Upute za provedbu procesa upravljanja rizicima s veznom tablicom

MINISTARSTVO POMORSTVA, PROMETA I INFRASTRUKTURE
UPRAVA ZA PRORACUN I FINANCUE
UPUTE
ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA
RIZICIMA
SInZba za financijsko upravljanje i kontrole (0% 20092012)
Voditelj za 6nancijsko upravljanje i kontrole
mr.sc. Zorica LuiSik
KLASA: 470-0 1/12-01/24
UltBROJ: 530-01-18-12-1
Zagreb, 20. rujna 2012.
U@Q je mijenjena najvikrn ruko&htar. osfalim rukovoditefjimu, imenovanim kaordinutorima rn
r f z i k te svim skxfbenicimu ra MinisImsfvy podr&m jeditsicama (lm% kapetmije) i proracacmkim
brisnicima u nadlezplapti ovog lwiniscmstva (Agemije i imaiski hiclrogrqf.ski institosf}.
UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) SADRŽAJ
1.
UVOD ................................................................................................................................. 3
2.
ORGANIZACIJSKE PRETPOSTAVKE ........................................................................... 5
2.1.
Odgovornosti i zaduženja ............................................................................................ 5
2.1.1.
Rukovoditelji na svim razinama upravljanja (razine razdjela i glava u razdjelu) 5
2.1.2.
Osoba odgovorna za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima ......... 6
2.1.3. Osobe zadužene za prikupljanje informacija o utvrđenim rizicima i njihovo
evidentiranje u registar rizika.............................................................................................. 6
2.1.4.
Zaposlenici ........................................................................................................... 7
2.1.5.
Služba za financijsko upravljanje i kontrole ........................................................ 8
2.1.6.
Unutarnja revizija ................................................................................................. 8
2.1.7.
Stručni kolegij ...................................................................................................... 8
2.2.
3.
4.
Ciljevi .......................................................................................................................... 9
PROVEDBA PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA .................................................. 10
3.1.
Aktivnosti i koraci u procesu upravljanja rizicima .................................................... 10
3.2.
Provedba aktivnosti i koraka u procesu upravljanja rizicima .................................... 11
3.2.1.
Utvrđivanje rizika ............................................................................................... 11
3.2.2.
Procjena rizika i rangiranje po prioritetima........................................................ 15
3.2.3.
Odabir odgovora na rizik i načina postupanja po rizicima................................. 20
3.2.4.
Praćenje .............................................................................................................. 23
3.2.5.
Izvješćivanje ....................................................................................................... 23
PREGLED POJMOVA ..................................................................................................... 26
DODACI:
1. Tipologija rizika 2 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 1.
UVOD
Zakon o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru uređuje sustav unutarnjih
financijskih kontrola koji obuhvaća financijsko upravljanje i kontrole te unutarnju reviziju1.
Svrha financijskog upravljanja i kontrola jest poboljšanje financijskog upravljanja i
odlučivanja radi postizanja općih ciljeva, kao što su:
a) obavljanje poslovanja na pravilan, etičan, ekonomičan, učinkovit i djelotvoran način,
b) usklađenost poslovanja sa zakonima, propisima, politikama, planovima i postupcima,
c) zaštita imovine i drugih resursa od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem,
neopravdanim trošenjem i korištenjem, te od nepravilnosti i prijevara,
d) jačanje odgovornosti za uspješno ostvarenje zadaća,
e) pravodobno financijsko izvješćivanje i praćenje rezultata poslovanja.
Financijsko upravljanje i kontrole provode se putem međusobno povezanih komponenata2 u
svim ustrojstvenim jedinicama i na svim razinama korisnika proračuna, a obuhvaćaju sva
sredstva korisnika neovisno o izvorima iz kojih potječu i neovisno o tome tko su krajnji
korisnici sredstava.
Čelnik korisnika proračuna odgovoran je za provođenje financijskog upravljanja i kontrola
primjenom komponenata financijskog upravljanja i kontrola.
Jedna od komponenti za provedbu financijskog upravljanja i kontrola je i upravljanje
rizicima3; to je cjelokupan proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika, uzimajući u
obzir ciljeve korisnika proračuna, te poduzimanja potrebnih radnji, a u svrhu smanjenja rizika.
Razvojem sustava odgovornosti za rezultate sve više jača potreba za učinkovitom provedbom
procesa upravljanja rizicima, odnosno za uspostavom organizacijskih pretpostavki, razvojem
metodologije rada i modela izvješćivanja vezano za upravljanje rizicima.
Svrha upravljanja rizicima je uvođenje djelotvornih prethodnih kontrola kako bi se u
granicama utvrđenih nadležnosti, ovlasti i odgovornosti postigla razumna razina sigurnosti da
će se postavljeni ciljevi ostvariti, odnosno kako bi se smanjio opseg neizvjesnosti koje bi
mogle biti prijetnja poslovnoj uspješnosti te da će se sva raspoloživa sredstva trošiti zakonito,
namjensko i svrhovito primjenom načela vrijednost za novac.
1
Unutarnja revizija, prilikom obavljanja revizija, procjenjuje učinkovitost i djelotvornost procesa upravljanja
rizicima, osobito adekvatnost, primjenu i djelotvornost kontrolnih mehanizama.
2
To su kontrolno okruženje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacije i praćenje i
procjena. Ove su komponente utvrđene u skladu s INTOSAI smjernicama za standarde unutarnje kontrole za
javni sektor koje se temelje na COSO modelu unutarnje kontrole.
3
Ova je komponenta razvijena na remelju COSO okvira za upravljanje rizicima koji predstavlja nadogradnju
COSO modela unutarnje kontrole. Također, Europska komisija je za provedbu upravljanja rizicima u svojim
službama razvila metodologiju temeljenu na COSO okviru za upravljanje rizicima.
3 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Implementiranjem procesa upravljanja rizicima u procese planiranja i upravljanje poslovnim
procesima poboljšati će se kvaliteta odlučivanja, učinkovitost, predviđanje i optimiziranje
raspoloživih sredstava, povjerenje u upravljački sustav i pozitivna organizacijska kultura.
Ove Upute (vodič kroz proces) izrađene su na temelju okvira koje je postavilo Ministarstvo
financija u Smjernicama za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna
(2009), a obveza njihove primjene proizlazi iz Zakona o sustavu unutarnjih financijskih
kontrola u javnom sektoru.
U prilogu ovih Uputa nalazi se pregled pojmova s objašnjenjima.
4 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 2.
ORGANIZACIJSKE PRETPOSTAVKE
Osnovni preduvjeti za uvođenje sustava upravljanja rizicima jesu implementirani elementi
kontrolnog okruženja, osobito:
a) imenovanje osobe odgovorne za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima
na razini Ministarstva
b) imenovanje osoba zaduženih za prikupljanje informacija o rizicima po pojednim
ustrojstvenim jedinicama i donošenje odluka o ustrojavanju registra rizika
c) jasno definirani odnosi i suradnja s područnim jedinicama i proračunskim korisnicima
u nadležnosti Ministarstva
d) definirani ciljevi kroz čitavu organizaciju
e) dobro isplanirani svi koraci (aktivnosti) potrebni za ispunjavanje ciljeva
f) utvrđeni potrebni resursi po pojedinoj aktivnosti
g) jasna raspodjela odgovorosti za pojedine ciljeve
2.1. Odgovornosti i zaduženja 2.1.1.
Rukovoditelji na svim razinama upravljanja (razine razdjela i glava u razdjelu) Za zakonito namjensko i svrhovito korištenje proračunskih sredstava iz svih izvora
financiranja i organizaciju korištenja sredstava, podjelu poslova, zadataka i odgovornosti u
svrhu postizanja određenih ciljeva, u Ministarstvu i kod područnih jedinica i korisnika
proračuna koji su u nadležnosti Ministarstva, odgovorni su ministar i drugi rukovoditelji u
skladu s njihovim područjem nadležnosti i odlukama o prijenosu ovlasti i odgovornosti.
Da bi se ciljevi ostvarivali po planu, u okviru proračuna i u skladu sa zakonima i propisima,
rukovoditelji na svim razinama upravljanja odgovorni su za djelotvorno upravljanje rizicima
kako bi se smanjio opseg neizvjesnosti koje bi mogle biti prijetnja poslovnoj uspješnosti te
time i za uvođenje prikladnih i učinkovitih prethodnih kontrola u svrhu usmjeravanja
poslovanja u željenom pravcu.
U tom smislu rukovoditelji sudjeluju u procesu upravljanja rizicima, a osobito prilikom
procjene rizika te donošenja odluka o odgovoru na rizike i postupanju po rizicima.
Kako ostvarenje strateških i programskih ciljeva često prelazi granice širih ustrojstvenih
jedinica u Ministarstvu uključujući područne jedinice i proračunske korisnike u nadležnosti
Ministarstva, a odgovornost za ostvarenje pojedinog cilja dodjeljuje se jednoj osobi
(rukovoditelju najviše razine u Ministarstvu), svi su rukovoditelji obvezni, sukladno
dodijeljenoj odgovornosti za postizanje određenih ciljeva definirati odgovarajuće linije
5 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) izvješćivanja te pratiti i izvješćivati o upravljanju rizicima na način kako je to opisano pod
točkom 3.2.4. i 3.2.5. ovih Uputa.
2.1.2.
Osoba odgovorna za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima
Ministar donosi odluku o imenovanju osobe odgovorne za koordinaciju uspostave procesa
upravljanja rizicima na razini Ministarstva.
Osoba odgovorna za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima na razini
Ministarstva zadužena je:
a) upoznati ostale rukovoditelje o potrebi uvođenja upravljanja rizicima u Ministarstvu te
sa Smjernicama za provedbu procesa upravljanja rizicima,
b) poticati kulturu upravljanja rizicima i davati podršku rukovoditeljima u djelotvornom
upravljanju rizicima jačanjem svijesti višeg rukovodstva o potrebi sustavnog
upravljanja rizicima,
c) u suradnji s rukovoditeljima ustrojstvenih jedinica pokrenuti aktivnosti na uvođenju
procesa upravljanja rizicima i odrediti rokove za pojedine aktivnosti,
d) pripremiti objedinjeno izvješće o upravljanju rizicima na razini Ministarstva
pomorstva, prometa i infrastrukture i dostaviti ga ministru,
e) na razini viših ustrojstvenih jedinica (uprave) omogućiti potrebnu izobrazbu te
upoznati koordinatore za rizike o provođenju izobrazbe.
