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Valutazione Fornitori – Manuale Utente
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Versione 130 del 04/03/2014
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SOMMARIO
1
A Chi è destinato ...............................................................................................................1-3
2
Pre requisiti ......................................................................................................................2-3
3
Obiettivi ............................................................................................................................3-3
4
Durata della formazione ...................................................................................................4-3
5
Introduzione .....................................................................................................................5-3
6
Valutazione Fornitori ........................................................................................................6-4
6.1
Manutenzione Materie (QJ) ..................................................................................................................... 6-4
6.2
Manutenzione Rilevazioni Materie (QK)..................................................................................................... 6-5
6.3
Manutenzione Tabelle Formule (UF) ......................................................................................................... 6-5
6.4
Calcolo Materie (QV) ............................................................................................................................. 6-6
6.5
Stampa Valutazione Fornitori (Q0)........................................................................................................... 6-7
6.5.1
6.5.2
6.6
Integrazione con il Controllo Materiali in Accettazione ........................................................................... 6-8
Relazione Valutazione Fornitori/Piano di Campionamento (VQ) ............................................................... 6-9
Stampa Analisi consegne Clienti e Fornitori (FH) ........................................................................................ 6-9
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1 A CHI È DESTINATO
A tutti coloro che hanno l’esigenza di tenere sotto controllo il parco Fornitori e misurarne la “Bontà”.
2 PRE REQUISITI
L’allievo deve essere in grado di operare con l’interfaccia WEBGATE400 ed avere una conoscenza di base su Ordini, Bolle e
Controllo Merci in Accettazione.
3 OBIETTIVI
Alla fine del corso sarà in grado di :
Argomento
Livello
Durata
1.
Gestione Materie e Indici
Base
30 min.
2.
Calcolo Materie
Base
15 min.
3.
Stampa Scheda Valutazione Fornitori
Base
30 min.
4.
Integrazione con la Qualità
Base
15 min.
4 DURATA DELLA FORMAZIONE
Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell’apprendimento, la durata della sessione è di 2,0 Ore.
5 INTRODUZIONE
I fornitori sono parte integrante del processo produttivo ed organizzativo dell’ azienda e quindi devono essere selezionati in
modo da offrire le massime garanzie possibili. La valutazione rappresenta il processo che valuta le capacità industriali e
finanziarie del fornitore, verificando il grado di soddisfacimento dei requisiti richiesti . La valutazione si concretizza in una
“Scheda” che riporta, in modo standardizzato, coerente e motivato, l’esito dell’analisi complessiva dell’ affidabilità del
fornitore. Può essere fatta in base a dati storici e alla valutazione del prodotto/servizio fornito.
Colui che si incarica di raccoglie tutte le informazioni disponibili sul fornitore, procede ad analizzare i dati, tenendo conto di
aspetti che variano in base al livello di conoscenza che si ha del fornitore e del tipo di prodotto richiesto e tipicamente sono il
rispetto delle specifiche tecniche del prodotto e dei termini di consegna , il prezzo e le condizioni di pagamento e la struttura
aziendale e la capacità tecnico-produttiva.
I fornitori storici vengono sottoposti a controlli periodici sulla base di un metodo qualitativo e quantitativo che si compone delle
fasi di scelta dei criteri di valutazione dell’operato del fornitore, di assegnazione dei pesi di importanza a ciascun criterio, di
definizione delle classi di punteggio parziale da attribuire ai vari criteri, e della definizione delle classi di punteggio totali da
assegnare al fornitore.
L’esito dell’analisi può risultare negativo, qualora i dati risultino insufficienti o si presentino non conformità ripetitive o si
verifichino frequenti ritardi nelle consegne oppure il fornitore sia dotato di scarsa autonomia.
La “Scheda di Valutazione” ottenuta consente al “Responsabile Acquisti” di formulare opportune osservazioni e valutazioni al
seguito delle quali potrà attivarsi con il Fornitore per concordare le azioni correttive da intraprendere per rientrare nei
parametri qualitativi richiesti.
Entrando nello specifico, questa applicazione SPI permette di elaborare i dati degli Ordini, Bolle e Controlli qualità registrati
nel sistema riepilogandoli in modo automatico secondo delle MATERIE che poi vengono aggregate attraverso delle formule
stabilite dal “Responsabile” in INDICI di valutazione ed al fine il tutto stampato nella “Scheda di Valutazione del Fornitore”.
I file utilizzati dalla procedura sono il QMATE dove sono riportate le Materie di Valutazione del Fornitore (Parametri e peso
di rilevazione) ed il QMATC dove sono riportati i dati calcolati per Materia e Cliente/Fornitore.
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6 VALUTAZIONE FORNITORI
6.1 Manutenzione Materie (QJ)
L' elaborato permette di definire delle “Materie” di valutazione che vengono poi utilizzate in formule di calcolo definite
dall’utente per ottenere “Indici” di valutazione e giudizio dei Fornitori. La gestione delle materie è suddivisa in “Gestione
manuale” dove la loro rilevazione è a carico dell'utente e in “Gestione automatica” dove la rilevazione e quantificazione è
ottenuta attraverso una procedura SPI. Di ogni singola materia si potrà poi definirne l'importanza che dovrà assumere nel
successivo calcolo degli indici di valutazione.
Le materie a gestione automatica sono i giorni ritardo consegna, i giorni anticipo consegna, i lotti scartati, i lotti accettati in
deroga, la competitività sui prezzi, ecc.. mentre le materie a gestione manuale possono essere ad esempio le visite ispettive
e l’auto-valutazione del fornitore, ecc..
I codici delle materie di valutazione che iniziano con il carattere “#” (Valore riservato) sono considerati dal programma come
indici calcolati in automatico “A” e sono gestiti direttamente dal programma “QV”, mentre tutti gli altri sono di competenza
dell’utente e aggiornabili manualmente attraverso l’elaborato “QK”..
Figura 6-I (RIPM61FM/T2CTL)

