Uvjeti za otvaranje nove poslovne godine

OTVARANJE NOVE POSLOVNE
GODINE
UPUTA
(verzija 6.0)
Zagreb, 12/2014.
Sadržaj
U V O D .................................................................................... 3 UVJETI
ZA OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE
PREDRADNJE
POSTUPAK
...................................... 4 O T V A R A N J A N O V E P O S L O V N E G O D IN E
................................... 6 ZA SAMOSTALNO OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE
................... 7 1. Izrada sigurnosne kopije podataka i aplikacije tekuće godine........................................... 7 2. Pokretanje postupka otvaranja nove poslovne godine ..................................................... 9 3. Kontrola izvršenja postupka otvaranja nove poslovne godine ......................................... 13 4. Završna podešavanja u novoj poslovnoj godini ............................................................. 14 Verzija 6.0
Str.2
Uvod
U dokumentu je objašnjen cjelokupni postupak za samostalno otvaranje nove
poslovne godine, potrebne predradnje i uvjete koji trebaju biti zadovoljeni
kako bi se poslovna godina otvorila te sami postupak otvaranja.
Otvaranje nove poslovne godine je postupak kojom se omogućuje rad u novoj
poslovnoj godini, a prvenstveno je vezan uz financijski dio poslovanja
korisnika. Otvaranje nove poslovne godine radi se istovremeno za sve
aplikacije. Stoga, potrebno je prije otvaranja nove poslovne godine provjeriti
sve uvjete otvaranja po pojedinim aplikacijama (slijedeće poglavlje
dokumenta). To znači da se specifičnosti vezane uz pojedinu aplikaciju moraju
provjeriti s osobom koja je zadužena za rad u aplikaciji, te kada su
kumulativno svi uvjeti zadovoljeni, može se krenuti na predradnje otvaranja
godine kako bi se korisniku omogućila licenca i potrebni podaci za samostalno
otvaranje nove poslovne godine.
Poslovi prijelaza na novu poslovnu godinu rade se u dva dijela:
1. Otvaranje nove poslovne godine
2. Formiranje početnih stanja
U ovom dokumentu objašnjen je samo postupak otvaranja nove poslovne
godine, a postupci formiranja početnih stanja ovise o pojedinim aplikacijama i
procesima rada korisnika.
Verzija 6.0
Str.3
Uvjeti za otvaranje nove poslovne godine
Uvjeti koji moraju biti zadovoljeni kod otvaranja nove poslovne godine po
aplikacijama:
125 - Registar ugovora – Sve obrade moraju biti završene koje se odnose
na tekuću poslovnu godinu (uneseni svi ugovori koje evidentiramo unutar
programa).
147 - Računovodstvo proračuna – Formiran prijedlog plana proračuna za
slijedeću godinu.
150 - Obračun plaća i naknada – Zadnji obračun za tekuću godinu treba
biti arhiviran. Ako se ne koristi integralno kontiranje, nema uvjeta.
151 - JOPPD – Podaci koji su poslani u pripremu trebaju biti obrađeni i
formirani obrasci JOPPD-a, te prihvaćeni od Porezne uprave. To posebno
vrijedi za 150 i 951 kada se aplikacije u potpunosti prenose sa cijelom svojom
arhivom u novu godinu, te nije moguće vraćati pripremu u prethodnoj godini.
156 – e-Računi –Svi e-Računi se trebaju obraditi – ili poslati ili poništiti.
Šalju se kroz aplikaciju 156, ali poništavaju se kroz aplikacije koje su račun
formirale.
192 - Salda konti kupaca i dobavljača – Opomene i ovrhe moraju biti
urudžbirane u tekućoj godini, kako bi dobili klase/UR.brojeve unutar te iste
godine.
210 – KOMIS – Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izdavanje
rješenje, izradu obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije
sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.
212 - Evidencija socijalne skrbi – Potrebno je završiti unos svih matičnih
podataka, izradu obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije
sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.
223 - Uredsko poslovanje – Sve obrade koje urudžbiraju u Uredsko
poslovanje, moraju završiti sa istima (KOMIS, SC, KADROVSKA). Uredsko
poslovanje po otvaranju nove poslovne godine radi samo u novoj godini.
