T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI MESLEKİ EĞİTİM KA-2 YENİLİK VE İYİ UYGULAMALARIN DEĞİŞİMİ İÇİN İŞBİRLİĞİ STRATEJİK ORTAKLIK 1. Başvuru öncesinde talep edilen belgeler nelerdir? Başvuru yapacak kurum/kuruluşlar ve ortaklarının başvuru öncesinde PIC numarası alması zorunludur. Alınan PIC numarasının geçerli olabilmesi için aşağıdaki belgeler Katılımcı Portalı'na (URF) yüklenmelidir. Ayrıntılı bilgi için Nasıl Başvurulur sayfamıza bakabilirsiniz. Tüzel Kişilik Formu: Kamu veya özel ayrımı olmaksızın başvuru yapan tüm kurum ve kuruluşlar tarafından Avrupa Komisyonu’nun Katılımcı Portalı’nda (URF) PIC numarası alındıktan sonra yüklenmesi gereken bir belgedir. Bu belge kuruluşa ait kurumsal bilgileri içermektedir. KA2- Stratejik Ortaklık Mesleki Eğitim eylem türünde başvuru aşamasında proje ortağı kuruluşların bu belgeyi Katılımcı Portalı’na (URF) yükleme zorunluluğu bulunmaktadır. Finansal Tanımlama Formu: Kamu veya özel ayrımı olmaksızın başvuru yapan tüm kurum ve kuruluşlar tarafından Avrupa Komisyonu’nun Katılımcı Portalı’nda (URF) PIC numarası alındıktan sonra yüklenmesi gereken bir belgedir. Bu belge kuruluşa ait banka bilgilerini içermektedir. KA2- Stratejik Ortaklık Mesleki Eğitim eylem türünde başvuru aşamasında proje ortağı kuruluşların bu belgeyi Katılımcı Portalı’na (URF) yükleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Başvuru sahibinin ise bu belgeyi yüklemesi zorunludur. Kurumsal Mali Belgeler: Başvuru formunun son sayfalarındaki kontrol listesinde belirtildiği üzere; 60.000 Avro’dan fazla hibe bütçesi talep eden özel kuruluşlar (işletmeler) son mali yıla ait gelir-gider tablosu veya bilançoyu; sivil toplum kuruluşları ise son yıla ait işletme hesabı tablosunu onaylı olarak ve taranmış şekilde başvuru formuna eklemelidir. Bu belgenin başvuru sahipleri tarafından ayrıca Katılımcı Portalına (URF) da yüklenmesi gerekmektedir. 2014 yılında kurulmuş özel kurumlardan son mali yıla ait gelir-gider tablosu, bilanço veya işletme hesap tablosu talep edilmeyecek olup, projenin hibe desteği alması durumunda ödemeler taksite bağlanacaktır. 2. Çoğaltıcı Etkinlikler için yurtdışından gelen katılımcı başı verilen 200 Euro’ya harcırah ve yemek dâhil mi? Çoğaltıcı etkinlikler kapsamında yurtiçi katılımcı başına 100, yurt dışı katılımcı başına 200 Avro olarak tespit edilen hibe desteği yapılacak toplantının organizasyonunun maliyeti için kullanılabilir. Katılımcıların seyahat giderlerinin bu kalemden karşılanması zorunlu değildir. Bu hibenin amacı faaliyet gerçekleştirilirken ortaya çıkacak her türlü maliyete destek olmaktır. 3. Personel giderlerine sözleşmeli personeli de dahil edebilir miyiz? Personel giderlerinin kullanımı için kurum ve kişi arasında sözleşme (iş akti) olması yeterlidir. 4. Ortak sayısında bir üst sınır var mı? Ortak sayısında bir üst sınır bulunmamakla beraber bazı bütçe kalemlerinde ortak sayısı arttıkça bütçe artışı sınırlanabilmektedir. 1 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI 5. Ortaklar değiştirilebilir mi? Proje sahibi başvuru formunda birlikte çalışacağı ortakları rol ve sorumlulukları ve bütçeleri ile birlikte belirtmektedir. Bu ortakların değişmemesi beklenmektedir. Ancak kurumlarla imzalanacak sözleşmelerde ortak değişikliğinin mümkün olup olmayacağı, olacak ise bunun hangi koşullarda gerçekleşeceği ayrıca belirtilecektir. 6. Ortaklar çıkartılabilir mi? Ortaklardan biri veya birkaçı kendi isteğiyle projeden çekilebilir. Bu durumda projenin minimum ortak şartının (en az 3 ülke, 3 ortak) bozulmaması ve proje hedeflerine ulaşmayı engellemeyecek şekilde faaliyetlerin revize edilmesi beklenir. 