Codice : Codice della materia di valutazione

Descrizione : Descrizione della materia di valutazione

Peso : Peso/Importanza attribuito alla materia in oggetto rispetto alle altre, utilizzato durante il calcolo degli indici di
valutazione

Tipo Calcolo : Indica il tipo di calcolo applicato sulla Materia di Valutazione Fornitore in oggetto.
S - Sommatoria
M - Media
U - Ultimo valore rilevato

Gestione Materia Valutazione Fornitore : “A” gestito automaticamente dai programmi di valutazione fornitore ,
“vuoto“ è gestiti manualmente dell’utente attraverso l’elaborato “QK”.
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6.2 Manutenzione Rilevazioni Materie (QK)
Questo elaborato gestisce gli esiti periodici di valutazione che riguardano le materie caricate in “QJ” gestite manualmente, in
modo da consentire di mantenere costantemente aggiornata la situazione della “Scheda di Valutazione del Fornitore”.
Generalmente questi dati provengono da procedure del cliente, esterne al sistema SPI. Anche queste “Materie” possono
essere utilizzate nelle formule del calcolo degli “Indici”.
Figura 6-II (RIPM62FM/T1CTL)

Codice : Codice della materia di valutazione

Descrizione : Descrizione della materia di valutazione

Data : Data assegnazione della materia di valutazione

Valore : Valore attribuito alla materia in oggetto alla Data indicata

Tipo : Tipo gestione della materia, “A” automaticamente, “vuoto“ manuale

Numero Riga : Qualora la Materia abbia un riferimento univoco ad una riga di CLBAS, è possibile indicarne il numero
6.3 Manutenzione Tabelle Formule (UF)
Attraverso questo elaborato si possono codificare e costruire formule di calcolo che poi verranno utilizzate nei moduli SPI
come i Cicli, la Distinta Base, il Questionario tecnico e , quanto interessa Noi, la Valutazione Fornitori per definire i calcoli
degli Indici di Valutazione.
Figura 6-III (RGBSI3FM/T2CTL)

Codice Formula : Codice di 4 posizioni alfanumeriche gestito liberamente dall’utente per identificare la formula. Per la
Valutazione fornitori coincide con il codice “Indice” di valutazione.

