Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration lors de l’Assemblée générale du 2 avril 2015 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 1) Est-il nécessaire d’être adhérent pour participer à l’Assemblée générale de Digital Aquitaine le 2 avril ? #AG .......................................................................................................3 2) A quoi sert ce Conseil d’administration ? #DigitalAquitaine ............................................3 3) Qui peut voter pour choisir les membres du Conseil d’administration de Digital Aquitaine ? #vote ...................................................................................................................3 4) Je pense être adhérent de TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso – comment m’assurer que mon adhésion est bien valable et que je pourrai voter pour l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine ? #vote .........................................................................3 5) Je ne suis adhérent ni de Digital Aquitaine ni de l’une au moins des trois associations TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso – comment puis-je devenir membre de Digital Aquitaine ? #adhésion ..............................................................................................................................4 6) Je souhaite voter le 2 avril pour élire le Conseil d’administration de Digital Aquitaine – ai-je jusqu’au dernier moment pour devenir membre ? #vote #deadline ...............................4 7) Le délai est super court ! #adhésion #deadline ...............................................................4 8) Qui peut devenir membre de Digital Aquitaine ? #adhésion ............................................5 9) Comment va se dérouler l’élection du Conseil d’administration le 2 avril ? #AG #vote ....5 10) C’est quoi cette histoire de collèges ? #vote ................................................................5 11) Comment est-ce que je sais de quel collège je fais partie ? Qui choisit et comment ? #vote.. ....................................................................................................................................6 12) A quel moment est-ce que je choisis le collège au sein duquel je vais voter ? #vote #deadline ...............................................................................................................................6 13) Et quand connaîtra-t-on la liste des candidats pour lesquels on sera appelé à voter le 2 avril ? #vote #deadline ...........................................................................................................7 14) Selon quelles règles va se dérouler l’élection le 2 avril ? #AG #vote .............................7 15) Cela fait plusieurs fois qu’il est question d’administrateurs désignés – par qui serontils désignés et comment ? #DigitalAquitaine ..........................................................................7 16) Et quand connaîtra-t-on le nom de ces 17 administrateurs désignés ? #deadline ........8 17) Bon, OK, et en pratique, comment ça va se passer le 2 avril ? #AG #vote .....................8 18) J’ai omis de répondre sur le moment en recevant votre mail de vérification le 27 mars (faut dire qu’il est arrivé tard), j’ai fait la fête tout le WE, bref : 48h ont passé et… #vote #deadline ...............................................................................................................................9 19) J’ai attendu en vain votre mail de vérification le 27 mars, je n’ai pas fermé l’œil du WE : rien ! #vote #deadline ....................................................................................................9 13 mars 2015 Page 1 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 20) Et si je ne peux pas être là le 2 avril mais que je souhaite voter quand même ? #vote #procuration ..........................................................................................................................9 21) Un autre membre de Digital Aquitaine m’a donné pouvoir de voter à sa place : comment ça marche ? Il doit me donner accès à son adresse mail ? #vote #procuration .......9 22) J’ai quarante-douze pouvoirs – est-ce que cela fait de moi le maître du monde ? #vote #procuration ........................................................................................................................10 23) Qui peut devenir administrateur de Digital Aquitaine ? #candidature........................10 24) Je souhaite m’engager dans la vie associative du pôle et présenter