GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti GISS Gestione Informatizzata Della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Manuale Utente VOLUME I “Guida all’utilizzo del Sistema” GSI - Gruppo Sistemi Informativi Pagina 1 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Indice Che cos'è G.I.S.S. ....................................................................................................................................................3 Architettura del sistema. ..........................................................................................................................................5 Caratteristiche Generali ...........................................................................................................................................6 Caratteristiche dell'interfaccia Utente ..................................................................................................................6 Avvio dell’applicazione .......................................................................................................................................7 Menù del Sistema.................................................................................................................................................8 Uso del menù con il MOUSE ..............................................................................................................................9 Forma generale dell’interfaccia .............................................................................................................................10 Finestre ..........................................................................................................................................................10 Contesto applicativo ......................................................................................................................................10 Menù di gestione mappa ................................................................................................................................10 Pagina Dati.....................................................................................................................................................11 Barra degli Strumenti.....................................................................................................................................11 Linea dei Messaggi ........................................................................................................................................12 Barra di stato..................................................................................................................................................12 Le Navigazioni...............................................................................................................................................12 Gli oggetti presenti in mappa.........................................................................................................................13 Le Funzioni di ‘GESTIONE MAPPA’ ..................................................................................................................14 Uscire.............................................................................................................................................................14 Registrare le operazioni eseguite ...................................................................................................................14 Stampare la videata corrente ..........................................................................................................................14 Annullare le operazioni..................................................................................................................................15 Impostare i criteri di Ricerca Dati..................................................................................................................15 Eseguire una Ricerca Dati..............................................................................................................................16 Annullare una ricerca....................................................................................................................................16 Creare un nuovo elemento .............................................................................................................................17 Copiare la riga evidenziata.............................................................................................................................17 Cancellare la riga evidenziata ........................................................................................................................18 Pulire la riga evidenziata................................................................................................................................18 Attivare la Lista Valori ..................................................................................................................................18 Espandere il Campo Corrente ........................................................................................................................19 Attivare la Guida ON-LINE...........................................................................................................................19 Mostrare i tasti funzione Abilitati ..................................................................................................................19 Mostrare il Blocco Precedente Dati ...............................................................................................................20 Mostrare il Blocco Successivo Dati ...............................................................................................................20 Scorrere la Pagina dati verso il Basso ............................................................................................................20 Scorrere la Pagina dati verso l’Alto ...............................................................................................................20 Spostarsi sul campo successivo......................................................................................................................20 