255 - Obročna otplata stanova – Potrebno je završiti unos svih matičnih
podataka, izradu obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije
sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.
420 - USZ – Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izradu
obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade
moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu.
951 - Obračun naknade ovlaštenom predstavniku – Obračun za 12.
mjesec tekuće godine mora biti završen i formirane UR kako bi se proknjižile u
salda konti te godine.
Verzija 6.0
Str.4
Aplikacije koje nemaju posebnih uvjeta kod otvaranja nove poslovne
godine:
001 (SPI izbornik) - nema uvjeta
002 (Menadžerska izvješća) - nema uvjeta
098 (Dodatna zaštita programa) – nema uvjeta
099 (Zajedničke baze) – nema uvjeta
101 (Veleprodaja) – nema uvjeta
105 (Fakturiranje) – nema uvjeta
106 (Maloprodaja) – nema uvjeta
108 (Materijalno-skladišno poslovanje) – nema uvjeta
109 (Evidencija dugotrajne imovine) - nema uvjeta
110 (Blagajna) – nema uvjeta
115 (Fakturiranje za predškolske ustanove) – nema uvjeta
117 (Financijsko knjigovodstvo profitno) – nema uvjeta
118 (KNUM) – nema uvjeta
120 (Knjiga javnog duga) – nema uvjeta
121 (Proizvodnja) – nema uvjeta
122 (Radni nalozi) – nema uvjeta
127 (Javna nabava) – nema uvjeta
129 (Evidencija ugovorenih radova) - nema uvjeta
138 (Integralno računovodstvo neprofitnih organizacija) – nema uvjeta
148 (Riznica) – od verzije 6.00 omogućen je rad u više godina, nema uvjeta
149 (Lokalna riznica PK) – od verzije 6 omogućen je rad u više godina
152 (Kadrovska evidencija) – nema uvjeta
153 (Obrada virmana) – nema uvjeta
154 (Trajni nalozi) - nema uvjeta
155 (Evidencija prisutnosti) – nema uvjeta
193 (Obračun PDV-a) – nema uvjeta
204 (Putni nalozi) – nema uvjeta
211 (Evidencija i obrada prekršaja)– nema uvjeta
213 (Gospodarenje poljoprivrednim zemljištem) - nema uvjeta
251 (terenski nalozi) – nema uvjeta
418 (Izračun visine zaštićene najamnine) – nema uvjeta
419 (Kreditiranje) – nema uvjeta
430 (Registar nekretnina) - nema uvjeta
630 (Objedinjena naplata) – nema uvjeta
800 (GIS) – nema uvjeta
918 (Praćenje poduzetničkih kredita) – nema uvjeta
Verzija 6.0
Str.5
Predradnje otvaranja nove poslovne godine
Kako bi korisnik uspješno samostalno otvorio novu poslovnu godinu potrebno
je pismeno zatražiti od tvrtke LC licencu za otvaranje nove poslovne godine
kao i potrebne podatke pristupa Aplikacijskom serveru korisnika u svrhu
izrade sigurnosne kopije podataka i pristupa procedurama otvaranja nove
poslovne godine.
Kada su uvjeti otvaranja nove poslovne godine zadovoljeni (prethodno
poglavlje), korisnik treba odlučiti o tome da li želi samostalno otvoriti novu
poslovnu godinu ili taj dio posla prepustiti korisničkoj podršci tvrtke LIBUSOFT
CICOM.
U slučaju da opisani postupak odrađuje LC korisnička podrška, potrebno je
slijedeće:
1. Potrebno je pismeno kontaktirati tvrtku LIBUSOFT CICOM i zatražiti
otvaranje licence za otvaranje nove poslovne godine,
2. U istom dopisu navesti pogodan termin otvaranja nove poslovne godine,
ukoliko je poznat korisniku.
Po predaji zahtjeva putem e-maila, fax-a ili drugim pisanim putem, otvoriti će
se licenca za otvaranje nove poslovne godine. Korisnička podrška, prema
zahtjevu korisnika, javiti će se oko konkretnog dogovora za omogućavanje
udaljenog spajanja sa serverom korisnika. U ovom slučaju, korisnik završava
svoje postupanje za otvaranje nove poslovne godine i LC korisnička podrška
nastavlja prema proceduri opisanoj u nastavku dokumenta.