ma candidature au Conseil d’administration – je fais comment ? #candidature .................................................10 25) Je vais devoir faire un discours ? #candidature ..........................................................10 26) Dans quel collège je peux être candidat ? #candidature ............................................11 27) J’envisage de déposer ma candidature comme administrateur de Digital Aquitaine – j’ai jusqu’au moment du vote le 2 avril pour me décider ? #candidature #deadline .............11 28) Quand aurai-je accès à la liste complète des votants par collège et à celle des autres candidats ? #vote #deadline.................................................................................................11 29) Au fait, cette Assemblée générale, c’est où et quand ? #AG .......................................11 30) OK, c’est noté – vous avez parlé d’une grille tarifaire ? #adhésion .............................11 31) Votre petit guide est super bien fait (si, si), mais je me pose une question à laquelle vous n’avez pas pensé – vers qui est-ce que je peux me tourner ? ........................................12 32) A propos de points de contact, à quelle adresse est-ce que je dois retourner les bulletins et autres formulaires signés dont il est question dans votre petit guide ? #adhésion #candidature........................................................................................................................12 Timeline synthétique – principales échéances .....................................................................13 13 mars 2015 Page 2 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 1) Est-il nécessaire d’être adhérent pour participer à l’Assemblée générale de Digital Aquitaine le 2 avril ? #AG Non, toute personne intéressée à la structuration de l’écosystème numérique régional est la bienvenue. Néanmoins, l’objet principal de cette Assemblée générale est la mise en place d’un premier Conseil d’administration représentatif pour prendre le relais de la gouvernance provisoire assurée par les membres fondateurs du pôle depuis sa création en novembre dernier. L’Assemblée générale est ouverte, mais seuls les adhérents de Digital Aquitaine pourront voter pour en élire le Conseil d’administration. 2) A quoi sert ce Conseil d’administration ? #DigitalAquitaine Ce Conseil d’administration, renouvelable tous les deux ans, aura pour mission de se prononcer sur les décisions concernant la vie de l’association, son programme d’actions, son budget, etc. mais également d’entériner la labellisation des projets par Digital Aquitaine. Une fois en place, il désignera en son sein un bureau, plus resserré, en charge du pilotage plus quotidien du pôle, en lien avec son Directeur. Egalement, il désignera les Président(e), Trésorier(e) et Secrétaire du pôle. Certaines décisions, d’ordre stratégique ou statutaire, demanderont néanmoins un vote en Assemblée générale (la réunion de tous les adhérents). 3) Qui peut voter pour choisir les membres du Conseil d’administration de Digital Aquitaine ? #vote Seuls les adhérents de Digital Aquitaine peuvent voter pour élire les administrateurs. Pour cette 1re Assemblée générale, sont automatiquement considérés comme adhérents de Digital Aquitaine les adhérents de TIC Santé, Topos Aquitaine ou Adeiso. La possibilité est également ouverte d’adhérer directement à Digital Aquitaine, comme cela a par exemple été proposé aux entreprises et organisations intéressées par la dynamique du Club Commerce Connecté de Digital Aquitaine inauguré le 11 février dernier. 4) Je pense être adhérent de TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso – comment m’assurer que mon adhésion est bien valable et que je pourrai voter pour l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine ? #vote Merci de vous rapprocher de votre contact habituel au sein de l’association dont vous êtes membre pour valider ce point. En cas de difficulté, généralement liée au versement effectif de la cotisation pour l’année en cours, vous aurez jusqu’au 26 mars dernier délai pour engager une action de régularisation (retour d’un bulletin d’adhésion signé valant engagement d’acquitter rapidement la cotisation pour l’année en cours). 