OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE UPUTA (verzija 6.0) Zagreb, 12/2014. Sadržaj U V O D .................................................................................... 3 UVJETI ZA OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE PREDRADNJE POSTUPAK ...................................... 4 O T V A R A N J A N O V E P O S L O V N E G O D IN E ................................... 6 ZA SAMOSTALNO OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE ................... 7 1. Izrada sigurnosne kopije podataka i aplikacije tekuće godine........................................... 7 2. Pokretanje postupka otvaranja nove poslovne godine ..................................................... 9 3. Kontrola izvršenja postupka otvaranja nove poslovne godine ......................................... 13 4. Završna podešavanja u novoj poslovnoj godini ............................................................. 14 Verzija 6.0 Str.2 Uvod U dokumentu je objašnjen cjelokupni postupak za samostalno otvaranje nove poslovne godine, potrebne predradnje i uvjete koji trebaju biti zadovoljeni kako bi se poslovna godina otvorila te sami postupak otvaranja. Otvaranje nove poslovne godine je postupak kojom se omogućuje rad u novoj poslovnoj godini, a prvenstveno je vezan uz financijski dio poslovanja korisnika. Otvaranje nove poslovne godine radi se istovremeno za sve aplikacije. Stoga, potrebno je prije otvaranja nove poslovne godine provjeriti sve uvjete otvaranja po pojedinim aplikacijama (slijedeće poglavlje dokumenta). To znači da se specifičnosti vezane uz pojedinu aplikaciju moraju provjeriti s osobom koja je zadužena za rad u aplikaciji, te kada su kumulativno svi uvjeti zadovoljeni, može se krenuti na predradnje otvaranja godine kako bi se korisniku omogućila licenca i potrebni podaci za samostalno otvaranje nove poslovne godine. Poslovi prijelaza na novu poslovnu godinu rade se u dva dijela: 1. Otvaranje nove poslovne godine 2. Formiranje početnih stanja U ovom dokumentu objašnjen je samo postupak otvaranja nove poslovne godine, a postupci formiranja početnih stanja ovise o pojedinim aplikacijama i procesima rada korisnika. Verzija 6.0 Str.3 Uvjeti za otvaranje nove poslovne godine Uvjeti koji moraju biti zadovoljeni kod otvaranja nove poslovne godine po aplikacijama: 125 - Registar ugovora – Sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu (uneseni svi ugovori koje evidentiramo unutar programa). 147 - Računovodstvo proračuna – Formiran prijedlog plana proračuna za slijedeću godinu. 150 - Obračun plaća i naknada – Zadnji obračun za tekuću godinu treba biti arhiviran. Ako se ne koristi integralno kontiranje, nema uvjeta. 151 - JOPPD – Podaci koji su poslani u pripremu trebaju biti obrađeni i formirani obrasci JOPPD-a, te prihvaćeni od Porezne uprave. To posebno vrijedi za 150 i 951 kada se aplikacije u potpunosti prenose sa cijelom svojom arhivom u novu godinu, te nije moguće vraćati pripremu u prethodnoj godini. 156 – e-Računi –Svi e-Računi se trebaju obraditi – ili poslati ili poništiti. Šalju se kroz aplikaciju 156, ali poništavaju se kroz aplikacije koje su račun formirale. 192 - Salda konti kupaca i dobavljača – Opomene i ovrhe moraju biti urudžbirane u tekućoj godini, kako bi dobili klase/UR.brojeve unutar te iste godine. 210 – KOMIS – Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izdavanje rješenje, izradu obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu. 212 - Evidencija socijalne skrbi – Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izradu obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu. 223 - Uredsko poslovanje – Sve obrade koje urudžbiraju u Uredsko poslovanje, moraju završiti sa istima (KOMIS, SC, KADROVSKA). Uredsko poslovanje po otvaranju nove poslovne godine radi samo u novoj godini. 