ambalajlı olanlarında son kullanma tarihinin
dolmaması gerekir. Ayrıca numune uygun sıcaklık koşullarında muhafaza ve teslim edilir. Hazır
yemek numunelerinde ise numune üretimden sonra 72 saat sonrasına kadar teslim edilebilir. Ayrıca
bu süreç içinde hazır yemek numunelerinin en fazla +4 oC’ de muhafaza edilmesi gerekir. Çiğ süt
numunesi alındıktan sonra 6 saat sonrasına kadar teslim edilebilir. Ayrıca bu süreç içinde çiğ süt
numunesinin +4 oC’de muhafaza edilmesi gerekir. Ambalajlı olmayan et numuneleri ile ambalajı
açılarak alınan et numuneleri alındıktan 48 saat sonrasına kadar teslim edilebilir. Ayrıca bu süreç
içerisinde bu numunelerin en fazla +4 OC’de muhafaza edilmesi gerekir. Numuneler laboratuvara
soğuk zincir bozulmadan ulaştırılmalıdır.
Rutubet ve kuru madde analizi yapılacak ambalajsız ekmek numuneleri üretildikten 6 saat
sonrasına kadar teslim edilebilir.
Asitlik, peroksit sayısı, sabunlaşma sayısı analizleri için getirilen bitkisel ve hayvansal yağ
numuneleri ambalajı açılmamış olarak getirilmelidir. Ayrıca asitlik analizi için getirilen süt ve süt
ürünleri numunelerinin de ambalajı açılmamış olmalı ve numune alındıktan uygun şartlarda
muhafaza ve teslim edilmelidir.
Numuneler yukarıda belirtilen şartları karşılamıyorsa, müşteriye bu durum NKR Birim
Sorumlusu tarafından bildirilir. Müşteri numunenin analiz yapılmasını istiyorsa, analiz sonucuna
itiraz edemez. Müşteri, NKR/5.8.FR/11 No’lu Numune Beyan Formu’nu doldurarak, analiz sonucuna
itiraz etmeyeceğine ve analizin tekrarını istemeyeceğine dair beyanda bulunur.
Resmi istek numuneleri, “Numune Alma ve Laboratuvara Gönderme Tutanağı” ile; özel istek
numuneleri müşterinin onaylamış olduğu “NKR/5.8.FR/01 No’lu Analiz İstek Formu” ile kabul edilir.
Resmi numunelerde analiz kapsamında olmayan, evrakı uygun olmayan ve yukarıda belirtmiş
olduğumuz kriterlere uygun olmayan numuneler kabul edilmeyecektir. Bu resmi numune için
NKR/5.8.FR/07 No’ lu Numune Ret Formu düzenlenerek iade edilir.
Müşterinin çalışılacak analiz metodunu onaylayıp onaylamadığı, kalan numuneyi isteyip
istemediği, numuneye ait raporun hangi yolla bildirilmesini istediği, NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek
Formu’ nda belirtilir.
Numunenin kabul edildiği durumlarda numuneyi getiren ilgili kurum, kuruluş ya da kişiye,
analiz ücretinin hesabını gösteren tablo NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek Formu’ nda tebliğ edilir.
Analiz için gerekli koşullar (hazırlama, kodlama, kayıt) sağlanır.
Deney numunesi hemen analize alınmayacaksa bozulmalarını ve deney sonuçlarındaki
sapmaları önleyecek şartlar altında saklanmalıdır. Bu şartlar, ilgili Birim Sorumlusu tarafından kayıt
altına alınır.
Numunenin kabulünden ve çalışmaya başlandıktan sonra, müşteri başka bir analiz daha
istediğini bildirirse, istenilen analiz için yeterli numune olup olmadığı kontrol edilir. Yeterli ise,
NKR/5.8.FR/01 No’ lu Analiz İstek Formu doldurularak müşteriye fakslanır ve onaylanıp tekrar geri
istenir, yeterli değil ise numune talep edilir ve kayıt işlemleri yapılır.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
5 / 11
5.2.2.NUMUNELER
5.2.3.Resmi Numuneler
Gıda, Tarım ve Hayvancılık İl Müdürlüğü tarafından laboratuvara gönderilecek numuneler ile
ilgili gerekli bilgiler Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi aracılığı ile laboratuvara gönderilir.
NKR Sorumlusu tarafından ‘Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi’nde, NKR/5.8.TA/01 No’ lu Gıda
Güvenliği Bilgi Sistemi Kullanma Talimatı’ na göre numune bilgileri onaylanır ve numune kabul edilir.
