ISTRUZIONI OPERATIVE SUL NUOVO PORTALE FDG Come indicato nella circolare 665/2014, il 10 marzo 2014 entrerà in funzione il nuovo Portale FDG per la presentazione e la gestione delle richieste di garanzia del Fondo. E’ in corso l’invio delle nuove credenziali, da utilizzare al primo accesso, a tutti coloro che sono abilitati all’utilizzo dell’attuale piattaforma. 1. Credenziali per soggetti richiedenti e per soggetti finanziatori Alle credenziali già previste per i soggetti richiedenti si aggiungeranno quelle riservate ai soggetti finanziatori, attraverso le quali questi ultimi potranno prendere visione delle operazioni di controgaranzia ad essi riferite. Si tratta di credenziali che non consentono di eseguire alcuna operazione, ma esclusivamente di monitorare l’iter della pratica. Quest’ultimo tipo di credenziali sarà inviato a tutti gli utenti master attualmente registrati. Tutti gli utenti master abilitati successivamente all’entrata in vigore del nuovo Portale otterranno automaticamente sia le credenziali come soggetti richiedenti sia quelle come soggetti finanziatori. Si tratta di due utenze distinte e l’operatore potrà attivarne anche una sola. Attualmente non è previsto il rilascio di credenziali finanziatori sganciate da quelle per utenti master richiedenti. Perciò l’utente che volesse acquisire le credenziali come soggetto finanziatore dovrà semplicemente richiedere l’abilitazione come master. Di seguito vengono fornite alcune indicazioni di massima sul funzionamento del nuovo Portale FDG con riferimento alle credenziali per “soggetti richiedenti”. 2. Compilazione della richiesta di accesso La compilazione della domanda, cui si accede dalla voce di menù “FDG”, presenta due novità di particolare rilievo: la possibilità di utilizzare, senza inserirle nuovamente, le informazioni sull’anagrafica delle imprese già censite dal Portale e il calcolo automatico della dimensione aziendale, una volta inseriti i dati dei dipendenti e del totale di bilancio o fatturato, fatti salvi i casi in cui siano presenti imprese associate o collegate. Attraverso il Portale, inoltre, saranno gestite anche le richieste per start up innovative e incubatori certificati che fino ad ora sono state inviate in forma cartacea. Durante la compilazione della domanda, il soggetto richiedente dovrà indicare obbligatoriamente il proprio indirizzo di Posta elettronica certificata (PEC) e, nel caso di controgaranzia, l’indirizzo PEC del soggetto finanziatore cui arriverà la comunicazione della presentazione della domanda. Sempre in caso di controgaranzia, il soggetto richiedente dovrà anche fornire il nominativo del referente del soggetto finanziatore per l’operazione in questione, potendo scegliere tra uno degli utenti già abilitati della banca o un nominativo nuovo il quale sarà informato tramite PEC circa la possibilità di richiedere le credenziali di accesso. Il soggetto richiedente dovrà, infine, comunicare la PEC del soggetto beneficiario finale (cui arriveranno le comunicazioni del Gestore di ricezione della domanda e di delibera della stessa) e il referente dell’impresa cui dovrà essere associato un altro indirizzo e‐mail (che potrà corrispondere con il precedente o essere un indirizzo personale non certificato). A quest’ultimo indirizzo arriveranno le credenziali per accedere alla piattaforma che consentiranno al referente di prendere visione (senza poter operare in alcun modo) esclusivamente delle domande riferite alla propria impresa. 