ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΝΠΙΔ ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ 1.ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 3 2.ΣΥΝΤΟΜΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ 4 3.ΝΟΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΕΑ -ΕΑΠΑΕ 5 3.1. ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ .............................................. 5 3.2. ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ TEA-ΕΑΠΑΕ ......................................... 6 3.3. ΣΚΟΠΟΣ - ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ .................................. 6 3.4. ΑΡΧΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ............................................. 6 3.5. ΜΗΤΡΩΟ ΜΕΛΩΝ .............................................. 7 3.6 ΚΥΡΩΣΕΙΣ .................................................... 8 3.7 ΠΟΡΟΙ - ΕΙΣΦΟΡΕΣ .............................................. 9 3.8 ΑΤΟΜΙΚΕΣ ΜΕΡΙΔΕΣ ............................................. 9 4.ΔΙΟΙΚΗΣΗ TOY TEA-ΕΑΠΑΕ 10 4.1. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ........................................ 10 4.1.1. ΣΥΓΚΛΗΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ - ΤΟΠΟΣ & ΧΡΟΝΟΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΝ ...... 11 4.1.2. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΔΙΑΤΑΞΗ .......................................... 12 4.1.3. ΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ ΧΩΡΙΣ ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΨΗΦΟΥ ............................. 12 4.1.4. ΕΙΣΗΓΗΣΗ ΘΕΜΑΤΩΝ.......................................... 13 4.1.5. ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ .......................................... 13 4.1.6. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΔΣ ................................... 13 4.1.7. ΤΗΡΗΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ - ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ ΔΣ .................... 14 4.2. ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ........................................... 14 4.3. ΕΛΕΓΚΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ .......................................... 14 4.4 EΠΕΝΔΥΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ......................................... 17 4.5 ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ........................................ 17 4.6 ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΤΟΥ ΤΕΑ - ΕΑΠΑΕ ..................................... 19 5.ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΤΟΥ TEA-ΕΑΠΑΕ 22 5.1 ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ............................................. 22 5.2 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ............................................ 22 5.3 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ ΤΕΑ - ΕΑΠΑΕ ....................... 23 5.4 ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ ................................................. 28 5.5 ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΗΣ ................................................ 28 5.6 ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ ......................................... 29 6.ΘΕΜΑΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 30 Πατησίων 48 (3Ος όροφος) – ΤΚ:106 82 Αθήνα -ΑΦΜ: 997419018 – ΔOY: Δ΄ Αθηνών - Τηλ.: 210-8221685 – 210 229778 / FAX: 210-8225136 www.teaeapae.gr – email: [email protected] 6.1 ΠΡΟΣΛΗΨΗ - ΠΡΟΣΟΝΤΑ ........................................ 30 6.2 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ................................................. 31 6.3 ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΙ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ................................... 31 7.ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ 32 7.1 ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ .......................................... 32 7.2 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ........................................ 34 7.3 ΕΛΕΓΧΟΙ .................................................... 35 7.4 ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΙΣ ............................................... 36 7.5 ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ .......................................... 36 7.6 ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΟΥ ΥΠΟΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΣΤΗ ΓΓΚΑ & ΤΗΝ ΕΘΝΙΚΗ ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ ..... 36 7. 7 ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ – ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ .................................... 37 1. ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας (ΕΚΛ) αποτελεί το πλαίσιο λειτουργίας του «ΤAMEIOΥ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΕΠΙΚΟΥΡΗΣΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΤΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ (ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ)». Ο ΕΚΛ του TEA-ΕΑΠΑΕ περιλαμβάνει το νομικό και θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας του, τον τρόπο λειτουργίας των Οργάνων Διοίκησης, την οργανωτική διάρθρωση με τις Υπηρεσίες που εκτελούν τις Λειτουργίες για την παροχή των υπηρεσιών με καθορισμένες διαδικασίες καθώς και το κανονιστικό πλαίσιο με τους κανόνες και τις αρχές λειτουργίας του Ταμείου. Ο ΕΚΛ του TEA-ΕΑΠΑΕ είναι εναρμονισμένος με τη νομοθεσία που διέπει τη λειτουργία των Ταμείων Επαγγελματικής Ασφάλισης (ΤΕΑ) και το Καταστατικό του Ταμείου. Ο ΕΚΛ θεσπίζεται από το Διοικητικό Συμβούλιο, εγκρίνεται από το Γενικό Συμβούλιο και ισχύει από την ημερομηνία έγκρισής του από την εποπτεύουσα του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ Γενική Γραμματεία Κοινωνικών Ασφαλίσεων. Ο ΕΚΛ εγκρίθηκε στην υπ’ αριθμόν 28η συνεδρίαση της Προσωρινής Διοικούσας Επιτροπής του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. 2. ΣΥΝΤΟΜΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ Το ΝΠΙΔ με την επωνυμία «Ταμείο Επαγγελματικής Ασφάλισης Επικούρησης Ασφαλιστών και Προσωπικού Ασφαλιστικών Επιχειρήσεων (ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ)» σύμφωνα με το άρθρο 36 παρ. 1 και 4 του Ν. 4052/2012 αποτελεί καθολικό διάδοχο του Τομέα Επικουρικής Ασφάλισης Ασφαλιστών και Προσωπικού Ασφαλιστικών Επιχειρήσεων του ΝΠΔΔ «Ταμείο Επικουρικής Ασφάλισης Ιδιωτικού Τομέα (ΤΕΑΙΤ)». Ειδικότερα, ο παραπάνω Τομέας Επικουρικής Ασφάλισης του ΝΠΔΔ ΤΕΑΙΤ μετατράπηκε αυτοδικαίως, σύμφωνα με το άρθρο 36 παρ. 2 του Ν. 4052/2012, κατόπιν της απόφασης της πλέον αντιπροσωπευτικής οργάνωσης των ασφαλισμένων «Ομοσπονδίας Ασφαλιστικών Συλλόγων Ελλάδος (ΟΑΣΕ)», σε ΝΠΙΔ υποχρεωτικής επικουρικής ασφάλισης των άρθρων 7 και 8 του Ν. 3029/2002. Η αναλογιστική μελέτη και το υπ’ αριθμ. 2071/13-2-2013 συμβόλαιο – καταστατικό της Συμβ/φου Αθηνών Κλεοπάτρας – Μαρίας Παπαρρηγοπούλου, το οποίο υπογράφεται από την Ομοσπονδία Ασφαλιστικών Συλλόγων Ελλάδος, την Ένωση Συνταξιούχων Ασφαλιστών και την Ένωση Ασφαλιστικών Εταιριών Ελλάδας, εγκρίθηκαν με την απόφαση 51020/4883/105/21-2-2013 του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας. Η εγκριτική αυτή απόφαση του Υπουργού Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ 411 Β/22-2-2013. Το ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ άρχισε να λειτουργεί από 1.3.2013. 3. ΝΟΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΕΑ -ΕΑΠΑΕ 3.1. ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ To TEA-ΕΑΠΑΕ αποτελεί Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου (ΝΠΙΔ), ταμείο υποχρεωτικής επικουρικής – επαγγελματικής ασφάλισης, μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα και διέπεται από τις διατάξεις των άρθρ. 7 και 8 Ν. 3029/2002, όπως αυτές ισχύουν και όπως συμπληρώνονται από τις εκάστοτε Υπουργικές Αποφάσεις που εκδίδονται κατ’ εξουσιοδότηση του Νόμου αυτού, από το Καταστατικό και από τον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας του. To TEA-ΕΑΠΑΕ λειτουργεί υπό την εποπτεία του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας [Γενική Γραμματεία Κοινωνικής Ασφάλισης (ΓΓΚΑ)] και τον έλεγχο της Εθνικής Αναλογιστικής Αρχής. Το βασικό νομικό - θεσμικό πλαίσιο που διέπει τη διοίκηση, οργάνωση και λειτουργία του TEA-ΕΑΠΑΕ είναι: o ΟΔΗΓΙΑ 98/49/ΕΚ/29-06-1998 (Προστασία δικαιωμάτων συμπληρωματικής συνταξιοδότησης μισθωτών και μη που διακινούνται στην ΕΕ) o ΟΔΗΓΙΑ 2003/41/ΕΚ/03-06-2003 (Για τις δραστηριότητες και την εποπτεία των Ιδρυμάτων Επαγγελματικών Συνταξιοδοτικών Παροχών (ΙΕΣΠ), όπως τροποποιήθηκε από το άρθρ. 4 της ΟΔΗΓΙΑΣ 2010/78/ΕΕ (Εξουσίες Ευρωπαϊκής Εποπτικής Αρχής [Ευρωπαϊκή Αρχή Ασφαλίσεων και Επαγγελματικών Συντάξεων] σχετικά με τη διασυνοριακή δραστηριοποίηση των ΤΕΑ) o ΟΔΗΓΙΑ 86/378/ΕΟΚ (Ισότητα των φύλων στα επαγγελματικά καθεστώτα κοινωνικής ασφάλισης) o Ν. 3029/2002 (Μεταρρύθμιση Συστήματος Κοινωνικής Ασφάλισης) όπως έχει τροποποιηθεί από τον Ν. 3385/2005 (άρθρ. 12) και τον Ν. 4019/2012, άρθρ. 108. μ o Π.Δ. 80/1997 (Κλαδικό Λογιστικό Σχέδιο για φορείς Κοινωνικής Ασφάλισης) σε συνδυασμό με τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα. o Π.Δ. 87/2002 (Εφαρμογή της αρχής της ίσης μεταχείρισης στα επαγγελματικά συστήματα κοινωνικής ασφάλισης) o Υ.Α. Φ.Επαγγ. Ασφ./οικ 16/09-04-2003 (Όροι λειτουργίας των TEA ) o Υ.Α. Φ.Επαγγ. Ασφ./43/ 13-11- 2003 (Διαδοχική ασφάλιση μεταξύ TEA) o Υ.Α. Φ. 51010/1821/16/16-02-2004 (Επιβολή διοικητικών κυρώσεων) 3.2. ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ TEA-ΕΑΠΑΕ Στο Καταστατικό καθορίζονται ο σκοπός, η υπαγωγή στην ασφάλιση και τα δικαιώματα των ασφαλισμένων, ο τρόπος χρηματοδότησης, η οικονομική διαχείριση και η λογιστική οργάνωση, οι κανόνες ασφαλιστικής τοποθέτησης και των επενδύσεων, ο τρόπος διοίκησης του TEA-ΕΑΠΑΕ κλπ. Όσα θέματα δεν ρυθμίζονται από το Καταστατικό, διέπονται από τις διατάξεις του νομικού και θεσμικού πλαισίου λειτουργίας των Ταμείων Επαγγελματικής Ασφάλισης του Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας, κατά το μέρος που δεν αναιρούν τον χαρακτήρα του Ταμείου ως φορέα υποχρεωτικής επικουρικής ασφάλισης, καθώς και των αποφάσεων του ΔΣ του TEA-ΕΑΠΑΕ. 3.3. ΣΚΟΠΟΣ - ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ Σκοπός του TEA-ΕΑΠΑΕ είναι η υποχρεωτική επικουρική ασφάλιση των αναφερόμενων στο άρθρο 3 του καταστατικού προσώπων κατά των κινδύνων της αναπηρίας, του ατυχήματος και του γήρατος και των μελών της οικογένειάς τους στην περίπτωση θανάτου του προστάτη ασφαλισμένου ή συνταξιούχου και προς τον σκοπό αυτό συνιστάται στο ταμείο κλάδος επικουρικής σύνταξης. Μέλη της οικογένειας είναι τα αναφερόμενα στο άρθρο 23 του Καταστατικού του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Με απόφαση του ΔΣ του Ταμείου που λαμβάνεται με πλειοψηφία των 2/3 των μελών του, το Ταμείο μπορεί να ιδρύσει και άλλους κλάδους ασφαλιστικής προστασίας. 3.4. ΑΡΧΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Η λειτουργία του TEA-ΕΑΠΑΕ υπόκειται στις αρχές που διέπουν την κοινωνική ασφάλιση και την επαγγελματική ασφάλιση. Ενδεικτικά αναφέρονται οι αρχές: o Αρχή της μη διάκρισης: Απαγορεύεται να γίνεται αδικαιολόγητη διάκριση εις βάρος ασφαλισμένου σε σχέση με τους υπόλοιπους της ίδιας κατηγορίας με αυτόν λόγω ηλικίας, φύλου, φυλής, θρησκεύματος κλπ. o Αρχή της διαφάνειας: Οι λειτουργικές διαδικασίες είναι διαφανείς και βρίσκονται πάντα μέσα στα πλαίσια των νομικών ρυθμίσεων της πολιτείας, των κανονιστικών ρυθμίσεων της εποπτείας και του καταστατικού του Ταμείου. Οι ασφαλισμένοι ενημερώνονται για τη λειτουργία του Ταμείου σύμφωνα με όσα προβλέπει το άρθρο 6 παρ. 1 του Καταστατικού και έχουν πρόσβαση στα στοιχεία τους σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 6 παρ. 1 του Καταστατικού. o Αρχή της προστασίας της βιωσιμότητας: Οι λειτουργίες και διαδικασίες αποσκοπούν στη βιωσιμότητα του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. 3.5. ΜΗΤΡΩΟ ΜΕΛΩΝ Στην ασφάλιση του TEA-ΕΑΠΑΕ υπάγονται τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 3 του Καταστατικού του και τα προστατευόμενα μέλη της οικογένειας των ασφαλισμένων που αναφέρονται στο άρθρο 23. Το TEA-ΕΑΠΑΕ τηρεί μητρώο ασφαλισμένων, σύμφωνα με το άρθρο 4 του Καταστατικού του, στο οποίο καταχωρούνται όλα τα στοιχεία που αφορούν τους ασφαλισμένους και αναγράφονται υποχρεωτικά στο Απογραφικό Δελτίο του κάθε μέλους. Ενδεικτικά, τα στοιχεία των μελών που θα τηρούνται στο μητρώο μπορεί να είναι αυτά που αναγράφονται στο Παράρτημα Ι. Η υποβολή του απογραφικού δελτίου είναι υποχρεωτική για όλα τα μέλη του Ταμείου. Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την εγγραφή του κάθε μέλους στο ΤΕΑΕΑΠΑΕ, το Απογραφικό Δελτίο καθώς και κάθε σχετικό έγγραφο φυλάσσονται στον ατομικό φάκελο κάθε μέλους. Η υπαγωγή στην ασφάλιση γίνεται μόλις το ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ αποδεχθεί την αίτηση που θα υποβάλλει o ασφαλισμένος, καθορίζοντας ταυτόχρονα και την ημερομηνία υπαγωγής. Η διαγραφή ασφαλισμένου κατόπιν αίτησής του λόγω αλλαγής επαγγελματικής απασχόλησης που προβλέπεται από το άρθρο 6 παρ. 1 υπό IV του Καταστατικού ισχύει από την ημερομηνία που καθορίζει η απόφαση του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Η διαγραφή γίνεται την τελευταία ημέρα του μήνα που καθορίζει η απόφαση του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Το Μητρώο μελών τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή και το κάθε μέλος λαμβάνει ένα μοναδικό αριθμό Μητρώου. 3.6 ΚΥΡΩΣΕΙΣ Αρμόδιο για να επιβάλλει κυρώσεις κατά των ασφαλισμένων του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ, των συνταξιούχων και των εργοδοτών είναι το Διοικητικό Συμβούλιο. Κυρώσεις επιβάλλονται στις εξής περιπτώσεις: o Όταν ασφαλισμένος, συνταξιούχος ή εργοδότης με την συμπεριφορά του, επιδιώκει σκόπιμα και κακόβουλα τη ματαίωση ή παρακώλυση της εκτέλεσης των σύννομων πράξεων ή αποφάσεων του Δ.Σ. και της εν γένει λειτουργίας του ΤΕΑΕΑΠΑΕ. o Όταν ασφαλισμένος, συνταξιούχος ή εργοδότης με υπαίτια πράξη ή παράλειψή του παραβαίνει τις διατάξεις της νομοθεσίας που διέπει το ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. o Όταν συντρέχει σπουδαίος λόγος (πράξη ή παράλειψη ή ενέργεια που μπορεί να βλάψει τα συμφέροντα του Ταμείου ή των ασφαλισμένων και συνταξιούχων). Ενδεικτικά, σπουδαίο λόγο αποτελεί η παράβαση των προβλεπόμενων στο άρθρο 6 παρ. 2 του Καταστατικού υποχρεώσεων των ασφαλισμένων, συνταξιούχων και εργοδοτών. Σε κάθε περίπτωση ο Διευθυντής του Ταμείου ερευνά την υπόθεση και συντάσσει σχετικό πόρισμα το οποίο υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο. Οι κυρώσεις που μπορεί να επιβληθούν είναι: → Πρόστιμο σε βάρος του ασφαλισμένου που αντιστοιχεί στις εισφορές από τρεις έως δώδεκα μήνες. Πρόστιμο σε βάρος του συνταξιούχου που αντιστοιχεί από δυο έως έξι μηνιαίες συντάξεις. Πρόστιμο σε βάρος του εργοδότη που οφείλει εισφορές με ανώτατο όριο το 100% των οφειλόμενων εισφορών (μέχρι του διπλασιασμού των οφειλόμενων εισφορών). Το ύψος του προστίμου καθορίζεται ανάλογα με τη βαρύτητα της πράξης και τον δόλο του καθ’ ου το πρόστιμο. Κάθε πρόστιμο προσαυξάνει τους πόρους του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. → Προσωρινή αναστολή της συνταξιοδότησης μέχρις ότου ο συνταξιούχος συμμορφωθεί σε όλες τις υποχρεώσεις του που προβλέπονται στο καταστατικό και ιδίως αυτές του άρθρου 6 παρ. 2. Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις, πριν από την επιβολή του προστίμου επιβάλλεται να καλείται ο καθ’ ου σε προηγούμενη ακρόαση. Η πρόσκληση γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο (τηλεφωνικά, με SMS, με απλή επιστολή κ.λπ.) Ο καθ’ ου το πρόστιμο δικαιούται να αποστείλει εγγράφως τις απόψεις του στο Δ.