Botanik Eczane Programının Kolaylıkları

MERAK ETTİKLERİNİZ..
Botanik Eczane Programının Genel Görüntüsü Nasıldır?
Botanik Eczane Programının Kolaylıklarından neleri sayabilirsiniz?
1)Örneğin takas verme 3 adımda biter;
Sayfaya Karekodları Okutun;
Takas Ver Tuşuna Basın;
Vereceğiniz eczaneye çift tıklayın;
Ürünlerin itsleri devredilir, stoktan düşülür. Web üzerinden bildirilir. Takas paketi olarak yazılır.(web
üzerinden bildirme 2 tarafta botanik kullanırsa işe yarar)
2)Ürün arama kartında PARÇALI ARAMA SİSTEMİ VARDIR. Pencerede; içinde ST, 40 ve 28 geçen ürünleri
arayabilirsiniz.
Aynı özellik hasta arama kartında da vardır. İsminde veya soyadında TAFA ve AR ve TC’sinde 04 olan hastalar
listelenebilir.
3)Size yakalayabildiğimiz tüm bilgiler ile yardımcı olmaya çalışırız.
Mesela burada Tespit yapabildiği hastalar için, Meduladan girilen reçetedeki hastanın yaşı tutmamasına
rağmen kendisi girilmiş isterseniz düzeltin bilgisi verir.
4)Sayfaya bir ürün okunduğunda o ürüne ait en yakın miad tarihi, ondan daha yakın miadlı ürün varsa adı miadı
ve stoğu, o ürünün muadillerinden en çok olan ürün listelenir. Bu sistem meduladaki muadil listesi baz alınarak
çalışmaktadır. Bu sebeple 1000 mg 10 ve 14 tablet agumentinler beraber listelenebilir. Veri düzenlememiz
bitince istenirse ambalaj miktarı ayarlanabilecek. Bu sistem medulaya reçete girerken de çalışmaktadır.
EReçeteden Reçete kaydına devam et dendiğinde aynı rapor gelir. İstenirse Miad tuşu ile de reçete üzerinden
direkt çağrılabilir.
5)İstenirse telefon ve kimlik bilgileri doldurma için ayarlarda zorlama yaptırılabilir.
6)Medulada reçete girerken hasta ile ilgili borç ve küpürlerde kırmızı yanar söner uyarı vardır. Ve Borç küpür
reçetede yazılı ilaçlar ile aynı veya muadil ise ürünleri de gösterir.
7)Medulada reçete girerken eğer SHIFT – F9 veya resimdeki tuşa basarsanız ilacı alan kişiyi çağırıp tcsini ENTER
tuşu veya çift klik ile sayfaya okutabilirsiniz. Ama o hastanın eski reçetelerini sizden daha önce başkası (eşi,
babası vb) almış ise o isimler direkt listelenir. Ve isim yazarak arama zaman kaybından kurtulursunuz.
8)Bir satışın (reçete veya elden) üzerinde HIZLICA
29,82 TL’lik ödeme olan reçetenin (1)
10 TL’sini POS girebilir (2)
15 TL’sini hesaba geçebilir(3)
4 TL’sini nakit alabilir(4)
Kalanıda kasaya – yuvarlama olarak atabilirsiniz.
Burada göstermedim ama en son olarak ta ilgili cari kart hanesine (MAVİ HÜCRE) bir hasta çağırarak bu hesabı
aileden herhangi birine aktarabilirsiniz.
Tüm bu işlemler burada ve olası en hızlı yolla yapılabilmektedir. Bu amaçla 3 eczacı hem eczanemizde
uygulayarak hem de üzerinde ayrıntılı olarak düşünerek 2 ayda tamamlanmıştır. Halen olası hesap hataları
aranmaktadır ama bulunamamıştır.