Osoba odgovorna za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima vlasnik je procesa
upravljanja rizicima te je zadužena poticati njegovo izvršenje u svim ustrojstvenim
jedinicama; stoga, ovim Uputama, određuje kako se proces treba provoditi te ima dopuštenje
za njegovo mijenjanje i obavljanje nadzora nad provedbom procesa.
2.1.3.
Osobe zadužene za prikupljanje informacija o utvrđenim rizicima i njihovo
evidentiranje u registar rizika
Rukovoditelji uprava u Ministarstvu imenuju osobe zadužene za prikupljanje podataka o
utvrđenim rizicima i njihovo evidentiranje u registar rizika (dalje u tekstu: koordinatori za
rizike) za svoju ustrojstvenu jedinicu.
Također, rukovoditelji uprava u Ministarstvu donose odluke o ustrojavanju registara rizika za
ustrojstvene jedinice, čiji je sastavni dio obrazac registra rizika, sadržaja i forme koju
propisuje Ministarstvo financija.
O veličini ustrojstvene jedinice u Ministarstvu i broju zaposlenika ovisit će i broj imenovanih
osoba i razina ustrojstvene jedinice na kojoj će se ustrojiti registri rizika. Rukovoditelj
6 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) šire ustrojstvene jedinice u suradnji s ostalim rukovoditeljima unutar svoje ustrojstvene
jedinice može odlučiti da se registar rizika ustroji:
a) samo na razini šire ustrojstvene jedinice (uprava)
b) na razini manjih, užih ustrojstvenih jedinica (sektora, područnih jedinica – lučkih
kapetanija)
Koordinatori za rizike zaduženi su za:
a) prikupljanje podataka o utvrđenim rizicima i njihovo evidentiranje u registar rizika, te
za ažuriranje registra rizika
b) dostavljanje Službi za financijsko upravljanje i kontrole polugodišnjeg izvješća o
aktivnostima u upravljanju rizicima u svojoj ustrojstvenoj jedinici
c) prisustvovanje izobrazbi koju organizira Središnja harmonizacijska jedinica
Ministarstva financija
Važno je naglasiti da koordinator za rizike nikako nije osoba koja sama provodi aktivnosti i
korake u procesu upravljanja rizicima; koordinator za rizike dokumentira podatke o rizicima u
za to predviđene dokumente, ali do podataka dolazi isključivo u suradnji s ostalim
zaposlenicima i rukovodstvom.
Također, koordinator za rizike osigurava kontinuirano postupanje pokretanjem aktivnosti iz
procesa upravljanja rizicima.
Na isti način Agencija za obalni linijski pomorski promet, Agencija za vodne putove,
Agencija za sigurnost željezničkog prometa, Agencija za istraživanje nesreća i ozbiljnih
nezgoda zrakoplova i Hrvatski hidrografski institut, koji su u nadležnosti Ministarstva trebaju
imati imenovane koordinatore za rizike koji izrađuju izvješće o upravljanju rizicima i
posredstvom koordinatora za uspostavu procesa upravljanja rizicima proračunskog korisnika
u nadležnosti Ministarstva, izvješće dostavljaju koordinatoru za rizike nadležne ustrojstvene
jedinice u Ministarstvu.
Rukovoditelj Uprave u čijoj su nadležnosti područne jedinice Ministarstva, može odrediti da
se na razini područnih jedinica imenuje koordinator za rizike ili da poslove koordinacije
obavlja koordinator za rizike nadležne Uprave.
2.1.4.
Zaposlenici
U procesu upravljanja rizicima sudjeluju svi zaposlenici Ministarstva. U svakodnevnom
obavljanju poslova oni uočavaju rizike koji ugrožavaju ostvarivanje postavljenih ciljeva te o
uočenim rizicima trebaju izvjestiti, na za to predviđenom obrascu, koordinatora za rizike koji
vodi registar rizika.
7 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Koordinator za rizike će upoznati sve zaposlenike sa sadržajem Obrasca za utvrđivanje i
procjenu rizika te putem e-maila ili drugi prikladan način povremeno ukazivati na obvezu
razmatranja rizičnih situacija i prijavu rizika za koje će se na zajedničkim sastancima s
rukovodstvom vršiti procjena i daljnje postupanje, kako je opisano u poglavlju 3. ovih Uputa.
2.1.5.
Služba za financijsko upravljanje i kontrole
Poslove koordinacije uspostave i razvoja financijskog upravljanja i kontrola u Ministarstvu
pomorstva, prometa i infrastrukture, stavljene u nadležnost Uprave za proračun i financije,
operativno provodi Služba za financijsko upravljanje i kontrole, prema smjernicama voditelja
za financijsko upravljanje i kontrole.
S tim u vezi, Služba za fnancijsko upravljanje i kontrole operativno provodi poslove vezane
za:
a) koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima,
a) izradu metodologije upravljanja rizicima,
b) podršku i pomoć koordinatorima za rizike prilikom provedbe procesa upravljanja
rizicima te uspostave kontrolnih mehanizama
c) nadzor nad provedbom procesa upravljanja rizicima
d) praćenje provedbe preporuka unutarnje revizije za ublažavanje/otklanjanje rizika te
distribuciju prijedloga kontrolnih aktivnosti koje daje unutarnja revizija određenim
revidiranim subjektima, svim koordinatorima za rizike
e) analizu i objedinjavanje izvješća o upravljanju rizicima
2.1.6.
Unutarnja revizija
Uloga unutarnje revizije je neovisna i objektivna procjena procesa upravljanja rizicima,
odnosno adekvatnosti, primjene i djelotvornosti postavljenih kontrola kao odgovora na
rizike.
Unutarnja revizija, u svojim revizijskim izvješćima u okviru nalaza upućuje na rizike,
odnosno na neželjene događaje koji se mogu aktivirati kao posljedica neprikladnih ili
neučinkovitih kontrolnih mehanizama te daje preporuke za poboljšanje gdje je to prikladno.
2.1.7.
Stručni kolegij
Stručni kolegij kao stručno i savjetodavno tijelo ministra informira se o izuzetno značajnim
rizicima navedenim u izvješću o upravljanju rizicima.
8 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 2.2. Ciljevi Polazna osnova za utvrđivanje rizika su ciljevi, počevši od strateških, programskih i
operativnih do ciljeva pojedinih poslovnih procesa. Za postavljanje i realizaciju ciljeva
odgovorni su rukovoditelji u skladu s nadležnostima i odlukama o dodjeli ovlasti i
odgovornosti.
Strateški ciljevi postavljaju se tijekom procesa strateškog planiranja (opći i posebni).
Strateški plan je općenit dokument, koji zahtjeva dodatnu razradu i predstavlja osnovu za
postavljanje operativnih ciljeva. Strateški plan razrađuje se putem godišnjeg plana rada i
programa te se realizira kroz poslovne procese. Iz ovog proizlazi povezanost između
operativnih, programskih i strateških ciljeva, a tako i ciljeva poslovnih procesa te je osobito
važno utvrditi i razmotriti najvažnije poslovne procese koji će doprinijeti ostvarenju strateških
ciljeva.
Isto tako, u Ministarstvu, područnim jedinicama i korisnicima proračuna u nadležnosti
Ministarstva provode se poslovni procesi koji predstavljaju procese podrške i nisu direktno
vezani za ostvarenje navedenih ciljeva, ali su neophodni za funkcioniranje i uredno
izvršavanje svakodnevnih zadaća.
Za svaki od poslovnih procesa, mora se odrediti osoba zadužena za upravljanje određenim
poslovnim procesom, odnosno njegov vlasnik koji će kreirati i usmjeravati aktivnosti u
provedbi procesa u smjeru ostvarenja cilja tog procesa te brinuti o odvijanju procesa na
propisani način i obavljati nadzor nad provedbom procesa, a sudionici u procesu odgovorni su
za provedbu pojednih aktivnosti na način kako to odredi vlasnik procesa.
Osim godišnjeg plana rada, postoji još niz operativnih planova za koje obveza izrade proizlazi
iz posebnih propisa, a to su: plan nabave, plan prijema u državnu službu, plan izobrazbe, plan
korištenja državnih potpora i sl. Ovi planski dokumenti su povezani s financijskim planom i
godišnjim planom rada te su u funkciji realizacije ciljeva programa odnosno ciljeva iz
godišnjeg plana rada.
9 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 3.
PROVEDBA PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA
Upravljanje rizicima je proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika, uzimajući u
obzir ciljeve organizacije te poduzimanja potrebnih aktivnosti, posebice kroz primjenu
financijskog upravljanja i kontrola, a u svrhu smanjenja rizika. Cilj ovog procesa je smanjiti
opseg neizvjesnosti koje bi mogle biti prijetnja poslovnoj uspješnosti.
Proces upravljanja rizicima je sastavni dio procesa planiranja i upravljanja poslovnim
procesima; stoga je potrebno provoditi ovaj proces prilikom izrade strateškog plana,
financijskog plana i godišnjeg plana rada te u svrhu unaprijeđenja poslovnih procesa odnosno
prilikom uvođenja novih poslovnih procesa.
U provedbu procesa upravljanja rizicima, prema ovim Uputama, uključeni su rukovoditelji na
svim razinama hijerarhijske ljestvice u Ministarstvu, područnim jedinicama u nadležnosti
Ministarstva te proračunskim korisnicima u nadležnosti Ministarstva.
Pravila po kojima se mora odvijati pojedni procesni korak opisana su u ovim Uputama.
Proračunski korisnici u nadležnosti Ministarstva dužni su izvješćivati o upravljanju rizicima
osobe odgovorne za realizaciju strateških ciljeva i provedbu načina ostvarenja, odnosno osobe
odgovorne za program u proračunu u skladu sa svojom ulogom u realizaciji ciljeva i provedbi
načina ostvarenja, odnosno u skladu sa svojom ulogom u realizaciji programa.
3.1. Aktivnosti i koraci u procesu upravljanja rizicima Po definiciji, poslovni proces je skup aktivnosti koje su međusobno povezane ili su u
međudjelovanju te koje uz pomoć odgovarajućih resursa, ulazne veličine pretvaraju u izlazne,
a sve u skladu s pravilima po kojima se mora obaviti određeni procesni korak.
Tako je i proces upravljanja rizicima skup aktivnosti koji zahtjeva određene ljudske,
vremenske i financijske resurse i čija je početna ulazna veličina cilj, a izlazna registar rizika i
gdje je to prikladno, akcijski plan odnosno izvješće o upravljanju rizicima.
