Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση Περιεχομένου» της Πράξης: «ΨΗΦΙΑΚΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΗ ΓΕΝΝΑΔΕΙΟ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ» με κωδικό ΟΠΣ: 374043. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Δ ξ Δ «Ψ φ ί ύ : έ Π » ξ : «ΨΗΦΙΑΚΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΗ Γ ΝΝΑΔ ΙΟ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ» Αναθέτουσα Αρχή: ΑΜΕΡΙΚΑΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΚΛΑΣΣΙΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ ΣΤΗΝ ΑΘΗΝΑ Προϋπολογισμός (χωρίς ΦΠΑ): 204.878,05€ Προϋπολογισμός (με ΦΠΑ): 252.000,00€ Διάρκεια: Δέκα (10) μήνες από την ημερομηνία υπογραφής της σύμβασης. Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Διεθνής με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνίες: Δ Α Δ Α Κ έ Δ ύ Υ ί . : Φ ΚΔ ί ί ΟΠΣ: HH/MM/EE ί Σ β : Τύ HH/MM/EE HH/MM/EE HH/MM/EE HH/MM/EE 374043 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση Περιεχομένου» της Πράξης: «ΨΗΦΙΑΚΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΗ ΓΕΝΝΑΔΕΙΟ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ» με κωδικό ΟΠΣ: 374043. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου έ Πί Α: Α Π ί Π φέ έ Συντομογραφίες - Γενικά ................................................................................................................ 6 Ορισμοί διακηρύξεων της Αναθέτουσας Αρχής: ............................................................................ 7 Α1. Περιβάλλον του Έργου ........................................................................................ 9 Α.1.1 ί έ ............................ 9 Α.1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης και Λειτουργίας (ΑΣΚΣΑ)..................... 10 Α.1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου ................................ 11 Α.1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) ..................................................... 11 Α.1.1.3.1 Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου.................................................... 12 Α.1.1.3.2 Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ). ...................... 12 Α.1.1.3.3 Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού Έργου (Ε.Δ.Δ.Ε) ......................................... 12 Α.1.1.3.4 Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων. .................................................................... 12 Α.1.1.3.5 Επιθεωρητές (auditors) Έργου.............................................................................. 12 Α.1.2 Υφ ( έ ) .................. 13 Α.1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας ... 13 Α.1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα .............................................................. 14 Α.1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών .................................................. 14 Α.1.2.4 Περιγραφή υφιστάμενης υποδομής Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών που αφορούν τη λειτουργία του έργου................................................................................................. 15 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και παράγοντες επιτυχίας του Έργου ............................. 17 Α.2.1 Α Α.2.1.1 Α.2.1.2 Α.2.1.3 Α.2.1.4 Α.2.1.5 Α.2.2 Σ Α.2.3 Σ Α.2.4 Π Α3. ί ........................................................................................ 17 Αναλυτική Περιγραφή Αντικειμένου του Έργου ......................................................... 17 Γενικά στοιχεία............................................................................................................. 25 Διαδικασία προετοιμασίας του πρωτογενούς υλικού ................................................... 25 Διαδικασία παραλαβής δειγμάτων ............................................................................... 25 Τεκμηρίωση του Ψηφιακού Υλικού ............................................................................. 25 φέ ................................................................ 26 ........................................................................... 29 ί ....................................................................... 30 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου ............................................ 31 Α.3.1 Π ί φώ ώ ώ έ 31 Α.3.1.1 Καθορισμός προδιαγραφών Υπηρεσιών ψηφιοποίησης και Τεκμηρίωσης. ................. 31 Α.3.1.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης ............................................................................................... 31 Α.3.1.3 Χειρισμός πρωτοτύπων ................................................................................................ 31 Α.3.1.4 Καθορισμός προδιαγραφών τρόπου Ψηφιοποίησης υλικού ......................................... 33 Α.3.1.4.1 Αποθήκευση ......................................................................................................... 33 Α.3.1.4.2 Διαδικασία παράδοσης και μετακίνησης πρωτογενούς υλικού ............................ 34 Α.3.1.4.3 Διαδικασία παραλαβής υλικού για την παραγωγή δειγμάτων .............................. 34 Α.3.1.4.4 Ψηφιακή Φωτογράφηση ...................................................................................... 35 Α.3.2 Α Α .......................................................................................... 35 Α.3.3 Α.3.4 Φ Πί Π έ ....................... 35 .......................................................................................... 36 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση Περιεχομένου» της Πράξης: «ΨΗΦΙΑΚΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΗ ΓΕΝΝΑΔΕΙΟ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ» με κωδικό ΟΠΣ: 374043. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών ............................................................... 37 Α.4.1 Υ Α.4.2 Υ Α.4.2.1 Α.4.3 ί ί ...................................................................................... 37 ύ ............................................................................................ 38 Συμβατότητα και Ομαλή Ολοκλήρωση........................................................................ 38 Υ Α.4.3.1 Α.4.3.2 Α.4.4 ί ί Σ ........................................................................................ 39 Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης (ΠΕΣ) ................................................................ 39 Προγραμματισμένες Διακοπές Υπηρεσίας ................................................................... 39 θ ί ί ....................................................................... 40 Α.4.4.1 Μεθοδολογία διοίκησης και διασφάλισης ποιότητας Έργου ....................................... 40 Α.4.4.1.1 Αναλυτική Παρουσίαση της Μεθοδολογίας Υλοποίησης Έργου......................... 40 Α.4.4.1.2 Μεθοδολογία Διαχείρισης Έργου και Διασφάλισης Ποιότητας ........................... 41 Α.4.4.2 Τόπος Υλοποίησης - Παράδοσης Έργου ...................................................................... 42 Α.4.4.3 Οργανωτικό σχήμα και απαιτούμενα προσόντα ........................................................... 43 Α.4.4.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής Έργου .................................... 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση Περιεχομένου» της Πράξης: «ΨΗΦΙΑΚΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΗ ΓΕΝΝΑΔΕΙΟ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ» με κωδικό ΟΠΣ: 374043. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σ ί Συνοπτικά στοιχεία Έργου ΤΙΤΛΟΣ ΡΓΟΥ «Ψ φ ί έ » ΑΝΑΘ ΤΟΥΣΑ «Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα» (ΑΣΚΣΑ) ΑΡΧΗ ΦΟΡ ΑΣ «Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα» (ΑΣΚΣΑ) Λ ΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΥΡΙΟΣ ΤΟΥ «Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα» (ΑΣΚΣΑ) ΡΓΟΥ Το Έργο χρηματοδοτείται στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το ΕΤΠΑ και από Εθνικούς ΦΟΡ ΑΣ Πόρους. Οι δαπάνες του Έργου θα βαρύνουν το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων, ΧΡΗ ΑΤΟΔΟΤΗΣΗ και συγκεκριμένα τον κωδικό έργου: Σ Ενάριθμος: 2012Σ 01480017, κωδικός ΣΑ 0148 ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ – Η έδρα της Αναθέτουσας Αρχής: Σουηδίας 54, 106 76 Αθήνα ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡ ΣΙΩΝ Παροχή Υπηρεσιών. Ταξινόμηση κατά CPV : 72000000-5: Υ ί φ φ ί ΙΔΟΣ ΣΥ ΒΑΣΗΣ ί . Ανοικτός Διεθνής Διαγωνισμός με Κ Κ ύ την έ φέ ψ φ , η οποία θα προκύψει από την συσχέτιση της ΙΔΟΣ βαθμολόγησης τεχνικών κριτηρίων αξιολόγησης των προσφερόντων και των ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ αντίστοιχων οικονοµικών προσφορών. Ο προϋπολογισμός του Έργου ανέρχεται στο ποσό των διακοσίων πενήντα δύο ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣ Ο χιλιάδων Ευρώ, 252.000,00 € συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23% Σ (προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ: 204.878,05 € - ΦΠΑ : 47.121,95 €) ΧΡΗ ΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΡΓΟΥ Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το ΕΤΠΑ και από Εθνικούς Πόρους. Οι δαπάνες του Έργου θα βαρύνουν το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων (ΠΔΕ), και συγκεκριμένα τον ενάριθμο κωδικό έργου 2012Σ 01480017 ΧΡΟΝΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Δέ ΓΙΣΤΗ ΔΙΑΡΚ ΙΑ ΣΥ ΒΑΣΗΣ ΡΓΟΥ Η Μέγιστη διάρκεια της σύμβασης υπολογίζεται ως το άθροισμα του χρόνου υλοποίησης και του χρόνου που θα απαιτηθεί για την παραλαβή των ενδιάμεσων φάσεων και της οριστικής παραλαβής με βάση τη διαδικασία επανυποβολής παραδοτέων που ορίζεται στην παράγραφο Α.4.4.4: Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής Έργου, από την υπογραφή της σύμβασης. (10) από την υπογραφή της σύμβασης. Το έργο αφορά στην ψ φ ί , ί πολιτιστικού υλικού της Γενναδείου και Blegen βιβλιοθήκης. Ειδικότερα, πρόκειται να ψηφιοποιηθούν και τεκμηριωθούν οι ακόλουθες συλλογές: ΠΟΣΟΤΗΤΑ (Τ ) ΣΥΛΛΟΓΗ Αρχείο Σεφέρη, όγκος 11 γραμμικά μέτρα ΑΝΤΙΚ Ι ΝΟ ΤΟΥ ΡΓΟΥ ΝΟΤΗΤΑ Α : M «Γ ‘30» Αρχείο Μυριβήλη, όγκος 4.20 γραμμικά μέτρα Αρχείο Τερζάκη, όγκος 4.5 γραμμικά μέτρα Αρχείο Καπετανάκη, όγκος 0.50 γραμμικό μέτρο, Αρχείο Ελύτη 45.000 16.800 18.000 ΕΙΔΟΣ Λογοτεχνικά κείμενα Λογοτεχνικά κείμενα Λογοτεχνικά κείμενα 2.000 Λογοτεχνικά κείμενα 30.000 Λογοτεχνικά Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση Περιεχομένου» της Πράξης: «ΨΗΦΙΑΚΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΗ ΓΕΝΝΑΔΕΙΟ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ» με κωδικό ΟΠΣ: 374043. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου (λογοτεχνική ενότητα μόνο), όγκος 7.5 γραμμικά μέτρα, Φωτογραφικές συλλογές Αμερικανών αρχαιολόγων: αρνητικά και φωτογραφίες ΥΠΟΣΥΝΟΛΟ Α Περιηγητικά κείμενα (βιβλία και χειρόγραφα) Ιστορικοί χάρτες ΝΟΤΗΤΑ Β: Τ ξί ί φ ώ (1500 1900) - Πίνακες (υδατογραφίες) και Χαρακτικά Avvisi: δημοσιογραφικά έντυπα σχετικά με σημαντικά γεγονότα κείμενα 5.000 Φωτογραφίες 116.800 50 2.000 300 Σπάνια Βιβλία Χάρτες Φωτογραφίες 1.041 Πίνακες (υδατογραφίες) και χαρακτικά 1.200 Έντυπα 500 Εικόνες Σελίδες από σπάνια Βιβλία και χειρόγραφα Εικόνες από βιβλία και λευκώματα ΥΠΟΣΥΝΟΛΟ Β 1.000 6.091 ΣΥΝΟΛΟ 122.891 ΣΕΛΙΔΕΣ/ ΤΕΜΑΧΙΑ Το σύνολο των τεκμηρίων μαζί με υπάρχοντα ψηφιοποιημένα τεκμήρια έχουν σαν στόχο την δημιουργία ενός ψηφιακού αποθετηρίου μέσω cloud υποδομής. Η ΡΟ ΗΝΙΑ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΠΡΟΘ Σ ΙΑ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΔΙ ΥΚΡΙΝΙΣ ΩΝ ΠΙ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΤΗΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΗ Η ΡΟ ΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΟΠΟΣ ΚΑΤΑΘ ΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η ΡΟ ΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ __ /__ /____ __ /__ /____ __ /__ /____ και ώρα __:00 Η έδρα της Α θέ Α __ /__ /____ και ώρα __:00 . Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚ Ι Σ Σ ΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦ Σ ΡΓΟΥ φί φί -Γ Ευρωπαϊκή Ένωση Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης / επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ., που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. ΟΧ Ευρωπαϊκός Οικονομικός Χώρος Π ΨΣ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» ΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΥΔ ΨΣ Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» ΑΣΚΣΑ Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα. ΝΠΔΔ Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο ΝΠΙΔ Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο ΣΑ Συλλογική Απόφαση Έργου ΤΠ Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών ΟΠΣ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα ISΟ WS PDF ODT JPEG XML DPI TIFF OCR UTF MODS CDWA EAD EDM RDF OWL CIDOC-CRM LID CERIF OAI-PMH URL HTTP FTP SKOS SRU/SRW ESE International Organization for Standardization Web Services Portable Document Format Open Document Format Joint Photographic Experts Group Extensible Markup Language Dots per inch Tagged Image File Format Optical Character Recognition Unicode Transformation Formats Metadata Object Description Schema Categories for the Description of Works of Art Encoded Archival Description Europeana Data Model Resource Description Framework Web Ontology Language Committee on Documentation-Conceptual Reference Model Lightweight Information Describing Objects Common European Research Information Format Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting Uniform Resource Locator Hypertext Transfer Protocol File Transfer Protocol Simple Knowledge Organization System Search-Retrieve URL /Search-Retrieve Web Service Europeana Semantic Elements Σελίδα 6 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Ο ί ύξ θέ Α : Ο προσφέρων που θα επιλεγεί και θα κληθεί να υπογράψει τη Σύμβαση και θα υλοποιήσει το σύνολο του Έργου. Α Α Α θέ Η Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα, η οποία θα υπογράψει με τον Ανάδοχο τη Σύμβαση για την εκτέλεση του Έργου. Α Το πρόσωπο που ο ΥΠΟΨΗΦΙΟΣ ΑΝΑΔΟΧΟΣ με έγγραφη δήλωσή του, στην οποία περιλαμβάνονται τα πλήρη στοιχεία του προσώπου (ονοματεπώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, fax, κλπ.) ορίζει ως υπεύθυνο για τις ενδεχόμενες ανάγκες επικοινωνίας της Αναθέτουσας Αρχής με αυτόν. Α ί Α θ Δ Ο αριθμός Πρωτοκόλλου της απόφασης της διενέργειας του διαγωνισμού του Έργου. ξ Η Επιτροπή που συστήνεται με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της Αναθέτουσας Αρχής σύμφωνα την υπ' αρ. ΧΧΧ Απόφαση του Διευθυντή της ΑΣΚΣΑ. Α Δ Το παρόν έγγραφο που εκδίδεται για τους ενδιαφερόμενους/ υποψηφίους διαγωνιζόμενους από την Αναθέτουσα Αρχή και περιέχει την περιγραφή του αντικειμένου και τις προϋποθέσεις με βάση τις οποίες διενεργείται ο Διαγωνισμός. ξ ί Δ Σύ β Επίσημη γλώσσα του Διαγωνισμού και της Σύμβασης είναι η ελληνική. Η παρούσα Διακήρυξη, τα έντυπα της Τεχνικής και Οικονομικής Προσφοράς και η Σύμβαση είναι συνταγμένα στην ελληνική γλώσσα. Όλα τα δικαιολογητικά και οι προσφορές των διαγωνιζομένων που θα υποβληθούν θα είναι συνταγμένα στην ελληνική γλώσσα, εκτός από τα τεχνικά φυλλάδια/ εγχειρίδια που μπορεί να είναι στην αγγλική γλώσσα. ώ ύ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ΠΠ Η ΕΠΠΕ συστήνεται κάθε φορά με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της ΑΣΚΣΑ σύμφωνα με τον Κανονισμό Λειτουργίας της. Το σύνολο του υπό ανάθεση Έργου. Κ Π Ο Π φ (ΟΠΣ) έ θ ώ Το εγκεκριμένο Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας της ΑΣΚΣΑ, και ο αντίστοιχος Κανονισμός Προμηθειών. Ένα πλήρες και ενοποιημένο Σύστημα παροχής Ψηφιακών Υπηρεσιών Σύ ϋ Η εκτιμώμενη από την Αναθέτουσα Αρχή δαπάνη για την υλοποίηση του Έργου (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ). Πmin Το συγκριτικό κόστος της χαμηλότερης αποδεκτής Οικονομικής Προσφοράς που υπερβαίνει το όριο του 80% της διαμέσου (median) του συγκριτικού κόστους των αποδεκτών Οικονομικών Προσφορών. Σύ β Το συμφωνητικό που θα υπογραφεί μεταξύ των συμβαλλομένων μερών για το σύνολο του Έργου, δηλαδή μεταξύ της ΑΣΚΣΑ ως Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου του Έργου που θα επιλεγεί. Π Σ β ύ Τα τεύχη της Σύμβασης μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου, καθώς και όλα τα τεύχη που τη συνοδεύουν και τη συμπληρώνουν και περιλαμβάνουν κατά σειρά ισχύος : α. τη Σύμβαση, β. τον Κανονισμό Προμηθειών της Αναθέτουσας Αρχής, γ. την Προσφορά του Αναδόχου, δ. τη Διακήρυξη. Σελίδα 7 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Ο Σ ί β ύξ Τί Α θέ Α : Το συνολικό τίμημα της Σύμβασης (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ). Σελίδα 8 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Π β Α.1.1 ί έ Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ www.digitalplan.gr ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Η Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα. Βλ. Παράγραφο. Α.1.1.1 below Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το ΕΤΠΑ και από Εθνικούς Πόρους. - ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ Οι δαπάνες του Έργου θα βαρύνουν το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων (ΠΔΕ), και συγκεκριμένα τον ενάριθμο κωδικό έργου ΚΥΡΙΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα. Βλ. Παράγραφο. Α.1.1.1 below ΦΟΡΕΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα. Βλ. Παράγραφο. Α.1.1.1 below - Βλ. Παράγραφο Α.1.1.3.2 παρακάτω - Βλ. Παράγραφο Α.1.1.3.1 παρακάτω - Βλ. Παράγραφο Error! Reference source not found.Α.1.1.3.5 παρακάτω - Βλ. Παράγραφο Error! Reference source not found.Α.1.1.3.4 παρακάτω Επιτροπή Παρακολούθησης Παραλαβής του Έργου. και Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού του Έργου Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων του Έργου. Σελίδα 9 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α.1.1.1 Σ ί Φ έ Υ ί Λ ί (ΑΣΚΣΑ). Η ΑΣΚΣΑ, η οποία λειτουργεί στην Ελλάδα από το 1881, είναι ίδρυμα που σκοπό έχει την εκπαίδευση σπουδαστών στην Αρχαία Ελληνική Φιλολογία, Ιστορία και Αρχαιολογία καθώς και τη διενέργεια ανασκαφών και ερευνών σε προκαθορισμένες τοποθεσίες ανά την Ελλάδα κατόπιν παροχής της νόμιμης άδειας από την Αρχαιολογική Υπηρεσία του Υπουργείου Πολιτισμού. Η ΑΣΚΣΑ χρησιμοποιώντας σημαντική χρηματική δωρεά από το ίδρυμα Carnegie, ανέλαβε την ανέγερση του κτηρίου της Γενναδείου Βιβλιοθήκης, του οποίου τα εγκαίνια έγιναν τον Απρίλιο του 1926. Στο κτήριο αυτό στεγάζεται η πολύτιμη Συλλογή του Ι. Γεννάδιου, η οποία συντηρείται και εμπλουτίζεται από την Αμερικανική Σχολή και είναι γνωστή και προσιτή τόσο στο Ελληνικό όσο και στο ξένο επιστημονικό κοινό. Η δραστηριότητα συνεχίστηκε το 1959 με την ανέγερση πτέρυγας, γνωστής ως Davis Wing για την επέκταση της Βιβλιοθήκης Blegen και του σχεδιαστηρίου της Σχολής και ολοκληρώθηκε το 1991 με την προσθήκη νέας πτέρυγας στο κτίριο της ίδιας βιβλιοθήκης, η οποία αποτελεί σήμερα μία από τις πιο ολοκληρωμένες βιβλιοθήκες κλασικών σπουδών στον κόσμο. Το 1992 ιδρύεται το Εργαστήριο Wiener, ένα από τα πιο σύγχρονα εργαστήρια στους τομείς της ανθρώπινης οστεολογίας, ζωοαρχαιολογίας, γεωαρχαιολογίας και περιβαλλοντικής αρχαιολογίας. Στο πρόσφατο παρελθόν ολοκληρώθηκε η πρώτη φάση των οικοδομικών εργασιών στη Γεννάδιο Βιβλιοθήκη με σκοπό τη δημιουργία νέων χώρων και ανακαίνιση των υπαρχόντων. Το βασικό πολιτιστικό υλικό της Σχολής είναι οι δύο μεγάλες βιβλιοθήκες, Blegen και Γεννάδειος και δύο μεγάλα ανασκαφικά αρχεία. Αναλυτικότερα: • Η συλλογή της Βιβλιοθήκης Blegen αριθμεί πάνω από 86.000 τόμους και καλύπτει θέματα από την προϊστορική περίοδο μέχρι τους πρώιμους βυζαντινούς χρόνους. • Η Γεννάδειος Βιβλιοθήκη αριθμεί περίπου 120.000 τόμους και αρκετές ιδιωτικές συλλογές χειρογράφων και προσωπικών αρχείων, όπως των μεγάλων Ελλήνων ποιητών Γ. Σεφέρη, Ο. Ελύτη, κ.ά., οι οποίες φυλάσσονται στα αρχεία της βιβλιοθήκης. • Το Ανασκαφικό αρχείο της Αρχαίας Κορίνθου, το οποίο δημιουργήθηκε χάρη στη συνεχή σχεδόν ανασκαφική δραστηριότητα σ’ ένα χρονικό πλαίσιο τριών αιώνων, είναι πολύ πλούσιο και η εφαρμογή αυτή παρέχει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης σε σημαντικό τμήμα του. Τα ανασκαφικά ημερολόγια, οι φωτογραφίες και τα αρχιτεκτονικά σχέδια που περιέχονται στο αρχείο, δεν δίνουν πληροφορίες μόνο για την ιστορία και αρχαιολογία της Αρχαίας Κορίνθου αλλά, επιπλέον, αποκαλύπτουν πολλά στοιχεία για το σύγχρονη περίοδο. Η συνολική ψηφιοποιημένη είναι της τάξης των 250.000 τεκμηρίων. • Το Ανασκαφικό αρχείο της Αρχαίας Αγοράς της Αθήνας. Η Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών διενεργεί ανασκαφές στην περιοχή της αρχαίας Αγοράς της Αθήνας από το 1931, ρίχνοντας φως σε 5.000 χρόνια αθηναϊκής ιστορίας. Τα ευρήματα παρουσιάζουν μεγάλη ποικιλία: από διάσπαρτα θραύσματα αγγείων της Ύστερης Νεολιθικής (περ. 3.000 π.Χ.) ως αντικείμενα που βρίσκονταν στα υπόγεια οικιών του 19ου και του πρώιμου 20ου αι. μ.Χ. Οι δύο αυτές βιβλιοθήκες και τα ανασκαφικά αρχεία προσφέρουν το πολύτιμο υλικό τους και στους Έλληνες και ξένους μελετητές. Στα 130 χρόνια του βίου της, η ΑΣΚΣΑ έχει δημιουργήσει μία πλούσια συλλογή ποικίλων πρωτογενών και δευτερογενών πληροφοριών, σε διάφορες μορφές, που όμως βρίσκεται διάσπαρτο στα κέντρα των ανασκαφών, στο αρχαιολογικό εργαστήριο, στις βιβλιοθήκες και Σελίδα 10 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου στα αρχεία, καθώς και στις εκδόσεις της. Επιπλέον, η συνέχιση των ανασκαφών και της λειτουργίας του αρχαιολογικού εργαστηρίου και ο εμπλουτισμός των βιβλιοθηκών και των αρχείων με νέα αποκτήματα, έχει ως αποτέλεσμα τη διαρκή αύξηση του όγκου του ψηφιακού υλικού. Η Γεννάδειος Βιβλιοθήκη κατέχει ένα ιδιαίτερα μεγάλο αριθμό σπανίων πολιτιστικών τεκμηρίων. Το πολιτιστικό περιεχόμενο περιλαμβάνεται σε 120.000 βιβλία, πάνω από 20.000 από τα οποία είναι μοναδικά, σε χάρτες, σε περιοδικά και σε φωτογραφίες. H Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών απασχολεί 96 άτομα σε μόνιμες θέσεις εργασίας και διαθέτει μόνιμες δομές που ασχολούνται με θέματα τεκμηρίωσης, ψηφιοποίησης και προώθησης του υλικού που διαθέτει μέσα από το διαδίκτυο. Η ΑΣΚΣΑ διαθέτει επίσης οργανωμένα τμήματα Βιβλιοθήκης και έρευνας και ανάπτυξης πλαισιωμένα από μόνιμα στελέχη με υψηλή εξειδίκευση. Παράλληλα, έχει κατά καιρούς συνεργασίες με εξειδικευμένους επιστήμονες που πλαισιώνουν τις ομάδες εργασίας της Σχολής παρέχοντας τις ειδικές γνώσεις που απαιτούνται. Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την ΑΣΚΣΑ υπάρχουν στον τρέχοντα διαδικτυακό της τόπο (www.ascsa.edu.gr). Η βασική δομή της ΑΣΚΣΑ περιγράφεται στο παρακάτω σχήμα: Α.1.1.2 Ά Φ ί έ έ β Προκειμένου να επιτευχθεί η δημιουργία ενιαίου ψηφιακού πολιτιστικού αποθέματος και να διασφαλιστεί η διατήρηση και βιωσιμότητα των ψηφιακών πόρων που θα δημιουργηθούν στο πλαίσιο του έργου, τα μεταδεδομένα για το ψηφιακό περιεχόμενο θα εγγραφούν στην υποδομή που διατηρείται στο θ Κέ Τ ί (EKT) εκτός της υποδομής που θα δημιουργηθεί στο πλαίσιο της πράξης. Α.1.1.3 Ό έ (Δ βέ ) Το σύστημα διακυβέρνησης, σχήμα διοίκησης και ο τρόπος που η Αναθέτουσα Αρχή, αναμένει κατ’ ελάχιστον, να λαμβάνονται αποφάσεις για το έργο (συχνότητα συνεδριάσεων, Σελίδα 11 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου επίπεδο αποφάσεων, τρόπος ενημέρωσης, χρονισμός δέσμευσης πόρων κοκ) περιγράφεται συνοπτικά κατωτέρω. Το παρόν δεν υποκαθιστά την μεθοδολογία διοίκησης όπως αυτή θα προτείνεται στις προσφορές των υποψηφίων αναδόχων, αλλά συνιστά τον τρόπο με τον οποίο η Αναθέτουσα Αρχή, αντιλαμβάνεται τη διοίκηση της υλοποίησης του Έργου. Α.1.1.3.1 Ο Δ ί Σ ύ . Αποτελείται από στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής. Στην Ομάδα Διοίκησης του Έργου συμμετέχει ο υπεύθυνος του έργου και οι υπεύθυνοι των υποέργων καθώς και άλλα στελέχη που κρίνει απαραίτητα η Αναθέτουσα Αρχή. Συνεδριάζει σε τακτά διαστήματα (π.χ. κάθε 15 ημέρες), καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του έργου και μεριμνά για το ομαλή υλοποίηση του έργου. Α.1.1.3.2 Π ύθ Π β ( ΠΠ ). Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης, και σύμφωνα με τον Κανονισμό της Αναθέτουσας Αρχής, θα οριστεί «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου (βλ. παρ.«Διαδικασία Παραλαβής Έργου»). Α.1.1.3.3 Δ έ Δ ύ ( .Δ.Δ. ) Το αρμόδιο για την αποσφράγιση και την αξιολόγηση των προσφορών συλλογικό όργανο της Αναθέτουσας Αρχής, το οποίο θα συγκροτηθεί με απόφαση του Διευθυντή της, ειδικά για το σκοπό αυτό και το οποίο λειτουργεί σύμφωνα με τα οριζόμενα στις κείμενες διατάξεις περί λειτουργίας των συλλογικών οργάνων της διοίκησης. Α.1.1.3.4 Αξ . Η επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων θα αποτελείται από στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής, τα οποία θα οριστούν από το αρμόδιο όργανο της τελευταίας. Θα είναι αρμόδια για την διαχείριση και αξιολόγηση των υποβαλλόμενων ενστάσεων επί της διακήρυξης και επί της διαγωνιστικής διαδικασίας κατά τις φάσεις του διαγωνισμού από τους υποψηφίους αναδόχους έως τη υπογραφή της σύμβασης μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου. Μετά το πέρας των συνεδριάσεων της, θα εισηγείται προς το αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής ως προς το δίκαιο της ένστασης του υποψηφίου αναδόχου. Α.1.1.3.5 θ έ (auditors) . Στο πλαίσιο υλοποίησης του υπό ανάθεση Έργου, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να αναθέσει σε στελέχη της ή τρίτο ανεξάρτητο όργανο τη διενέργεια τακτικών ή έκτακτων επιθεωρήσεων Έργου (project audits) για την πιστοποίηση της πορείας των εργασιών και την καταγραφή συμπερασμάτων και περιοχών παρέμβασης ή βελτίωσης. Τέτοιοι έλεγχοι δύναται να διενεργηθούν σε οποιοδήποτε χρονικό σημείο εξέλιξης του Έργου, κατόπιν έγκαιρης σχετικής ενημέρωσης του Αναδόχου από την Αναθέτουσα Αρχή. Ο Ανάδοχος οφείλει να συμμορφωθεί με τις υποδείξεις κατόπιν σχετικής έγκρισης που θα επικυρώνεται από το αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής Σελίδα 12 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Ο Ανάδοχος οφείλει στο πλαίσιο των εργασιών του να καταθέσει στους οριζόμενους από την Αναθέτουσα Αρχή επιθεωρητές κάθε σχετικό τεκμηριωτικό υλικό προκειμένου αυτοί να διενεργήσουν τους ελέγχους. Α.1.2 Υφ Α.1.2.1 Σ Λ ( φ έ ) ώ ί Φ έ ί H Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών στην Αθήνα, αφοσιωμένη στη συστηματική μελέτη του ελληνικού πολιτισμού από την αρχαιότητα έως σήμερα, είναι ένας από τους κορυφαίους ερευνητικούς και εκπαιδευτικούς φορείς σε όλο τον κόσμο. Ιδρύθηκε το 1881 και έκτοτε προσφέρει μια φιλόξενη βάση για μελέτη και έρευνα στην Ελλάδα σε μελετητές και μεταπτυχιακούς φοιτητές από περίπου 170 συμβεβλημένα κολέγια και πανεπιστήμια. Αποτελεί έναν από τους εποπτευόμενους φορείς του ΥΠΠΟΤ. 1. ΔΙΔΑΣΚΑΛΙΑ H Αμερικανική Σχολή είναι καταρχάς ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα, το οποίο εισάγει μεταπτυχιακούς φοιτητές αλλά και προπτυχιακούς σπουδαστές και δασκάλους στη μελέτη των αρχαιοτήτων και των μνημείων του ελληνικού πολιτισμού, κατά τη διάρκεια ετήσιων και θερινών προγραμμάτων. Πολλοί από τους σημερινούς καθηγητές αμερικανικών κολεγίων και πανεπιστημίων στους τομείς των κλασικών σπουδών, της αρχαίας ιστορίας και της αρχαιολογίας έχουν συμμετάσχει σε κάποιο από τα έγκυρα εκπαιδευτικά προγράμματα ή στις ανασκαφές της Αμερικανικής Σχολής. 