1 3. Le nuove funzioni della scrivania elettronica: “l’elenco pratiche” e l’“agenda” Completamente nuova è la voce di menù “Scrivania elettronica” attraverso la quale gli operatori potranno usufruire di due differenti opzioni: “Elenco pratiche” e “Agenda”. In via preliminare, si evidenzia che il censimento dei soggetti richiedenti sul Portale prevede due livelli, come per la vecchia piattaforma. Il primo consiste nella registrazione del nome dell’“organizzazione”: Banca X, Confidi Y ecc. A ciascuna “organizzazione” censita possono essere agganciate un numero “n” di “unità produttive”. Si tratta di ciò che in precedenza era denominato gruppo di lavoro, e cioè delle differenti filiali, aree territoriali ecc. di ciascuna banca o confidi cui afferiscono singoli master, gruppi di master o gruppi di master e istruttori tra loro collegati. Nella sezione “Elenco pratiche” saranno visualizzate tutte le pratiche presentate dalla propria organizzazione (banca, confidi o altro intermediario), mentre attraverso l’“Agenda” ciascun utente visualizzerà soltanto le domande afferenti alla propria unità produttiva per le quali occorra ottemperare ad uno specifico adempimento. 4. Alcune indicazioni sull’“Elenco pratiche” Per ciascuna pratica saranno disponibili le seguenti informazioni: sezione (sezione autotrasporto, Sisma Abruzzo, Riserva PON ecc. o Fondo nazionale), numero di posizione, denominazione e codice fiscale dell’impresa, importo del finanziamento, soggetto richiedente, tipo di garanzia (diretta, controgaranzia, cogaranzia), tipo di process (operazione semplificata, di importo ridotto, ordinaria ecc.), data richiesta di ammissione, data di ammissione, data di eventuale richiesta di attivazione, stato lavoro, scadenza garanzia e istruttore del Gestore cui è assegnata la pratica. L’elenco potrà essere visionato e filtrato a video. Per esempio potranno essere visionate solo le pratiche di una determinata “unità produttiva”, quelle afferenti ad un’unica impresa, tutte quelle in attesa di congelamento ecc. E’ in corso di implementazione una funzionalità per l’estrazione dell’elenco di tutte le pratiche in formato Excel. Gli “stati lavoro” che saranno visualizzati dagli utenti sono elencati nella tabella in appendice. 5. Alcune indicazioni sull’“Agenda” Come anticipato, attraverso l’“Agenda” ciascun utente visualizzerà soltanto le domande afferenti alla propria unità produttiva per le quali occorra ottemperare ad uno specifico adempimento. Perciò, accanto alla voce “stato lavoro”, sarà presente la voce “adempimento”, che descriverà le operazioni da compiere, e la voce “data scadenza adempimento”, di particolare rilievo in relazione alla decadenza / efficacia della garanzia. E’, inoltre, in corso di implementazione una funzionalità di e‐mail alert che avviserà i soggetti richiedenti circa l’approssimarsi della scadenza di ogni specifico adempimento. In un primo momento, invece, adempimenti e scadenze potranno essere verificati solo attraverso l’utilizzo dell’“Agenda” del Portale. Nella sezione “Agenda”, dopo aver selezionato una specifica domanda, attraverso il tasto “Funzionalità” sarà possibile effettuare tutte le operazioni necessarie: ad es., rispondere ad una richiesta di documentazione o informazioni aggiuntive, allegando eventuali file e/o inserendo una risposta testuale. 