Descrizione : Descrive l’indice di valutazione

Formula : Definisce il calcolo da utilizzare per ottenere l’Indice. E' possibile scrivere una formula utilizzando i seguenti
caratteri. ( ) + - * /. La codifica corretta per richiamare una materia calcolata è X.materia come ad esempio X.#NLS
per indicare la variabile “Materia – Lotti Scartati”.
Di seguito si riportano alcune formule indicative per il calcolo di Indici di Valutazione.

IQAC : Valutazione anticipi
0,25*(-5/3*X.#GAC+100)

IQFC : Valutazione frammentazione
0,25*(-5/3*(X.#GFC)+100)

IQRC : Valutazione ritardi di consegna
0,5*(-5/3*X.#GRC+100)

IQQP : Indice Valutazione qualità prodotto
(X.#NLE-(0,33*X.#NLD)-X.#NLS)/(X.#NLE)*100
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
IQQC : Indice Valutazione lotti conformi
(X.§NLA -(X.§NLD*0,33))/( X.§NLS+ X.§NLA )*100
Questa formula calcola un indice percentuale del numero dei lotti conformi rispetto al numero totale di lotti controllati
pesando i lotti accettati in deroga come 1/3 di un lotto scartato.
6.4 Calcolo Materie (QV)
L’ elaborato “QV” esegue il calcolo delle materie di valutazione fornitore impostate nella tabella “QJ” come automatiche
secondo il periodo desiderato e scrive il file “QMATC”. Dopo l' esecuzione sono disponibili le materie di valutazione calcolate
che possono essere utilizzate come variabili nelle formule di calcolo degli indici, come visto precedentemente per “UF”.
I dati per i calcoli sono ricavati dal file degli Ordini e bolle CLBAS e dai file dei controlli in accettazione tra cui QACCE da cui
possono essere ricavate “Materie libere” corrispondenti a rilievi di cui si vuole tenere evidenza , configurati dal responsabile
nel modulo Qualità SPI. Per maggiori dettagli, si rimanda al manuale SPI specifico.
Figura 6-I6-IV (RQF00MFM/T1CTL)
#CPA
Competitività Prezzi Acquisto
Definisce la competitività dei prezzi di acquisto confrontando per ciascun fornitore i listini definiti nell' anagrafica ; si ottiene
un valore tra 0 e 100 dove il fornitore è più competitivo per valori tendenti allo zero.
#CPL
Competitività Prezzi Conto lavori
Definisce la competitività dei prezzi di lavorazione confrontando per ciascun fornitore i listini definiti nell' anagrafica ; si
ottiene un valore tra 0 e 100 dove il fornitore è più competitivo per valori tendenti allo zero.
#GAC Giorni anticipo consegna Data Documento
Definisce la media matematica del numero di giorni di anticipo tra la data consegna degli ordini e la data delle relative bolle
di consegna.
#GAD Giorni anticipo consegna Data Proprietà
Definisce la media matematica del numero di giorni di anticipo tra la data consegna degli ordini e la data proprietà delle
relative bolle di consegna
#GFC
Frammentazione consegna
Definisce la media matematica del numero di consegne effettuate rispetto alla singola riga ordine
#GRC Giorni ritardo consegna Data Documento
Definisce la media matematica del numero di giorni di ritardo tra la data consegna degli ordini e la data delle relative bolle di
consegna.
#GRD Giorni ritardo consegna Data Proprietà
Definisce la media matematica del numero di giorni di ritardo tra la data consegna degli ordini e la data proprietà delle
relative bolle di consegna.
#NDL Lotti in deroga con difettosità lieve
Definisce la sommatoria del numero dei lotti accettati in deroga per una lieve difettosità dalla gestione SPI di controllo in
accettazione
#NLA
Lotti accettati
Definisce la sommatoria del numero dei lotti accettati buoni dalla gestione SPI di controllo in accettazione
#NLD Lotti accettati in deroga
Definisce la sommatoria del numero dei lotti accettati in deroga dalla gestione SPI di controllo in accettazione