Resmi numuneler NKR Sorumlusu tarafından İl Müdürlüğünden teslim alınır.
Resmi numuneler kabul edilirken laboratuvar için düzenlenen evraklardaki, imza ve mühür
kontrolü yapılır.
Herhangi bir sorun yok ise İl Müdürlüğü Evrak Zimmet Defteri’ndeki laboratuvara ait bölüm
imzalanır ve numune teslim alınır.
İl Müdürlüğü tarafından numune ile birlikte gönderilen numune alma tutanağı evraklarındaki
bilgiler analize başlamak için yeterlidir, NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek Formu aranmaz. Ancak Tarım İl
Müdürlüğü ve Gümrük Müşavirlik Firmaları çalışmaya başlamadan önce hazırlanan bir üst yazı
Laboratuvarımızın çalışma koşulları hakkında bilgilendirilir. Bu üst yazının ekine NKR/5.8.FR/01 No’ lu
Analiz İstek Formu, KLS/5.8.PR/01 No’ lu Deney Numunelerine Uygulanan İşlemler Prosedürü,
KLS/4.4.PR/01 No’ lu Taleplerin Tekliflerin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Prosedürü ve
KLS/4.4.FR/03 No’ lu Analiz Şartları Formu eklenir. Bu formlarda herhangi bir dokümanda revizyon
olması halinde dokümanın son revizyonu da tekrar ilgili kişilere iletilir.
Gelen numuneler uygun olması durumunda, NKR Birim Sorumlusu tarafından Genel Numune
Kayıt Defteri’ne numara verilerek kayıt edilir. Genel Numune Kayıt Defteri, NKR/5.8.FR/03 No’lu
Genel Numune Kayıt Formu’na göre hazırlanır. Sonrasında NKR Birim Sorumlusu tarafından numune
ve müşteri bilgileri NKR/5.8.TA/02 No’ lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı’ na uygun olarak
Numune İzleme Sistemi ‘ ne girilir.
Resmi numunelerin analiz sonuçları çıktıktan sonra rapor ile ilgili bilgiler NKR/5.8.TA/01 No’lu
Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi Kullanma Talimatı’na göre sisteme girilir.
İthalat için gelen numunelerin Muayene ve Analiz Sonuçları Raporu 2 adet düzenlenerek bir
tanesi ön yazısı ile beraber İl Müdürlüğüne teslim edilir, bir adedi ise laboratuvarda saklanmak üzere
arşivlenir.
İhracat amacıyla gelen numunelerin hızlı alarm kapsamında laboratuvara iletilmesi
durumunda NKR Sorumlusu tarafından ilk ihracat analizinin laboratuvarda yapılıp yapılmadığı kontrol
edilir.
İhracat analizinin laboratuvarımızda yapıldığının tespiti durumunda ilgili numunenin numune
kodları Birim Sorumlusuna iletilir.
Birim Sorumlusu tarafından bu analizlere ait yapılan işlemlerin tümü geriye dönük kontrol
edilir, laboratuvardan kaynaklanan bir hatanın tespiti durumunda KLS/4.9.PR/01 No’ lu Uygun
Olmayan Deney İşleminin Kontrolü Prosedürü’ ne göre işlem yapılır.
İlgili Birim Sorumlusu tarafından NKR/5.8.FR/08 No’ lu Hızlı Alarm Takip Formu ile bu
işlemlerin takibi yapılır ve ilgili belgeleriyle muhafaza edilir.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
6 / 11
Gıda Tarım ve Hayvancılık İl Müdürlüğü’ ne bağlı Gıda ve Yem Şube Müdürlüğü tarafından
öğütülmeden gelen numuneler, NKR personeli tarafından bıçaklı öğütücüde öğütülerek parçacık
boyutu uygun hale getirilir. Bu numuneler, NKR/5.8.FR/02 No’ lu Öğütme İşlemi Takip Formu’ na
kaydedilir. Homojen hale getirilen numune Laboratuvar numunesi ve İl Müdürlüğü numunesi olmak
üzere ikiye ayrılır. İl Müdürlüğü için ayrılan şahit numunenin muhafazası yine Laboratuvarda yapılır.
Laboratuvarda kalan numune A1,B1 ve şahit numune A2, B2 olarak etiketlenir.
5.2.2.2.Özel İstek Numuneler
Özel istek numuneleri, kargo veya şahıslar tarafından teslim edilir.