13 mars 2015 Page 3 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 5) Je ne suis adhérent ni de Digital Aquitaine ni de l’une au moins des trois associations TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso – comment puis-je devenir membre de Digital Aquitaine ? #adhésion Si l’une des trois associations TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso correspond particulièrement à votre domaine d’activité ou à vos centres d’intérêt, n’hésitez pas à vous en rapprocher pour avoir toutes les informations quant aux conditions d’adhésion : l’adhésion à l’une au moins de ces trois associations vaudra adhésion automatique et gratuite à Digital Aquitaine pour la 1re année. Il vous est également possible d’adhérer directement à Digital Aquitaine en complétant le formulaire en ligne disponible ici (http://digitalaquitaine.com/devenir-adherent/) ou encore de le faire via le Club Commerce Connecté de Digital Aquitaine en retournant le formulaire disponible ici ( http://digitalaquitaine.com/docs/CCC/Bulletin_adhesion_CCC.pdf). Ces différentes voies d’adhésion ouvrent des droits et devoirs strictement équivalents, elles orientent juste l’adhérent vers un collectif de travail thématique correspondant à ses priorités, tout en lui laissant le libre choix des activités proposées par le pôle, y compris en dehors de ce collectif de travail thématique. 6) Je souhaite voter le 2 avril pour élire le Conseil d’administration de Digital Aquitaine – ai-je jusqu’au dernier moment pour devenir membre ? #vote #deadline Non : pour permettre aux organisateurs de l’Assemblée générale de stabiliser les listes électorales et garantir un scrutin serein, vous avez jusqu’au 26 mars au plus tard pour adhérer à Digital Aquitaine ou régulariser votre situation d’adhérent en cas de doute. 7) Le délai est super court ! #adhésion #deadline C’est vrai, les circonstances particulières de la création de Digital Aquitaine par le rapprochement de trois associations et l’émergence d’un 4e collectif autour du commerce connecté nous obligent à jongler avec de multiples contraintes. C’est pour en tenir compte qu’une certaine latitude a été prévue exceptionnellement en cette année de mise en place du pôle : sera considérée comme adhérente toute entreprise ou organisation ayant retourné à temps un document valant engagement opposable, indépendamment de la perception effective de sa cotisation par Digital Aquitaine d’ici au 26 mars. En clair : un bulletin d’adhésion 2015 signé et correctement rempli (coordonnées et montant de la cotisation en fonction de la grille tarifaire attachée au bulletin). 13 mars 2015 Page 4 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 8) Qui peut devenir membre de Digital Aquitaine ? #adhésion Ce sont les personnes morales qui adhèrent, pas les personnes physiques. Chaque personne morale, au moment de son adhésion, désigne une personne physique comme représentant habilité à voter en son nom. L’adhésion d’une entreprise ou d’une organisation ouvre le droit à participer aux activités du pôle à l’ensemble de ses salariés. 9) Comment va se dérouler l’élection du Conseil d’administration le 2 avril ? #AG #vote Afin d’assurer la continuité du projet, lors de la 1re Assemblée générale élective du pôle, le 2 avril prochain, seule la moitié du Conseil d’administration sera élue : l’autre moitié sera choisie par l’actuelle gouvernance provisoire du pôle pour incarner les fondamentaux sur lesquels s’est construit Digital Aquitaine à l’origine. Le Conseil d’administration comptant 34 membres, 17 seront donc ainsi désignés en amont du vote le 2 avril ; 17 postes d’administrateurs seront donc ouverts au vote des membres de Digital Aquitaine ayant confirmé leur adhésion avant le 26 mars. Cette élection se déroulera par collège : chaque adhérent votera pour les candidats de son choix au sein de son collège d’appartenance. 10) C’est quoi cette histoire de collèges ? #vote Pour assurer une représentation des différents types d’adhérents de Digital Aquitaine cohérente avec la philosophie et les objectifs du pôle (le développement de la filière numérique et des entreprises qui la composent, en lien avec leurs usagers), il a été décidé de répartir les membres du pôle en collèges, chaque collège disposant d’un poids propre dans la gouvernance : ETI et grandes entreprises (> 250 salariés) : 6 sièges Petites et moyennes entreprises (<250 salariés) : 12 sièges Recherche et formation : 5 sièges Institutionnels : 5 sièges Utilisateurs : 4 sièges Investisseurs : 2 sièges Soit 34 sièges au plus : en cas d’insuffisance de candidats dans un collège, certains sièges pourront demeurer non pourvus sans que cela affecte la capacité du Conseil d’administration. 