255 - Obročna otplata stanova – Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izradu obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu. 420 - USZ – Potrebno je završiti unos svih matičnih podataka, izradu obračuna sa time da obračuni moraju biti proknjiženi. Točnije sve obrade moraju biti završene koje se odnose na tekuću poslovnu godinu. 951 - Obračun naknade ovlaštenom predstavniku – Obračun za 12. mjesec tekuće godine mora biti završen i formirane UR kako bi se proknjižile u salda konti te godine. Verzija 6.0 Str.4 Aplikacije koje nemaju posebnih uvjeta kod otvaranja nove poslovne godine: 001 (SPI izbornik) - nema uvjeta 002 (Menadžerska izvješća) - nema uvjeta 098 (Dodatna zaštita programa) – nema uvjeta 099 (Zajedničke baze) – nema uvjeta 101 (Veleprodaja) – nema uvjeta 105 (Fakturiranje) – nema uvjeta 106 (Maloprodaja) – nema uvjeta 108 (Materijalno-skladišno poslovanje) – nema uvjeta 109 (Evidencija dugotrajne imovine) - nema uvjeta 110 (Blagajna) – nema uvjeta 115 (Fakturiranje za predškolske ustanove) – nema uvjeta 117 (Financijsko knjigovodstvo profitno) – nema uvjeta 118 (KNUM) – nema uvjeta 120 (Knjiga javnog duga) – nema uvjeta 121 (Proizvodnja) – nema uvjeta 122 (Radni nalozi) – nema uvjeta 127 (Javna nabava) – nema uvjeta 129 (Evidencija ugovorenih radova) - nema uvjeta 138 (Integralno računovodstvo neprofitnih organizacija) – nema uvjeta 148 (Riznica) – od verzije 6.00 omogućen je rad u više godina, nema uvjeta 149 (Lokalna riznica PK) – od verzije 6 omogućen je rad u više godina 152 (Kadrovska evidencija) – nema uvjeta 153 (Obrada virmana) – nema uvjeta 154 (Trajni nalozi) - nema uvjeta 155 (Evidencija prisutnosti) – nema uvjeta 193 (Obračun PDV-a) – nema uvjeta 204 (Putni nalozi) – nema uvjeta 211 (Evidencija i obrada prekršaja)– nema uvjeta 213 (Gospodarenje poljoprivrednim zemljištem) - nema uvjeta 251 (terenski nalozi) – nema uvjeta 418 (Izračun visine zaštićene najamnine) – nema uvjeta 419 (Kreditiranje) – nema uvjeta 430 (Registar nekretnina) - nema uvjeta 630 (Objedinjena naplata) – nema uvjeta 800 (GIS) – nema uvjeta 918 (Praćenje poduzetničkih kredita) – nema uvjeta Verzija 6.0 Str.5 Predradnje otvaranja nove poslovne godine Kako bi korisnik uspješno samostalno otvorio novu poslovnu godinu potrebno je pismeno zatražiti od tvrtke LC licencu za otvaranje nove poslovne godine kao i potrebne podatke pristupa Aplikacijskom serveru korisnika u svrhu izrade sigurnosne kopije podataka i pristupa procedurama otvaranja nove poslovne godine. Kada su uvjeti otvaranja nove poslovne godine zadovoljeni (prethodno poglavlje), korisnik treba odlučiti o tome da li želi samostalno otvoriti novu poslovnu godinu ili taj dio posla prepustiti korisničkoj podršci tvrtke LIBUSOFT CICOM. U slučaju da opisani postupak odrađuje LC korisnička podrška, potrebno je slijedeće: 1. Potrebno je pismeno kontaktirati tvrtku LIBUSOFT CICOM i zatražiti otvaranje licence za otvaranje nove poslovne godine, 2. U istom dopisu navesti pogodan termin otvaranja nove poslovne godine, ukoliko je poznat korisniku. Po predaji zahtjeva putem e-maila, fax-a ili drugim pisanim putem, otvoriti će se licenca za otvaranje nove poslovne godine. Korisnička podrška, prema zahtjevu korisnika, javiti će se oko konkretnog dogovora za omogućavanje udaljenog spajanja sa serverom korisnika. U ovom slučaju, korisnik