2. ΕΡΕΥΝΑ Χάρη στις δύο διεθνούς φήμης βιβλιοθήκες της – τη Βιβλιοθήκη Blegen, αφιερωμένη στις κλασικές σπουδές και τη Γεννάδειο Βιβλιοθήκη, με εξειδίκευση στην Ελλάδα μετά το τέλος της αρχαιότητας – η Αμερικανική Σχολή αποτελεί έναν εξαίρετο χώρο μελέτης για φοιτητές και ερευνητές με ευρύ πεδίο έρευνας. Η Σχολή προσελκύει, επίσης, μεγάλο αριθμό μελετητών από όλον τον κόσμο, οι οποίοι θεωρούν τις βιβλιοθήκες της ένα από τα σημαντικότερα κέντρα στον κόσμο για τη μελέτη του Ελληνισμού. Το Εργαστήριο Wiener, το οποίο ιδρύθηκε το 1992, αποτελεί ένα διεθνώς αναγνωρισμένο ερευνητικό χώρο, αφοσιωμένο στην εφαρμογή των σύγχρονων επιστημονικών τεχνικών στη μελέτη αρχαιολογικών ευρημάτων από την Ελλάδα. Η έρευνα στο εργαστήριο περιλαμβάνει την ανάλυση ανθρώπινων και ζωικών σκελετικών καταλοίπων, τη μελέτη παλαιοπεριβάλλοντος και τη γεωαρχαιολογία. 3. ΑΡΧΑΙΟΛΟΓΙΚΗ ΕΞΕΡΕΥΝΗΣΗ H Αμερικανική Σχολή πραγματοποιεί επίσης ανασκαφές σε αρκετές από τις σημαντικότερες αρχαιολογικές θέσεις του αρχαίου κόσμου. Το 1931, η Αμερικανική Σχολή ξεκίνησε να ανασκάπτει μια δεύτερη θέση στην καρδιά της Αθήνας: την Αγορά, πολιτικό και οικονομικό κέντρο της αρχαίας πόλης. Η ανασκαφή η οποία συνεχίζεται μέχρι σήμερα, υποστηρίζεται από ένα δραστήριο ερευνητικό κέντρο που Σελίδα 13 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου στεγάζεται στη Στοά του Αττάλου. Επίσης, πολλές άλλες αμερικανικές ανασκαφές καθώς και προγράμματα επιφανειακής έρευνας πραγματοποιούνται κάθε χρόνο υπό την αιγίδα της Σχολής, σε συνεργασία με το Υπουργείο Πολιτισμού & Τουρισμού. 4. ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΙΣ Το Γραφείο Δημοσιεύσεων της Αμερικανικής Σχολής Κλασικών Σπουδών αναλαμβάνει τη δημοσίευση επιστημονικών μονογραφιών και μελετών, καθώς και έργων για το ευρύ κοινό που συνάδουν με την αποστολή της. Μία από τις σημαντικότερες δραστηριότητες της Σχολής είναι η δημοσίευση των τελικών πορισμάτων των ανασκαφών στην Κόρινθο και την Αρχαία Αγορά. Το επιστημονικό περιοδικό Hesperia εκδίδεται τέσσερις φορές το χρόνο από το 1932 και αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα έντυπα για τις Ελληνικές Σπουδές διεθνώς. Οι πόροι της ΑΣΚΣΑ προέρχονται από δωρεές. Ο οργανισμός υπόκειται σε τακτικό έλεγχο (auditing) από διεθνείς εταιρείες. Παρόμοια έργα και σε συνεργασία με τους εκάστοτε φορείς του ΥΠΟΤΤ έχουν υλοποιηθεί από την ΑΣΚΣΑ. Α.1.2.2 Ο Δ Σ έ Φ έ Αρωγοί στην εκπαίδευση των σπουδαστών και στην ακαδημαϊκή έρευνα είναι οι δύο μεγάλες βιβλιοθήκες της Αμερικανικής Σχολής και οι οποίες θα αναλάβουν πλήρως την υλοποίηση του έργου: 1. Η συλλογή της Blegen Β β θ , που περιέχει παραπάνω από 86.000 τόµους, είναι αφιερωμένη στη μελέτη της ιστορίας, της γλώσσας, της φιλολογίας, της τέχνης και της αρχαιολογία στην Αρχαία Ελλάδα. Στη Blegen Βιβλιοθήκη επίσης φυλάσσονται αρχεία σχετικά με το υπόλοιπο ανασκαφικό έργο της Αμερικανικής Σχολής (εκτός από τις ανασκαφές στην Αγορά και στην Κόρινθο), που ξεκίνησε στα τέλη του 19ου αιώνα. 2. Η Γεννάδειος Βιβλιοθήκη κτίστηκε το 1926 για να στεγάσει τη συλλογή του διπλωμάτη και βιβλιόφιλου Ιωάννη Γενναδίου, ο οποίος δώρισε στην Αμερικανική Σχολή την πολύτιμη και σπάνια συλλογή του από βιβλία και αρχεία, με σκοπό να την κάνει προσιτή στο κοινό. Από τότε που η Βιβλιοθήκη άνοιξε τις πόρτες της στο ερευνητικό κοινό, η Σχολή έχει προσθέσει περίπου 85.000 τόμους και αρχεία, που συνολικά αυτή τη στιγμή αριθμούν τους 120.000 τόμους. Αρκετά από τα βιβλία είναι σπάνια, ενώ στα αρχεία της βιβλιοθήκης φυλάσσονται πολύτιμα αρχεία που αφορούν στην πολιτική ιστορία της σύγχρονης Ελλάδας και της Βαλκανικής Χερσονήσου, καθώς και σημαντικά λογοτεχνικά αρχεία μεγάλων Ελλήνων ποιητών και συγγραφέων, όπως αυτά του Γιώργου Σεφέρη, του Οδυσσέα Ελύτη, του Κώστα Βάρναλη, του Άγγελου Τερζάκη και του Στράτη Μυριβήλη. Τέλος, στην υλοποίηση του παρόντος έργου, θα συμμετάσχει το τμήμα Πληροφορικής της ΑΣΚΣΑ το οποίο είναι και υπεύθυνο για την υλοποίηση της ψηφιακής στρατηγικής της. Α.1.2.3 Π φ ύ ώ ώ Το προτεινόμενο έργο θα την βοηθήσει να αντιμετωπίσει μια σειρά από προβλήματα, όπως είναι τα εξής: • Δυσκολία στην εύρεση και επεξεργασία των επιμέρους στοιχείων, από το Σελίδα 14 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου σύνολο των μέχρι σήμερα ψηφιοποιημένων συλλογών της ΑΣΚΣΑ. • Διαχείριση σημαντικού παγκοσμίου ενδιαφέροντος ψηφιακού περιεχόμενου, μια και αυτό αφορά τόσο σε Έλληνες, όσο και ξένους ερευνητές, αρχαιολόγους, εκπαιδευόμενους και σπουδαστές, και γενικούς χρήστες. Ενδεικτικό παράδειγμα το αρχείο Σλήμαν. • Δια-λειτουργικότητας μεταξύ των συστημάτων που διαχειρίζονται τις επιμέρους ψηφιακές συλλογές της ΑΣΚΣΑ, παρέχοντας την δυνατότητα ενοποιημένης πρόσβασης στο ψηφιακό υλικό της. Το έργο θα δημιουργεί μια ενοποιημένη πύλη πρόσβασης στο σύνολο του ψηφιακού υλικού της ΑΣΚΣΑ. • Χωροταξικό πρόβλημα λόγω μεγάλου όγκου πληροφοριών σε έντυπη μορφή. • Να μπορεί να δημιουργεί μια λύση που θα μπορεί να υιοθετηθεί και από άλλες Ξένες Αρχαιολογικές Σχολές. Το ίδιο πρόβλημα εμφανίζεται στην πλειοψηφία των Ξένων Αρχαιολογικών Σχολών. • Κίνδυνοι απώλειας ή / και φθοράς της πληροφορίας με ανυπολόγιστες συνέπειες από την αλλοίωση των τεκμηρίων που προτείνονται να ψηφιοποιηθούν. • Προσβασιμότητα από όλες τις σύγχρονες πλατφόρμες και υπηρεσίες παροχής περιεχομένου, με έμφαση στην Ευρωπαϊκή Ψηφιακή Βιβλιοθήκη. Α.1.2.4 Π φ ώ φ Τ φ ύ ί ώ Π έ φ . Στο Φορέα λειτουργεί Μονάδα Πληροφορικής με σκοπό: • Την υλοποίηση μελετών αναγκών και η σύνταξη προδιαγραφών εξοπλισμού πληροφορικής για τις Βιβλιοθήκες και τα Αρχεία της ΑΣΚΣΑ. • Την τεχνική υποστήριξη τεχνική υποστήριξη και συντήρηση των πληροφοριακών συστημάτων της ΑΣΚΣΑ και του δικτυακού του τόπου. • Ανάπτυξη και υποστήριξη του δικτυακού τόπου και της ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης της ΑΣΚΣΑ. Παράλληλα, στις ΗΠΑ λειτουργεί υποστηρικτικά, επιτροπή ψηφιακού σχεδιασμού με στόχο την ενσωμάτωση state of the art λύσεων στο ψηφιακό υλικό που διαθέτουν οι μονάδες της ΑΣΚΣΑ σε όλη την επικράτεια της Ελλάδας. Η τοπολογία και δικτύωση της υφιστάμενης υπολογιστικής υποδομής έχει ως εξής: Σελίδα 15 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σελίδα 16 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α2. Α ί Α.2.1 Α ί Α.2.1.1 Α , ί Π φ Α έ Το παρόν Έργο εντάσσεται σαν Υποέργο 2 στη πράξη με τίτλο «Ψηφιακή Πρόσβαση στη Γεννάδειο Βιβλιοθήκη» με κωδικό ΟΠΣ 374043. Το αντικείμενο του αφορά στην ψηφιοποίηση, τεκμηρίωση (σε συνέργεια με τα αποτελέσματα από το υποέργο 1 της ίδιας Πράξης) και μετάπτωση τους (σε συνέργεια με τα αποτελέσματα από το υποέργο 3 της ίδιας Πράξης) μέρους του πολιτιστικού υλικού της Γενναδείου και Blegen βιβλιοθήκης. Ειδικότερα, πρόκειται να ψηφιοποιηθούν και τεκμηριωθούν οι ακόλουθες συλλογές: ΠΟΣΟΤΗΤΑ (Τεκμήρια) ΣΥΛΛΟΓΗ Αρχείο Σεφέρη, όγκος 11 γραμμικά μέτρα Αρχείο Μυριβήλη, όγκος 4.20 γραμμικά μέτρα Αρχείο Τερζάκη, όγκος 4.5 ΕΝΟΤΗΤΑ Α : γραμμικά μέτρα Mε τη ματιά της Αρχείο Καπετανάκη, όγκος 0.50 «Γενιάς του γραμμικό μέτρο, ‘30» Αρχείο Ελύτη (λογοτεχνική ενότητα μόνο), όγκος 7.5 γραμμικά μέτρα, Φωτογραφικές συλλογές Αμερικανών αρχαιολόγων: αρνητικά και φωτογραφίες ΥΠΟΣΥΝΟΛΟ Α Περιηγητικά κείμενα (βιβλία και χειρόγραφα) Ιστορικοί χάρτες ΕΝΟΤΗΤΑ Β: Ταξίδια και διακίνηση πληροφοριών στη Μεσόγειο (1500 - 1900) 45.000 16.800 18.000 2.000 30.000 Φωτογραφίες 50 2.000 300 και 1.000 Σελίδα 17 από 44 Λογοτεχνικά κείμενα 116.800 500 βιβλία Λογοτεχνικά κείμενα Λογοτεχνικά κείμενα Λογοτεχνικά κείμενα Λογοτεχνικά κείμενα 5.000 Πίνακες (υδατογραφίες) και Χαρακτικά 1.041 Avvisi: δημοσιογραφικά έντυπα σχετικά με σημαντικά γεγονότα 1.200 Εικόνες από λευκώματα ΕΙΔΟΣ Σπάνια Βιβλία Χάρτες Φωτογραφίες Πίνακες (υδατογραφίες) και χαρακτικά Έντυπα Εικόνες Σελίδες από σπάνια Βιβλία και χειρόγραφα Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΥΠΟΣΥΝΟΛΟ Α 6.091 ΣΥΝΟΛΟ 122.891 ΣΕΛΙΔΕΣ/ ΤΕΜΑΧΙΑ Ειδικότερα: Το φυσικό αντικείμενο του έργου θα δομηθεί με βάση δύο ενότητες. 1. Τ Α: «Γ ‘30» 2. Τ Β: Τ ξί ί φ ώ 1900) (1500 - Οι ενότητες αυτές μαζί με ενότητες από υπάρχουσες ψηφιοποιημένες συλλογές του φορέα, θα αποτελέσουν και τη βάση δημιουργίας των νέων ψηφιακών υπηρεσιών που θα παρέχονται στο ευρύ κοινό και τους ερευνητές. Αναλυτικότερα προβλέπεται : ΝΟΤΗΤΑ Α : M «Γ ‘30». Προτείνεται να ψηφιοποιηθούν τα λογοτεχνικά αρχεία των εκπροσώπων της «Γενιάς του ‘30» που βρίσκονται στα Αρχεία της Γενναδείου Βιβλιοθήκης και οι φωτογραφικές συλλογές των Αμερικανών αρχαιολόγων της ίδιας περιόδου στα Αρχεία της Blegen Βιβλιοθήκης. Η δεκαετία πριν από το Β’ Παγκόσμιο Πόλεμο αποτελεί ορόσημο στο έργο των συγγραφέων και ποιητών της λεγόμενης «Γενιάς του ’30». Ο τρόπος που «είδαν» και κατέγραψαν την Ελλάδα στα έργα τους ήταν καθοριστικός για τις επόμενες γενιές των Ελλήνων και όχι μόνον. Για παράδειγμα, ο Henry Miller στον Κολοσσό του Μαρουσιού γράφει για την Ελλάδα του 1939 που του γνώρισαν οι Γιώργος Σεφέρης, Γιώργος Κατσίμπαλης, Νίκος Χατζηκυριάκος-Γκίκας και Κωνσταντίνος Τσάτσος. Παράλληλα την ίδια εποχή οι Αμερικανοί φοιτητές που έρχονται στην Ελλάδα για να συμμετάσχουν στο εκπαιδευτικό πρόγραμμα της Αμερικανικής Σχολής βλέπουν και καταγράφουν τη χώρα και τους ανθρώπους της από άλλη οπτική γωνία και γυρίζοντας πίσω στην Αμερική μεταφέρουν τη δική τους εικόνα και εντυπώσεις. Με την έναρξη του Β’ Παγκοσμίου Πολέμου οι Αμερικανοί φοιτητές της δεκαετίας του 1930, που στο μεταξύ έχουν επιστρέψει στην πατρίδα τους, εκδίδουν ένα φωτογραφικό λεύκωμα με τίτλο This is Greece as Photographed by Members of the American School of Classical Studies at Athens and Their Friends, τα έσοδα από την πώληση του οποίου διατέθηκαν για την υποστήριξη των Ελλήνων πολιτών στα χρόνια της Κατοχής. Για την ανάδειξη των ψηφιακών τεκμηρίων στο διαδίκτυο προτείνονται μια συνολική και αρκετές επιμέρους ηλεκτρονικές εκθέσεις (on-line exhibits). H συνολική έκθεση με θέμα «Η Ελλάδα της δεκαετίας του ‘30» θα αντλεί υλικό από όλες τις ψηφιοποιημένες συλλογές και θα συνοδεύεται από έντυπη έκδοση. Οι επιμέρους ηλεκτρονικές εκθέσεις θα αναδεικνύουν κάθε αρχείο ξεχωριστά. Λόγοι πνευματικής ιδιοκτησίας επιβάλλουν την πραγματοποίηση ειδικής μελέτης (αν όχι για όλα τουλάχιστον για το αρχείο Γιώργου Σεφέρη) που θα αναλύει το καθεστώς πνευματικής ιδιοκτησίας των επιμέρους αρχειακών τεκμηρίων και θα ορίζει τη χρονική προθεσμία απελευθέρωσής τους, με σκοπό την ανάρτησή τους στο διαδίκτυο. Σελίδα 18 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΛΟΓΟΤ ΧΝΙΚΑ ΑΡΧ ΙΑ ΣΤΗ ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΚΑ ΑΡΧ ΙΑ Γ ΝΝΑΔ ΙΟ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ BLEGEN ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ Γιώργου Σεφέρη (καταγεγραμμένο) Doreen Canaday Spitzer Στράτη Μυριβήλη (καταγεγραμμένο) Gladys Davidson Weinberg Άγγελου Τερζάκη (καταγεγραμμένο) Richard H. Howland Ηλία Βενέζη (ακατάγραφο) Sterling Dow Δημήτρη Καπετανάκη (καταγεγραμμένο) Virginia R. Grace Οδυσσέα Ελύτη (καταγεγραμμένο) Homer A. Thompson Charles and Janet Morgan ΣΥΛΛΟΓΗ ΠΟΣΟΤΗΤΑ Λογοτεχνικό Αρχείο Σεφέρη, όγκος 11 γραμμικά μέτρα Λογοτεχνικό Αρχείο Μυριβήλη, όγκος 4.20 γραμμικά μέτρα Λογοτεχνικό Αρχείο Τερζάκη, όγκος 4.5 γραμμικά μέτρα Λογοτεχνικό Αρχείο Καπετανάκη, όγκος 0.50 γραμμικό μέτρο Λογοτεχνικό Αρχείο Ελύτη (λογοτεχνική ενότητα μόνο), όγκος 7.5 γραμμικά μέτρα, Φωτογραφικές συλλογές Αμερικανών αρχαιολόγων: αρνητικά και φωτογραφίες Σύ ύ θ ΝΟΤΗΤΑ Β: Τ ξί θ ί: 116.800 φ ί ΣΤΗ 45.000 16.800 18.000 2.000 30.000 5.000 φί . φ ώ (1500 - 1900). Ο ιδρυτής της Γενναδείου Βιβλιοθήκης Ιωάννης Γεννάδιος με τη γνώση και το πάθος του να συγκροτήσει μια συλλογή βιβλίων που να φωτίσει πολλές πλευρές της ελληνικής ιστορίας και του ελληνικού πολιτισμού έδωσε ιδιαίτερη σημασία και βαρύτητα στην περιηγητική γραμματεία και στην ματιά που έριχναν ταξιδιώτες, διπλωμάτες και έμποροι στις δραστηριότητες και τις συνήθειες, τους νόμους και στους συνεκτικούς δεσμούς των Ελλήνων και των άλλων εθνοτήτων που διαβίωναν στις περιοχές της Οθωμανικής Αυτοκρατορίας. Συναντώντας έναν άλλο κόσμο, Ευρωπαίοι καλλιτέχνες, αρχαιοδίφες και διπλωμάτες, έμποροι και συλλέκτες, φυσιοδίφες και ιερωμένοι καταθέτουν τις αναζητήσεις τους και τους τρόπους πραγματοποίησης των στόχων τους στις αποστολές τους και τις περιπλανήσεις τους στις περιοχές της Οθωμανικής Αυτοκρατορίας, αποτυπώνουν τα βιώματά τους και τις παρατηρήσεις τους στο περιηγητικό κείμενο, τη χαρτογραφία, σε δημοσιογραφικές περιγραφές σημαντικών γεγονότων, σε σχέδια και έργα τέχνης. Ταξιδιώτες από τη Δυτική Ευρώπη ταξιδεύουν στην Ανατολή όπου συλλέγουν Σελίδα 19 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου πληροφορίες και υλικό που μέσω σημειώσεων, χαρτών, σχεδίων και εντύπων διαχέονται πίσω στη Δύση ενημερώνοντας τους συμπατριώτες τους για τις εμπειρίες τους στην Ανατολή. Συλλέγοντας πληροφορίες από περιηγητικά κείμενα, χάρτες, εικόνες και γκραβούρες, σχέδια αλλά και από έντυπο δημοσιογραφικό υλικό προτείνουμε την ανάδειξη του ταξιδιού και της διακίνησης της πληροφορίας από την Ανατολική Μεσόγειο προς τη Δύση μέσα από διαδικτυακές εκθέσεις, online καταλόγους, βάσεις για αναζήτηση πληροφοριών αλλά και έντυπο υλικό. Το σπάνιο υλικό που κατέχει η Γεννάδειος βιβλιοθήκη και το οποίο αποτελεί τη δεξαμενή η οποία θα μας επιτρέψει να στήσουμε τις παραπάνω δραστηριότητες χωρίζεται στις εξής 5 ενότητες: Περιηγητικά κείμενα (βιβλία και χειρόγραφα) Ιστορικοί χάρτες Πίνακες (υδατογραφίες) και Χαρακτικά Avvisi: δημοσιογραφικά έντυπα σχετικά με