#NLE
Lotti entrati in controllo
Definisce la sommatoria del numero dei lotti entrati in gestione SPI di controllo in accettazione
#NLR
Lotti entrati in ritardo in controllo
Definisce il numero di lotti entrati in ritardo in gestione SPI di controllo in accettazione
#NLS
Lotti scartati
Definisce la sommatoria del numero dei lotti scartati dalla gestione SPI di controllo in accettazione
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#PCC
Puntualità di consegna ai Clienti
Riporta i giorni di anticipo o ritardo di consegna tra data consegna richiesta dell’ordine e la data della bolla di consegna che
salda l’ordine. Per calcolare questa materia è necessario inserire i Clienti nella tabella “5Q” specificando “Mezzo” , “Porto”,
“Destinatario” e giorni da aggiungere quando si utilizzano vettori.
Se nella tabella “5Q” il “Flag Nostro Magazzino” è impostato a “*” o il codice “Porto” non è impostato o la destinazione
indicata sulla Bolla è diversa da quelle previste nella tabella, viene escluso dal calcolo del codice materia.
#PCD
Puntualità consegna ai Clienti per Data Proprietà
Mantiene le logiche descritte per “#PCC” considerando però la “Data Proprietà” del movimento Bolla.
#QDL Quantità in deroga difettosità lieve
Riporta la quantità di pezzi accettati in deroga con un lieve difetto.
#QFN Quantità "Non favorevoli"
Riporta la quantità di pezzi non accettati per controlli trovati “non favorevoli”
#QFV
Quantità "Favorevoli"
Riporta la quantità di pezzi accettati con controlli trovati “favorevoli”
#QLA
Quantità Accettata
Riporta la quantità di pezzi accettati conformi.
#QLS
Quantità scartata
Riporta la quantità di pezzi scartati, respinti perché non conformi
#QLD Quantità accettata in deroga
Riporta la quantità di pezzi accettati in deroga anche se riscontrato un difetto.
#QLE
Quantità entrata in controllo
Definisce la quantità consegnata in controllo
#QLQ Quantità entrata in ritardo in controllo rispetto alla Data Proprietà
Definisce la quantità in ritardo di consegna tra data consegna richiesta e data di Proprietà della bolla.
#QLR
Quantità entrata in ritardo in controllo rispetto alla Data Documento
Definisce la quantità in ritardo di consegna tra data consegna richiesta e data Documento Bolla
#TEO
Tempo evasione della pratica “Ordine Cliente”
Definisce in giorni il tempo che intercorre tra la data dell’Ordine Cliente e l’effettivo inserimento dello stesso a sistema SPI.
Per gli addetti ai lavori, non è altro che la differenza tra XDRBOL(Data Documento) e XTIMEI(Data e ora di inserimento)
della riga Ordine.
#Q01
Valore variabile 01
Definisce la quantità calcolata da QACCE per la Variabile 1 (Personalizzabile) della procedura SPI di Accettazione Materiali.
Sono previsti dai programmi fino a 14 variabili gestibili , da #Q01 a #Q14.
6.5 Stampa Valutazione Fornitori (Q0)
Figura 6-V (RQF00MFM/T1CTL)
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Attraverso questo elaborato è possibili ottenere la stampa della “Scheda Valutazione Fornitore” secondo un formato
dettagliato o riepilogato secondo le esigenze dell’utente. E’ possibile attraverso dei filtri limitare la stampa , come pure
elencare le sole MATERIE che si voglio mettere in evidenza. Obbligatorio è l’indicazione di almeno un’ INDICE dei dieci
disponibili dal programma. Le schede di Valutazione Fornitore oltre che stampate, possono anche essere archiviate in
un’apposita Classe DBLINK , attraverso le funzioni disponibili con il PSG. La stampa “RIPS62” infatti è personalizzabile.
Di seguito un esempio della Scheda Valutazione Fornitori.