Razradom pojednih aktivnosti može se doći do najnižeg nivoa dekompozicije procesa, a za
potrebe najvišeg rukovodstva koristiti će se nivo dekompozicije prikazan na slici 1. temeljen
na okviru koje je postavilo Ministarstvo financija u Smjernicama za provedbu procesa
upravljanja rizicima kod korisnika proračuna.
10 UPUTE ZA P
PROVEDBU P
PROCESA UP
PRAVLJANJA RIZICIMA S
Služba za fina
ancijsko upraavljanje i kon
ntrole (oz. 20
0092012) Slika 1. Aktivnosti
A
i kooraci u processu upravljanja rizicima
Izvor: Sm
mjernice za prrovedbu proceesa upravljanjaa rizicima kod
d korisnika prooračuna (MF 2009)
3.2. Provedba a
aktivnostti i koraka
a u processu upravljanja riziccima 3.2.1.
Utvrđivan
nje rizika
Temeljnni dokumennt koji nasttaje u ovoj fazi (odno
osno prvi dio
d dokumeenta) je Obrrazac za
utvrđivaanje i procjeenu rizika prikazan
p
na slici 2.
Slika 2. Obrazac
O
za utvvrđivanje i proocjenu rizika
Cilj: ...............................................................
Sudionici u procjeni rizzika:
Ukupno
0
0
0
0
0
0
0
0
Izvor: htttp://www.mfin.hr/hr/upravlljanje-rizicimaa-1-2
egled postojećih ko
ontrola (mjera)veza
anih uz
Pre
r
rizik
Vj
Vjerojatnost
j t
t (1-3)
(1 3)
Ukupno
Vjerojatnost (1-3)
Učinak (1-3)
Rizik i kratak opis rizika (glavni uzrok rizikka i
p
potencijalne posljedice)
Učinak (1-3)
Procjena
a rezidualne
(preostale
e) razine rizika
Procjena
a inherentne
razin
ne rizika
11 UPUTE ZA P
PROVEDBU P
PROCESA UP
PRAVLJANJA RIZICIMA S
Služba za fina
ancijsko upraavljanje i kon
ntrole (oz. 20
0092012) U ovoj fazi potrebnno je identiificirati rizikke i popuniiti rubrike koje
k
se odnoose na cilj te
t rizik i
kratak opis rizika. Koraci koje je potrrebno podu
uzeti kako bi se ova aktivnost uspješno
u
realiziraala prikazanni su slikom
m 3. te su opiisani u teksttu u nastavkku.
Koordinnator za rizzike dužan je
j upoznatii zaposlenik
ke sa sadržžajem obrassca za utvrđ
đivanje i
procjenuu rizika, a svaki zapooslenik, kadd naiđe na rizičnu situuaciju/e dužžan je uočeeni rizik
upisati u Obrazac i dostaviti gaa koordinattoru za rizik
ke.
Slika 3. Utvrđivanje
U
riizika
Utvvrđivannje ciljeeva
Što ćemo
ć
p
poduze
eti
Sttrateški
Način ostvaarenja
Pro
ogramski
Opperativni
Aktivnosti i
projektti
Aktivnostti u
g.p.r.
Što treeba saččuvati od
o rizikka
Kontrolni
ciljevi za
načine
ostvarenja
Kontrolni
ciljevi za
aktivnosti i
projekte
Kontrolni
z
ciljevi za
aktivnostti iz
g.p.r.
Kontrrolni
ciljevvi za
aktivno
osti u
proccesu
Aktivnostti u
procesuu
Prrocesni
R
R
R
R
Izvor: Sm
mjernice za prrovedbu proceesa upravljanjaa rizicima kod
d korisnika prooračuna (MF 2009)
3.2.1.1.
Utvrditi ciljeve i akktivnosti (faaze) koje jee potrebno realizirati u svrhu ostvarenja
cilja
4
c
:
Polaznaa osnova za utvrđivanjee rizika su ciljevi
a)
b)
c)
d)
Posebni ciljjevi iz strateeškog planaa
P
C
Ciljevi
iz goodišnjeg plaana rada
C
Ciljevi
proggrama iz finnancijskog plana
p
C
Ciljevi
posllovnih proceesa
4
Ciljevi (sstrateški i opeerativni) moraju biti međusobno usklađe
eni i povezani. 12 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Nakon što rukovodstvo odredi ciljeve, razmatra se što će se poduzeti u svrhu njihova
ostvarenja. Tako se prilikom izrade strateškog plana5 utvrđuju opći i posebni ciljevi i načini
ostvarenja; prilikom izrade godišnjeg plana rada6 utvrđuju se, između ostalog, ciljevi koji su
vezani uz opće i posebne ciljeve sadržane u strateškim planovima za trogodišnje razdoblje te
aktivnosti koje će se poduzeti u svrhu realizacije postavljenih ciljeva; prilikom izrade
financijskog plana7 utvrđuju se ciljevi programa, programi, odnosno aktivnosti i projekti te su
također utvrđene aktivnosti koje se provode u pojedinom poslovnom procesu, odnosno
utvrđuju se aktivnosti prilikom uvođenja novih poslovnih procesa.
3.2.1.2.
Definirati kontrolne ciljeve pojedinih aktivnosti (faza)
Svrha ovog koraka je da se:
a) prepozna ono što je potrebno osigurati da bi se aktivnost uspješno realizirala
b) utvrde ključni čimbenici uspjeha u svakoj aktivnosti
c) prepozna što je bitno sačuvati od rizika u pojedinoj aktivnosti
Načini ostvarenja iz strateškog plana, aktivnosti iz godišnjeg plana rada, aktivnosti i projekti
iz financijskog plana i aktivnosti koje se poduzimaju u pojedinom poslovnom procesu moraju
se uspješno realizirati kako bi se ostvarili ciljevi iz planskih dokumenta odnosno ciljevi
poslovnih procesa.
Zato je važno odrediti što je to potrebno osigurati da bi se načini ostvarenja, aktivnosti iz
godišnjeg plana rada, aktivnosti i projekti te procesne aktivnosti uspješno provodile. U tu
svrhu, u odnosu na načine ostvarenja iz strateškog plana, aktivnosti iz godišnjeg plana rada,
aktivnosti i projekte iz financijskog plana i aktivnosti u poslovnim procesima, razmatra se što
je potrebno sačuvati od rizika da bi se to uspješno realiziralo i u tom smislu definiraju se
kontrolni ciljevi (poželjno u formi „Osigurati da...“).
3.2.1.3.
Utvrditi rizike
Nakon što su utvrđeni kontrolni ciljevi za načine ostvarenja, aktivnosti i projekte, aktivnosti iz
godišnjeg plana rada i procesne aktivnosti, utvrđuju se rizici koji bi mogli ugroziti ostvarenje
navedenih elemenata planskih dokumenata odnosno elemenata poslovnih procesa te su to
rizici posebnih, programskih, operativnih odnosno procesnih ciljeva.
5
U skladu s rokovima utvrđenim Zakonom o proračunu, odnosno Uputom Ministarstva financija za izradu strateškog plana. 6
Prijedlog godišnjeg plana rada utvrđuje se najkasnije 20 dana prije isteka roka za podnošenje zahtjeva za osiguranje sredstava za iduću proračunsku godinu, a donosi se najkasnije do kraja tekuće godine za iduću godinu. 7
U skladu s rokovima utvrđenim Zakonom o proračunu, odnosno Uputom Ministarstva financija za izradu financijskih planova. 13 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Metode za utvrđivanje rizika su:
a) Prethodno iskustvo
(rukovoditelji širih ustrojstvenih jedinica zajedno s ostalim rukovoditeljima unutar
svojih ustrojstvenih jedinica trebaju koristiti podatke i analize o realizaciji planskih
dokumenata, revizijska izvješća i druga izvješća u kojima se objašnjavaju razlozi
odstupanja od planova...)
b) Upitnici
(rukovoditelji širih ustrojstvenih jedinica zajedno s ostalim rukovoditeljima unutar
svojih ustrojstvenih jedinica pripremaju vlastite upitnike za samoprocjenu koristeći
pregled glavnih skupina rizika i područja koje treba uzeti u obzir)
c) Zajedničke radionice
(rukovoditelji širih ustrojstvenih jedinica zajedno s ostalim rukovoditeljima unutar
svojih ustrojstvenih jedinica i zaposlenicima trebaju održavati zajedničke radionice u
svrhu razmatranja rizika, koristeći osobito asocijacije na imovinu, prijevare i
nepravilnosti, ljude, zaštitu zdravlja i života, reputaciju..., a u odnosu na zajedničke
ciljeve...)
Kako bi se u obzir uzeli svi aspekti i područja pri utvrđivanju rizika, korisno je služiti se
tabelarnim prikazom „Tipologije rizika“8 koja se može koristiti za izradu upitnika i na
zajedničkim radionicama, a dana je kao prilog ovoj Uputi.
Prema tipologiji razlikujemo dvije glavne grupe rizika: rizike iz okruženja i unutarnje rizike
koji se odnose na planiranje, procese i sustave, zaposlenike i organizaciju, zakonitost i
ispravnost te komunikacije i informacije.
Ove grupe rizika su dalje razrađene na područja koja treba uzeti u obzir kada se utvrđuju
potencijalni rizici i dani su prijedlozi pitanja koja se trebaju postaviti u svrhu identifikacije
rizika, kao i pregled asocijacija na rizike.
Rizici koji se moraju uvijek uzeti u obzir, odnose se na:
a) Rizik od prijevare, namjernih nepravilnosti i stjecanja koristi ili namjerno prikrivanje
istih
b) Rizici koji mogu imati za posljedicu gubitak zdravlja i života
8
Tipologija rizika je predstavljena u smjernicama Ministarstva financija za provedbu procesa upravljanja
rizicima kod korisnika proračuna (2009), te je u svrhu lakšeg snalaženja i bolje preglednosti dorađena i uobličena
u tablicu.
14 UPUTE ZA P
PROVEDBU P
PROCESA UP
PRAVLJANJA RIZICIMA S
Služba za fina
ancijsko upraavljanje i kon
ntrole (oz. 20
0092012) 3.2.1.4.
Opisati rizike
r
uzimaajući u obziir uzrok i po
osljedicu
n način da iz opisa rizzika bude raazvidno o kojem
k
se
Identificcirane rizikke, potrebnoo je opisti na
događajju radi, koji je njegov uzrok
u
i kojaa bi mogla biti
b njegova posljedica.
Ovo je važno zato da različitee osobe ne bi različito shvatile istti rizik; te aako se nako
on nekog
vremenaa ne sjetim
mo što smo pod tim riizikom misslili; isto taako olakšavva grupiranjje rizika
prilikom
m izrade izvvješća o riziccima
3.2.2.