Pulire il Campo Evidenziato ..........................................................................................................................21 Visualizzare un errore interno........................................................................................................................21 Richiamare un’altra mappa del sistema .........................................................................................................21 Protocolli Generali.................................................................................................................................................23 Interrogazione ................................................................................................................................................23 Aggiornamento dati .......................................................................................................................................23 Cancellazione.................................................................................................................................................23 Inserimento ....................................................................................................................................................23 Dialogo con il sistema....................................................................................................................................24 GSI - Gruppo Sistemi Informativi Pagina 2 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Introduzione Che cos'è G.I.S.S. GISS (Gestione Informatizzata Segreteria Studenti) è un prodotto applicativo progettato e realizzato per proporre alle Università una soluzione innovativa e tecnologicamente molto avanzata. Il campo di applicazione del prodotto riguarda l’intera area gestionale delle Segreterie Universitarie sia a livello amministrativo centralizzato, che a livello di funzionalità distribuite attraverso prodotti e servizi di tipo self-service agli studenti. Il prodotto nasce da una strategia più ampia del Gruppo Sistemi Informativi che mira ad indirizzare specifiche professionalità alla realizzazione di soluzioni applicative per le Università. Il sistema è multiente e multiutente, e consente la gestione della sicurezza attraverso la definizione di profili e password. Tutte le elaborazioni e tutti gli output sono gestiti direttamente dall’utente, che può governare elaborazioni on line o differite, senza che debba intervenire il supporto di un centro di elaborazione dati per la schedulazione dei lavori. L’uso delle stored procedures consente l’esecuzione di elaborazioni complesse senza bloccare la disponibilità della stazione di lavoro dell’utente. Per tutte le stampe è sempre possibile visualizzare l’anteprima di stampa. La stampa può essere indirizzata in ogni momento su qualunque stampante locale o di rete, o essere salvata su file. Gli agenti operativi interessati sono : • Studenti • Docenti • Operatori di segreteria • Organi di direzione (Rettore e Direttore Amministrativo). Gli aspetti qualificanti dell'applicativo sono i seguenti: • applicazione di metodologie standard di progetto, sviluppo e realizzazione; • utilizzo di un'architettura tecnico-applicativa client/server, altamente efficiente ed affidabile; • integrabilità in reti di tipo Intranet/Internet; • flessibilità, modularità, apertura a future implementazioni con garanzia di continuità nell’evoluzione; • possibilità di sfruttare le più moderne tecnologie hardware e software di base; • componenti applicativi modulari affidabili, manutenibili, scalabili, di elevata qualità e tali da garantire ampie funzionalità; • sicurezza nell'accesso alla informazione garantita anche a livello applicativo oltre che a livello DBMS e Sistema Operativo; • utilizzo di un DBMS relazionale potente e multipiattaforma; portabilità su differenti piattaforme; • possibilità di collegamento con altri sistemi; • congruenza con gli standard internazionali dei "Sistemi Aperti"; • semplicità di utilizzo. L'iterazione con l'utente e' immediata e l'uso di strumenti grafici (bottoni, liste di selezione, etc..) e del "mouse" rendono veloce l'apprendimento ed il successivo utilizzo dei programmi. GSI - Gruppo Sistemi Informativi Pagina 3 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema • elevata parametrizzazione. L'ampio uso di tecniche parametriche consente la riduzione al minimo del tempo di manutenzione e di aggiornamento conseguente a modifiche e/o innovazioni nei regolamenti. GSI - Gruppo Sistemi Informativi Pagina 4 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Architettura del sistema. Le nuove tecnologie informatiche tendono alla distribuzione delle funzioni di elaborazione e di accesso ai dati. La disponibilità di stazioni di lavoro intelligenti sempre più potenti ed a basso costo, consente una interazione di tipo cooperativo fra le risorse informatiche. Il modello "Client/Server" è concettualmente semplice. Il sistema dell'utente, tipicamente una stazione di lavoro intelligente, opera come il "cliente" che richiede un servizio ad un altro sistema, un elaboratore funzionante come "servente". Tutti gli elementi della connessione in rete sono trasparenti all'utente che non ha bisogno di conoscere come e dove vengono forniti le applicazioni, i dati, la potenza necessaria alla loro elaborazione. In questo modo l'elaborazione "Client/Server" permette all'utente di accedere ed utilizzare risorse condivise a livello locale o remoto. - Sistema Periferico in Rete Geografica È costituito da stazioni di lavoro intelligenti (Personal Computer) operanti in ambiente DOS/WINDOWS installate presso gli uffici dei singoli Amministratori - Sistema Centrale Il sistema centrale prevede una macchina dipartimentale UNIX/OS2 installata nei locali dell’Ente gestore - Sistema in Rete Locale È costituito da più stazioni di lavoro intelligenti (Personal Computer) operanti in ambiente DOS/WINDOWS installate nei locali dell’Ente Il sistema prevede una architettura di tipo Client/Server secondo il seguente schema: Il tipo di architettura precedentemente esposto consente di utilizzare l’applicazione sia per gestioni locali sia per gestioni decentrate (sistema in rete Locale e Periferica). Per una maggiore