13 mars 2015 Page 5 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 11) Comment est-ce que je sais de quel collège je fais partie ? Qui choisit et comment ? #vote Par défaut, un membre de Digital Aquitaine est réputé faire partie du collège correspondant à sa typologie et à sa taille : une entreprise fera partie du collège ‘ETI et grandes entreprises’ ou du collège ‘Petites et moyennes entreprises’ en fonction de son effectif salarié ; une école, une université, un laboratoire de recherche feront partie du collège ‘Recherche et formation’ ; une collectivité, une organisation parapublique, etc. feront partie du collège ‘Institutionnels’. Néanmoins, une certaine souplesse a été prévue : pour des raisons tenant à la façon dont elle se projette dans le pôle ou pour toute autre raison (y compris de cotisation plus avantageuse), une entreprise ou organisation peut, si elle en fait la demande expresse et justifiée, choisir de faire plutôt partie des collèges ‘Utilisateurs’ ou ‘Investisseurs’. Par exemple, une banque employant 600 personnes en Aquitaine peut choisir de rester par défaut dans le collège ‘ETI et grandes entreprises’ (5 sièges, cotisation de 3000€, voir grille tarifaire en fin de document) ou de rejoindre le collège ‘Investisseurs’ (2 sièges, cotisation de 1500€). Une clinique (aujourd’hui membre de TIC santé par exemple) ou un commerçant de centre-ville ayant rejoint le Club Commerce Connecté peuvent trouver plus cohérent de rejoindre le collège ‘Utilisateurs‘, même si cela ne change rien à leur cotisation. 12) A quel moment est-ce que je choisis le collège au sein duquel je vais voter ? #vote #deadline Par défaut, vous serez réputé(e) appartenir au collège correspondant à la typologie de votre organisation. Si vous souhaitez plutôt rejoindre le collège ‘Utilisateurs’ ou le collège ‘Investisseurs’, n’hésitez pas à le signifier dès maintenant par mail à [email protected] en expliquant la raison de ce souhait (rappel de votre domaine d’activité et/ou des raisons pour lesquelles vous avez rejoint Digital Aquitaine). Les listes électorales seront closes le 26 mars. Le vote se déroulant par mail, chaque votant porté sur les listes électorales recevra le 27 mars un mail de vérification mentionnant notamment son collège d’appartenance, et auquel il devra répondre sous 48h pour valider son adresse mail et confirmer son identité : ce mail offrira à chacun une dernière occasion de faire une demande motivée de rattachement au collège ‘Utilisateurs’ ou au collège ‘Investisseurs’ (et plus généralement de demander la correction d’un rattachement erroné, ou encore de donner pouvoir à un tiers en cas d’impossibilité de participer physiquement au vote le 2 avril). La veille du vote, une liste électorale stabilisée sera communiquée à l’ensemble des votants ; aucune modification ne pourra être enregistrée après cette date, sauf correction d’erreur manifeste du fait de Digital Aquitaine. 13 mars 2015 Page 6 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 13) Et quand connaîtra-t-on la liste des candidats pour lesquels on sera appelé à voter le 2 avril ? #vote #deadline Les listes électorales stabilisées (celle des votants par collège et celle des candidats par collège) seront communiquées en même temps à l’ensemble des votants la veille du vote, le 1er avril, avec la marée du matin. 14) Selon quelles règles va se dérouler l’élection le 2 avril ? #AG #vote Chaque collège votera pour élire ses représentants au sein du Conseil d’administration. Admettons que vous soyez une PME de 100 personnes ; par défaut vous appartiendrez au collège ‘Petites et moyennes entreprises’, qui dispose de 12 sièges maximum. Faisons l’hypothèse que 6 seront pourvus par désignation au titre des 17 administrateurs choisis par la gouvernance provisoire de Digital Aquitaine ; reste 6 sièges à pourvoir. S’il y a 6 candidats ou moins (au maximum autant de candidats que de sièges à pourvoir), ils seront automatiquement réputés élus. S’il y a plus de 6 candidats (plus de candidats que de sièges à pourvoir), un vote aura lieu. Chaque votant appartenant au collège ‘Petites et moyennes entreprises’ votera pour les candidats de son choix (autant que de postes à pourvoir, ni plus ni moins) parmi l’ensemble des candidats de son collège. Seront réputés élus ceux qui auront obtenu le plus de voix (les 6 premiers par ordre décroissant de nombre de voix reçues). En cas d’égalité en nombre de voix ne permettant pas de départager les candidats selon cette règle (par exemple : 10 candidats pour 6 sièges ; 4 candidats se succédant par ordre décroissant de nombre de voix, donc remportant les 4 premiers sièges, puis 3 candidats ex-aequo à la 5e place pour les deux sièges restants), il sera procédé à un second tour de scrutin pour départager les ex-aequo. Lors de ce second tour, chaque votant ne pourra voter que pour un candidat parmi les candidats ex-aequo du 1er tour à départager, quel que soit le nombre de sièges restant à pourvoir. Seront alors réputés élus ceux des candidats ex-aequo au 1er tour qui auront obtenu le plus de voix au 2e tour (dans notre exemple, les deux premiers par ordre décroissant de nombre de voix reçues parmi les 3 ex-aequo du 1er tour). 