T.C. KASTAMONU BELEDİYE BAŞKANLIĞI ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ: AMAÇ : MADDE 1: Bu yönetmelik Kastamonu Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün kuruluş ve çalışma esaslarını düzenler. YASAL DAYANAK : MADDE 2 : Özel Kalem Müdürlüğü görev, yetki ve çalışma yönetmeliği 5393 Sayılı Belediye Kanununa dayanılarak düzenlenmiştir. TANIM MADDE 3 a) Belediye b) Başkan c) Meclis ç) Encümen d) Müdürlük e) Personel : : Bu yönetmelikte geçen; : Kastamonu Belediyesini : Kastamonu Belediye Başkanını : Kastamonu Belediye Meclisini : Kastamonu Belediye Encümenini : Kastamonu Özel Kalem Müdürlüğünü : Özel Kalem Müdürlüğünde görev yapan tüm personel TEŞKİLATLANMA: MADDE 4 : Özel Kalem Müdürlüğü, Özel Kalem Müdürü ve 5 personelden oluşmaktadır. ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA KONULARI: MADDE 5-Görevleri; a) Belediye Başkanının ilgili mevzuatta ön görülen görev ve yetkilerinin kullanılmasında gerekli çalışmaları yapmak; b) Belediye faaliyetlerinin sürdürülebilir kılınması için başkanlık makamının görev ve sorumluluklarında kendisine yardımcı olmak ve Belediye Başkanı’nın mevcut yükünü hafifletmek. c) Belediye Başkanı’nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve belediye hizmet birimleri arasındaki koordinasyonunu sağlamak, d) Belediye Başkanı’nın her türlü talimatını ilgililere iletmek ve sonuçlarını takip etmek, e) Belediye Başkanı’nın tüm telefon görüşmelerini sağlamak, randevu taleplerini düzenlemek, misafirlerin en iyi şekilde karşılanması ve ağırlanmasını sağlamak, f) Başkanlık Makamı tarafından verilen görevleri yapmak ve bunlara ait yazışmaları yürütmek, g) Belediye Başkanı’nın günlük haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, h) Belediye ile vatandaşlar arasında diyalogun geliştirilmesine yardımcı olmak, i) Belediye Başkanı’nın emirleri doğrultusunda belediye birimleri çalışmalarının izlenmesi ve takibini yapmak, j) Belediye Başkanı’nın ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurtdışı seyahat giderlerinin gerekli yazışma ve işlemlerini yapmak, k) Belediye Başkanı’nın protokolle olan ilişkilerini düzenlemek, l) Belediye Başkanı’na imzalaması, onaylaması gereken evrakların sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak, m) Belediye Başkanı’na ait taziye, özel gün kutlamalarının, ziyaretlerinin vb. organizasyonlarının düzenlenmesi, gerekli yazışma veya görüşmelerin sağlanması, EVLENDİRME MEMURLUĞU : MADDE 6: Kastamonu Belediye Başkanı adına evlendirme hizmetlerini yürütmek üzere kurulan Kastamonu Belediyesi Evlendirme Memurluğu, evlendirme yetkisine sahip bir evlendirme memurunun yönetiminde yeteri kadar personelden oluşur. Evlendirme Memuru doğrudan Belediye Başkanına bağlıdır. MEMURLUĞUN GÖREVLERİ : MADDE 7:Evlendirme Memurluğunun görevleri şunlardır: a) Evlendirme hizmetlerini yürütmek ve bu amaçla yapılan evlenme başvurularını kabul etmek. b) Belediye nikah salonu ve çevresini düzenlemek, korumak, temizliğini yaptırmak ve hizmete hazır halde bulundurmak. c) Fotoğraf, video çekimi, çiçek ve