Procjena rizika i ran
ngiranje poo prioritetim
ma
Temeljnni dokumennt koji nastaje u ovoj fazi (odnossno drugi dio
d dokumeenta) je Obrazac za
utvrđivaanje i procjeenu rizika prikazan
p
na slici 2.
U ovoj fazi potreebno je za identificiraane rizike procjeniti
p
u
učinak
i vvjerojatnost njihova
nastankka prvo za inherentnu razinu, a potom tem
meljem procj
cjene djelottvornosti po
ostojećih
mjera koje
k
ublažuuju inherenntni rizik, potrebno je procjenitti učinak i vjerojatno
ost i za
reziduallnu razinu rizika.
r
Temeljeem procjenna izloženoosti rizicim
ma popunjav
vju se preoostale rubrrike u Obrrascu za
utvrđivaanje i procjeenu rizika.
Odnos inherentne
i
i rezidualnee razine rizzika prikazaan je slikom
m 4. a koraaci koje je potrebno
p
poduzetti kako bi see ova aktivnnost uspješnno realiziralaa opisani suu u tekstu u nastavku.
Slika 4. Odnos
O
inherenntne i reziduallne razine rizikka
inh
herentni rizik
reziduallni rizik
ko
ontrole/mjere
Izvor: Sm
mjernice za prrovedbu proceesa upravljanjaa rizicima kod
d korisnika prooračuna (MF 2009)
15 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Da bi se procjenila izloženost rizicima koiste se tablice i matrice prikazane na slikama 5 – 8:
a)
b)
c)
d)
Tablica-prijedlog za procjenu učinka (posljedice)
Tablica-prijedlog za procjenu vjerojatnosti
Matrica koja povezuje učinak i vjerojatnost
Matrica za određivanje rezidualne razine rizika
Prilikom procjene rizika neizbježan je značajan udio subjektivizma procjenitelja rizika;
posljedica toga mogu biti različitosti u procjeni odnosno da nekoliko procjenitelja rizika na
istom objektu procjene dobiju različite nivoe rizika. Stoga je neophodno da rizike procjenjuje
više osoba kako bi se postigao zajednički stav.
U tom smislu, minimalan je zahtjev da koordinator za rizike u suradnji s rukovodećim
službenikom i osobom koja je uočila rizik razmatra opis rizika, radi procjenu rizika i
popunjava ostatak obrasca, a najpoželjnija opcija je procjenu rizika raditi na zajedničkim
sastancima/radionicama za više osoba.
3.2.2.1.
Procjeniti učinak rizika (inherentna razina)
Procijeniti učinak inherentnog rizika znači procjeniti značajnost posljedice ako se rizik
ostvari; pritom se postavlja pitanje što će se dogoditi ako se određeni događaj ostvari. Učinak
se boduje ocjenama 1 – 3 ili opisno: malen, umjeren ili velik.
Kao pomoćni materijal za procjenu učinka može se koristiti tablica prikazana na slici 5. koja
sadrži opise i tumačenja za usmjeravanje prilikom ocjenjivanja učinka opisno ili ocjenom
(velik učinak – ocjena 3, umjeren učinak – ocjena 2, malen učinak – ocjena 1)
Slika 5. Tablica -prijedlog za procjenu učinka (posljedice)
Učinak
Ocjena
Velik
3
Umjeren
2
Malen
1
Opis
Prekid svih osnovnih programa/usluga
Gubitak značajne imovine
Ozbiljne štete za okoliš
Smrt
Značajan gubitak povjerenja javnosti
Pritisak javnosti za smjenu čelnika
Prekid nekih osnovnih programa/usluga
Gubitak imovine
Izvjesne štetne posljedice za okoliš
Teške ozljede
Djelomičan gubitak povjerenja javnosti
Negativan stav javnosti u medijima
Kašnjenja u rokovima kod manje značajnih
projekata/usluga
Gubitak imovine (male vrijednosti)
Privremene štetne posljedice za okoliš
Tretman kao prva pomoć
Usporeno stjecanje povjerenja javnosti
Djelomično negativan stav javnosti
Prihvaćeno tumačenje
U slučaju pojave rizika, aktivnosti su značajno narušene i potrebna su
znatna dodatna sredstva kako bi se ostvarili postavljeni ciljevi.
Alternativno, ovu kategoriju treba upotrijebiti pri opisivanju situacija
kada nije moguće postići utvrđene ciljeve.
U slučaju pojave rizika, aktivnosti su značajno narušene s mogućom
potrebom za dodatnim sredstvima, kako bi se omogućilo i dalje
nesmetano ostvarivanje postavljenih ciljeva
U slučaju pojave rizika, radovi i planirane akcije nisu narušene ili su
vrlo malo narušene, te nema potrebe za dodatnim sredstvima
Izvor: Smjernice za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna (MF 2009)
16 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 3.2.2.2.
Procjeniti vjerojatnost pojave rizika (inherentna razina)
Procijeniti vjerojatnost identificiranog inherentnog rizika znači procjeniti kolika je
vjerajatnost da se neki rizik ostvari. Vjerojatnost se boduje ocjenama 1 – 3 ili opisno: niska,
srednja ili visoka.
Kao pomoćni materijal za procjenu vjerojatnosti može se koristiti tablica prikazana na slici 6.
koja sadrži opise za usmjeravanje prilikom ocjenjivanja vjerojatnosti opisno ili ocjenom
(visoka vjerojatnost – ocjena 3, srednja vjerojatnost – ocjena 2, niska vjerojatnost – ocjena 1)
Slika 6. Tablica -prijedlog za procjenu vjerojatnosti
Vjerojatnost
Ocjena
Opis
Visoka
3
Očekuje se da će se ovaj događaj javiti u većini slučajeva.
Vjerojatnost nastupanja rizika temelji se na jasnim i učestalim dokazima ili spoznaji o već nastalim
situacijama.
Srednja
2
Događaj se ponekad može dogoditi. Vjerojatnost nastupanja rizika temelji se na dokazu ili spoznaji o
već nastalim takvim situacijama.
Niska
1
Nastanak događaja nije vjerojatan:Vjerojatnost nastupanja rizika je praktički nemoguća ili postoje
neki rijetki praktični slučajevi ili spoznaje o takvim situacijama.
Izvor: Smjernice za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna (MF 2009)
3.2.2.3.
Procijenti ukupnu izloženost riziku (inherentna razina)
Procjena ukupne izloženosti riziku potrebna je kako bi se utvrdili prioriteti, odnosno
najznačajniji rizici kojima treba upravljati. Rezultat ukupne izloženosti riziku je rezultat
umnoška ocjena učinka i vjerojatnosti nastanka pojedinog rizika.
Ocjene učinka i vjerojatnosti ukupne izloženosti rizicima unose se se u drugi dio Obrasca za
utvrđivanje i procjenu rizika, odnosno u za to predviđene rubrike, kako je prikazano na slici 2.
ovih Uputa.
Podatke o ocjenama i ukupnoj izloženosti inherentnim rizicima u Obrazac za utvrđivanje i
procjenu rizika unosi koordinator za rizike temeljem dogovora o ocjenama između
rukovodstva i zaposlenika.
Za prikaz ukupne izloženosti riziku kao pomoćni materijal može se koristiti matrica koja
povezuje učinak i vjerojatnost prikazana na slici 7. prema kojoj rezultat ukupne izloženosti
riziku može biti 1, 2, 3, 4, 6 ili 9.
17 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Velik (3)
3
6
9
Umjeren (2)
2
4
6
Malen (1)
UČINAK
Slika 7. Matrica koja povezuje učinak i vjerojatnost
1
2
3
Niska (1)
Srednja (2)
Visoka (3)
VJEROJATNOST
Izvor: Smjernice za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna (MF 2009)
3.2.2.4.
Procijeniti djelotvornost postojećih kontrola
Prilikom procjene djelotvornosti kontrola uzimaju se u obzir postojeće kontrole kojima se
smanjuje vjerojatnost da će se neki (inherentni) rizik aktivirati i koje, isto tako, mogu utjecati
na učinak rizika. Do rezultata procjene djelotvornosti postojećih kontrolnih mehanizama
rukovodstvo dolazi temeljem:
a) Praćenja (detaljnije opisano pod točkom 3.2.4.)
b) Izvješća unutarnje revizije
3.2.2.5.
Odrediti rezidualnu razinu rizika
Rezultati procjene djelotvornosti kontrola mogu se kretati od toga da:
a) nema odgovarajuće kontrole
b) uspostavljene su odgovarajuće kontrole, koje:
1) nisu dosljedno primjenjene u praksi (niska)
18 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 2) postojeće kontrole su djelotvorne, ali postoji prostor za poboljšanje odnosno
uvođenje dodatnih kontrola (srednja)
3) postojeće kontrole su djelotvorne (visoka)
Potrebno je istaknuti da se u većini slučajeva rizici ne mogu potpuno ukloniti i da svaka
aktivnost sadrži u sebi mogući rizik te da kontrole ocjenjene kao djelotvorne pružaju samo
razumnu sigurnost da će se postavljeni ciljevi ostvariti.
Rezultati procjene kontrola navedeni pod a) ne utječu na učinak i vjerojatnost inherentnog
rizika te je rezidualni rizik jednak inherentnom riziku; pod b) mogu utjecati na učinak i
vjerojatnost nastanka inherentnog rizika i u tom smislu treba procijeniti učinak i vjerojatnost
rezidualnog rizika.
Za određivanje rezidualne razine rizika, kao pomoćni materijal može se koristiti matrica
prikazana na slici 8.
Visok rezidualni rizik
Umjeren Malen Inherentni rizik
Velik Slika 8. Matrica za određivanje rezidualne razine rizika
Malen rezidualni rizik
Visoka Srednja Niska Djelotvornost kontrola
Izvor: Smjernice za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna (MF 2009)
19 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Podatke o postojećim kontrolama, ocjenama i ukupnoj izloženosti rezidualnim rizicima u
Obrazac za utvrđivanje i procjenu rizika unosi koordinator za rizike temeljem podataka koje
dobiva od rukovodstva.
3.2.2.6.
Popuniti obrazac za utvrđivanje i procjenu rizika po prioritetima
U Obrazac za utvrđivanje i procjenu rizika unose se rezultati provedbe prethodnih koraka,
odnosno podaci kao što su: opis rizika, rezultati procjene inherentnog rizika, pregled
postojećih kontrola i rezultati procjene rezidualnog rizika.