15) Cela fait plusieurs fois qu’il est question d’administrateurs désignés – par qui seront-ils désignés et comment ? #DigitalAquitaine Digital Aquitaine est un projet qui s’est construit sur la durée au cours des dernières années. De manière à assurer une continuité de destin entre cette phase de conception et d’émergence et les premières années de vie du pôle après sa naissance effective en novembre dernier, il a été décidé que la moitié du Conseil d’administration serait choisie par la gouvernance provisoire de Digital Aquitaine, à savoir par ses membres fondateurs : TIC santé, Topos Aquitaine, Adeiso, La Poste, Cdiscount, la Région Aquitaine, Bordeaux Métropole et la CCI de Bordeaux. Chacun des collectifs se regroupant au sein de Digital Aquitaine (les trois 13 mars 2015 Page 7 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 associations déjà citées plus le Club Commerce Connecté inauguré le 11 février dernier) pourra désigner librement 2 administrateurs, dont un au moins dans le collège ‘Petites et moyennes entreprises’. Trois membres fondateurs (la Région Aquitaine, Bordeaux Métropole, la CCI de Bordeaux) ont un siège de droit au sein du collège ‘Institutionnels’. Il reste donc 6 sièges à pourvoir par désignation, par concertation entre les membres de la gouvernance provisoire du pôle, en fonction de critères de représentativité de l’écosystème. NB. Cette façon de procéder ne concerne que la 1re Assemblée générale. L’ensemble des 34 mandats seront soumis au vote dès l’élection suivante puis à chaque élection du Conseil d’administration, tous les deux ans. 16) Et quand connaîtra-t-on le nom de ces 17 administrateurs désignés ? #deadline Leur liste sera communiquée à l’ensemble des votants au plus tard la veille du vote, en même temps que les listes électorales définitives. 17) Bon, OK, et en pratique, comment ça va se passer le 2 avril ? #AG #vote L’élection se déroulera par mail pendant l’Assemblée générale, le 2 avril (prévoir un smartphone ou une tablette – nous tâcherons d’assurer une connexion Wifi efficace le jour J, mais une alternative 3G/4G ne saurait nuire). Chaque votant pourra voter au sein de son collège d’appartenance pour les candidats de son choix en utilisant l’adresse mail sous laquelle il est connu comme adhérent de Digital Aquitaine, que ce soit comme adhérent direct ou via l’une des trois associations TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso. Pour traiter les possibles doublons liés à des adhésions multiples et pour valider les adresses mail à utiliser le jour du vote, nous enverrons un mail de vérification à chaque votant le lendemain de la clôture des listes électorales, soit le 27 mars. Pour pouvoir voter, chaque personne inscrite sur les listes électorales devra sous 48h envoyer un mail de confirmation pour valider son adresse mail (et par la même occasion demander d’éventuelles corrections de ses informations personnelles, ou demander le rattachement au collège ‘Utilisateurs’ ou au collège ‘Investisseurs’ plutôt qu’à son collège d’appartenance par défaut, ou encore donner pouvoir à un tiers de voter à sa place en cas d’empêchement). Les retours de mails seront traités le 30 mars, et les listes électorales stabilisées seront publiées au plus tard le 1er avril, la veille du vote. 13 mars 2015 Page 8 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 18) J’ai omis de répondre sur le moment en recevant votre mail de vérification le 27 mars (faut dire qu’il est arrivé tard), j’ai fait la fête tout le WE, bref : 48h ont passé et… #vote #deadline Répondez impérativement à notre mail de vérification au plus tard le 30 mars matin. Passé cette limite, nous ne pouvons garantir que nous serons en capacité de traiter votre réponse et de vous intégrer au processus de vote. 19) J’ai attendu en vain votre mail de vérification le 27 mars, je n’ai pas fermé l’œil du WE : rien ! #vote #deadline Nous sommes très nombreux désormais à avoir plusieurs adresses mail : merci de vérifier si notre mail de vérification ne serait pas arrivé sur une autre adresse que celle sous laquelle vous pensez être connu de Digital Aquitaine (par exemple, si vous êtes