Σ. εντός δέκα (10) ημερών από την πρόσκληση σε προηγούμενη ακρόαση. Σε περίπτωση μη εμφάνισης, το Δ.Σ. μπορεί να αποφασίσει κατά την ελεύθερη κρίση του. Κατά τη συζήτηση της υπόθεσης στο Δ.Σ. και πριν από τη λήψη της απόφασης ο κρινόμενος δικαιούται να παρασταθεί, προκειμένου να εκθέσει και προφορικά τις θέσεις του. Ένσταση κατά της απόφασης επιβολής κυρώσεων του Δ.Σ. δεν χωρεί. 3.7 ΠΟΡΟΙ - ΕΙΣΦΟΡΕΣ Οι Πόροι και οι Εισφορές του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ, προκειμένου να επιτύχει τους σκοπούς του, καθορίζονται αναλυτικά στο Δεύτερο Κεφάλαιο του Καταστατικού του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ και ειδικότερα στα άρθρα 8 έως και 12. 3.8 ΑΤΟΜΙΚΕΣ ΜΕΡΙΔΕΣ Όπως αυτές περιγράφονται στο σχετικό άρθρο του καταστατικού του Ταμείου. 4. ΔΙΟΙΚΗΣΗ TOY TEA-ΕΑΠΑΕ Οι αρμοδιότητες και τα καθήκοντα των Οργάνων, των Υπηρεσιών και των Επιτροπών του TEA-ΕΑΠΑΕ καθορίζονται από τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας, του Καταστατικού του Ταμείου, του παρόντος ΕΚΛ, του Κανονισμού Επενδύσεων, του Κανονισμού Λειτουργίας της Επενδυτικής Επιτροπής και του Κανονισμού Προμηθειών. 4.1. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ 4.1.1. Το ΔΣ απαρτίζεται από τα αναφερόμενα στο καταστατικό πρόσωπα. Εκτός των όσων προβλέπει το άρθρο 13 του Καταστατικού για την σύνθεση των μελών του ΔΣ, απαραίτητη προϋπόθεση για την υπόδειξη κάποιου ως μέλους του ΔΣ είναι να έχει εμπειρία τουλάχιστον 5 ετών σε θέσεις ευθύνης στον ιδιωτικό ή δημόσιο τομέα (και σε συνδικαλιστική οργάνωση) και να μην έχει καταδικασθεί για παραβάσεις της εργατικής και της ασφαλιστικής νομοθεσίας. Ο Πρόεδρος του ΔΣ, θα πρέπει επιπλέον να είναι πτυχιούχος ΑΕΙ και να γνωρίζει την Αγγλική γλώσσα. 4.1.2. Μέλη του ΔΣ μπορεί να συμμετέχουν σε Επιτροπές αξιολόγησης διαγωνισμών Παροχής Υπηρεσιών και Προμηθειών. 4.1.3. Πέντε μήνες πριν από τη λήξη της θητείας του ΔΣ οι οργανώσεις, που εκπροσωπούνται σ’ αυτό, υποχρεούνται να κοινοποιήσουν τους εκπροσώπους τους και τους αναπληρωτές τους στο νέο ΔΣ. Η προθεσμία γνωστοποίησης των εκπροσώπων της κάθε οργάνωσης στο νέο ΔΣ, λήγει το αργότερο τρείς μήνες πριν από την λήξη της θητείας του απερχόμενου ΔΣ. Σε περίπτωση που κάποια οργάνωση από αυτές αμελήσει ή δεν επιθυμεί να προτείνει εκπροσώπους, οι θέσεις τους καταλαμβάνονται αναλογικά από εκπροσώπους των υπολοίπων οργανώσεων. Η συμπλήρωση των κενών θέσεων για το νέο ΔΣ γίνεται διαδοχικά με έναν εκπρόσωπο από κάθε οργάνωση που προτείνει εκπροσώπους με την εξής σειρά: η αντιπροσωπευτικότερη οργάνωση των ασφαλιστικών υπαλλήλων, η αντιπροσωπευτικότερη οργάνωση των εργοδοτών, η αντιπροσωπευτικότερη οργάνωση των συνταξιούχων κ.ο.κ. Το απερχόμενο ΔΣ ειδοποιεί σχετικά με το θέμα τις υπόλοιπες οργανώσεις προκειμένου να προτείνουν τους επιπλέον εκπροσώπους τους, το αργότερο δύο μήνες πριν την λήξη της θητείας του. Οι οργανώσεις αυτές γνωστοποιούν τα ονόματα των επιπλέον εκπροσώπων τους το αργότερο δεκαπέντε μέρες μετά την λήψη της σχετικής ενημέρωσης από το απερχόμενο ΔΣ. Η αντικατάσταση των κενών θέσεων των προτεινομένων για το νέο ΔΣ εκπροσώπων, γίνεται με ευθύνη των υπολοίπων οργανώσεων, το αργότερο ένα μήνα πριν από τη λήξη της θητείας του απερχόμενου ΔΣ. Το απερχόμενο ΔΣ ειδοποιεί τους εκπροσώπους των οργανώσεων προκειμένου να συγκληθούν σε σώμα και να παραλάβουν την διοίκηση του Ταμείου το αργότερο δέκα μέρες πριν από τη λήξη της θητείας του. Όλες οι διαδικασίες γίνονται με ευθύνη του Προέδρου ή σε περίπτωση κωλύματος του εκπροσώπου που θα ορίσει η πλειοψηφία του απερχόμενου ΔΣ. Σε περίπτωση που λήξει η θητεία του ΔΣ και δεν έχουν τηρηθεί οι παραπάνω διαδικασίες τότε α) παρατείνεται η θητεία του παλαιού ΔΣ μέχρι έξι μήνες και β) ο Υπουργός Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας φροντίζει για την υλοποίηση των παραπάνω διαδικασιών εντός του διαστήματος αυτού. 4.1.1. ΣΥΓΚΛΗΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ - ΤΟΠΟΣ & ΧΡΟΝΟΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΝ Το ΔΣ συγκαλείται από τον Πρόεδρό του με έγγραφη πρόσκληση που γνωστοποιείται στα μέλη του δύο τουλάχιστον εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση και συνεδριάζει στην έδρα του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Το ΔΣ συνεδριάζει σύμφωνα με το άρθρο 15 παρ. 1 του καταστατικού. Σε περίπτωση άρνησης του Προέδρου ή του Αντιπροέδρου να συγκαλέσει το Διοικητικό Συμβούλιο, μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία ή εκπρόθεσμης σύγκλησής του, επιτρέπεται στα μέλη που ζήτησαν τη σύγκληση να συγκαλέσουν αυτά το ΔΣ μέσα σε προθεσμία πέντε [5] ημερών, γνωστοποιώντας τη σχετική πρόσκληση στα λοιπά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. Στην κατά τα ανωτέρω αίτησή τους πρέπει, με ποινή απαραδέκτου, να αναφέρονται με σαφήνεια και τα θέματα με τα οποία θα ασχοληθεί το Διοικητικό Συμβούλιο. 4.1.2. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΔΙΑΤΑΞΗ Η ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων καθορίζεται από τον Πρόεδρο του ΔΣ σε συνεργασία με τον Γενικό Γραμματέα και τον Διευθυντή του Ταμείου και τα θέματά της περιέχονται στην πρόσκληση που αποστέλλεται στους συμβούλους ει δυνατόν τρεις [3], αλλά σε κάθε περίπτωση δυο [2] τουλάχιστον εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, διαφορετικά η λήψη αποφάσεων επιτρέπεται μόνο εφόσον παρίστανται όλα τα μέλη του ΔΣ και κανείς δεν αντιλέγει στη λήψη αποφάσεων. Η πρόσκληση είναι έγγραφη και ενυπόγραφη από τον Πρόεδρο του ΔΣ και σ' αυτήν αναγράφονται επί ποινή απαραδέκτου, η ημερομηνία, η ώρα, ο τόπος της συνεδρίασης και τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Θέματα εκτός ημερήσιας διάταξης μπορούν να συζητηθούν στις συνεδριάσεις του ΔΣ σύμφωνα με το άρθρο 15 παρ. 3 του Καταστατικού του Ταμείου. 4.1.3. ΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ ΧΩΡΙΣ ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΨΗΦΟΥ Στις συνεδριάσεις του ΔΣ παρίσταται ως εισηγητής των θεμάτων της ημερησίας διάταξης μαζί με τον Πρόεδρο του Ταμείου ο Διευθυντής του Ταμείου χωρίς δικαίωμα ψήφου. Στις συνεδριάσεις του ΔΣ δύναται να παρίστανται χωρίς δικαίωμα ψήφου, ο Νομικός Σύμβουλος του Ταμείου. Επίσης μπορεί να συμμετέχουν τρίτοι, εφόσον κληθούν από την πλειοψηφία του Διοικητικού Συμβουλίου. Δύναται επίσης να παρίστανται και στελέχη του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ για παροχή διευκρινίσεων επί των εισηγήσεων, εφόσον κληθούν από το Διοικητικό Συμβούλιο. Οι Παριστάμενοι στις συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου, χωρίς δικαίωμα ψήφου, πλην του Διευθυντού του Ταμείου, δεν έχουν δικαίωμα να θέτουν ερωτήσεις, ούτε να εκφράζουν απόψεις επί των εισηγήσεων των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Οι παραπάνω εκφράζουν τη γνώμη τους μόνο σε θέματα αρμοδιότητάς τους εφόσον ερωτηθούν από τον Πρόεδρο ή τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. 4.1.4. ΕΙΣΗΓΗΣΗ ΘΕΜΑΤΩΝ Εισηγητής των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης στο ΔΣ είναι ο Πρόεδρος του ΔΣ και ο Διευθυντής ή ο αναπληρωτής του. Εισηγητικά σημειώματα μελών ΔΣ ή των Υπηρεσιών του Ταμείου πρέπει να έχουν υποβληθεί έγκαιρα στον Πρόεδρο ή στον Δ/ντη (τουλάχιστον 3 εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση), ώστε να κοινοποιηθούν με την πρόσκληση – ημερήσια διάταξη για τη συνεδρίαση του ΔΣ στα μέλη του ΔΣ.  Εισηγήσεις που περιλαμβάνουν εκτέλεση δαπανών προϋπολογισμού πρέπει να φέρουν στην τελευταία σελίδα τη θεώρηση του Λογιστή του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ.  Εισηγήσεις που απαιτούν νομική θεώρηση (όπως συμβάσεις με τρίτους, διακηρύξεις διαγωνισμών) πρέπει να φέρουν τη γνωμοδότηση ή θεώρηση του Νομικού Συμβούλου του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ.  