comprensione dell’architettura hardware rifarsi alla figura riportata a lato. GSI - Gruppo Sistemi Informativi Pagina 5 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Caratteristiche Generali Particolare attenzione è stata posta nella realizzazione dell'interfaccia utente, che segue gli standard GUI attuali. Caratteristiche dell'interfaccia Utente La gestione dei dati è stata realizzata attraverso un’interfaccia utente pensata per essere semplice e sicura: L’interazione fra utente e sistema è semplificata da un’interfaccia grafica (basata su finestre dimensionabili e sovrapponibili e dall’uso del mouse come sistema di puntamento e selezione sullo schermo) e dall’uniformità di approccio. Le operazioni complesse sono guidate ed è sempre richiesta conferma nei casi più delicati. Su ogni funzione del Sistema è possibile ottenere: • un’elevata reperibilità di informazioni on-line, con ricerche effettuabili partendo da qualsiasi campo (con imputazione anche parziale); • liste di valori per tutte le chiavi di accesso e per tutti i campi che prevedono come input un codice tabellare; • informazioni sul contenuto dei campi digitabili (help sul campo), tramite il posizionamento del cursore; • un help interattivo su ogni funzione dell’applicazione. Pagina 6 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Avvio dell’applicazione L’applicazione viene avviata facendo clic due volte sull’icona dell’applicazione denominata ‘Applicativo’ all’interno del ‘GRUPPO PROGRAMMI’ (o FINESTRA) ‘Oracle’. Per ulteriori dettagli fare riferimento al relativo aiuto in linea. All’avvio dell’applicazione l’operatore deve ‘firmarsi’ ovvero deve fornire le informazioni che consentono di riconoscerlo come utente del sistema; è necessario, dunque, digitare il proprio nome e la parola chiave a lui riservata per l’accesso al sistema, rispettivamente Utente e Password. Per passare da un campo all’altro è possibile utilizzare il tasto INVIO o il tasto TABULATORE. L’editing dei campi può avvenire spostandosi con i tasti di movimento del cursore e cancellando con il tasto CANC o con il tasto BACKSPACE. Per confermare l’operazione è necessario premere il tasto INVIO sul campo ‘password’ oppure il pulsante etichetta ‘Connetti’ disponibile sulla finestra di dialogo. Per rinunciare all’operazione è sufficiente selezionare il pulsante etichetta ‘Esci’. Alla conferma il sistema convalida la richiesta di accesso effettuando i controlli indicati nei parametri di configurazione che possono essere gestiti dall’Amministratore di Sistema. La fase di controllo è indicata dalla presenza del colore GIALLO sul semaforo visibile in basso a destra sulla finestra di dialogo. Al termine dei controlli, se la richiesta di accesso è accettata (semaforo in VERDE), il sistema predispone un pulsante etichetta ‘Continua’ per consentire l’accesso alla applicazione ed il pulsante etichetta ‘Cambia Password’ per consentire eventualmente la modifica della parola chiave; se la richiesta, invece, non è accettata (semaforo in ROSSO) il sistema consente o meno di ripetere l’operazione a seconda dei parametri di controllo in configurazione. Pagina 7 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Menù del Sistema Il menù di Sistema - configurabile esclusivamente dall’Amministratore di Sistema - si presenta in forma gerarchica ( ad albero ). Ogni voce di menu ( voce principale ) che raggruppa altre voci ( voci secondarie ) è presentata inizialmente con un segno + . Un area di help contestuale posta sulla destra descrive brevemente la funzionalità della voce attualmente selezionata. Le voci secondarie non visibili all’utente possono essere visualizzate sia con un doppio click del mouse ( le voci secondarie potranno contenere altre voci - si richiederà quindi l’iterazione del procedimento - ) sia utilizzando gli appositi tasti posti sul lato sinistro ( barra degli strumenti ) che consentono tra l’altro di : • esplodere una voce in tutte le sue sottovoci ( icona con un doppio segno + ) e viceversa (doppio segno - ) • esplodere una voce nelle sottovoci a livello immediatamente inferiore (segno +) e viceversa ( segno - ) In alto un menù di gestione mappa permette di eseguire le stesse operazioni tramite l’utilizzo di tasti di scelta rapida (combinazione di tasti - vedi Menù di gestione Mappa più avanti nel seguito - ) . Tra le voci di menù è presente una voce “?” che presenta la ditta produttrice, i moduli compresi nel pacchetto software, la versione ed informazioni utili sul Customer Support Team - a cui rivolgersi in caso di eventuali defezioni - . Riepilogando, è possibile spostarsi all’interno del menù e selezionare l’opzione voluta sia utilizzando i tasti di scelta rapida ,che attivano le voci del menù di gestione mappa, sia utilizzando il MOUSE. Pagina 8 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Uso del menù con il MOUSE L’utilizzo del menù con il MOUSE è estremamente semplice e consigliato in quanto per selezionare una voce di menù è sufficiente portare il simbolo di puntamento del MOUSE (generalmente una freccia obliqua) sulla voce desiderata e premere due volte il tasto sinistro del MOUSE oppure cliccare sulle apposite icone della barra degli strumenti. Una navigazione molto più rapida è offerta dall’utilizzo di tre liste poste in alto all’applicativo. Partendo da sinistra, la prima lista contiene l’ultimo percorso attivato, una seconda lista presenta tutte le voci selezionate, ed infine un’ultima lista consente di digitare un percorso per posizionarsi direttamente su di esso in caso di esito positivo ( una volta digitato il percorso cliccando sull’icona - torcia rivolta verso il basso - il sistema ricercherà il percorso proseguendo in avanti , all’indietro cliccando sull’icona - torcia rivolta verso l’alto - ) E’ consentita inoltre la possibilità di definire sul menù un Segnalibro che è possibile memorizzare e richiamare all’occorrenza per posizionarsi velocemente sulla voce di menù desiderata - sia tramite le apposite icone poste sulla pulsantiera a sinistra della mappa, sia attraverso il menù di mappa disponibile nella parte superiore della mappa (voce Registro). Pagina 9 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Forma generale dell’interfaccia Le mappe applicative