Laboratuvara getirilen özel istek numunelerinde analize başlanabilmesi için, NKR/5.8.FR/01
No’ lu Analiz İstek Formu doldurtulur. Talep edilen analizlerin ücetleri aynı forma NKR Birimi
Sorumlusu tarafından yazılır. İskonto yapılacaksa Laboratuvar Müdürü’nün onayı alınır. Müşteri,
analiz ücreti ve formdaki “Açıklamalar” kısmındaki hususları kabul etmesi durumunda Talep Eden
kısmını (ad soyad, imza, kaşe, tarih olacak şekilde) doldurur. Onaylama kargo, ileti veya faks kanalıyla
da yapılabilir.
Gelen numuneler uygun olması durumunda, Genel Numune Kayıt Defteri’ne numara
verilerek kayıt edilir. Genel Numune Kayıt Defteri, NKR/5.8.FR/03 No’lu Genel Numune Kayıt
Formu’na göre hazırlanır. Sonrasında NKR Birim Sorumlusu tarafından numune ve müşteri bilgileri
NKR/5.8.TA/02 No’ lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı’ na uygun olarak Numune İzleme
Sistemi ‘ ne girilir.
5.2.2.3. Uygun Olmayan Numuneler
Analiz için gelen numune teslim alındıktan ve de ilgili birime gönderildikten sonra, ilgili birim
personeli tarafından yapılan kontrol işleminde analize uygunluğu ile ilgili bir şüphe veya sapma varsa
bu durum NKR Birimi’ne KLS/4.4.FR/01 No’lu İç Yazışma Formu ile bildirir.
NKR Sorumlusu numune uygunsuzluğunu ilgili kurum veya müşteriye bildirerek
NKR/5.8.FR/04 No’ lu Uygun Olmayan Numune Takip Formu’ na kaydeder.
Analiz numunesinin Laboratuvara kabulünden sonra numune üzerinde meydana gelen
anormallikler ve sapmalar, İlgili Birim personeli tarafından Analiz Detay Defteri’ ne kaydedilir.
Müşterinin geri bildirimine göre analize devam edilip edilmeyeceğine karar verilir. Evrakları eksik olan
numunelerin evrakları tamamlanıncaya kadar gerekli saklama koşullarında bekletilir.
Eksiklikleri tamamlanmayan numuneler 3 gün bekletildikten sonra firma ile tekrar temasa
geçilerek konu hatırlatılır. Daha sonraki 10 gün içerisinde eksikleri tamamlanmadığı takdirde, NKR
Birim Sorumlusu tarafından NKR/5.8.FR/05 No’ lu Numune İade Formu doldurularak ulaşım bedelleri
ile birlikte iade edilir.
5.2.2.4. Şahit Numune
Şahit numunelerin saklama süresi, kirlilik olmayan toksin analizi numuneleri için 5±3 ⁰ C’ de 2
hafta, belirlenen limitlerin üzerinde toksin tespit edilen numuneler (negatif şahit numune) için ise HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
7 / 11
18±3⁰C sıcaklıkta 1 aydır. Analiz sonucunun olumlu çıkması durumunda kalan numune isteniyorsa
müşteriye iade edilir. Analiz sonucu olumsuz çıkan numuneler, iade edilmez. Analiz sonucunda kalan
toksinli örnekler ve de imha tarihi gelmiş toksinli şahit numuneler NKR Birim Sorumlusu tarafından
uygun bir ambalaja konularak ağzı sıkıca bağlanır. Üzerine numune kodları ve “TOKSİNLİ” ibaresi
yazılıp imha edilene kadar muhafaza edilir.
Mikrobiyolojik analiz numuneleri muhafazaya uygun olması durumunda, dondurulmuş
ürünler için -20±3⁰C, diğer ürünler için, 5±3⁰C de 1 hafta muhafaza edilir.
Kimyasal ve Fiziksel Analiz Laboratuvarı numuneleri, muhafazaya uygun olması durumunda
5±3⁰C sıcaklıkta 2 hafta süre ile muhafaza edilir sonra imha edilir.
Şahit numune gelmediği durumlarda analiz tekrarı yapılabilmesi için analizde kullanılan
numuneden kalan, şahit numune olarak uygun şartlarda yukarıda açıklanan sürelerle muhafaza edilir.
Şahit numune gelmemişse ve müşteri kalan numunenin iadesini istemişse, analizin tekrar
yapılabileceği kadar numune alınarak, kalan numune müşteriye iade edilir.