σημαντικά γεγονότα Εικόνες από βιβλία και λευκώματα Αναλυτικότερα: Π ί Μια από τις πιο σημαντικές συλλογές της Βιβλιοθήκης είναι τα σπάνια βιβλία και χειρόγραφα των περιηγητών οι οποίοι επισκέφτηκαν την Ελλάδα από τον 15ο αι. μέχρι το 19ο αιώνα. Πολλοί από αυτούς, κυρίως κατά το Μεσαίωνα, πήγαιναν ως προσκυνητές στους Αγίους Τόπους και σε άλλα μέρη που συνδέονταν με τη Βίβλο. Τα χρονικά τους συμπληρώνονται με τις αφηγήσεις των εμπόρων και των ναυτικών, και αργότερα, τον 16ο αιώνα, με τις περιγραφές μεγάλου αριθμού λογίων και περιηγητών που έρχονταν να επισκεφθούν τους τόπους της κλασικής αρχαιότητας. Απλές, σύντομες αναφορές σε συγκεκριμένους τόπους ή πλούσιες αναλύσεις αρχαιογνωσίας συνοδευμένες από σπάνιες εικονογραφήσεις μνημείων και σημαντικών αρχαιολογικών χώρων, αυτά τα κείμενα προσφέρουν σημαντικό υλικό για τον ιστορικό, τον αρχαιολόγο ή το φυσιοδίφη. Από την αρχή της δεκαετίας του 1990 η συλλογή αυτή έχει ευρετηριαστεί σε μια σύνθετη βάση δεδομένων σε μορφή Access, που επιτρέπει την αναζήτηση και ανεύρεση ιστορικών πληροφοριών. Το πρόγραμμα δίνει έμφαση σε όλον τον Βαλκανικό χώρο και στην Μικρά Ασία, καθώς και στις περιοχές του Ελλαδικού χώρου που τελούσαν υπό Βενετική ή άλλη Ευρωπαϊκή κυριαρχία από το 1500 έως το 1840. Οι πληροφορίες κατατάσσονται σε θεματικές ενότητες που άπτονται: του φυσικού και δομημένου χώρου, αρχαιογνωσίας, οικονομικής και κοινωνικής ζωής, εκφάνσεων τoυ καθημερινού βίου και πολιτισμού, τρόπων πολιτικής εξουσίας και λίγο σχηματικά, θα λέγαμε συνθέτουν αυτό που συχνά ονομάζουμε ‘’συνολική ιστορία’’. Η βάση δεδομένων χρειάζεται μια εναρμόνιση με τα πιο σύγχρονα τεχνικά δεδομένα ώστε να αναδείξει επάξια το ερευνητικό υλικό που έχει συλλεχτεί και να προσφέρει μέσω διαδικτύου μια εύχρηστη και φιλική προς το χρήστη μηχανή αναζήτησης. Οι πληροφορίες θα συνδεθούν με ψηφιοποιημένα κείμενα που είτε υπάρχουν ήδη στο διαδίκτυο σε ανοικτή πρόσβαση είτε θα ψηφιοποιηθούν από τις συλλογές της Γενναδείου Βιβλιοθήκης. Πενήντα (50) σπάνια βιβλία και χειρόγραφα περιηγητών θα ψηφιοποιηθούν ώστε να πλαισιώσουν Σελίδα 20 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου και να εμπλουτίσουν τη βάση δεδομένων (ψηφιοποίηση περίπου 1000 λήψεις). Τα βιβλία θα επιλεγούν με βάση τη σπανιότητά τους και αφού γίνει διεξοδικός έλεγχος στις ήδη υπάρχουσες ψηφιοποιημένες συλλογές περιηγητικών κειμένων όπως για παράδειγμα η Gallica της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Γαλλίας (http://gallica.bnf.fr/) ή η Ανέμη του Πανεπιστημίου της Κρήτης (http://anemi.lib.uoc.gr/?lang=el). Ο δίτομος κατάλογος των ταξιδιωτικών βιβλίων της Γενναδείου Βιβλιοθήκης του Shirley H. Weber, Voyages and travels in Greece, the Near East, and adjacent regions. made previous to the year 1801; being a part of a larger catalogue of works on geography, cartography, voyages and travels, in the Gennadius Library in Athens (Princeton, 1952-53) θα χρησιμοποιηθεί για να εμπλουτιστεί η βάση δεδομένων με θεματική αποδελτίωση και για τα βιβλία του 19ου αιώνα. Σύ ύ θ θ ί: Π (50) ββ ί φ ώ . Χ Η Γεννάδειος Βιβλιοθήκη έχει μια σημαντική συλλογή 3.000 ιστορικών χαρτών από τον 15ο μέχρι τον 20ο αιώνα. Περιέχει χειρόγραφους και έντυπους χάρτες που έχουν φιλοτεχνηθεί από ονομαστούς χαρτογράφους και εκδότες. Ανάμεσα τους, στους πολλούς χάρτες αξίζει να επισημάνουμε το Liber Insularum του Χριστόφορου Buondelmonti (15ος αι.), που περιέχει μια σειρά χειρόγραφων χαρτών που απεικονίζουν νησιά του Ιόνιου και του Αιγαίου Πελάγους, μια ναυτική χάρτα του Αιγαίου του Νικόλαου Κεφαλά από τον πρώιμο 19ο αιώνα (πρόκειται πιθανότατα για τον πρώτο έντυπο ελληνικό ναυτικό χάρτη) και πολλούς άλλους χάρτες που παρουσιάζουν (γεωγραφικά) τις πολιτικές εξελίξεις στα βαλκανικά κράτη κατά τον στον ύστερο 19ο αιώνα. Η σημαντική αυτή συλλογή είναι πλήρως καταλογογραφημένη και τα βιβλιογραφικά τους στοιχεία (MARC records) που είναι τώρα καταχωρημένα στην ψηφιακή βιβλιοθήκη για τη Διεθνή Έρευνα (Digital Library for International Research) πρέπει να απορροφηθούν στον ηλεκτρονικό κατάλογο της Γενναδείου (http://ambrosia.ascsa.edu.gr:8991/). Παράλληλα με την μετάπτωση των πληροφοριών αυτών στον ηλεκτρονικό κατάλογο της Γενναδείου βιβλιοθήκης η ψηφιοποίηση ή φωτογράφιση όλων των χαρτών θα αναδείξει τη μεγάλη ιστορική σημασία τους.. Σύ Πί ύ ( θ θ ί, ί 2.000 300 φ φί . φί ) Σημαντικές συλλογές υδατογραφιών των Άγγλων περιηγητών Edward Lear (περ. 1850), William Haygarth (1810-1811) και του Έλληνα Παναγιώτη Ζωγράφου που εικονογράφησε τα Απομνημονεύματα του Στρατηγού Μακρυγιάννη καθώς και χαρακτικά από το 17ο μέχρι τον 19ο αι. Παράλληλα ορισμένες μεταβυζαντινές εικόνες και διάφορα άλλα έργα τέχνης χρειάζονται πλήρη καταλογογράφηση. Για λόγους ασφαλείας αλλά και προβολής του υλικού που δεν πρέπει να εκτίθεται στο φως για μακρό χρονικό διάστημα λόγω ευαισθησίας, είναι απαραίτητο να ψηφιοποιηθεί για να υπάρχει άμεση πρόσβαση διαδικτυακά. Σελίδα 21 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΠΟΣΟΤΗΤΑ 198 300 24 91 8 20 Σύ έ Π ΡΙΓΡΑΦΗ ΥΛΙΚΟΥ υδατογραφίες τοπίων της Ελλάδας του Edward Lear σχέδια και πίνακες του William Haygarth πίνακες του Παναγιώτη Ζωγράφο χαρακτικά κ.ά. (λυτά Γενναδίου, κατάλογος Ναταλίας Βογκέϊκωφ) μεταβυζαντινές εικόνες από τη Συλλογή Σταθάτου Διάφορα άλλα έ : 1041. Avvisi Στις συλλογές της Γενναδείου Βιβλιοθήκης συγκαταλέγεται σημαντικός αριθμός ολιγοσέλιδων φυλλαδίων γνωστών στην επιστημονική έρευνα με την ονομασία avvisi, occasionels, zeitungen. Τα avvisi αποτελούν προδρομική μορφή των εφημερίδων και αποτέλεσαν για μεγάλο χρονικό διάστημα τον κυριότερο τρόπο ενημέρωσης του ευρωπαϊκού κοινού για πάσης φύσεως γεγονότα και φαινόμενα. Αποτελούνται συνήθως από ένα ή δύο δίφυλλα μικρού μεγέθους (4ου ή και 8ου), διαθέτουν σελίδα τίτλου όπου αναγγέλλουν με έντονα τυπογραφικά στοιχεία τα νέα που καταγράφονται στις σελίδες που ακολουθούν και συχνά έχουν, ως διάταξη κειμένου, τη μορφή επιστολής. Τα ενημερωτικά αυτά φύλλα κυκλοφορούσαν σε χειρόγραφη μορφή μέχρι τα τέλη του 15ου αιώνα οπότε αντικαταστάθηκαν από έντυπα αμέσως μετά την καθιέρωση της νέας τυπογραφικής τεχνικής. Οι αιώνες 16ος και 17ος αποτελούν τη χρυσή εποχή των avvisi καθώς από τον 17ο και εξής τη θέση τους θα λάβουν πλέον οι εφημερίδες με τη μορφή που τις γνωρίζουμε σήμερα, δειλά στην αρχή, πολύ δυναμικά στη συνέχεια. Παρόλα αυτά τα avvisi κυκλοφορούσαν ευρέως στην Ευρώπη ακόμα και τον 18ο αιώνα, έως την οριστική τους απόσυρση στα μέσα του αιώνα. Τα φυλλάδια τυπώνονταν κυρίως στις περιοχές και τις πόλεις που αποτελούσαν αφενός κέντρα τυπογραφίας και αφετέρου σημεία άφιξης, συγκέντρωσης και διάχυσης των ειδήσεων στην Ευρώπη (Ιταλία και κύρια στη Βενετία, αλλά και στη Γαλλία, Ισπανία, Πορτογαλία, Κάτω Χώρες, Γερμανία και Αγγλία. Λόγω της ευτελούς τους αξίας λίγα έχουν σωθεί σε συλλογές. Όταν μάλιστα τα έντυπα αυτά συγκροτούν θεματικές και χρονολογικές ενότητες με συνέχεια είναι εξαιρετικά σπάνια και σημαντικά τεκμήρια. Η Γεννάδειος Βιβλιοθήκη διαθέτει 200 τέτοια σπανιότατα ενημερωτικά φυλλάδια (avvisi) που χρονολογούνται από το 16ο ώς και τα τέλη του 18ου αιώνα και αναφέρονται στις σχέσεις της Οθωμανικής Αυτοκρατορίας με τη Βενετία και την Ευρώπη. Όλα τα γνωστά μας σήμερα είδη και τα μέσα του ειδησεογραφικού λόγου, άμεση αφήγηση, ζωντανό ρεπορτάζ, εικόνα, μεταφορά του λόγου τρίτων εμφανίζονται σπερματικά ή και πιο ανεπτυγμένα μέσα στα avvisi ενώ ένα ενδιαφέρον επικαιρικό στοιχείο αποτελεί η σελίδα τίτλου κάθε avviso που επιδιώκει άλλοτε με κραυγαλέο τρόπο και με εικόνες κι άλλοτε πιο ήπια να προσελκύσει το ενδιαφέρον του αναγνώστη και να τον αποσπάσει από την ανάγνωση άλλων ανταγωνιστικών εντύπων. Φαινόμενα οικεία σε εμάς σήμερα, όπως η διαχείριση των ειδήσεων ανάλογα με διάφορες σκοπιμότητες, η λογοκρισία ή ακόμα και η «κατασκευή» ειδήσεων που εξυπηρετούσαν κάποιον σκοπό είναι παρόντα και στα avvisi. Ιδιαίτερα χρήσιμη θα ήταν η ολική αναπαραγωγή του πρωτότυπου υλικού σε ψηφιακή Σελίδα 22 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου μορφή ώστε το περιεχόμενο το οποίο είναι γραμμένο σε πολλές ευρωπαϊκές γλώσσες να μπορεί να συγκριθεί και να αναδειχθεί καλύτερα. Σύ 1.200 ψ φ Ψ φ Γ ί . ί ώ Ββ θ ύ ββ ί φ . Μια θαυμάσια συλλογή βιβλίων που χρονολογούνται από τον 15ο ως τον 20ο αιώνα περιλαμβάνει απεικονίσεις ενδυμασιών. Η απεικόνιση των ενδυμασιών εκτός του ότι συχνά περιέχει όμορφες και άρτια ζωγραφισμένες παραστάσεις, αποτελεί ακόμη εξαίρετη πηγή για τα έθιμα, τις καθημερινές ασχολίες και γενικά την κοινωνική ζωή στην Ελλάδα από την εποχή της Τουρκοκρατίας και ύστερα. (ψηφιοποίηση περίπου 500 εικόνων). Ανάμεσα στους 20.000 σπάνιους τόμους της Βιβλιοθήκης υπάρχουν κάποιοι που είναι μοναδικοί είτε γιατί είναι χειρόγραφοι κώδικες ιδιαίτερης ιστορικής σημασίας (λόγω του γραφέα, του τόπου σύνταξης του κειμένου, της εικονογράφησης, κλπ), είτε επειδή είναι άλμπουμ με πρωτότυπα σχέδια, είτε –τέλος- επειδή περιέχουν μοναδικό υλικό (π.χ. τα σχέδια που χρησιμοποιήθηκαν για τη χάραξη των χαρακτικών, πρωτότυπα σχέδια ή σημειώματα του συγγραφέα ή κάποιου διάσημου ιδιοκτήτη του τόμου αυτού). 50 από αυτά τα σπανιότατα βιβλία θα ήταν καλό να ψηφιοποιηθούν και να προβληθούν με διάφορους τρόπους έκθεσης μέσω διαδικτύου. (εκτίμηση ψηφιοποίησης περίπου 1000 σελίδες). Συνολικά προβλέπεται η ψηφιακά ανάδειξη 500 εικόνων 1.000 σελίδες από τη συλλογή με τα σπάνια βιβλία και χειρόγραφα. Ο ί θ ψ φ θ ύ θ ξ Κ β θ ύ έ ί φ ί θ ύ φέ ί Υ Πί ( έ ώ . 1 ί .Ο ί 5%) θ έ θ ί. ύ ί ί έ ύψ έ Τα ψηφιοποιημένα τεκμήρια και η τεκμηρίωση τους θα παραδοθούν σε μορφή ώστε να μπορούν να ενταχθούν στην γενικότερη λειτουργία μετάπτωσης που θα ακολουθηθεί και για τα υπάρχοντα ψηφιακά τεκμήρια της ΑΣΚΣΑ. Η επιλογή των συσκευών ψηφιοποίησης από την πλευρά του Αναδόχου πρέπει να έχει την αποδοχή της Αναθέτουσας Αρχής. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής βιβλιοθήκης και βάσης δεδομένων με τα τεκμήρια της Αναθέτουσας Αρχής τα οποία θα είναι κατά το δυνατόν πιστή αποτύπωση των πρωτοτύπων. Κατά την ψηφιοποίηση, κάθε τεκμήριο θα αναπαράγεται ψηφιακά διατηρώντας ακριβώς την ίδια εμφάνιση και διάσταση με το πρωτότυπο τεκμήριο, το δε ψηφιακό αρχείο θα αποκτά ένα μοναδικό ψηφιακό κωδικό ταυτοποίησης και θα ταξινομείται σύμφωνα με τα κριτήρια και το χαρακτηρισμό του αρχείου που θα προκύπτει σε συνδυασμό με την διαδικασία της επιστημονικής τεκμηρίωσης. Λόγω της σπανιότητας του υλικού απαιτείται και η μικρο-φωτογράφηση του έντυπου υλικού. Σελίδα 23 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Τα ψηφιακά αρχεία θα αποθηκευτούν με τις ακόλουθες προδιαγραφές : Πρωτότυπο αντικείμενο Ελάχιστη ανάλυση Χρωματικό βάθος Φωτοτυπημένο υλικό (ασπρόμαυρο) Έντυπο υλικό (ασπρόμαυρο) Έντυπο υλικό (έγχρωμο) 200-300 dpi 8 bit γκρι 400 dpi ή 4000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 400 dpi ή 4000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 300 dpi ή 4000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 300 dpi ή 4000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 8 bit γκρι Φωτογραφίες (ασπρόμαυρες) 600 dpi ή 5000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 8 bit γκρι Φωτογραφίες (έγχρωμες) 600 dpi ή 5000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 600 dpi ή 5000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 600 dpi ή 5000 pixels στη μεγαλύτερη διάσταση 24 bit 35mm slides, αρνητικά κλπ (ασπρόμαυρα) 2400 dpi 8 bit γκρι 35mm slides, αρνητικά κλπ (έγχρωμα) 2400 dpi 24 bit 6cm X 6cm (ασπρόμαυρα) slides 2000 dpi 8 bit γκρι 6cm X 6cm slides (έγχρωμα) Slides ή πλάκες από γυαλί (ασπρόμαυρα) 2000 dpi 24 bit 600 dpi 8 bit γκρι Χάρτες και (ασπρόμαυρα) Χάρτες και (έγχρωμα) γραφικά γραφικά Έργα τέχνης(ασπρόμαυρα) Έργα τέχνης, υφάσματα (έγχρωμα) 24 bit 8 bit γκρι 24 bit 8 bit γκρι 24 bit Οι εργασίες ψηφιοποίησης που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου θα πραγματοποιηθούν αποκλειστικά στους χώρους που θα διαθέσει για το σκοπό αυτό η Αναθέτουσα Αρχή. Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ υποχρεούται να παραδώσει και να εγκαταστήσει τον αναγκαίο εξοπλισμό καθώς και το απαραίτητο έτοιμο λογισμικό σύμφωνα με τις προδιαγραφές και τις απαιτήσεις που περιγράφονται στην παρούσα διακήρυξη (και στους πίνακες συμμόρφωσης). Σελίδα 24 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α.2.1.2 Γ ί Το αρχειακό υλικό θα ψηφιοποιηθεί σύμφωνα με τις αρχειακές προδιαγραφές που περιγράφονται παρακάτω. Το προς ψηφιοποίηση αρχειακό υλικό ευρίσκεται σε χώρους της Αναθέτουσας αρχής. Λόγω της παλαιότητας, σπανιότητας, του είδους και των χαρακτηριστικών των τεκμηρίων, ιδιαίτερη σημασία ως προς την αξιολόγηση της τεχνικής προσφοράς, θα δοθεί στις διαδικασίες και την μεθοδολογία υλοποίησης του έργου από πλευράς Αναδόχου για την ελαχιστοποίηση της καταπόνησης του αρχειακού υλικού. Ειδικότερα, κατά την ψηφιοποίηση, κάθε ψηφιακό αρχείο που θα παράγεται, θα αποκτά έναν μοναδικό ψηφιακό κωδικό ταυτοποίησης και θα ταξινομείται σύμφωνα με τα κριτήρια και τον χαρακτηρισμό του αρχείου που θα προκύψει από το Υποέργου 1. Λόγω της σπανιότητας του υλικού απαιτείται και η ψηφιοποίηση του έντυπου υλικού. Η ψηφιοποίηση του υλικού θα είναι grayscale (8 bit) ή έγχρωμη (24 bit) σε, ανάλογα με τις απαιτήσεις αναγνωσιμότητας των τεκμηρίων υλικού και θα γίνεται κατευθείαν σε μικροφίλμ υψηλών αρχειακών προδιαγραφών (silver halide). Τα ψηφιακά αρχεία του εντύπου υλικού θα αποθηκευτούν σε πλήρες μέγεθος, χωρίς καμία συμπίεση, σε ανάλυση 400 dpi. Για το σύνολο του ψηφιοποιημένου υλικού θα πρέπει να δημιουργηθούν επίσης συμπιεσμένα αρχεία και αρχεία προεπισκόπησης. Στο υλικό θα ενσωματωθεί και ειδικό φ που θα παραδοθεί στον ανάδοχο από την αναθέτουσα αρχή. Για την κατηγορία του υλικού που αφορά τα βιβλία, αποτελεί υποχρέωση του Αναδόχου η μετατροπή τους σε μορφότυπο PDF. Το συγκεκριμένο παραδοτέο θα παραδοθεί σε μορφή «Image PDF with hidden text» που επιτρέπει την αναζήτηση και επιλογή κειμένου σε ξεχωριστό αρχείο PDF, το οποίο συντίθεται από τις σαρωμένες εικόνες και το κείμενο που προκύπτει από το OCR. Απαιτείται «αδιόρθωτο», όπως ονομάζεται, OCR για κείμενα Νέων Ελληνικών και άλλων διαδεδομένων γλωσσών εφόσον πρόκειται για ξενόγλωσσο υλικό. Α.2.1.3 Δ ί ί ύ ύ Η Αναθέτουσα Αρχή θα αναλάβει την υποχρέωση εξολοκλήρου να προετοιμάσει το πρωτογενές αρχειακό υλικό ώστε αυτό να είναι σε θέση να παραδοθεί προς επεξεργασία στον Ανάδοχο του έργου. Δεν επιτρέπεται η μεταφορά του πρωτογενούς υλικού καθ’ οποιονδήποτε τρόπο, εκτός των χώρων της Αναθέτουσας Αρχής. Α.2.1.4 Δ ί β Δείγμα των τεκμηρίων θα διατίθεται προς επίδειξη από την Αναθέτουσα αρχή σε όλους τους υποψήφιους προμηθευτές. Για τον λόγο αυτό, θα πρέπει οι υποψήφιοι προμηθευτές να έρθουν σε συνεννόηση με την Αναθέτουσα Αρχή τουλάχιστον 5 ημέρες πριν από την ημερομηνία διεξαγωγής του διαγωνισμού για τον προγραμματισμό της συνάντησης. Η Αναθέτουσα αρχή διατηρεί το δικαίωμα να εφαρμόσει κάθε μέτρο που κρίνει απαραίτητο για την προστασία του αρχειακού υλικού, όπως ενδεικτικά συνεχής συνοδεία του υλικού από προσωπικό της. Άρνηση η αδυναμία συμμόρφωσης με τα παραπάνω συνεπάγονται αυτόματα και χωρίς δικαίωμα ένστασης αποκλεισμό από το διαγωνισμό. Α.2.1.5 Τ ί Ψ φ ύΥ ύ Το αρχειακό υλικό, που περιγράφεται στις προηγούμενες ενότητες, θα ψηφιοποιηθεί, και θα τεκμηριωθεί ως προς τα χαρακτηριστικά του και θα ευρετηριαστεί με βάση σύγχρονα διεθνή πρότυπα τεκμηρίωσης και ευρετηρίασης. Τα στοιχεία της τεκμηρίωσης και της ευρετηρίασης θα εισαχθούν σε βάση δεδομένων που θα αναπτυχθεί για την αποθήκευση και τη διαχείριση υλικού, έτσι ώστε να προσφέρονται στο χρήστη της τα στοιχεία ταυτότητας Σελίδα 25 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου και το περιεχόμενο του κάθε αρχείου. Επίσης υπάρχουσα τεκμηρίωση του αρχειακού υλικού σε ηλεκτρονική μορφή θα μετατραπεί και θα εισαχθεί στη βάση δεδομένων. Με αυτό τον τρόπο θα μεγιστοποιηθούν τα οφέλη για τον χρήστη της, αφού θα έχει: α) άμεση πρόσβαση στο ψηφιακό αντίγραφο και β) δυνατότητα αναζήτησης με σύνθετα κριτήρια των ουσιαστικών στοιχείων του περιεχομένου. Η βάση δεδομένων με το πλήρες υλικό θα φιλοξενηθεί στις εγκαταστάσεις της Αναθέτουσας Αρχής. Ο πλήρης κατάλογος με τα χαρακτηριστικά και τις περιγραφές και το ψηφιοποιημένο υλικό θα είναι διαθέσιμα στο internet μέσω μελλοντικού ειδικού ψηφιακού πολιτιστικού κόμβου που θα δημιουργηθεί. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να προμηθεύσει την Αναθέτουσα αρχή με τον κατάλληλο εξοπλισμό και το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί για την βάση, την αποθήκευση και τη διάθεση των πληροφοριών σε τοπικό δίκτυο, σε συστήματα της Αναθέτουσας Αρχής. Στα χαρακτηριστικά της βάσης θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα τεχνικά χαρακτηριστικά στοιχεία του ψηφιοποιημένου τεκμηρίου. • Τ ί ψ φ ί . Τουλάχιστον τα ακόλουθα μεταδεδομένα πρέπει να συνοδεύουν το ψηφιοποιημένο υλικό με τη βοήθεια του λογισμικού ψηφιοποίησης. Τα μεταδεδομένα αυτά να μπορούν να αποθηκευτούν σε μορφή XML ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν αργότερα από άλλες εφαρμογές. Η ί Ό Δ Ό ψ φ ί Ό έ Α Β θ ώ Σ Χ ί Κ ’ ώ έ Α.2.2 Σ pixels ( ύ ί ( , ύψ ) , ύψ φ έ , serial number ) ί ppi ( φ , έ ί β ί .( β ί (10) MARC records ). ). ί ί θ ύ ί Α θέ ββ Dublin core Α . φέ H Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών ασχολείται περισσότερο από έναν αιώνα με την επιμόρφωση των φοιτητών, την αρχαιολογική έρευνα, την αποκάλυψη νέων στοιχείων, τη διατήρηση και αναστήλωση των μνημείων, τη γενικότερη προστασία της πολιτιστικής κληρονομιάς και συμβάλλει ουσιαστικά στην διάδοση του Ελληνικού Πολιτισμού στη διεθνή επιστημονική κοινότητα αλλά και στο ευρύτερο κοινό. Συνοψίζοντας, η Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών: • Διαθέτει τις απαραίτητες εγκαταστάσεις, πόρους και εξοπλισμό για την λειτουργία της. • Μέσα από τις νέες της υπηρεσίες και υποδομές, αποτελεί ένα μοναδικό για τα ελληνικά δεδομένα εκπαιδευτικό πολυκέντρο. Σελίδα 26 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου • Διαθέτει ένα πλήρες και ισορροπημένο «μείγμα» λειτουργιών συνδυάζοντας εκπαιδευτικές / δημιουργικές, εκδοτικές, συνεδριακές και ψυχαγωγικές δραστηριότητες. • Αποτελεί ανεξάρτητο, μη-κερδοσκοπικό κοινωφελές εκπαιδευτικό ίδρυμα που βασίζει τη λειτουργία και τις δραστηριότητές του σε ίδιους πόρους. Αυτό διασφάλισε την ολοκληρωμένη και συνεπή συνέχιση κάθε έργου που ξεκίνησε από τη σύστασή του, για την παροχή των υπηρεσιών του προς το ελληνικό κοινό. • Αποτελεί έναν ιδιαίτερα αξιόπιστο φορέα με υψηλό κύρος που χαίρει της αποδοχής και αναγνώρισης κάθε κοινωνικού και επιστημονικού φορέα. Τα τελευταία χρόνια, η Αμερικανική Σχολή Κλασικών Σπουδών, προκειμένου να ανταποκριθεί στα νέα δεδομένα και να υπηρετήσει όσο το δυνατόν καλύτερα τους στόχους της, προωθεί ένα μακροπρόθεσμο πρόγραμμα ανάπτυξης στον τομέα της διαχείρισης της πολιτιστικής κληρονομιάς. Το περιεχόμενό της περιλαμβάνει πλούσιες συλλογές ποικίλων πρωτογενών και δευτερογενών πληροφοριών, σε διάφορες μορφές, Το προτεινόμενο έργο θα την βοηθήσει να ξεπεράσει μια σειρά από προβλήματα, όπως είναι τα εξής: • Δυσκολία στην εύρεση και επεξεργασία των επιμέρους στοιχείων, • Χωροταξικό πρόβλημα λόγω μεγάλου όγκου πληροφοριών σε έντυπη μορφή. • Διαχείριση πολυγλωσσικού περιεχόμενου, μια και αυτό αφορά τόσο σε Έλληνες, όσο και Αμερικανούς και ξένους ερευνητές, αρχαιολόγους, εκπαιδευόμενους και σπουδαστές, και γενικούς χρήστες. • Δυνατότητα ενοποιημένης πρόσβασης στο ψηφιακό υλικό της. Η πρόσβαση είναι δυνατή σε κάθε αρχείο ξεχωριστά. • Κίνδυνοι απώλειας ή / και φθοράς της πληροφορίας με ανυπολόγιστες συνέπειες από την αλλοίωση τους, • Αδυναμία τήρησης αντιγράφων ασφαλείας, • Η ενημέρωση του κοινού και η ανάδειξη του Πολιτιστικού περιεχομένου γίνεται με παραδοσιακούς τρόπους (ανακοινώσεις κλπ) και απευθύνεται σε όσους έχουν φυσική πρόσβαση στις υπηρεσίες της Σχολής καθιστώντας άγνωστο στο ευρύ κοινό μεγάλο μέρος του Πολιτιστικού πλούτου της Ελλάδος. • Προσβασιμότητα από όλες τις σύγχρονες πλατφόρμες και υπηρεσίες παροχής περιεχομένου, με έμφαση στην Ευρωπαϊκή Ψηφιακή Βιβλιοθήκη. Η ΑΣΚΣΑ προσδοκά από τις παραπάνω υπηρεσίες: • Να δημιουργηθεί η κατάλληλη υποδομή διαχείρισης του αρχειακού υλικού που υπάρχει στην Σχολή. • Να ψηφιοποιηθεί ένα σημαντικό μέρος των Συλλογών των Βιβλιοθηκών Γενναδείου και Blegen και των Αρχείων της Σχολής. • Να δημιουργηθεί ένα κομβικό σημείο για την πληροφόρηση των ενδιαφερομένων • Να έχει τη δυνατότητα ευρύτερης διανομής και προβολής της νεώτερης ιστορίας της Ελλάδος. • Να προάγει την αλληλεπίδραση και συμμετοχή σε διάφορα επίπεδα καλύπτοντας τα παρακάτω θέματα: o Να δημιουργηθεί ένα δυναμικό εξελισσόμενο εργαλείο προβολής της νεώτερης ιστορίας της Ελλάδος προς τους πολίτες, το κοινό και γενικά όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς. Σελίδα 27 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου o Να δημιουργήσει την υποδομή ασφαλούς ενημέρωσης και αλληλεπίδρασης με ειδικό κοινό, όπως ερευνητές αρχαιολόγους, εκαιδευτικό κοινό κλπ. o Να προωθήσει την ένταξη και συμμετοχή στα κοινά ειδικών ομάδων του πληθυσμού, καθώς είναι κρίσιμη η ανάγκη διασφάλισης του δικαιώματος πρόσβασης και χρήσης των παρεχόμενων υπηρεσιών από όλους τους πολίτες, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρίες και μεταναστών. • Να προωθήσει την υιοθέτηση ενός συστηματικού τρόπου συγκέντρωσης και διαχείρισης πολιτιστικού περιεχομένου το οποίο θα καλύπτει: o Καθορισμό διαδικασιών συγκέντρωσης, ελέγχου και διάθεσης περιεχομένου που αφορά την Ελληνική Ιστορία. o Δημιουργία συγκεκριμένου σχεδίου συγκέντρωσης και διαχείρισης ψηφιακού περιεχομένου που θα αφορά πολιτιστικούς τομείς δραστηριοτήτων o Υποστήριξη της συνεργασίας μεταξύ φορέων του Δημοσίου για την παροχή πληροφοριών με ομοιογενή και συνεπή τρόπο προς τους ενδιαφερόμενους, με κατάλληλα μέτρα διαλειτουργικότητας σε επίπεδο συστημάτων και συνεργασίας σε θεσμικό επίπεδο. • Να προσφέρει ένα σημείο αναφοράς καθώς και τα απαραίτητα εργαλεία υποστήριξης των εργασιών που εκτελούνται από τα στελέχη της ΑΣΚΣΑ τα οποία επιφορτίζονται με τις σχετικές διαδικασίες ενημέρωσης και διαχείρισης πολιτιστικού περιεχομένου Επιμέρους τεχνολογικοί στόχοι, οι οποίοι συνδέονται με την επίτευξη των παραπάνω είναι οι εξής: • Εμπλουτισμός της τεχνολογικής υποδομής της ΑΣΚΣΑ. • Ενοποίηση των υπαρχόντων συστημάτων της ΑΣΚΣΑ • Εκμετάλλευση των υπαρχουσών εφαρμογών που υποστηρίζουν τη λειτουργία της ΑΣΚΣΑ. Στους δυνητικούς χρήστες του συστήματος περιλαμβάνονται: • Όλο το ανθρώπινο δυναμικό Δημόσιων και Ιδιωτικών Πολιτιστικών Φορέων που στο αντικείμενό τους απαιτούν ενημέρωση και τεκμηρίωση αρχαιολογικού και ιστορικού ενδιαφέροντος και οι οποίοι θα μπορούν να έχουν συγκεντρωμένη πληροφόρηση για την οποία σήμερα θα πρέπει να την αναζητήσουν σε πολλές, ασύνδετες τις περισσότερες φορές, ψηφιακές πηγές, • Ανεξάρτητοι φορείς πολιτισμού και τα στελέχη τους, • ερευνητικοί φορείς, οι οποίοι θα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε υλικό χρήσιμο για την τεκμηρίωση των μελετών τους, • ειδησεογραφικοί φορείς, οι οποίοι θα μπορούν να αναζητούν ιστορικό υλικό και ανακοινώσεις, • όλοι οι πολίτες που θα μπορούν να ενημερώνονται για μια σειρά ενημερωτικών και εκπαιδευτικών θεμάτων αρχαιολογίας και ιστορίας, • το ίδιο το προσωπικό της ΑΣΚΣΑ ως ο εξειδικευμένος φορέας για τη μελέτη, έρευνα και τεκμηρίωση αρχαιολογικών και ιστορικών θεμάτων. Τα αναμενόμενα αποτελέσματα από την υλοποίηση του έργου αφορούν: • στην έγκυρη πληροφόρηση του ανθρώπινου δυναμικού της δημόσιας διοίκησης και των ενδιαφερόμενων δημόσιων και άλλων φορέων και μεμονωμένων χρηστών, για: • ερευνητικά και μελετητικά δεδομένα σε εξειδικευμένα θέματα αρχαιολογίας και ιστορίας, • δυνατότητες της εκπαιδευτικής κοινότητας για εκπαίδευση, μετεκπαίδευση και επιμόρφωση, σε εξειδικευμένα θέματα αρχαιολογίας και ιστορίας, Σελίδα 28 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου • παροχή έγκυρης και επίκαιρης πληροφόρησης για επιμορφωτικά σεμινάρια και τις διαθέσιμες θεματικές δια βίου εκπαίδευσης, • στη συγκέντρωση κατακερματισμένου αρχειακού υλικού της ΑΣΚΣΑ., που με την παρούσα μορφή παραμένει αναξιοποίητο και αδιάθετο, • στη διάσωση υλικού καταγεγραμμένου με παλιές τεχνολογίες, που λόγω παλαιότητας κινδυνεύει με καταστροφή, • στην ανάδειξη του αρχειακού υλικού με χρήση σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής που παρέχουν ευκολίες οργάνωσης, διάθεσης και αναζήτησης, • στη διατήρηση μεγάλου μέρους της ιστορικής μνήμης της χώρας στην οποία ενεργό ρόλο παίζει διαχρονικά η ΑΣΚΣΑ • στην ανάπτυξη υπολογιστικού δικτυακού κόμβου παροχής όλων των παραπάνω υπηρεσιών. Ακόμη το έργο προσφέρει: • Ενοποιημένη πρόσβαση στο σύνολο του ψηφιακού υλικού της ΑΣΚΣΑ. • Δημιουργία και χρήση πολυγλωσσικών θησαυρών για την αναπαράσταση, ανάκληση και παρουσίαση του περιεχομένου αυτού, στα Ελληνικά και Αγγλικά. • Αποτελεσματική πολυγλωσσική πρόσβαση στο ψηφιοποιημένο περιεχόμενο από διαφορετικές ομάδες – κοινότητες χρηστών (ερευνητές, αρχαιολόγοι, νέοι, μαθητές, το κοινό από διάφορα κράτη και μέρη της γης (Ελλάδα, Η.Π.Α, Ευρώπη, κλπ). • Διαλειτουργικότητα της πρόσβασης στο ψηφιακό περιεχόμενο, με αναπαράσταση των μεταδεδομένων μέσω Προτύπων του World Wide Web Consortium - XML, RDF - και Προτύπων Πολιτιστικής Κληρονομιάς - Dublin Core, Cidoc-CRM . • Σημασιολογική διαλειτουργικότητα με διεθνή περιβάλλοντα, όπως η Europeana, με χρήση τεχνολογιών του σημασιολογικού ιστού. • Χρησιμοποίηση προτύπων ηλεκτρονικής μάθησης και πλατφορμών αναπαράστασης μαθησιακών αντικειμένων, για εκπαιδευτική ή ερευνητική χρήση Επίσης, από τα αποτελέσματα του έργου θα υπάρχουν ωφέλειες και για την ίδια την ΑΣΚΣΑ , αφού θα διευκολυνθεί η διαδικασία συσχέτισης του συνόλου του υλικού με σκοπό την ενοποιημένη πρόσβαση. Α.2.3 Σ Βασικοί στόχοι του παρόντος έργου είναι οι εξής: Στο παρόν έργο θα πραγματοποιηθεί η ψηφιοποίηση του υλικού που περιγράφεται στην ενότητα Α3Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου. Η ψηφιοποίηση θα ακολουθεί όλα τα διεθνή πρότυπα και καλές πρακτικές έτσι ώστε να καλυφθούν όχι μόνο οι τρέχουσες ανάγκες του φορέα αλλά και οι μελλοντικές. Στόχος είναι η υψηλή ποιότητα ψηφιοποίησης έτσι ώστε να αποφευχθεί στο μέλλον η επανάληψη της ψηφιοποίησης για το ίδιο υλικό. Μετά την καταγραφή του υλικού και πριν την διαδικασία της ψηφιοποίησης, θα πρέπει να δημιουργηθεί ένας συνοπτικός οδηγός καλής χρήσης του υλικού έτσι ώστε να αποφευχθεί η κακή μεταχείριση του από το προσωπικό που θα αναλάβει την ψηφιοποίηση. Ενδείκνυται επίσης, η χρήση Σελίδα 29 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου εξειδικευμένου προσωπικού (όπως βιβλιοθηκονόμοι / αρχειονόμοι) το οποίο κατανοεί τα προβλήματα τα οποία μπορεί να ανακύψουν. Η διαδικασία της ψηφιοποίησης περιλαμβάνει επί το πλείστον βιβλία αλλά αναλυτικότερα οι εργασίες είναι: Ψηφιοποίηση βιβλίων, εγγράφων με χρήση book scanner υψηλής ποιότητας. Ψηφιοποίηση διαφανειών (slides) με σκάνερ μεγάλου τονικού εύρους και υψηλής ανάλυσης. Φωτογράφιση όπου απαιτείται (π.