9)Satış sayfasına karekodları okutup üzerinde sağ tuş ile açılan ilaç menüsünden STOK YAP ve STOK EKLE
menüleri ile gün içerisinde çalışma esnasında stok sayımı yapabilirsiniz. İster raf raf ister dolap dolap sayımı
bitirir ve yoğunluğunuza göre ortalama 2 gün içinde ekstra mesai harcamadan stok sayımını bitirebilirsiniz. (Bu
6 eczanede test edilmiş ve doğru olarak çalışmaktadır. Henüz bir aksaklığı tespit edilmemiştir. Ben
eczanelerimde hep bu şekilde saymaktayım. Bir eczacım epey uğraşıp ikna ettikten sonra denemiş ve çalıştığını
kabul etmiştir. Ama bu ben mesai saatleri dışında sayarım isteğine engel değildir. Stok sayımı aynı anda tüm
bilgisayarlardan yapılabilir. Bir bilgisayar bir raf veya dolabı bitirirken diğer bilgisayardan başka dolap veya raf
sayılabilir ve tüm eczane bitince sayım bitmiştir. Üzerine bir işlem yapılamasına gerek yoktur.)
10)Botanik üzerinden elden satışı(F5) yapılan ürün daha sonra medula reçetesi haline getirilirken iade almaya
gerek yoktur. Program geri planda ilgili karekodu tespit ederek its satışını iptal eder ve medula reçetesi girişi
tamamlanır. Bu işlem esnasında ilgili ilacın tutarı iade tutar olarak işlensin mi sorusu sorulur. Evet denirse (10
TL’lik ürün varsayoyruz) 10 TL iade hanesine işlenir medula hasta ödeme tutarı 12 TL ise 2 TL gösterir, 8 TL ise 2 TL gösterir. (KASA DOĞRU TUTSUN VE STOK BOZULMASIN DİYE). Bunu ekran görüntüsü şimdilik yok
eczanede gerçeğini yaptığımda yollayabilirim.
11)Sadece
aktarılır.
bir
tuş
ile
tüm
faturalar
okunur,
kaydedilir,
its
devirleri
yapılır,
stoklara
Depo seçinizde depolar çalışma yoğunluğuna göre sıralanır. Tarih sabahları saat 10’ a kadar dünkü tarih gelir ve
EFaturaları okuyunca hemen kaydet seçili işe OKU tuşuna basılınca hemen depoya bağlanıp işlemlerini yapar.
Faturayı çekince Üzerine devralamadığı karekodları listeler.
Son 0-4 ay içinde miadı dolacak karekodları kırmızı, 5-8 ay içinde miadı dolacak karekodları sarı ve 9-12 ay
içinde miadı dolacak karekodları mavi olarak boyayarak listesini size verir.
Bu gerçek örnek değildir ama fikir olsun diye koyuyorum. Çünkü eski bir fatura ve burada ürünler satılmış
görünüyor. Fatura 19.10.2014 tarihinde çekilmiştir.
12)Botanikten bakılan ereçeteler alınmasa bile sistemde saklanır. Böylece ihtiyaç anında hasta e-reçetesine
ulaşılabilir ve içeriği görülebilir.
13)Meduladan reçete, ereçete ve bakılan rapor yakalanır bu sayede meduladan çıktı almadan ve tekrar
girmeye gerek kalmadan reçeteler incelenebilir.
Burada incelenen reçeteler kontrol edildi olarak işaretlenebilir.Raporlu, raporsuz, kontrol edilmemiş, ürün
bazında vb seçimlerle reçeteler listelenebilir.Eksiklikler reçeteye hata mesajı iliştirilebilinir. Daha sonra hatalılar
listelenebilir.
14)Medulada teslim edilmeyen eksik ilaçlar için not düşülebilir.
Daha sonra bu eksikler raporlanabilir.
Eğer hasta bir şekilde meduladan veya satış sayfasından çağrılırsa. Eczanede kalan ve teslim edildi olarak
işaretlenmemiş ürünler bildirilir.
15)İlaç alışverişi yaptığınız komşu eczane Botanik Kullanıcısı ise Takas oku tuşu ile size yolladığı ürünleri listeler,
sadece gönderilen paketi seçip, seçileni onayla demesiniz, hızlıca takası alırsınız pakette karekodlarda geldiği
için okutmaya ihtiyaç duymaz. İlaçlar (karekodlu ise its’den alınır), takas dosyasına yazılır ve stoklara eklenir.
16)Sipariş defteri olarak Botanik’i kullanabilir,
Ürün üzerinde iken son 13 aylık (bulunduğunuz ay dahil) reçete ve elden çıkışları ve son 5 faturasını
görebilirsiniz. Adet yazıp kaydederseniz Fatura kontrolde yardımcı bilgilere erişebilirsiniz.