završava svoje postupanje za otvaranje nove poslovne godine i LC korisnička podrška nastavlja prema proceduri opisanoj u nastavku dokumenta. U slučaju da opisani postupak odrađuje korisnik samostalno, potrebno je slijedeće: 1. Potrebno je pismeno kontaktirati tvrtku LIBUSOFT CICOM i zatražiti otvaranje licence za otvaranje nove poslovne godine, 2. U istom zahtjevu obavezno naglasiti da korisnik ima želju otvoriti novu poslovnu godinu samostalno, te navesti da su mu potrebni pristupni podaci aplikacijskog servera korisnika. Po predaji zahtjeva putem e-maila, fax-a ili drugim pisanim putem, provjeriti će se da li korisnik pripada grupi korisnika koji mogu samostalno otvoriti novu poslovnu godinu, te ukoliko pripada, otvoriti će se licenca za otvaranje nove poslovne godine i ažurirati na licenčnom serveru (SAL). U povratnom telefonskom razgovoru, s ovlaštenom osobom za otvaranje nove poslovne godine, dostaviti će se pristupni podaci potrebni kako bi se korisniku omogućilo samostalno otvaranje nove poslovne godine. Korisniku je u ovom slučaju potreban nastavak uputa opisanih u dokumentu. Verzija 6.0 Str.6 Postupak za samostalno otvaranje nove poslovne godine Kada su svi uvjeti otvaranja nove poslovne godine zadovoljeni i kada se u povratnom mailu potvrđuje otvaranje licence te su podaci aplikacijskog servera korisnika dostavljeni, može se krenuti s postupkom za samostalno otvaranje nove poslovne godine. 1. Izrada sigurnosne kopije podataka i aplikacije tekuće godine Kako bi se osigurali postojeći podaci korisnika, prije kretanja u postupak otvaranja nove poslovne godine potrebno je izraditi sigurnosnu kopiju podataka i aplikacija korisnika. Radnje su slijedeće: 1. U Izborniku pokrenuti aplikaciju 099 Zajedničke baze Verzija 6.0 Str.7 2. Nakon standardnog ulaska operatera u LC SPI aplikacije, s padajućeg izbornika odabrati Obrada -> Zaštita podataka -> Izrada backupa SQL baze 3. Ukoliko operater posjeduje prava za izradu sigurnosne kopije otvoriti će se prozor za pokretanje izrade zaštite 4. Ukoliko su svi parametri ispravno podešeni, operater može krenuti s izradom sigurnosne kopije podataka. Ista će se nalaziti u definiranom direktoriju. Po završetku izrade zaštite, aplikacija će izvijestiti o uspješnosti. 5. Izradu sigurnosne kopije aplikacija tekuće poslovne godine operater radi u Windows okruženju na način da kopira direktorij aplikacija tekuće godine (npr. LCSPI2013) na za to predviđeno mjesto. Uputno je napraviti i sažimanje sigurnosne kopije aplikacija s nekim od alata (ZIP ili RAR). Verzija 6.0 Str.8 2. Pokretanje postupka otvaranja nove poslovne godine 6. U aplikaciji 099 Zajedničke baze, s padajućeg izbornika odabrati Alati -> Prijelaz godine 7. Nakon odabira biti će potrebno upisati podatke aplikacijskog servera korisnika koji su dobiveni u povratnom mailu opisanim u poglavlju predradnjama otvaranja godine 8. Nakon uspješne prijave s podacima aplikacijskog servera korisnika otvoriti će se prozor za podešavanje parametara otvaranja godine Verzija 6.0 Str.9 9. Ukoliko su osnovni parametri tekuće i slijedeće (nove) poslovne godine ispravni i nije potrebno nikakvo dodatno podešavanje, operater treba definirati putanju do direktorija s prečacima Putanja se može neposredno upisati u za to predviđeno polje (npr. L:\SHORT) ili odabrati u prozoru odabira direktorija. Verzija 6.0 Str.10 10. Ako je sve dobro pripremljeno tada će se podaci za slijedeću godinu razlikovati od podataka tekuće godine samo po brojevnoj oznaci godine (Godina, Direktorij i Baza) 11. Pokretanje procedura za otvaranje nove poslovne godine kreću