1.12.2014 İşlem olarak organizasyon kavramı Yönetim ve Organizasyon Amaçlara ulaĢmak için; Hafta 6 - Örgütleme 1.12.2014 1 ĠĢletmeler amaçlarına ulaĢmak için değiĢik kaynaklara ihtiyaç duyarlar. Bunlar baĢta insan kaynağı, sonra finansal kaynaklar, teknik ve teknolojik kaynaklardır. Örgüt kaynaklarının ve faaliyetlerinin en iyi Ģekilde nasıl gruplandırılabileceğine karar verilmesidir. ĠĢlem tamamlanınca yapı ya da varlık olarak organizasyon ortaya çıkmaktadır (Formal yapı). 1.12.2014 4 İşlem olarak organizasyon kavramı ÖRGÜTLEME (ORGANİZASYON) Yapılacak iĢlerin tanımlanması ve gruplanması, ĠĢleri yapacak kiĢilerin yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, Ġnsanların bir arada etkin bir biçimde çalıĢabilmesi için gerekli fiziksel ortamın hazırlanması Peki bu kaynaklar arasındaki iliĢkiyi nasıl tanımlamak gerekir? Örgüt amacını gerçekleĢtirmek için hangi kaynaklara ne miktarda ihtiyaç duyacak? Hangi iĢlerin yapılması gerekecek? Kim hangi iĢi yapacak? Kim kime emir verebilecek ve hesap sorabilecek? Kim hangi kaynaklardan sorumlu olacak? Organize etmede yerine getirilecek baĢlıca unsurlar: Organizasyon kademelerinin sayısı Bölümler Karar verme otoritesinin dağılımı Bilgi akıĢ sistemi Fiziksel kaynakların dağılımı Gerekli personelin nitelikleri 1.12.2014 Varlık olarak organizasyon kavramı Organizasyon kavramı Bir düzen ya da düzenlemeyi ifade eder. ĠĢ-iĢ, iĢ-insan, insan-insan arasındaki düzenlemelerdir. BaĢlıca iki anlamı vardır: 1.12.2014 5 YaĢamımız süresince baĢka bireylerle bir arada olduğumuz her yapı bir organizasyondur: Süreç ya da iĢlem olarak – örgütleme, organize etme, organizasyon Yapı ya da varlık olarak 3 Devlet, üniversiteler, fakülteler, iĢletmeler, fabrikalar, aile, dernekler,... Belirli amaçlara ulaĢmak için birden fazla bireyin bir araya gelerek düzenli ve bütünleĢik çaba gösterdiği yapıdır. 1.12.2014 6 1 1.12.2014 Planlama-örgütleme arasındaki ilişki Organizasyon ilkeleri Örgütleme sürecinin baĢarısı için temel unsur, planlardır. Planlara uygun bir çalıĢma düzeni oluĢturulmalıdır. 1.12.2014 7 SÜRECİ ORGANİZASYON SÜRECİ Henüz gerçekleşmedi FAALİYET İŞGÜCÜ TEKNİK VE FİZİKSEL DONANIM YAPI 1.12.2014 8 Organizasyon ilkeleri Ayrıklık Basitlik Esneklik Yetki devri HiyerarĢik yapı 10 ĠĢletme bir bütün olarak genel bir takım amaçlara sahiptir. Örgütü oluĢturan her bir bölümün de bazı amaçları vardır. Bu alt amaçlar ve hedefler iĢletmenin genel amaçlarına hizmet etmek üzere oluĢturulmuĢlardır. 1.12.2014 11 İşbölümü ve uzmanlaşma Organizasyon iĢleminin beklenen yararı sağlayabilmesi ve diğer yönetim fonksiyonlarına sağlam bir zemin hazırlayabilmesi için bazı ilkelere uyulması gerekmektedir. 