Amaç: Size depodan gelen karekodların size EFatura dosyasında bildirilen karekodlarla aynı olmasını garanti
ederek hatayı sıfırlamaya çalışmaktır. Aynı zamanda size EFaturadaki adetleri göstererek fatura kâğıdına
bakmadan gelen ürünlerin doğru sayıda geldiğini kontrol etmeye yarar. Yeşil olması okuttuğunu karekodun size
bildirilenle aynı olduğunu gösterir. Kontrol adedini 1 yapar. Solunda Fatura adet ve MF’si sağında siparişi
okurken veya internetten verirken yazdırdığınız ve sipariş sayfasına girdiğiniz bilgiden gelir. Hücrenin mavi
olması size gelen adet – mf oranının, sizin okuduğunuz adet –mf oranından iyi olduğu anlamına gelir. Sarı
hücrede sipariş adedinden farklı olanlar demektir. Üstte sarı, kırmızı ve mavi hücreler bu toplamları verir.
Yani bu faturada size 4 adet ürün okuduğunuzdan farklı sayıda gelmiş. İki ürünün gelen adetleri, avantaj olarak
sizin lehinize demek.
Siparişi Botanikte tutmanın bir avantajı da yoğunluktan kaynak tekrarlı alımları engellemektir. Siparişi okunmuş
bir ürünü tekrar siparişe atmak isterseniz
Der. Ama burada evet derseniz yinede siparişe ekler.
ÜRÜN BİLGİLERİNİ,FİYATLARINI GÜNCELLİYOR MUSUNUZ?
Evet. Ama önce vermem gereken bilgi şudur.
Botanik sizde olmayan ürünleri faturayı çekince otomatik olarak AÇMAZ. Sizin açmanız gerekmektedir.
Hâlihazırda 42000 civarında ürün kartımız var. Bu kartlar merkezi bir sistemde tutuluyor ve bir eczane dolorex
tabletin yeni çıkan bir barkodunu karta eklerse veya yeni bir dermokozmetik ürün kart(lar)ı açarsa bunlar
merkeze eklenir ve tüm botanikler bunu alır.
BU VERİ PAYLAŞIMIZ DEĞİLDİR. VE ECZANELER BİRBİRLERİNİN VERİLERİNİ GÖRMEZ.
Bu sayede daha sonra yapacağımız bir sistemle eczaneler arası (İSTEDİKLERİNİZLE) stok paylaşımı, yakın
miadlılar paylaşımı ve çok olan seçmeli ilaç paylaşımı motorları için sağlam bir temel oluşturmaktır. Eğer
otomatik açarsak kart tekrarlarına sebep olur ve zaman içerisinde 15 tane enjektör kartı 8 tane dolorex tablet
kartı oluşur ki bunu hiçbir eczane istemez. Daha sonra kart birleştirme olanağı verilse bile özellikle
dermokozmetik ürünlerde (sürekli olarak barkod değiştiriyorlar) ciddi sıkıntılara yol açar.
Botanik’i yazarken felsefem şudur. Eğer sizden bir ek iş istersem bu ya çok avantajlı sonuçlar vermeli veya
başka bir işi ortadan kaldırmalıdır. Örneğin Fatura Kontrol Modülü fazlalık gibi görünü ama 1) yanlış karekod
olayını engelleyerek faciadan döndürür. 2) Gelen ürünleri faturaya bakarak saymaktan daha hızlıdır. Böylece bu
özellik ile hem iş daha hızlı hem de garantili olmaktadır.
Meduladan ödenen aktif ürün fiyatları bizim tarafımızdan güncellenmektedir. Etiketli ürünlerin fiyatları sürekli
taranmaktadır. Diğer ürünler (emzik, biberon vb etiket fiyatı olmayan) sizler tarafından ayarlanmalıdır. Bu
konuda size fatura üzerinden yardımcı olacak modüller hazırlanmaktadır.
Stok Tutuyor mu?
Şimdi : Stoklarımız pek az üründe karışmaktadır ve sebepleri giderilmektedir.
Gelecekte: Tamamen Evet.
Medula sisteminden, EFatura yapısından, kullanım hatasından, yazılım hatasından bozulmalar olmaktadır.