χ. χάρτες) Ψηφιοποίηση φωτογραφιών με ειδικό σκάνερ υψηλής ποιότητας και ανάλυσης. Ο βασικός στόχος του έργου είναι ί θέ Σ Αρ. τεκμηρίων που καθίστανται διαθέσιμα Α.2.4 Π 10% έ έ ώ . Α θέ Α Τ ψηφιοποιούνται και >200.000 ί Ως κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας για το εν λόγω έργο κρίνονται οι ακόλουθοι: • Η ορθή και χωρίς λάθη ψηφιοποίηση του πολιτισμικού υλικού της Αναθέτουσας Αρχής • Η πλήρης (όπου είναι δυνατόν) τυποποίηση - αυτοματοποίηση των διαδικασιών – υπηρεσιών της Αναθέτουσας Αρχής προς τους ενδιαφερόμενους ώστε να είναι πλήρως αποτελεσματική η ηλεκτρονική εξυπηρέτηση τους και η διάθεση του ηλεκτρονικού πολιτισμικού υλικού που θα ψηφιοποιηθεί σε αυτούς. • Η συστηματική καταγραφή και ανάλυση των απαιτήσεων (και διαλειτουργικότητας) των νέων συστημάτων και η δημιουργία ενός μηχανισμού που να καλύπτει κατά το δυνατόν το σύνολο ή σημαντικό ποσοστό των διαφόρων περιπτώσεων. • Η εξασφάλιση του ότι οι επιλεγόμενες λύσεις και το σύνολο των εφαρμογών & ηλεκτρονικών υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν, μπορούν εύκολα να επεκταθούν αλλά και να προσαρμοστούν σε ειδικές απαιτήσεις έτσι ώστε να είναι σε θέση να καλύψουν μελλοντικές ανάγκες ή αλλαγές του περιβάλλοντος. • Η άρτια εκπαίδευση των χρηστών και διαχειριστών του συνολικού συστήματος, των οποίων ο ρόλος θα είναι καθοριστικός για τη μελλοντική επιτυχή λειτουργία του συστήματος. • Η αποδοχή των συστημάτων από τους τελικούς εσωτερικούς χρήστες και η αποτελεσματική χρήση αυτών καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου και κατόπιν αυτής. • Η αποτελεσματική προώθηση των νέων ηλεκτρονικών υπηρεσιών στις ομάδες στόχους της Αναθέτουσας Αρχής, έτσι ώστε να αξιοποιηθούν πλήρως όλες οι παρεχόμενες λειτουργίες, και να αποτελέσει ένα βασικό εργαλείο πληροφόρησης σε σύντομο χρονικό διάστημα. • Η παροχή ολοκληρωμένης & ποιοτικής τεχνικής υποστήριξης σύμφωνα με το πλαίσιο που οριοθετείται από τις τεχνικές προδιαγραφές που παρέχονται στην παρούσα προκήρυξη. Σελίδα 30 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3. Λ έ Α.3.1 Π έ ί Α.3.1.1 Τ Κ θ ί Τ έ φέ φώ φώ Υ ώ ώ ψ φ ώ ί . Η διαδικασία ψηφιοποίησης (μετατροπή του υλικού σε κατάλληλη ψηφιακή μορφή) των αρχειακών τεκμηρίων που περιγράφηκε στις προηγούμενες παραγράφους, θα πρέπει να προσφέρει για το αρχειακό υλικό την διασφάλιση της πληροφορίας, την προστασία των πρωτότυπων και την ποιοτική αναπαραγωγή τους σε ηλεκτρονικά και έντυπα μέσα. Θα πρέπει ύ, ύ β έ θ ί ΥΔ «Ψ φ Σύ » ζ Πί φ ί Α.2.1.1 ύ . Το ψηφιακό υλικό θα πρέπει να δημιουργηθεί σε τρεις αναλύσεις: μία υψηλή ανάλυση για αρχειοθέτηση (ψηφιακό υποκατάστατο - master images) μία μέση ανάλυση διάθεση μέσω του Διαδικτύου (αρχείο προβολής) μια χαμηλή ανάλυση για προεπισκόπηση (thumbnail) Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πρέπει να χρησιμοποιήσει την δομή των καταλόγων και την ονοματοδοσία των αρχείων που θα του υποδείξει η Αναθέτουσα Αρχή ώστε στη συνέχεια να υποστηριχτεί αυτόματη διαδικασία με την υπάρχουσα τεκμηρίωση των αντικειμένων. Το όνομα ενός αρχείου θα είναι σύνθετο με τα μέρη του να δηλώνουν την ταυτότητα του αντικειμένου στο οποίο ανήκει η λήψη. Α.3.1.2 Υ ί Ο Ανάδοχος θα πρέπει να εξασφαλίζει την τήρηση των δεδομένων της εφαρμογής τεκμηρίωσης σε Βάση Δεδομένων. Θα πρέπει να αναφερθεί ο τρόπος μετάπτωσης των δεδομένων σε ιστοσελίδα της Αναθέτουσας Αρχής, και διασφάλισης της ποιοτικής εμφάνισης της με το νέο σύστημα. Α.3.1.3 Χ ύ Το προς ψηφιοποίηση υλικό είναι παλαιό ιδιαίτερης αξίας και ως εκ τούτου ο Ανάδοχος θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στις παρακάτω επισημάνσεις: θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα για την ψηφιακή αποτύπωση των τεκμηρίων σε κατάλληλα αντίγραφα ανάλογα με τη φυσική μορφή του κάθε τεκμηρίου. Επιθυμητή είναι η κατά περίπτωση βελτιστοποίηση των αρχείων ανάλογα με τον τύπο τους με ενέργειες επεξεργασίας όπως (διόρθωση χρωμάτων, γεωμετρίας, κ.λπ.). Οι ως άνω αναφερόμενες ενέργειες θα υλοποιηθούν με την απόλυτη ευθύνη του Αναδόχου. Οι τύποι των αρχείων στους οποίους θα αποθηκεύονται τα ψηφιακά αντίγραφα θα βασίζονται σε πρότυπα συµβατά µε όσο το δυνατό περισσότερες πλατφόρµες και µε ευρεία αποδοχή κατά προτίµηση ανοικτά, π.χ. TIFF, JPEG, κλπ. Επίσης, πέρα από το ψηφιακό υποκατάστατο προτείνεται να δημιουργούνται τουλάχιστον άλλες δυο εκδοχές του: µια εικόνα κατάλληλη για πρόσβαση από το διαδίκτυο και µια εικόνα σε σμίκρυνση για προεπισκόπηση. Το ψηφιακό υποκατάστατο συνιστάται να αποθηκεύεται σε µορφή TIFF Σελίδα 31 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου χωρίς συµπίεση, οι εικόνες που εξυπηρετούν την πρόσβαση από το διαδίκτυο σε JPEG ή PNG και οι σµικρύνσεις σε JPEG ή GIF, χωρίς να αποκλείονται και άλλοι τύποι αρχείων . Ο Aνάδοχος πρέπει να χρησιμοποιήσει για τη ψηφιοποίηση κατάλληλο εξοπλισμό και λογισμικό. Ο τρόπος επεξεργασίας ιδιαίτερα ευπαθών αντικειμένων, πρέπει να περιγραφεί ρητά από τον Aνάδοχο, για την αποφυγή φθορών και καταστροφών. Λόγω της ποιότητος και του τύπου των τεκμηρίων που περιλαμβάνονται στην αρχειακή συλλογή (πρδ. τσιγαρόχαρτα), Δ Ν επιτρέπεται η χρήση αυτόματης τροφοδοτικής διάταξης (feeder) στις συσκευές ψηφιοποίησης. Επίσης Δ Ν επιτρέπεται η χρήση κανενός είδους κυλινδρικού σαρωτή, για κανένα μέρος του αρχειακού υλικού, παρά μόνο η χρήση επίπεδου σαρωτή. Ιδιαίτερη προσοχή και αξιολόγηση από την Αναθέτουσα αρχή, θα δοθεί στη δυνατότητα χρησιμοποίησης επαγγελματικού τύπου συστημάτων ψηφιοποίησης/μικροφωτογράφησης που θα μεταχειριστεί ο ανάδοχος κατά την εκτέλεση του έργου. Ιδιαίτερη προσοχή και αξιολόγηση από την Αναθέτουσα αρχή θα δοθεί και στην δυνατότητα του συστήματος που θα μεταχειριστεί ο ανάδοχος κατά την εκτέλεση του έργου, για την εξάλειψη της «σκιάς» που προκύπτει από την καμπυλότητα βιβλιοδεσίας, σε σφιχτά δεμένους και παλιούς τόμους καθώς και την βελτίωση αναγνωσιμότητας στη συγκεκριμένη περιοχή. Σε κάθε περίπτωση, οι προσφέροντες οφείλουν να αναφέρουν και να τεκμηριώσουν τόσο τις ενέργειες, όσο και την ακολουθούμενη μεθοδολογία και τον αναλυτικό εξοπλισμό ή και λογισμικό που θα χρησιμοποιήσουν. Η μεθοδολογία ψηφιοποίησης ιδιαίτερα ευπαθών τεκμηρίων πρέπει να μελετηθεί για την αποφυγή φθορών ή πιθανών καταστροφών στα πρωτότυπα, και ως εκ τούτου βαθμολογείται. - Όλα τα πρωτότυπα θεωρούνται εξαιρετικά ευαίσθητα. Ως εκ τούτου κάθε υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει στην προσφορά του: - Τις κατάλληλες τεχνικές ψηφιοποίησης και συνθήκες χειρισμού (ανάμεσά τους και η παραλαβή και παράδοση του υλικού) & περιβάλλοντος ώστε να μην προκληθούν φθορές και αλλοίωση των πρωτοτύπων. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κανένα πρωτότυπο δεν θα ψηφιοποιηθεί με μέσο το οποίο θα καταπονήσει φυσικά το τεκμήριο. -Το υλικό (εκτός των έργων τέχνης) για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner) ή με flatbed scanner υψηλών προδιαγραφών και όχι με ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές. Όπου αυτό είναι δυνατόν προτείνεται να χρησιμοποιηθεί συσκευή που να παρέχει όλες εκείνες τις προϋποθέσεις, ώστε το τεκμήριο να υποστεί τη μικρότερη δυνατή πίεση. Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης και σκιάς στο εσωτερικό του βιβλίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου. Για τους χάρτες προτείνεται η χρήση επίπεδης συσκευής ψηφιοποίησης μεγέθους Α0, και σε περίπτωση ακανόνιστων μεγεθών (μεγαλύτερα από το Α0) να εξετασθεί η δυνατότητα ψηφιοποίησης σε διαδοχικές λήψεις. -Στις διαδικασίες ψηφιοποίησης του υλικού οι οποίες θα πρέπει κατ' ελάχιστον να είναι σύμφωνες με τις προδιαγραφές του «Οδηγού καλών πρακτικών για την ψηφιοποίηση και τη μακροπρόθεσμη διατήρηση του πολιτιστικού περιεχομένου», που υλοποιήθηκε στο πλαίσιο της Πρόσκλησης 65 του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Κοινωνία της Πληροφορίας» 2000-2006 του Γ' Κ.Π.Σ. και του οδηγού «Προδιαγραφές και χαρακτηριστικά διαλειτουργικότητας για ανοιχτό τεκμηριωμένο ψηφιακό περιεχόμενο», που εκπονήθηκε από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και συμπληρώνει τον προηγούμενο με τις νεώτερες εξελίξεις στο χώρο, ενώ ενσωματώνει και την ευρωπαϊκή και ελληνική «στρατηγική» όπως αυτή έχει διαμορφωθεί από την έως τώρα εμπειρία. Σελίδα 32 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α.3.1.4 Κ θ φώ Ψ φ ί ύ Πριν την έναρξη της ψηφιοποίησης θα εγκατασταθεί από τον Ανάδοχο στο χώρο που θα ορίσει η Αναθέτουσα Αρχή ο εξοπλισμός που θα χρησιμοποιηθεί. Ο συγκεκριμένος εξοπλισμός θα ανήκει στον Ανάδοχο και θα λειτουργεί με δική του ευθύνη. Ο Ανάδοχος είναι υπεύθυνος για την καλή χρήση του, την τακτική συντήρησή του και την αντικατάσταση τμήματος ή του συνόλου σε περίπτωση φθοράς και καταπόνησης, η οποία επιδρά αρνητικά στην ποιότητα. Ω Ψ φ ί : Ο Ανάδοχος θα μπορεί να έχει πρόσβαση στο χώρο ψηφιοποίησης τις εργάσιμες ημέρες και κατά τις ώρες λειτουργίας της Γενναδείου Βιβλιοθήκης για όλους τους μήνες εκτός των επίσημων αργιών. Γενικά οι εργασίες και τεχνικές ψηφιοποίησης θα περιλαμβάνουν διάφορες μεθόδους και τεχνικές, ανάλογα με το προς ψηφιοποίηση υλικό και θα ακολουθούν τα διεθνή πρότυπα και τους οδηγούς καλής πρακτικής για την ψηφιοποίηση πολιτιστικού περιεχομένου. Α.3.1.4.1 Α θ Ο Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει όλες εκείνες τις απαραίτητες λειτουργίες για την αποτελεσματική οργάνωση και αποθήκευση των ψηφιακών αντιγράφων και των αντίστοιχων μεταδεδομένων με δυνατότητα: Αποδοτικής Συμπίεσης για Εξοικονόμηση Αποθηκευτικών Πόρων χωρίς Απώλεια της Αρχικής Πληροφορίας και της Ποιότητας των Ψηφιακών Αντιγράφων Επιπλέον δυνατότητα αποθήκευσης συμπιεσμένων αντιγράφων μικρότερου όγκου / χαμηλότερης ποιότητας για γρήγορη επισκόπηση των τεκμηρίων και διάθεσή τους στο internet. Τα αντίγραφα αυτά θα είναι πλήρως διασυνδεμένα στη λογική οργάνωση του αρχείου όπως και η αρχική ψηφιακή έκδοση των τεκμηρίων και θα μοιράζονται αυτομάτως τα ίδια μεταδεδομένα. Ενσωμάτωσης του περιεχομένου ενός τεκμηρίου σε ψηφιακή μορφή κειμένου για τα βιβλία και τα επιστημονικά περιοδικά (τουλάχιστον αρχεία pdf). Αυτά τα ψηφιακά αρχεία θα ενσωματώνονται στην εγγραφή του αρχικού τεκμηρίου έτσι ώστε ο χρήστης να μπορεί να επιλέξει τη μορφή εικόνας (αν θέλει να δει το τεκμήριο) ή τη μορφή κειμένου (αν απλά θέλει να χρησιμοποιήσει μέρος του κείμενου). Όπως περιγράφηκε και πριν, τα αρχεία αυτά θα πρέπει να «κληρονομούν» όλα τα μεταδεδομένα του αρχικού τεκμηρίου. Κωδικοποίησης των δεδομένων και μεταδεδομένων βάσει διεθνώς αναγνωρισμένων προτύπων. Εξασφάλιση της Ακεραιότητας και της Ασφάλειας των αποθηκευμένων στοιχείων. Π ί ί ( ί ύ LTO3/4). έ ψ φ ί θ ί (3) ί φ .Τ ύ ί φ θ ί 3 ώ 1ΤΒ ί ί . ψ φ ί ί θ έ θ ί ύ φ ί Τ Α ί θ ί ύ ί φ θ ί θ θ ί Α θέ φ ί DVD+. Τ ί SATA ύ ί ί Σελίδα 33 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α.3.1.4.2 Δ ί ί ύ ύ Η Αναθέτουσα Αρχή θα αναλάβει την υποχρέωση εξολοκλήρου να προετοιμάσει το πρωτογενές αρχειακό υλικό, ώστε αυτό να είναι σε θέση να παραδοθεί προς επεξεργασία στον Ανάδοχο του έργου. Η Α θέ Α θ ώ Α Ψ φ ί ώ ί ί θ ί ώ ψ φ ί ί φ ζ Α ύ φέ ύ ί ύ ύ. Οι προδιαγραφές αυτές, ενδεικτικά, έχουν ως εξής: -Λόγω της ιστορικής αξίας και της σπανιότητας του πρωτότυπου υλικού, οι χώροι εργασίας θα πρέπει να είναι εφοδιασμένοι με τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας – πυρασφαλείας. -Ο χώρος στον οποίο θα πραγματοποιηθεί η ψηφιοποίηση πρέπει να είναι καθαρός και με όσο το δυνατό μικρότερο ποσοστό σκόνης. Τα μηχανήματα της ψηφιοποίησης πρέπει επίσης να διατηρούνται σε υψηλά επίπεδα καθαριότητας σε καθημερινή βάση. Τέλος τα εργαλεία με τα οποία πραγματοποιείται ο καθαρισμός των συσκευών ή του χώρου πρέπει να φυλάσσονται σε ξεχωριστό δωμάτιο από αυτό που πραγματοποιείται η ψηφιοποίηση. -Ο χώρος της ψηφιοποίησης πρέπει να είναι ευρύχωρος με αρκετό διάκενο ανάμεσα στις διάφορες συσκευές με στόχο την μείωση των πιθανοτήτων για πρόκληση ατυχημάτων που μπορούν να συμβούν κατά τη μεταφορά πρωτογενών αντικειμένων στη συσκευή ψηφιοποίησης. -Ο φωτισμός και η θερμοκρασία του χώρου ψηφιοποίησης πρέπει επίσης να ελέγχονται συνεχώς καθώς μπορεί να προκαλέσουν αλλοίωση ορισμένων πρωτογενών αντικειμένων. -Πρωτογενή υλικά τα οποία είναι ευπαθή στην προσκόλληση σκόνης πρέπει να καθαρίζονται μόνο με ειδικό εξοπλισμό πριν ψηφιοποιηθούν έτσι ώστε να ληφθεί το καλύτερο δυνατό τελικό ψηφιακό προϊόν. -Ειδικά γάντια πρέπει να χρησιμοποιούνται καθ’ όλη τη διάρκεια της ψηφιοποίησης για να μην προκληθούν φθορές στα πρωτογενή αντικείμενα. Α.3.1.4.3 Δ ί β ύ Εκτός από τα δικαιολογητικά τα οποία θα πρέπει να υποβληθούν από τους συμμετέχοντες στο πλαίσιο της προσφοράς τους, υποχρεούνται – επί ποινή αποκλεισμού- να καταθέσουν δείγματα για όλες τις ζητούμενες διαστάσεις πρωτοτύπων και αντίστοιχα σε όλες τις ζητούμενες οπτικές (ψηφιακές) αναλύσεις ανάλογα με τις απαιτήσεις αναγνωσιμότητας των πρωτοτύπων, τα οποία θα παραχθούν από υλικό σύμφωνα με οδηγίες που θα τους διαθέσει η Αναθέτουσα αρχή κατά την παραλαβή. Το υλικό για την παραγωγή των δειγμάτων θα διατεθεί από την Αναθέτουσα αρχή σε όλους τους υποψήφιους προμηθευτές σε φάκελο ο οποίος θα πρέπει να επιστρέφεται από τον υποψήφιο που τον παραλαμβάνει προς στην Αναθέτουσα Αρχή με απόδειξη παραλαβής και παράδοσης. Για τον λόγο αυτό, θα πρέπει οι υποψήφιοι προμηθευτές β ί β ύφ έ Α θέ Α 20 έ ί ξ ύ. Η Α θέ Α θ ύφ έ . Επισημαίνεται ότι για τους υποψηφίους αναδόχους που εδρεύουν στο Ν. Αττικής ο φάκελος δειγμάτων θα πρέπει να επιστρέφεται αυθημερόν, ενώ όσοι υποψήφιοι εδρεύουν εκτός Ν. Αττικής η επιστροφή του φακέλου των δειγμάτων δύναται να κατατεθεί εντός 48 ωρών από την παραλαβή του. Ο φάκελος θα συνοδεύεται από απόδειξη παραλαβής. Το προς ψηφιοποίηση δείγμα θα αποτελείται από αρχειακό υλικό διαστάσεων Α4, Α3, Α2, Α1, καθώς και από οποιοδήποτε άλλο τεκμήριο κρίνεται απαραίτητο για την αξιολόγηση. Σελίδα 34 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η Αναθέτουσα αρχή διατηρεί το δικαίωμα να εφαρμόσει κάθε μέτρο που κρίνει απαραίτητο για την προστασία του αρχειακού υλικού, όπως για παράδειγμα συνεχή