2 La comunicazione di delibera, erogazione e tassi continuerà ad essere effettuata mediante la vecchia piattaforma, accessibile dal nuovo Portale, selezionando, per le operazioni congelate prima del 10 marzo, da ”Elenco pratiche”, attraverso la voce di menù “FDG”, la funzionalità “Altre Funzionalità”, mentre, per le operazioni congelate dal 10 marzo, la medesima funzionalità sarà attivabile dalla sezione “Agenda / FDG/ Altre Funzionalità”. In generale, tramite il tasto “Funzionalità”, sarà possibile caricare la documentazione relativa alla specifica fase di lavorazione in cui si trova la pratica. Si tratterà di un inserimento guidato, in quanto la sezione per l’inserimento documenti sarà divisa per ambiti ‐ integrazione documentale, scioglimento condizione, variazione in diminuzione e rinuncia, variazioni in aumento, accolli / fusioni, altre variazioni, invio documentazione (F.8. D.O.) ‐ con l’indicazione puntuale dei documenti relativi a ciascun ambito. Nella prima fase di entrata in funzione, dopo il congelamento della domanda non sarà possibile effettuarne il download in formato Pdf. Sarà solo possibile rientrare nelle pagine compilate per verificarne il contenuto. A breve sarà attivata anche la funzione di download del modulo della domanda congelata. Le comunicazioni di qualsiasi genere dovranno pervenire al Gestore esclusivamente nelle modalità previste dalle Disposizioni operative, in particolare tramite Portale e ove previsto attraverso l’utilizzo della posta elettronica certificata. In allegato forniamo un riepilogo delle comunicazioni, con indicazione del mittente, del destinatario e delle modalità di invio (Portale, PEC con indicazione del relativo indirizzo e in alcuni casi residuali, fax e Raccomandata). 6. Inserimento nel Portale della documentazione acquisita dal soggetto richiedente in fase di presentazione della richiesta di ammissione alla garanzia L’ “invio documentazione (F.8. D.O.)” ‐ cioè la documentazione prevista dal paragrafo F.8 delle Disposizioni operative ‐ riguarda tutti i documenti sulla base dei quali hanno compilato il modulo di richiesta di ammissione alla garanzia e necessari per le eventuali fasi di attivazione della garanzia e controllo documentale. Solo dopo l’ammissione all’intervento del Fondo, sarà possibile accedere a questa sezione in cui sarà presente un elenco dei documenti e si potrà inserire ogni documento in corrispondenza della specifica voce. In un primo momento, la richiesta di attivazione dovrà essere effettuata tramite l’upload sul Portale del relativo modulo e della documentazione prevista dalle Disposizioni operative. Successivamente, la medesima richiesta sarà gestita on‐line tramite Portale, secondo modalità equivalenti a quelle in uso per le richieste di ammissione alla garanzia. 7. Funzioni attive per le operazione congelate prima del 10 marzo Come anticipato in una precedente comunicazione, le domande inserite ma non congelate prima della messa on line del nuovo Portale non saranno più disponibili e occorrerà inserirle nuovamente. Sarà, comunque, possibile richiedere al Gestore, via e‐mail, agli indirizzi [email protected] o [email protected], i dati già caricati delle domande ancora non “congelate” che saranno forniti in formato elettronico (i precedenti indirizzi e‐mail vanno utilizzati esclusivamente per la finalità indicata). Le nuove funzionalità saranno completamente attive soltanto per le operazioni congelate dal 10 marzo in poi, mentre lo saranno solo parzialmente per le operazioni congelate precedentemente. 3 In particolare, nella sezione “Elenco pratiche” saranno visualizzate tutte le operazioni congelate, anche quelle inviate al Gestore prima dell’entrata in funzione del nuovo Portale FDG. Nella sezione “Agenda”, invece, saranno visibili soltanto le pratiche congelate dopo l’entrata in funzione del nuovo Portale (non tutte, come già specificato, ma soltanto le pratiche per le quali c’è ottemperare a uno specifico adempimento). Per le domande congelate prima della messa on line del nuovo Portale FDG, le comunicazioni da e per il Gestore dovranno continuare ad essere trasmesse secondo le modalità previste dalla previgenti Disposizioni operative, cioè via fax o raccomandata A/R. Fanno