ANKARA TİCARET ODASI ANKARA ALIŞVERİŞ FESTİVALİ REKLAM AJANSI HİZMET ALIMI İŞİNE AİT TEKNİK ŞARTNAME Madde 1- İşin Tanımı: İdarece belirlenmiş stratejilere uygun olarak Ankara Alışveriş Festivali 2014’e ait tüm reklam ajansı hizmetlerinin, idarenin istediği doğrultuda fikir, içerik ve konseptleri oluşturmaya yönelik tüm ihtiyaçlarının tasarım, hazırlama, uygulama, reklam ve metin yazarlığı olarak limitsiz karşılanma işidir. Madde 2- İşin Süresi: Sözleşmenin taraflarca imzalanmasını müteakip 30 Eylül 2014 tarihine kadardır. Madde 3- İşin Kapsamı: İdare’nin Ankara Alışveriş Festivali 2014’ün (bundan sonra ASF olarak anılacaktır.) tanıtım ve reklam faaliyetleri kapsamında, verilecek hizmetlerin tanımlanması ve idare talimatları doğrultusunda ifası, çalışma şekil ve koşulları ile üretilen reklam eserleri üzerindeki hakların sahipliğinin belirlenmesine ilişkin usul ve esaslardır. Madde 4- Hizmetin Tanımı ve Kapsamı İdare tarafından uygun görülecek bir tanıtma/pazarlama stratejisine bağlı olarak İstekli; 4.1. Ankara Alışveriş Festivali’nin işlerini ve işleyişini sürekli izler, ayrıntılı bilgi edinir, analiz eder. 4.2. ASF ‘nin tanıtım ihtiyacını saptar. Buna uygun iletişim stratejisi ve planını, bunun ayrılmaz birer parçası olarak entegre iletişim planlarını (direct mailing, promosyon, vb) hazırlar. İdare onayı ile yayın planlarını ilgili İstekli ye aktarır. 4.3. Yaratıcı çalışmalar yaparak reklam fikri ve mesajları oluşturur, buna yönelik tasarım ve taslakları hazırlar. 4.4. Basın ilanı, basılı malzeme, grafik, modeller, iç mekan ve dış mekanlarda (indoor, outdoor) kullanılacak reklam ürünleri tasarımları, fotoğraf, tüm dijital mecralarda kullanılacak tasarımlar, radyo-TV reklam storyboardları ve senaryoları, POP, hediyelik eşya gibi reklam ürünlerini tasarlar. 4.5. Çeşitli tanıtım, pazarlama, diğer iletişim faaliyetleri ve açık hava etkinliklerinin organizasyonuna katkıda bulunur. 4.6. Festivalin tanıtım kitini ve katılımcılık kitini hazırlar ve uygulamasını yapar. 4.7. Festivale katılan alışveriş merkezlerinin, cadde mağazalarının ve markaların kullanacağı tanıtım öğelerini hazırlar. 4.8. Festival kapsamında işbirliği yapılması gereken kamu ve sivil toplum otoritelerini saptar ve bunlarla işbirliğinin esaslarını planlar. 4.9. Festival sonrasında düzenlenecek çekilişler, sonuç raporları, gazete, internet ve sosyal medyaya yönelik faaliyetler, gelecek yıla ilişkin sponsorluk dosyalarının hazırlanması vb. çalışmaları gerçekleştirir. Madde 5- İsteklinin Yükümlülükleri 5.1. İstekli, festival kapsamında yapılacak etkinliklerde görev alacak olan diğer şirketlere bilgi verecektir. 5.2. İstekli, etkinliklere katılımın azami seviyede olmasını sağlamaya yönelik gerekli tanıtım planlamalarını, İdare’ce görevlendirilmiş PR şirketi ile birlikte hazırlayacak ve uygulanmasında görev alacaktır. 5.3. İstekli, ASF’nin başarıya ulaşması için ASF’nin yararına ve marka konumuna uygun yönlendirmeleri yapacaktır. 5.4. İstekli, tüm bu çalışmalar için idare bünyesinde oluşturulan çalışma ekibine dahil olacak, davet edildiği toplantılara katılacak, tecrübesi ve birikimi ile yapılacak festival çalışma planı ve projelere doğrudan katkı sağlayacaktır. 5.5. İstekli, taahhüt ettiği çalışmaları gerçekleştirmek için işin yoğunluğuna bağlı olarak hafta sonları da dahil mesai mefhumu gözetmeden çalışacak bir asistan görevlendirecektir. 5.6. İstekli, (5.5.) maddesi gereği görevlendirdiği asistanı idare’nin talebi halinde değiştirmekle yükümlüdür. Bununla birlikte İstekli, söz konusu görevlendirdiği asistanını, idarenin onayını almak kaydı ile değiştirmekte serbesttir. 5.7. İstekli, kendi adına yetkili bir kişinin tüm hizmet süreçleri içerisinde yer almasını sağlayacaktır. 