odabirom gumba Kreni. Po završetku izvršavanja svih potrebnih procedura aplikacija će obavijestiti o uspješnosti otvaranja nove poslovne godine. Ovaj postupak može se Verzija 6.0 Str.11 izvršavati duže vrijeme u ovisnosti o količini podataka korisnika i raspoloživim resursima servera. Procedura će kreirati bazu za novu poslovnu godinu s prepisanim katalozima iz prethodne godine (onima koji se prepisuju), kreirati radni direktorij te ažurirati datoteku konekcije s novom poslovnom godinom. U radnom direktoriju nove poslovne godine postaviti će konekciju iste kao aktivnu, čime se omogućava rad u slijedećoj godini bez dodatnih prilagodbi. Moguće upozorenje prilikom pokretanja procedura otvaranja nove poslovne godine: U trenutku kada korisnik na odabere gumb Kreni (korak 11.), prije nego se pokrenu procedure otvaranja godine, izvršavaju se određene interne kontrole kako bi postupak otvaranja prošao bez grešaka. No, ukoliko nema dovoljno mjesta na disku gdje se nalazi SQL server ili nije moguće dohvatiti tu informaciju, javiti će se upozorenje: „ Za SQL Server na disku je preostalo još xxxxxMB, preporučeno je da prije otvaranja godine bude slobodno barem xxxxxxMB “ Ukoliko dođe do problema sa provjerama slobodnog prostora na disku, otvaranje godine vrlo vjerojatno ne može uspješno završiti, ali ostavljena je mogućnost da se svejedno pokrene (na silu) pritiskom na tipku „Da“ koja se pojavljuje na slijedećem prozoru (nakon upozorenja). Verzija 6.0 Str.12 3. Kontrola izvršenja postupka otvaranja nove poslovne godine Nakon uspješno izvršene procedure otvaranja nove poslovne godine, o čemu će aplikacija izvijestiti, potrebno je izaći iz svih LC SPI aplikacija (099 Zajedničke baze, 001 SPI Izbornik i druge). Svi daljnji postupci kontrole i završnih podešavanja, koji se opisuju u nastavku, odnose se na novu poslovnu godinu. 12. U standardnom direktoriju prečaca (npr. L:\SHORT), nakon što je otvorena nova poslovna godina, treba se nalaziti ikona koja poziva SPI izbornik nove poslovne godine (npr. LCSPI2014). Odabirom neke od aplikacija s kojima korisnik aktivno radi i ulaskom operatera, potrebno je provjeriti podatke u donjem desnom kutu aplikacije. Provjeriti poslovne godine u aplikacijama tekuće godine (npr. 2013.) i nove poslovne godine (npr. 2014.). Na slici prozor pokazuje dno aplikacije za 2013. godinu. U 2014. godini treba pisati „Poslovna godina: 2014“ Navedenim postupkom potvrđuje se da korisnik radi u novoj poslovnoj godini i da je ista uspješno otvorena. Verzija 6.0 Str.13 4. Završna podešavanja u novoj poslovnoj godini Na kraju cjelokupnog postupka otvaranja nove poslovne godine potrebno je izvršiti završna podešavanja aplikacija. 13. U SPI Izborniku nove poslovne godine potrebno je u Parametrima izbornika podesiti slijedeće: U dijelu prozora Parametri izbornika, potrebno je ažurirati polja Opis1 i Opis2, s podacima nove poslovne godine. Verzija 6.0 Str.14 14. Osim završnog podešavanja SPI izbornika, u aplikaciji 099 Zajedničke baze, u novoj poslovnoj godini potrebno je podesiti putanju izrade sigurnosne kopije podataka. Odabirom gumba (…) na navedenom prozoru otvara se dodatni prozor u kojem se na odabir Promjena, ažurira opis stavke (npr. ZAŠTITA Verzija 6.0 Str.15 PODATAKA LCSPI_2014) i odabire putanja do novog direktorija u kojem će se spremati sigurnosne kopije podataka nove poslovne godine Sa završnim podešavanjima izrade sigurnosne kopije podataka u novoj poslovnoj godini završava cjelokupni postupak otvaranja nove poslovne godine i korisnik može nastaviti s poslovnim procesima u novoj godini. Verzija 6.0 Str.16