6.5.1 Integrazione con il Controllo Materiali in Accettazione
La stampa della “Scheda Valutazione Fornitori” consente di aggiornare i dati della qualità del fornitore in base al punteggio
raggiunto, ossia lo “Stato qualificazione” e “Tipo + LQA + Liv.collaudo" che stabiliscono le modalità di esecuzione dei
controlli da effettuare in base al punteggio raggiunto. Se richiesto l’ aggiornamento viene emesso anche un messaggio di
avvertimento all’operatore prima di procedere.
Figura 6-VI (RIQIV8FM/T1)
Il valore ottenuto dalla formula “UF” indicata in “Indice aggiornamento Dati” viene riportato nell’anagrafica aggiunta del
fornitore “G0” come “Ultimo punteggio” ottenuto. Se già presenti altri valori di precedenti valutazioni, questi vengono
scivolati nei tre campi storici previsti ed il più vecchio viene eliminato.
Figura 6-VII (RGBM21FM/T0)
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Se attivo il modulo Controllo Accettazione SPI, sempre attraverso il punteggio “Ultimo” ottenuto è possibile aggiornare i dati
che determinano il campione e la frequenza con cui verranno eseguiti i futuri controlli sui materiali in entrata “Tipo + LQA +
+ Livello Collaudo" (Piano di campionamento) come pure lo “Stato Qualificazione del Fornitore”. L’abbinamento tra
“Punteggio” e dati qualità di “G0” sono scritti nel file QUAVF e gestiti dall’elaborato “VQ”.
In fase di registrazione dei movimenti Bolla di entrata, per determinare il campione da controllare e generare quindi il
controllo, viene prima analizzata la “TA – Tabella eccezioni campionamento” e ove la ricerca fallisca viene assunto il dato
registrato su “G0”.
I dati riferiti alla “Valutazione Fornitore” come pure ai “Campionamenti” possono essere gestiti anche a mano, senza passare
per forza dalle elaborazioni automatiche di “Q0”.
6.5.2 Relazione Valutazione Fornitori/Piano di Campionamento (VQ)
Nella tabella “VQ - Relazione valutazione fornitori/piani di campionamento” è possibile indicare un punteggio entro il
quale assegnare lo stato di qualificazione fornitore ed il piano di campionamento. Il punteggio è la sola chiave di questa
tabella.
Figura 6-VIII (RIPM33FM/T1CTL)
6.6 Stampa Analisi consegne Clienti e Fornitori (FH)
Questa stampa utilizza i dati estratti e riepilogati con “QV”, è complementare alla Valutazione Fornitori e legge direttamente
il file degli Ordini e Bolle producendo una valutazione basata sulla puntualità e/o ritardo delle consegne.
Figura 6-IX (RQF00MFM/T1CTL)
Se si utilizza il “Z3 - Questionario per Tipo Movimento” si può impostare sugli Ordini fornitore fino a cinque domande (non
obbligatorie) riferite alla data consegna e ad eventuali cambi. Questo consentirebbe di memorizzare la data dell'ordine
come prima data, e fino ad altre quattro date per i successivi eventuali cambi di data.
Per ogni Ordine Fornitore vengono ricercate le eventuali bolle esponendone in stampa il numero di consegne. Vengono
evidenziati in stampa i seguenti valori :

GAO
Giorni di approvvigionamento

O-1B
Differenza tra data ordine e data 1.a Bolla (gg. lavorativi)

1B-UB
Differenza tra data 1.a e ultima Bolla (gg. lavorativi)

Nr.Con
Numero bolle di consegna

Ind1
(Ritardo1/GAO)*100

Ind2
(Ritardo2/GAO)*100
Dove :
Ritardo1 = differenza. tra data ordine e data 1.a Bolla (gg. lavorativi)
Ritardo2 = differenza. tra data ordine e data ultima Bolla (gg. lavorativi)
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Il sistema di calcolo seleziona i dati di approvvigionamento in base all'opzione indicata nel campo "Tipo approvvigionamento"
(A = Acquisto a Prezzo Pieno, T = Conto Lavorazione).
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