Nakon što su uneseni podaci o rizicima u Obrazac za utvrđivanje i procjenu rizika, važno je i
potrebno Obrazac ažurirati odnosno, rizike rangirati po prioritetima, od najznačajnih prema
onima s najnižim ocjenama značajnosti odnosno rezultata izloženosti rezidualnom riziku.
3.2.3.
Odabir odgovora na rizik i načina postupanja po rizicima
Nakon popunjavanja obrasca za utvrđivanje i procjenu rizika, popunjava se radni dokument obrazac Registar rizika, sadržaja i forme kako je prikazano na slici 9.
Slika 9. Obrazac Registar rizika
Pregled postojećih kontrolnih
mehanizama uz utvrđeni rizik
ukupno
Rizik
(kratak opis rizika s uzrokom i
potencijalnim posljedicama)
Vjerojatnost
Cilj
Učinak
Rezidualna razina
rizika
Sažetak odgovora na
rizik
Rok za izvršenje
Sažetak planiranih
planiranih radnji
radnji
(smanjiti, prenijeti ili
izbjeći rizik)**
Odgovorna
osoba
Izvor: http://www.mfin.hr/hr/upravljanje-rizicima-1-2
Koordinator za rizike priprema prvi dio obrasca registar rizika na temelju podataka iz Obrasca
za utvrđivanje i procjenu rizika, te u suradnji s rukovodstvom popunjava preostali dio obrasca,
koji sadrži rubrike za unos podataka o odgovoru na rizik, radnjama koje će se poduzeti,
rokovima za realizaciju dogovorenih radnji i odgovornim osobama.
20 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 3.2.3.1.
Odabrati odgovore na rizike i način postupanja po rizicima
Rukovoditelji donose odluku o odgovoru na rizik; odgovor na rizik mora se obrazložiti,
osobito u slučaju ako se rizik prihvaća; istovremeno je važno razmotriti javljaju li se prilike za
iskorištavanje pozitivnog učinka.
Temeljem trenutačne rezidualne razine rizika i odluke o odgovoru na rizik odlučuje se da li su
potrebne dodatne mjere za daljnje smanjivanje izloženosti riziku. Važno je usmjeriti se na
kritične rizike (neprihvatljive za Ministarstvo)
Rizici se mogu:
a) izbjeći (potpuno ili djelomično modificiranjem aktivnosti),
b) prenijeti (prenošenje trećoj strani ili dijeljenje s rizika s trećom stranom –
osiguravajuće društvo, outsourcing...; rizik se prenosi onom tko ga može najbolje
kontrolirati),
c) prihvatiti (bez poduzimanja dodatnih radnji u cilju smanjivanja ili otklanjanja
rizika;odluka o prihvaćanju može se donijeti ako su mogućnosti za poduzimanje nekih
mjera vezanih uz neki rizik ograničene ili troškovi poduzimanja aktivnosti premašuju
koristi ili troškove štete)
d) smanjiti (ublažiti) (poduzimanjem kontrolnih aktivnosti)
3.2.3.2.
Popuniti obrazac Registar rizika
Temeljem podataka iz Obrasca za utvrđivanje i procjenu rizika i podataka koje daje
rukovodstvo, koordinator za rizike popunjava obrazac Registar rizika. Preporuka je da registri
rizika sadrže 10 – 15 najznačajnijih rizika šire ustrojstvene jedinice (uprave).
Uzimaju se u obzir rizici za koje je rezidualna razina procijenjena kao neprihvatljiva te se
predlaže uvođenje dodatnih kontrolnih mehanizama jer postojeće kontrole nisu dovoljno
učinkovite; mogu se navesti i ostali značajni rizici koji zahtjevaju praćenje.
Rizici koji se prihvaćaju unose se u obrazac Reagistar rizika, te se u slučaju da su mogućnosti
za poduzimanje određenih mjera u vezi s nekim rizicima ograničene ili su troškovi
poduzimanja radnji nerazmjerni u odnosu na moguće koristi, priprema planove postupanja
(detaljnije pod točkom 3.2.3.3.).
Registar rizika razmatra se i ažurira po potrebi u svrhu provjere da li su planirane mjere
poduzete i da li su postigle očekivane rezultate; poželjno je najmanje kvartalno na sastancima
s rukovoditeljima za rizike iz registra razmotriti aktivnosti kojima se oni rješavaju.
Pojedinačni rizici nisu neovisni jedni o drugima te ih je potrebno grupirati npr. kao “rizici u
području resursa, rizici u području zakonitosti i ispravnosti...” a kao pomoćni materijal, da bi
se rizici adekvatno grupirali, koristi se “Tipologija rizika”.
21 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 3.2.3.3.
Izraditi akcijski plan
U svrhu djelotvornog postupanja po rizicima izrađuju se akcijski planovi:
a) Plan postupanja za smanjivanje odnosno ublažavanje rizika
b) Plan postupanja za rješavanje učinaka koji će se pojaviti u slučaju ostvarena rizika
koji se prihvaćaju
Plan postupanja za smanjivanje odnosno ublažavanje rizika, prikazan na slici 10. donosi se u
slučaju kada upravljanje rizicima zahtjeva dodatni napor i potrebno vrijeme te zahtjeva
detaljno organiziranje i planiranje (pr. izmjena zakona, novi IT sustav...); u slučajevima kada
rizik može biti riješen odmah ili u kratkom roku nije potreban akcijski plan.
Slika 10. Plan postupanja za smanjivanje odnosno ublažavanje rizika
Naziv ustrojstvene jedinice:
Akcijski plan postupanja za smanjivanje odnosno ublažavanje rizika
Cilj: ..............................................................
Rizik i detaljan opis rizika (glavni uzrok
rizika, događaj i potencijalne posljedice)
r.br.
Detaljan opis radnji koje je
potrebno poduzeti
Zadužene osobe za
riješavanje rizika/mjere
koju je potrebno
poduzeti
Rokovi
Sredstva
Opis načina
provedbe po
potrebna za
nadzora provedbe
fazama i
realizaciju plana plana
konačni datum
1
...
Izvor: Smjernice za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna (MF 2009)
U slučaju da rukovodstvo donese odluku da prihvaća određeni rizik i da se neće poduzeti
nikakve mjere, potrebno je donijeti Plan postupanja za rješavanje učinaka koji će se pojaviti u
slučaju ostvarenja rizika koji se prihvaćaju (prikazan na slici 11.)
Slika 11. Plan postupanja za rješavanje učinaka koji će se pojaviti u slučaju ostvarenja rizika koji se prihvaćaju
Naziv ustrojstvene jedinice:
Akcijski plan postupanja za rješavanje učinaka koji će se pojaviti u slučaju ostvarenja rizika koji se prihvaćaju
Rizik: ..............................................................
r.br. Opis učinka
Detaljan opis radnji koje je Zadužene osobe za
potrebno poduzeti
poduzimanje radnji
Rokovi provedbe Sredstva
potrebna za
po fazama i
realizaciju plana
konačni datum
1
...
Izvor: Smjernice za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna (MF 2009)
22 Opis načina nadzora
provedbe plana
UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 3.2.4.
Praćenje
Praćenje je najvažnija faza u provedbi procesa upravljanja rizicima te su rukovoditelji
dužni provjeravati da li predložene kontrolne aktivnosti funkcioniraju u praksi i
sprječavaju li odnosno ublažavaju li određeni rizik; također, važno je uzeti u obzir da se
promjenom ciljeva i promjenama u okruženju mjenjaju i rizici.
U skladu s rezultatima praćenja, potrebno je redovito ažurirati Registre rizika i
Akcijske planove, a također i voditi popis (posebni registar) uklonjenih rizika.
3.2.4.1.
Pratiti djelotvornost kontrolnih aktivnosti i provedbu akcijskih planova
Nakon što su ustrojeni Registri rizika i dokumentirani podaci o najznačajnijim rizicima u
Registre rizika, Registre rizika i podatke iz Registra rizika treba kontinuirano pregledavati u
svrhu provjere da li su planirane mjere poduzete i funkcioniraju li kontrole onako kako je to
rukovodstvo zamislilo, odnosno da li su djelotvorne, kako bi se utvrdile situacije u kojima su
potrebne druge radnje.
3.2.4.2.
Kontinuirano pratiti i pregledavati utvrđene rizike i provedbu akcijskih planova
Kako bi se pravodobno uočile sve promjene vezano za rizike važno je osigurati kontinuitet u
provedbi procesa upravljanja rizicima, a naročito u okolnostima stalnih promjena u okruženju
i prioritetima, pri čemu se mijenjaju i ciljevi. S promjenom ciljeva i promjenom okolnosti u
poslovanju javljaju se novi rizici i značaj prethodno utvrđenih i procijenjenih rizika.
3.2.5.
3.2.5.1.
Izvješćivanje
Izvješćivanje o aktivnostima vezanim uz upravljanje rizicima proračunskih
korisnika u nadležnosti Ministarstva
U svrhu djelotvornog postupanja u upravljanju rizicima i sveobuhvatnog razmatranja rizika u
odnosu na zajedničke ciljeve, neophodna je uključenost proračunskih korisnika u nadležnosti
Ministarstva te s tim u vezi uspostava linija izvješćivanja u skladu s dodjeljenim
odgovornostima za ostvarenje zajedničkih ciljeva.
Proračunski korisnici u nadležnosti Ministarstva dužni su izvješćivati o upravljanju rizicima i
o najznačajnijim rizicima, osobe odgovorne za realizaciju strateških ciljeva i provedbu načina
ostvarenja, odnosno osobe odgovorne za program u proračunu u skladu sa svojom ulogom u
23 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) realizaciji ciljeva i provedbi načina ostvarenja, odnosno u skladu sa svojom ulogom u
realizaciji programa.
Izvješća se podnose odgovornim osobama posredstvom nadležne ustrojstvene jedinice u
Ministarstvu, a imenovani koordinator za rizike nadležne ustrojstvene jedinice presliku istog
izvješća dostavlja Službi za financijsko upravljanje i kontrole
3.2.5.2.
Izvješćivati o aktivnostima vezanim uz upravljanje rizicima Službu za FMC
Izvješća širih ustrojstvenih jedinica šalju se osobi odgovornoj za koordinaciju uspostave
procesa upravljanja rizicima, koja priprema objedinjeno izvješće o upravljanju rizicima.
Ukoliko se čelnik šire ustrojstvene jedinice – uprave odluči za decentralizirani pristup
upravljanja rizicima dostavljat će, polugodišnje, jedinstveno i cjelovito (na razini šire
ustrojstvene jedinice - uprave) izvješće o praćenju rizika, Službi za financijsko upravljanje i
kontrole u Upravi za proračun i financije.