U slučaju da opisani postupak odrađuje korisnik samostalno, potrebno je
slijedeće:
1. Potrebno je pismeno kontaktirati tvrtku LIBUSOFT CICOM i zatražiti
otvaranje licence za otvaranje nove poslovne godine,
2. U istom zahtjevu obavezno naglasiti da korisnik ima želju otvoriti
novu poslovnu godinu samostalno, te navesti da su mu potrebni
pristupni podaci aplikacijskog servera korisnika.
Po predaji zahtjeva putem e-maila, fax-a ili drugim pisanim putem, provjeriti
će se da li korisnik pripada grupi korisnika koji mogu samostalno otvoriti novu
poslovnu godinu, te ukoliko pripada, otvoriti će se licenca za otvaranje nove
poslovne godine i ažurirati na licenčnom serveru (SAL).
U povratnom telefonskom razgovoru, s ovlaštenom osobom za otvaranje nove
poslovne godine, dostaviti će se pristupni podaci potrebni kako bi se korisniku
omogućilo samostalno otvaranje nove poslovne godine.
Korisniku je u ovom slučaju potreban nastavak uputa opisanih u dokumentu.
Verzija 6.0
Str.6
Postupak za samostalno otvaranje nove poslovne
godine
Kada su svi uvjeti otvaranja nove poslovne godine zadovoljeni i kada se u
povratnom mailu potvrđuje otvaranje licence te su podaci aplikacijskog
servera korisnika dostavljeni, može se krenuti s postupkom za samostalno
otvaranje nove poslovne godine.
1. Izrada sigurnosne kopije podataka i aplikacije tekuće godine
Kako bi se osigurali postojeći podaci korisnika, prije kretanja u postupak
otvaranja nove poslovne godine potrebno je izraditi sigurnosnu kopiju
podataka i aplikacija korisnika. Radnje su slijedeće:
1. U Izborniku pokrenuti aplikaciju 099 Zajedničke baze
Verzija 6.0
Str.7
2. Nakon standardnog ulaska operatera u LC SPI aplikacije, s padajućeg
izbornika odabrati Obrada -> Zaštita podataka -> Izrada backupa SQL
baze
3. Ukoliko operater posjeduje prava za izradu sigurnosne kopije otvoriti će se
prozor za pokretanje izrade zaštite
4. Ukoliko su svi parametri ispravno podešeni, operater može krenuti s
izradom sigurnosne kopije podataka. Ista će se nalaziti u definiranom
direktoriju.
Po završetku izrade zaštite, aplikacija će izvijestiti o uspješnosti.
5. Izradu sigurnosne kopije aplikacija tekuće poslovne godine operater radi u
Windows okruženju na način da kopira direktorij aplikacija tekuće godine
(npr. LCSPI2013) na za to predviđeno mjesto. Uputno je napraviti i
sažimanje sigurnosne kopije aplikacija s nekim od alata (ZIP ili RAR).
Verzija 6.0
Str.8
2. Pokretanje postupka otvaranja nove poslovne godine
6. U aplikaciji 099 Zajedničke baze, s padajućeg izbornika odabrati Alati ->
Prijelaz godine
7. Nakon odabira biti će potrebno upisati podatke aplikacijskog servera
korisnika koji su dobiveni u povratnom mailu opisanim u poglavlju
predradnjama otvaranja godine
8. Nakon uspješne prijave s podacima aplikacijskog servera korisnika otvoriti
će se prozor za podešavanje parametara otvaranja godine
Verzija 6.0
Str.9
9. Ukoliko su osnovni parametri tekuće i slijedeće (nove) poslovne godine
ispravni i nije potrebno nikakvo dodatno podešavanje, operater treba
definirati putanju do direktorija s prečacima
Putanja se može neposredno upisati u za to predviđeno polje (npr.
L:\SHORT) ili odabrati u prozoru odabira direktorija.
Verzija 6.0
Str.10
10. Ako je sve dobro pripremljeno tada će se podaci za slijedeću godinu
razlikovati od podataka tekuće godine samo po brojevnoj oznaci godine
(Godina, Direktorij i Baza)
11. Pokretanje procedura za otvaranje nove poslovne godine kreću odabirom
gumba Kreni.