1.12.2014 1.12.2014 PLANLAR NE? NİÇİN? NEREDE? NASIL? KİM TARAFINDAN? GERÇEKLEŞMESİ İÇİN GEREKLİ Amaç Birliği PLANLAMA AMAÇLAR Amaç birliği Denetim alanı Açıklık Komuta birliği Yönetim birliği Yetki-sorumluluk dengesi Köprü kurma 9 Örgütte çalıĢan herkes belirli bazı iĢleri yerine getirmek üzere görevlendirilmelidir. Her çalıĢan her türlü iĢi yerine getirirse belirli görev ve sorumlulukların etkin bir biçimde yapmak için uzmanlaĢamaz. Bu nedenle iĢleri küçük parçalara ayırarak her görevi bir kiĢinin sürekli olarak yaparak uzmanlaĢması sağlanmalıdır. 1.12.2014 12 2 1.12.2014 Hiyerarşik yapı Yetki ve sorumluluk denkliği Örgütün hiyerarĢik bir yapı olduğunu anlatan bu ilke, örgütte yetki ve sorumlulukların açık ve kesintisiz bir biçimde üst yönetim düzeyinden en alt düzeye kadar kesintisiz akması gerektiğini belirtir. Örgütü meydana getiren düzeyler, bölümler ve konumlar yetki bağı ile birbirlerine bağlanırlar. 1.12.2014 13 Komuta birliği 14 Kontrol (Denetim) alanı 16 Örgütlerde, gerektiğinde karar verme yetkisinin bir kısmı alt kademelere devredilmelidir. Bir örgütte yetkilerin merkeziyetçi mi yoksa ademi merkeziyetçi (merkezkaç) bir biçimde mi kullanılacağı konusu, baĢka faktörlerin de incelenmesini gerektiren bir konudur. 1.12.2014 17 Ayrıklık (istisnalarla yönetim) Bir üstün etkili bir Ģekilde kontrol edebileceği astların sayısı sınırlıdır. Bu ilke, kiĢilerin özellikle yöneticilerin zamanlarının ve enerjilerinin sınırlı olduğu ve dikkatlerini belirli bir sayıdan fazla asta dağıtamayacakları düĢüncesine dayanmaktadır. 1.12.2014 1.12.2014 Yetki devri Örgütlerde hiç bir üyenin yerine getirmekte olduğu iĢle ilgili olarak birden fazla kiĢi veya amirden emir almaması gerektiğini öngören bu ilke, ʺBir astın birden fazla amire rapor vermemesiʺ Ģeklinde de ifade edilebilir. 1.12.2014 Örgütün her düzeyindeki kiĢilere verilen sorumluluğa denk bir yetki verilmesini ifade eder. Bu ilke, örgüt üyelerinin sorumlu oldukları konularda karar alabilme yetkisi ile donatılmalarını ifade etmektedir. 15 Örgütte rutin (sık sık tekrarlanan) nitelikteki kararlar, alt kademe yöneticilerine bırakılmalı, ancak stratejik ve önemli nitelik taĢıyan kararlar, üst kademelerce verilmelidir. Kısa devre ilkesi olarak da anılır. 1.12.2014 18 3 1.12.2014 Verimlilik ve etkinlik Açıklık Örgüt yapısı, iĢletmeyi en düĢük maliyetle amaca ulaĢtıracak Ģekilde planlanmalıdır. Bu ilkenin temelinde iĢletme faaliyetlerinin ekonomik olması gerekliliği yatmaktadır. Buna göre bu faaliyetlerin gerçekleĢeceği yapı olan örgütün verimli çalıĢmaya olanak verecek biçimde planlanması gerekir. 1.12.2014 19 Basitlik 1.12.2014 20 Örgüt, değiĢen çevre koĢullarına uyabilir bir özellik taĢımalıdır. Belirli amaçları gerçekleĢtirmek üzere maddi ve beĢeri unsurların düzenlenme biçimini göstermektedir. Bu düzenleme, belirli bir ortamda, belirli koĢullar altında yapılacaktır. Eğer ortam koĢulları değiĢmiĢse yeni bir düzenleme yapmak gerekecektir. 