Riepilogo regole utilizzo del servizio nazionale agenzia viaggi e

AGENZIA DI VIAGGIO CONVENZIONATA CARLSON WAGONLIT ITALIA S.R.L.
Il servizio prevede l'utilizzo della piattaforma CWT Book2go all'indirizzo : http://www.cwt.it/cwtbook2go
Le modalità di prenotazione sono due:
•
la prima "online" è self service (SBT)
•
la seconda "offline" (BTC) è di tipo assisted.
Per entrambe tuttavia, ai fini dell'emissione dei titoli di viaggio e/o dei voucher per gli altri servizi, è comunque previsto l'intervento dell'agenzia che opera negli orari di esercizio (8:30 – 18:30 selfservice; 8:30 – 19:00 assisted) giorni lavorativi;
Ogni utente verrà profilato dalla CWT e riceverà le credenziali di accesso alla piattaforma CWTBook2go, sul proprio profilo ogni utente potrà/dovrà inserire tutte le sue informazioni utili e
necessarie a rendere efficiente il servizio.
Tutte le carte alate o di agevolazioni particolari, le sue preferenze durante i voli (per esempio il posto in cui sedersi), le preferenze di compagnie aeree o di tratte particolari etc; tutte queste
informazioni una volta inserite verranno trattate dall’agenzia in fase di proposte di viaggio e tutte le agevolazioni (punti o altro) saranno riconosciute sulle varie carte personali.
Ogni modifica rispetto alla mail personale dovrà essere comunicata alla propria segreteria affinchè provveda alle opportune comunicazioni all’agenzia in fase di inoltro settimanale del file di
profilazione sede.
La modalità on line SELF SERVICE non prevede costi di agenzia e le transazioni saranno pagate dall’Ente tramite il servizio di BTA (Business travel Account con American Express) per
l'acquisto di alcuni servizi (Hotel, noleggio auto ed alcuni voli low-cost) potrà essere richiesta una carta di credito personale, a tal proposito l’INFN tramite AMEX permette di ottenere, su richiesta,
una carta di credito corporate a zero costi valida fino alla durata contrattuale a valere sui singoli c/c degli utenti INFN (per i dettagli vedi il sito di AC nelle utilities - American Express spese a
carico dell’INFN).
In questa modalità si deve concludere la transazione e mandare all’agenzia entro gli orari di apertura dell’agenzia stessa (dalle 8:30 alle 18:30 dal lun-ven) affinchè quanto da noi identificato
come acquisto possa essere emesso come titolo di viaggio.
Tutto quello che sfora questi orari NON verrà formalizzato e quindi si dovrà riproporre la richiesta self-service il giorno successivo oppure andare immediatamente in modalità assisted.
La modalità offline ASSISTED prevede invece il pagamento di una fee, il cui costo è modulato come segue:
1) per prenotazioni standard(fatte cioè in data non inferiore a 6 gg. lavorativi antecedenti la data di partenza) €4,05
2) per prenotazioni urgenti(fatte cioè in un periodo compreso tra una data non superiore a 5 gg. lavorativi e non meno di 5
Ore antecedenti la data di partenza e, comunque, entro le ore 13 del giorno di partenza (ove la partenza sia successiva alle ore
18.00) €9,40
3) per prenotazioni in emergenza cioè fatte al di fuori dell'orario di esercizio dell'agenzia sopra indicati, via telefonoal n.
02 52034445, €14,50
La modalità assisted prevede una risposta da parte dell’agenzia, via mail al vostro indirizzo di posta, di almeno 3 possibili soluzioni di viaggio.
In caso di annullamenti e/o modifiche la transazione sarà sempre assisted per il costo della fee vedi parte finale della TRAVEL POLICY INFN allegata.
Nel caso di missioni le cui spese siano a carico di strutture diverse dalla propria NON è possibile usare la modalità di prenotazione self-service ma solo la modalità Assisted, dando
indicazioni circa la struttura che pagherà la missione, (nel campo appositamente creato nella procedura).
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A scopo cautelativo è inoltre consigliabile inviare anche una mail a: [email protected] (per il testo della mail vedi comunicazioni inoltrate alle varie segreterie amministrative dal RUP dr.ssa
Michela Pischedda).