Izvješćuje se polugodišnje, a rokovi za dostavu izvješća Službi za financijsko upravljanje
kontrole su 15.07. tekuće godine za prvo polugodište i 15.01. tekuće godine za drugo
polugodište prethodne godine.
Temeljna podloga za izradu izvješća su Registri rizika koje je potrebno kontinuirano
pregledavati i ažurirati. U izvješće se unose svi podaci, neovisno o tome da li su sadržani u
prethodno dostavljenim izvješćima.
Služba za financijsko upravljanje i kontrole objedinjuje izvješće o upravljanju rizicima na
razini Ministarstva, pri čemu osigurava da su svi rizici odgovarajuće grupirani (po ciljevima,
po programima, po tipologiji...) i izrađeni portfelji rizika.
Osoba imenovana za koordinaciju uspostave upravljanja rizicima dostavlja objedinjeno
izvješće o upravljanju rizicima ministru, čelnicima unutarnjih ustrojstvenih jedinica i
imenovanim koordinatorima za rizike te se na taj način osigurava dijeljenje saznanja o
rizicima i rezultata među rukovoditeljima i ustrojstvenim jedinicama.
Osoba imenovana za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima o izuzetno
značajnim rizicima navedenim u izvješću o upravljanju rizicima dužna je upoznati Stručni
kolegij Ministarstva i osigurati zabilješku o istom.
3.2.5.3.
Izvješće o upravljanju rizicima
Koordinatori za rizike širih ustrojstvenih jedinica u Ministarstvu i koordinatori za rizike
proračunskih korisnika u nadležnosti Ministarstva pripremaju izvješće o upravljanju rizicima
sadržaja i forme kako je prikazano na slici 12. ovih Uputa.
24 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Slika 12. Obrazac izvješća o upravljanju rizicima
Naziv ustrojstvene jedinice/proračunskog korisnika u nadležnosti Ministarstva:
Izvješće o upravljanju rizicima
Aktivnosti poduzete na uspostavi procesa upravljanja rizicima
r.br. Opis aktivnosti
1
2
3
...
Datum poduzimanja aktivnosti
Aktivnosti vezane uz upravljanje rizicima na razini uprave
r.br. Opis aktivnosti
1
2
3
...
Datum poduzimanja aktivnosti
Najznačajniji rizici
Cilj
r.br. (planski dokument/program)
1
2
3
...
Opis rizika
opis utjecaja na ostvarenje cilja
Rok za
izvršenje
planiranih
radnji
Odgovorna
osoba
Poduzete aktivnosti na
sprečavanju/ublažavanju rizika,
Obrazloženje odgovora na rizik i
detaljan opis planiranih radnji
(smanjiti, prenijeti ili izbjeći rizik)
Rok za
izvršenje
planiranih
radnji
Odgovorna
osoba
Poduzete aktivnosti na
sprečavanju/ublažavanju rizika,
Detaljan opis planiranih radnji
Rok za
izvršenje
planiranih
radnji
Odgovorna
osoba
Poduzete aktivnosti
Obrazloženje odgovora na rizik i
detaljan opis planiranih radnji
(smanjiti, prenijeti ili izbjeći rizik)
Najznačajniji novonastali rizici koji su se pojavili nakon ažuriranja registra rizika
Cilj
r.br. (planski dokument/program)
1
2
3
...
Opis rizika
opis utjecaja na ostvarenje cilja
Rizici na koje se nije moglo djelovati na planirani način
Cilj
r.br. (planski dokument/program)
1
2
3
...
Opis rizika
opis utjecaja na ostvarenje cilja
Izvor: Smjernice za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna (MF 2009)
Sažeci i objedinjeno izvješće o upravljanju rizicima će obuhvatiti podatke iz izvješća širih
ustrojstvenih jedinica:
a) aktivnostima poduzetim na uspostavi procesa upravljanja rizicima,
b) o aktivnostima vezanim uz upravljanje rizicima na razini širih ustrojstvenih
jedinica,
c) o najznačajnijim rizicima i najznačajnijim novonastalim rizicima koji su se
pojavili nakon redovitog ažuriranja registra rizika,
d) o njihovu utjecaju na ostvarenje ciljeva,
e) o poduzetim aktivnostima na sprečavanju/ublažavanju rizika,
f) o rizicima na koje se nije moglo djelovati na planirani način
25 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) 4.
PREGLED POJMOVA
Brainstorming/radionice
Metoda nekritičkog prikupljanja mišljenja različitih
grupa; često se koristi kod utvrđivanja i procjene rizika na
razini jedne organizacijske jedinice. Pristup se temelji na
činjenici da različite osobe s različitim iskustvom i znanjem
određenom problemu različito pristupaju.
Cilj
Rezultat koji korisnik proračuna želi ostvariti, odnosno
željeno buduće stanje čije se ostvarenje očekuje u
određenom razdoblju. Jedna od podjela može biti na
strateške ciljeve i operativne ciljeve vezane uz operativne
planove rada, programe i poslovne procese.
Cilj procesa upravljanja
rizicima
„Smanjiti opseg neizvjesnosti koje bi mogle biti prijetnja
poslovnoj uspješnosti“.
COSO
Committee of Sponsoring Organisations of the
Treadway Commission
Odbor
pokroviteljskih
organizacija koje podupiru Povjerenstvo kongresnika
Treadway-a
(Američka
Nacionalna komisija za
izvješćivanje o financijskim prijevarama). Odbor
je
objavio prvi sveobuhvatni izvještaj o internoj kontroli
Internal Control – Integrated Framework «Unutarnja
kontrola - Integrirani okvir» koji je poznat pod nazivom
«COSO model za unutarnju kontrolu“. Svrha tog izvještaja
bila je kod najviših razina menadžmenta podići razinu
svijesti o potrebi provedbe aktivnosti interne kontrole kao
važne komponente upravljanja poslovanjem. Upravljanje
rizicima uspostavlja se i razvija na temeljima COSO
okvira za upravljanje rizicima koji predstavlja
nadogradnju COSO modela unutarnje kontrole.
26 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Detektivne kontrole
Detektivne kontrole signaliziraju mogućnost nastanka
nepravilnosti; uvode se u svrhu otkrivanja i utvrđivanja
prilika u kojima su se neželjeni događaji javili; to su
kontrolne aktivnosti, postupci i procedure koje otkrivaju
pogreške, prijevare i ostale neželjene događaje. Primjeri
detektivnih kontrola uključuju provjeru zaliha ili imovine,
fizičko brojenje zaliha i utvrđivanje zastarjelih zaliha češće inventure (čime se otkriva jesu li zalihe ili imovina
neovlašteno uklonjene), priprema izvješća i usklađivanje s
poslovnim knjigama (čime se mogu otkriti neovlaštene
transakcije), usklađivanje Izvatka otvorenih stavaka
dobivenog od dobavljača s evidentiranim plaćanjima,
preglede nakon provedbe neke radnje, provjera na licu
mjesta, potvrde nakon plaćanja...,
Direktivne kontrole
Uspostavljaju se u svrhu poticanja radnji potrebnih za
ostvarivanje ciljeva, ukazuju na smijer kretanja. Odnose se
na usklade sa zakonskim regulativama te ostalim
standardima i propisima struke. Usmjeravaju određeni
proces u željenom smjeru, odnosno osiguravaju
ostvarenje cilja koji se želi postići. Kao primjer
direktivne kontrole mogu se navesti: jasna definicija
politika, zakoni i drugi propisi, planovi, procedure i
postupci, resursi potrebni za ostvarenje cilja, postavljanje
specifičnih ciljeva te odgovarajuće osposobljavanje i
ekipiranje, propisivanje IT sigurnosne politike, uspostava
pravila za procjenu rizika i sl.
Djelotvornost
(efikasnost)
Razina ostvarivanja ciljeva odnosno omjer
planiranog i ostvarenog učinka neke aktivnosti.
Ekonomičnost
Smanjenje troškova resursa koji se koriste u obavljanju neke
aktivnosti na najmanju mjeru, uz osiguranje primjerene
kvalitete.
27 između
UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Inherentna razina rizika
Razina rizika u slučaju nepostojanja kontrola i faktora koji
ublažuju rizike (razina rizika bez uspostavljenih kontrola).
INTOSAI
International Organisation of Supreme Audit Institutions Međunarodna organizacija vrhovnih revizijskih institucija.
Izbjegavanje rizika
Poslovna odluka o neuključivanju ili o povlačenju iz rizične
situacije
Izjava o misiji
Izjava kojom se navodi glavni razlog postojanja i
djelovanja organizacije, a sastoji se od područja
djelovanja, organizacijskih vrijednosti i ciljeva; to je ono
zbog čega institucija postoji, a regulirano je propisima.
Kontrola
Kontrola je svaka aktivnost koju poduzima rukovodstvo
u svrhu upravljanja rizicima i povećanja vjerojatnosti da
će se postavljeni ciljevi ostvariti, odnosno mjera kojom će
se ublažiti ili otkloniti utjecaj rizika.
Kontrolne aktivnosti
Prema odredbi Zakona o sustavu unutarnjih financijskih
kontrola, kontrolne aktivnosti temelje se na pisanim
pravilima i načelima, postupcima i drugim mjerama koje
se uspostavljaju radi ostvarenja ciljeva korisnika proračuna
smanjenjem rizika na prihvatljivu razinu. U kontekstu
upravljanja rizicima kontrolne aktivnosti se mogu
podijeliti na direktivne, preventivne, detektivne i
korektivne.
28 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Korektivne kontrole
Uvode se u svrhu korekcije učinaka, odnosno ispravaka
problema identificiranih detektivnim kontrolama. To su
kontrolne aktivnosti, postupci te procedure koje ispravljaju
pogreške, prijevare i ostale neželjene događaje. Prilikom
provedbe korektivnih postupaka potrebno je definirati uzrok
problema, propisati način korigiranja pogreške te provesti
modifikaciju sustava. Kao primjere korektivnih kontrola
možemo navesti slijedeće: ispravak knjiženja, otpuštanje
radnika kojima se dokazala manipulativna okolnost,
oblikovanje ugovornih uvjeta kojima se omogućuje povrat
više plaćenih iznosa i slično.