5.8. İstekli, Basın ilanı, basılı malzeme, grafik, modeller, iç mekan ve dış mekanlarda (indoor, outdoor) kullanılacak reklam ürünleri tasarımları, fotoğraf, tüm dijital mecralarda kullanılacak tasarımlar, radyo-TV reklam story boardları ve senaryoları, POP, hediyelik eşya gibi reklam ürünlerine ilişkin idarenin onayı ile uygulamaya konulan tüm tasarımları sözleşmenin sonunda dijital ortamda idareye teslim edecektir. 1 Madde 6- Sunum 6.1. İsteklilerden tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıda belirtilen kriterleri içeren sunum yapmaları istenecektir. - Şartnamede yer alan kriterlere uygunluk, - Kampanya hedefleri ve stratejisi, - Farklı olma, rekabet üstünlüğü yaratma, - Tüketici ile duygusal bağ kurma, - Yaratıcılık/görsel çekicilik/ sloganın gücü ve anlamı, - Teklifin verildiği pazar/ pazarlardaki hedef kitleye uygunluk, - Ajans ekibinin deneyimi ve yetkinliği, 6.2. Sunumlar her bir istekli için 35 dakikayı geçmeyecektir ve öngörülen süre dağılımı aşağıdaki gibidir: - İsteklinin kurumsal tanıtımı 5 dakika - Strateji ve Yaratıcı Çalışma Sunumu 20 dakika, - Soru -Cevap 10 dakika Madde 7- Teklif ve Teklife Dahil Olmayan Giderler 7.1. İstekli’ye vereceği hizmetlere karşılık sözleşmenin imzalanmasını takiben 30 Eylül 2014 tarihine kadar olmak üzere aylık ücret ödenecek olup İstekliye her ne nam altında olursa olsun komisyon veya başkaca bir ücret verilmeyecektir. 7.2. İstekli, işbu şartname konusu iş kapsamında kullanılan mecralardan ve alt İstekliden her ne nam altında olursa olsun komisyon veya başkaca bir ücret talep etmeyecektir. 7.3. İdarenin onayı alınmak kaydıyla işlerin uygulamasına yönelik dışarıdan satın alınacak olan hizmet veya emtianın ödemeleri idare tarafından fatura karşılığı yapılacaktır. İstekli, faturalara esas teşkil eden resmi belgeleri talep halinde idare’ye göstermekle yükümlüdür. 7.4. Basılı işler, idare’nin yazılı onayını almak kaydıyla İsteklinin önereceği matbaalarda bastırılabilecektir. Ancak bu durumda İstekli her ne nam altında olursa olsun herhangi bir komisyon veya başkaca bir ücret talebinde bulunamayacaktır. 7.5. İstekli genel yönetim, personel eğitimi, mesleki toplantı giderleri ile idareye daha kaliteli hizmet sunabilmek için sektörleri ve rakipleri izlemek, tanımak, analiz etmek vb. açılardan yapılacak çalışmalar, araştırmalar ve değerlendirme raporları ile ilgili giderler İstekliye ait olup hiçbir surette idare’ye rücu edilemeyecektir. 7.6. ASF ile ilgili olarak ihtiyaç duyulması halinde gerçekleştirilecek şehir içi, şehir dışı geziler ile yurt dışı geziler ve bu gezilere ilişkin yol, konaklama, yemek vs. tüm giderler İstekliye ait olup hiçbir surette idare’ye rücu edilemeyecektir. Madde 8- Onay, Yetki, Değişiklik/Düzeltme: 8.1. Onay - Reklam metni, tasarımı, grafik, modeller, storyboard ve /veya senaryo, - Seçilecek reklam mecraları ve mecra detayları, - Zaman, yer ve bütçeyi kapsayan medya planları, - Reklamın çeşitli kalemlerine ilişkin (tasarım, fotoğraf çekim ve her türlü uygulama, baskı, vb) üretim maliyet tahminleri hususlarında önceden ya da sonradan yazılı olarak onay verilmiş veya telefon notu ya da toplantı notu biçiminde yazılı olarak teyit edilmiş olmalıdır. Bu yazılı notlara tarafların belirleyeceği süre içinde itiraz edilmediği takdirde idarece onay verildiği kabul edilir. Yazılı onayların işin başlamasından önce verilmesi asıldır. İvedi işlerde zaman darlığı nedeniyle istisnai olarak verilen sözlü onayların yazılı teyidi mutlaka iş bitmeden önce verilecektir. 8.2. Değişiklik, düzeltme ve hatalar İdarenin onayı ile uygulamaya konulan çalışmalara yönelik idare tarafından herhangi bir değişiklik, düzeltme, iptal veya erteleme talepleri, mecralar ve aracılarla olan iş akitlerinden doğan zorunluluklarına uygun olarak İstekli tarafından yerine getirilecektir. Madde 9- Diğer Hususlar: 9.1. İş bu teknik şartname, idari şartname ile sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır. 2
© Copyright 2024 Paperzz
