BROJ 05 11.03.2011. DVOMJESEČNIK ZA POSLOVNI SUSTAV TOTAL BILTEN Urednik: Domagoj Veršec – [email protected] Izdavač: Logika d.o.o., Zagreb SADRŽAJ TOTAL NOVOSTI I IZMJENE TOTAL RADIONICA POVRAT ARTIKLA DOBAVLJAČU IZ RAČUNOVODSTVENE PRAKSE PRIPREMA FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA ZA 2010. GODINU IT KUTAK ARHIVIRANJE TOTAL-A KORISNI LINKOVI STR 1 2 2 5 5 7 7 8 Total novosti i izmjene Neaktivni artikli U opcije artikala dodana je mogučnost označavanja neaktivnih artikala. Artikli koji se označe kao neaktivni nede se prikazivati na padajudim listama u dokumentima. Oznaka u prometu partnera U promet partnera uvedeno je novo polje – oznaka. U polje se može slobodno upisivati bilo kakva oznaka do 3 znaka, a služi za pomod knjigovođi radi grupiranja stavaka prometa partnera po potrebi. U kartici partnera stavke se mogu filtrirati prema upisanoj oznaci. GFI izmjene Ažuriran je Total tako da prati izmjene u godišnjem financijskom izvještaju. Izvještaj za 2010 godinu de se popunjavati i ispisivati po novom obrascu, dok de se u starijim godinama ispisivati po starom obrascu. Napravljeno je i preslikavanje sa starog obrasca na novi, tako da se na novom obrascu ispravno popunjava stupac sa prošlogodišnjim vrijednostima. Vrijednosti inventure Iz programa za inventuru izbačen je tab sa vrijednostima inventure jer je značajno usporavao sam proces inventure. Umjesto njega dodana je lista za ispis vrijednosti inventure, koja se može pokrenuti gumbom u tabu za izvješda inventure. Detaljno knjiženje URA i IRA U kartici konta, kod prikaza detaljne kartice dodana je opcija da se detaljno prikaže knjiženje dokumenata URA i IRA, a da pritom ostala knjiženja nisu prikazana detaljno nego na mjesečnom nivou. Godišnji obračun poreza i prireza Dodan je program za godišnji obračun poreza i prireza u izbornik pod brojem 3.5. Nakon što se naprave svi obračuni plada koji de biti ispladeni u zadanoj godini, potrebno je udi u godišnji obračun poreza i popuniti tablicu. Za svakog zaposlenika de se predložiti iznos poreza i prireza koji je trebao biti upladen u zadanoj godini, a ukoliko taj iznos nije dobar on se može korigirati i ručno. Kada se dovrši obračun poreza, potrebno je kliknuti gumb „primjeni na obračun plada“ kako bi se odabranom obračunu plade pripisale korekcije poreza. TotalLogika br. 5 11.03.2011. Total radionica Povrat artikla dobavljaču U poslovanju se često susredemo sa reklamacijama i povratima robe dobavljačima. Provedba u Totalu obavlja se kao storno/ispravak ulaza što znači da koristimo iste dokumente kojima je roba zaprimljena ali sa negativnim količinama. Ukoliko komitent vodi skladišno i robno preko dokumenata primka i kalkulacija otpremanje roba sa skladišta započinje negativnom primkom. Primjer Primka: Skladišna kartica: Negativna primka smanjila je stanje skladišta za količinu koju smo vratili dobavljaču. Nakon primke slijedi negativna kalkulacija koja de korigirati količine i vrijednosti na robno materijalnom. 2 TotalLogika br. 5 11.03.2011. Navedena kalkulacija mora biti povezana sa odobrenjem od dobavljača što se također knjiži kao negativan ulazni račun. Nakon knjiženja modula RMA za mjesec u kojem je napravljena kalkulacija robno materijalnog pokazuje adekvatno stanje, količinski i vrijednosno. 3 TotalLogika br. 5 11.03.2011. Prilikom knjiženja povrata važno je ne izostaviti nitijedan dokument kako bi stanje odgovaralo na svim razinama; skladišno, robno i financijski. Osim ispravne evidencije i usklađenih stanja na ovaj način postoji jasan trag i tijek povratka što omogudava kasnije analize i rekonstrukcije događaja, dok evidentiranje odobrenja dobavljača kao negativni ulazni račun znači da de isto biti na ispravan način u knjizi ulaznih računa i obrascu PDV-a. Ukoliko se skladišno i robno zajedno samo preko dokumenta kalkulacije tada je u Totalu potrebno napraviti samo negativnu kalkulaciju i ulazni račun. 