adhérent de plusieurs des trois associations TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso et que celles-ci nous ont communiqué des adresses mail différentes, l’une d’entre elles seulement sera retenue comme identifiant pour le vote). Si vous ne trouvez toujours rien, écrivez-nous à [email protected] au plus tard le 30 mars matin : passé cette limite, nous ne pouvons garantir que nous serons en capacité de traiter votre situation et de vous intégrer au processus de vote. 20) Et si je ne peux pas être là le 2 avril mais que je souhaite voter quand même ? #AG #vote #procuration En tant que votant empêché de participer à l’Assemblée générale le 2 avril, vous pouvez donner pouvoir à un tiers de voter à votre place. Cette personne devra impérativement remplir les conditions de votant à l’élection. Pour mettre en place ce pouvoir, téléchargez le document disponible ici (http://www.digital-aquitaine.com/docs/AG/2015-Bulletin-reponsePouvoir-Adhesion.doc) et renvoyez-le nous complété et signé. Le mail de vérification envoyé à tous les votants le 27 mars vous offrira une dernière occasion de donner pouvoir à un tiers. Il vous faudra alors impérativement attacher le document ci-dessus complété et signé en pièce jointe de votre mail de réponse. Nous nous chargerons de faire suivre les pouvoirs aux personnes appelées à les utiliser au moment du vote. 21) Un autre membre de Digital Aquitaine m’a donné pouvoir de voter à sa place : comment ça marche ? Il doit me donner accès à son adresse mail ? #vote #procuration Non. Le 2 avril, les votes liés aux pouvoirs seront comptabilisés à part et intégrés aux résultats du vote par mail. Dans la mesure du possible, merci de venir avec une version imprimée du ou 13 mars 2015 Page 9 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 des pouvoir(s) qu’on vous aura transmis. A minima, merci d’en avoir avec vous une version numérique au moment du vote. 22) J’ai quarante-douze pouvoirs – est-ce que cela fait de moi le maître du monde ? #vote #procuration Seulement si vous êtes un(e) mutant(e) et seulement dans le prochain film Marvell. Les statuts de Digital Aquitaine limitent à trois le nombre de pouvoirs qu’un votant à l’Assemblée générale peut porter pour d’autres adhérents. 23) Qui peut devenir administrateur de Digital Aquitaine ? #candidature Toute personne physique représentant une personne morale membre de Digital Aquitaine et figurant sur les listes électorales stabilisées diffusées au plus tard la veille du vote peut devenir administrateur. 24) Je souhaite m’engager dans la vie associative du pôle et présenter ma candidature au Conseil d’administration – je fais comment ? #candidature Pour vous porter candidat, il vous suffit de télécharger le formulaire de candidature disponible ici (http://www.digital-aquitaine.com/docs/AG/Bulletin_Candidature_CA.doc) et de le retourner complété et signé d’ici au 26 mars au plus tard. Attention, vous avez également jusqu’au 26 mars au plus tard pour vous assurer de votre statut d’adhérent de Digital Aquitaine et, le cas échéant, adhérer ou régulariser votre situation. Il est important que les membres de Digital Aquitaine s’impliquent dans sa gouvernance afin d’en orienter le destin et les actions. Mais bien sûr il existe toutes sortes de façon de s’engager dans la vie du pôle : n’hésitez pas à venir en parler avec l’équipe des permanents ;-) 25) Je vais devoir faire un discours ? #candidature Non. Comme vous le constaterez en téléchargeant le formulaire de candidature disponible ici (http://www.digital-aquitaine.com/docs/AG/Bulletin_Candidature_CA.doc), on vous demandera seulement de vous présenter en quelques lignes et d’indiquer les motivations de votre engagement dans la vie associative de Digital Aquitaine. 13 mars 2015 Page 10 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 26) Dans quel collège je peux être candidat ? #candidature Un membre de Digital Aquitaine ne peut se porter candidat que dans le collège dans lequel il est lui-même votant. 27) J’envisage de déposer ma candidature comme administrateur de Digital Aquitaine – j’ai jusqu’au moment du vote le 2 avril pour me décider ? #candidature #deadline Non : pour permettre aux organisateurs de l’Assemblée générale de stabiliser les listes électorales et garantir un scrutin serein, vous avez jusqu’au 26 mars au plus tard pour vous porter candidat. C’est également la date limite pour adhérer à Digital Aquitaine ou régulariser votre situation d’adhérent en cas de doute : seuls les adhérents en situation de voter peuvent être élus administrateurs du pôle. 28) Quand aurai-je accès à la liste complète des votants par collège et à celle des autres candidats ? #vote #deadline Les listes électorales stabilisées (celle des votants par collège et celle des candidats par collège) seront communiquées en même temps à l’ensemble des votants, la veille du vote. 29) Au fait, cette Assemblée générale, c’est où et quand ? #AG L’assemblée générale de Digital Aquitaine se tiendra le 2 avril à 17h à l’Hôtel de Région. 