1.12.2014 Plan ve amaçların incelenmesi, Amaçlara ulaĢtıracak faaliyetlerin belirlenmesi, Faaliyetlerin gruplandırılması, Faaliyetleri gerçekleĢtirecek iĢgücünün belirlenmesi, Yetki ve sorumlulukların düzenlenmesi, Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi. 1.12.2014 23 Organizasyonlarda bölümlendirme (Bölümlere Ayırma) Esneklik 22 Örgütleme süreci Örgüt yapısı basit ve anlaĢılır olmalıdır. Dolaylı ve üstü kapalı türden iliĢkiler örgütü yavaĢlatacaktır. 1.12.2014 Bir örgütte kiĢilerin görevleri, yetki ve sorumlulukları ile örgütsel iliĢkileri açık bir Ģekilde ve yazılı olarak açıklanmalıdır. Örgüt Ģeması ve el kitaplarının hazırlanması ile ilgili olan bu ilke, örgüt içinde kimin, neyi, hangi yetki ve sorumlulukla, hangi örgütsel iliĢkiler içinde ve hangi koordinasyon mekanizması dahilinde yapacağının belirlenmesini öngörmektedir. 21 ĠĢbölümü, denetim alanı ve koordinasyon ihtiyacından doğmuĢtur. Bölümlendirme, bir ekonomi ilkesidir. Özel iĢletmelerde; bölüm, departman, kısım Askeri iĢletmelerde; alay, tabur, grup Kamu iĢletmelerinde; departman, büro, kurum Organizasyonun temel sorunları dikkate alınmalıdır. 1.12.2014 24 4 1.12.2014 Bölümlendirme ilkeleri Başlıca bölümlendirme sistemleri Hangi organizasyon birimlerinin oluĢturulacağı ve Bunlar arasındaki iliĢkilerin nasıl belirleneceğinin saptanması gerekir. Fonksiyonlara göre Ürün temeline göre Coğrafi temele göre MüĢteri temeline göre Zamana temeline göre Karma bölümlendirme 1.12.2014 25 Ġki önemli sorun çözüme kavuĢturulmalıdır: Organizasyon birimlerinin sayısı ne olmalıdır? Birimler hangi emir-komuta basamağına yerleĢtirilmelidir? 1.12.2014 26 1.12.2014 BaĢlıca bölümlendirme ilkeleri: Uygulamada en çok görülen organizasyon yapısıdır. ĠĢler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilir. UzmanlaĢmaya olanak verdiği için etkinlik ve verimliliği artırabilir. Koordinasyonu kolaylaĢtırır. Basit, anlaĢılır ve mantıklı bir yapıdır. Benzer iĢlerin dikkate alınması UzmanlaĢmadan yararlanma ilkesi Denetim ilkesi Koordinasyonu kolaylaĢtırma ilkesi Önemli İşe Yüksek Pozisyon Verme İlkesi Giderleri azaltma ilkesi 1.12.2014 29 Fonksiyonlara göre bölümlendirme Bölümlendirme ilkeleri 28 Fonksiyonlara göre bölümlendirme Bölümlendirme ilkeleri 1.12.2014 27 1.12.2014 Her bölüm yöneticisi sorunlara sadece kendi faaliyetleri açısından bakmaktadır. Yük, organizasyonun tepe yöneticisine düĢmektedir. Dar görüĢlülüğü kuvvetlendirir. Bölüm çıkarları, organizasyon çıkarlarının üstünde yer alabilir. ĠletiĢim yavaĢtır. Kararlarda gecikmeler olabilir. DeğiĢken çevrede etkin değildir. 