otopark hizmetlerine ilişkin Belediye ve ticari kuruluş arasında yapılan sözleşmelerin şartlarına uyulup uyulmadığını denetlemek. ç) Mülkiye Müfettişleri, il ve ilçe nüfus müdürleri ile Belediye Başkanı adına yapılan teftiş sonucunda düzenlenen raporların gereğini yapmak. d) Evlenme evrakına ilişkin arşiv oluşturmak kütük ve dayanak belgelerini muhafaza etmek. e) Hizmete ilişkin basılı evrakı temin etmek. f) Kanun,tüzük,yönetmelik,talimat ve emirlerin gereğini yerine getirmek. EVLENDİRME MEMURUNUN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE 8: Evlendirme Memurunun görev ve yetkileri aşağıdaki gibidir: a) Evlendirme Memuru, evlendirme memurluğunu yönetir ve yukarıdaki madde de belirtilen görevlerin yerine getirilmesini sağlar. b) Uluslararası evlenme cüzdanlarını Maliyeden almak bunları pul ve kıymetli evrak defterine kaydetmek,doldurmak,imza karşılığı çiftlere verir. c) Hizmetlerin etkin ve verimle bir biçimde yürütülmesi ve ortaya çıkan aksaklıkların giderilmesi için gereken tedbirleri alır.Yetkisini aşan konularda Belediye Başkanlığına tekliflerde bulunur. ç) Memurluğun çalışmalarını izler,denetler ve değerlendirir. d) Evlendirme Memurluğunun personelinin atama ve terfilerine ilişkin tekliflerde bulunur. e)Personel arasında iş bölümü yapar. f) Evlenmeye ilişkin başvuruları kabul eder.Randevuları düzenler. g) Evlenme kütüğünü yazar ve nikah kıyar. Evlendirme Memuru yukarıda sayılan görevlerden dolayı Belediye mevzuatındaki hükümler saklı kalmak kaydıyla Belediye Başkanına karşı sorumludur. MADDE 9:Evlendirme Memurluğu personelinin görevleri şunlardır: a) Memurluğun, haberleşme, dosya, kayıt ve arşiv işlerini yürütmek. b) Döşeme, demirbaş ve ayniyat işlemlerini yapmak, memurluğa ait döşeme ve demirbaşları korumak. c) Belediye Başkanı ve Evlendirme Memuru tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. MADDE 10:Evlendirme Memurluğu personelinin görev ve yetkileri şunlardır: a)Yukarıdaki madde de belirtilen görevlerin yerine getirilmesini sağlar. b) Hizmetlerin etkin ve mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlar ve ortaya çıkan tereddütlerin giderilmesi için yol gösterir. c) Memurluğun büro da hazırlanan yazışmalarını parafe eder, görevlerinden dolayı Evlendirme Memuruna karşı sorumludur. GÖREV YETKİ VE DEVRİ : MADDE 11 : Evlendirme Memuru görev ve yetkisi, Bakanlar Kurulunun l0.07.l985 tarihli ve 85/9747 Sayılı kararı ile yürürlüğe konulan Evlendirme Yönetmeliğinin geçici 2.maddesi uyarınca Kastamonu Belediye Başkanlığına aittir.Belediye Başkanı bu görev ve yetkiyi bizzat kullanabilir veya evlendirme yönetmeliğinin 6.maddesi uyarınca Belediye personeline devredebilir. Evlendirme memurları Belediye Başkanına karşı sorumlulukları saklı kalmak kaydı ile Kastamonu Nüfus Müdürlüğüne karşı sorumludur. YETKİ SINIRLARI : MADDE 13:Kastamonu Belediye Evlendirme Memurları evlendirme yetkilerini Kastamonu Belediyesi sınırları içersinde kullanabilirler. PERSONEL NİTELİKLERİ : MADDE 14 : Evlendirme memuru belediye üst düzey personeli arasından seçilir.Bu koşulların