Şahit numuneler muhafaza süreleri bittikten sonra imha edilir. NKR/5.8.FR/10 No’lu Numune
İmha ve İade Takip Formu ile NKR Birim Sorumlusu tarafından takip edilir.
5.2.2.5. Validasyon Numuneleri
NKR Birim Sorumlusu tarafından validasyon numunelerinin uygunluğuna bakılır. Numune
uygunsa kaydı NKR Birim Sorumlusu tarafından özel istek ve resmi numunelerin kaydedildiği Genel
Numune Kayıt Defteri’nden ayrı ancak aynı formatta bir deftere kaydedilir. Validasyon numuneleri,
Numune İzleme Sistemi’ne girilmez.
5.2.2.6 Yeterlilik ve Karşılaştırma Deneyi Numuneleri
Yeterlilik ve karşılaştırma deneyleri numuneleri ön yazı veya bilgilendirme ile gelir. NKR Birim
Sorumlusu tarafından uygunluğuna bakılır. Numune uygunsa, NKR Birimi Sorumlusu tarafından Genel
Numune Kayıt Defteri’ne özel istek analiz olarak kaydedilir.
Gelen numunenin uygun olması durumunda NKR Birim Sorumlusu tarafından bilgiler
NKR/5.8.TA/02 No’ lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı’ na uygun olarak Numune İzleme
Sistemi ‘ ne girilir.
5.3.NUMUNE ANALİZ ÜCRETİNİN HESAPLANMASI, ÜCRET TAHSİLİ VE EVRAK KAYIT
Talep edilen analizlerin ücretleri, o yıl Bakanlığın belirlemiş olduğu fiyat listesine göre
Numune Kabul ve Raporlandırma Birimi tarafından hesaplanır. (NKR/5.4.HD/01 No’ lu Gıda Kontrol
Laboratuvar Müdürlükleri Döner Sermaye İşletmeleri Birim Fiyat Listesi)
Resmi istek analizlerinde ücretlendirme evrakın arkasına yazılır. Fatura düzenlenerek firmaya
toplam ücret bildirilir.
Özel istek analiz ücretlerinde yapılacak herhangi bir iskonto Laboratuvar Müdürü tarafından
belirlenir.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
8 / 11
Numune Kabul Birimi ücret bilgisini hesapladıktan sonra NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek Formu’
nda belirtilerek müşteriye tebliğ eder.
Analiz ücreti ilgili banka hesabına yatırıldıktan sonra, banka dekontunun faksı ya da e-maili
beklenir.
Analiz ücretinin 5 gün içerisinde yatırılması istenir. Bu süreçte numune gerekli saklama
koşullarında muhafaza edilir. Süre sonunda analiz ücreti yatırılmadığı takdirde numune müşteriye
ulaşım masraflarını karşılayacak şekilde NKR/5.8.FR/05 No’ lu Numune İade Formu ile iade edilir.
Ödeme elden ya da banka transferi ile yapıldıktan sonra numunenin analizine başlanır ve de
laboratuvarımızca faturalandırma işlemi gerçekleştirilir.
Müşteri herhangi bir nedenle analizin durdurulmasını talep ederse analiz ücreti geri iade
edilmez.
NKR/5.8.FR/01 No’ lu Analiz İstek Formu’ nda müşterinin belirtmiş olduğu teslim şekline göre
fatura teslim edilir.
5.4.NUMUNE HAZIRLAMA KODLAMA VE KAYIT
Resmi numunelerde, numune kabul tarihi, numunenin ambalaj durumu, numuneyi teslim
alan kişi, sıcaklığı, hangi laboratuvara gönderileceği numuneye ait tutanağın arka sayfasına NKR birimi
çalışanları tarafından yazılır ve kontrol edilir.
Gelen numunenin uygun olması durumunda NKR Birim Sorumlusu tarafından numune ve
müşteri bilgileri Numune İzleme Sistemi ‘ ne girilir.
Numuneler, “Genel Numune Kayıt Defteri” numara verilerek kayıt edilir. Genel Numune Kayıt
Defteri, NKR/5.8.FR/03 No’lu Genel Numune Kayıt Formu’na göre hazırlanır.
Gelen numunenin kodlanması aşağıdaki gibidir:
……../0001
Numune sıra no
Yıl
Validasyon numunelerinin numaralandırılması aşağıdaki gibidir:
Numune laboratuvarda bulunduğu süre içerisinde imha edilene kadar bu numune kodu ile
tanımlanmaktadır. Numune kodu aynı zamanda ilgili numune için hazırlanan Muayene ve Analiz
Raporunun da numarasıdır. Böylece numunelerin herhangi bir şekilde karışmalarının önüne geçilmiş
olur.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
9 / 11
Numunenin üzerindeki etikete hangi analizlerin yapılacağı sırası ile yazılır. Böylece
numunenin çalışıldığı birimden hangi birime geçeceği belli olmuş olur.