30 5 1.12.2014 Ürün Temeline Dayanan Organizasyon Şeması GENEL MÜDÜR GENEL MÜDÜR FĠNANS ÜRETĠM Personel PAZARLAMA MD. ÜRETİM MD. Finans Personel Üretim Pazarlama Finans Personel Üretim Pazarlama Finans 31 Ürün temeline göre bölümlendirme Pazarlama PLASTĠK BÖLÜMÜ PERSONEL MD. 1.12.2014 Üretim FĠNANS AR-GE METAL BÖLÜMÜ TAHTA BÖLÜMÜ MUHASEBE MD. PAZARLAMA Ürün temeline göre bölümlendirme Birden çok ürün veya hizmet üreten organizasyonlarda üretilen her bir ürün için ayrı bir birim oluĢturulur. Birkaç çeĢit ve birbirinden farklı mallar üreten iĢletmelerde esas alınır. En sık görülen iĢletmeler, büyük ölçekli ve çok uluslu iĢletmelerdir. 1.12.2014 32 Koordinasyonu kolaylaĢtırır. Üretimden pazarlamaya bütün sorumluluk tek kiĢidedir. Pahalıdır. Yetki devri kolaylaĢabilir. Bölümler arası iletiĢimde sorunlar yaĢanabilir. 1.12.2014 35 Coğrafi temele göre bölümlendirme GENEL MD. Gn. Merkez Kurmay organları ÖZEL PROJELER 1. NO’LU ÜRÜNLER GRB Ürün grupları Ürün Org. 1.12.2014 FİNANSAL PLANLAMA A MALI B MALI HUKUK İŞLERİ 2. NO’LU ÜRÜNLER GRB AR-GE 3. NO’LU ÜRÜNLER GRB C MALI 33 Ürüne göre bölümlendirmeye benzer. Çok geniĢ ve değiĢik alanlara yayılmıĢ olan iĢletmelerde kullanılır. Bankalar, sigorta iĢletmeleri örnek verilebilir. ĠletiĢimi ve karar vermeyi hızlandırır. Bölge faaliyetlerinin koordinasyonunda sorunlar çıkabilmektedir. 1.12.2014 36 6 1.12.2014 Zaman Temeline Dayanan Organizasyon Bölgelere Göre Bölümlere Ayırma GENEL MÜDÜR PAZARLAMA FĠNANS PERSONEL ÜRETĠM Batı Bölgesi Üretim Güney Bölgesi Pazarlama Orta Bölge Personel Kuzey Bölgesi Finans Doğu Bölgesi Satın Alma Üretim faaliyetlerinin kesintisiz sürmesi gereken iĢletmelerde kullanılır. Genel istihdama katkı sağlar. Yapılabilecek fazla üretim miktarı ile üretim maliyetlerini belli bir noktaya kadar düĢürme olanağı bulunabilir. Yetki ve sorumlulukların saptanmasında güçlük doğabilir. Yönetici temini zor olabilir. Oteller, Petrol rafinerileri, ağır sanayi iĢletmeleri, hastaneler. Örneğin 7 – 15 vardiyası 16 – 24 vardiyası gibi. Müşteri temeline göre bölümlendirme Süreç veya makine temeline göre bölümlendirme MüĢterilere ve organizasyonun sunduğu farklı müĢteri ihtiyaçlarına göre belirlenmektedir. Özellikle üretimi sipariĢ üzerine olan iĢletmeler bu uygulamaya gitmektedir. 1.12.2014 Müşteri Temeline Dayanan Organizasyon 38 ĠĢletmeler, ürettikleri mamulün türünü dikkate alarak bir bölümlendirme yapacaksa kullanılır. Üretim sisteminde ekonomikliği sağlar. Makinelerden daha uzun süreli yararlanma imkanı verir. UzmanlaĢma sağlar StandartlaĢmayı sağlayarak hata yüzdelerini azaltır. Rasyonellik arttığı için maliyetler düĢer. Koordinasyon güçleĢebilir. ĠĢlerdeki çeĢitlilik, orta yönetici ve uzman sayısını arttıracaktır. 1.12.2014 41 Karma bölümlendirme Birden fazla ürün çeĢidine sahip, Farklı bölgelerde üretim ve pazarlama faaliyetleri olan, Farklı müĢteri gruplarına ulaĢan bir iĢletmede ÜRÜNE, COĞRAFĠ TEMELE ve MÜġTERĠYE GÖRE bölümlendirmeye gidilir. 