LEAN OFFICE EXPERIENCE Ridurre i costi e migliorare la qualità negli uffici Corso di formazione esperienziale Presentazione L'organizzazione dei processi aziendali secondo i principi del Lean Thinking è un tema di grande attualità, soprattutto in un periodo come quello che stiamo attraversando, in cui il recupero di competitività sembra essere l’unica strada a disposizione delle aziende. Il Toyota Production System (TPS) e più in generale il cosiddetto “pensiero snello” da cui esso discende, si sta diffondendo rapidamente in molte aziende, trovando nelle nostre realtà imprenditoriali un terreno fertile e reattivo. La filosofia Lean ha trovato in questi ultimi anni una naturale applicazione anche nelle aziende di servizi e nelle strutture indirette delle aziende manifatturiere al fine di ottimizzare l’efficienza delle attività delle risorse umane lungo i processi aziendali. In queste realtà i processi si basano su transazioni piuttosto che su operazioni fisiche di trasformazione, ecco perché tali processi vengono appunto chiamati “transazionali”. L’approccio Lean permette di sviluppare una nuova visione dei processi aziendali, organizzati intorno a delle attività a valore aggiunto, in una dinamica di miglioramento continuo. Si tratta di un approccio che porta l’azienda a focalizzare le risorse sulla creazione del valore richiesto dal cliente, attraverso: • la radicale semplificazione dei processi; • l’abbattimento degli sprechi (costi); • la riduzione delle attività che non generano valore per il cliente (rigidità, rilavorazioni, variabilità); • l’ottimizzazione delle attività a valore aggiunto. In particolare si punta alla definizione di strutture organizzative agili, alla valorizzazione e all’impegno intelligente delle persone e all’uso delle tecnologie abilitanti a servizio dei processi. Obiettivi Attraverso la partecipazione al percorso i partecipanti potranno: • imparare, attraverso la pratica, a padroneggiare i principali strumenti di analisi e implementazione per la costituzione di un ufficio snello • imparare a rendere evidenti e misurabili gli sprechi presenti nei processi all’interno degli uffici e in generale nei processi transazionali • sperimentare come la Lean possa favorire il lavoro di squadra e rendere il lavoro più motivante • raggiungere una maggiore consapevolezza sulle principali leve organizzative che rendono un processo transazionale efficace, efficiente e quindi competitivo. Destinatari Manager e figure professionali delle aree: amministrativa, risorse umane, customer service, acquisti, marketing, vendite Struttura e metodologie formative Il percorso ha una durata complessiva di 24 ore Prevede l’utilizzo integrato di diverse metodologie formative per favorire l’apprendimento di contenuti, l’interiorizzazione di concetti, lo sviluppo di consapevolezze e di obiettivi personali e aziendali: lezioni in aula e discussione di casi aziendali, simulazioni, lavori di gruppo, e autovalutazione. Modulo Attività Durata in ore Orari Compilazione del questionario di autovalutazione e ottenimento del “Brain Brief Profile”. Lean Office: ridurre i costi e migliorare la 4 9.00-13.00 16 9.00-13.00 / 1 produttività negli uffici Lean Office Simulation 2 14.00-18.00 Attività di debriefing e teamwork 4 9.00-13.00 Programma Compilazione del questionario di autovalutazione - Brain Brief Profile Studi condotti a livello internazionale dimostrano che più della metà della nostra efficacia personale dipende dall'Intelligenza Emotiva, che può essere definita la capacità di integrare pensieri ed emozioni ovvero di far dialogare la parte razionale del nostro cervello (quello che pensiamo) con quella emozionale (quello che proviamo). Con il termine “Brain Style” Six Seconds (*) identifica la modalità attraverso la quale le due dimensioni (emotiva e razionale) dialogano all’interno del nostro cervello. Grazie alla compilazione di un questionario di autovalutazione, prima dell’avvio del percorso, ciascun partecipante riceverà la fotografia del proprio profilo (“Brain Brief Profile”) con l’indicazione dei punti di forza e delle aree di sviluppo. Non si tratta di una valutazione – non esiste un profilo giusto o sbagliato! – ma di un feedback per accrescere la propria consapevolezza e miglioramento le proprie performance emotive e relazionali, sia nella sfera privata che lavorativa. (*) Six Seconds è il maggiore network internazionale di studi, ricerche e sviluppo delle competenze legate all’Intelligenza Emotiva. Lean Office: migliorare la qualità negli uffici I costi di struttura indiretti pesano, a seconda del core business delle imprese, per una quota variabile del costo totale compresa tra il 25 e il 60%. Grazie all’applicazione delle logiche Lean è possibile abbattere i costi, snellire i processi e aumentare la produttività negli uffici. Nel corso del primo incontro introduttivo saranno presentati e discussi con i partecipanti i seguenti temi: • • • • • • Cos'è il Lean Office Gli 8 sprechi negli uffici Applicabilità a tutti i processi aziendali: esempi pratici Gli strumenti base per misurare i processi: dall'”As Is” al “To Be” Il value stram mapping nei processi di ufficio Approcci consigliati per l’implementazione di un percorso di Lean Office Lean Office Simulation Lean Office Simulation è un training esperienziale che offre la possibilità ai partecipanti di capire attraverso la pratica diretta la potenza dell’utilizzo di alcuni dei più importanti strumenti di business improvement in un processo transazionale (non produttivo). Impersonando i dipendenti di una società come in un vero e proprio gioco di ruolo i partecipanti dovranno: • definire il processo ed il problema da risolvere • identificare i requisiti critici dei Clienti • interpretare le misurazioni effettuate • analizzare la variazione del processo, il flusso del valore ed identificare le cause primarie • lavorare come un Team per progettare i miglioramenti • sviluppare, testare ed implementare le soluzioni e quindi validare il processo migliorato. La simulazione si presta alla sperimentazione dell’utilizzo dei principali strumenti quali la Value Stream Map, la spaghetti Chart, l’analisi del Takt Time, l’identificazione delle fasi a non valore aggiunto e l’eliminazione delle fonti di spreco. Permette inoltre di introdurre alcuni concetti tipici della filosofia Lean nonché metodologie di problem soving e l’implementazione di miglioramenti rapidi (quick wins). I partecipanti potranno paragonare l’approccio disciplinato e focalizzato del miglioramento continuo rispetto alle “cattive abitudini” che troppo spesso vanificano i loro sforzi nella conduzione quotidiana dei progetti. Attività di debriefing e teamwork Particolare attenzione verrà posta alle dinamiche comportamentali generate dal gruppo durante l’attività di simulazione. Attraverso l’osservazione costante e l’interazione lungo gli snodi critici delle attività, guidati da un formatore comportamentale, i partecipanti saranno stimolati individualmente e come team a: • prendere consapevolezza, dato il contesto, di eventuali comportamenti non produttivi. • generare strategie comportamentali vincenti. • attingere alle proprie risorse creative. • migliorare la comunicazione. Sede Il corso si svolgerà presso il centro per la formazione esperienziale: «Il Cubo Rosso», Viale dell’Industria, 62 – Z.I. Padova Date Il calendario è pubblicato agli indirizzi: www.forema.it e www.risorseincrescita.it Quota di adesione • € 1.500 + IVA: aziende iscritte a Confindustria Padova o Confindustria Vicenza • € 1.600 + IVA: aziende iscritte al sistema Confindustria • € 1.900 + IVA: aziende non iscritte al sistema Confindustria Per ulteriori informazioni: 340.6044072
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