Gelen numunelerden orijinal ambalajlı olanlar firma ve numune adı görünmeyecek şekilde
siyah bantla kapatılır.
İlgili analizlerin yapılacağı birime gönderilene kadar numuneler için gerekli muhafaza şartları
sağlanır.
5.5.KODLANMIŞ NUMUNENİN DAĞITIMI, TAŞINMASI VE TESLİM EDİLMESİ
Kodlanmış numune, talep edilen analizlere göre ilgili birimlere NKR/5.8.FR/09 No’lu Numune
Teslim Formu imzalatılarak teslim edilir. Bu formda numunede yapılacak analizler ve diğer durumlar
de belirtilir.
Numune tek parça halinde gelmişse ve numunenin birden fazla laboratuvarda analizi
yapılacaksa NKR Birim Sorumlusu, analiz önceliğine göre numuneyi ilgili analiz birimine teslim eder,
çalışma bittikten sonra kalan numuneyi alır. Kalan numuneyi, numunenin analiz yapılacağı diğer
analiz birimlerine sırasıyla iletir. Bu teslimlerde, NKR/5.8.FR/09 No’lu Numune Teslim Formu ile
kayıt tutulur.
5.6. NUMUNEYE AİT VERİLERİN KAYDEDİLMESİ
Analizi yapılan numuneye ait veriler ve hesaplamalar, KLS/5.8.FR/01 No’lu Analiz Detay
Formu’na göre hazırlanan Analiz Detay Defteri’ne analizi yapan kişi tarafından kaydedilir.
5.7.NUMUNENİN MUHAFAZASI, İADESİ VE İMHASI
Analiz sonucu uygun olan numunelerin kalan kısmının NKR/5.8.FR/05 No’ lu Numune İade
Formu düzenlenerek müşteriye iade edilebileceği, analiz sonucu olumsuz çıkan, dondurulmuş,
işlenmiş ürünler ve tamamı analizde kullanılan numunelerin iadesinin söz konusu olmayacağı
müşteriye bildirilir.
NKR/5.8.FR/01 No’ lu Analiz İstek Formu’ nda kalan numunenin iadesi talep edilmişse; ilgili
numuneye ait Muayene ve Analiz Raporu ile beraber kalan numune NKR/5.8.FR/05 No’ lu Numune
İade Formu müşteri tarafından imza karşılığı teslim edilir. Ayrıca iade edilen numune takibi
NKR/5.8.FR/10 No’lu Numune İmha ve İade Takip Formu ile NKR Birimi tarafından yapılır.
Firma uzakta ise; NKR/5.8.FR/05 No’ lu Numune İade Formu doldurularak müşteriye fakslanır
ve onaylanması sonrasında tekrar tarafımıza iletilmesi istenir. Bu onay doğrultusunda kalan numune
ulaşım giderleriyle birlikte müşteriye kargo yapılır.
Müşteri kalan numuneyi almaktan vazgeçerse numune imha edilir.