Po završetku izvršavanja svih potrebnih procedura aplikacija će obavijestiti
o uspješnosti otvaranja nove poslovne godine. Ovaj postupak može se
Verzija 6.0
Str.11
izvršavati duže vrijeme u ovisnosti o količini podataka korisnika i
raspoloživim resursima servera.
Procedura će kreirati bazu za novu poslovnu godinu s prepisanim
katalozima iz prethodne godine (onima koji se prepisuju), kreirati radni
direktorij te ažurirati datoteku konekcije s novom poslovnom godinom. U
radnom direktoriju nove poslovne godine postaviti će konekciju iste kao
aktivnu, čime se omogućava rad u slijedećoj godini bez dodatnih
prilagodbi.
Moguće upozorenje prilikom pokretanja procedura otvaranja nove
poslovne godine:
U trenutku kada korisnik na odabere gumb Kreni (korak 11.), prije nego
se pokrenu procedure otvaranja godine, izvršavaju se određene interne
kontrole kako bi postupak otvaranja prošao bez grešaka. No, ukoliko nema
dovoljno mjesta na disku gdje se nalazi SQL server ili nije moguće
dohvatiti tu informaciju, javiti će se upozorenje:
„ Za SQL Server na disku je preostalo još xxxxxMB, preporučeno je da
prije otvaranja godine bude slobodno barem xxxxxxMB “
Ukoliko dođe do problema sa provjerama slobodnog prostora na disku,
otvaranje godine vrlo vjerojatno ne može uspješno završiti, ali ostavljena
je mogućnost da se svejedno pokrene (na silu) pritiskom na tipku „Da“
koja se pojavljuje na slijedećem prozoru (nakon upozorenja).
Verzija 6.0
Str.12
3. Kontrola izvršenja postupka otvaranja nove poslovne godine
Nakon uspješno izvršene procedure otvaranja nove poslovne godine, o
čemu će aplikacija izvijestiti, potrebno je izaći iz svih LC SPI aplikacija
(099 Zajedničke baze, 001 SPI Izbornik i druge).
Svi daljnji postupci kontrole i završnih podešavanja, koji se opisuju u
nastavku, odnose se na novu poslovnu godinu.
12. U standardnom direktoriju prečaca (npr. L:\SHORT), nakon što je otvorena
nova poslovna godina, treba se nalaziti ikona koja poziva SPI izbornik
nove poslovne godine (npr. LCSPI2014). Odabirom neke od aplikacija s
kojima korisnik aktivno radi i ulaskom operatera, potrebno je provjeriti
podatke u donjem desnom kutu aplikacije.
Provjeriti poslovne godine u aplikacijama tekuće godine (npr. 2013.) i nove
poslovne godine (npr. 2014.). Na slici prozor pokazuje dno aplikacije za
2013. godinu. U 2014. godini treba pisati „Poslovna godina: 2014“
Navedenim postupkom potvrđuje se da korisnik radi u novoj poslovnoj
godini i da je ista uspješno otvorena.
Verzija 6.0
Str.13
4. Završna podešavanja u novoj poslovnoj godini
Na kraju cjelokupnog postupka otvaranja nove poslovne godine potrebno
je izvršiti završna podešavanja aplikacija.
13. U SPI Izborniku nove poslovne godine potrebno je u Parametrima
izbornika podesiti slijedeće:
U dijelu prozora Parametri izbornika, potrebno je ažurirati polja Opis1 i
Opis2, s podacima nove poslovne godine.
Verzija 6.0
Str.14
14. Osim završnog podešavanja SPI izbornika, u aplikaciji 099 Zajedničke
baze, u novoj poslovnoj godini potrebno je podesiti putanju izrade
sigurnosne kopije podataka.
Odabirom gumba (…) na navedenom prozoru otvara se dodatni prozor u
kojem se na odabir Promjena, ažurira opis stavke (npr. ZAŠTITA
Verzija 6.0
Str.15
PODATAKA LCSPI_2014) i odabire putanja do novog direktorija u kojem će
se spremati sigurnosne kopije podataka nove poslovne godine
Sa završnim podešavanjima izrade sigurnosne kopije podataka u novoj
poslovnoj godini završava cjelokupni postupak otvaranja nove poslovne
godine i korisnik može nastaviti s poslovnim procesima u novoj godini.
Verzija 6.0
Str.16