Εισηγήσεις που περιλαμβάνουν θέματα επενδύσεων των Αποθεματικών πρέπει να περιλαμβάνουν τη γνωμοδότηση της Επιτροπής Επενδύσεων του ΤΕΑΕΑΠΑΕ.  Εισηγήσεις που περιλαμβάνουν θέματα αναλογιστικά πρέπει να φέρουν τη θεώρηση του αναλογιστή και τη γνωμοδότηση της Αναλογιστικής Επιτροπής, όπου απαιτείται. 4.1.5. ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Οι αποφάσεις λαμβάνονται σύμφωνα με το άρθρο 14 του καταστατικού και οι συζητήσεις και αποφάσεις είναι απόρρητες κατά το άρθρο 13 παρ. 6. 4.1.6. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΔΣ Η προσέλευση στις συνεδριάσεις του ΔΣ και η εκπλήρωση των καθηκόντων τους, αποτελεί υπηρεσιακό καθήκον για όλα τα μέλη του όπως ορίζεται στο άρθρο 15. Μέλος κωλυόμενο να παραστεί σε συνεδρίαση υποχρεούται να ενημερώνει σχετικά τον Πρόεδρο του Δ.Σ μια ημέρα τουλάχιστον πριν από τη συνεδρίαση προκειμένου να ειδοποιηθεί ο αναπληρωτής του. 4.1.7. ΤΗΡΗΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ - ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ ΔΣ Σε κάθε συνεδρίαση του ΔΣ τηρούνται πρακτικά από τον Γραμματέα, σύμφωνα με το άρθρο 15 του Καταστατικού. Ο Γραμματέας στο έργο του υποβοηθείται από υπάλληλο της Υπηρεσίας Διοικητικής Υποστήριξης & Γραμματείας, τον οποίο ορίζει με απόφασή του το ΔΣ. Ειδικότερα, ο υπάλληλος της Υπηρεσίας Διοικητικής Υποστήριξης & Γραμματείας υπό την εποπτεία του Γραμματέα του ΔΣ έχει τα ακόλουθα καθήκοντα:  Συντάσσει την πρόσκληση προς τα μέλη και τους λοιπούς συμμετέχοντες στις συνεδριάσεις, στην οποία πρέπει να αναφέρεται ο τόπος, η ημέρα και η ώρα της συνεδρίασης. Η Πρόσκληση πρέπει να περιλαμβάνει και τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, όπως αυτά έχουν καθορισθεί από τον Πρόεδρο του Ταμείου σε συνεργασία με τον Διευθυντή.  Αποστέλλει, ει δυνατόν τρεις [3], αλλά σε κάθε περίπτωση δυο [2] τουλάχιστον εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση προς τα μέλη και τους λοιπούς συμμετέχοντες στις συνεδριάσεις, φακέλους με αντίγραφο της Πρόσκλησης- Ημερήσιας Διάταξης, των εισηγήσεων και των τυχόν λοιπών σχετικών στοιχείων.  Συντάσσει τις καταστάσεις αμοιβής των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου.  Καταγράφει τα πρακτικά των συνεδριάσεων του ΔΣ και του Γενικού Συμβουλίου και τηρεί τα σχετικά Βιβλία.  Εκδίδει αποσπάσματα. 4.2. ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ Η συγκρότηση και η λειτουργία του ΓΣ καθορίζονται με αντίστοιχη εφαρμογή όσων ισχύουν για το ΔΣ εκτός αν ειδικώς προβλέπεται στο άρθρο 20 του καταστατικού κάτι διαφορετικό. 4.3. ΕΛΕΓΚΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ 4.3.1. ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ – ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΜΕΛΩΝ Στο ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ μπορεί με απόφαση του ΔΣ να συγκροτηθεί τριμελής Ελεγκτική Επιτροπή, η οποία θα λειτουργεί στο πλαίσιο των αρχών, κανόνων και διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου του Ταμείου με στόχο την ενίσχυση της αξίας του Ταμείου και της προάσπισης των συμφερόντων των ασφαλισμένων. Η θητεία της Επιτροπής καθορίζεται με την απόφαση του ΔΣ που τη συγκροτεί. Τα μέλη της Επιτροπής είναι απόφοιτοι ΑΕΙ με επιστημονική κατάρτιση και εμπειρία στις ελεγκτικές τεχνικές που ισχύουν στην Ελλάδα. Μέλος της Ελεγκτικής Επιτροπής δεν δύναται να είναι και μέλος του ΔΣ του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Τα μέλη της Ελεγκτικής Επιτροπής παρέχουν ανεπηρέαστες και αμερόληπτες κρίσεις και απέχουν, εφόσον προκύπτει σύγκρουση συμφερόντων. Τα μέλη της Ελεγκτικής Επιτροπής υποχρεούνται να μην ανακοινώνουν σε τρίτους πληροφορίες των οποίων λαμβάνουν γνώση κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους. 4.3.2. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ Έργο της Ελεγκτικής Επιτροπής είναι: - Η καταγραφή των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου. - Η παρακολούθηση και ο έλεγχος της εφαρμογής και της συνεχούς τήρησης του Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας του TEA-ΕΑΠΑΕ, του Καταστατικού, της εν γένει νομοθεσίας που αφορά στο ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. - Η ανάπτυξη και λειτουργία εσωτερικών μηχανισμών ελέγχου (controls), -Η συμμόρφωση με το, κατά περίπτωση, ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο, - Η ανάπτυξη και ασφαλής λειτουργία πληροφοριακών συστημάτων που να υποστηρίζουν επαρκώς την υλοποίηση της επιχειρηματικής στρατηγικής και τις τρέχουσες λειτουργίες του Ταμείου. - Η αναγνώριση, μέτρηση και διαχείριση των κινδύνων. - Η αναφορά στο Διοικητικό Συμβούλιο του ΤΕΑ - ΕΑΠΑΕ, περιπτώσεων όπου διαπιστώνεται από τους διενεργούμενους ελέγχους ότι υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης συγκεκριμένων λειτουργιών και διαδικασιών. - Η παρακολούθηση της έγκαιρης λήψης από τα αρμόδια όργανα του Ταμείου διορθωτικών μέτρων, για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που καταγράφονται στις εκθέσεις των πάσης φύσεως ελέγχων (εσωτερικών ελεγκτών, εξωτερικών ελεγκτών, εποπτικών αρχών, φορολογικών αρχών κλπ). - Η διενέργεια ειδικών ελέγχων προβαίνοντας στις απαραίτητες ενέργειες, στις περιπτώσεις: - - → ύπαρξης ενδείξεων για βλάβη των συμφερόντων του Ταμείου, → απατών πάσης φύσεως, καταχρήσεων, καθώς και παραβατικών και αντικανονικών ενεργειών εκ μέρους στελεχών ή υπαλλήλων, → των καταγγελιών που της υποβάλλονται απευθείας ή και στη Διοίκηση του Ταμείου, από υπαλλήλους ή τρίτους Η παρακολούθηση και έλεγχο της οργάνωσης, της δομής και των διαδικασιών εσωτερικής λειτουργίας του TEA-ΕΑΠΑΕ -που είναι απαραίτητες για την καλύτερη εξυπηρέτηση των συμφερόντων των ασφαλισμένων. Η διενέργεια τακτικών και εκτάκτων ελέγχων Η έγκαιρη αναγνώριση και αξιολόγηση πιθανών κινδύνων Η ενημέρωση του Διοικητικού Συμβουλίου μια φορά τουλάχιστον το εξάμηνο ή όποτε αυτό κρίνεται σκόπιμο, για τους διενεργούμενους ελέγχους 4.3.3. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΕΚΘΕΣΗ ΕΛΕΓΧΟΥ Η Ελεγκτική Επιτροπή υποβάλλει κάθε χρόνο προς το ΔΣ του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ για έγκριση το ετήσιο πρόγραμμα ελέγχου καθώς και την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων της προηγούμενης διαχειριστικής περιόδου. Το ετήσιο πρόγραμμα ελέγχου θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες του ταμείου που πρόκειται να ελεγχθούν μέσα στη χρήση καθώς και να προβλέπει για τυχόν ειδικές εργασίες ή ειδικούς ελέγχους που μπορεί να ζητηθούν από το ΔΣ του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Το ΔΣ του Ταμείου οφείλει να παρέχει στα μέλη της Ελεγκτικής Επιτροπής όλα τα απαραίτητα μέσα που θα διευκολύνουν την άσκηση κατάλληλου και αποδοτικού εσωτερικού ελέγχου. Οι υπηρεσίες του Ταμείου υποχρεούνται να θέτουν στη διάθεση της Ελεγκτικής Επιτροπής κάθε σχετικό με τον έλεγχο στοιχείο ή έγγραφο. Η Ελεγκτική Επιτροπή κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της, ύστερα από έγκριση του ΔΣ, μπορεί να υποστηρίζεται στο έργο της από τρίτους (εμπειρογνώμονες, Ελεγκτικούς Οίκους κλπ). Η Ελεγκτική Επιτροπή για την εκτέλεση των καθηκόντων της μπορεί να συνεργάζεται με τους Ορκωτούς Ελεγκτές, τον Διαχειριστή Επενδύσεων, τον Αναλογιστή, το Θεματοφύλακα, την Επιτροπή Επενδύσεων και λαμβάνει υπόψη της απαιτήσεις των εποπτικών αρχών. Η Ελεγκτική Επιτροπή μετά τη διενέργεια κάθε ελέγχου, συντάσσει Έκθεση η οποία περιέχει τα ευρήματα του Ελέγχου. Η Έκθεση Ελέγχου παρουσιάζεται στο ΔΣ του TEA - ΕΑΠΑΕ. Στην Έκθεση Ελέγχου αναφέρεται το εύρος του ελέγχου, τα ευρήματα και τα συμπεράσματα που διεξήχθησαν, καθώς και οι προτάσεις της Επιτροπής για βελτιωτικές ή διορθωτικές κινήσεις. Η Ελεγκτική Επιτροπή υποβάλλει εγγράφως μια φορά τουλάχιστον το εξάμηνο στο ΔΣ εκθέσεις δραστηριοτήτων της όπου θα συνοψίζονται τα ευρήματα των ελέγχων της περιόδου, οι διορθωτικές ενέργειες και ο προγραμματισμός εργασιών για την επόμενη περίοδο. 