4 TotalLogika br. 5 11.03.2011. Iz računovodstvene prakse Priprema financijskih izvještaja za 2010. godinu Kako smo na to ved naviknuli, i u financijskim izvještajima za 2010. godinu došlo je do promjena. Na obrascu PD promijenjene su neke pozicije (8, 9), a neke su ukinute (34.3). Na obrascu GFI došlo je do vedih promjena, sa ukupno 277 pozicija obrazac je povedan na 302 pozicije. U obrascu PDV-K izmjene se odnose na drugu stranicu izvještaja, dodane su nove pozicije koje treba popuniti rukom. Za sve navedene zakonske promjene načinjene su odgovarajude promjene u Totalu, tako da korisniku i dalje ostaje na raspolaganju automatika izrade izvještaja. Uspješno je riješen također i prikaz prethodne godine u obrascu GFI premda su na vedini pozicija promijenjeni AOP brojevi. Rokovi predaje izvještaja ostali su isti: 1. za potrebe statističkih izvještavanja: bilanca, račun dobiti/gubitka i ostali podaci; predaju se u Finu do 31.03. 2. za potrebe izvješdivanja o porezu na dobitak: bilanca i račun dobiti/gubitka; predaju se u Poreznu upravu do 30.04. 3. za potrebe javne objave i trgovačkih sudova: bilanca, račun dobiti/gubitka, odluka o usvajanju, odluka o dobitku/gubitku i bilješke: predaju se u Finu do 30.06. (ako se predaju do 31.03. onda služe i za potrebe statistike). Veliki i srednji poduzetnici predaju još i izvještaj o novčanom tijeku i izvještaj o promjenama kapitala. Za one koje se odluče na predaju izvještaja GFI u elektronskom obliku predviđen je gumb 'popunjavanje Excel datoteke'. Potrebno je posjedovati Excel na računalu, skinuti sa stranica Fine ( http://www.fina.hr/Default.aspx?sec=915 ) obrazac GFIPOD_ver._2.0.0, te po pritisku gumba adresirati pohranjeni prazni Excel obrazac. Na samom Excel obrascu potrebno je također pregledati i eventualno korigirati popunjene pozicije (ovo se naročito odnosi na prvu, referentnu stranicu. Excel obrazac prepisuje se na medij (CD, disketa...) i nosi u Finu ili se šalje Internetom ako se posjeduje Finina kartica. Kontrole prije izrade izvještaja 1. Provjeriti da li su obavljena sva knjiženja zaključno sa 12. mjesecom (8.5.) 2. Knjiženja u 13. mjesecu predviđena su samo ako postoji potreba za knjiženjem PDV-a nastalog nakon predaje prijave za prosinac; naknadne URE i IRE knjižiti u 13. mjesec te knjižiti i obračun PDV-a 3. Ispisati bruto-bilancu (8.6.1.) 4. Prema ispisanoj bruto-bilanci izvršiti zadnje provjere: dugotrajna imovina: sva konta klase 0 trebaju odgovarati listi dugotrajne imovine po kontima (4.1.3.) saldakonti: sva analitična konta (113,120,121,122,1290,213,220,221,251,253) trebaju imati saldo jednak onome na zbiru bruto salda partnera (2.2.1.) sa zadanim odgovarajudim kontom; ako postoje razlike javiti u Logiku d.o.o plade: ako su plade ispladivane redovito, salda na svim kontima plada na klasi 2 trebaju odgovarati temeljnici plade za prosinac roba/materijal: sva konta na klasama 3 i 6 trebaju biti zatvorena izuzev konta 3100 i 6600; salda na tim kontima trebaju odgovarati donosu stanja u slijededu godinu (1.4.3.2. dnevnik robe/materijala, vrsta stavke=39) kapital: konta dobiti/gubitka tekude godine (950 i 951) trebaju biti prazna; ako postoje donosi iz proteklih godina preknjižiti ih na konta 940 odnosno 941. gubitak iznad kapitala: obzirom da je na obrascu GFI ukinuta pozicija gubitka iznad kapitala u aktivi bilance, potrebno ga je s konta 170 preknjižiti na odgovarajudi konto gubitka (941xxx) akontacije dobitka: temeljnicom stornirati sva knjiženja ZOB na kontu 143 (dugovno) i 243 (potražno) 5 TotalLogika br. 5 11.03.2011. Izrada financijskih izvještaja 1. Godišnji obračuni TZ,Šuma,SR,HGK: u programu 8.8.1. - zakonske obveze zadati mjesec 12 i kliknuti na gumb 'popuni'; kao osnovica se popunjava ukupni prihod te korigirati po potrebi; provjeriti stopu TZ; na kraju Ispisati NAPOMENE: članarina turističkoj zajednici: od 01.01.2011. smanjene su stope, tako da se akontacijske rate u skladu s time mogu smanjiti spomenička renta: od 01.10.2010. ukinuta je za mnoge djelatnosti naknada za šume: za 2010. godinu primjenjuje se stopa od 0,06125%, za 2011. godinu stopa je 0,0525% te se u skladu s time može smanjiti akontacijska rata doprinos za javne funkcije HGK: nova stopa 0,0056% primjenjuje se ved od 01.01.2010. 