30) OK, c’est noté – vous avez parlé d’une grille tarifaire ? #adhésion Chaque membre de Digital Aquitaine acquitte en effet une cotisation pour contribuer au fonctionnement du pôle. En cette 1re année, les adhérents de TIC santé / Topos Aquitaine / Adeiso deviennent automatiquement membres de Digital Aquitaine sans acquitter de cotisation supplémentaire. Ceux qui ne sont membres d’aucune de ces trois associations et qui souhaitent adhérer à Digital Aquitaine doivent acquitter une cotisation selon la grille suivante : TPE (<10 pers.) PME (entre 10 et 50 pers.) PME (entre 50 et 250 pers.) Entreprise (entre 250 et 500 pers.) Entreprise (entre 500 et 2000 pers.) Entreprise (>2000 pers.) 125€ * 400€ 800€ 1500€ 3000€ 5000€ Ecole professionnelle Laboratoire Université / Grande école Investisseur (individuel) Investisseur (groupe) Institutionnel / parapublic / EPIC 800€ 800€ 1500€ 500€ 1500€ 5000€ * au lieu de 250€ - tarif préférentiel nouvel adhérent TPE en année 1 13 mars 2015 Page 11 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 31) Votre petit guide est super bien fait (si, si), mais je me pose une question à laquelle vous n’avez pas pensé – vers qui est-ce que je peux me tourner ? Vos contacts sont : Pour Adeiso / Digital Aquitaine : Vincent Ribes, [email protected], 0603268810 Pour TIC santé : Johanna Izotte, [email protected], 0681310966 Pour Topos Aquitaine : Aurélie Piet, [email protected], 0649959972 Pour le Club Commerce Connecté de Digital Aquitaine : Eric Culnaërt, [email protected], 0623343622 32) A propos de points de contact, à quelle adresse est-ce que je dois retourner les bulletins et autres formulaires signés dont il est question dans votre petit guide ? #adhésion #candidature Merci de les adresser à : Digital Aquitaine, chez ADEISO 17 place de la Bourse 33076 Bordeaux cedex En raison des délais, nous vous recommandons de doubler tout envoi postal par un mail avec en PJ le scan du document complété et signé, adressé à [email protected] 13 mars 2015 Page 12 sur 13 Petit guide pratique de l’élection du Conseil d’administration de Digital Aquitaine en Assemblée générale le 2 avril 2015 Timeline synthétique – principales échéances Lundi 3 nov. 2014 Merc. 11 fév. 2015 Jeudi 26 mars 2015 Vendredi 27 mars Signature des statuts de Digital Aquitaine à la Cité numérique Lancement du Club Commerce Connecté de Digital Aquitaine à la CCI de Bordeaux Date limite pour adhérer à Digital Aquitaine ou renouveler son adhésion à TIC santé, Topos Aquitaine ou Adeiso si on souhaite pouvoir voter pour élire le Conseil d’administration de Digital Aquitaine lors de l’Assemblée générale du 2 avril Envoi d’un mail de vérification à chacun des membres (directs ou indirects) de Digital Aquitaine afin de préparer le vote par mail lors de l’Assemblée générale Mise en place d’une gouvernance provisoire sous la présidence de Jacques Peyrondet (Adeiso), avec Christian Fillatreau (TIC santé), Florence Ghiron (Topos Aquitaine), Agnès Grangé (La Poste), Tanguy Caradec (Cdiscount) Lundi 30 mars - matin Date limite pour répondre au mail de vérification émis le 27 mars et 1) le cas échéant, signifier sa demande motivée d’être rattaché au collège ‘Utilisateurs’ ou au collège ‘Investisseurs’ plutôt qu’à son collège de rattachement par défaut 2) le cas échéant, donner pouvoir à un tiers en cas d’empêchement le 2 avril Date limite pour se porter candidat à un poste d’administrateur de Digital Aquitaine Nécessité de répondre sous 48h pour valider son adresse mail, qui sera utilisée pour voter Mercredi 1er avril Jeudi 2 avril 2015 Date limite pour la communication à tous les votants (dont les candidats) des listes électorales stabilisées : liste des votants par collège, liste des candidats par collège Assemblée générale de Digital Aquitaine Election du premier Conseil administration de Digital Aquitaine Désignation du bureau Désignation des Président(e), Trésorier(e) et Secrétaire de Digital Aquitaine En cas de non réception du mail de vérification, date limite pour se manifester auprès de [email protected] 13 mars 2015 Page 13 sur 13
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