4.4 EΠΕΝΔΥΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ Η Επενδυτική Επιτροπή του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ λειτουργεί σύμφωνα με τον Επενδυτικό Κανονισμό και τον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας που έχουν εγκριθεί από την ΓΓΚΑ. Στις συνεδριάσεις της Επενδυτικής Επιτροπής παρευρίσκεται μέλος του ΔΣ που έχει εξουσιοδοτηθεί για το σκοπό αυτό. 4.5 ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ 4.5.1. ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ – ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΜΕΛΩΝ Στο ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ μπορεί με απόφαση του ΔΣ να συγκροτηθεί Αναλογιστική Επιτροπή, ο αριθμός των μελών και η θητεία της οποίας θα καθορίζονται με την απόφαση του ΔΣ που τη συγκροτεί. Η Επιτροπή ορίζει τον Πρόεδρο αυτής. Η Αναλογιστική Επιτροπή συνεδριάζει κατόπιν έγγραφης πρόσκλησης του Προέδρου αυτής, προκειμένου να ασχοληθεί με τα εκάστοτε αναγραφόμενα στην πρόσκληση θέματα. Στις συνεδριάσεις της Επενδυτικής Επιτροπής παρευρίσκεται μέλος του ΔΣ που έχει εξουσιοδοτηθεί για το σκοπό αυτό. Τα μέλη της Επιτροπής είναι πιστοποιημένοι αναλογιστές, με επιστημονική κατάρτιση και εξοικείωση με τις αναλογιστικές τεχνικές που ισχύουν στην Ελλάδα. Μέλος της Αναλογιστικής Επιτροπής δεν δύναται να είναι και μέλος του ΔΣ του ΤΕΑΕΑΠΑΕ. Τα μέλη της Αναλογιστικής Επιτροπής παρέχουν ανεπηρέαστες και αμερόληπτες κρίσεις και απέχουν εφόσον προκύπτει σύγκρουση συμφερόντων. Τα μέλη της Επιτροπής υποχρεούνται να μην ανακοινώνουν σε τρίτους πληροφορίες των οποίων λαμβάνουν γνώση κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους. 4.5.2. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ Έργο της Αναλογιστικής Επιτροπής είναι: 1. Η παροχή συμβουλευτικής υποστήριξης και η ενημέρωση του ΔΣ σε θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές της και επηρεάζουν το πλαίσιο λειτουργίας του Ταμείου με στόχο την προστασία των συμφερόντων των ασφαλισμένων. Και ενδεικτικά εισήγηση για την προμήθεια, εγκατάσταση και διαχείριση συστήματος, που θα επιτρέπει στο Ταμείο να έχει πλήρη εποπτεία των αναλογιστικών μελετών καθώς και την στελέχωση του Ταμείου με το εξειδικευμένο προσωπικό – συνεργάτη για την πλήρη αυτόνομη λειτουργία του Ταμείου σε αναλογιστική υποστήριξη. 2. Η εισήγηση προς το ΔΣ του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ για τις αλλαγές που ενδεχομένως απαιτούνται σε άρθρα του Καταστατικού προκειμένου να διασφαλίζεται διαχειριστικά και νομικά η απρόσκοπτη λειτουργία του Ταμείου. 3. Η εισήγηση προς το ΔΣ του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ για τον προσδιορισμό των υποθέσεων και παραμέτρων σχετικά με τη διενέργεια αναλογιστικών μελετών και ο έλεγχος σχολιασμός των αποτελεσμάτων των μελετών αυτών. 4. Προτάσεις προς το ΔΣ του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ για τις ενδεδειγμένες ενέργειες χρηματοδότησης σε περίπτωση εμφάνισης ελλείμματος. 5. Ο προσδιορισμός και η περιοδική επανεξέταση των τακτικών ή έκτακτων (κατόπιν αιτήσεως) των αναλογιστικά προσδιοριζόμενων στοιχείων πληροφόρησης τα οποία θα αποστέλλονται για την ενημέρωση των ασφαλισμένων/συνταξιούχων του ταμείου. 6. Η εισήγηση για τον καθορισμό των κριτηρίων - προδιαγραφών που πρέπει να πληροί ο υπεύθυνος αναλογιστής του Ταμείου. 7. Η συνεργασία με τον υπεύθυνο αναλογιστή του Ταμείου για θέματα που άπτονται των υποχρεώσεών του. 8. Η παρακολούθηση της καλής εκτέλεσης των αναλογιστικής φύσεως τακτικών υποχρεώσεων του Ταμείου (π.χ. δημιουργία επαρκών αποθεματικών, ασφαλιστική τοποθέτηση, αναλογιστικές αποτιμήσεις, ατομικές μερίδες, έλεγχος επάρκειας των συντάξεων, ανάγκη αναπροσαρμογών παροχών κ.α.) συμπεριλαμβανομένου και κάθε ζητήματος που αφορά στην εν γένει αναλογιστική λειτουργία του Ταμείου. 9. Συνεργασία με την επιτροπή επενδύσεων για θέματα επενδυτικής πολιτικής (LMS matching) Το ΔΣ του Ταμείου οφείλει να παρέχει στα μέλη της Αναλογιστικής Επιτροπής όλα τα απαραίτητα μέσα που θα διευκολύνουν την άσκηση του έργου της. Οι υπηρεσίες του Ταμείου υποχρεούνται να θέτουν στη διάθεση της Επιτροπής κάθε σχετικό με τις αναλογιστικές μελέτες στοιχείο ή έγγραφο. Η Αναλογιστική Επιτροπή κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της, ύστερα από έγκριση του ΔΣ, μπορεί να υποστηρίζεται στο έργο της από τρίτους. Η Αναλογιστική Επιτροπή για την εκτέλεση των καθηκόντων της μπορεί να συνεργάζεται με τους Ορκωτούς Ελεγκτές, τον Διαχειριστή Επενδύσεων, τον Αναλογιστή, τον Θεματοφύλακα, την Επιτροπή Επενδύσεων. 4.5.3. ΕΚΘΕΣΗ Η Αναλογιστική Επιτροπή συντάσσει Έκθεση ανά εξάμηνο η οποία περιέχει τα ευρήματα της μελέτης της. Η Έκθεση αυτή παρουσιάζεται στο ΔΣ του TEA-ΕΑΠΑΕ. Στην Έκθεση αναφέρεται το εύρος της μελέτης, τα ευρήματα και τα συμπεράσματα που διεξήχθησαν, καθώς και οι προτάσεις της Επιτροπής για βελτιωτικές ή διορθωτικές κινήσεις. 4.6 ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΤΟΥ ΤΕΑ - ΕΑΠΑΕ 4.6.1. ΠΡΟΣΛΗΨΗ - ΠΡΟΣΟΝΤΑ Το ΔΣ επιλέγει ή/και προσλαμβάνει τον Διευθυντή του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Ο Διευθυντής θα πρέπει να είναι πτυχιούχος ΑΕΙ, να γνωρίζει την αγγλική γλώσσα, να έχει εμπειρία διοίκησης τουλάχιστον πέντε ετών σε θέση ευθύνης και να μην έχει καταδικασθεί για παραβάσεις της εργατικής και της ασφαλιστικής νομοθεσίας 4.6.2. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ Ο Διευθυντής του TEA-ΕΑΠΑΕ: o Παρακολουθεί, κατευθύνει, επιβλέπει και εποπτεύει τη λειτουργία του Ταμείου και επιμελείται της εκτέλεσης των αποφάσεων του ΔΣ. o Προΐσταται των υπηρεσιών του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ o Έχει την ευθύνη, μαζί με τον υπεύθυνο Λογιστηρίου, για την κατάρτιση του Προϋπολογισμού, του Ισολογισμού και του Απολογισμού του Ταμείου καθώς και των Προγραμμάτων Προμηθειών και Παροχής Υπηρεσιών o Εκτελεί τον προϋπολογισμό μέσα στα όρια των αποφάσεων του Δ.Σ. o Συνυπογράφει, μαζί με τον υπεύθυνο Λογιστηρίου, τα εντάλματα πληρωμών, δαπανών, αποδείξεις είσπραξης, γραμμάτια είσπραξης των εισφορών και πόρων του Ταμείου των μελών και όλα τα παραστατικά της οικονομικής διαχείρισης του Ταμείου. o Ελέγχει την περιουσία του TEA-ΕΑΠΑΕ και παίρνει κάθε αναγκαίο συντηρητικό μέτρο για την προστασία της, σε συνεννόηση με το ΔΣ. o Ενημερώνεται καθημερινά για το ταμειακό υπόλοιπο του TEA-ΕΠΑΕ. o Ασκεί πειθαρχική εξουσία στο προσωπικό του TEA-ΕΑΠΑΕ. o Επιβλέπει και ευθύνεται για. την κανονική τήρηση των Βιβλίων, Φακέλων και Εντύπων, καθώς και του Μητρώου Μελών του TEA-ΕΑΠΑΕ. o Θεωρεί τα βιβλία και έγγραφα του TEA-ΕΑΠΑΕ. o Συνυπογράφει με τον αρμόδιο υπάλληλο του TEA-ΕΑΠΑΕ όλη την αλληλογραφία και τα λοιπά έγγραφα. o Συνυπογράφει τα παραστατικά και είναι υπεύθυνος έναντι του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ για τη διεξαγωγή των εργασιών από τις υπηρεσίες του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ σύμφωνα με το Καταστατικό, τον Κανονισμό και τις εκάστοτε αποφάσεις του Δ.Σ. o Μετέχει στις συνεδριάσεις του Δ.Σ. χωρίς δικαίωμα ψήφου και εισηγείται μαζί με τον Πρόεδρο τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. o Συνυπογράφει με τον αρμόδιο υπάλληλο τις πράξεις απονομής των παροχών, υπαγωγής στην ασφάλιση και διακοπής από την ασφάλιση, αναγνώρισης ή βεβαίωσης χρόνου ασφάλισης. o Οτιδήποτε άλλο του ανατεθεί από το Δ.Σ. 4.6.3. ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗ Σε περίπτωση προσωρινής απουσίας ή κωλύματος, τον Διευθυντή αντικαθιστά ο Προϊστάμενος του Λογιστηρίου και συνυπογράφει με τον αρμόδιο υπάλληλο πράξεις που εξυπηρετούν μόνο τις τρέχουσες ανάγκες και ενδεικτικά, πληρωμής των συντάξεων (όχι όμως απονομής αυτών), πληρωμής των φορολογικών υποχρεώσεων, κοινοχρήστων κ.λπ. 5. ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΤΟΥ TEA-ΕΑΠΑΕ Το TEA-ΕΑΠΑΕ για την επίτευξη του σκοπού του και την αποτελεσματική λειτουργία του, προκειμένου να προσφέρει υπηρεσίες ποιότητας στους ασφαλισμένους, ανέπτυξε οργανωτική δομή, η οποία ανταποκρίνεται πλήρως στους σκοπούς του. 5.1 ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ Το Οργανόγραμμα του TEA-ΕΑΠΑΕ απεικονίζεται σε επισυναπτόμενο Παράρτημα ΙΙ & τροποποιείται με απόφαση του Δ.Σ. 5.2 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ Για τον καλύτερο έλεγχο των διαδικασιών και τη βέλτιστη λειτουργικότητα του TEA συστήνονται έξι Υπηρεσίες: - Υπηρεσία Εισφορών - Υπηρεσία Παροχών - Υπηρεσία Λογιστηρίου - Υπηρεσία Χρηματοοικονομικού Κινδύνου & Επενδύσεων - Υπηρεσία Πληροφορικής - Υπηρεσία Διοικητικής Υποστήριξης & Γραμματείας Ο αριθμός του απαιτούμενου προσωπικού σε κάθε Υπηρεσία καθορίζεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου κατόπιν εισήγησης του Διευθυντή. 5.3 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ ΤΕΑ - ΕΑΠΑΕ 5.3.1. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΕΙΣΦΟΡΩΝ Η Υπηρεσία Εισφορών έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες: - Παρακολούθηση και έλεγχος μητρώου ασφαλισμένων και εργοδοτών. Ειδικότερα αναλαμβάνει: → Άνοιγμα νέων εργοδοτών και ασφαλισμένων → Παραλαβή και έλεγχο των δικαιολογητικών → Άνοιγμα μερίδας - Παρακολούθηση και έλεγχος ασφαλιστικών εισφορών. Ειδικότερα αναλαμβάνει: → → → → → - Παραλαβή καταστάσεων με χρεώσεις εισφορών Παρακολούθηση εισπράξεων (εισπράξεις εισφορών) Ενημέρωση για οφειλές (ανείσπρακτα) Αλληλογραφία με εργοδότες Κλείσιμο εισπράξεων μηνός και αντιστοίχιση με χρεώσεις Μέριμνα για τις αποφάσεις και ενημέρωση μητρώου. Ειδικότερα αναφορικά με: → Μη έμμισθους, μετατάξεις περίπου ανά δύο χρόνια (έλεγχος δικαιολογητικών για τη μετάταξη, έλεγχος πληρωμών τους προς το ταμείο, δημιουργία απόφασης μετάταξης) → Προαιρετική ασφάλιση (έλεγχος δικαιολογητικών, αλληλογραφία με υγειονομικές αρχές για την εξέταση του αιτούντος, απόφαση) → Αναγνώριση στρατιωτικής θητείας (έλεγχος δικαιολογητικών, απόφαση) → Αναγνώριση πλασματικών χρόνων σπουδών (έλεγχος δικαιολογητικών, απόφαση) → Αναγνώριση πλασματικών χρόνων παιδιών (έλεγχος δικαιολογητικών, απόφαση) → Αναγνώριση πλασματικών χρόνων κενών διαστημάτων εργασίας (έλεγχος δικαιολογητικών, απόφαση) Σε πολλές αναγνωρίσεις γίνεται ο έλεγχος των ενσήμων του ΙΚΑ. - Έλεγχος εισπράξεων εισφορών από εργοδότη για τους φακέλους των προς συνταξιοδότηση. - Βεβαιώσεις προϋπηρεσίας – Έλεγχος ενσήμων ΙΚΑ (καταμέτρηση) αντιπαραβολή με τις καταστάσεις του Ταμείου και έκδοση βεβαίωσης. - Τήρηση Μητρώου Αποφάσεων Παροχών και Εξαγορών. - Ανάθεση στη Νομική Σύμβουλο του Ταμείου κάθε νέας υπόθεσης και παλαιάς (παρακολουθώντας και ενισχύοντας τα συμφέροντα του Ταμείου με μαρτυρία στην εκδίκαση των υποθέσεων) και δημιουργία του σχετικού αρχείου (φάκελος). - Προετοιμασία εισηγήσεων προς ΠΔΕ σε συνεργασία με τη Νομικό Σύμβουλο (γνωματεύσεις) για υποθέσεις Παροχών και Εισφορών - Συνεργασία με ETHNODATA – Η.ΔΙ.ΚΑ. για θέματα συντάξεων και για τα στοιχεία που χρειάζονται για τη δημιουργία Αναλογιστικών Μελετών του Ταμείου. - Τήρηση στατιστικών στοιχείων. 5.3.2. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΑΡΟΧΩΝ Η Υπηρεσία Παροχών έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες: - Υποδοχή ασφαλισμένων προς συνταξιοδότηση και τηλεφωνική εξυπηρέτηση. - Ενημέρωση, παραλαβή εγγράφων (δικαιολογητικών) και χρέωση στο σύστημα. - Ενημέρωση για ελλείψεις και δημιουργία φακέλου. - Αρχειοθέτηση φακέλου κατά σειρά προτεραιότητας. - Άνοιγμα φακέλου και λεπτομερής μελέτη των προϋποθέσεων και των δικαιολογητικών. → Διαχωρισμός σε διαδοχική ή κανονική σύνταξη (πλήρης ή με ελλιπή δικαιολογητικά) → Ενημέρωση δικαιούχου. - Καταμέτρηση ενσήμων και αποστολή στο τμήμα εσόδων για έλεγχο εισπράξεων εισφορών από εργοδότη. - Εφόσον ο ασφαλισμένος υποχρεούται ή επιθυμεί την αναγνώριση πλασματικών ετών, το τμήμα αναλαμβάνει τον υπολογισμό χρόνου για θεμελίωση ή προσαύξηση και τον υπολογισμό ποσού. Επίσης αναλαμβάνει και την αποστολή στα έσοδα για είσπραξη ποσού. - Αποστολή επιστολής στα λοιπά ταμεία για υπολογισμό του δικού τους χρόνου υπηρεσίας και του ποσού συμμετοχής ή αντίστοιχα απάντηση από εμάς στα άλλα ταμεία για χρόνο και ποσόν συμμετοχής – αναμονή απάντησης. - Αλλαγή δικαιούχων σύνταξης (περιπτώσεις θανάτου ασφαλισμένου). - Παραλαβή σχετικών δικαιολογητικών και αντίστοιχοι έλεγχοι. Εφόσον προκύψει οικονομική διαφορά συντάσσει επιστολή προς Εθνική Τράπεζα για επιστροφή του ποσού σύνταξης. - Ανανεώσεις συντάξεων (αναπηρικών ή θανάτου) με τις αντίστοιχες παρατάσεις ή επαναχορηγήσεις. - Τήρηση Δελτίου μεταβολών. - Διαδικασία Εθνοdata – ΗΔΙΚΑ. - Προσκλήσεις σε ακρόαση. - Εισηγήσεις. 5.3.3. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Η Υπηρεσία Λογιστηρίου παρακολουθεί την εν γένει οικονομική διαχείριση του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. Συγκεκριμένα αναλαμβάνει τις ακόλουθες εργασίες: - Παραλαβή στοιχείων και ενημέρωση λογαριασμών. - Πραγματοποίηση των εισπράξεων και πληρωμών (ταμείο) για λογαριασμό του TEA-ΕΑΠΑΕ. - Παρακολούθηση, έλεγχος και συμφωνίες των λογαριασμών των υπολοίπων των αποθεματικών του Ταμείου, των τραπεζικών λογαριασμών και λογαριασμών επενδύσεων και τις λογιστικές εγγραφές. - Ενημέρωση της Διοίκησης σε σχέση με τα οικονομικά στοιχεία. - Μισθοδοσία προσωπικού. - Κλείσιμο μηνών. - Κλείσιμο έτους (εργασίες ισολογισμού). - Παρακολούθηση οφειλών προς δημόσιο και άλλων ταμείων (ΙΚΑ κλπ). - Αναδρομικά συντάξεων. - Κατάρτιση, σε συνεργασία με το Διευθυντή του Ταμείου, του προϋπολογισμού του Ταμείου και παρακολούθηση της εκτέλεσής του. - Επικοινωνία με μηχανογράφηση. - Σύνταξη και έκδοση όλων των προβλεπόμενων λογιστικών καταστάσεων (ενδεικτικά, ισολογισμού, κατάστασης αποτελεσμάτων χρήσης και λοιπών καταστάσεων, απολογισμού κλπ). - Τήρηση όλων των λογιστικών βιβλίων και στοιχείων που προβλέπονται στην ισχύουσα νομοθεσία. 5.3.4. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΚΙΝΔΥΝΟΥ & ΕΠΕΝΔΥΣΕΩΝ Η Υπηρεσία Χρηματοοικονομικού Κινδύνου & Επενδύσεων αναλαμβάνει τις ακόλουθες εργασίες: - On line παρακολούθηση επενδύσεων σε καθημερινή βάση. - Διαχείριση Κινδύνου Επενδύσεων (Risk Management). - Τήρηση ποσοστών επενδύσεων σύμφωνα με το mandate διαχείρισης. - Καθημερινή επικοινωνία με τους διαχειριστές. - Για επενδύσεις: α. Δομημένου προϊόντος, β. Αυξημένου ρίσκου, γ. Μεγάλου ρίσκου ή ποσού, θα είναι απαραίτητη η έγκριση ΠΡΙΝ την επένδυση. - Παρουσίαση επενδυτικών προτάσεων, αποτελεσμάτων και πορείας επενδύσεων στην Επενδυτική Επιτροπή. - Καθημερινή επικοινωνία με αναγνωρισμένα τραπεζικά ιδρύματα του Εξωτερικού. - Εκπροσώπηση του Ταμείου σε Επενδυτικά συνέδρια, παρουσιάσεις κλπ. 5.3.5. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ H Υπηρεσία Πληροφορικής μεριμνά για την απρόσκοπτη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος. Συγκεκριμένα αναλαμβάνει: - Παρακολούθηση και αποκατάσταση Hardware & Software. - Παρακολούθηση και αποκατάσταση δικτύου. - Παρακολούθηση και ενημέρωση mail server. - Παρακολούθηση ιστοσελίδας και διαρκής ενημέρωση. - Παρακολούθηση καλής λειτουργίας και ολοκλήρωσης Backup. - Συνεργασία με εταιρίες κατασκευής προγραμμάτων για διορθώσεις και βελτιώσεις. - Συλλογή αιτημάτων από τους χρήστες και προώθηση στις κατά περίπτωση εταιρίες. - Ανάπτυξη νέων εφαρμογών. - Συντήρηση εφαρμογών. - Παρακολούθηση όλων των περιφερειακών συστημάτων. - Παρακολούθηση νέων τεχνολογιών και προτάσεις προς τη Διοίκηση. 5.3.6. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ & ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ H Υπηρεσία Διοικητικής Υποστήριξης & Γραμματείας έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:  Γραμματεία → Συνεργασία με διευθυντή και συντονισμός όλων των εκκρεμοτήτων. → Διεκπεραίωση της αλληλογραφίας του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ. → Εξυπηρέτηση τηλεφωνικού κέντρου. → Παροχή πληροφοριών και υποδοχή κοινού. → Διεκπεραίωση αλληλογραφίας και τηλεφωνημάτων Διευθυντή και μελών ΠΔΕ. → Τήρηση αρχείου εισερχομένων και εξερχομένων του φορέα. → Τήρηση του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. → Έλεγχος διαφόρων συνεργείων (καθαρισμού κλπ).  