Botanik için stok adedi önemli değildir. Önemli olan aktif karekodların adedidir. Karekodsuz ve medulaya
girmeyen ürünlerde zaten satış yapma unutulmadıkça sorun çıkmamaktadır. Karekodlularda eğer biz tezgahta
ürünü okutarak satarsak sorun çıkmamakta. Ama meduladan girerken işlem yapılıyor fakat sonuç dönmeden
önce internet kopması, elektrik kesintisi, medulanın cevap dönmemesi sebepleri ile sonucu alamazsak stokları
etkiliyor. Adet düşse bile karekodlar aktif kalıyor. Bu ise istenmeyen bir durum. Bunlar yazılım içerisinde tek tek
çözülüyor.
Botanikte ki yapılan işlemi kontrollerden kaynaklı sorunlar oluyor.
Elemanım bir karekodu ayşe hanıma emanet veriyor. Sonra aynı karekodu Fatma hanıma veriyor. Bu hem stok
hem hastada soruna yol açıyor. Bunu tespit edip giderdik.
Mesela elemanım önceden satılmış bir ürünü tekrar elden satıyor(niye ve nasıl yapıyo anlamadık) ama tespit
edip yazılımla durdurduk. Önceden satışı kaydeder ve its bildirirdik. Şimdi önce its bildiriyor sorun varsa
durduruyoruz. Böylece hatayı engelledik.
Buna rağmen örneğin şöyle bir sorun oluyor;
Eczanem nöbette hastaya borç veriyor. Tanımadığı ama durumu olmayan hasta. 3 liralık ilaç 25 tl muayene. Bu
durumda ay sonunda eğer hasta borcu getirmemişse eczane reçeteyi siliyor. Muayeneyi ben ödemeyeyim
sadece ilaç zararım olsun diyor. Ama burada silinen reçetedeki ilaç karekodu rafa dönmesine rağmen aslında o
ilaç rafa girmiyor ve stok bozuluyor. Burada eczanenin görevi manuel olarak o küpürleri alıp pasife çevirmeli ki
stok düzelsin.
Kısaca şu anda sadece kullanıcı kaynaklı tüm hataları tespit ediyoruz. Otomatik çözülebilecekleri yazılıma
ekliyoruz. Diğerlerinde de eczanelere bilgilendirme yapacağız. Şu şu şu durumlarda işlemi manuel düzeltiniz
diyerek. Böylece çok yakın bir gelecekte stoklarımız 100% oranında tutacak diyoruz. (kayıplar hariç)
Ama %100 bile olsa en çok 3 ayda en az yılda 1 stok sayımının elzem olduğunu belirtmek isterim. Ki sırf bu
sebeple tamamen gün içerisinde stok sayma özelliği getirdik.
Kısaca eğer işin sonuna geldiğimiz de, BOTANİK stok tutamıyorsa hiçbir program stok tutamaz iddiası bana
aittir.
DEPOLARIN E-FATURALARI İLE İLGİLİ BİR EKSİK VAR MI?
Henüz depolar için anlamlı sayılacak seviyede olmadığımız için depolar fatura çekme bilgisini vermekten imtina
etmekteler.
Halen: Edak, GEK, Hedef, As, Selçuk, Nevzat, AlSat, Zirve, Dilek, Bahar, Beyhekim, Birlik, Fatih, Gürcan, Nazlı,
Oksijen, Yeditepe Ecza depolarının faturalarını alabiliyoruz. Farmaben listemizde var ama onlar internetten
oluşturulan dosyadan üzerinden işlem yaptırıyor ki onu da hallediyoruz. Sizin bölgenizde bunlardan başka depo
var ise bize alışveriş yapanları bildirirseniz kendileri ile irtibata geçeriz. Bir depo eklemek 1 günlük iş ve sistem
kendini otomatik yeniliyor.
Mevcut Hastalarımın isim ve telefon gibi bilgilerini ne yaparız?
Excel ortamında Ad, Soyad, Telefon, Adres vb bilgileri listeleyebildiğimiz hastaları sisteme ekleyebiliriz.
Saygıdeğer eczacım; Eczacı dilinden anlattığım için sürçülisan ettimse affediniz. Daha buraya ekleyemediğim
birçok kolaylık ve özellik mevcut. Ve eklenecek yenilikler var. Ama umarım buraya kadar yazdıklarım size bir
fikir verir.
Bana bu konuda eleştiri, fikir ve sorularınızı bildirirseniz memnuniyet duyarım.
İyi çalışmalar.
Ecz. Tansel Korkmaz

Download Report