7. Dernekler için de finansal kimlik belgesi istiyorsunuz. İstediğiniz belge resmi bir belge mi olmalı yoksa beyan yeterli mi? Finansal kimlik belgesi kurumun banka hesabının bilgilerini içeren bir dokümandır ve hem banka tarafından imzalanıp mühürlenmeli, hem de kurum adına hesap yetkilisi kişinin imzasını içermelidir. 8. Finansal kimlik ve Tüzel Kişilik belgeleri kamu kurumları tarafından da yüklenmek zorunda mı? Evet. Kamu kurumları rehberdeki linkten “Public Entity”i seçerek indirecekleri dokümanı doldurmalıdırlar. 9. Ortaklarımızdan niyet mektubu istiyor muyuz? Stratejik Ortaklık projelerinde ortaklardan niyet mektubu değil ortaklık yetki belgesi (mandate) istenmektedir. Bu doküman ile ortak kurum ilgili projede koordinatör (başvuru sahibi) kurumun kendi adına hibe başvurusunda bulunmasına yetki verdiğini belirtir. Bu dokümanın İngilizce ve Türkçe versiyonları TURNA sisteminde bulunmaktadır. 10. Ortaklarımız ile imzalamamız gereken sözleşme belgesi için herhangi bir örnek var mı? Örnek dokümanların yayınlanması halinde proje sahipleri ile paylaşılacaktır. 11. Yetki belgesi ne zaman alınmalıdır? Başvuru öncesinde alınmalıdır. 12. ECAS’ a üye olduktan sonra tüzel kişilik ve finansal kimlik belgelerini nereye yüklüyoruz? Bireysel kaydın gerçekleştirildiği ve URF sistemine girişi mümkün kılan ECAS’a üye olduktan sonra ilgili belgeler URF’ye yüklenmelidir. 13. Bir kurum birden fazla PIC numarası alabilir mi? Bir kurum tek bir PIC numarası alarak başvuruda bulunmalıdır. 14. Üniversiteler birden fazla PIC numarası alabilir mi? Her fakülte kendisi PIC numarası alabilir mi? Hayır. Üniversiteler tek bir PIC numarası almalıdır. Ancak farklı fakülteler veya birimler aynı PIC numarası ile başvururken farklı irtibat kişilerini başvuru formuna işleyebilirler. 2 T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı TÜRKİYE ULUSAL AJANSI 15. Bir kurum birden fazla başvuru yapabilir mi? Yaparsa PIC numarasından nasıl ayırt edilir? Bir kurum farklı ortaklarla, farklı ihtiyaçlara dönük birden fazla Stratejik Ortaklık projesine başvuruda bulunabilir. 16. Bir derneğin merkezi dışındaki şubeleri aynı PIC numarasını mı kullanacak? PIC numarası tüzel kişiliğe haiz olan kurumlarca alınmalıdır. Başvuran şubenin böyle bir özelliği yok ise merkezin PIC numarasını kullanmalı ancak irtibat kişisini dernek şubesinden belirtmelidir. 17. Başvuru formuna eklenmesi gereken dokümanlar nelerdir? Başvuru formlarının yeni yapısı proje ile ilgili doküman eklemeyi mümkün kılmaktadır. Ancak toplam 5 dosya eklenebilmekte ve dosya başına boyut 5120 kb’ı geçmemelidir. Bu sebeple benzer dokümanları (ör: ortaklardan alınan yetki belgesi) bir arada tarayıp tek bir dosya olarak eklemek mümkündür. Eklenmesi gereken diğer bir doküman doğruluk bildirimi sayfasının kurum yetkilisince imzalanmış örneği ve faaliyet takvimi tablosudur. Daha detaylı bilgi için e-form rehberi 41. Sayfa incelenebilir: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/eform-technical-guide_en.pdf 18. Proje boyunca yapılan faaliyetlerin gösterebileceği ayrı bir doküman mevcut mudur? Proje boyunca 2-3 yıl içinde yapılacak toplantılar, etkinlikler, çalışmalar ayrı bir zaman çizelgesi şeklinde excel tablosunda gösterilerek başvuru formuna eklenmelidir. Bu formu aşağıdaki linkten indirebilirsiniz: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/gantt-chart-template_en.xls 3