Kritični rizici
Rizici
koje
jedan
korisnik
proračuna
smatra
neprihvatljivim, primjerice, ako ugrožava ostvarenje
ključnih ciljeva korisnika proračuna, ako može uzrokovati
znatnu štetu interesnim skupinama (građani, Vlada RH,
Europska komisija, drugi korisnici proračuna itd.), ako
je posljedica rizika povreda zakona i propisa, ako može
uzrokovati značajne financijske gubitke, ako dovodi u
pitanje sigurnost zaposlenika korisnika proračuna ili ako
u bilo kojem slučaju ozbiljno utječe na ugled korisnika
proračuna.
Metode utvrđivanja
rizika
Utvrđivanje rizika može se provoditi na različite
načine: korištenjem podataka iz prethodnih razdoblja,
održavanjem radionica, pomoću posebnih upitnika te
provođenjem intervjua
Misija
Glavni razlog postojanja i djelovanja, sastoji se od područja
djelovanja i vrijednosti i ciljeva koji se žele ostvariti; to je
ono zbog čega institucija postoji, a regulirano je propisima.
29 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Načela dobrog
financijskog upravljanja
Načela ekonomičnosti i učinkovotosti zahtjevaju da se uz
minimalne resurse postignu maksimalni rezultati odnosno
postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih resursa i
postignutih rezultata. Načelo djelotvornosti zahtjeva
postizanje specifičnih ciljeva i predviđenih rezultata.
Nepravilnost
Može se klasificirati kao:
a) slučajna pogreška,
b) nepravilnost za koju nisu propisane prekršajne
odredbe,
c) nepravilnost koja ima obilježje prekršaja,
d) sumnja na kazneno djelo.
Operativni ciljevi
Utvrđuju se na temelju strateških ciljeva, užeg su opsega,
kratkoročni su i određuju željene ili očekivane rezultate
nižih organizacijskih jedinica, odnosno pojedinih poslovnih
procesa.
Opis rizika
Opis rizika završetak je procesa utvrđivanja rizika i početak
procesa procjene rizika. Prije procjene rizika potrebno je
jasno formulirati odnosno opisati utvrđeni rizik uzimajući u
obzir glavni uzrok rizika (što je osnovni problem) te
potencijalne posljedice rizika (učinak na ciljeve/aktivnosti).
PIFC (Public Internal
Financial Control)
Sustav unutarnjih financijskih kontrola u javnom
sektoru je cjelokupan sustav financijskih i drugih
kontrola uspostavljen od čelnika korisnika proračuna s
ciljem uspješnog upravljanja i ostvarenja zadaća korisnika
proračuna. Sustav unutarnjih
financijskih kontrola u
javnom sektoru sastoji se od dva osnovna elementa:
a) financijskog upravljanja i kontrola,
b) unutarnje revizije
30 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Planiranje u
nepredviđenim
situacijama, (engl.
Contingency planning)
Plan djelovanja u slučaju nastanka nepovoljnog
događaja niske razine vjerojatnosti i visokog učinka po
djelovanje organizacije (npr.nestanak električne energije ili
kvar na serveru). Svrha plana je održavanje standarda
javnih usluga i djelovanje organizacije u skladu s
programom rada.
Portfelj rizika
Portfelj rizika je evidencija skupine rizika koji se pojavljuju
ili mogu pojaviti u jednoj organizaciji tijekom poslovanja.
Grupiranjem rizika dobit će se portfelji rizika koji će se
dodijeliti odgovarajućim rukovoditeljima, a oni će pratiti
svoj
portfelj,
nadgledati
razvoj
i postojanje
odgovarajućega kontrolnog okruženja te o tome
izvješćivati (primjerice vezano za područje resursa ili
zakonitost i ispravnost). Tako grupirani rizici mogu se
odnositi na više ciljeva. Kao pomoć u grupiranju može se
koristiti „Tipologija rizika“.
Poslovni proces
Skup aktivnosti koje su međusobno povezane ili su u
međudjelovanju, te koje ulazne veličine pretvaraju u
izlazne. U javnom sektoru, skup povezanih aktivnosti za
čije se provođenje koriste resursi korisnika proračuna i
čiji je krajnji cilj zadovoljenje potreba i zahtjeva
poreznih obveznika za uslugama odgovarajuće kvalitete u
određenom vremenskom razdoblju.
Postupanje po
rizicima/odgovor na
rizike
Postupanje po rizicima je razmatranje mogućih mjera
kojima se može utjecati na prihvatljivost rizika. To može
uključiti izbjegavanje rizika,
prenošenje
rizika,
prihvaćanje rizika odnosno ublažavanje rizika uvođenjem
kontrolnih aktivnosti.
31 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Praćenje rizika
Praćenje je dio ciklusa upravljanja rizicima u kojem se
provjerava funkcioniraju li u praksi predložene kontrolne
aktivnosti i sprječavaju li odnosno ublažavaju li određeni
rizik.
Prenošenje rizika
Aktivnost čija je svrha prijenos učinka rizika s vlasnika
na drugu osobu. Primjer prijenosa rizika je polica
osiguranja, kod koje vlasnik rizika prenosi učinak rizika na
osiguravajuće društvo.
Preventivne kontrole
Oblikovane su u svrhu spriječavanja pogrešaka,
nepravilnosti, prijevara; proaktivne su i naglašavaju
kvalitetu odvijanja poslovanja. Kao primjeri, mogu se
navesti: podjela dužnosti, provjera računske točnosti prije
plaćanja, postojanje procedura za ovlaštenja i odobrenja,
fizička kontrola pristupa imovini, aplikacijama...
Prihvaćanje rizika
Odluka kojom prihvaćamo trošak učinka rizika ako se
materijalizira u budućnosti.
Procjena rizika
Postupak kojim se na sustavan način obavlja procjena i
određuje vjerojatnost i učinak nepovoljnih uvjeta i/ili
događaja po ostvarenje cilja.
Registar rizika
Pregled utvrđenih rizika, procjene rizika na temelju
učinka
i vjerojatnosti, potrebnih aktivnosti, odnosno
kontrola koje će smanjiti posljedice rizika, osoba koje su
zadužene za provođenje određenih aktivnosti kao i rokova
za njihovo izvršenje. To je interni dokument svakog
korisnika proračuna.
32 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Rezidualni rizik
Rizik koji ostaje nakon što rukovodstvo poduzme
radnje za smanjenje učinka i vjerojatnosti nepovoljnog
događaja, uključujući kontrolne aktivnosti u smislu
reagiranja na rizik (razina rizika nakon što rukovodstvo
kontrolama smanji učinak i vjerojatnost inherentnoh rizika).
Rizik
Rizik je mogućnost nastanka događaja koji mogu
nepovoljno utjecati na ostvarenje ciljeva, odnosno prijetnja
ostvarenju ciljeva, programa ili pružanja usluga građanima;
isto tako rizik se može promatrati u pozitivnom smislu i to
kao izgubljene mogućnosti odnosno mogućnosti
nekorištenja šanse za poboljšanje. Dakle, rizik su svi
čimbenici koji mogu pozitivno ili negativno utjecati na
ostvarenje cilja, a karakterizira ga vjerojatnost ili mogućnost
nastanka događaja i učinak ili posljedica koja će se pojaviti
nastankom događaja. Primjeri rizika u javnom sektoru:
a) Neekonomično, neučinkovito ili nedjelotvorno
upravljanje javnim sredstvima
b) Nepravilno i nezakonito poslovanje
c) Neodgovorno poslovanje, nepravilnosti i prijevare s
posljedicom gubitka imovine
d) Nepouzdano izvješćivanje
e) Nesposobnost reagiranja na promijenjene okolnosti
ili nesposobnost upravljanja u prominjenjenim
okolnostima na način koji spriječava ili maksimalno
smanjuje nepovoljne učinke na pružanje javnih
usluga
f) Sve ono što može naštetiti ugledu korisnika
proračuna i smanjiti povjerenje javnosti
Rizik prilike
Rizik prilike je mogućnost nekorištenja
poboljšanje poslovnog djelovanja.
33 šanse
za
UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Strateški ciljevi
Definiraju željene rezultate i proizlaze iz misije poslovanja,
a nastaju tijekom procesa strateškog planiranja; u pravilu su
višegodišnji i određuju očekivane rezultate.
Strateško planiranje
Upravljački proces kojim organizacija određuje svoj smjer
razvoja, te u skladu s tim donosi odluke o
raspoređivanju financijskih, materijalnih i ljudskih
resursa. Kao rezultat planiranja donosi se strateški plan dokument koji sadrži viziju, strateške ciljeve, načine
ispunjavanja ciljeva (akte planiranja), mjere procjene
rezultata
i sustav praćenja postizanja rezultata.
Smanjenje/tretiranje
ublažavanje rizika
Proces izbora i provedbe aktivnosti za ublažavanje
rizika. Pod tretiranjem rizika smatra se uspostava
odgovarajućih kontrolnih aktivnosti, kako bi se smanjila
vjerojatnost nastanka negativne posljedice povezane s
rizikom ili oboje.
Tipologija rizika
Podjela na pet glavnih skupina rizika:
a)
b)
c)
d)
e)
Vanjsko okruženje
Planiranje, procesi i sustavi
Zaposlenici i organizacija
Zakonitost i ispravnost
Komunikacije i informacije
Ovakvu tipologiju rizika koristi Europska komisija i
Nacionalni fond Ministarstva financija u priručniku za
upravljanje
rizicima vezano uz sustav upravljanja i
korištenja sredstava Europske unije.
34 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Upravljanje rizicima
Upravljanje rizicima je proces utvrđivanja, procjenjivanja i
praćenja rizika, uzimajući u obzir ciljeve organizacije, te
poduzimanja potrebnih
aktivnosti,
posebice
kroz
primjenu financijskog upravljanja i kontrola, a u svrhu
smanjenja ili otklanjanja rizika. Sastavni je dio procesa
planiranja i upravljanja poslovnim procesima, pa je tako
aktivnosti vezane za upravljanje rizicima važno provoditi
tijekom izrade strateškog, financijskog i godišnjeg plana
rada te ostalih operativnih planova.
Utvrđivanje rizika
Proces identifikacije događaja i određivanje ključnih
rizika koji mogu ugroziti ostvarenje organizacijskih ciljeva
Učinak
Kvantitativna mjera posljedice nastanka događaja.
Obično se iskazuje kao velik, srednji ili malen učinak.
Učinkovitost
Maksimalno povećanje outputa ili ishoda/rezultata
aktivnosti u odnosu na dane inpute; odnosno najbolji omjer
između rezultata i sredstava korištenih za njihovo
ostvarenje.
Ublažavanje rizika
(tretiranje rizika)
Aktivnosti poduzete u svrhu smanjenja vjerojatnosti,
negativne posljedice, ili oboje, povezano s rizikom.