BIGLIETTERIA FERROVIARIA NAZIONALE TRENITALIA
Per la prenotazione ed emissione di biglietti e carnet ferroviari NON usare l'agenzia; potete sfruttare il link al sito di Trenitalia (che abbiamo fatto inserire sul portale dell’agenzia stessa) ed
usare la prenotazione diretta.
Per accedere al portale Trenitalia occorre preventivamente essere stati accreditati, tale accreditamento avviene ad opera della vostra struttura e di un suo locale amministratore/Trenitalia
appositamente nominato.
Ogni utente una volta accreditato otterrà le credenziali di accesso e un PIN (strettamente personale) per gli acquisti.
Ogni utente sul proprio profilo potrà inserire eventuali carte frecce/o agevolazioni particolari e ad ogni acquisto i punti saranno caricati direttamente sulle carte inserite.
L'accordo diretto INFN/TRENITALIA consente di non pagare fee e di garantire al ns. Ente uno sconto sul fatturato, si invitano quindi tutti gli utenti a non utilizzare compagnie concorrenti a
Trenitalia.
Anche sul portale Trenitalia la biglietteria è pagata direttamente dall’INFN (tramite una BTA con Amex).
Gli acquisti della biglietteria per missioni per conto di sezioni diverse dalla propria devono essere effettuati utilizzando il profilo JOLLY/sezione pagante che vi verrà dato dalla sezione
pagante su vostra richiesta in apertura dell’autorizzazione missione.
BIGLIETTERIA FERROVIARIA INTERNAZIONALE
L’accordo INFN/Trenitalia non prevede (per ora) l’emissione dei biglietti internazionali i quali, quindi, andranno richiesti all’agenzia CWT in modalità assisted.
Una volta ottenuto il codice del biglietto da parte dell’agenzia, il biglietto dovrà essere stampato presso le varie stazioni ferroviarie.
(stiamo lavorando per capire come si possa migliorare questo aspetto del servizio).
Alcuni dati utili per l’utente:
Servizio Clienti CWT: https://portal.carlsonwagonlit.com Per prenotazioni di voli, biglietti ferroviari, pernottamenti in hotel, noleggi auto, emissioni di visti e per qualsiasi altra esigenza legata
alle tue trasferte di lavoro, ecco i tuoi contatti: Link per i tool online
email: [email protected] Telefono: 06 8207 5449 Fax: 06 9291 2148 - Branch Manager: Giovanna D’Angelo ([email protected])
Orari di esercizio Ufficio Prenotazioni: Lun-Ven, 8.30 – 19.00
Customer Satisfaction : [email protected]
In questa importante sezione trovi l’indirizzo mail cui manifestare la tua soddisfazione per il servizio reso da CWT oppure per segnalare eventuali criticità che hai incontrato durante un viaggio o
nell’elaborazione di una proposta di viaggio.
Help Desk Tecnico CWT: [email protected]
Per problematiche tecniche legate all’utilizzo degli strumenti online CWT (CWT Portal, CWT Portrait, CWT Book2Go)
INOLTRE:
Per essere sempre informato sulle ultime novità e sui trend di settore, consulta il nostro sito internet:
http://www.carlsonwagonlit.it e iscriviti alle nostre newsletter inviando una e-mail a :[email protected]
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Travel Policy
dell’Istituto Nazionale di Fisica Nucleare
Introduzione
Il presente documento recepisce le disposizioni alle quali dovrà attenersi la CWT in materia di gestione dei servizi legati alle missioni del personale dell’INFN.
La CWT a partire dalla data di sottoscrizione del contratto con l’INFN prenota, emette, consegna titoli di viaggio e fornisce report dettagliati sui titoli relativi a:
Biglietteria aerea (nazionale, internazionale, intercontinentale);
Biglietteria ferroviaria
Biglietteria marittima;
Prenotazioni alberghiere (nazionali ed internazionali di alberghi).
La CWT, inoltre, effettua:
altri servizi legati ai viaggi per motivi di servizio:
cancellazione e rimborso di titoli non utilizzati dal viaggiatore
servizio di rilascio visti
Ambito di Applicazione
Il presente documento verrà applicato da tutto il personale della CWT preposta alla gestione delle trasferte del personale dell’INFN a tutto il personale autorizzato a recarsi in missione
in Italia e all’estero, il quale dovrà attenersi alle disposizioni contenute nel presente documento.