contengono diversi oggetti che consentono la gestione delle informazioni presenti a video. Questi oggetti grafici sono tipici di un ambiente operativo GUI (Graphic User Interface). L'applicativo "Segreteria Studenti" presenta caratteristiche comuni per tutte le mappe (funzioni) che lo compongono. Una mappa presenta tipicamente i seguenti oggetti: • finestre • un contesto applicativo • un menù di gestione mappa • una barra degli strumenti • una o più pagine dati • una linea di messaggi • una barra di stato Le informazioni di contesto individuano la funzione applicativa che la mappa consente di implementare. Il menù e la barra degli strumenti consentono all’operatore di richiedere al sistema tutte le funzioni necessarie alla gestione delle informazioni presenti sulla mappa ed i flussi dati da/verso gli archivi. Le pagine dati invece sono aree strutturate che ‘ospitano’ i dati presenti o da registrare negli archivi. Analizziamo più in dettaglio alcuni di questi oggetti. Finestre Contesto applicativo Le funzioni applicative sono visualizzate all’interno di finestre che pur seguendo il tipico stile windows (si possono iconizzare, chiudere, nel qual caso si porrà termine alla funzione in esecuzione) non né permettono però la ridimensionabilità - la finestra si presenterà sempre a schermo intero - Nella parte superiore di ogni mappa due linee descrivono quale funzione applicativa é possibile eseguire mediante l’uso della mappa; la prima linea indica il titolo della funzione applicativa, la seconda linea, invece, indica la classe di appartenenza della funzione. I titoli illustrati sono esattamente le voci selezionate dall’operatore sul menù applicativo che consentono di attivare la funzione. Il contesto applicativo é completato dal logo di sistema (in alto a sinistra), dalla dataora di attivazione della funzione applicativa e dal codice della funzione (in alto a destra). Menù di gestione mappa Con tale termine si intende un menù con tendine a scomparsa che all’interno di una qualsiasi mappa consente all’operatore di richiedere una delle funzioni -dette per l’appunto funzioni di gestione mappa - che consentono di gestire le informazioni presenti sulle pagine dati. I titoli in menù indicano l’oggetto a cui si riferiscono le azioni indicate, poi, nella tendina a scomparsa; essa é presentata all’operatore nel momento in cui seleziona il titolo. La selezione può avvenire tramite il mouse oppure tramite una combinazione di tasti. Ciascun titolo infatti presenta una unica lettera sottolineata; combinando il tasto Alt e la lettera indicata é possibile aprire la tendina corrispondente ed attivare quindi la funzione desiderata. In titoli di menù e gli elementi in tendina che non appaiono in neretto corrispondono a funzioni non selezionabili. Pagina 10 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema La combinazione, ALT + C, per esempio determina la comparsa della tendina per il titolo Campo. L’elemento in tendina evidenziato é immediatamente selezionabile con il tasto ‘Invio’. L’elemento ‘Lista Valori’ nella tendina sopra evidenziata non é selezionabile. Pagina Dati Con tale termine si intende una area della mappa atta a contenere dati . Una pagina dati é strutturata; infatti può avere uno o più blocchi ed ogni blocco una o più righe. Ciascun blocco di dati corrisponde, in genere, ad uno degli archivi del sistema e ciascuna riga di dati all’interno del blocco rappresenta un elemento dell’archivio corrispondente. All’interno di ciascun blocco é possibile individuare, subito, qual’é la riga di riferimento ovvero la riga rispetto alla quale si definiscono le funzioni di mappa (inserimento, cancellazione, interrogazione, ... etc) in quanto essa é caratterizzata da un diverso colore dello sfondo. Una mappa che presenta dati correlati tra blocchi viene detta ‘master/detail’; il blocco principale, detto ‘master’, fa riferimento ad una o più righe del secondo blocco detto ‘detail’. La modalità operativa su una mappa master/detail é sostanzialmente diversa dalle mappe che non presentano questa caratteristica; l’operatore, infatti, deve definire un contesto di righe ‘master’ e tutte le azioni che esegue sul blocco di detail sono relative a quel contesto. Barra degli Strumenti Con tale termine si intende un insieme di pulsanti che all’interno di una qualsiasi mappa consente all’operatore di richiedere una delle funzioni di gestione mappa. Esse consentono di gestire le informazioni presenti sulle pagine dati di una mappa. I pulsanti presenti sulla Barra degli Strumenti (a sinistra) sono: Su ciascun pulsante é presente un’ icona che suggerisce all’operatore il significato del pulsante. Un’ulteriore ausilio all’operatore é una tendina a scomparsa che descrive la funzione corrispondente il pulsante. Tale tendina appare non appena il puntatore del mouse passa sopra l’icona del pulsante e scompare quando lo stesso esce dall’icona. Viene di seguito proposto un esempio. il puntatore del mouse entra sul pulsante: il puntatore del mouse esce dal pulsante: Pagina 11 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Sulla pulsantiera, inoltre, il sistema presenta il tipo di operazione che é in corso sulla mappa. Linea dei Messaggi In fondo ad ogni mappa é riportata un’area che é utilizzata dal sistema per indirizzare all’operatore dei messaggi. Barra di stato In fondo ad ogni mappa é riportata un’area che é utilizzata dal sistema per mostrare all’operatore alcune informazioni tra cui un: • contatore; • indicatore della modalità operativa corrente. Il contatore, introdotto dal termine inglese Count, indica, dopo che é stata eseguita una ricerca, quanti elementi in archivio soddisfano i criteri di ricerca impostati; quando il sistema é in modalità inserimento il contatore vale zero. L’indicatore della modalità operativa corrente, descrive lo stato del sistema che può essere: INSERT MODE: in tal caso quanto digitato dall’operatore sulle righe dell’area dati, é interpretato dal sistema come ‘nuovo contenuto’; in tal caso scattano i controlli per controllare che quanto digitato dall’operatore sia corretto; ENTER QUERY: in tal caso quanto digitato dall’operatore sulle righe dell’area dati é interpretato come ‘condizione di ricerca’ su dati esistenti; EXECUTE QUERY: in tal caso é il sistema che gestisce l’area dati riempiendola con i dati che in archivio soddisfano i criteri di ricerca precedentemente impostati. Le Navigazioni Per rendere più agevole l’interpretazione di tale informazione sulla pulsantiera é evidenziata una analoga informazione. Si intende per navigazione il passaggio dal lavoro che si sta svolgendo ad un altro, senza transitare per i menù. L'applicativo Segreteria Studenti consente la "navigazione" tra i programmi mediante due modalità operative : • Utilizzo della barra a scomparsa presente nell'area grafica posta in basso ad ogni finestra. Un simbolo iconico inoltre ne segnala la presenza. • Utilizzo del menu a tendina "Collegamenti" presente nell'area del menu' di gestione della mappa applicativa. Pagina 12 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Gli oggetti presenti in mappa Analizziamo singolarmente gli oggetti grafici presenti nelle mappe applicative. Le icone o Bitmap Le icone presenti all'interno di una finestra hanno soprattutto uno scopo intuitivo che evidenzia ad esempio tramite il disegno di una stampante, l'attività di stampa. Le caselle di controllo o Check Box Si presentano come quadratini che possono contenere o meno il simbolo 'V' (segnato) che rappresenta una scelta tra i valori SI/NO relativi a quanto riportato nella descrizione Le finestre di dialogo o Dialog Box Le finestre di dialogo sono utilizzate per richiedere informazioni relative ad un'operazione che si vuol eseguire, ad esempio i messaggi informativi. Si attivano sovrapponendosi alla finestra principale e restano in attesa di una operazione da parte dell'utente. I campi di immissione o Entry Field I campi di immissione consentono sia di inserire che visualizzare i dati relativi alla transazione. Per i campi di immissione sono gestiti diversi attributi che ne caratterizzano l'utilizzo. Ad esempio: • i campi che prevedono una data possono contenere solo una data significativa • i campi che devono contenere importi non accettano la digitazione di caratteri alfabetici, ecc. Le caselle di riepilogo o List Box Le caselle di riepilogo visualizzano un elenco di valori che si possono selezionare con le frecce di direzione oppure con il "mouse". Il dato selezionato è messo in evidenza dal colore più intenso. Le finestre contenenti messaggi o Message Box Questa finestra fornisce all'utente un messaggio. Quindi richiede un'azione da parte dell'operatore, normalmente il solo tasto di avvenuta lettura del messaggio (tasto OK). I messaggi sono in italiano e dovrebbero risultare autoesplicativi. Fanno eccezione alcuni messaggi gestiti direttamente dal sistema operativo che "ospita" l'applicativo. Vengono visualizzate come eccezioni operative del sistema. Pulsante di opzione o Radio Button E' utilizzato per rappresentare una scelta esclusiva. L'esempio presente nella procedura è la scelta del sesso della matricola nella parte anagrafica: battere il tasto maschile o femminile provoca l'annullamento della scelta sull'altro tasto. Pagina 13 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Le Funzioni di ‘GESTIONE MAPPA’ Il sistema presenta dei protocolli operativi comuni a tutte le mappe. Per protocollo si intende una serie di attività che devono essere svolte per raggiungere un determinato scopo. I protocolli più frequenti sono: • interrogazione • aggiornamento dati • cancellazione • inserimento Si intende con tale termine una funzione che consente all’operatore di gestire le informazioni presenti sulla mappa. L’elenco esaustivo delle funzioni attivabili dall’operatore con l’indicazione del nome della funzione, della sua descrizione funzionale e delle sue modalità di attivazione - Menù/Pulsante/Tasto di scelta rapida - è riportato di seguito: Uscire Questa funzione consente all’operatore di uscire dalla mappa. Il sistema ritiene concluse le operazioni di gestione definite all’interno della mappa; in ogni, caso, se esistono delle modifiche apportate ai dati in mappa non confermate, prima della eventuale uscita, é chiesto all’operatore una conferma delle modifiche apportate . La conferma delle operazioni impedirà l’uscita qualora esistano degli errori in mappa che verranno notificati con un messaggio di errore oppure con un messaggio di attenzione; l’operatore può risolvere l’errore e ripetere la richiesta di uscita confermando i dati oppure uscire senza confermare le modifiche MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < CTRL+‘Q’ > Mappa/ Esci Registrare le operazioni eseguite Questa funzione consente all’operatore di registrare le modifiche eseguite sui dati della mappa Il sistema presenterà all’operatore una finestra di ‘Conferma delle modifiche apportate’ L’esito dell’operazione, qualora la richiesta venga confermata, é notificato in mappa. In presenza di anomalie un breve segnale acustico avvertirà che l’operazione non é andata a buon fine notificando un messaggio di errore oppure un messaggio di attenzione. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < F10 > Mappa / Salva Stampare la videata corrente Questa funzione consente all’operatore di stampare la videata corrente. Impostata la richiesta di stampa il sistema richiede all’utente i parametri di stampa Pagina 14 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti mediante la finestra di dialogo ‘Imposta stampante’ prima e la finestra di dialogo ‘Stampa’ poi E’ possibile tramite le finestre di dialogo indicare la stampante, le dimensioni del foglio, l’orientamento in stampa, il numero di copie da eseguire ed altre informazioni secondo il protocollo previsto in ambiente Windows Microsoft e Windows 95/NT per le funzioni di stampa. Impostati i parametri, il sistema allerta l’operatore che deve catturare l’immagine chiedendogli di non muovere il cursore sulla videata durante questa fase; se ciò avviene il risultato della stampa potrebbe essere di non buona qualità Guida all’utilizzo del Sistema MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < CTRL+‘P’ > Mappa/ Stampa Annullare le operazioni Questa funzione consente all’operatore di pulire la videata corrente annullando tutte le operazioni eseguite sulla mappa; attenzione non é possibile, in alcun modo, recuperare i dati dopo tale operazione che va eseguita soltanto in caso di stallo del sistema; condizione che, comunque, a regime, non dovrebbe mai verificarsi. Per poter rivedere gli elementi in archivio basta eseguire il protocollo di interrogazione. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < ALT + F10 > Mappa/ Pulisci Impostare i criteri di Ricerca Dati Questa funzione consente all’operatore di modificare la modalità operativa del sistema comunicando l’intenzione di impostare delle condizioni di ricerca sui dati. E’ il sistema a guidare la fase di impostazione in quanto é possibile posizionarsi solo sui campi su cui é possibile indicare una condizione di ricerca. All’atto della richiesta, se esistono delle modifiche apportate ai dati in mappa non confermate é chiesto all’operatore ‘Conferma delle modifiche apportate’: La conferma delle operazioni interromperà il protocollo di ricerca qualora esistano degli errori in mappa che verranno notificati con un messaggio di errore oppure con un messaggio di attenzione; l’operatore può risolvere l’errore e ripetere la richiesta confermando i dati oppure proseguire senza confermare le modifiche. Il sistema in automatico dopo l’allerta sulle modifiche pulisce la videata corrente ed entra in modalità ENTER-QUERY (ricerca), disattiva tutte le funzioni non consentite in questa modalità e disabilita gli strumenti (pulsanti, titoli di menù, tasti funzione) che servono ad attivarle. Su ogni campo su cui é consentito l’utente può impostare una criterio di ricerca; ogni criterio é una condizione che deve essere verificata sulla corrispondente colonna in archivio perché l’elemento sia prelevato dalla banca dati e reso disponibile all’operatore sulla mappa. La ricerca avverrà con ciò che viene digitato in ciascun campo. Ad esempio se verrà digitato in un campo cognome il valore ‘ROSSI’ ed in un campo Pagina 15 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti ‘%’ “tutti i possibili caratteri o stringhe di caratteri al posto di %” ‘_’ “tutti i possibili caratteri al posto del carattere _” ‘>‘ “tutti i possibili valori maggiori dell’operatore di relazione” ‘<‘ “tutti i possibili valori minori dell’operatore di relazione” che possono essere combinati tra loro per condizioni di ricerca veramente complesse. nome il valore ‘PAOLO’ il sistema cercherà tutti i soggetti che avranno per cognome e nome ‘ROSSI PAOLO’; se non si imposta il valore per il campo nome, il sistema cercherà tutti i soggetti con cognome ‘ROSSI’. Esistono delle regole da utilizzare ad ausilio dell’operatore per generalizzare una ricerca. Tali regole hanno la particolarità di soddisfare la ricerca a seconda della posizione del carattere speciale all’interno della condizione digitata. I caratteri speciali sono: Guida all’utilizzo del Sistema Ad esempio se si intende ricercare tutti i soggetti che hanno un cognome che inizia con ‘ROS’ occorre impostare la seguente condizione di ricerca sul campo cognome in mappa ‘ROS%’; il sistema se presenti in archivio potrà restituire elementi tipo ‘ROSSI PAOLO’, ‘ROSSINI GIOACCHINO’, ‘ROSI FRANCESCO’, ecc. La fase di impostazione termina inoltrando al sistema la richiesta esecuzione della ricerca che consente la lettura dei dati in archivio oppure cancellando le condizioni di ricerca inoltrando la richiesta di ritorno alla modalità inserimento dati. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Eseguire una Ricerca Dati < F7 > Ricerca/Ricerca Questa funzione consente all’operatore di chiedere l’esecuzione della ricerca utilizzando i criteri eventualmente impostati. Il sistema notifica all’utente l’esito della ricerca e valorizza il campo contatore sulla barra di stato per indicare il numero di elementi in archivio (eventualmente zero) che ha soddisfatto i criteri di ricerca impostati, Attenzione!!! il numero di elementi visualizzabili sull’ area dati quasi mai é pari al numero di elementi che effettivamente soddisfano i criteri di ricerca; occorre prestare particolare attenzione al valore assunto dal contatore ed attivare le funzioni di scorrimento sull’area dati per visualizzarne l’intero contenuto. Il sistema qualora non esistano elementi che soddisfano i criteri di ricerca rimane in modalità ENTER-QUERY; ciò consente all’utente di impostare subito nuovi (e meno selettivi) criteri di ricerca; se, al contrario, la ricerca é eseguita con successo il sistema entra in modalità di inserimento dati. Il pulsante é visibile solo in modalità ENTER-QUERY perchè altrimenti nascosto dal pulsante di attivazione della funzione ‘Impostare criteri di ricerca’. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < F8 > Ricerca/Esegui Annullare una ricerca Questa funzione consente all’operatore di chiedere l’interruzione del protocollo di Pagina 16 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti ricerca. I criteri di ricerca eventualmente impostati sono annullati ed il sistema entrerà in ‘modalità di inserimento dati’ (Creazione). Il sistema notifica all’utente il nuovo stato aggiornando la barra di stato e la pulsantiera. Il sistema attiva tutte le funzioni consentite in questa modalità ed abilita gli strumenti (pulsanti, titoli di menù, tasti funzione) che servono ad attivarle. Il pulsante é visibile solo in modalità ENTER-QUERY perché altrimenti nascosto dal pulsante di attivazione della funzione ‘Impostare criteri di ricerca’. Guida all’utilizzo del Sistema < F4> Ricerca/ Annulla Ricerca MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Creare un nuovo elemento MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < F6> Riga/ Inserisci Questa funzione consente all’operatore di chiedere l’inserimento in mappa ed in archivio di una riga. Il sistema apre sulla mappa una nuova riga che é subito evidenziata. La fase di immissione dati prosegue campo; il sistema esegue i controlli di congruenza dei dati digitati sulla riga comunicando all’operatore eventuali anomalie. In qualsiasi momento l’operatore può interrompere la fase di immissione dei dati richiedendo al sistema di ‘Pulire la Riga evidenziata’ oppure di ‘Annullare le Operazioni’; l’operatore può confermare l’inserimento della riga digitata in mappa richiedendo al sistema di ‘Registrare le operazioni eseguite’. La nuova riga non sarà registrata in archivio fino a quando l’operatore non ne farà