Vizija
Pretpostavlja sliku idealne
dugoročni smjer i razvoj.
35 budućnosti;
ukazuje
na
UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) Vjerojatnost
Kvantitativna mjera za mogućnost nastanka događaja.
Obično se iskazuje kao niska, srednja ili visoka vjerojatnost.
Vlasnik procesa
Za svaki poslovni proces treba biti određena osoba – vlasnik
procesa, koja će odrediti kako se proces treba provoditi; to
može bi samo jedna osoba.
Vlasnik procesa
upravljanja rizicima
Koordinator uspostave procesa upravljanja rizicima na
razini Ministarstva.
Zakon o sustavu
unutarnjih financijskih
kontrola u javnom
sektoru
Ovim
se
Zakonom
uređuje
sustav
unutarnjih
financijskih kontrola koji obuhvaća financijsko upravljanje
i kontrole te unutarnju reviziju u javnom sektoru
Republike Hrvatske. Za provedbu koordinacije ovog
sustava zadužena je Središnja harmonizacijska jedinica
Ministarstva financija.
36 UPUTE ZA PROVEDBU PROCESA UPRAVLJANJA RIZICIMA Služba za financijsko upravljanje i kontrole (oz. 20092012) PRILOG
„Tipologija rizika“
37 Tipologija rizika koja je predstavljena u Smjernicama za provedbu procesa upravljanja rizicima MF, dorađena; uzima u obzir sve aspekte i područja pri utvrđivanju rizika Glavne skupine rizika Vanjske Rizici koji se odnose na vanjsko okruženje/ izvan korisnika proračuna Područja koja treba uzeti u obzir kada se utvrđuju potencijalni rizici ‐
makro okruženje (geopolitički, ekonomski, prirodne katastrofe i slično) Pitanja koje je potrebno postaviti: ‐
Možete li identificirati potencijalne rizike ili probleme vezane uz geopolitičke, makroekonomske i društvene sredine u kojoj djeluje vaša institucija i koji mogu utjecati na bilo koju vašu djelatnost/ciljeve? Postoje li rizici vezani uz okoliš, koji mogu imati utjecaja na vaše djelatnosti/ciljeve? Asocijacije ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
promjene u okruženju (gospodarsko, društveno, političko) nesposobnost reagiranja na promjenjene okolnosti dinamično tržište politička nestabilnost ratovi socijalni nemiri prosvjedi financijska kriza tečaj promjene cijena, kamatnih stopa, deviznog kursa i vrijednosti novca poslovne veze u pogođenoj zoni konkurencija terorizam promjene eko‐sistema elementarne nepogode globalno zagrijavanje bolesti, epidemije pad telekomunikacija demografske promjene 1 ‐
političke odluke i prioriteti izvan korisnika proračuna (Hrvatski sabor, Vlada RH, Europska komisija i slično) ‐
Jedan od vaših ciljeva/aktivnosti izravno je ovisan o političkim prioritetima i odlukama donesenim izvan institucije (npr. Vlada RH, Hrvatski sabor, drugi korisnici proračuna itd.). Možete li prepoznati rizike koji bi mogli utjecati na ostvarenje vaših ciljeva u ovom kontekstu? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
Unutarnje Rizici koji se odnose na planiranje, procese i sustave ‐
vanjski partneri (građani, drugi korisnici proračuna, agencije, vanjski izvršitelji usluga, konzultanti, mediji i slično) ‐
strategija, planiranje i politike, uključujući interne političke odluke ‐
Jeste li za realizaciju ciljeva/aktivnosti ovisni o vanjskim partnerima (npr. drugi korisnici proračuna, agencije, vanjski izvršitelji usluga, konzultanti itd..)? Imate li kakvih problema u suradnji s vanjskim partnerima ili pružateljima usluga? Kako se to odražava na vaše ciljeve/aktivnosti? Možete li identificirati probleme ili potencijalne rizike vezane uz strategiju i godišnje planiranje, a koji bi mogli utjecati na vaše poslovanje i postizanje cilja? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
nedostatak sporazuma o proračunu, postavljanje ciljeva koji nemaju punu političku podršku propisi i regulatorna tijela odbijanje zakonodavnih prijedloga izmjenjeni prioriteti i važnost pojedinih djelova poslovanja obustava pristupa prirodnim resursima kašnjenje u pripremi ili provedbi određenog programa projekta zbog slabe provedbe aktivnosti davatelja usluga/radova prekid normalnog poslovanja narušavanje reputacije poslovne veze dobavljači provedba pod utjecajem nejasne strategije ili ciljeva odnosno nerealnih ili precijenjenih ciljeva struktura organizacije nedostatno planiranje i priprema očekivanja među različitim dionicima nedostatak konzistentnosti izmenu dugoročne strategije i godišnjih ciljeva kretanje u neželjenom smjeru, nepostizanje ciljeva izmjenjeni prioriteti i važnost pojedinih djelova poslovanja izgubljene, propuštene mogućnosti (prilike) opasnost preuzimanja mogućnosti neekonomično, neučinkovito ili 2 ‐
operativni procesi (dizajn i opis procesa) ‐
‐
financijski procesi i dodjela proračunskih sredstava ‐
Koji su glavni procesi i postupci u Vašoj nadležnosti? Imate li kakvih problema vezanih uz procese koji bi mogli utjecati na vaše ciljeve/aktivnosti? Možete li prepoznati probleme ili moguće rizike u vezi s financijskim procedurama i proračunskim sredstvima, što bi moglo utjecati na ostvarenje vaših ciljeva? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
IT i ostali sustavi podrške ‐
Koji su glavni sustavi u vašem korisniku proračuna? Imate li kakvih problema povezanih s njima koji bi mogli utjecati na vaše aktivnosti/ciljeve? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
nedjelotvorno upravljanje javnim sredstvima planiranje proces i tehnološki dizajn izvršenje tehnolohije i kontinuitet neadekvatni ili neuspješni interni procesi nepostojanje pisanih procedura nejasne procedure okruženje procesa pravilnost obavljanja aktvnosti nefunkcionalni rezultati procesa dobavljači i partneri zadovoljstvo građana znanje i intelektualni kapital "uska grla" u procesu nekoherentnost izmenu ciljeva i raspoloživog proračuna bitni financijski podaci nepouzdani neekonomično, neučinkovito ili nedjelotvorno upravljanje javnim sredstvima rizici koji uzrokuju značajne financijske gubitke zastarjeli sustavi sigurnosni problemi podataka i sustava gubitak podataka greške operatora prekidi sustava kvarovi problemi zaštite podataka 3 Rizici koji se odnose na zaposlenike i organizaciju ‐
‐
zaposlenici ( kompetentnost, odgovornost, suradnja) Možete li navesti probleme ili prepoznati moguće rizike vezane uz ljudske potencijale koji mogu utjecati na ostvarenje ciljeva/aktivnosti? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
etika i ponašanje unutar organizacije („ton s vrha“, prijevare, sukob interesa i slično) ‐
‐
‐
interna organizacija (upravljanje, uloge i odgovornosti, delegiranje itd.) sigurnost zaposlenika, objekata i opreme te životne sredine ‐
‐
Možete li identificirati probleme ili moguće rizike vezane uz organizacijsko i etično ponašanje u vašoj ustrojstvenoj jedinici koji bi mogli utjecati na vašu organizaciju i, posredno, na vaše ciljeve/aktivnosti? ‐
‐
‐
‐
‐
Možete li identificirati probleme ili moguće rizike vezane uz internu organizaciju, a koji mogu utjecati na vaše djelatnosti/ciljeve? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
Možete li identificirati probleme ili moguće rizike vezane uz sigurnost zaposlenika, objekata i opreme? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
vještine i sposobnosti rukovodstvo spremnost na promjene nedostatan broj zaposlenika, znanja i stručnosti prekomjerna ovisnost o zaposlenima na odreneno vrijeme ili kooperantima visoka fluktuacija zaposlenika rizici koji dovode u pitanje sigurnost zaposlenika propusti koji mogu dovesti di domino‐
efekta s dalekosežnim posljedicama komunikacija sukob interesa curenje povjerljivih informacija diskriminacija ponašanje nije u skladu s etičkim smjernicama prijevare i zlouporabe korupcija krađa izostanak jasne linije izvješćivanja neprimjerena podjela dužnosti neadekvatna struktura upravljanja i mehanizmi nadzora neadekvatno delegiranje ovlasti kontrola pristupa prostorijama nedovoljna zaštita od požara nepostojanje planova vezanih uz sigurnost povrede gubitak zdravlja i života požari 4 ‐
Rizici s aspekta zakonitosti i ispravnosti Rizici koji se odnose na komunikaciju i informiranje ‐
jasnoća, prikladnost i jedinstvenost postojećih zakona, propisa i pravila i ostali mogući ishodi koji se odnose na zakonitost i pravilnost ‐
metode i kanali komuniciranja ‐
Koji su glavni propisi i pravila koja se odnose na vaše ciljeve/aktivnosti? Možete li identificirati specifične probleme ili moguće rizike povezane s njima, a koji mogu utjecati na ostvarivanje vaših ciljeva? Metode i kanali komuniciranja u vašoj upravi/službi/odjelu djelotvorni su ili postoje odreneni problemi odnosno potencijalni rizici koji bi mogli utjecati na vaše poslovanje ili izvršenje ciljeva? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
kvaliteta i pravodobnost informacija ‐
Koje su najvažnije informacije koje su vam potrebne za obavljanje vašeg poslovanja i postizanje ciljeva? Te informacije su obično pouzdane i pravodobne ili možete identificirati odrenene rizike u ovom području? ‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
nejasna pravila i propisi nerazgovijetni i pretjerano složeni propisi zastarjela i nedosljedna pravila nepravilno i nezakonito poslovanje povreda zakona i propisa prijevara, namjerne nepravilnosti i stjecanje koristi, namjerno prikrivanje neučinkovita komunikacija s vanjskim partnerima u pogledu ostvarenja ciljeva nedostatna komunikacija izmenu korisnika proračuna nedjelotvorna komunikacija unutar korisnika proračuna odnosno unutar ustrojstvene jedinice reputacija korisnika proračuna zbog manjkavih priopćenja za javnost šteta ugledu vanjsko izvješćivanje i objavljivanje smanjeno povjerenje javnosti IT sigurnost informacije dobivate sa zakašnjenjem informacije su nepotpune netočne ili nepouzdane relevantnost podataka i integritet cjelovitos obrade podataka ugovorne obveze 5

Download Report