2. Proknjižiti (8.5.) zakonske obveze kao 13. mjesec 3. Obrazac PD: u programu 8.8.2. – prijava preza na dobit zadati mjesec 12 i kliknuti na gumb 'popuni'; sve popunjene pozicije pregledati i po potrebi korigirati; pozicija 55 (porez za uplatu) prenijet de se u račun dobiti/gubitka u obrascu GFI; na kraju ispisati 4. Obrazac GFI: u programu 8.8.3. – godišnji financijski izvještaj zadati mjesec 12 i kliknuti na gumb 'popuni'; ovaj obrazac sadrži tri izvještaja: bilanca, račun dobiti/gubitka i dodatne podatke; sve popunjene pozicije pregledati i po potrebi korigirati; ako aktiva nije jednaka pasivi za par kuna, korigirati (npr. na kratkoročnim obvezama); na kraju ispisati NAPOMENE: pozicije 076 i 102 (porez na dobit) su podvojene, ali de se ispisati zbrojeno (zato na tablici jednaod njih može biti negativna) pozicije 073, 076, 149, 153 (dobit/gubitak) mogu u tablici biti negativne jer de prilikom tiskanja zauzeti ispravnu poziciju 5. Elektronski obrazac GFI: u istom programu u tabu 'izvješda', kliknuti na gumb 'popuni Excel datoteku' (pretpostavka je da imate na računalu Excel i da ste preuzeli praznu Excel datoteku sa gore navedene stranice Fine) te adresirati tu datoteku; popunjeni Excel GFI učitati i prodi ugrađene provjere; također dopuniti referentnu stranicu ako je to potrebno; gotovu datoteku predati na mediju (CD, disketa) ili poslati Internetom (ako posjedujete Fininu karticu) 6. Zaključak godine: u programu 8.8.6. potvrditi prikazani porez na dobit i kliknuti na gumb 'knjiženje'; automatski se formira temeljnica zaključka koju možete otisnuti na 8.5. – knjiženja – ispis – ZAK; sva daljnja knjiženja u zaključenoj godini su nedostupna 7. Ispis glavne knjige: u programu 8.6.3. – kartice konta, tab izvješda, kliknuti na gumb 'ispis glavne knjige' 8. Otvorenje glavne knjige u novoj poslovnoj godini (prijenos otvorenih konta) zatražite na help-desku Logike d.o.o. ili putem e-maila [email protected] 6 TotalLogika br. 5 11.03.2011. IT kutak Arhiviranje Total-a Kao što su svi naši korisnici upoznati, mi nagledamo proces arhiviranja sa ciljem zaštite od pada servera i potencijalnoga gubitka podataka. Najvedi naglasak jest za korisnike koji imaju Total server u svom uredu, jer im mi garantiramo i nadgledamo izradu arhiviranja iz ureda ili osobnim dolaskom radnim danom jedanput mjesečno gdje pratimo izvještaje kod izrade istih arhiva te interveniramo ukoliko se pojavi problem tokom istoga procesa. To smatramo moralnom obavezom prema našim korisnicima i tu uslugu potpisujemo tu na radnom nalogu da se tereti ugovor. Time imate sigurnu kopiju na jednom ili više Vaših stolnih računala po Vašem odabiru u slučaju ako server prestane funkcionirati. Svaka arhiva napravljena od strane servera, sadrži podatke od datuma/vremena instalacije do datuma/vremena izrade, tzv. full backup i zvršava se jednom ili više puta dnevno. Što ako cijeli ured „nastrada“, tj. dođe do požara, potresa, poplave, krađe ili sl.? Tu dolazi ideja o arhiviranju podataka sa ciljem odlaganja van uredskih prostorija zbog gore navedenih faktora nezgode. Bilo to ispod Vašeg jastuka, madraca ili u bankarskom sefu, Vama je na odabir. Ali pravilo jest što dalje od ureda i iste zgrade, tim bolje i sigurnije. Također vrlo važno je napomenuti kako te iste arhive napravljene se odlažu i koriste isključivo kada ima potrebe za time. Sada sljedi problem, ti podaci moraju biti pohranjeni na neki medij/sustav koji je mobilan, lagan i zauzima relativno malo prostora. Te svaka arhiva mora biti fizički jedinstvena tj. kada se završi postojede arhiviranje ono se ne smije koristi za slijedede arhiviranje