συνοδεία του υλικού από προσωπικό της. Άρνηση ή αδυναμία συμμόρφωσης με τα παραπάνω συνεπάγονται ί ί έ . Α.3.1.4.4 Ψ φ Φ φ Στο πλαίσιο των εργασιών του αναδόχου, προβλέπεται και η ψηφιακή φωτογράφηση. τεκμηρίων της Αναθέτουσας Αρχής. Από πλευράς ποιότητας το ελάχιστο αποτέλεσμα για φωτογράφηση μουσειακών αντικειμένων είναι από ψηφιακή φωτογραφική μηχανή τύπου DSLR η οποία διαθέτει αισθητήρα full frame τεχνολογίας CMOS των 18 Megapixels. Ενδείκνυται η χρήση ψηφιακών φωτογραφικών μηχανών μεγαλύτερης ανάλυσης καθώς και η χρήση ειδικών φωτογραφικών πλατών που συνδυάζονται με σώματα και φακούς που επιτυγχάνουν υψηλότερες επιδόσεις από πλευράς ποιότητας. Από τα αρχεία raw (τα οποία θα πρέπει να παραδοθούν) θα μπορεί να γίνεται η μετατροπή σε οποιαδήποτε ανάλυση και format (tiff, jpg κλπ) ζητηθεί με κατάλληλο λογισμικό. Κατά τη φωτογράφηση ενώ ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στον φωτισμό του χώρου. Α.3.2 Α Α Ο Ανάδοχος οφείλει να εκπονήσει μελέτη Ανάλυσης Απαιτήσεων του Έργου, η οποία θα αποτελέσει το βασικό οδηγό υλοποίησης του Έργου. Πιο συγκεκριμένα η μελέτη αυτή περιλαμβάνει: Σ έ Δ ί Π (ΣΔΠ ). Οι διαδικασίες και μηχανισμοί που θα περιγράφονται αναλυτικά στο Σχέδιο θα πρέπει να αποτελούν ένα πρότυπο και ολοκληρωμένο σύνολο, προσαρμοσμένο στις ιδιαιτερότητες που θέτουν οι οργανωτικές, διοικητικές και τεχνολογικές παράμετροι του έργου. Με βάση τα παραπάνω, τα περιεχόμενα του ΣΔΠΕ θα πρέπει κατ’ ελάχιστο να αναφέρονται στις ακόλουθες περιοχές των οποίων ο σκοπός, η δομή και το περιεχόμενο θα περιγράφεται αναλυτικά στην προσφορά του Αναδόχου: Οργανωτικό Σχήμα/ Δομή Διοίκησης Έργου Σχέδιο Επικοινωνίας Επικαιροποιημένο – αναλυτικό χρονοδιάγραμμα Έργου Διαχείριση Θεμάτων Εκτίμηση - Διαχείριση Κινδύνων Διασφάλιση – Έλεγχος Ποιότητας Διαχείριση Αρχείων - Δεδομένων Διαχείριση Αλλαγών Διοικητική Πληροφόρηση. Α.3.3 Φ Ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να καταθέσει αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του Έργου μαζί με την προσφορά του, όπου θα πρέπει να αναφέρονται ρητά τα παραδοτέα του Έργου. Ο χρόνος υλοποίησης του Έργου ορίζεται σε έ (10) . Σελίδα 35 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στο χρόνο υλοποίησης δεν περιλαμβάνεται η διαδικασία επανυποβολής παραδοτέων που ορίζεται στην παράγραφο Α.4.4.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής Έργου. Η διάρκεια της σύμβασης υπολογίζεται ως το άθροισμα του χρόνου υλοποίησης και του χρόνου που θα απαιτηθεί για την παραλαβή των ενδιάμεσων φάσεων και της οριστικής παραλαβής με βάση τη διαδικασία επανυποβολής παραδοτέων που ορίζεται στην παράγραφο Α.4.4.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής Έργου. Βάση των αναγκών της Αναθέτουσας Αρχής το έργο έχει διαχωριστεί σε ενδεικτικά και διακριτά πακέτα – ενότητες εργασίες (ΕΕ), όπως παρουσιάζονται στη συνέχεια. Ο υποψήφιος ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πρέπει να προτείνει βάση του μεθοδολογικού πλαισίου που ακολουθεί τις τελικές ενότητες – πακέτα εργασίας και να διασφαλίσει ότι οι χρονικοί περιορισμοί που παρουσιάζονται στην παρούσα διακήρυξη θα επιτευχθούν, χωρίς αποκλείσεις. Φ Α/Α ξ – Λ ξ (τέλος μήνα) (αρχή μήνα) ί Προετοιμασία Μονάδας Ψηφιοποίησης Υλικού Προμήθεια και Εγκατάσταση Απαραίτητου 1 Εξοπλισμού & Έτοιμου Λογισμικού Ψηφιοποίηση και Τεκμηρίωση και Παραλαβή 2 ενδιάμεσων Παραδοτέων Τελική Παραλαβή του Έργου 10 1 2 3 1 9 10 Στη συνέχεια παρατίθεται το συνοπτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του Έργου το οποίο ξεκινά με την υπογραφή της σύμβασης του έργου και ολοκληρώνεται με την ολοκλήρωση των εργασιών του Αναδόχου. 1 έ Υ ί Π Ψ φ Ψ φ ί ί Π Π Π 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ί Υ ύ. Τ ί β έ β Α.3.4 Πί Π έ Παραδοτέα που θα χρησιμοποιηθούν στο Έργο και που θα αποτελέσουν στοιχεία ελέγχου και πιστοποίησης του έργου το οποίο θα παραδίδει ο Ανάδοχος αναφέρονται στο Πίνακα που ακολουθεί. Σελίδα 36 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Προέλευση παραδοτέου Π1 – Κ ψ φ έ Π2 – Α ψ φ φ θ Π3 – Α φ Συνοπτική περιγραφή παραδοτέου Θα πραγματοποιηθεί η ταξινόμηση του υλικού το οποίο έχει ψηφιοποιηθεί και τεκμηριωθεί. Η ταξινόμηση θα γίνει με κριτήρια όπως η ευαισθησία του υλικού (και ως εκ τούτου ο χειρισμός που θα πρέπει να γίνει κατά την ψηφιοποίηση), το είδος του υλικού, και τέλος ανά βιβλίο / τόμο / φάκελο κλπ. Σκοπός είναι να επιταχυνθεί η διαδικασία της ψηφιοποίησης ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα. ύ Ψηφιοποιημένο και Τεκμηριωμένο με τεχνικές δυνατότητες για μετάπτωση στο κεντρικό σύστημα, υλικό των υφιστάμενων αρχείων της Αναθέτουσας Αρχής στο πλαίσιο του παρόντος Έργου. Το υλικό το οποίο είναι ετερογενές, θα χωριστεί ανά είδος και θα ψηφιοποιηθεί με χρήση book scanner ή με φωτογράφηση (ανάλογα την περίπτωση). Ιδιαίτερη σημασία θα δοθεί στην περίπτωση των χαρτών όπου ανάλογα με το μέγεθος θα απαιτηθεί ιδιαίτερη μεταχείριση. ύ Μετά την ολοκλήρωση της φάσης της ψηφιοποίησης, θα πραγματοποιηθεί ο έλεγχος ποιότητας του ψηφιοποιημένου υλικού και τα ψηφιακά τεκμήρια τα οποία δεν πληρούν τις προδιαγραφές θα επαναψηφιοποιηθούν. Ιδιαίτερη βαρύτητα θα δοθεί στα τεκμήρια τα οποία πρέπει να είναι αποτυπωμένα σε υψηλή ποιότητα (όπως π.χ. χάρτες, σκαριφίματα). έ Α4. Α.4.1 Υ φέ Υ ί ώ ί Μέρος των υπηρεσιών του ΑΝΑΔΟΧΟΥ αφορά την παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης προς τους χρήστες του συστήματος τεκμηρίωσης. Η εκπαίδευση των χρηστών εντάσσεται στο πλαίσιο της υποχρέωσης του ΑΝΑΔΟΧΟΥ για την παροχή υπηρεσιών ένταξης παραγωγική λειτουργία. Στόχος των υπηρεσιών εκπαίδευσης αποτελεί: • Η ολοκληρωμένη μεταφορά τεχνογνωσίας προς ένα ικανό πυρήνα στελεχών της Αναθέτουσας Αρχής, οι οποίοι θα αναλάβουν μετά το πέρας του έργου τη διαχείριση και την υποστήριξη των συστημάτων. • Η μεταφορά τεχνογνωσίας σε στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής όσον αφορά την αποτελεσματική εμπλοκή τους στις επιχειρησιακές διαδικασίες και τεχνικές & μεθοδολογίες που θα εφαρμοστούν στο πλαίσιο του έργου, τόσο κατά την υλοποίηση όσο και κατά την λειτουργία του. • Η ανάπτυξη των κατάλληλων δεξιοτήτων στο σύνολο των εσωτερικών χρηστών & διαχειριστών των προτεινόμενων συστημάτων, ώστε να υποστηριχθεί η διαδικασία της πλήρους ένταξης σε παραγωγική λειτουργία. • Η επίλυση προβλημάτων που σχετίζονται με την αρχική εξοικείωση των εσωτερικών χρηστών & διαχειριστών των συστημάτων και τη συστηματική υποστήριξη της προσαρμογής τους στα νέα εργαλεία. Για την επίτευξη των παραπάνω στόχων πρέπει να εκτελεστούν οι ακόλουθες ενέργειες: • Μεταφορά τεχνογνωσίας και ανάπτυξη δεξιοτήτων σε επιλεγμένη ομάδα στελεχών της Αναθέτουσας Αρχής: Αφορά στην κατάρτιση ολιγομελούς ομάδας που θα αναλάβει στη συνέχεια την επίβλεψη της παραγωγικής λειτουργίας και θα επιτελέσει βασικό ρόλο στην υποστήριξη των υπολοίπων χρηστών (εκτίμηση: 3 άτομα). Σελίδα 37 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου • Εκπαίδευση χρηστών & διαχειριστών: Αφορά στην εκπαίδευση & κατάρτιση των χρηστών & διαχειριστών των συστημάτων. Ως χρήστες εδώ αναφέρονται τα στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής οι οποίοι θα συμμετέχουν στην χρήση, λειτουργία και διαχείριση των νέων συστημάτων (εκτίμηση: 1 διαχειριστής, 5 χρήστες). • On-the-job training: Αφορά στην επιπλέον εκπαίδευση των χρηστών των συστημάτων εν ώρα εργασίας, την οποία θα παρέχει ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ του παρόντος έργου αντιμετωπίζοντας τυχόν προβλήματα και απορίες των χρηστών. Σημειώνεται ότι ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πρέπει να παρέχει τις σχετικές υπηρεσίες μέσω κατάλληλα εξοικειωμένων μελών, οι οποίοι παράλληλα θα συμμετέχουν στην διαδικασία της ψηφιοποίηση του υλικού στις εγκαταστάσεις της Αναθέτουσας Αρχής. Σημειώνεται ότι θα πρέπει να προσφερθούν υπηρεσίες εκπαίδευσης τουλάχιστον 40 ώρες για τους διαχειριστές και τουλάχιστον 20 ώρες για τους χρήστες. Όσον αφορά τους χρήστες, αυτοί θα πρέπει να χωριστούν σε επίπεδα, ανάλογα με τον ρόλο τους στην χρήση και διαχείριση των νέων συστημάτων και εφαρμογών αλλά και τις δεξιότητες / γνώσεις που ήδη κατέχουν. Η εκπαίδευση θα πρέπει να γίνει σε ολιγομελείς ομάδες και να πραγματοποιηθεί στις εγκαταστάσεις της Αναθέτουσας Αρχής, κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες της τελευταίας. Το εκπαιδευτικό υλικό θα πρέπει να παραδοθεί σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. Τέλος ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πρέπει να προτείνει στην τεχνική του προσφορά τα θεματικά αντικείμενα και ενότητες της εκπαίδευσης που θα προσφέρει. Α.4.2 Υ ί ύ Ο Ανάδοχος οφείλει να παρέχει υπηρεσίες Εγγύησης σύμφωνα με τα απαιτούμενα στην Α.4.2 Υπηρεσίες Εγγύησης της παρούσας. Α.4.2.1 Σ β Ο Ο Η λύση που θα προταθεί από τον Ανάδοχο θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη και να είναι κατάλληλα προσαρμοσμένη στην υφιστάμενη υποδομή του Φορέα όπως και τους γενικότερους επιχειρησιακούς του στόχους που αφορούν στην ενοποίηση τεχνολογιών, υποδομών, εφαρμογών και δεδομένων (enterprise integration). Συγκεκριμένα, ο Ανάδοχος, στην πρότασή του, θα πρέπει να περιγράφει και να τεκμηριώνει: 1. Τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της προτεινόμενης λύσης που εγγυώνται την ομαλή συνεργασία και διασύνδεση με την υφιστάμενη υποδομή (πχ συμβατότητα με το ήδη υπάρχον ψηφιοποιημένο υλικό κλπ) 2. Το περιβάλλον ανάπτυξης, τις χρησιμοποιούμενες πλατφόρμες και εργαλεία που διασφαλίζουν τη συμβατότητα με υφιστάμενα πληροφοριακά συστήματα. ί , Α φ ί ώ ί ξ ξ έ φ φ ί ψ φ Φ έ ί θ έ θ ύ . Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι: Ο Ανάδοχος οφείλει να διασφαλίσει το σύνολο της Λειτουργικότητας όπως αυτή περιγράφεται στην παρούσα Διακήρυξη. Σελίδα 38 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α.4.3 Υ Α.4.3.1 ί Σ Π ί ύ Σ (Π Σ) Ως Π Σ ορίζεται η συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης, με έναρξη την οριστική παραλαβή του Έργου και με χρονική διάρκεια ένα (1) έτος. Η ζ ύ Περίοδος Εγγύησης είναι ένα (1) έτος από την οριστική παραλαβή του Έργου. Κατά τη διάρκεια αυτή ο Ανάδοχος υποχρεούται – εάν και εφόσον ζητηθεί από την Αναθέτουσα Αρχή - σε μερική (<5%) του συνολικού αριθμού των υπό ψηφιοποίηση τεκμηρίων του παρόντος έργου. Αυτά, ενδεχομένως, να προκύψουν μετά την συνολική ολοκλήρωση όλων των Υποέργων της Πράξης και την ένταξη όλων των κατά καιρούς αποτελεσμάτων των έργων ψηφιοποίησης που η Αναθέτουσα Αρχή έχει υλοποιήσει. Ο Ανάδοχος, μετά την Ο Π β του Έργου, είναι υποχρεωμένος να υπογράψει με την Αναθέτουσα Αρχή για την οποίο προορίζεται το Έργο Σύ β ύ για την προσφερόμενη από αυτόν Περίοδο Εγγύησης. Η Περίοδος Συντήρησης ξεκινά με τη λήξη της φ Περιόδου Εγγύησης και λήγει με τη λήξη της Π Σ. Ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος, εφόσον το επιθυμεί η Αναθέτουσα Αρχή για την οποίο προορίζεται το Έργο, να υπογράψει Σύ β Σ , μετά το τέλος της προσφερόμενης από αυτόν Περιόδου Εγγύησης και με τίμημα το κόστος συντήρησης που αναφέρεται στην Προσφορά του. Α.4.3.2 Π έ Δ έ Υ ί Επιτρέπεται η διενέργεια προγραμματισμένων διακοπών της Υπηρεσίας (Planned Outages), τόσο κατά την υλοποίηση του Έργου, όσο και κατά τη διάρκεια της ΠΕΣ, σύμφωνα με τις παρακάτω συνθήκες: Κάθε προγραμματισμένη διακοπή της υπηρεσίας από τον Ανάδοχο θα ανακοινώνεται τουλάχιστον 15 έ έ νωρίτερα στο Φορέα, και θα πρέπει να τεκμηριώνεται κατάλληλα. Κάθε προγραμματισμένη διακοπή της υπηρεσίας θα πραγματοποιείται μόνο εφόσον ρητά συμφωνηθεί μεταξύ των δύο μερών. Η μέγιστη διάρκεια μίας προγραμματισμένης διακοπής υπηρεσιών θα συμφωνείται ρητά μεταξύ των δύο μερών. Θα πραγματοποιείται μόνο ενότητα). Η χρονική περίοδος απώλειας της υπηρεσίας που οφείλεται σε προγραμματισμένη διακοπή θα υπολογίζεται στη μέτρηση των Ποιοτικών Κριτηρίων. ώ ΩΚ (όπως αυτές ορίζονται στην προηγούμενη Σε περιπτώσεις όπου, η διάρκεια της προγραμματισμένης διακοπής υπηρεσίας υπερβεί την προσυμφωνημένη χρονική διάρκεια, και γι’ αυτό ευθύνεται αποκλειστικά ο Ανάδοχος, τότε η επιπλέον χρονική διάρκεια απώλειας της υπηρεσίας θεωρείται ως βλάβη. Σελίδα 39 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α.4.4 θ Α.4.4.1 ί ί θ ί ί φ Ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να συμπεριλάβει στην προσφορά του λεπτομερές χρονοδιάγραμμα υλοποίησης με τις κύριες φάσεις υλοποίησης, περιγραφές εργασιών και παραδοτέων, αναλυτικές χρονικές περιόδους υλοποίησης, ανθρώπινους πόρους (ρόλοι / ομάδες έργου) και αρμοδιότητες, καθώς και τα κύρια ορόσημα του Έργου. Ειδικά για τη Φάση Α, ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει αναλυτικά το χρονοπρογραμματισμό και το περιεχόμενο έ ί που αναφέρονται στους « ύ ύ ί » έ ψ φ ί έ ώ έ ώ (οι οποίοι διασυνδέονται με ζητούμενη λειτουργικότητα) όπως αυτοί αναλύονται στην εν λόγω παράγραφο της παρούσας. Α.4.4.1.1 Α Π ί θ ί Υ ί Ο υποψήφιος ΑΝΑΔΟΧΟΣ υποχρεούται να παρουσιάσει στην Τεχνική του Προσφορά μια ολοκληρωμένη μεθοδολογική προσέγγιση που θα ακολουθήσει για την υλοποίηση του έργου, λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις της Αναθέτουσας Αρχής τόσο όσον αφορά το περιεχόμενο του έργου όσο και το απαιτούμενο χρονοδιάγραμμα παροχής υποδομών & υπηρεσιών πληροφορικής και παράδοσης προϊόντων. Η μεθοδολογία που θα προτείνει ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πρέπει να βασίζεται σε διεθνώς αποδεκτές πρακτικές, μεθόδους και πρότυπα, τα οποία μπορούν να συμβάλλουν στην αποτελεσματική υλοποίηση & παρακολούθηση του έργου. Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πρέπει να αναφέρει στην προσφορά του τη στρατηγική που προτίθεται να χρησιμοποιήσει στο έργο, την προσέγγιση που θα ακολουθήσει σε όλα τα στάδια του έργου (π.