1.12.2014 42 7 1.12.2014 Karma Örgüt Yapısı KumaĢ Ürüne göre bölümlendirme Gn. Md. Yard. DıĢ ĠliĢkiler Gn. Md. Yard. Pazarlama Batı Avrupa Doğu Avrupa Ev tekstil ürünleri Hazır Giyim Kadın Müşteriye göre bölümlendirme Gn. Md. Yard. Dağıtım Kafkasya Coğrafi temele göre bölümlendirme Fonksiyonel bölümlendirme GENEL MÜDÜR Gn. Md. Yard. Üretim Gn. Md. Yard. Finansman Kuzey Afrika Rusya En çok teknoloji yoğun iĢletmelerde, ürünleri sürekli geliĢtirmeye çalıĢılan iĢletmelerde ve müteahhitlik gibi yalnızca proje tipi iĢlerin gerçekleĢtirildiği iĢletmelerde görülür. Ukrayna Türk Cumhuriyetleri Erkek Çocuk 1.12.2014 43 Karma Organizasyon Yapısı Ürün Temeline Dayanan Organizasyon Buick 46 Proje - Matriks organizasyon yapısı General Motors Chevrolet Cadillac Pontiac Üretim Dağıtım Finans Saturn Fonksiyonel Organizasyon Bölgesel Organizasyon Doğu Bölgesi Kuzey Bölgesi Güney Bölgesi Batı Bölgesi Fonksiyonlara göre bölümlendirilmiĢ örgüt üzerine ürünlere göre bölümlendirilmiĢ örgütün yerleĢtirilmesiyle elde edilen bir yapıdır. Ġki ayrı tür iliĢki üzerine kurulmuĢtur: Dikey ve yatay iliĢkiler. Ġki iliĢki de aynı öneme sahiptir. Proje yöneticisi, fonksiyonel bir yapı içindeki uzmanlık birimleri ile yatay bir iliĢki içine girmektedir. 47 Proje organizasyonu Proje deyince ne anlıyoruz? Kendine özgü özellikleri olan yeni bir çalıĢma alanının konusunu oluĢturmaktadır. ĠĢletme yönetimi, mühendislik, finansman, beĢeri iliĢkiler, psikoloji gibi çeĢitli disiplinlerden yararlanmaktadır. Matriks ilişkilerin başlangıcı 45 48 8 1.12.2014 Matriks yapı içindeki ilişkiler ve özellikleri Uzmanlık bölümlerinde çalıĢanlar, bir yandan ilgili bölümün bölüm yöneticisine (dikey iliĢki), diğer yandan uzmanlıkları nedeniyle belirli bir proje üzerinde çalıĢtıkları için proje yöneticisine (yatay iliĢki) karĢı sorumlu olacaktır. Üç tür iliĢki vardır: Proje yöneticisi ile fonksiyonel bölüm yöneticileri arasındaki iliĢkiler Fonksiyonel bölümde çalıĢan ve projeye dahil olan kiĢilerle fonksiyonel bölüm yöneticileri arasındaki iliĢkiler Proje yöneticisi ile fonksiyonel bölümde çalıĢan ve bir projeye dahil olan eleman arasındaki iliĢki. 49 52 Matriks yapının sorunları Proje yöneticisi, komuta yetkisine sahiptir. Uzmanlık bölümü yöneticileri de komuta yetkisine sahiptir. Proje yöneticisi ile uzmanlık bölümü yöneticileri arasında astlık-üstlük iliĢkisi yoktur. KarıĢıklık ve düzensizliğe açık oluĢu ĠĢ iliĢkilerinde açıklık ve sorun çözme yaklaĢımını gerektirmesi KiĢilerin performansını değerleme sorunu BeĢeri iliĢkilerde uzmanlık Tam bir iletiĢim zorunluluğu ÇatıĢmalara açık olması Liderlik gerekliliği 50 53 Türk Tipi Örgütleme(!) Matriks organizasyon yapısı 51 9
© Copyright 2024 Paperzz