yanında evlendirme personelinin fiziki görünümünün ve diksiyonunun düzgün, genel kültür ve davranışlarının olumlu olmasına dikkat edilir. Evlendirme personeli Belediye Başkanı tarafından atanır.Evlendirme yetki ve görevi verilen personelin imza ve mühür örneği 3 gün içinde Kastamonu Nüfus Müdürlüğüne gönderilir. HİZMETİN HUKUKİ DAYANAĞI : MADDE 15: Evlendirme hizmeti 743 sayılı Türk Medeni Kanunu, l537 Sayılı Nüfus Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yürütülür. BÜTÜNLÜK : MADDE 16: Evlendirme işlemleri nüfus hizmetlerinin bütünlüğü içerisinde değerlendirildiğinden evlendirme hizmetlerinin yürütülmesinde,otorite Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra kuruluşlarına aittir.Bu nedenle Kastamonu Belediyesi Evlendirme Memurluğu herhangi bir tereddüt halinde Kastamonu Nüfus Müdürlüğü ile ve işlemler nedeni ile de ilgili Nüfus Müdürleri ve diğer evlendirme memurları ile doğrudan yazışma yapar. EVLENME KÜTÜĞÜ : MADDE 17: Evlenme akdinin bir sıra dahilinde geçirildiği deftere evlenme kütüğü denir.Bu kütüğün her sayfasının sol üst köşesi Nüfus Müdürlüğü mührü ile mühürlenir ve defterin kaç sayfadan ibaret olduğu yazılarak Kastamonu Nüfus müdürlüğü tarafından tasdik edilir. KÜTÜKLERİN AYRIMI : MADDE 18: Kastamonu Belediye Evlendirme Memurluğunda; a) Nikah salonu içinde akdedilecek evlenmeler. b) Nikah salonu dışında akdedilecek evlenmeler adı altında iki ayrı evlenme kütüğü kullanılır. KÜTÜKLERİN NUMARALANDIRILMASI : MADDE 19: Tasdik ve tasnifi yapılmış olan boş evlenme kütüklerinden: a) Nikah salonu içinde kullanılacak olan kütüğün ön kapağının üzerine KASTAMONU BELEDİYESİ EVLENDİRME MEMURLUĞU ...... YILI EVLENME KÜTÜĞÜ İÇ-1/1 b) Nikah salonu dışında kullanılacak olan kütüğün ön kapağının üzerine KASTAMONU BELEDİYESİ EVLENDİRME MEMURLUĞU ....... YILI EVLENME KÜTÜĞÜ DIŞ-2/1 Tanımı yazılır. Yılı içinde nikah salonu içinde kullanılacak defter sayısı birden fazla olduğu takdirde defterlerin ön kapağının üzerine iç-1/2,iç-1/3,iç-1/4 şeklinde nikah salonu dışında kullanılacak defter sayısı birden fazla olduğu takdirde defterlerinin ön kapağının üzerine dış-2/2,dış2/3,dış-2/2 şeklinde zincirleme numara verilir.Her iki grupta yer alan evlendirme kütüklerinin sayfa numaraları da birbirini izleyecek şekilde düzenlenir. KÜTÜKLERİN KAPATILMASI : MADDE 20: Gerek (iç) gerekse (dış) olarak tasnif edilen ve aynı tasnif içersinde kullanılacak evlenme kütükleri 3l Aralık günü son evlenme akdinin geçirildiği sayfayı izleyen boş sayfada kapatılır.İç grubundaki son defterin kapatma açıklamasında .......... yılı iç ibareli adet evlenme kütüğünün ............ sayfasında toplam ................. adet evlenme akdi bulunduğu onanır.Sözleri yazılır.Aynı işlem dış gruptaki son defter üzerinde de yapılır. YÜRÜRLÜK : MADDE 21 : İş bu Kastamonu Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü’nün teşkilat ve çalışma esasını belirleyen yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip ilanından sonra yürürlüğe girer. MADDE 22 : Bu yönetmelik hükümlerini Kastamonu Belediye Başkanı yürütür.