eccezione le comunicazioni relative a delibere e erogazioni (che, come sopra evidenziato, continueranno ad essere effettuate tramite Portale), la documentazione relativa all’avvio delle procedure di recupero (risoluzione o revoca, diffida di pagamento ecc.) e la richiesta di attivazione che dovranno essere inviate al Gestore tramite il nuovo Portale FDG per tutte le operazioni, comprese quelle congelate prima della sua entrata in funzione. Requisiti minimi per l’utilizzo del Portale FDG    Sistema Operativo ‐ Microsoft Windows XP (32/64 bit) o superiore; Browser‐ Microsoft Internet Explorer ver. 8 (comunque consigliabile Explorer ver. 9 o superiore); Mozilla Firefox ver. 24 o superiore; Risoluzione minima consigliata ‐ 1024x768. “STATI LAVORO” DELLE PRATICHE NEL PORTALE FDG DENOMINAZIONE DESCRIZIONE ACQUISIZIONE DI RICHIESTA DI Fase pre‐congelamento: la compilazione della domanda è in fase di AMMISSIONE AL FONDO completamento IN ATTESA CONGELAMENTO Fase pre‐congelamento: la compilazione della domanda è stata completata ed è in attesa di congelamento da parte del Master richiedente RICHIESTA ACQUISITA Domanda congelata RICHIESTA ASSEGNATA Domanda presa in carico da istruttore Gestore IN LAVORAZIONE Fase istruttoria Gestore INVIATA RICHIESTA ANTIMAFIA Inviata dal Gestore richiesta documentazione Antimafia in Prefettura IN ATTESA CONTRODEDUZIONI Inviata dal Gestore comunicazione per avvio procedura di diniego; in attesa di documentazione per controdeduzioni dal soggetto richiedente INVIATI SCRITTI DIFENSIVI Inviate dal soggetto richiedente le controdeduzioni al Gestore IN ATTESA DOCUMENTAZIONE Inviata dal Gestore richiesta di integrazione documentale; in attesa di INTEGRATIVA documentazione integrativa dal soggetto richiedente INVIATA DOCUMENTAZIONE Inviata dal soggetto richiedente la documentazione IN ATTESA DOCUMENTAZIONE Inviata dal Gestore richiesta di integrazione documentale a seguito del RINVIO AL COMITATO rinvio da parte del Comitato; in attesa di documentazione integrativa dal soggetto richiedente INVIATA DOCUMENTAZIONE Inviata dal soggetto richiedente la documentazione RINVIO COMITATO MANCATA RICEZIONE Controdeduzioni per diniego non inviate dal soggetto richiedente nei 4 CONTRODEDUZIONI RICHIESTA DECADUTA RICHIESTA RINUNCIATA PROPOSTA ASSEGNATA AL COMITATO RESPINTA D'UFFICIO RIPROPOSTA AL COMITATO ESITO POSITIVO ESITO NEGATIVO ESITO POSITIVO CONDIZIONATO DOCUMENTI INVIATI PER SCIOGLIMENTO CONDIZIONE ACCETTATA DOCUMENTAZIONE PER SCIOGLIMENTO CONDIZIONI ESITO DECLINATO IN VARIAZIONE VARIAZIONE ASSEGNATA AL COMITATO REVOCATA IN PROCEDURA DI ATTIVAZIONE termini previsti Integrazioni non inviate dal soggetto richiedente nei termini previsti Domanda rinunciata dal soggetto richiedente tramite upload documentale Fase istruttoria completata: domanda in presentazione al Comitato (con proposta positiva, condizionata o negativa) Inviata dal Gestore comunicazione di non procedibilità della domanda Fase istruttoria completata: domanda in ripresentazione al Comitato Domanda deliberata positivamente dal Comitato Domanda deliberata negativamente dal Comitato Domanda deliberata positivamente con condizione dal Comitato Inviata dal soggetto richiedente documentazione per scioglimento condizione tramite upload documentale Documentazione per scioglimento condizione MCC validata dal Gestore Domanda rinunciata dal soggetto richiedente successivamente alla delibera del Comitato tramite upload documentale Fase istruttoria Gestore post delibera Comitato Fase istruttoria di variazione completata: domanda in presentazione al Comitato Revocata agevolazione al soggetto beneficiario finale Avviate le procedure di attivazione 5