esplicita richiesta. Ogni altra funzione su mappa una volta attivata dall’operatore avvertirà lo stesso della presenza di dati non confermati. Copiare la riga evidenziata Questa funzione consente all’operatore di inserire in mappa una nuova riga copiando la riga evidenziata. E’ possibile modificare tutti i campi presenti sulla nuova riga. La fase di modifica prosegue campo per campo; il sistema esegue i controlli di congruenza dei dati digitati sulla riga comunicando all’operatore eventuali anomalie. In qualsiasi momento l’operatore può interrompere la fase dei dati richiedendo al sistema di ‘Pulire la Riga evidenziata’ oppure di ‘Annullare le Operazioni’; l’operatore può confermare la riga copiata in mappa richiedendo al sistema di ‘Registrare le operazioni eseguite’. La nuova riga non sarà registrata in archivio fino a quando l’operatore non ne farà esplicita richiesta. La funzione è comoda per definire nuove righe per differenza da righe già esistenti. Ogni altra funzione su mappa una volta attivata dall’operatore avvertirà lo stesso della Pagina 17 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema presenza di dati non confermati. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Riga/ Copia Cancellare la riga evidenziata Questa funzione consente all’operatore di rimuovere dalla mappa la riga evidenziata e cancellare fisicamente dall’archivio l’elemento corrispondente. Il sistema chiede all’operatore ‘Conferma della Cancellazione’ Nel caso di conferma il sistema tenta di eseguire l’operazione; se l’operazione non va a buon fine esso avvertirà l’operatore con un segnale acustico notificando un messaggio di errore oppure un messaggio di attenzione. In genere l’operazione di cancellazione là dove é consentita, é inibita solo in presenza di riferimenti all’elemento che si desidera cancellare in altri archivi. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < MAIUSC + F6> Pulire la riga evidenziata Riga/ Cancella Questa funzione consente all’operatore di pulire sulla mappa la riga evidenziata. Tale funzione è essenzialmente diversa da quella di cancellazione perché, anche se il dato non è più visibile sulla mappa risulta ancora presente in archivio. Per poter rivedere l’elemento basta eseguire il protocollo di interrogazione. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Riga/Pulisci Attivare la Lista Valori Con questa funzione di help l’operatore può chiedere al sistema l’elenco dei valori possibili per il campo su cui é posizionato il cursore; per i campi su cui é prevista una lista valori il sistema evidenzierà il messaggio ’Lista Valori Disponibile’ sulla linea dei messaggi. Il sistema proporrà all’operatore una nuova semplice mappa denominata lista valori in cui verranno evidenziati i valori che possono essere assunti dal campo su cui é stata Pagina 18 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema inoltrata la richiesta di help. Nel caso in cui l’operatore accetti una riga dalla lista il sistema imposterà in automatico il campo su cui é stata inoltrata la richiesta con il valore selezionato. Attenzione!!! sulla lista valori le funzioni di mappa non sono più attivabili. < F9> Aiuto/ Lista Valori MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Espandere il Campo Corrente Con questa funzione di help l’operatore può richiedere al sistema di attivare un editore di testo per impostare o solo visualizzare un campo. E’ utile inoltrare la richiesta sui campi che non sono completamente visibili che, quindi, potrebbero nascondere all’operatore parte del valore digitato durante una fase di inserimento oppure del valore impostato dal sistema in seguito ad una ricerca in archivio. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < CTRL + E> Aiuto/ Esplodi Campo Attivare la Guida ON-LINE Con questa funzione di help l’operatore può richiedere al sistema di rendere disponibile il manuale utente. Il sistema renderà disponibile il manuale utente. Il manuale é di facile lettura in quanto é possibile navigare da un argomento all’altro utilizzando il mouse; se l’operatore seleziona le parole di ipertesto (evidenziate in verde) presenti sul manuale il sistema rende disponibile immediatamente l’argomento corrispondente. Il manuale stesso è Windows compliant; per maggiori dettagli sulle modalità operative per la lettura del manuale on-line occorre riferirsi alla manualistica relativa all’Help di sistema di Microsoft Window. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < F1> Aiuto/ Manuale Utente Mostrare i tasti funzione Abilitati Con questa funzione di help l’operatore può richiedere al sistema l’elenco delle funzioni di gestione mappa attivabili e, per ciascuna di esse, la combinazione di tasti corrispondente. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Pagina 19 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema <CTRL + F1> Mostrare il Blocco Precedente Dati Questa funzione consente all’operatore di passare il controllo al blocco dati precedente a quello su cui si trova il cursore. La funzione può essere attivata solo in una mappa contenente più blocchi di dati. Aiuto/ Lista Funzioni Abilitate MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Blocco/ Precedente < CTRL + PAG ↑ > Mostrare il Blocco Successivo Dati Questa funzione consente all’operatore di passare il controllo al blocco dati precedente a quello su cui si trova il cursore. La funzione può essere attivata solo in una mappa contenente più blocchi di dati. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < CTRL + PAG ↓ > Scorrere la Pagina dati verso il Basso Blocco/ Successivo Questa funzione consente all’operatore di far scivolare verso il basso le righe del blocco dati su cui é posizionato il cursore. E’ una maniera veloce di scorrere i dati. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Riga/ Scorri giù < PAG ↓ > Scorrere la Pagina dati verso l’Alto Questa funzione consente all’operatore di far scivolare verso l’alto le righe del blocco dati su cui é posizionato il cursore. E’ una maniera veloce di scorrere i dati. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Riga/ Scorri sù < PAG ↑ > Spostarsi sul campo successivo Questa funzione consente all’operatore di spostare il cursore sul campo successivo a Pagina 20 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti < TAB > Campo/Successivo MODALITA’ DI ATTIVAZIONE quello in cui é posizionato il cursore. E’ chiaro che, essendo disponibile il mouse, é più agevole posizionarsi su un campo semplicemente spostando il puntatore del mouse sul campo e premendone di seguito il tasto sinistro; in ogni caso la presenza di due altre diverse modalità di attivazione consente all’operatore di navigare tra i campi anche in assenza del mouse stesso. Guida all’utilizzo del Sistema Pulire il Campo Evidenziato Questa funzione consente all’operatore di chiedere di annullare il contenuto del campo su cui é posizionato il cursore. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE < CTRL + U > Visualizzare un errore interno Campo/Pulisci Questa funzione consente all’operatore di chiedere un dettaglio quando si verifica un errore che non é gestito dalla mappa; tale circostanza a regime non dovrebbe mai verificarsi in ogni caso l’errore va immediatamente comunicato all’Amministratore del Sistema oppure al Customer Support Team. Tali errori infatti si verificano quando i dati descritti sulla mappa hanno un formato diverso da quello definito in archivio oppure in seguito ad indisponibilità di spazio sul database. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE <MAIUSC + F1> Aiuto/Mostra Errore Richiamare un’altra mappa del sistema Tale funzione consente di attivare un’altra mappa senza passare attraverso il menù principale; essa non é sempre disponibile. MODALITA’ DI ATTIVAZIONE Se la funzione é disponibile, il sistema consentirà di attivare una nuova funzione del sistema tramite una Pulsantiera a scomparsa sul fondo della mappa. La pulsantiera é disponibile se l’operatore é abilitato per almeno una delle funzioni richiamabili dalla mappa corrente. Ogni pulsante corrisponde ad una possibile funzione attivabile. Pagina 21 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Quando la pulsantiera é disponibile l’operatore può visualizzarla semplicemente spostando il mouse in fondo alla mappa. L’operatore potrà scorrere la Pulsantiera a destra oppure a sinistra alla ricerca della funzione richiesta se essa non é già visibile ovvero selezionare una delle funzioni richiamabili da quella corrente selezionando il pulsante corrispondente. Guida all’utilizzo del Sistema Pagina 22 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Protocolli Generali Il sistema presenta dei protocolli operativi comuni a tutte le mappe. Per protocollo si intende una serie di attività che devono essere svolte per raggiungere un determinato scopo. I protocolli più frequenti sono: • interrogazione; • aggiornamento dati; • cancellazione; • inserimento; • dialogo con il sistema Interrogazione • Impostare i criteri di ricerca dati • Eseguire una ricerca dati Annullare una ricerca L’insieme delle azioni di seguito illustrate consente all’operatore di interrogare i dati presenti negli archivi del sistema: oppure Aggiornamento dati L’insieme delle azioni di seguito illustrate consente all’operatore di definire il contesto degli elementi in archivio che intende modificare e di seguito, di effettuare le modifiche stesse: Cancellazione • Eseguire il protocollo di interrogazione; ciò consente all’operatore di visualizzare i dati che intende modificare; particolare attenzione va posta alla impostazione dei criteri di ricerca di modo che il sistema restituisca tra gli elementi in archivio quelli da modificare • Posizionarsi sull’elemento da modificare tra quelli resi disponibili dal sistema; allo scopo é possibile utilizzare le funzioni di mappa di posizionamento • Effettuare le modifiche sull’elemento; il sistema invierà all’operatore messaggi di errore e/o messaggi di attenzione qualora intercetti incongruenze sui valori definiti per i campi in oggetto; la mappa appena il campo ha superato i controlli di validazione é in modifica; il sistema rende disponibile sulla pulsantiera lo stato della mappa • Registrare le operazioni eseguite oppure • Annullare le operazioni eseguite non confermando i dati L’insieme delle azioni di seguito illustrate consente all’operatore di cancellare i dati presenti negli archivi del sistema: • Eseguire il protocollo di interrogazione; ciò consente all’operatore di visualizzare i dati che intende cancellare • Posizionarsi sull’elemento da cancellare tra quelli resi disponibili dal sistema • Cancellare il record evidenziato Inserimento L’insieme delle azioni di seguito illustrate consente all’operatore di inserire un elemento in archivio: • Entrare in modalità inserimento dati; ci sono varie situazioni in cui il sistema entra in questa modalità operativa sempre che la mappa lo consenta e l’operatore abbia un profilo applicativo che gli permetta di eseguire tale operazione; per esempio la mappa si pone in modalità Inserimento nel momento in cui viene richiamata dal menù principale tranne che per le mappe che sono definite come Master-Detail oppure nel momento in cui si interrompe un protocollo di ricerca oppure in seguito ad un annullamento; • Creare un nuovo elemento Pagina 23 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema • Registrare le operazioni eseguite oppure Annullare le operazioni eseguite non confermando i dati In questo ambito sono presentate le modalità di dialogo tra il sistema e l’operatore: Il sistema può eseguire tale operazione con tre tipologie di oggetti: Dialogo con il sistema Finestre di Attenzione (Alert): queste sono finestre che non richiedono all’utente nessuna scelta operativa. L’utente, presa visone del messaggio, lo dovrà solo accettare. Di seguito vengono riportati i tipi di Alert che il sistema può indirizzare all’operatore: Pagina 24 di 25 GISS - Gestione Informatizzata della Segreteria Studenti Guida all’utilizzo del Sistema Messaggi sulla Linea di Messaggi Finestre di Dialogo: queste sono finestre che modificano l’operato del sistema in relazione all’input dell’operatore. E’ possibile distinguere tra esse finestre di scelta in cui il sistema chiede conferma o meno di una operazione eseguita sulla mappa e finestre di definizione parametro/i in cui si richiede all’utente la digitazione di uno o più valori. Pagina 25 di 25
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