χ. τεχνικές, εργαλεία, συνεργασίες, κλπ.), τις διαδικασίες μεταφοράς τεχνογνωσίας, τον τρόπο συνεργασίας με το προσωπικό της Αναθέτουσας Αρχής, τις ενδεχόμενες επαφές και συνεργασίες που πρόκειται να κάνει με άλλους εξωτερικούς φορείς, τον τρόπο πρόσβασης σε σχετικές με το έργο σύγχρονες τεχνολογικές πηγές πληροφοριών και έργων, κλπ. Ι ί έ φ θ θ ί θ ΑΝΑΔΟΧΟΥ ί έ έ ώ έ ' . Η περιγραφή της προτεινόμενης μεθοδολογίας θα ακολουθήσει το παρακάτω πλαίσιο: 1. Αναλυτική περιγραφή του τρόπου με τον οποίο ο προσφέρων σκοπεύει να προσεγγίσει το έργο. Ιδιαίτερη έμφαση θα πρέπει να δοθεί στην κατανόηση των απαιτήσεων του έργου, όπως αναλυτικά προδιαγράφονται στην παρούσα προκήρυξη, και ο προσφέρων υποχρεωτικά να τοποθετηθεί στο σύνολο αυτών. 2. Προτεινόμενη μεθοδολογία και σχετικές διαδικασίες αυτής για την υλοποίηση του έργου. Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πρέπει να τεκμηριώσει επαρκώς την προτεινόμενη μεθοδολογία σε ότι αφορά τις διαδικασίες ψηφιοποίησης, και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για την υποστήριξη των διαδικασιών αυτών. 3. Κατάλληλη περιγραφή και ανάλυση κάθε φάσης του έργου σε δραστηριότητες και ενότητες - πακέτα εργασίας (ΕΕ / ΠΕ). 4. Προσδιορισμός και αναλυτική περιγραφή των παραδοτέων του έργου όπως αυτά προκύπτουν από τις απαιτήσεις των προδιαγραφών του διαγωνισμού και την προτεινόμενη μεθοδολογική προσέγγιση του υποψήφιου ΑΝΑΔΟΧΟΥ. Σελίδα 40 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 5. Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου (διάγραμμα GANTT) όπου θα απεικονίζονται οι φάσεις υλοποίησης, οι δραστηριότητες, τα κυριότερα ορόσημα και τα παραδοτέα του έργου. Α.4.4.1.2 θ ί Δ ί Δ φ Π Ο υποψήφιος ΑΝΑΔΟΧΟΣ υποχρεούται να υποβάλλει στην Προσφορά του ολοκληρωμένη πρόταση για το σχήμα διοίκησης και διασφάλισης ποιότητας του Έργου. Η Αναθέτουσα Αρχή θα έχει την κύρια ευθύνη επίβλεψης και ελέγχου της πορείας ανάπτυξης και υλοποίησης του έργου, ενώ την κύρια ευθύνη υλοποίησης του Έργου θα την έχει ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ. Η εφαρμογή του Συστήματος Διασφάλισης Ποιότητας για την υλοποίηση του έργου θα πρέπει να επιτευχθεί μέσω ενός αριθμού συμπληρωματικών ενεργειών οι οποίες σε πολλές περιπτώσεις συμπίπτουν χρονικά. Οι ενέργειες αυτές θα πραγματοποιηθούν από τον ΑΝΑΔΟΧΟ και θα περιλαμβάνουν κατ’ ελάχιστο: 1. Το σχεδιασμό και την εφαρμογή διαδικασιών διασφάλισης ποιότητας για τον ακριβή καθορισμό του τι απαιτείται, από ποιον και των προτύπων με τα οποία εκτελούνται οι εργασίες για την υλοποίηση του έργου. 2. Την ανάπτυξη μίας ομαδικής προσέγγισης για την αναθεώρηση και βελτίωση των εργασιών υλοποίησης του έργου. 3. Τον περιοδικό έλεγχο ποιότητας για την αποτίμηση της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών διαδικασιών ως προς την επίτευξη των στόχων απόδοσης. Οι παραπάνω ενέργειες θα εφαρμοστούν κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου και θα καλύπτουν τις παρακάτω περιοχές: 1. Με το πέρας κάθε φάσης του έργου κατά τον έλεγχο και αξιολόγηση των παραδοτέων της φάσης. 2. Κατά τη διαδικασία δοκιμών τμημάτων ή του συνόλου του έργου στο πλαίσιο του ελέγχου των αποτελεσμάτων των δοκιμών και της εισήγησης για διενέργεια νέων δοκιμών σε περίπτωση που δημιουργείται η ανάγκη λήψης διορθωτικών μέτρων. 3. Κατά τη διαδικασία της τελικής δοκιμής του έργου στο πλαίσιο της διαμόρφωσης εισήγησης για τις δοκιμές αποδοχής. 4. Κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου μέσω αξιολογήσεων σε λειτουργικό και τεχνικό επίπεδο και υποβολής των απαραίτητων προτάσεων για την αποτελεσματική λειτουργία του. 5. Κατά τη διαδικασία μεταφοράς της απαραίτητης τεχνογνωσίας από τον ΑΝΑΔΟΧΟ προς τα στελέχη της ΕΠΠΕ, μέσω της παρακολούθησης και διασφάλισης της άρτιας υλοποίησής της. 6. Κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου στο πλαίσιο της εξασφάλισης της εφαρμογής των διαδικασιών διασφάλισης ποιότητας από τα εμπλεκόμενα μέρη. 7. Στο πλαίσιο της οργάνωσης και παρακολούθησης συναντήσεων με τους χρήστες του συστήματος ώστε να εξασφαλίζεται η ικανοποίησή τους σχετικά με την ποιότητα του Σελίδα 41 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου έργου που εκτελείται, την πληρότητα, τη λειτουργικότητα και την αμεσότητα της λειτουργίας. 8. Κατά τη διαδικασία διασύνδεσης των υπαρχόντων και των νέων συστημάτων & διαδικασιών στο πλαίσιο του ελέγχου και αξιολόγησης των σχετικών διαδικασιών. 9. Κατά τη διάρκεια της ψηφιοποίησης στο πλαίσιο του ελέγχου και παρακολούθησης των διαδικασιών που πρέπει να εφαρμόζονται. 10. Κατά την ένταξη των νέων συστημάτων σε παραγωγική λειτουργία στο πλαίσιο της διαχείρισης και του συντονισμού της υλοποίησης των απαιτούμενων ενεργειών από την ΕΠΠΕ. Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ οφείλει να περιγράψει το Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας που ακολουθεί στην Τεχνική του Προσφορά. Ό έ θέ ύ ΥΠΟΧΡ ΩΤΙΚ Σ φέ . Οι τεχνικές προσφορές των υποψηφίων Αναδόχων θα πρέπει να περιλαμβάνουν αναλυτικές απαντήσεις / περιγραφές ΟΛ Σ έ θ ύ . Για κάθε λειτουργική απαίτηση θα πρέπει να δίνονται τουλάχιστον τα παρακάτω στοιχεία: Το κατά πόσο η λειτουργική απαίτηση καλύπτεται και σε τι βαθμό από υπάρχουσα εφαρμογή (που διαθέτει και θα χρησιμοποιήσει σαν βάση ο Ανάδοχος) ή αποτελεί μέρος της ανάπτυξης που θα γίνει κατά τη φάση εκτέλεσης του έργου. Ανεξαρτήτως του παραπάνω διαχωρισμού, αναλυτική περιγραφή της λειτουργίας. Στις περιγραφές τους οι υποψήφιοι μπορούν να συμπεριλάβουν ή να αναφερθούν σε στοιχεία του σχεδιασμού, της τεκμηρίωσης, των οθονών, κ.λπ. της εφαρμογής που κατά την άποψη τους τεκμηριώνουν πληρέστερα τις περιγραφές των λειτουργικών απαιτήσεων. Στο τέλος κάθε παραγράφου, υποπαραγράφου, σημείου κ.λπ. οι υποψήφιοι Ανάδοχοι μπορούν να αναφέρουν τυχόν επιπλέον λειτουργικά χαρακτηριστικά τα οποία περιλαμβάνονται στο προσφερόμενο από αυτούς σύστημα, σχετίζονται με το περιεχόμενο της αντίστοιχης παραγράφου, υποπαραγράφου, σημείου, κ.λπ. και δεν περιλαμβάνονται στις απαιτήσεις του παρόντος κεφαλαίου. Τα χαρακτηριστικά αυτά θα πρέπει να φέρουν το διακριτικό " έ ". Επίσης, στο τέλος της απάντησης τους για την παρούσα ενότητα, οι υποψήφιοι μπορούν να συμπεριλάβουν ξεχωριστή παράγραφο με την ονομασία « θ Λ Χ », στην οποία θα αναφέρονται τυχόν επιπρόσθετα λειτουργικά χαρακτηριστικά, τα οποία περιλαμβάνονται στις προσφερόμενες από αυτούς εφαρμογές και τα οποία δεν ανήκουν στις απαιτήσεις της παρούσας ενότητας. Α.4.4.2 Τ Υ ί -Π Ο Ανάδοχος θα πρέπει να εγκαταστήσει και να παραδώσει σε πλήρη λειτουργία το σύνολο του ζητούμενου έργου στα σημεία που θα υποδειχθούν από την ΕΠΠΕ. Ο Ανάδοχος στα σημεία εγκατάστασης των παραδοτέων υποχρεούται: - να εκτελέσει οποιαδήποτε εργασία απαιτείται για την εγκατάσταση και καλή λειτουργία Σελίδα 42 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου - να συνεργασθεί με τους υπευθύνους της Αναθέτουσας Αρχής για την ένταξη στην υφιστάμενη υποδομή. Ο Ανάδοχος θα παρέχει τις υπηρεσίες του κατά κύριο λόγο με αυτοπρόσωπη παρουσία στα γραφεία της Αναθέτουσας Αρχής, για τη συνεργασία με τα στελέχη της και οπουδήποτε αλλού, εντός Αττικής, κριθεί τυχόν απαραίτητο από την Αναθέτουσα Αρχή βάσει των αναγκών που θα προκύπτουν κάθε φορά. Σε κάθε περίπτωση, ο Ανάδοχος θα παρέχει τις υπηρεσίες του και εξ αποστάσεως μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν αυτό του ζητείται από την Αναθέτουσα Αρχή. Στο πλαίσιο των υπηρεσιών του, ο Ανάδοχος θα συμμετέχει σε συσκέψεις, συναντήσεις, συνεργασίες, και άλλες δραστηριότητες εντός ή εκτός των γραφείων της Αναθέτουσα Αρχή. Οι τυχόν απαιτούμενες μετακινήσεις για την ορθή υλοποίηση του έργου, συναντήσεις και συνεντεύξεις με υπευθύνους κ.λπ. αποτελούν υποχρέωση του Αναδόχου και πραγματοποιούνται με δικά του μέσα. Α.4.4.3 Ο ύ 1. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να συστήσει Ομάδα Έργου, η οποία θα απαρτίζεται από ικανό αριθμό στελεχών για τη έγκαιρη και την απαιτούμενη ποιοτικά υλοποίηση του έργου. Ειδικότερα η Ομάδα Έργου θα απαρτίζεται από : (α) Έναν (1) Κύριο Υπεύθυνο – Συντονιστή του Έργου (ΚΥΣΕ), ο οποίος θα πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον πενταετή επιτυχή επαγγελματική ενασχόληση στην οργάνωση και την ανάλυση - σχεδιασμό έργων ψηφιοποίησης τεκμηρίωσης και ανάπτυξης ψηφιακών βιβλιοθηκών (πρέπει να αποδεικνύεται με την ανάληψη της συνολικής ευθύνης αντίστοιχων έργων πληροφορικής) στην Ελλάδα ή/και στο εξωτερικό. (β) Τουλάχιστον επτά (7) στελέχη της ομάδας έργου τα οποία θα πρέπει να διαθέτουν τουλάχιστον τριετή εμπειρία σε υπηρεσίες ψηφιοποίησης ή/και τεκμηρίωσης. 2. Αντικατάσταση του Υπευθύνου του Έργου και των Στελεχών της Ομάδας Έργου που θα προταθούν στην προσφορά επιτρέπεται μόνο για σπουδαίο λόγο και με άτομα ανάλογων προσόντων από αυτά που αναφέρονται στην προσφορά και υπό την προϋπόθεση της έγκρισης της Αναθέτουσας Αρχής. 3. Σημειώνεται πως στην περίπτωση ανάγκης της Αναθέτουσας Αρχής για συμπλήρωση των Στελεχών της Ομάδας Έργου με νέα επιπλέον στελέχη, αυτό επιτρέπεται μόνο με στελέχη ανάλογων προσόντων με αυτά που αναφέρονται στην παρούσα προκήρυξη και υπό την προϋπόθεση της έγκρισης της Αναθέτουσας Αρχής. 4. Ο Κύριος Υπεύθυνος – Συντονιστής του Έργου και τα στελέχη της Ομάδας Έργου υποβάλλουν Υ ύθ Δ β β ί ί φ , με την οποία αποδέχονται ότι θα απασχοληθούν στο έργο σύμφωνα με τη θέση τους στο οργανωτικό σχήμα που περιγράφεται. Ο Υπεύθυνος του έργου και τα στελέχη δηλώνουν ότι σε περίπτωση αποχώρησής τους από την εταιρεία ή λύσης της συνεργασίας τους οφείλουν να ενημερώσουν τον Ανάδοχο και την Αναθέτουσα Αρχή τουλάχιστον 45 ημέρες πριν. Στο διάστημα αυτό παρέχουν κανονικά τις υπηρεσίες τους. 5. Η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται να ζητήσει από τον Ανάδοχο την αντικατάσταση μέλους εμπλεκομένου στην εκτέλεση του Έργου που κατά τη βάσιμη και αιτιολογημένη κρίση της, δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του Έργου, ο δε Ανάδοχος υποχρεούται στην περίπτωση αυτή να ανταποκριθεί στην απαίτηση της Αναθέτουσας Αρχής, σε εύλογο χρονικό διάστημα που θα συμφωνηθεί από κοινού ότι απαιτείται για την εξεύρεση αντικαταστάτη. 6. Ο ΚΥΣΕ και τα μέλη της Ομάδας έργου που θα συμβληθούν με την Αναθέτουσα Αρχή σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να θεωρηθεί ότι συνδέονται με οποιαδήποτε μορφή σχέσης εργασίας με την Αναθέτουσα Αρχή και, συνεπώς, δεν γεννάται καμία υποχρέωση, οποιασδήποτε μορφής, της Αναθέτουσας Αρχής απέναντί τους. Σελίδα 43 από 44 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση περιεχομένου» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 7. Στα μέλη της Ομάδας Έργου δεν θα πρέπει να συμπεριληφθούν άτομα για γραμματειακή υποστήριξη. Α.4.4.4 Σ έ -Δ ί β Για τις ανάγκες της παρακολούθησης και παραλαβής του έργου θα συσταθεί από την Αναθέτουσα Αρχή Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) και θα οριστεί ο υπεύθυνος του έργου από πλευράς της Αναθέτουσας Αρχής. Η ΕΠΠΕ θα παρακολουθεί την πορεία των εργασιών σε όλο το διάστημα εξέλιξης του έργου και θα είναι αρμόδια για την έγκριση και πιστοποίηση του συνόλου των παραδοτέων, με βάση τη διαδικασία παραλαβής. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραδώσει το σύνολο των ζητούμενων υπηρεσιών στις κτιριακές εγκαταστάσεις της Αναθέτουσας Αρχής. Για να διαπιστωθεί ότι το έργο ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των προδιαγραφών και εκπληρώνει τους σκοπούς του για τους οποίους δημιουργήθηκε, ο Ανάδοχος υποχρεούται να προχωρήσει στη διενέργεια ελέγχων για την ορθή λειτουργία του παραδοτέου συστήματος. Για την επίτευξη αυτής της υποχρέωσης, ο Ανάδοχος οφείλει να συνεργαστεί με την ΕΠΠΕ και να εφαρμόσει μεθοδολογία ελέγχου συστημάτων πληροφορικής, σε επίπεδο ολοκληρωμένων συστημάτων και να τεκμηριώσει τα αποτελέσματα του ελέγχου. Η μεθοδολογία που θα χρησιμοποιήσει ο Ανάδοχος δε θα διαφέρει από αυτή που παρουσίασε στην τεχνική προσφορά του, και πρέπει να περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον τα εξής: • Τον προγραμματισμό του ελέγχου, • Την διεκπαιρέωση του ελέγχου, • Την τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων του ελέγχου. Σχετικά με το σύνολο των ενδιάμεσων παραδοτέων, όπως αυτά θα περιγραφούν στην σχετική σύμβαση, η ΕΠΠΕ οφείλει να διαβιβάζει εγγράφως στον Ανάδοχο – το αργότερο εντός ώ (12) εργασίμων ημερών από την επομένη της ημερομηνίας παράδοση του κάθε παραδοτέου – τις παρατηρήσεις της επί του παραδοτέου, προκειμένου ο Ανάδοχος να συμμορφωθεί με αυτές και να το επανυποβάλει κατάλληλα διορθωμένο και συμπληρωμένο εντός ώ (12) εργασίμων ημερών από την λήψη των παρατηρήσεων. Η διαδικασία της επανυποβολής μπορεί να επαναληφθεί μέχρι και ύ (2) φορές και κατά συνέπεια επηρεάζεται, αναλόγως της ταχύτητας παραλαβής της κάθε Φάσης, ο συνολικός χρόνος υλοποίηση ςτου Έργου. Η παράδοση του Έργου από τον Ανάδοχο και η παραλαβή του Έργου από την ΕΠΠΕ, γίνονται υποχρεωτικά μέσα στις προθεσμίες που θα οριστούν στην Σύμβαση. Σε κάθε περίπτωση και σε οποιοδήποτε σημείο της εξέλιξης του Έργου, εάν η ΕΠΠΕ διαπιστώνει μη συμμορφώσεις με τους όρους της Σύμβασης και τις τιθέμενες προδιαγραφές, ενημερώνει εγγράφως τον Ανάδοχο, ο οποίος υποχρεούται να προβεί σε διορθωτικές ενέργειες και να αναφέρει αυτές στην Αναθέτουσα Αρχή ώ (12) ημέρες από την γνωστοποίηση των σχετικών ευρημάτων. Εφόσον διαπιστωθεί διατήρηση των μη συμμορφώσεων και μετά τις διορθωτικές ενέργειες του Αναδόχου, παράλειψη διορθωτικών ενεργειών ή πρόθεση παραπλάνησης της Αναθέτουσας Αρχής, τότε η ΕΠΠΕ μπορεί να εισηγηθεί την έναρξη διαδικασιών για την κήρυξη του Αναδόχου ως έκπτωτου. . Σελίδα 44 από 44
© Copyright 2024 Paperzz