dime se podiže sigurnost i stabilnost same arhive. Bududi da same arhive baza nisu izražene u jedinicama GB (gigabyte), prilikom izrade arhive nema smisla kopirati samo zadnju nego više njih kako bi povečali šansu vračanja arhive ukoliko je medij djelomično uporabljiv. Mi smo se odlučili za DVD-R medije koji kapacitivno trenutno predstavljaju dugoročno riješenje i financijski povoljnije riješenje od npr. USB stickova za svaku arhivu posebno. Preporuka jest koristiti kvalitenije medije ili medije namjenjene za tu svrhu. Mi smo se odlučili za takve specijane DVD medije namjenjene za arhiviranje i odlaganje, Verbatim DVD-R Gold Archival*, koje zadnje dvije godine koristimo za potrebe arhiviranja Totala i drugih firminih podataka. Kad god smo imali potrebu za povratom podataka, nikada nismo imali problema prilikom vračanja sa tih medija, čak i sa medija starijih od godinu dana. Želim to, što mi je činiti? Prvo i osnovno, potrebna jest plan i zaduženje osobe unutar firme koja de odgovorno obavljati funkciju arhiviranja i u dogovorenom terminu predati medij sa traženim arhivama vlasniku ili direktoru firme na čuvanje van uredskih prostorija. Sljedede, postavite si pitanje: „Koliko mjeseci ili godina želim ručno ponovo unositi u sustav ako se dogodi nestanak podataka?“ Tu odmah dobivate odgovor koliko često morate raditi te arhive. To ne znači da morate dnevno raditi takve arhive, jer ved imate te arhive na drugom računalu koje Total server odlaže. Krenite sa intervalom jedanput mjesečno. Zatim prilikom izrade arhive kopirajte napravljene „TotalBackup DD-MM-YYYY.zip“ od najzadnje napravljene pa unatrag koliko stane na taj medij, iskoristite medij do zadnjega bita! Time povečavate šansu vračanja podataka samo ako je medij nekim djelom nečitljiv. I zadnje i najvažnije, NEMA POTREBE ČUVATI SVE ARHIVE KOJE STE NAPRAVILI! Odredite bolje politiku rotacije tj. čuvate zadnjih npr. 5 arhiva, a ako danas radite 6. arhivu onda (fizički) uništavate 1. Arhivu, ako sutra radite 7. tada uništavate 2. Itd. Time ste uštedjeli gomilu prostora za odlaganjem, primjera radi pretinac u sefu neke banke se naplačuju po svom volumenu dok primjenom takve politike Vama je dovoljan i najmanji u njihovoj ponudi (ujedno i najpovoljniji). Želi da mi Vi to napravite Svakako Vam stojimo na usluzi, te nas slobodno kontaktirajte mailom na [email protected] oko dogovora za arhiviranje Vaših podataka. * http://www.verbatim-europe.co.uk/en_1/product_dvd-r-gold-archival_4_0_27.html 7 TotalLogika br. 5 11.03.2011. Korisni linkovi Logika ( http://www.logika.hr ): Download Biltena http://www.logika.hr/bilten.html Microsoft ( http://www.microsoft.com/hr/hr/default.aspx ): Windows http://windows.microsoft.com/hr-hr/windows/home Office http://office.microsoft.com/hr-hr Kraj podrške za neke verzije Windows-a http://windows.microsoft.com/hr-HR/windows/help/end-support-windows-xp-sp2-windows-vista-without-servicepacks?os=xp Pomod i podrška tvrtke Microsoft http://support.microsoft.com/?ln=hr Kako prepoznati imate li legalno http://www.microsoft.com/howtotell/default.aspx?displaylang=hr Legalizacija Windows-a http://www.microsoft.com/croatia/ggk/default.mspx Modeli licenciranja http://www.microsoft.com/croatia/licensing/default.mspx BSA ( http://www.bsa.org/country.aspx?sc_lang=hr-HR ): Tko smo mi http://www.bsa.org/country/BSA%20and%20Members.aspx Njene članice http://www.bsa.org/country/BSA%20and%20Members/Our%20Members.aspx Download: TeamViewer QuickSupport http://www.logika.hr/teamviewer/TeamViewerQS.exe PDF printer http://www.cutepdf.com/download/CuteWriter.exe Skype http://www.skype.com/go/getskype-msi Preuzimanje NOD32 proizvoda na engleskom jeziku http://www.eset.com/us/download Preuzimanje NOD32 proizvoda na hrvatskom jeziku http://www.nod32.com.hr/Download/tabid/1860/Default.aspx Microsoft centar za preuzimanja na hrvatskom jeziku http://www.microsoft.com/downloads/hr-hr/default.aspx 8