Travel policy
L’Agenzia di viaggio provvede all’individuazione della miglior soluzione di viaggio secondo i seguenti parametri:
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SELF BOOKING TOOL
SERVIZIO ASSISTED
a) low cost
b) easy (tariffa economy bloccata, non rimborsabile e non
modificabile)
c) easy flex (tariffa economy modificabile e rimborsabile
con penali di importo variabile)
Biglietto aereo
nazionale e
internazionale:
Tutti
Le soluzioni di viaggio (inclusi i low cost) verranno riportate in
d) confort full flex (tariffa economy completamente
ordine di prezzo
modificabile e rimborsabile senza penali) solo su richiesta
Eventuali deroghe sono ammesse per indisponibilità di posti
su un volo che renda necessario il passaggio a classe
superiore, o del soggetto che si reca in missione per
imprevisti occorsi durante il viaggio stesso.
Classe Economy
Dipend.
Classe Economy
VIP
Classe Business per i voli di durata superiore a 5 ore
Consentita Business su motivazioni particolari (mediche o di
altro genere)
Biglietto aereo
intercontinentale
voli no stop
Classe Business per i voli di durata superiore a 5 ore
Economy su richiesta
Viaggi
in
nave
(compresi aliscafo e nave Tutti
veloce):
non applicabile
Biglietto I classe.
Biglietto ferroviario:
non applicabile
Prima o Seconda Classe su richiesta dell’utente, tariffa Base
Tutti
auto a nolo di media cilindrata (Compact) con assicurazioni
obbligatorie
Auto a nolo, Italia ed
Tutti
Estero:
auto a nolo di media cilindrata (Compact) con assicurazioni
obbligatorie (esposte in ordine di prezzo)
Pagamento diretto (Carta Individuale a garanzia)
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L’uso di Furgoni è consentito su esplicita richiesta e per
motivate esigenze di trasporto materiale e /o attrezzature
Pagamento CWT
SELF BOOKING TOOL
limite in policy EURO 200 al giorno
SERVIZIO ASSISTED
limite in policy EURO 200 al giorno
comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia inserita in comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia
tariffa
inserita in tariffa
Albergo Italia:
tipologia di camera singola/doppia uso singola
tipologia di camera singola/doppia uso singola
Possibile la ricerca per indirizzo di destinazione
logisticamente compatibile con il luogo della trasferta
indicato.
Pagamento diretto (Carta Individuale a garanzia)
Pagamento CWT
Tutti
Qualora non fosse possibile reperire strutture con prezzi
rientranti nei massimali sopra indicati (ad esempio in
occasione di fiere, congressi ed in periodi di criticità
similari), si potrà utilizzare una struttura/camera con costo
superiore. Questi casi dovranno essere opportunamente
dettagliati da una dichiarazione scritta rilasciata da CWT.
esposti in ordine di prezzo
proposte nel massimale convenzionale di EURO 200
comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia inserita in comprensivo di prima colazione, qualora la stessa sia
tariffa
inserita in tariffa
Albergo Estero:
tipologia di camera singola/doppia uso singola
tipologia di camera singola/doppia uso singola
Pagamento diretto (Carta Individuale a garanzia)
Pagamento CWT
Tutti
Qualora non fosse possibile reperire strutture con prezzi
rientranti nei massimali sopra indicati (ad esempio in
occasione di fiere, congressi ed in periodi di criticità
similari), si potrà utilizzare una struttura/camera con
costo superiore.
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entro le ore 18.30 del giorno lavorativo precedente la prima partenza, richieste di annullamenti e modifiche dovranno
essere inserite nel tool
richieste urgenti entro gli orari di esercizio del Team (Lun-Ven, 8.30 - 19.00) dovranno essere inviate per email
Annullamenti e
variazioni
richieste urgenti fuori gli orari di esercizio del Team dovranno essere comunicate telefonicamente al servizio di emergenza
CWT
Tutti
In base alle tempistiche di ricezione, le variazioni sono effettuate con le stesse modalità operative previste per la prenotazione:
servizio standard/urgente (tramite tool o mail) o servizio di emergenza (tramite numero telefonico di CWT)
CWT provvederà ad effettuare rimborsi parziali/totali, dove previsto
NB:
il servizio di emergenza potrà effettuare modifiche che prevedano penali o integrazione di tariffa solo se
preventivamente e permanentemente autorizzati da INFN
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