Υποστήριξη Διοικητικού Συμβουλίου → Συλλογή και διανομή θεμάτων στα μέλη του Δ.Σ. με τα αντίστοιχα συνοδευτικά (συνημμένα έγγραφα). → Ενημέρωση μελών για συνεδριάσεις του Δ.Σ. → Τήρηση πρακτικών και αρχείου συνεδριάσεων.  Διεκπεραίωση → Εξωτερικές εργασίες (πληρωμές, ΕΛΤΑ, τράπεζες κα). → Παρακολούθηση και παραγγελίες αναλωσίμων. → Πληρωμές.  Help Desk → Εξυπηρέτηση ασφαλισμένων, συνταξιούχων τηλεφωνική βοήθεια και ενημέρωση. και εργοδοτών με → Επίλυση σε πρώτο στάδιο προβλημάτων (τεχνικών, λειτουργίας συστήματος πληροφορικής κα). Εν γένει η Υπηρεσία Διοικητικής Υποστήριξης & Γραμματείας συνδράμει τις λοιπές Υπηρεσίες, πχ παρέχει βοήθεια στην Υπηρεσία Εισφορών – Παροχών αναλαμβάνοντας τις διάφορες καταχωρήσεις εισφορών και απογραφικών στοιχείων ασφαλισμένου, καθώς την εκκαθάριση και τήρηση αρχείου διαδοχικής ασφάλισης και επικοινωνία με άλλα ταμεία. 5.4 ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ Κατόπιν διαδικασίας δημοσιοποίησης της θέσης, με απόφαση του ΔΣ του TEA ΕΑΠΑΕ προσλαμβάνονται ως σύμβουλοι για εξειδικευμένα θέματα με τις εξής ιδιότητες νομικός σύμβουλος, αναλογιστές, σύμβουλοι επενδύσεων, σύμβουλοι μηχανογραφικών υπηρεσιών κ.λπ. Οι όροι απασχόλησης τους και η αμοιβή τους θα καθορίζεται με την απόφαση πρόσληψης. 5.5 ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΗΣ Το ΔΣ προσλαμβάνει τον αναλογιστή του Ταμείου. Με την ίδια απόφαση καθορίζονται οι όροι της απασχόλησης και η αμοιβή του. Ο αναλογιστής έχει τις εξής αρμοδιότητες: 1. Την παρακολούθηση των αναλογιστικών στοιχείων του Ταμείου σε ό,τι αφορά τον σωστό υπολογισμό των παροχών, την ενημέρωση των ατομικών συνταξιοδοτικών μερίδων και των λοιπών αποθεματικών του Ταμείου. 2. Τον υπολογισμό του ύψους των Τεχνικών Αποθεμάτων. 3. Τον υπολογισμό του ύψους των υποχρεώσεων του Ταμείου και τη βεβαίωση της επαρκούς κάλυψης των υποχρεώσεων αυτών με τα αντίστοιχα περιουσιακά στοιχεία του Ταμείου. 4. Τη σύνταξη ετήσιας αναλογιστικής έκθεσης σχετικά με τα παραπάνω και εκτάκτως αναλογιστικών εκθέσεων όποτε χρειασθεί. Οι αναλογιστικές αποτιμήσεις γίνονται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 7.2 του παρόντος και με γνώμονα την αρχή της προστασίας της βιωσιμότητας του Ταμείου. Η ετήσια έκθεση του αναλογιστή παρουσιάζεται από τον ίδιο σε ειδική συνεδρίαση του ΔΣ και αφού εγκριθεί αποστέλλεται στην Εθνική Αναλογιστική Αρχή προς έγκριση. 5.6 ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ Το ΔΣ του TEA –ΕΑΠΑΕ με απόφασή του μπορεί να αναθέτει την εκτέλεση έργων, την εκπόνηση μελετών και την παροχή υπηρεσιών σε τρίτους (εξωτερικούς συνεργάτες) σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στον Κανονισμό Προμηθειών και Παροχής Υπηρεσιών. 6. ΘΕΜΑΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 6.1 ΠΡΟΣΛΗΨΗ - ΠΡΟΣΟΝΤΑ Το ΔΣ του TEA-ΕΑΠΑΕ είναι το αρμόδιο όργανο για την πρόσληψη ή την απόλυση του προσωπικού του Ταμείου. Το Προσωπικό διέπεται από τις οικείες διατάξεις του ιδιωτικού δικαίου. Τα καθήκοντα, οι αρμοδιότητες και τα απαιτούμενα προσόντα για κάθε θέση εργασίας καθορίζονται με απόφαση του ΔΣ του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ κατόπιν εισήγησης του Διευθυντή του Ταμείου. Το ΔΣ μπορεί με απόφασή του να συγκροτήσει Επιτροπή Προσλήψεων η οποία θα εισηγείται στο ΔΣ την πρόσληψη των επιλεγέντων, σύμφωνα με τον πίνακα των προτεινομένων για πρόσληψη και των επιλαχόντων. Οι προκηρύξεις για πρόσληψη (όταν ακολουθείται αυτή η διαδικασία) δημοσιοποιούνται. Στην προκήρυξη προσδιορίζονται ο αριθμός των θέσεων που θα πληρωθούν, το αν θα είναι ορισμένου ή αορίστου χρόνου και τα αναγκαία κατά περίπτωση προσόντα εκείνων για τις θέσεις προς πλήρωση και καλούνται οι ενδιαφερόμενοι να υποβάλουν σχετική αίτηση εντός ορισμένης προθεσμίας. Για κάθε πρόσληψη απαιτείται σωρευτικά να συντρέχουν οι εξής προϋποθέσεις: α. Ιθαγένεια ελληνική ή κράτους – μέλους της ΕΕ και σε περίπτωση αλλοδαπών άδεια εργασίας κατά τις κείμενες διατάξεις. β. Τίτλοι σπουδών και τουλάχιστον απολυτήριο λυκείου. Προκειμένου για προσωπικό βοηθητικών εργασιών (κλητήρες, καθαρίστριες κλπ) τουλάχιστον απολυτήριο 9ετούς υποχρεωτικής εκπαίδευσης. γ. Ο προσλαμβανόμενος να μην έχει καταδικασθεί από ελληνικό ή αλλοδαπό Δικαστήριο με ποινή στερητική της ελευθερίας για κλοπή, υπεξαίρεση, απάτη, εκβιασμό, απιστία, παράβαση καθήκοντος, πλαστογραφία, ψευδορκία, δωροδοκία, λιποταξία, ψευδή δήλωση, έγκλημα περί το εθνικό νόμισμα καθώς και για παραβάσεις της εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας. δ. Ο προσλαμβανόμενος να μην τελεί υπό δικαστική συνδρομή. Όσοι προσλαμβάνονται στο ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ πρέπει να προσκομίσουν τα εξής πιστοποιητικά:  Πιστοποιητικό σπουδών και τυχόν πιστοποιητικά ξένων γλωσσών  Πιστοποιητικό ποινικού μητρώου  Πιστοποιητικό της Εισαγγελίας ότι δεν διώκονται για κάποιο από τα παραπάνω αδικήματα.  Πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης ή επικυρωμένη φωτοτυπία της αστυνομικής ταυτότητας. Η πρόσληψη ανακοινώνεται στον ενδιαφερόμενο με έγγραφο του Διευθυντή του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ, που αποτελεί πρόταση για την κατάρτιση συμβάσεως και με το οποίο καλείται ο ενδιαφερόμενος να υπογράψει τη σχετική σύμβαση, να αναλάβει υπηρεσία και καθορίζεται η ημερομηνία παρουσιάσεώς του. Αν ο ενδιαφερόμενος δεν παρουσιασθεί ή δεν αναλάβει υπηρεσία στην καθορισμένη προθεσμία ή το αργότερο εντός 5 ημερών από αυτήν θεωρείται ότι δεν αποδέχεται την πρόσληψή του. Η πρόσληψη γίνεται δοκιμαστικά για χρονική περίοδο 12 μηνών. Μετά τη λήξη του χρονικού διαστήματος αξιολογούνται από τον Διευθυντή του Ταμείου και τον τυχόν άμεσό προϊστάμενό τους. Το ΔΣ αποφασίζει για τη μορφή της περαιτέρω σύμβασης. 6.2 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Οι υπάλληλοι του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ στο τέλος κάθε ημερολογιακού έτους αξιολογούνται για την ποιοτική και ποσοτική τους απόδοση και αποτελεσματικότητα από τον άμεσο προϊστάμενό τους και τον Δ/ντη του Ταμείου. Οι προϊστάμενοι των υπηρεσιών του Ταμείου αξιολογούνται από τον Δ/ντη του Ταμείου. Για τις αξιολογήσεις ενημερώνεται το ΔΣ. Η αξιολόγηση μπορεί να αποφασισθεί να γίνει με βάση ετήσιους στόχους που αναλαμβάνουν οι Προϊστάμενοι να πετύχουν. Οι στόχοι στην περίπτωση αυτή πρέπει να τίθενται στην αρχή κάθε ημερολογιακού έτους. 6.3 ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΙ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Οι προϊστάμενοι των υπηρεσιών του ΤΕΑ-ΕΑΠΑΕ ορίζονται με απόφαση του ΔΣ ύστερα από εισήγηση του Διευθυντή που γίνεται με βάση την αξιολόγηση των υπαλλήλων. 7. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ 7.1 ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Η λογιστική οργάνωση γίνεται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 36 του Καταστατικού του Ταμείου. 7.1.1. ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Στον ισολογισμό εμφανίζονται μεταξύ άλλων:  Η αξία των περιουσιακών στοιχείων του Ταμείου με κατάλληλη ανάλυση  Η αξία των απαιτήσεων του Ταμείου  Η αναλογιστική αξία των υποχρεώσεων που προκύπτουν από τις δεδουλευμένες παροχές που έχει αναλάβει το Ταμείο για τους ασφαλισμένους σε αυτόν  Η αξία εκκρεμών (οφειλόμενων) παροχών στο τέλος της χρήσης  Η αξία άλλων υποχρεώσεων πέραν αυτών που αφορούν παροχές προς τους ασφαλισμένους. 7.1.2. ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΧΡΗΣΗΣ Οι χρήσεις είναι ετήσιες και συμπίπτουν με το ημερολογιακό έτος. Ο απολογισμός της κάθε χρήσης περιλαμβάνει μεταξύ άλλων τα παρακάτω:  Τις δεδουλευμένες τακτικές εισφορές των ασφαλισμένων για τη δεδομένη χρήση  Τις δεδουλευμένες πρόσθετες προαιρετικές εισφορές των ασφαλισμένων για δεδομένη χρήση  Τα διαπιστωμένα έσοδα από επενδύσεις (τόκοι, μερίσματα κλπ), εντός της χρήσης καθαρά από φόρους  Τις υπεραξίες (ή απώλειες) από ρευστοποιήσεις περιουσιακών στοιχείων, μεταβολές στην τρέχουσα αξία των περιουσιακών στοιχείων, άλλα έσοδα της χρήσης, μεταβιβάσεις ποσών από άλλους φορείς, καταβληθείσες παροχές ασφαλισμένων εντός της χρήσης  Τη μεταβολή της αξίας των υποχρεώσεων που προκύπτουν από τις δεδουλευμένες παροχές που έχει αναλάβει το Ταμείο για τους ασφαλισμένους  Μεταβολή εκκρεμών (οφειλόμενων)παροχών εντός της χρήσης  Έξοδα διαχείρισης του Ταμείου  Άλλα έξοδα  Μεταβιβάσεις ποσών προς άλλους φορείς. 7.1.3. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Το TEA-ΕΑΠΑΕ συντάσσει κάθε χρόνο Προϋπολογισμό Εσόδων - Δαπανών, ο οποίος εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο. Ο Προϋπολογισμός συντάσσεται από τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας Λογιστηρίου σε συνεργασία με το Διευθυντή του Ταμείου και την Επενδυτική Επιτροπή. Η εκτέλεση του Προϋπολογισμού γίνεται από το Διευθυντή και τις Υπηρεσίες του Ταμείου στα πλαίσια των αποφάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου. Η αναθεώρηση του Προϋπολογισμού γίνεται με την ίδια διαδικασία που ακολουθείται και για τη σύνταξή του. Με τον Προϋπολογισμό καταρτίζονται και τα συνολικά ετήσια Προγράμματα Προμηθειών και Παροχής Υπηρεσιών τα οποία εγκρίνονται από το Διοικητικό Συμβούλιο. 7.1.4. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ Όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή, πρωτοκολλούνται ηλεκτρονικά. Χωρίς την ηλεκτρονική σήμανση κανένα εξερχόμενο έγγραφο δεν δεσμεύει το Ταμείο. 7.2 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ 7.2.1. ΕΣΟΔΑ - ΠΟΡΟΙ Η είσπραξη των κάθε φύσεως εσόδων του TEA-ΕΑΠΑΕ σύμφωνα με το καταστατικό του Ταμείου γίνεται με αριθμημένα Γραμμάτια Είσπραξης τα οποία καταχωρούνται μέσα σε τρεις (3) ημέρες στα Λογιστικά Βιβλία. 7.2.2. ΔΑΠΑΝΕΣ, ΠΑΡΟΧΕΣ ΚΑΙ ΛΟΙΠΑ ΕΞΟΔΑ Οι δαπάνες του TEA-ΕΑΠΑΕ δεν δύναται να πληρωθούν χωρίς την έκδοση Εντάλματος Πληρωμής. Η κάθε δαπάνη πραγματοποιείται σύμφωνα με το άρθρο 34 του Καταστατικού του Ταμείου και εφόσον αυτή προβλέπεται στον Προϋπολογισμό του. Τα εντάλματα Πληρωμής καταχωρούνται μέσα σε τρεις (3) -ημέρες στα Λογιστικά Βιβλία. Οι Εισπράξεις και οι Πληρωμές διενεργούνται μέσω του λογαριασμού όψεως του Ταμείου. Κάθε είσπραξη ή πληρωμή διενεργείται ύστερα από εντολή του ΔΣ ή από τα εξουσιοδοτημένα από αυτό όργανα. Λογαριασμοί όψεως Το TEA-ΕΑΠΑΕ τηρεί, σε τραπεζικό ίδρυμα εγκατεστημένο στην Ελλάδα, λογαριασμούς όψεως. Στους λογαριασμούς αυτούς κατατίθενται οι εισφορές και τα λοιπά έσοδα και από αυτόν καταβάλλονται οι παροχές και οι λοιπές πληρωμές. Στις συμβάσεις που καταρτίζονται με τα τραπεζικά ιδρύματα για τους λογαριασμούς όψεως προβλέπονται μεταξύ άλλων ότι το τραπεζικό ίδρυμα:  Ενημερώνει το TEA-ΕΑΠΑΕ εντός εύλογου χρόνου από την κατάθεση ποσού εισφορών ή άλλου ποσού. Η ενημέρωση περιλαμβάνει το ποσό, την ημερομηνία κατάθεσης, την αιτιολογία και το όνομα του καταθέτη.  Λαμβάνει από το TEA-ΕΑΠΑΕ εντολές για καταβολές παροχών ή άλλου είδους πληρωμές του Ταμείου.  Ελέγχει για τη νομιμότητα των καταβολών και των εισπράξεων, σύμφωνα με όσα διέπουν τις τραπεζικές συναλλαγές.  Διεκπεραιώνει την εντολή πληρωμών, εφόσον κρίνει ότι όλα είναι σύμφωνα με τους κανόνες που διέπουν τις τραπεζικές συναλλαγές.  Ενημερώνει το TEA-ΕΑΠΑΕ εντός εύλογου χρόνου για την καταβολή ποσού παροχών ή άλλου ποσού αναφέροντας το ποσό, την ημερομηνία καταβολής, την αιτιολογία και το όνομα του δικαιούχου. 7.3 ΕΛΕΓΧΟΙ 7.3.1 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Ο τακτικός και οι έκτακτοι εσωτερικοί έλεγχοι γίνονται από την Ελεγκτική Επιτροπή που προβλέπεται στο άρθρο 4.1 του παρόντος. 7.3.2 ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Ο έλεγχος των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων και στοιχείων γίνεται από ορκωτό ελεγκτή. Ο ορκωτός ελεγκτής είναι φυσικό πρόσωπο που διαθέτει τη σχετική διαπίστευση του ορκωτού ελεγκτή. Μπορεί να ανήκει σε εταιρία ορκωτών ελεγκτών ή να είναι ανεξάρτητος επαγγελματίας. Ο ορκωτός ελεγκτής διορίζεται κάθε χρόνο από το ΔΣ. Ο διορισμός γίνεται στην αρχή κάθε ετήσιας χρήσης. Ο ορκωτός ελεγκτής ελέγχει την αρτιότητα των οικονομικών καταστάσεων και τη συμβατότητά τους με τις σχετικές απαιτήσεις της νομοθεσίας σχετικά με την λογιστική απεικόνιση. Μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου συντάσσει την έκθεσή του και αναφέρει τα πορίσματά του. Η έκθεση παρουσιάζεται στο ΔΣ από τον ίδιο τον ορκωτό ελεγκτή. Στην έκθεση θα περιλαμβάνονται παρατηρήσεις που αφορούν στη λειτουργία του Ταμείου ανεξάρτητα από το αν αυτές αφορούν αυστηρά θέματα λογιστικής απεικόνισης ή και άλλες λειτουργίες του Ταμείου οι οποίες μπορεί να επηρεάζουν και τα λογιστικά του μεγέθη. 7.4 ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΙΣ To TEA-ΕΑΠΑΕ δημοσιεύει τις οικονομικές καταστάσεις, τα πιστοποιητικά ελέγχου των ορκωτών ελεγκτών και τα πορίσματα ελέγχου της Εθνικής Αναλογιστικής Αρχής, όπου απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία, και τα αναρτά στην ιστοσελίδα του Ταμείου. 7.5 ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ Με το κλείσιμο κάθε οικονομικής χρήσης το TEA-ΕΑΠΑΕ μπορεί με απόφαση του ΔΣ να εκδίδει ενημερωτικό δελτίο ή να αναρτά στην ιστοσελίδα του Ταμείου στοιχεία και πληροφορίες για την πορεία του Ταμείου. 7.6 ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΟΥ ΥΠΟΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΣΤΗ ΓΓΚΑ & ΤΗΝ ΕΘΝΙΚΗ ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Το TEA-ΕΑΠΑΕ υποβάλλει ετησίως ή όποτε απαιτείται στην Εθνική Αναλογιστική Αρχή και στη ΓΓΚΑ τα στοιχεία που προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία και απαιτούνται στο πλαίσιο της εποπτείας που ασκείται. 7.6.1. ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΑΠΟΤΙΜΗΣΕΙΣ – ΜΕΛΕΤΕΣ Αναλογιστική αποτίμηση είναι η αριθμητική εκτίμηση των παρουσών αξιών για τις εκροές (παροχές προς τους ασφαλισμένους ήτοι εργαζόμενους, συνταξιούχους και έχοντες κατοχυρωμένα δικαιώματα, λειτουργικά και λοιπά έξοδα) και τις εισροές (εισφορές των ασφαλισμένων και του εργοδότη, αποδόσεις των επενδύσεων και λοιποί πόροι), του TEA με τη χρησιμοποίηση τεχνικών και μεθόδων της αναλογιστικής επιστήμης. Η αναλογιστική αποτίμηση διενεργείται σε τουλάχιστον ετήσια βάση ή έκτακτα ύστερα από απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου. Οι αρχές που διέπουν τον προσδιορισμό της τεχνικής βάσης, καθώς και οι μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για τη διενέργεια της Αναλογιστικής Μελέτης καθορίζονται στην Φ.Επαγ. Ασφ./οικ16/09-06-2003 Απόφαση του Υπουργού Απασχόλησης και Κοινωνικής Προστασίας. Τα αποτελέσματα της Αναλογιστικής Μελέτης αποτυπώνονται από τον Αναλογιστή στην ετήσια Αναλογιστική Έκθεση η οποία παρουσιάζεται στο ΔΣ και υποβάλλεται στην Εθνική Αναλογιστική Αρχή. To TEA-ΕΑΠΑΕ υπολογίζει κάθε χρόνο τα τεχνικά αποθέματα σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στο άρθρο 3 της Φ. Επαγ. Ασφ./οικ. 16/09-04-2003 Απόφασης του Υπουργού Απασχόλησης και Κοινωνικής Προστασίας. To TEA-ΕΑΠΑΕ συντάσσει ετησίως μελέτες για τη σχέση των περιουσιακών του στοιχείων προς τις υποχρεώσεις του και την ενδεδειγμένη στρατηγική των επενδύσεων του Ταμείου με προοπτική όχι μικρότερη των δέκα ετών. 7. 7 ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ – ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Το TEA-ΕΑΠΑΕ για την αποτελεσματικότερη λειτουργία του έχει καταρτίσει μέχρι σήμερα τους παρακάτω Κανονισμούς, Οργανόγραμμα και Απογραφικό Δελτίο που επισυνάπτονται στον παρόντα Κανονισμό ως παραρτήματα: 1.Απογραφικό Δελτίο (Παράρτημα Ι). 2.Οργανόγραμμα (Παράρτημα ΙΙ). 3.Κανονισμό Προμηθειών – Υπηρεσιών (Παράρτημα ΙΙΙ). 4.Κανονισμό Επενδύσεων (Παράρτημα ΙV ). 5.Κανονισμό Λειτουργίας Επιτροπής Επενδύσεων (Παράρτημα V).