Analizi biten, raf ömrü ve muhafaza süresi dolan numuneler NKR Birimi Sorumlusu tarafından
kullanılamayacak hale getirilerek imha edilir. Toksinli numunelerin imhası ise KLS/5.3.TA/05 Atıkların
İmhası Talimatı’ na göre gerçekleştirilir. Numune imhasının takibi NKR/5.8.FR/10 No’lu Numune
İmha ve İade Takip Formu ile NKR Birimi Sorumlusu tarafından yapılır.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
10 / 11
6.ATIF YAPILAN DOKÜMANLAR
 KLS/5.6.FR/06 No’ lu Cihaz Sıcaklık Kontrol Formu
 KLS/5.3.FR/02 No’ lu Temizlik Takip Formu
 NKR/5.8.FR/01 No’ lu Analiz İstek Formu
 NKR/5.8.FR/07 No’ lu Numune Ret Formu
 KLS/4.9.PR/01 No’ lu Uygun Olmayan Deney İşleminin Kontrolü Prosedürü
 NKR/5.8.FR/08 No’ lu Hızlı Alarm Takip Formu
 NKR/5.8.FR/04 No’ lu Uygun Olmayan Numune Takip Formu
 NKR/5.8.FR/05 No’ lu Numune İade Formu ile
 KLS/5.3.TA/05 Atıkların İmhası Talimatı
 NKR/5.4.HD/01 No’lu Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlükleri Döner Sermaye İşletmeleri
Birim Fiyat Listesi
 KLS/5.6.FR/12 No’ lu Tolerans Limitleri Formu
 NKR/5.8.TA/01 No’ lu Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi Kullanma Talimatı
 NKR/5.8.TA/02 No’ lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı
 KLS/4.4.PR/01 No’ lu Taleplerin Tekliflerin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Prosedürü
 KLS/4.4.FR/03 No’ lu Analiz Şartları Formu
 NKR/5.8.FR/03 No’lu Genel Numune Kayıt Formu
 NKR/5.8.FR/09 No’lu Numune Teslim Formu
 NKR/5.8.FR/10 No’lu Numune İmha ve İade Takip Formu
 KLS/5.8.FR/01 No’lu Analiz Detay Formu
 NKR/5.8.FR/11 No’lu Numune Beyan Formu
 KLS/4.4.FR/01 No’lu İç Yazışma Formu
7.REVİZYON DURUMU
Revizyon
No
02
Revizyon
Tarihi
02/08/
2013
HAZIRLAYAN
Revizyon
Yapılan
Madde
5.
Revizyon Nedeni
5.2.1. maddesinde özel ve resmi numunelerin kabulünde
gerekli evraklar belirtildi.
5.2.2.1 maddesinde NKR/5.8.FR/03 No’lu Numune Kayıt
Formu’na atıf yapıldı.
5.2.2.2. başlığında işleyiş açıklandı.
5.2.2.4. Şahit numune gelmediği durumlarda ne yapılacağı
açıklandı.
5.4. Numunenin analiz için teslimine kadar gerekli şartlarda
muhafaza edileceği tanımlandı.
5.5. başlığında işleyiş daha açık anlatıldı.
5.6. başlığında yeni oluşturulan NKR/5.8.FR/10 No’lu Numune
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
DENEY NUMUNELERİNE UYGULANAN İŞLEMLER
PROSEDÜRÜ
Revizyon
No
03
04
Revizyon
Tarihi
09/09/
2013
02/01/
2014
Revizyon
Yapılan
Madde
06
18/02/
2014
09/05/
2014
KLS/5.8.PR/01
01/10/2012
Revizyon No/
Tarihi:
06/09.05.2014
Sayfa
No:
11 / 11
Revizyon Nedeni
6.
7.
Revizyon Durumu maddesi eklendi.
5.
5.2.2.5. Validasyon numuneleri açıklandı.
5.2.2.6. Yeterlilik ve karşılaştırma deneyi numuneleri açıklandı.
5.4. Validasyon numunelerinin kodlanması açıklandı.
5.6. Numuneye ait verilerin kaydedilmesi açıklandı.
6.
KLS/5.8.FR/01 No’lu Analiz Detay Formu eklendi.
5.
5.
6.
5.
6.
HAZIRLAYAN
İlk Yayın Tarihi:
İmha ve İade Takip Formu’na atıf yapıldı. Şahit numune
gelmediğinde analizi yapılan numunenin şahit olarak
saklanacağı belirtildi.
Atıf yapılan yeni dokümanlar eklendi
6.
05
Doküman No:
5.2.1.3.Numune Miktarı başlığı eklendi. Bazı numunelerde,
asgari numune miktarlarında değişiklik yapıldı. Asgari numune
miktarından az gelen numune olması durumunda yapılacaklar
açıklandı.
5.2.2.4. başlığında şahit toksin numunelerinin saklama süreleri
değiştirildi.
NKR/5.8.FR/11 No’lu Beyan Formu eklendi.
5.2.2.3.
Uygun Olmayan Numuneler bölümünde,
laboratuvarlar tarafından NKR birimine bildirimin şekli
tanımlandı.
KLS/4.4.FR/01 No’lu İç Yazışma Formu atıf yapılanlara eklendi.
5.2.1.3. Mikrobiyolojik analizler için gerekli asgari numune
miktarı kısmına ekleme yapıldı. Mikrobiyolojik analizlerde
değerlendirmek için 5n’li çalışma yapılması tanımlandı.
Numunelerin kabulü için yeni kriterler tanımlandı.
NKR/5.8.FR/11 No’lu Beyan Formu NKR/5.8.FR/11 No’lu
Numune Beyan Formu olarak değiştirildi.
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN

Download Report